JAARVERSLAG AFVAL SAMENWERKING LIMBURG (INCLUSIEF JAARREKENINGEN) BJ 2013 en 2014

Transcriptie

1 JAARVERSLAG (INCLUSIEF JAARREKENINGEN) AFVAL SAMENWERKING LIMBURG BJ 2013 en 2014 Opgesteld in overeenstemming met de Richtlijnen voor de (financiële) jaarverslaggeving voor kleine organisaties zonder winststreven" van de Raad voor de Jaarverslaglegging. VERENIGING AFVAL SAMENWERKING LIMBURG (ASL) Postadres: Postbus 950, 6000 AZ WEERT Website: Mail: Telefoon:

2 Jaarverslag en jaarrekeningen ASL 2013 en 2014 Pagina 1

3 INHOUD Algemeen 3 1. Doelstelling van de Organisatie 3 2. Belangrijkste activiteiten en resultaten 4 3. Belangrijke bestuurlijke voornemens 4 4. Omvang en functie vrij besteedbaar vermogen 5 5. Begroting Belangrijke wijzigingen in de (statutaire) doelstelling 6 7. Inzicht in de risico's 6 8. Financiële gegevens en controleverklaring 2013 en Vaststelling jaarverslag 2013 en Bijlage 1. Meerjarenoverzicht jaarrekening en balansresultaten ASL (A3 formaat). Bijlage 2 en 3. Boekingsoverzicht op rekeningniveau 2013 (2) en 2014 (3). Jaarverslag en jaarrekeningen ASL 2013 en 2014 Pagina 2

4 ALGEMEEN De Vereniging Afvalsamenwerking Limburg is op 11 november 2004 tot stand door een statutenwijziging van zijn voorganger, de Vereniging van Contractanten AVL Sturing. Het besluit daartoe werd door de ledenvergadering genomen op 11 november De samenstelling van het bestuur W600 was op 1 januari 2013 als volgt: Voorzitter: Paul Depla burgemeester Heerlen Wnd. voorz./secr./penningmeester: Gerard IJff wethouder Roermond Lid: André Willems wethouder Maastricht Lid: Freed Janssen wethouder Landgraaf Lid: Els Meewis wethouder Sittard-Geleen Lid: Jos Teeuwen wethouder Venlo Lid: Johan Lalieu wethouder Maasgouw Als gevolg van de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2014 zijn de leden Freed Janssen en Els Meewis in de loop van 2014 teruggetreden. In de Algemene ledenvergadering (ALV) van 24 september 2015 wordt het bestuur van de vereniging ASL opnieuw gekozen. Werkapparaat van de vereniging Afvalsamenwerking Limburg Het werk apparaat van de vereniging ASL is ondergebracht bij een van de 32 Limburgse ASL gemeenten. Dit om de vereiste deskundigheid voor de rol als deskundig opdrachtgever in eigen kring te houden. Op basis van de besluiten van de ledenvergadering in november 2004 heeft het bestuur van de vereniging hiertoe overeenkomsten gesloten met de gemeenten Venlo en Weert. De volgende overeenkomsten zijn door het bestuur gesloten: Met de gemeente Venlo: detacheringsovereenkomst ambtelijk secretaris / beleidsmedewerker (1 fte) Met de gemeente Weert: dienstverleningsovereenkomst (DVO) dienstverleningsovereenkomst (DVO) detacheringsovereenkomst ambtelijk secretaris / beleidsmedewerker (1 fte) detacheringsovereenkomst programmamanager (0,2 fte) dienstverleningsovereenkomst (DVO) De dienstverleningsovereenkomst (DVO) en detacheringsovereenkomst met de gemeente Weert is geëindigd op 31 december Voor het jaar 2015 is met de gemeente Weert een dienstverleningsovereenkomst aangegaan voor de periode van 1 jaar tot 31 december De dienstverleningsovereenkomsten regelen de huisvesting van het werkapparaat, de facilitaire ondersteuning, de financiële administratie en control, de accountantscontrole, de secretariële administratie, de archivering en het programmamanagement. De detacheringovereenkomst regelt de inzet van de ambtelijke secretaris van de vereniging en de inzet van de senior beleidsmedewerker van de vereniging. De rol van secretaris / senior beleidsmedewerker is verzorgd door de heer M. Oehlen, medewerker van de gemeente Weert. Het programmamanagement is verzorgd door de heer H. Keijzers, medewerker van de gemeente Weert. De kosten van het werkapparaat worden door de jaarlijkse contributie-inning gedekt. 1. DOELSTELLING VAN DE ORGANISATIE De doel- en taakstelling van de Vereniging Afvalsamenwerking Limburg is gebaseerd op de strategienota Een wereld te winnen van 23 maart 2003 en de notitie Programmering Afvalsamenwerking Limburgse Jaarverslag en jaarrekeningen ASL 2013 en 2014 Pagina 3

5 gemeenten (ASL). Deze doelstelling is verankerd in de statutaire doelstelling van de vereniging en luidt als volgt: Artikel 3 (DOEL) van de statuten vereniging ASL: 1a. De vereniging heeft primair ten doel het behartigen van de gemeenschappelijke belangen der gemeenten voor zover die voortvloeien uit hun contractuele relatie uit hoofde van de Raamcontracten Afname en Aanlevering Afval met de bijlagen en aanhangsels daarbij (deze Raamcontracten met de bijlagen en aanhangsels daarbij hierna gezamenlijk te noemen: de Raamcontracten met de te Maastricht gevestigde naamloze vennootschap N.V. Sturing Afvalverwijdering Limburg en haar rechtsopvolgers (deze vennootschap en haar rechtsopvolgers hierna te noemen: Essent Milieu ), meer in het bijzonder het uitoefenen van het adviesrecht als bedoeld in de Raamcontracten tussen Essent Milieu en de betrokken gemeenten. 1b. Voorts heeft de vereniging tot doel: het voor en met de leden opbouwen van kennis en kunde op afvalgebied; het adviseren van leden op afvalgebied; het behartigen van belangen van de leden op afvalgebied op (boven)provinciaal niveau; het binnen de door de wet gestelde grenzen komen tot een gecoördineerde oriëntatie en advisering over het contracteren van marktpartijen ook voor afvalcontracten buiten de werkingssfeer van de onder a) genoemde (Raam)contracten; het ter goedkeuring aan de leden voorleggen van onder coördinatie van het bestuur tot stand gebrachte contractuele voorstellen. Alles in de ruimste zin des woords en in overleg met de leden. 2. De vereniging tracht dit doel ondermeer te bereiken door het houden van vergaderingen en besprekingen met (vertegenwoordigers van) de leden en door alle wettige middelen die de vereniging geschikt voorkomen. 2. BELANGRIJKSTE ACTIVITEITEN EN RESULTATEN IN 2013 EN 2014 Activiteiten: 2013: Positiebepaling Limburgse gemeenten t.a.v. de publieke positie van de afval eindverwerker Attero. Aanbesteding van de op- en overslag, vervolgtransport en eindverwerking van Huishoudelijk Rest Afval (HRA) en Groente-, Fruit- en Tuinafval (GFT). Voeren van juridische procedure aanbesteding HRA en GFT. Opdrachtverlening overslag, vervolgtransport en eindverwerking HRA en GFT. Contractbeheer HRA & GFT en het volgen van contractrelevante ontwikkelingen. Verevening voortransport HRA en GFT. 2014: Aanbesteding verpakkingsmateriaal (op- en overslag, transporteren, sorteren en vermarkten). Opdrachtverlening verpakkingsmateriaal Limburg. Operationaliseren van de verleende opdracht verpakkingsmateriaal Limburg. Contractbeheer HRA & GFT en het volgen van contractrelevante ontwikkelingen. Verevening voortransport HRA en GFT. Resultaten (gerealiseerde contracten): 2013: Contract 2014 voor op- en overslag, vervolgtransport en eindverwerking HRA en GFT. Ingenomen standpunt t.a.v. de publieke positie van eindverwerker Attero. 2014: Contract 2015 voor op- en overslag, transporteren, sorteren en vermarkten verpakkingsmaterialen. 3. BELANGRIJKE BESTUURLIJKE VOORNEMENS. Herbezinning op de taakstelling van de vereniging ASL in het verenigingsjaar 2015 (periode ). Herbezinning op de bestuurlijke structuur en werkorganisatie van de vereniging ASL (periode ). Jaarverslag en jaarrekeningen ASL 2013 en 2014 Pagina 4

6 Eenjarige Dienstverleningsovereenkomst (DVO) voor het tussenjaar Besluitvorming over de programmering in de Algemene ledenvergadering van de vereniging ASL d.d. september OMVANG EN FUNCTIE VRIJ BESTEEDBAAR VERMOGEN. De contributie van de vereniging is met ingang van 2005 vastgesteld op 0,25 per inwoner (het zogenaamde kwartje van Govers. Dit om het vastgestelde werkprogramma uit te voeren en over voldoende financiële middelen te kunnen beschikken voor het slagvaardig aanbesteden van Limburg-brede contracten. De vereniging heeft in de eerste jaren een weerstandsvermogen (lees: vrij besteedbaar vermogen) opgebouwd om de grote afvalcontracten (HRA, GFT en nadien PMD) slagvaardig tot stand te laten komen. Gezien de omvang van het vrij besteedbaar vermogen en de feitelijke kosten van aanbesteden is besloten tot contributierestitutie of contributieverlaging. Dit om het weerstandsvermogen niet onnodig hoog te laten oplopen. Vanaf 2011 is de contributie neerwaarts bijgesteld tot het niveau van 0,10 per inwoner in In 2014 heeft geen contributieheffing plaatsgevonden (bijlage 1: Financieel meerjarenoverzicht en balansresultaten ). De praktijk van de achterliggende jaren heeft geleerd dat het meerjarig contracteren van het HRA en GFT (out of pocketkosten begeleidend bureau en juridische procedures) een begrotingspost vergt van ca ,= en het contracteren van de Op- en overslag, vervolgtransport, sorteren en afzetten Verpakkingsmaterialen een begrotingspost van ca ,=. Om snel tot contractvernieuwing te kunnen overgaan is het bestuur van de vereniging ASL daarom van mening dat de vereniging ASL in de periode over een weerstandsvermogen moet kunnen beschikken dat zich beweegt tussen ca ,= en ,=. Deze mening is gebaseerd op ervaringen over kosten en juridische procedures van de uitgevoerde aanbestedingen In 2014 is door de vereniging ASL geen contributie geheven. Het weerstandsvermogen zal in 2015, indien ook in 2015 geen contributie wordt geheven, teruglopen naar ca ,=. Om het gewenste ondergrensniveau te bereiken is in 2015 een eenmalige impuls van ca ,= vereist. Het bestuur zal aan de Algemene Ledenvergadering een contributievoorstel voorleggen van 4 eurocent per inwoner voor het jaar BEGROTING Voor de werkorganisatie ASL (periode ) wordt uitgegaan van totaal (maximaal) 0,8 fte en 2.500,= out of pocketkosten per programmalijn. De totale geraamde kosten 2016 bedragen daardoor ,=. In 2014 was het inwoneraantal in de tweeëndertig ASL gemeenten totaal bewoners. Met de raming van de contributie inkomsten wordt uitgegaan van 1,1 miljoen inwoners in de tweeëndertig gemeenten. Dit leidt tot een contributievoorstel voor het jaar 2016 van 0,10 per inwoner. Begroting en contributie INKOMSTEN: Contributie ASL ,= Totale inkomsten ,= UITGAVEN: Personele invulling werkorganisatie ,= Overheadkosten, boekhouding en accountancy ,= Out of pocket kosten: Programmalijn Kennis 2.500,= Jaarverslag en jaarrekeningen ASL 2013 en 2014 Pagina 5

7 Programmalijn Advies 2.500,= Programmalijn Belangenbehartiging 2.500,= Programmalijn Marktbenadering 2.500,= Verbetering weerstandsvermogen 0,= Totale uitgaven ,= 6. BELANGRIJKE WIJZIGINGEN IN DE (STATUTAIRE) DOELSTELLING. In 2013 en 2014 hebben geen wijzigingen in de statutaire doelstellingen van de stichting W600 plaatsgevonden. Afhankelijk van de besluitvorming over de notitie Herijking van de doelstelling, strategie en taakstelling van de vereniging ASL (planningsperiode ) kan na de Algemene ledenvergadering in 2015 tot wijziging van de statuten worden besloten. 7. INZICHT IN DE RISICO'S. De ambitie van het bestuur ASL is om niet over (te) omvangrijke reserves te beschikken. Vanwege de beperkte omvang van de gewenste reserve (weerstandsvermogen) is het beleggen van de reserve niet overwogen. Contractuele risico s. Het belangrijkste risico van de vereniging ASL is het opnieuw contracteren van de lopende contracten en de daaraan verbonden kosten. De contractritmes zijn tot 2024 (maximale loopduur van alle ASL contracten) als volgt: Contract Contractstart 1 e verlenging 2 e verlenging 3 e verlenging Contracteinde HRA GFT Verpakkingen Personele risico s. De vereniging ASL draagt geen personele risico s. De personele formatie wordt op basis van detacheringen van bestaande ambtelijke capaciteit ingevuld. De uitlenende organisatie draagt daarbij het personele risico. Jaarverslag en jaarrekeningen ASL 2013 en 2014 Pagina 6

8 8. FINANCIËLE GEGEVENS EN CONTROLEVERKLARING 2013 EN In de Dienstverleningsovereenkomst tussen de vereniging ASL en de gemeente Weert is overeengekomen dat de gevoerde administratie door de gemeente Weert gecontroleerd wordt door de accountant van de gemeente Weert. Dit als zijnde een onderdeel van de gemeentelijke boekhouding. Hierdoor is de toetsing op de getrouwheid integraal onderdeel van de verklaring van de accountant over de jaarrekening van de gemeente Weert 2013 en Boekingen 2013 (zie bijlage 2 voor een overzicht op rekeningniveau). Omschrijving crediteur Afvalsamenwerking Limburg 2013 Boekingen 2013 Boekingen Subtotaal Bestuurskosten 2.491,08 Werkorganisatie ASL ,54 Administratieve kosten, cursus, contributies en abonnementen 3.265,20 Website ASL 1.328,58 Kosten aanbesteding HRA en GFT ,50 Juridische procedure aanbesteding HRA en GFT ,16 Verrekening voortransport 4e kw 2012 en 1e tot en met 3e kwartaal ,45 Totaal crediteuren , ,51 Omschrijving debiteur Afvalsamenwerking Limburg 2013 Boekingen 2013 Boekingen Subtotaal Contributies ASL gemeenten ( 0,10 per inwoner) ,40 Juridische procedure aanbesteding HRA en GFT 1.405,00 Conferentie ASL ,00 Verrekening voortransport 4e kw 2012 en 1e tot en met 3e kwartaal ,35 Rentevergoeding over ,10 Totaal debiteuren , ,85 Exploitatieresultaat ,66 BALANS Balans per 1 januari ,= Totale baten ,= Totale lasten ,= Exploitatieresultaat ,= Balans per 31 december ,= De (her)aanbesteding HRA en GFT heeft plaatsgevonden in 2012 en 2013 en aan het bedrijf Essent Milieu / Attero is de opdracht gegund. Inschrijver AVR heeft een juridische procedure gestart om deze gunning aan te vechten. De vereniging ASL is door de rechtbank in het gelijk gesteld. Jaarverslag en jaarrekeningen ASL 2013 en 2014 Pagina 7

9 De inkomsten Conferentie ASL betreft een bijdrage van Essent Milieu / Attero aan de Afvalconferentie 2012 (50 % van de werkelijke kosten 2012). De inkomsten voor het verevenen van voortransport zijn hoger dan de uitgaven omdat door Essent Milieu / Attero een bijdrage wordt uitgekeerd i.v.m. het gebruik van de op- en overslaglocatie Ambt Montfort. Boekingen 2014 (bijlage 3 voor een overzicht op rekeningniveau). Omschrijving crediteur Afvalsamenwerking Limburg 2014 Boekingen 2014 Boekingen Subtotaal Bestuurskosten 2.983,38 Werkorganisatie ASL ,24 Administratieve kosten, cursus, contributies en abonnementen 1.840,74 Website ASL 1.328,58 Kosten aanbesteding Verpakkingen ,60 Juridische procedure aanbesteding Verpakkingen - Verrekening voortransport 4e kw 2013 en 1e tot en met 3e kwartaal ,23 Totaal crediteuren , ,77 Omschrijving debiteur Afvalsamenwerking Limburg 2014 Boekingen 2014 Boekingen Subtotaal Contributies ASL gemeenten - Juridische procedure aanbesteding HRA en GFT - Conferentie ASL - Verrekening voortransport 4e kw 2013 en 1e tot en met 3e kwartaal ,15 Rentevergoeding over ,52 Totaal debiteuren , ,67 Exploitatieresultaat ,10 BALANS 2014 Balans per 1 januari ,= Totale baten ,= Totale lasten ,= Exploitatieresultaat ,= Balans per 31 december ,= In 2014 is geen ASL contributie geheven bij de Limburgse gemeenten. Hierdoor is het weerstandsvermogen gedaald tot circa zeventigduizend euro. De verevening van voortransport is per 2014 in omvang toegenomen omdat in het voortransport meer kilometers voor verrekening in aanmerking komen en het kilometerbedrag ook hoger is. Over het jaar 2013 is in het boekjaarjaar 2014 nog een laatste bijdrage van Essent Milieu / Attero ontvangen voor het gebruik van de locatie Ambt Montfort. Jaarverslag en jaarrekeningen ASL 2013 en 2014 Pagina 8

10 Jaarverslag en jaarrekeningen ASL 2013 en 2014 Pagina 9

11 Jaarverslag en jaarrekeningen ASL 2013 en 2014 Pagina 10