Elektronische Facturatie Outbound. <2012> Sage TML nv

Transcriptie

1 Elektronische Facturatie Outbound 19/10/2012

2 All rights reserved. No parts of this work may be reproduced in any form or by any means - graphic, electronic, or mechanical, including photocopying, recording, taping, or information storage and retrieval systems - without the written permission of the publisher. Products that are referred to in this document may be either trademarks and/or registered trademarks of the respective owners. The publisher and the author make no claim to these trademarks. While every precaution has been taken in the preparation of this document, the publisher and the author assume no responsibility for errors or omissions, or for damages resulting from the use of information contained in this document or from the use of programs and source code that may accompany it. In no event shall the publisher and the author be liable for any loss of profit or any other commercial damage caused or alleged to have been caused directly or indirectly by this document. Printed: oktober 2012 in Groot-Bijgaarden, België Nog even het volgende... We doen ons uiterste best deze manual up-to-date te houden maar gezien de snelle aanpassingen en verbeteringen van het programma DBFACTw is dit niet altijd mogelijk. Wij raden u dan ook aan om op regelmatige basis de online helpfile te consulteren voor de laatste informatie. Door de continue evolutie van DBFACTw raden wij u tenslotte nog aan om minimaal 1 k eer per jaar een update cursus te volgen zodanig dat u van de vele uitbreidingen op de hoogte blijft en via DBFACTw de werk ing van uw bedrijf k an blijven optimaliseren. Veel succes met DBFACTw. Willy De Vos

3 Contents 3 Table of Contents Foreword Certipost... - Inbound 4 Instellingen... Certipost - Inbound 4 Licentie... 5 Verander variabelen... (Direct menu: 4) 6 Werking Certipost... Inbound 8 Elektronische... facturen ophalen via Certipost (Direct menu: 114) 8 Certipostw erklijst... 8 Certipost gegevens... Matching 11 Certipost: Regelmatching Certipost Match-artikel... w erklijst 17 Document... Overnemen in Aankoopfactuur of Aankoopcreditnota 18 Recepties... afpunten 20 2 E-Invoice... - Inbound 22 Param eters... E-invoice Inbound 22 Licentie Verander variabelen Werking E-invoice... Inbound 25 E-invoices... ophalen 25 Elektronische... facturen inlezen (Direct-menu 114) 26 E-invoices... w erklijst 27 Gegevens... Matching 28 Regelmatching Certipost Mach-artikelw... erklijst 33 E-Invoice overnemen... in aankoopfactuur 33 Recepties... overnemen 35 Index 0

4 Certipost - Inbound Deze integratie met Certipost bestaat uit het inlezen van inkoopfacturen in de boekhouding. De integratie gaat echter veel verder dan het louter inlezen van totalen. Met deze DBFACTw-module kunt u de functionaliteit van het afpunten en controleren van de receptie goederen blijven gebruiken. De module meldt u aan op het Certipost-platform, haalt de verschillende inkomende facturen op, vergelijkt waar mogelijk de artikelen op de aankoopfactuur met de originele receptie goederen en punt die documenten dan ook af. Indien een receptie niet kan worden afgepunt, dan kunt u alsnog ingrijpen door een manuele koppeling te maken of bepaalde grootboekrekening te matchen. Net zoals de CODA-module, is deze einvoice-module een zelf-lerende module. Hoe meer u ze gebruikt, hoe minder u effectief zal moeten tussenkomen bij de automatische boeking. Vanuit deze module kunt u de inkomende factuur opslaan of afdrukken via het PDF-document Instellingen Certipost - Inbound

5 Licentie Bij het Licentie menu, licentie Certipost Inbound aanvinken. 5

6 Verander variabelen (Direct menu: 4) Tabblad Inkomend verkeer URL (Helpkey ) Login (Helpkey ) Paswoord (Helpkey ) Bestandslocatie inkomend (Helpkey ) Match-artikel (Helpkey ) URL van Certipost, waar de documenten worden gedownload Login van uw account bij Certipost Paswoord voor uw account bij Certipost Locatie waar de inkomende facturen opgeslagen worden, die gedownload zijn van Certipost Algemeen artikel (dient nog aangemaakt te worden), dat gebruikt wordt voor artikelen die niet op stock dienen te komen of waar geen receptie is voor aangemaakt. vb USB sticks voor eigen gebruik Bijlage default (Helpkey Keuze tussen Snelkoppeling/Archief en Vragen (afhankelijk of er ) wordt gewerkt met de module Digitaal archief). Deze instelling bepaalt hoe de documenten bijgehouden worden. Meer uitleg over de instellingen voor bijlagen kunt u hier onderaan terugvinden. Recepties afpunten bij Hiermee wordt ingesteld of de openstaande recepties afgepunt overname elektronisch worden bij de overname van een inkomende factuur. document (Helpkey

7 ) Disconto aftrekken van Via deze parameter bepaalt u of u het totale factuurbedrag boekt totaalbedrag (Helpkey of het netto te betalen factuurbedrag ) Bij de tweede mogelijkheid wordt de disconto direct verwerkt op niveau van de factuur, naar de correcte rekening, en niet meer bij het boeken van de betaling. Update Met deze button kan een refresh gemaakt worden voor de grootboekrekeningen grootboekrekeningen van het gekoppelde artikel. Dit is nodig als regels een artikel met een nieuwe grootboekrekening gekoppeld wordt, dan worden de geboekte regels van dit artikel ook gerefreshd. Indien u in DBFACT met de licentie Digitaal archief werkt, is er nog een parameter meer in menu Verander variabelen: "Archiefetiketten afdrukken". Als deze parameter actief staat, dan wordt default archiefetiketten afgedrukt, bij het opslaan van een inkomende factuur/creditnota. URL: Dit kan belangrijk zijn gezien sommige klanten eerst in testfase moeten starten. Dat is dus een andere URL dan de officiële URL van Certipost: Test URL = Live URL = Bestandslocatie: Locatie op de server, onder de datamap, waar de e-invoices worden geplaatst na het downloaden. Bij het instellen van deze locatie wordt automatisch een nieuwe map 'Backup' gemaakt en hier worden zowel de XML bestanden als de PDF bestanden van de e-invoices geplaatst. Match-artikel: Hier wordt een artikel ingesteld om 'losse' artikelen aan te koppelen. Dit manueel artikel kunt u gebruiken om artikelen te koppelen die bv éénmalig aangekocht worden, artikelen die niet op stock dienen te komen, die niet gereceptioneerd zijn, maw waar u dus geen historiek van wenst bij te houden. Dit artikel dient u zelf nog aan te maken: Beheer Manueel Artikel: Soort: Diverse Groep: Diverse Aankoop: Verkoop: Prijs: 0 Stockcontrole: Uitgevinkt Bijlagen: Deze instelling is afhankelijk of u werkt met Digitaal archief of niet. Indien u werkt met Digitaal archief dienen de instellingen als volgt ingesteld te worden: Helpkey op 'Archief' Via Direct-menu 31 locatie instellen: Tabblad Certified Add-Ons, Tabblad Digitaal archief Indien u niet werkt met Digitaal archief dienen de instellingen als volgt ingesteld te worden: Helpkey op 'Snelkoppeling' Helpkey locatie instellen, waar deze bijlagen worden opgeslagen in het veldje "Lokatie gemeenschappelijke bijlages"

8 Werking Certipost Inbound Elektronische facturen ophalen via Certipost (Direct menu: 114) Elektronische facturen/creditnota's worden opgehaald via de certipostwerklijst, via Direct menu Klikken op de button <Ophalen> en kiezen voor Online opvragen. Deze actie haalt de beschikbare documenten van Certipost op en plaatst deze op de door u bepaalde locatie (in te stellen in menu Verander variabelen). De Certipostwerklijst kan geopend worden op 2 manieren: 1) Via een inkomende factuur: U opent het Aankoopboek via Direct menu 114, klikt op button <Documenten>. Dit opent de Certipostwerklijst, waaruit u de Certipost-documenten kan koppelen/overnemen. 2) Via Direct menu 1205, de Certipostwerklijst Certipostwerklijst Deze werklijst wordt vooral gebruikt bij opstart om alle matchings en regelmatchings te maken. Indien niet alle regels gematched zijn, is het niet echt overzichtelijk bij het boeken van een aankoopfactuur omdat je dan niet ziet van welke relatie deze e-invoices zijn. Om de e-invoices op te halen, klikt u op de button <Opvragen> en vervolgens op Online

9 9 opvragen. Deze actie haalt de beschikbare documenten van Certipost op en plaatst deze op de door u bepaalde locatie (in te stellen in menu Verander variabelen). Indien er problemen zijn met het ophalen van deze e-invoices om bepaalde redenen (technische fout, dubbele nummer,..) wordt dit gemeld in een apart scherm: Bij deze melding dient contact opgenomen te worden met Helpdesk Certipost of Helpdesk TML, waarbij u het auditnummer doorgeeft, dan wordt dit nagekeken.

10 10 Via de button <Selectie> kunt u een selectie maken van welke documenten u in de Certipostwerklijst wil opvragen. Deze keuze kan gemaakt worden op Aankoopfactuur, Aankoopcreditnota, Messagenummer, Relatie, Xml Boekingsdatum, Xml Factuurdatum, Xml Vervaldatum en Status. Om alle openstaande/nieuwe e-invoices te bekijken, klikt u enkel op de button <Berekenen>, standaard staat de Status op Openstaand. Op deze manier krijgt u direct alle nog niet ingelezen einvoices. Toon nodes Opvragen Matching Markeren Wijzigen Verwijderen Documenten Afdrukken Sluiten Dit toont alle meegestuurde gegevens van de aankoopfactuur of creditnota Om de documenten Online op te vragen of de PDF/XML/Nodes te bekijken op het scherm. Indien u met de muis even op deze button blijft staan, ziet u de datum van laatste ophaling. Matching/ regelmatching/ opnieuw matchen. Om de gegevens die nog niet door DBFACTw herkend zijn, te koppelen Om te markeren/demarkeren Via deze button kan je de status wijzigen van 'Openstaand' naar 'Gefactureerd' of omgekeerd voor één enkel of voor meerdere e-invoices. U kan verschillende documenten markeren en deze verwijderen. Opent het apart bijlagenscherm. Via dit scherm krijgt u een overzicht van de gekoppelde documenten. Hiermee kan een lijst van de doumenten afgedrukt worden of een PDF. Spreekt voor zich. Om de bijlagen van de certipostdocumenten te kunnen opvragen dienen volgende instellingen aangepast te worden: (bij de e-invoices, met bijlagen, staat er een vinkje in deze werklijst in de kolom 'Bijlage'; indien gewerkt wordt met digitaal archief, komt de button in het blauw te staan) * Indien in het dossier niet gewerkt wordt met het Digitaal archief, dan dient Helpkey ingesteld te worden op 'Snelkoppeling'. Zonder Digitaal archief dient via Helpkey de locatie ingegeven te worden, in het veldje "Lokatie gemeenschappelijke bijlages", waar deze bijlagen worden opgeslagen.

11 11 * Indien in het dossier wel gewerkt wordt met het Digitaal archief, dient de Helpkey op 'Archief' te staan en stelt u de locatie in via Direct-menu 31, Tabblad Certified Add-Ons, Tabblad Digitaal archief. Op deze locatie worden de bijlagen van de certipostdocumenten opgeslagen. Een overzicht van de Certipost gegevens, wordt verkregen door de optie Toon nodes Aan te vinken. Dan verschijnt een lijstje met afkortingen: BY SU SR DP IV De gegevens van de koper (Buyer) De gegevens van de leverancier (Supplier) Vertegenwoordiger van de leverancier Representative) Locatie voor de levering (Delivery party) Locatie voor de facturatie (Invoice Party) of de tussenpersoon (Supplier Certipost gegevens Matching Om deze e-invoice te kunnen boeken, dient u eerst de hoofdinggegevens éénmalig te koppelen aan uw gegevens in DBFACTw. Dus maw de naam die meegegeven is (de gegevens in het certipostdocument) dient u te koppelen (= te matchen) met de relatie in uw dossier. Dit doet u door in de Certipostwerklijst het document te selecteren, op de button <Matching> te klikken en vervolgens op Matching te klikken. (Eens deze gekoppeld zijn, dient u deze procedure niet meer te doen. Dan herkent DBFACTw deze documentgegevens en dient u enkel deze nog over te nemen in het aankoopboek). Indien met de muis over de nodes in certipostwerklijst wordt gegaan, krijgt u de uitleg/verklaring van deze codes te zien in een tooltip.

12 12 Matching: In het bovenste gedeelte worden de gegevens gekoppeld aan de relatie op wie de aankoopfactuur/ inkomende creditnota geboekt wordt. In het middelste deel worden de gegevens van de leverancier gekoppeld, op wie de receptie dient afgepunt te worden. Deze kan soms verschillen van de relatie op wie de e-invoice geboekt wordt. In het onderste gedeelte worden de referenties gekoppeld. Deze komen mee in de aankoopfactuur/ inkomende creditnota bij het overnemen van de e-invoice. Type Soort Waarde Koppelen relatie Referentie Referentie Keuze tussen welke gegevens u wilt wijzigen (koper, leverancier,.. dit zijn de Nodes) Keuze tussen aan wat dit dient gekoppeld te worden De gegevens in certipost aan De gegevens in DBFACTw Referentie van leverancier Referentie van de betaling

13 betaling Opmerking Levering nr. 13 Indien hier een opmerking is meegegeven Indien hier een leveringsnummer is meegegeven Bij Soort heb je keuze tussen: Node GLN VAT Dit zijn de basisgegevens uit het Certipost XML bestand (dit kan code NM zijn voor naam, maar ook bv VAT voor BTW nummer ed). Global Location Number (= identificatie van het bedrijf/organisatie) Hiermee kan je koppelen op BTW-nummer Bij Referentie heb je keuze tussen: CIN STRUC Craft Identification Number (= fabrikantencode) Dit is de gestructureerde mededeling Deze Certipost gegevens kunnen op verschillende manieren gekoppeld worden: Koppelen aan Node:Type op bv SU (supplier = leverancier), de gegevens die in de Waarde Node staan (zijn meegegeven in het XML bestand) koppelen aan de relatie, die in DBFACTw staat. Dan klikken op de button <Opslaan> Koppelen aan GLN: Type op SU en Soort op GLN, de gegevens worden rechtstreeks gekoppeld aan het GLN, indien aanwezig in DBFACTw. Koppelen aan BTW nummer: Type op SU en Soort op VAT, de gegevens worden rechtstreeks gekoppeld aan het BTW nummer, indien aanwezig in DBFACTw.

14 Certipost: Regelmatching Om deze e-invoice te kunnen boeken, dient u ook de detailgegevens éénmalig te koppelen aan uw artikelen in DBFACTw. Dus maw de regels/artikelen die meegegeven worden door de leverancier (de gegevens in het certipost XML document) dient u te koppelen (= te matchen) met de artikelen in uw dossier. Dit doet u door in de Certipostwerklijst het document te selecteren, op de button <Matching> te klikken en vervolgens op Regelmatching te klikken. Eens de artikelen gekoppeld zijn, dient u deze procedure niet meer te doen. Indien een artikel al automatisch wordt herkend, kan je dit zien doordat in de kolommen 'Artikel' en 'Grootboek' data ingevuld staan. Regelmatching:

15 Match kost Wijzigen Markeren Match regel Afdrukken Sluiten 15 Om de kost op dit artikel te koppelen aan de kosten in DBFACTw Opnieuw matching maken Om te markeren/demarkeren Via deze button koppelt u het artikel, hierbij krijgt u verschillende keuzes (dit wordt verder uitgelegd) De gemarkeerde regels afdrukken Zoals het woord zelf zegt, om dit schermpje af te sluiten Koppelen van de kosten via Match kost: Om de kosten te koppelen, klikken op <Match kost> dan wordt het scherm van de kosten (ingegeven in kostenbeheer in DBFACTw) getoond, hier koppelt u de kost uit het certipostdocument met de kost uit DBFACTw door te dubbelklikken op de regel, waar deze kost mee overeenstemt.

16 16 Klungelala rm Voor de Recupelkosten, komt er een code REC mee als Type kost. Indien deze eens gekoppeld geweest is met een Recupel uit DBFACTw, wordt deze koppeling onthouden voor elke kost met als Type REC. Dit merkt u aan de code die naast de betreffende kost staat. Het kostenbedrag komt wel goed mee, dus de code is dezelfde als eerder gebruikt, maar het bedrag wordt wel telkens goed overgenomen. Koppelen van artikelen via Match regel: Er zijn verschillende manieren om de detailregels/artikelen te koppelen, op welke wijze deze gekoppeld worden maakt niet uit, als er een koppeling/matching wordt gemaakt voor een artikel, wordt deze onthouden in DBFACTw en worden alle volgende detailregels van de e-invoices hier ook op gecheckt. Match omschrijving: Bij het klikken op <Match omschrijving> wordt een schermpje geopend, waar u de omschrijving voluit of gedeeltelijk kan ingeven. Na <Enter> kunt u deze omschrijving opzoeken in uw Artikel database. In dit laatst geopend scherm selecteert u het artikel door te dubbelklikken op het juiste artikel.

17 17 Koppelen aan de hand van barcode: hierbij is de keuze om de EAN code of de Supplier code te koppelen aan een barcode. Hier dient u enkel de barcode te koppelen aan de barcodes in DBFACTw, afhankelijk van welke data in het XML bestand zit. U kunt dit artikel ook Manueel koppelen, aan het match-artikel dat ingesteld staat bij Verander variabelen (Helpkey ). Hiervoor dient u enkel op <Match regel> te klikken en vervolgens op Koppel manueel. Er is ook een mogelijkheid om meerdere match-artikelen te koppelen, dit is instelbaar per leverancier via de Certipost match-artikel werklijst Certipost Match-artikel werklijst Via Direct-menu 1206 komt u in de Certipost match-artikel werklijst. Met deze werklijst is het mogelijk om artikelen voor een bepaalde leverancier in te stellen. Dit ingesteld artikel wordt dan telkens opnieuw gebruikt als er regels manueel gekoppeld worden voor deze leverancier. Om dit in te stellen klikt u op de button <Nieuw>, u geeft de relatie in en het artikel in, vervolgens klikt u op de button <Opslaan>.

18 Document Overnemen in Aankoopfactuur of Aankoopcreditnota In het scherm van de aankoopfactuur of inkomende creditnota klikken op de button <Documenten> brengt u naar de certipostwerklijst. In deze Certipostwerklijst, selecteert u de e-invoice die u wenst in te lezen en te boeken. Vervolgens dubbelklikken op dit certipostdocument om het over te nemen of klikken op de button <Overnemen>. Indien niet alle regels gematched zijn, dan verschijnt een melding van DBFACTw:

19 19 Om de artikelen te kunnen koppelen, klikken op Bekijk en dan komt u terug in de certipostwerklijst, waar deze regels kunnen gekoppeld worden. Eens de koppelingen/matchings gemaakt zijn, kunt u het document overnemen in een Aankoopfactuur of inkomende creditnota. Indien u klikt op OK, dan gebeurt er niets. Indien Helpkey ("Recepties afpunten bij overname Certipost-document") Uitgevinkt staat, dient er verder niets meer gedaan te worden dan het journaal en de boekingsdatum in te geven (bij een tweede en volgende factuur zal automatisch het gekozen journaal, alsook boekingsdatum overgenomen worden) en de Aankoopfactuur of Aankoopcreditnota op te slaan en deze is geboekt. Indien Helpkey "Recepties afpunten bij overname Certipost-document" Aangevinkt staat in menu Verander variabelen, wordt een controle gedaan op de openstaande recepties en komt een nieuw schermpje open. Dit wordt verder uitgelegd. Er bestaat een controle op reeds ingelezen documenten aan de hand van referenties, om te vermijden dat e-invoices dubbel ingelezen worden. Indien een document al eens is geboekt, wordt dit gemeld:

20 Recepties afpunten Indien Helpkey "Recepties afpunten bij overname Certipost-document" Aangevinkt staat in menu Verander variabelen, wordt een controle gedaan op de openstaande recepties en komt een nieuw scherm open: In de linkergrid bevinden zich de Certipostregels, onderaan staan de kosten van de artikelen uit Certipostdocumenten en in de rechtergrid bevinden zich de Receptieregels. Beide grids bovenaan zijn volledig sorteerbaar en kunnen van size aangepast worden. In beide grids zit nuttige informatie om de juiste regels met elkaar af te punten, bv in rechtergrid zit receptienummer, referentie enz. Om deze regels met elkaar af te punten zijn er 3 mogelijkheden: manueel markeren, automatisch markeren en direct overnemen. Meer uitleg hieronder: Manuele markering: U markeert de regels zowel langs de linkerkant, als de rechterkant en klikt op de button <Afpunten>. Deze kunnen ook allemaal tegelijk gemarkeerd worden, door onder de grids te klikken op de button <Markeren> en te kiezen voor 'Alles markeren'. Protip Onder de Receptieregels, kunt u kiezen om alle regels van één receptie te markeren, door op de button <Markeren> te klikken en vervolgens op "Alles van deze receptie", dan worden alle receptie-regels van hetzelfde receptienummer gemarkeerd.

21 21 Automatische markering: Eerst selecteert u de receptie-regels (rechtergrid) die u wenst af te punten (eventueel allemaal tegelijk of alles van die receptie op de wijze zoals hierboven uitgelegd), daarna klikt u onder de linkergrid op de button <Markeren> en kiest u voor de optie 'Automatisch markeren'. Dit houdt in dat de gemarkeerde receptieregels worden overlopen om te zien of er certipostregels overeenkomen qua artikel en aantal. Bij overeenkomst worden alle overeenstemmende certipostregels automatisch gemarkeerd. Direct overnemen: Hiermee worden alle Certipostregels gemarkeerd (linkergrid) en worden deze overgenomen zonder koppeling met receptieregels. Dit is soms nodig bij administratieve facturen, waar geen artikel aan te pas komt. Controle op gemarkeerde totalen bij het afpunten: Bovenaan het scherm van de Receptieregels in het veldje "Totaal gemarkeerd", staat de totale waarde aan afgepunte/gemarkeerde recepties. Bovenaan het scherm van de Certipostregels in het veldje "Totaal gemarkeerd", staat de totale waarde aan afgepunte/gemarkeerde regels. Na het markeren van de regels (beide grids) worden de totale bedragen opgeteld in deze veldjes en de kosten eraf gehouden (dus totaal gemarkeerd links moet gelijk zijn aan totaal gemarkeerd rechts, verminderd met het totaal kosten. Bij het klikken op <Afpunten> worden deze bedragen gecontroleerd. Indien de bedragen niet gelijk zijn, krijgt u hiervan een melding: Na het markeren van de correcte regels, dient er op de button <Afpunten> geklikt te worden en hierdoor worden de gemarkeerde regels afgepunt. Als alle regels afgepunt zijn, dient er enkel nog op de button <Opslaan> geklikt te worden. Dan worden deze regels overgenomen in de Aankoopfactuur of inkomende creditnota, waar u na een laatste controle van de grootboekrekeningen ed nog enkel dient op de button <Opslaan> te klikken om de aankoopfactuur of inkomende creditnota te boeken. Indien er geen openstaande recepties zijn (of als dit om artikelen/regels gaat die niet gereceptioneerd worden), verschijnt een melding van DBFACTw en kunt u alsnog afpunten, door bij deze melding op Ok te klikken. Dan verschijnt het scherm om de recepties af te punten, de rechtergrid (receptieregels) is evenwel leeg. In dit afpuntscherm markeert u de Certipostregel (linkergrid) en klikt u op de button <Direct overnemen>, dan wordt de grootboekrekening gebruikt die als standaard rekening staat voor de aankopen. Deze e-invoice wordt dus geboekt als aankoopfactuur, zonder gekoppelde receptie.

22 E-Invoice - Inbound Met deze module kunt u elke elektronische aankoopfactuur, in het (CTP) XML formaat inlezen en verwerken in DBFACT, dit is zo voor elke e-invoice met dit formaat (komende van bv het platform CertiOne van Certipost, een ander platform, via mail ed). Deze e-invoices kunt u via een manuele handeling (via drag and drop) naar DBFACT overbrengen, waar de gekende manuele handelingen vervangen worden door het geautomatiseerd invullen van het document. Het boeken van de factuur beperkt zich hiermee enkel tot het inlezen van de elektronische factuur, een manuele controle op totalen, receptieregels en het opslaan Parameters E-invoice Inbound

23 Licentie Bij het Licentie menu, licentie e-invoice inbound aanvinken. 23

24 Verander variabelen Bestandslocatie inkomend Locatie waar de inkomende facturen opgeslagen worden, die (Helpkey ) gedownload zijn Match-artikel (Helpkey Algemeen artikel (dient nog aangemaakt te worden), dat gebruikt ) wordt voor artikelen die niet op stock dienen te komen of waar geen receptie is voor aangemaakt. vb USB sticks voor eigen gebruik Bijlage default (Helpkey Keuze tussen Snelkoppeling/Archief en Vragen (afhankelijk of er ) wordt gewerkt met de module Digitaal archief). Deze instelling bepaalt hoe de documenten bijgehouden worden. Meer uitleg over de instellingen voor bijlagen kunt u hier onderaan terugvinden. Recepties afpunten bij Hiermee wordt ingesteld of de openstaande recepties dienen overname elektronisch afgepunt te worden bij de overname van een elektronisch document (Helpkey document ) Disconto aftrekken van Via deze parameter bepaalt u of u het totale factuurbedrag boekt totaalbedrag (Helpkey of het netto te betalen factuurbedrag ) Bij de tweede mogelijkheid wordt de disconto direct verwerkt op niveau van de factuur, naar de correcte grootboekrekening en niet meer bij het boeken van de betaling.

25 Update grootboekrekeningen regels 25 Met deze button worden de koppelingen bijgewerkt van de grootboekrekeningen volgens de gegevens die op dat ogenblik in de artikelen staan. Dit is nodig als een artikel met een nieuwe grootboekrekening gekoppeld wordt, dan worden de geboekte regels van dit artikel ook gerefreshed. Indien u in DBFACT met de licentie Digitaal archief werkt, is er nog een parameter meer in menu Verander variabelen: "Archiefetiketten afdrukken". Als deze parameter actief staat, dan wordt default archiefetiketten afgedrukt, bij het opslaan van een inkomende factuur/creditnota. Bestandslocatie: Locatie op de server, onder de datamap, waar de e-invoices worden geplaatst na het downloaden. Bij het instellen van deze locatie wordt automatisch een nieuwe map 'Backup' gemaakt en hier worden zowel de XML bestanden als de PDF bestanden van de e-invoices geplaatst. Match-artikel: Hier wordt een artikel ingesteld om 'losse' artikelen aan te koppelen. Dit manueel artikel kunt u gebruiken om artikelen te koppelen die bv éénmalig aangekocht worden, artikelen die niet op stock dienen te komen, die niet gereceptioneerd zijn, maw waar u dus geen historiek van wenst bij te houden. Dit artikel dient u zelf nog aan te maken: Beheer Manueel Artikel: Soort: Diverse Groep: Diverse Aankoop: Verkoop: Prijs: 0 Stockcontrole: Uitgevinkt Bijlagen: Deze instelling is afhankelijk of u werkt met Digitaal archief of niet. Indien u werkt met Digitaal archief dienen de instellingen als volgt ingesteld te worden: Helpkey op 'Archief' Via Direct-menu 31 locatie instellen: Tabblad Certified Add-Ons, Tabblad Digitaal archief Indien u niet werkt met Digitaal archief dienen de instellingen als volgt ingesteld te worden: Helpkey op 'Snelkoppeling' Helpkey locatie instellen, waar deze bijlagen worden opgeslagen in het veldje "Lokatie gemeenschappelijke bijlages" Werking E-invoice Inbound E-invoices ophalen Het ontvangen van een elektronische factuur van uw leverancier kan op verschillende manieren gebeuren: via mail, via certipost etc. De verwerking van deze elektronische facturen in DBFACT is dezelfde, ongeacht hoe deze bij u komen. De elektronische factuur dient wel te bestaan uit een XML en een PDF document. Bij een leverancier die werkt via Certipost, krijgt u een mail van Certipost dat een e-invoice klaar staat op hun platform. U dient dan naar het CertiOne platform te gaan en in te loggen met uw

26 26 logingegevens, die u van Certipost verkregen hebt. Op uw webpagina staan de e-invoices klaar om te bekijken, af te drukken en/of op te slaan naar een locatie op uw pc. Bij een leverancier die niet via een certipostplatform werkt, krijgt u de elektronische factuur via mail of dergelijke. Best maakt u een nieuw apart mapje aan op de netwerkschijf en slaat u de bestanden van de elektronische factuur (XML bestand of een zip bestand bestaande uit XMl en PDF) steeds op dezelfde locatie op. Eens deze bestanden opgeslagen zijn, volstaat het om deze te slepen (drag and drop) naar de e-invoices werklijst (Direct-menu 1205), dan worden de bestanden uitgepakt en wordt dit per document opgeslagen. Nu kan de verwerking in DBFACT beginnen Elektronische facturen inlezen (Direct-menu 114) De e-invoices werklijst kan geopend worden op 2 manieren: 1) Via een inkomende factuur: U opent het Aankoopboek via Direct menu 114, klikt op button <Documenten>. Dit opent de einvoices werklijst, waaruit u de elektronische documenten kan ophalen/koppelen/overnemen. 2) Via Direct menu 1205, de e-invoices werklijst

27 E-invoices werklijst Deze werklijst wordt vooral gebruikt om facturen op te zoeken en bij opstart om alle matchings en regelmatchings te maken. Indien niet alle regels gematched zijn, is het niet echt overzichtelijk bij het boeken van een aankoopfactuur omdat je dan niet ziet van welke relatie deze e-invoices zijn. Via de button <Selectie> kunt u een selectie maken van welke documenten u in de e-invoices werklijst wil opvragen. Deze keuze kan gemaakt worden op Aankoopfactuur, Aankoopcreditnota, Messagenummer, Relatie, Xml Boekingsdatum, Xml Factuurdatum, Xml Vervaldatum en Status. Om alle openstaande/nieuwe e-invoices te bekijken, klikt u enkel op de button <Berekenen>, standaard staat de Status op Openstaand. Op deze manier krijgt u direct alle nog niet overgenomen e-invoices. Toon nodes Opvragen Matching Markeren Wijzigen Verwijderen Documenten Afdrukken Sluiten Dit toont alle meegestuurde gegevens van de aankoopfactuur of creditnota Om de documenten op te vragen in PDF/XML/Nodes en deze te bekijken op scherm. Matching/ regelmatching/ opnieuw matchen. Om de gegevens die nog niet door DBFACTw herkend zijn, te koppelen Om te markeren/demarkeren Via deze button kan je de status wijzigen van 'Openstaand' naar 'Gefactureerd' of omgekeerd voor één enkel of voor meerdere e-invoices. U kan verschillende documenten markeren en deze verwijderen. Opent het apart bijlagenscherm. Via dit scherm krijgt u een overzicht van de gekoppelde documenten. Hiermee kan een lijst van de doumenten afgedrukt worden of een PDF. Spreekt voor zich. Om de bijlagen van de elektronische documenten te kunnen opvragen dienen volgende instellingen aangepast te worden: (bij de e-invoices, met bijlagen, staat een vinkje in deze werklijst in de kolom

28 28 'Bijlage'; indien gewerkt wordt met digitaal archief, komt de button <Documenten> in het blauw te staan) * Indien in het dossier niet gewerkt wordt met het Digitaal archief, dan dient Helpkey ingesteld te worden op 'Snelkoppeling'. Zonder Digitaal archief dient via Helpkey de locatie ingegeven te worden, in het veldje "Lokatie gemeenschappelijke bijlages", waar deze bijlagen worden opgeslagen. * Indien in het dossier wel gewerkt wordt met het Digitaal archief, dient de Helpkey op 'Archief' te staan en stelt u de locatie in via Direct-menu 31, Tabblad Certified Add-Ons, Tabblad Digitaal archief. Op deze locatie worden de bijlagen van de certipostdocumenten opgeslagen. Een overzicht van de e-invoice gegevens, wordt verkregen door de optie Toon nodes Aan te vinken. Dan verschijnt een lijstje met afkortingen: BY SU SR DP IV De gegevens van de koper (Buyer) De gegevens van de leverancier (Supplier) Vertegenwoordiger van de leverancier, Representative) Locatie voor de levering (Delivery party) Locatie voor de facturatie (Invoice Party) of de tussenpersoon (Supplier Gegevens Matching Om deze e-invoice te kunnen boeken, dient u eerst de hoofdinggegevens éénmalig te koppelen aan uw gegevens in DBFACT. Dus maw de naam die meegegeven is in de XML (de gegevens in het elektronisch document) dient u te koppelen (= te matchen) met de relatie in uw dossier. Dit doet u door in de e-invoices werklijst het document te selecteren, op de button <Matching> te klikken en vervolgens op Matching te klikken. (Eens deze gekoppeld zijn, dient u de procedure niet meer te doen. Dan herkent DBFACT deze gegevens en dient u enkel nog de e-invoice over te nemen

29 29 in het aankoopboek). Indien met de muis over de nodes in e-invoices werklijst wordt gegaan, krijgt u de uitleg/verklaring van deze codes te zien in een tooltip. Matching: In het bovenste gedeelte worden de gegevens gekoppeld van de relatie op wie de aankoopfactuur geboekt wordt. Dit is de relatie, waar de aankoopfacturen/inkomende creditnota's op geboekt wordt. In het middelste deel worden de gegevens van de leverancier gekoppeld, op wie de receptie dient afgepunt te worden. In het onderste gedeelte worden de referenties gekoppeld. Deze komen mee in de aankoopfactuur/ inkomende creditnota bij het overnemen van de e-invoice. Type Soort Waarde Koppelen relatie Referentie Referentie betaling Opmerking Levering nr. Keuze tussen welke gegevens u wilt wijzigen (koper, leverancier,.. dit zijn de Nodes) Keuze tussen aan wat dit dient gekoppeld te worden De gegevens uit de e-invoice aan De gegevens in DBFACT Referentie van leverancier Referentie van de betaling Indien hier een opmerking is meegegeven Indien hier een leveringsnummer is meegegeven Bij Soort heb je keuze tussen: Node GLN VAT Dit zijn de basisgegevens uit de e-invoice Global Location Number (= identificatie van het bedrijf/organisatie) Hiermee kan je koppelen op BTW nummer Bij Referentie heb je keuze tussen: CIN STRUC Craft Identification Number (= fabrikantencode) Dit is de gestructureerde mededeling De gegevens uit het elektronisch document kunnen op verschillende manieren gekoppeld worden: Koppelen aan Node:Type op bv SU (supplier = leverancier), de gegevens die in de Waarde Node staan (zijn meegegeven in het XML bestand) koppelen aan de relatie, die in DBFACTw staat. Dan klikken op de button <Opslaan> Koppelen aan GLN: Type op SU en Soort op GLN, de gegevens worden rechtstreeks gekoppeld aan het GLN, indien aanwezig in DBFACT. Koppelen aan BTW nummer: Type op SU en Soort op VAT, de gegevens worden rechtstreeks

30 30 gekoppeld aan het BTW nummer, indien aanwezig in DBFACT Regelmatching Om de e-invoice te kunnen boeken, dient u ook de detailgegevens éénmalig te koppelen aan uw artikelen in DBFACT. Dus maw de regels/artikelen die meegegeven worden in het XML bestand (de gegevens in het elektronisch document) dient u te koppelen (= te matchen) met de artikelen in uw dossier. Dit doet u door in de e-invoices werklijst het document te selecteren, op de button <Matching> te klikken en vervolgens op Regelmatching te klikken. (Eens de artikelen gekoppeld zijn, dient u deze procedure niet meer te doen.) Alle meegestuurde gegevens worden gecontroleerd (supplier code, omschrijving ed) of er kan gekoppeld worden, maw of dit artikel al bestaat in DBFACT met deze codes. Indien een artikel al automatisch wordt herkend, kan je dit zien doordat in de kolommen 'Artikel' en 'Grootboek' data ingevuld staan. Regelmatching: Match kost Wijzigen Markeren Match regel Afdrukken Sluiten Om de kost op dit artikel te koppelen aan de kosten in DBFACT Opnieuw matching maken Om te markeren/demarkeren Via deze button koppelt u het artikel, hierbij krijgt u verschillende keuzes (dit wordt verder uitgelegd) De gemarkeerde regels afdrukken Zoals het woord zelf zegt, om dit schermpje af te sluiten Kosten koppelen: via Match kost: Om de kosten te koppelen, klikken op <Match kost> dan wordt het scherm van de kosten (ingegeven in kostenbeheer in DBFACT) getoond, hier koppelt u de kost uit het elektronisch document met de kost in DBFACT door te dubbelklikken op de regel, waar deze kost mee overeenstemt.

31 Klungelala rm 31 Voor de Recupelkosten, wordt best een koppeling gemaakt op de code REC (als Type kost). Indien deze eens gekoppeld geweest is met een Recupel uit DBFACT, wordt deze koppeling onthouden voor elke kost met als Type REC. Dit merkt u aan de code die naast de betreffende kost staat. Artikelen en regels (grootboekrekening) koppelen: via Match regel: Er zijn verschillende manieren om de detailregels/artikelen te koppelen, op welke wijze deze gekoppeld worden maakt niet uit, als er een koppeling/matching wordt gemaakt voor een artikel, wordt deze onthouden in DBFACT en worden alle volgende detailregels van de e-invoices hier ook op gecheckt. Match omschrijving: Bij het klikken op <Match omschrijving> wordt een schermpje geopend, waar u de omschrijving voluit of gedeeltelijk kan ingeven. Na <Enter> kunt u deze omschrijving opzoeken in uw Artikel database. In dit laatst geopend scherm selecteert u het artikel door te dubbelklikken op het juiste artikel.

32 32 Koppelen aan de hand van barcode: hierbij is de keuze om de EAN code of de Supplier code (afhankelijk welke code in XML bestand wordt meegestuurd) te koppelen aan een barcode van het artikel in DBFACT. U kunt dit artikel ook Manueel koppelen, aan het match-artikel dat ingesteld staat bij Verander variabelen (Helpkey ). Hiervoor dient u enkel op <Match regel> te klikken en vervolgens op Koppel manueel. Er is ook een mogelijkheid om meerdere match-artikelen ineens te koppelen, dit is instelbaar per leverancier via de e-invoices match-artikel werklijst. Voor de facturen of regels waar geen artikel voor bestaat (of nodig is) kan ook gekoppeld worden op Supplier code leverancier aan grootboekrekening.

33 Certipost Mach-artikelwerklijst Via Direct-menu 1206 komt u in de e-invoices match-artikel werklijst. Met deze werklijst is het mogelijk om artikelen voor een bepaalde leverancier in te stellen. Dit ingesteld artikel wordt dan telkens opnieuw gebruikt als er regels manueel gekoppeld worden voor deze leverancier. Om dit in te stellen klikt u op de button <Nieuw>, u geeft de relatie in en het artikel in, vervolgens klikt u op de button <Opslaan> E-Invoice overnemen in aankoopfactuur In het scherm van de aankoopfactuur of inkomende creditnota klikken op de button <Documenten> brengt u naar de e-invoices werklijst. In deze werklijst, selecteert u de e-invoice die u wenst in te lezen en te boeken. Vervolgens dubbelklikken op dit elektronisch document om het over te nemen of klikken op de button <Overnemen>.

34 34 Indien niet alle regels gematched zijn, dan verschijnt een melding van DBFACT: Om de artikelen te kunnen koppelen, klikken op Bekijk en dan komt u terug in de e-invoices werklijst, waar deze regels kunnen gekoppeld worden. Eens de koppelingen/matchings gemaakt zijn, kunt u het document overnemen in een Aankoopfactuur of Aankoopcreditnota. Indien u klikt op OK, dan gebeurt er niets. Indien Helpkey ("Recepties afpunten bij overname elektronisch document") Uitgevinkt staat, dient er verder niets meer gedaan te worden dan het journaal en de boekingsdatum in te geven (bij een tweede en volgende factuur zal automatisch het gekozen journaal, alsook boekingsdatum overgenomen worden) en de Aankoopfactuur of Aankoopcreditnota op te slaan en deze is geboekt.

35 35 Indien Helpkey "Recepties afpunten bij overname elektronisch document" Aangevinkt staat in menu Verander variabelen, wordt een controle gedaan op de openstaande recepties en komt een nieuw schermpje open. Dit wordt verder uitgelegd. Er bestaat een controle op reeds ingelezen documenten aan de hand van referenties, om te vermijden dat e-invoices dubbel ingelezen worden. Indien een document al eens is geboekt, wordt dit gemeld: Recepties overnemen Indien Helpkey "Recepties afpunten bij overname elektronisch document" Aangevinkt staat in menu Verander variabelen, wordt een controle gedaan op de openstaande recepties en komt een nieuw scherm open:

36 36 In de linkergrid bevinden zich de regels van de e-invoice, onderaan staan de kosten van de artikelen uit de elektronische documenten en in de rechtergrid bevinden zich de Receptieregels. Beide grids bovenaan zijn volledig sorteerbaar en kunnen van size aangepast worden. In beide grids zit nuttige informatie om de juiste regels met elkaar af te punten, bv in rechtergrid zit receptienummer, referentie enz. Om deze regels met elkaar af te punten zijn er 3 mogelijkheden: 'Manueel markeren', 'Automatisch markeren' en 'Direct overnemen'. Meer uitleg hieronder: Manuele markering: U markeert de regels zowel langs de linkerkant, als de rechterkant en klikt op de button <Afpunten>. Deze kunnen ook allemaal tegelijk gemarkeerd worden, door onder de grids te klikken op de button <Markeren> en te kiezen voor 'Alles markeren'. Protip Onder de Receptieregels, kunt u kiezen om alle regels van één receptie te markeren, door op de button <Markeren> te klikken en vervolgens op "Alles van deze receptie", dan worden alle receptie-regels van hetzelfde receptienummer gemarkeerd. Automatische markering: Eerst selecteert u de receptie-regels (rechtergrid) die u wenst af te punten (eventueel allemaal tegelijk of alles van die receptie op de wijze zoals hierboven uitgelegd), daarna klikt u onder de linkergrid op de button <Markeren> en kiest u voor de optie 'Automatisch markeren'. Dit houdt in dat de gemarkeerde receptieregels worden overlopen om te zien of er einvoiceregels overeenkomen qua artikel en aantal. Bij overeenkomst worden alle overeenstemmende e-invoiceregels automatisch gemarkeerd. Direct overnemen: Hiermee worden alle e-invoiceregels gemarkeerd (linkergrid) en worden deze overgenomen zonder koppeling met receptieregels. Dit is soms nodig bij administratieve facturen, waar geen artikel aan te pas komt. Controle op gemarkeerde totalen bij het afpunten: Bovenaan het scherm van de Receptieregels in het veldje "Totaal gemarkeerd", staat de totale waarde aan afgepunte/gemarkeerde recepties. Bovenaan het scherm van de e-invoiceregels in het veldje "Totaal gemarkeerd", staat de totale waarde aan afgepunte/gemarkeerde regels. Na het markeren van de regels (beide grids) worden de totale bedragen opgeteld in deze veldjes en de kosten eraf gehouden (dus totaal gemarkeerd links moet gelijk zijn aan totaal gemarkeerd rechts, verminderd met het totaal kosten. Bij het klikken op <Afpunten> worden deze bedragen

37 37 gecontroleerd. Indien de bedragen niet gelijk zijn, krijgt u hiervan een melding: Na het markeren van de correcte regels, dient er op de button <Afpunten> geklikt te worden en hierdoor worden de gemarkeerde regels afgepunt. Als alle regels afgepunt zijn, dient er enkel nog op de button <Opslaan> geklikt te worden. Dan worden deze regels overgenomen in de Aankoopfactuur of inkomende creditnota, waar u na een laatste controle van de grootboekrekeningen ed nog enkel dient op de button <Opslaan> te klikken om de aankoopfactuur of inkomende creditnota te boeken. Indien er geen openstaande recepties zijn (of als dit om artikelen/regels gaat die niet gereceptioneerd worden), verschijnt een melding van DBFACTw en kunt u alsnog afpunten, door bij deze melding op Ok te klikken. Dan verschijnt het scherm om de recepties af te punten, de rechtergrid (receptieregels) is evenwel leeg. In dit afpuntscherm markeert u de e-invoiceregel (linkergrid) en klikt u op de button <Direct overnemen>, dan wordt de grootboekrekening gebruikt die als standaard rekening staat voor de aankopen. Deze e-invoice wordt dus geboekt als aankoopfactuur, zonder gekoppelde receptie.