Documenten Delen Online Dienstbeschrijving

Transcriptie

1 Documenten Delen Online Dienstbeschrijving

2 I nhoudsopgave 1 Inleiding De dienst Documenten Delen Online Opslagruimte Documentenbeheer via internet Documentbeheer via Windows Verkenner Autorisatie tot de gedeelde documenten Informatiebescherming Levering en Service Business Servicedesk van KPN adres Onderhoud Abonnement Factuur Technische gegevens Ondersteuning Opslag Webfolder of schijfverwijzing Toegestane bestandstypen...8

3 1 Inleiding Hartelijk dank voor uw keuze voor één van de producten van Software Online van KPN. Deze dienstbeschrijving beschrijft de online dienst Documenten Delen Online. Met Documenten Delen Online kunt u direct uw data veilig opslaan in het Cybercenter van KPN. U kunt documenten opslaan voor uzelf of documenten delen met de door u zelf geautoriseerde gebruikers. Via elke willekeurige internetaansluiting kunt u altijd beschikken over uw gegevens. Documenten Delen Online is gebaseerd op standaard internettechnologie. U kunt daardoor vrijwel direct aan de slag en hoeft geen ingewikkelde applicaties te installeren op uw pc. Wij wensen u veel gemak met Documenten Delen Online. KPN Versie 1.1 Pagina 3 van 9

4 2 De dienst Documenten Delen Online 2.1 Opslagruimte Documenten Delen Online biedt veel veilige opslagruimte. Er zijn diverse opslagvarianten: Documenten Delen Online 1 GB Documenten Delen Online 10 GB Documenten Delen Online 50 GB Documenten Delen Online 100 GB Documenten Delen Online 250 GB Documenten Delen Online 500 GB Documenten Delen Online 1000 GB Als de schijf vol is, stopt de mogelijkheid tot uploaden. In de leveringsbevestiging is een link geplaatst waarmee de ruimte op Documenten Delen Online kan worden vergroot. U deelt de afgenomen ruimte met alle geautoriseerde gebruikers. De ruimte wordt daarmee verbruikt door de persoonlijke opslag de gedeelde opslag de prullenbak De documenten die opgeslagen zijn op Documenten Delen Online kunnen de normale bewerkingen ondergaan zoals openen, opslaan, wijzigen en verwijderen. De eindgebruiker is vrij in het maken van mappen en submappen. 2.2 Documentenbeheer via internet Document Delen Online heeft een webinterface met alle functies bereikbaar in één oogopslag. Zo kunnen snel documenten wordt gedeeld met de door uzelf aangemaakte gebruikers van Document Delen Online. De documenten worden bereikt door in te loggen op Documenten Delen Online via Document delen Online biedt verder de volgende functionaliteiten: Persoonlijke werkmap In de persoonlijke werkmap worden documenten opgeslagen die u voor u zelf wilt houden. Alleen de beheerder heeft eveneens toegang tot deze map. Gedeelde werkmap Alle documenten, mappen en submappen die opgeslagen zijn in de gedeelde werkmap zijn inzichtelijk voor alle geautoriseerde gebruikers. Achter elk document wordt bijgehouden welke gebruiker de laatste wijziging heeft doorgevoerd met vermelding van datum. U kunt ook de MSN/Windows Live offline/online status zien van de laatst muterende gebruiker. Zoeken De krachtige zoekfunctie zoekt naar de documenten in uw persoonlijke en gedeelde werkmap. Zo vindt u bij grote hoeveelheden documenten het gezochte document snel. Aankondigingen Gebruikers brengen elkaar op de hoogte van nieuws of belangrijke wijzigingen. Versie 1.1 Pagina 4 van 9

5 Overzicht gebruikers Het overzicht geeft u zicht op met wie u de gedeelde documentruimte deelt. U kunt ook de Windows Live offline/online status zien van de gebruikers. Dit werkt alleen wanneer de gebruikersnaam identiek is aan het adres waarmee de gebruiker zich heeft bekend gemaakt bij MSN/Windows Live Prullenbak Verwijderde documenten worden verplaatst naar de prullenbak en kunnen van hieruit worden teruggezet. Wanneer de prullenbak is geleegd dan zijn de documenten definitief verwijderd: deze kunt u niet meer terug halen! 2.3 Documentbeheer via Windows Verkenner Documenten Delen Online kan eveneens werken als een schijf of map in uw bestaande locale documentenstructuur. Om eenvoudig veel documenten te kunnen opslaan en/of te verplaatsen naar Documenten Delen Online is het raadzaam een zogenaamde webfolder of schijfverwijzing aan te maken. Een webfolder is een mapverwijzing die beschikbaar wordt gemaakt onder Mijn netwerklocaties. Een schijfverwijzing is een schijfnaam (bijvoorbeeld S: die beschikbaar wordt gemaakt onder Mijn computer Eenmaal een webfolder of schijfverwijzing aangemaakt, dan kunnen documenten geopend, opgeslagen versleept en gekopieerd worden op Documenten Delen Online zoals u gewend bent van uw huidige manier van documentenbeheer. Het aanmaken van een webfolder of schijfverwijzing is opgenomen in de Gebruikershandleiding. 2.4 Autorisatie tot de gedeelde documenten KPN verstrekt een gebruikersnaam en wachtwoord van de beheerder. Additionele gebruikers worden aangemaakt en beheerd door de beheerder zelf. Documenten Delen Online biedt daartoe een SelfCare omgeving waarin gebruikers kunnen worden geautoriseerd tot de dienst. De SelfCare wordt bereikt door in te loggen op de SelfCare via De SelfCare biedt de volgende functionaliteiten: Gebruiker Wijzigen password Helpfunctie Beheerder Gebruikers aanmaken en verwijderen Beheerders aanmaken en verwijderen Wachtwoorden wijzigen van een Gebruiker Alle functies van een gebruiker (de beheerder is ook geautoriseerd gebruiker) Wanneer een gebruiker in de SelfCare wordt verwijderd, wordt niet per direct zijn data gewist. Het wissen van data dient uit controleoverweging vervolgens te geschieden in de webinterface van Document Delen Online. Wanneer de eerste of enige beheerder zijn wachtwoord tot de SelfCare en/of Documenten Delen Online webinterface verliest dan kan dit betreffende password alleen worden gereset via de Online Odermodule waarmee de dienst initieel is aangeschaft. 2.5 Informatiebescherming KPN verstrekt de beheerder een initiële gebruikersnaam en wachtwoord voor Documenten Delen Online. KPN adviseert u deze te wijzigen. De beheerder maakt vervolgens gebruikers aan en stelt voor de aangemaakte gebruikers het initiële wachtwoord vast. De gebruiker kan dit wachtwoord vervolgens zelf wijzigen. Versie 1.1 Pagina 5 van 9

6 Documenten Delen Online wordt geleverd vanuit het CyberCenter van KPN. Het KPN CyberCenter is gecertificeerd volgens BS 7799 (ISO 17799). Hierin zijn onder andere regels vastgelegd voor de het aanleggen en beheren van fysieke toegangsbeveiliging, noodstroomvoorziening, klimaatbeheersing, brandbeveiliging en aarding. De verbinding die wordt gelegd voor het uploaden en downloaden is beveiligd op basis van HTTPS (HTTP Secure). Bij het gebruik van HTTPS wordt de data versleuteld verstuurd (HTTPS wordt veel gebruikt bij betalingstransacties per kredietkaart of bij telebankieren). KPN controleert de opgeslagen data niet op virussen. De documenten op Documenten Delen Online kunnen worden gescand door een lokale virusscanner. Het aanmaken van een zogenaamde schijfverwijzing is daartoe een vereiste. Raadpleeg hiervoor de Gebruikershandleiding. KPN controleert de opgeslagen data niet op gebruik / misbruik door derden. KPN zorgt voor databeschikbaarheid en maakt hiervoor gebruik van dubbel uitvoerde harde schijven die elkaar continu back-uppen. Het is niet mogelijk om persoonlijke data op basis van deze back-up terug te halen. 3 Levering en Service 3.1 Business Servicedesk van KPN Voor de dienst is een servicedesk ingericht voor verkoop, advies, factuurnavraag, storingen en leveringsnavraag. De Business Servicedesk van KPN is bereikbaar op maandag tot en met vrijdag van tot uur via het gratis telefoonnummer Voor gebruikersvragen wordt verwezen naar Gebruikershandleiding en de uitgebreide lijst veel gestelde vragen op trefwoord Documenten Delen Online adres De bij de transactie opgegeven adressen van de aanvrager zijn belangrijk. Alle gebruikerscommunicatie zoals leveringsinformatie, herzending wachtwoord, de factuur en onderhoudsinformatie gebeurt via de door u opgegeven e- mail adressen. 3.3 Onderhoud KPN stelt u minimaal 2 werkdagen van tevoren per op de hoogte in het geval van het plegen van onderhoud die leidt tot onderbreking van de dienstverlening. 4 Abonnement De abonnementsduur voor Documenten Delen Online is tenminste één jaar en wordt automatisch met één jaar verlengd. Een upgrade van de dienst gaat gepaard met een contractverlenging van één jaar. Een downgrade van de dienst gaat eveneens gepaard met een contractverlenging van één jaar. Het abonnement moet u schriftelijk opzeggen waarbij een opzegtermijn geldt van drie maanden. Het is ook mogelijk een meerjarencontract aan te gaan. 5 Factuur Het tarief voor de dienst Documenten Delen Online bestaat uit een maandelijks tarief per opslagvariant en een tarief per additionele geautoriseerde gebruiker. De eerste twee geautoriseerde gebruikers zijn inbegrepen in het tarief per opslagvariant. Facturering van de Documenten Delen Online geschiedt maandelijks vooraf. De factuur wordt per verzonden. Restitutie van abonnementgelden bij opzegging is niet mogelijk. Betalingen van de verschuldigde vergoedingen vindt plaats via automatische incasso of via bank/giro overboeking. Versie 1.1 Pagina 6 van 9

7 6 Technische gegevens Documenten Delen Online kent technische grenzen zoals beschreven in dit document. Een actueel overzicht van technische gegevens is beschikbaar via de Business Servicedesk van KPN via het gratis telefoonnummer Ondersteuning Documenten Delen Online wordt ondersteund op de volgende operatingsystemen en applicaties. Operatingsystem/Applicatie Technisch Mogelijk Ondersteuning en garantie KPN Windows 2003 Verkenner Ja Ja Windows XP Verkenner Ja Ja Windows Vista Verkenner Ja Ja Unix/Linux nnb Nee Apple imac Ja Nee Internet Explorer 5 of hoger Ja Ja Mozilla Firefox Ja Nee Windows Mobile 5 en 6 Ja Ja Op andere operatingsystemen dan Windows is de werking van Document Delen Online technisch soms mogelijk. Er wordt echter geen actieve ondersteuning verleend en de juiste werking kan niet blijvend worden gegarandeerd. 6.2 Opslag De grenzen zijn van toepassing over de gehele dienst en over alle geautoriseerde gebruikers Onderwerp Maximum aantal Files Maximum aantal sub mappen Maximale filegrootte Virusscanning Maxima bestanden 2000 mappen 250MB Niet centraal, locaal oplossen met Internet Veiligheidspakket 6.3 Webfolder of schijfverwijzing Niet alle operatingsystemen bieden de mogelijkheid van het benaderen van Document Delen Online via een webfolder of schijfverwijzing. Operatingsystem Webfolder Schijfverwijzing Ondersteuning KPN Wndows XP Ja Nee Ja Windows Vista Ja Ja Ja Apple Imac Ja Nee Nee Unix/Linux nnb Nnb Nee Versie 1.1 Pagina 7 van 9

8 6.4 Toegestane bestandstypen Alle bestandstypen behalve de in de tabel genoemde bestandstypen zijn toegestaan op Documenten Delen Online. Extensie Filetype Extensie Filetype.ade Microsoft Access project extension.mav Shortcut.adp Microsoft Access project.maw Shortcut.app Application file.mda Microsoft Access add-in program.asa ASP declarations file.mdb Microsoft Access program.ashx ASP.NET Web handler file..mde Microsoft Access MDE database.asmx ASP.NET Web Services source file.mdt Microsoft Access data file.asp Active Server Pages.mdw Microsoft Access workgroup.bas Microsoft Visual Basic class module.mdz Microsoft Access wizard program.bat Batch file.msc Microsoft Common Console document.cdx Compound index.msh Microsoft Agent script helper.cer Certificate file.msh1 Microsoft Agent script helper.chm Compiled HTML Help file.msh1xml Microsoft Agent script helper.class Java class file.msh2 Microsoft Agent script helper.cmd Microsoft Windows NT command script.msh2xml Microsoft Agent script helper.com Microsoft MS-DOS program.mshxml Microsoft Agent script helper.config Configuration file.msi Microsoft Windows Installer package.cpl Control Panel extension.msp Windows Installer patch package file.crt Security certificate.mst Visual Test source files.csh Script file.ops Microsoft Office profile settings file.dll Windows dynamic link library.pcd Photo CD image or Visual Test compiled script.exe Program.pif Shortcut to MS-DOS program.fxp Microsoft Visual FoxPro compiled program.prf System file.hlp Help file.prg Program source file.hta HTML program.printer Printer file.htr Script file.pst Microsoft Outlook personal folder file.htw HTML document.reg Registration entries.ida Internet Information Services file.rem ACT! database maintenance file.idc Internet database connector file.scf Windows Explorer command file.idq Internet data query file.scr Screen saver.ins Internet Naming Service.sct Script file.isp Internet Communication settings.shb Windows shortcut.its Internet Document Set file.shs Shell Scrap object.jse JScript Encoded script file.shtm HTML file that contains server side directives.ksh Korn Shell script file.shtml HTML file that contains server side directives.lnk Shortcut.soap Simple Object Access Protocol file.mad Shortcut.stm HTML file that contains server side directives.maf Shortcut.url Uniform Resource Locator (Internet shortcut).mag Shortcut.vb Microsoft Visual Basic Scripting Edition file.mam Shortcut.vbe VBScript Encoded Script file.maq Shortcut.vbs VBScript file.mar Shortcut.ws Windows Script file.mas Microsoft Access stored procedure.wsc Windows Script Component.mat Shortcut.wsf Windows Script file.mau Shortcut.wsh Windows Script Host settings file Versie 1.1 Pagina 8 van 9

9 Disclaimer: Op de dienst Documenten Delen Online zijn de Algemene voorwaarden Software Online van toepassing. Meer informatie over de voorwaarden vindt u op kpn.com/mkb, zoekwoord Software Online. Aan de inhoud van dit document kunnen geen rechten worden ontleend. Wijzingen voorbehouden. KPN B.V. Postbus GA Den Haag K.v.K. Haaglanden Nr NL B03