Communicatieplan Herijking Strategie

Transcriptie

1 Communicatieplan Herijking Strategie - Leven zoals thuis, in de straat en in de wijk - voorbereiding: 18 juli 2014 bespreking Directieraad: voorgenomen besluit Bestuur: advies Cliëntenraad: advies Ondernemingsraad: besluit Bestuur: goedkeuring Raad van Toezicht: uiterste evaluatietermijn: documenteigenaar: Cathy van Bussel 1

2 Inhoudsopgave 1. Achtergrond Communicatieplan Missie en kernwaarden Communicatiedoelgroepen Communicatiedoelstellingen... 5 Interne doelstelling... 5 Externe doelstelling... 6 Doelen vertaald naar doelgroep Communicatiestrategie Communicatieboodschap... 8 a. Regie cliënt + ondersteuning sociale netwerk... 8 b. Mantelzorgers en vrijwilligers... 9 c. Medewerkers: Anders werken, anders doen... 9 d. Organisatie e. Samenwerking Budget Middelen Communicatiekalender

3 1. Achtergrond Wilgaerden staat voor grote uitdagingen. Enerzijds wordt ze vanuit overheidsmaatregelen gedwongen om opnieuw naar haar organisatie en processen te kijken, anderzijds wordt door de vergrijzing de zorg zwaarder en wil de cliënt en het cliëntsysteem meer in zijn kracht worden gezet. Voldoende aanleiding om het meerjarenbeleidsplan Beleidshorizon te herijken. Vanuit verschillende perspectieven is de strategie opnieuw tegen het licht gehouden. Vijf transitiewerkgroepen hebben met meegegeven kaders transitieplannen geschreven en in diezelfde periode is vanuit het project Topteams leveren topzorg ook het project Topzorg gestart, waarbij de zorg- en dienstverlening vanuit het zelforganiserende vermogen van het team vorm wordt gegeven en waarbij de cliënt en zijn systeem in hun kracht worden gezet. De resultaten zijn verwoord in de Beleidshorizon Om ons voordeel te doen met de ervaringen die andere organisaties hebben opgedaan, heeft Wilgaerden In voor zorg 1! gevraagd om ons in deze veranderingen te begeleiden en ondersteunen. Een externe coach en een intern projectleider gaan ons helpen om de verbinding te leggen bij de feitelijke implementatie. 1 In voor zorg! is een programma van de overheid en helpt zorgorganisaties hun werkprocessen in te richten met het oog op deze toekomst. Het programma bundelt bestaande kennis en biedt organisaties praktische ondersteuning in hun eigen veranderingstraject. In voor zorg! is een initiatief van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en Vilans, kenniscentrum langdurende zorg. 3

4 2. Communicatieplan Dit communicatieplan sluit aan bij de hervormingen in de langdurige zorg, de bijbehorende wet en regelgeving en de herijkte koers van Wilgaerden. Het communicatieplan heeft als doel de ambities van Wilgaerden zo goed mogelijk te ondersteunen. De ondersteuning vanuit het programma In voor zorg! staat nog in de startblokken. Eventuele acties die daar uit voortvloeien worden op een later moment ter goedkeuring aan de directieraad voorgelegd en aan het document toegevoegd. Bij de totstandkoming van dit document is gebruikgemaakt van de Beleidshorizon , project Topzorg, de transitieplannen, interviews en informatiebronnen zoals de rijksoverheid, invoorzorg.nl en Actiz.nl. Medewerkers, vrijwilligers en cliënten zijn via de bestaande communicatiemiddelen (presentatie, overleg, Connect, nieuwsbrief en Nieuwsgaerden) geïnformeerd over de overheidsveranderingen, de aanleiding voor de herijking en het gaan werken in zelforganiserende teams. Externe partijen zoals gemeenten, financiers, het zorgkantoor en verwijzers zijn binnen de bestaande overlegstructuur geïnformeerd. Hiernaast hebben medewerkers en cliënten actieve bijdragen geleverd aan het project Topteams leveren Topzorg en aan de zelforganiserende teams in het bijzonder. Sleutels tot succes: de cliënt én de medewerker centraal, samenwerking in de lijn, interne communicatie voor externe communicatie, inspanning leveren om (nieuw) aanbod bekendheid te geven, positioneren, doen wat je zegt, afspraak = afspraak en projectmatig werken (SMART) om doelen te halen en gemiste kansen te voorkomen. 3. Missie en kernwaarden Comfortabel en plezierig ouder worden, dat gunnen we iedereen. Ook als het (tijdelijk) op eigen kracht niet meer gaat. Wij willen met uitstekende ouderenzorg een belangrijke bijdrage leveren aan het welzijn van ouderen in West-Friesland. Met zorg op maat, uitgaande van de individuele wensen en mogelijkheden van de cliënt én in goede samenwerking met alle betrokken partijen. Wij zetten alles op alles om mensen te ondersteunen in het zo comfortabel en plezierig mogelijk ouder worden. Waar mogelijk in hun eigen vertrouwde omgeving, maar als dat (tijdelijk) niet meer lukt in een nieuw thuis op een van onze locaties in de buurt. Wij leveren maatwerk en doen dat met respect, openheid, in leren van elkaar en vooral met trots. Wilgaerden, voor uitstekende ouderenzorg! 4

5 3. Communicatiedoelgroepen Primair a. Cliënten en sociale omgeving: CR en cliëntencommissies b. Medewerkers, stagiaires en vrijwilligers, Raad van Toezicht, OR en Onderdeelcommissies c. Contractpartners: gemeenten (waar locaties liggen), zorgkantoor en zorgverzekeraars Secundair d. Potentiële cliënten e. Potentiële medewerkers, stagiaires en vrijwilligers f. Intermediairs en verwijzers (o.a. huisartsen, transferafdeling ziekenhuizen, fysiotherapeuten) g. Externe stakeholders/samenwerkingspartners (gemeenten, zorgkantoor, zorgverzekeraars, accountant, bank, CIZ, woningcorporaties, inspectie, andere zorginstellingen en welzijnsorganisaties, ouderenraden, Wmo-raden en lokale winkeliers h. (lokale) Media 4. Communicatiedoelstellingen Interne doelstelling 1. Werken aan urgentiebesef De communicatie moet ertoe bijdragen dat medewerkers gaan beseffen dat de herijking en de bijbehorende veranderingen noodzakelijk zijn om Wilgaerden toekomstbestendig te houden. Medewerkers moeten weten waar we op koersen en dat ook van hen een (pro)actieve bijdrage wordt verwacht. 3. Verhogen van acceptatie Organisatieveranderingen kunnen in de regel rekenen op weerstand bij medewerkers. In alle lagen van de organisatie. Deze weerstand is in de regel te verklaren uit onzekerheid bij de medewerkers. Men is onzeker over de concrete veranderingen in de eigen werksituatie. Communicatie moet hierop inspelen en ook op detailniveau antwoorden kunnen bieden. Door in een zo vroeg mogelijk stadium medewerkers te informeren over de ideeën en hen een rol te geven in de verdere uitwerking van plannen, kan de onzekerheid worden gereduceerd en de acceptatie worden verhoogd. 2. Creëren draagvlak en enthousiasme Het belangrijkste strategische doel van communiceren rondom de herijking is het verkrijgen van draagvlak. Draagvlak wordt daarbij gedefinieerd als acceptatie en steun voor - en het leveren van - een actieve bijdrage aan de veranderingen. Het creëren van draagvlak hangt samen met het enthousiasmeren van medewerkers voor het nieuw ingeslagen pad. Het delen van successen gedurende het proces is hiervoor een goed middel. 4. Verkrijgen steun en actieve bijdrage Naast acceptatie van beleid, is ook functionele steun en een actieve bijdrage nodig van alle medewerkers om de voorgestelde doelen te kunnen realiseren. Men zal ook daadwerkelijk moeten functioneren in nieuwe structuren en teams. Hiervoor moet men niet alleen aanvaarden dat er iets verandert in de organisatie, maar men zal dit beleid deels ook zelf uitdenken en straks in de praktijk uitvoeren. Om functionele steun en een actieve bijdrage te realiseren, dient ook elke mogelijkheid van meedenken, inspraak en het kunnen geven van meningen te worden benut. 5

6 Externe doelstelling i We willen breed uitdragen dat de continuïteit van zorg en dienstverlening voor nu en straks is geborgd. We zijn en blijven een gezonde, innovatieve en aantrekkelijke organisatie. Met uitstekende zorg, goed werkgeverschap, een solide contractpartner en prettige en een professionele samenwerkingspartij. Een organisatie waar cliënten een zo comfortabel mogelijk leven kunnen leiden zoals in de straat, waar verschillende type mensen wonen, elkaar begroeten, ontmoeten en bij kleine taken ondersteunen. Doelen vertaald naar doelgroep a. Cliënten en sociale omgeving: ze zijn blij met de Topzorg en hun eigen regie. Ze voelen zich goed geïnformeerd en serieus genomen. Het wordt gewaardeerd dat in alle situaties wordt gekeken naar mogelijkheden, zonder daarbij eventuele beperkingen uit het oog te verliezen. Ze voelen zich prettig (in eigen omgeving of op locatie), kennen de medewerkers, ze voelen zich met respect bejegend en volwaardig. Mantelzorgers voelen zich vooral ontlast door de goede zorg en ervaren de extra tijd als over quality time. b. Potentiële cliënten; zij weten wat Wilgaerden biedt en kennen Wilgaerden als een professioneel centrum voor ouderen waar je als cliënt niet alleen maar een nummer bent. Zij weten de weg als ze ondersteuning nodig hebben en ook de sociale omgeving heeft er vertrouwen in dat hun dierbare, ondanks het verdriet dat een eventuele verhuizing met zich meebrengt, bij Wilgaerden in meer dan goede handen is. c. Medewerkers, stagiaires en vrijwilligers: Naast het kennen van de herijkte visie, weten medewerkers wat van hun wordt verwacht. Ze vinden het een uitdaging om aan de gezamenlijke missie te werken en voelen zich onderdeel van het leveren van Topzorg. Ze zijn zich bewust van hun rol in zelforganiserende teams, durven elkaar aan te spreken, denken in mogelijkheden, zijn trots op hún Wilgaerden en dragen dat ook uit. Medewerkers kiezen voor de samenwerking en het Wij-land. Ze zijn niet bang voor veranderingen in hun werk en vertrouwen op een goede uitleg en ondersteuning bij gebruik van nieuwe middelen. Ze weten dat ze deskundig en flexibel zijn en in goede samenwerking met andere collega s Topzorg leveren. Vrijwilligers voelen zich gedragen door de organisatie. Zij komen met veel plezier naar Wilgaerden en dragen graag hun steentje bij aan onze doelstellingen. d. Potentiële medewerkers, stagiaires en vrijwilligers: Wilgaerden wordt gezien als een transparant en goed werkgever. Met veel aandacht voor de talenten en ontwikkeling van in medewerkers, stagiaires en vrijwilligers en marktconforme arbeidsvoorwaarden. Zij willen graag bij Wilgaerden aan de slag! e. Contractpartners: Er is een goede, proactieve samenwerking. De contractpartners kennen de werkwijze en doelen van Wilgaerden. Ze waarderen de professionele zorg, het continu kijken naar mogelijkheden en de (door)ontwikkeling van de zorg en dienstverlening. Ze horen tevreden cliënten en de continuering van de samenwerking is vanzelfsprekend. f. Intermediairs en verwijzers: zij kennen de mogelijkheden van Wilgaerden, waarderen de werkwijze, zien de professionaliteit en gedrevenheid en voelen zich gehoord. Wilgaerden staat positief op hun netvlies als het op verwijzen aankomt. g. Externe stakeholders/samenwerkingspartners, : zij kennen de mogelijkheden van Wilgaerden, waarderen de werkwijze en zien Wilgaerden als een proactieve, professionele organisatie en een prettige, betrouwbare samenwerkingspartner. h. (lokale) media: de lokale media kent Wilgaerden! Ze schrijven positief en proactief. Ze kennen de mogelijkheden van dienstverlening en voelen zich maatschappelijk verbonden: als hun moeder of opa zorg nodig heeft, dan bellen ze Wilgaerden. Bij eventuele negatieve berichtgeving, zoals een sluiting van een locatie, past de media hoor en wederhoor toe omdat ze niet alleen begrijpen dat daar een reden voor is, maar ook dat 6

7 Wilgaerden er alles aan zal doen om een dergelijk ingrijpend traject zorgvuldig en oplossend op te pakken. 5. Communicatiestrategie 1. Er wordt regelmatig en op afgesproken tijden gecommuniceerd; radiostilte wordt voorkomen om verkeerde beeldvorming zoveel mogelijk te voorkomen. We communiceren eerst naar medewerkers (zodat zij de cliënt kunnen ondersteunen als daar vragen zijn) en pas daarna naar buiten. Persoonlijke communicatie heeft de voorkeur, via bijeenkomsten en via de overlegstructuur. Er wordt zoveel mogelijk gebruiktgemaakt van bestaande middelen en informatiekanalen. 3. We vertellen de boodschap op maat, in Jip en Janneke taal en zakelijk waar gewenst. Enthousiasmerend en niet te gedetailleerd. De boodschap is helder en transparant. Om ruis te voorkomen vertellen we alleen die onderwerpen waarover besluiten zijn genomen. Als dat nog niet het geval is, zeggen we ook dat we dat nog niet weten. We kijken naar een goede combinatie tekst/beeld en alle communicatie is in lijn met onze kernwaarden: respect, openheid, leren van elkaar en trots. 5. Investeren in (toekomstige) medewerkers, vrijwilligers en mantelzorgers. Zij zijn het kapitaal van de organisatie en de man of vrouw achter Topzorg! Maar: zonder tevreden cliënt ook geen medewerker. 7. De gebruikte communicatiemiddelen worden aangepast op de doelgroep en waar nodig mondeling ondersteund. 9. Risico: de organisatie kende vanaf de oprichting alleen maar groei. Een eventuele boventalligheid kan een aardige schok zijn en ons op afstand zetten. Vanaf het begin vertellen dat bij de herijking ook afslanking van management, locaties en medewerkers mogelijk kan zijn en dat er kansen liggen voor doorgroei. 2. We beginnen op hoofdlijnen over visie, toekomstbeeld en speerpunten. Hierna gaan we gefaseerd verder: we pakken telkens even terug (kracht zit in de herhaling) en gaan verder met de specifieke onderdelen en projecten. We gaan voor een overzichtelijke structuur werken met de thema s: a. Organisatie (vastgoed, arbeidsmarktontwikkeling), financiën etc.) b. Anders werken, anders doen (medewerkers, stagiaires en vrijwilligers) c. Regie cliënt met ondersteuning sociale netwerk d. Samenwerking 4. Directie, Zorgmanagers, Facilitairmanagers, teamleiders en diensthoofden zijn de ogen en de oren van de organisatie. Zij signaleren en koppelen terug binnen de organisatiestructuur. Het is daarom belangrijk dat communicatie als vast punt op de agenda s binnen de organisatiestructuur komt te staan. Van directie t/m teamoverleg. Eventuele onduidelijkheid of ontevredenheid kan dan zo snel mogelijk worden bijgestuurd. 6. Werken aan de buitenwereld; onze trots en ontwikkelingen laten zien, de tevreden client en medewerker aan het woord, contractpartners laten ervaren dat we expert zijn in ouderenzorg en de partners aan het woord laten. 8. Gedurende het proces toetsen we of we onze doelen bereiken. Mocht dat niet zo zijn, dan vindt aanscherping plaats. 10. Diezelfde zorgvuldigheid moeten we betrachten als het om een mogelijke (tijdelijke) verhuizing van de cliënt gaat. Vroeg vertellen; netwerk erbij betrekken, zelf samenwerkingspartners en media vertellen wat er gaat gebeuren en hoe we dat gaan realiseren. Pas communiceren als er duidelijkheid is, niet laten verleiden tot uitspraken waar geen besluit over is en vooral na communicatie niet in verdediging gaan. en successen. die gaan we vieren! 7

8 6. Communicatieboodschap a. Regie cliënt + ondersteuning sociale netwerk De zes hoofduitgangspunten van Topzorg 1) De cliënt voorop De zorg- en dienstverlening is altijd gericht op wat de individuele cliënt vraagt en nodig heeft. Door een persoonlijke benadering én het kennen van het individuele levensverhaal kunnen we de cliënt bij individuele keuzes ten aanzien van hun levensinvulling zo goed mogelijk ondersteunen. Daarbij denken we in mogelijkheden, zonder eventuele beperkingen uit het oog te verliezen. Het voorkomen van eenzaamheid heeft altijd onze aandacht. 2) Regie bij de cliënt De cliënt houdt zoveel mogelijk zelf de regie en ervaart in meer of mindere mate dat goede ondersteuning kan helpen bij het gelukkiger ouder worden. 3) Onderdeel van de samenleving We stimuleren de cliënt om binnen de eigen interesses en mogelijkheden een bijdrage te leveren aan de samenleving of daarin betrokken te blijven; denk hierbij aan persoonlijke interesses, hobby s en een sociaal leven. De cliënt wordt ondersteund in het behouden van het leven zoals hij of zij dat gewend is. 4) Gebruikmaken van familieparticipatie De zorg die we bieden gaat in samenwerking met het sociale netwerk van de cliënt. 5) Thuis wonen of wonen als thuis We ondersteunen de cliënt zo lang mogelijk in zijn of haar eigen woonomgeving en bieden een nieuw thuis bij Wilgaerden wanneer de zorgvraag dusdanig toeneemt dat zelfstandig wonen niet meer tot de mogelijkheden behoort. Wij bieden een woon- en leefruimte waarin de cliënt zich veilig en vertrouwd voelt en dat zoveel mogelijk aansluit bij de samenleving en de belevingswereld van de cliënt. Een leven dat lijkt op het leven zoals in de straat ; waar verschillende type mensen wonen, elkaar begroeten, ontmoeten en bij kleine taken ondersteunen. 6) Deskundige, flexibele, zelfstandige en respectvolle medewerkers. Gebaseerd op het individuele levensverhaal van de cliënt leveren getalen- 8

9 teerde, deskundige en betrokken medewerkers met compassie en gelijkwaardigheid een positieve bijdrage aan de behoeften en gewoonten van de cliënt, Intramuraal en dagbesteding: minder nadruk op doelgroepen en een leven dat zoveel mogelijk aansluit op het leven zoals ze dat gewend zijn (leven zoals in de straat). Kansen: o.a. het leveren van deskundige onplanbare zorg en 24-uurs zorg, de ontwikkeling van de private zorgverlening, doorgroeimogelijkheden personeel en het uitbouwen van de mogelijkheden van ons restaurant en activiteiten. Bedreigingen: onvoldoende cliëntaanbod en vergaande bezuinigingen. Bewegingen als langer thuis wonen en verscherping van de indicatiestelling zorgen ervoor dat het onzeker is of voorspellingen over cliëntaanbod daadwerkelijk gaan uitkomen. Veranderingen in wet- en regelgeving zorgen ervoor dat het aantal intramurale plaatsen in Hoorn zal krimpen. De vraag is of die krimp voldoende gecompenseerd kan worden met extramurale zorg. Daarnaast wordt over een aantal jaar de krappere arbeidsmarkt een bedreiging. De financiering van de zorg raakt verder versnipperd waardoor de contractering complexer en onzekerder wordt en de versnippering voor toenemende verantwoordingsdrift en bureaucratie zorgt. Iedere financier stelt eigen eisen. b. Mantelzorgers en vrijwilligers Familieparticipatie/sociaal netwerk: Familie en bekenden zijn heel waardevol voor het welzijn en welbevinden van de cliënten. Betrokkenheid en deelname van familie en andere bekenden uit het sociale netwerk verdienen daarom alle ruimte. Wilgaerden zoekt verdere verbinding en stelt hiertoe samen met de cliënt en zijn of haar omgeving - een Plan van Aanpak op. Naast persoonlijk contact, bijeenkomsten en het bespreken van het zorgleefplan, prikborden en folders worden de digitale mogelijkheden (bijvoorbeeld een Familienet) onderzocht. Mantelzorg: Voor het goed inrichten van beleid rondom mantelzorg en om de gewenste, optimale ondersteuning te kunnen bieden, heeft Wilgaerden zich aangesloten bij Kennisplatform Mantelzorg West-Friesland 2. Wilgaerden zoekt binnen dit kennisplatform de samenwerking voor het ontwikkelen van mantelzorgbeleid. Zowel mantelzorgers als vrijwilligers worden ingebed in de inrichting van zelforganiserende teams. Vrijwilligersbeleid: Wilgaerden hecht bijzonder aan een goede samenwerking met vrijwilligers. Om het samenspel tussen vrijwilligers en betaalde krachten zo optimaal mogelijk te ondersteunen, de beste match voor vrijwilligers en cliënt te vinden (maatjes op basis van interesse en hobby), een betere begeleiding en ondersteuning én wederzijdse verwachtingen te managen, wordt in samenwerking met vrijwilligers en cliënten het vrijwilligersbeleid aangepast. c. Medewerkers: Anders werken, anders doen Zelforganiserende teams: We gaan werken in kleinere, zelforganiserende teams en leggen de verantwoordelijkheden waar mogelijk lager in de organisatie. Dat brengt o.a. een verandering in de organisatiestructuur en het stellen van duidelijke kaders gericht op faciliteren in tijd en middelen met zich mee. We kijken naar teamsamenstellingen (in functie) en uitbreiding met functies van verpleegkundig consulenten en verpleegkundige specialisten (vanwege veranderende zorgvraag) en een flexibeler manier van werken (buiten je vertrouwde team en/of locatie). Terugdringen overhead: We willen zo efficiënt mogelijk georganiseerd zijn met zo min mogelijk overhead en met verantwoordelijkheden zo laag mogelijk belegd in de organisatie. Ondersteund door In voor zorg! worden scenario s geschetst en wordt in kaart gebracht wat centraal en wat decentraal georganiseerd moet worden. Opleiding en training: Bij de veranderende zorgvraag komt het zwaartepunt bij een hoger 2 9

10 niveau zorgpersoneel te liggen. We gaan daarom aandacht besteden aan continue scholing en ontwikkeling en stimuleren doorgroei van medewerkers. Elk niveau blijft nodig! We gaan aanvullende leervormen aanbieden en er komt meer ruimte en aandacht voor leren in de praktijk (uitbouw e-learning modules). Administratieve lastenverlichting: Er wordt gekeken naar innovatieve oplossingen om de administratieve druk te verlichten (verbeteren van het cliëntvolgsysteem en gebruik van domotica). Flexibiliteit: We verwachten dat medewerkers zich aanpassen aan de veranderingen van de organisatie en aan arbeidsflexibiliteit: inzet tijdelijk personeel, flexibilisering arbeidscontracten van vaste medewerkers en/of verhogen van inzetbaarheid van medewerkers (incl. parttimers). Mobiliteit: Door de schommelingen in de zorgvraag en krappere budgetten worden meer eisen gesteld aan de mobiliteit van medewerkers. (medewerker volgt werkvraag). Werving: Veranderingen in de opbouw van ons personeelsbestand (steeds groter aandeel oudere medewerkers) en de ontgroening 3 van de bevolking noodzaakt ons om steeds meer naar buiten te kijken voor nieuw personeel. Daarom gaat Wilgaerden zich bewust richten op jong en gekwalificeerd/getalenteerd personeel. Reorganisatie: Mocht het zover komen dat we verplicht afscheid moeten nemen van medewerkers, dan doen we dat uiterst zorgvuldig; volgens het afspiegelingsbeleid, in goed overleg met de OR, de vakbonden, met een Sociaal Plan (in wording) en met een goede begeleiding van de betrokkenen en de directe werkomgeving. Ambitie: we hebben een stevige, gezonde ambitie en die willen we samen met jullie realiseren. Laat je zien en laat je horen! Jullie mogen ons afrekenen op zorgvuldigheid en goede ondersteuning en begeleiding. Stap voor stap, want op overbelasting zit niemand te wachten. Gewoon samen-doen! En omdat we nieuwsgierig zijn naar wat jou bezighoudt, stellen we een adres open waar jij dat kwijt kunt en ook vragen kunt stellen die binnen je eigen team niet beantwoord kunnen worden. d. Organisatie Herijking De herijking is een gevolg van overheidsmaatregelen en maatschappelijke ontwikkelingen. We zetten de puntjes nog steviger op de i omdat de veranderende omgeving dat van ons vraagt. Niet alleen vanwege de overheveling, maar ook door de veranderende zorgvraag en toename van complexere zorg. Cliënten willen vaak zo lang mogelijk thuis blijven wonen met goede zorg op maat en de juiste ondersteuning. Dat betekent onder andere een cliëntverschuiving van intramuraal naar extramuraal. De projectgroep Topteams leveren Topzorg en de vijf transitiegroepen hebben zich gebogen over de vraag wat dit betekent voor de dienstverlening en wat er gedaan moet worden om toekomstbestendig te blijven. We benadrukken dat Wilgaerden financieel gezond is, maar dat aanpassingen nodig zijn om dat ook in de toekomst te blijven. In dit veranderingsproces krijgen we praktische ondersteuning van het overheidsprogramma In voor zorg!. Dienstverlening Doorontwikkelen:: We blijven gastvrij en professioneel en leggen onze focus continu op ontwikkeling en verbetering en zorgen ook voor sociale activiteiten die het leven completer, gezonder en leuker maken. We doen dit bij voorkeur samen met welzijnsinstellingen en andere aanbieders. We maken een verbeterslag in het levensverhaal zodat we de cliënt en wat hij nodig heeft nog beter leren kennen. Het succes valt of staat met tevreden cliënten, medewerkers en een goede instroom van nieuwe cliënten (zowel intra- als extramuraal). 3 Ontgroening: het afnemen van het aandeel jongeren in de bevolking als gevolg van een afname van het geboortecijfer. 10

11 Vijf cliëntprofielen: potentiële cliënt, zelfstandig wonende cliënt, zelfstandig beschermd wonende cliënt, wonen in een beschermde woonomgeving en de tijdelijke cliënt. Het voorkomen van eenzaamheid heeft altijd onze aandacht. Indicatiestelling: Met ingang van 1 januari 2015 vindt een verschuiving plaats in de indicatiestelling. De indicatiestelling voor de intramurale zorg die overgaat naar de Wlz blijft voorbehouden aan het CIZ. De indicaties voor de extramurale functie begeleiding gaan over naar de gemeenten en de extramurale functies persoonlijke verzorging en verpleging vallen vanaf 1 januari 2015 onder de Zorgverzekeringswet. De zorgverzekeraar laat het vaststellen van de zorgbehoefte aan de verpleegkundigen van de zorgaanbieders. Onze producten: huishoudelijke zorg, persoonlijke verzorging, begeleiding en verpleging. Onze diensten: restaurantfunctie en thuisbezorgen maaltijden bij aanleunwoningen, personenalarmering, inzet van vrijwilligers, mantelzorgers en familie, welzijnsactiviteiten, informatieverstrekking, internetcafé en bibliotheek. Belangrijkste ontwikkelingen: complexere zorgvragen vragen ook om een hogere deskundigheid personeel Vernieuwd aanbod van complexe verpleging en behandeling Niet-complexe zorgvragen invullen via mantelzorgers en vrijwilligers Belangrijke rol voor preventie Anders met minder middelen ICT: Om zelforganiserende teams zo goed mogelijk te ondersteunen, moet vastlegging eenmalig, eenduidig en eenvoudig zijn. Gegevens dienen inzichtelijk te zijn voor daartoe bevoegde medewerkers en cliënt en cliëntsysteem. Het optimaliseren van het cliëntvolgsysteem (zowel de administratieve zorgprocessen als inhoudelijke zorgprocessen) is een speerpunt, waarbij regelarm een onderliggend uitgangspunt is. Het leveren van zwaardere zorg met minder middelen vraagt om efficiënter en effectiever werken. De nieuwste technologie biedt steeds meer ondersteuning bij de zelfredzaamheid van cliënten. Leidend is de toepasbaarheid bij zorg- en dienstverlening en of de efficiëntievoordelen opwegen tegen de kosten. Actuele voorbeelden zijn zorg op afstand (inzetten tablets om sneller contact met cliënt te kunnen leggen zodat gerichter aan de hulpvraag tegemoet kan worden gekomen), dossiervoering via tablets zodat cliënt en cliëntsysteem realtime over informatie kunnen beschikken en hulpmiddelen die ondersteunen bij medicijngebruik. Kwaliteit en veiligheid: Een belangrijk aspect van kwaliteit blijft veiligheid, zowel van de zorgverlening als de fysieke veiligheid. Wilgaerden heeft dit aandachtspunt expliciet benoemd, zodat in de zorg- en dienstverlening kwaliteit en veiligheid onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden. We blijven jaarlijks onze primaire processen toetsen aan de HKZ 4 -normering. Daarnaast wordt jaarlijks de ZI 5 -meting gehouden en 2-jaarlijks de CQ-meting en Medewerker- Monitor. Aan de hand van de resultaten wordt telkens gekeken waar verbetering mogelijk en nodig is. Mede door HKZ-certificering en de genoemde metingen verbeteren we continu onze zorg- en dienstverlening. Daarbovenop zijn projecten gestart met het oog op kwaliteitsverbetering, zoals het programma Topzorg en worden projecten gestart om aansluiting te houden met nieuwe inzichten en technologieën. Arbeidsmarkt & deskundigheid: De kanteling in de zorg (incl. de maatschappelijke ontwikkelingen) en het dreigende tekort van zorgmedewerkers stellen ons voor grote uitdagingen. Zorg is niet alleen een kwestie van geld, maar zeker ook van de kwaliteit en kwantiteit van medewerkers. Hoe kunnen we met minder geld toch Topzorg leveren? Het vraagt om het personeelsbeleid op een andere manier in te richten en een nieuwe manier van werken (zelforganiserende teams en bevoegdheden waar mogelijk lager in de organisatie). Het vraagt ook om continue scholing, handelen naar de nieuwste inzichten, aanpassing van werkprocessen en het toepassen van nieuwe technologieën, mobiliteit (vergroting inzetbaarheid medewerkers), flexibiliteit (aanpassen van medewerkers aan de organisatie), 4 HKZ: Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector. 5 ZI-meting: meting van ZorgInhoudelijke Indicatoren. 11

12 meer eigen initiatief, een breder takenpakket, werken met de handen op de rug door cliënten en hun netwerk meer te betrekken in de ondersteuning, een professioneler vrijwilligersbeleid, meer aandacht voor mantelzorgers, aandacht voor praktijk op de werkvloer (uitwisseling), meer scholing en opleiding (o.a. domotica en social media), meer samenwerking met opleidingspartners en misschien ook wel het opnieuw leven inblazen van de flexpool. Technologie: We onderzoeken de mogelijkheden om technologie (domotica) in te zetten om mensen te helpen zo lang mogelijk zelfstandig in hun eigen omgeving te laten wonen. Voorbeelden zijn beeldschermzorg voor zorg op afstand en een medicijnentool. Vastgoed: Het nieuwe overheidsbeleid (minder intramuraal en meer extramuraal) én het scheiden van de bekostiging en exploitatie van wonen en zorg, leidt tot vraagstukken die betrekking hebben op de bruikbaarheid en toekomstwaarde van ons vastgoed. Volgens de norm van het Zorgkantoor levert Hoorn intramurale plaatsen in en is voor de andere gemeenten stabilisatie dan wel uitbreiding aan de orde. De transitiewerkgroep Vastgoed is bezig om per locatie de behoeften en mogelijkheden in kaart te brengen. Locaties: Wilgaerden levert haar zorg- en dienstverlening vanuit 16 locaties en een zorghotel (= eigenaar van 8 intramurale locaties en het zorghotel). Die locaties zijn ouder dan 20 jaar en dat betekent nieuwbouw of bouwkundige vernieuwingen. Binnen afzienbare tijd worden 3 locaties (St Jozefpark, Sint Nicolaas en Zandhove) vernieuwd. Waardering: We willen naar een cliëntwaardering (CQ-meting) van minimaal een 8,5 en een medewerkerstevredenheid (MedewerkerMonitor) van 7,7. Zichtbaarheid: Wilgaerden mag meer op de voorgrond treden en nadrukkelijker de focus leggen op het leveren van uitstekende ouderenzorg, haar activiteiten en hoe deze de diensten en producten ouderen kunnen ondersteunen bij het zo aangenaam mogelijk ouder worden. De banden met de lokale media worden versterkt (laat zien wat Wilgaerden doet), social media wordt ingezet, er wordt gekeken naar de mogelijkheden om gastcolleges te geven, om artikelen in vakbladen te plaatsen en een inloopsspreekuur te houden. Er worden open dagen georganiseerd, voorlichtingsbijeenkomsten gegeven in de wijk, er komt nieuw foldermateriaal en ook worden de mogelijkheden voor het aanpassen van de website onderzocht. Hoe informeren we? Sowieso via de bekende kanalen en op vaste momenten; persoonlijk waar mogelijk (teamoverleg, bijeenkomsten), op Connect, in Nieuwsgaerd, via (groeps) en bestaande overleggen met samenwerkingspartners. e. Samenwerking Topzorg gaat niet zonder goede samenwerking. We kunnen en willen het niet alleen! Samenwerking binnen je eigen team en met andere teams, met cliënten en hun sociale omgeving, met mantelzorgers en vrijwilligers, in sociale wijkteams, met verwijzers, belangen- en patiëntenverenigingen, zorgverzekeraars, gemeenten, zorgkantoor en Omring. Binnen en buiten onze organisatie. Samenwerken met iedereen die met het welzijn van onze cliënt te maken heeft. Van eiland naar Wij-land. In dat kader gaan we ook contacten leggen met het Westfriesgasthuis (opleiding), de samenwerking met scholen intensiveren (instroom), deelnemen aan de ontwikkeling van een regionaal expertisecentrum, ondersteuningsplan mantelzorgers en vrijwilligers ontwikkelen, expertise inzetten voor preventie, advies en voorlichting, welzijnsactiviteiten i.s.m. welzijnsorganisaties vormgeven en ontwikkelen privaat aanbod. 12

13 7. Budget Er is een budget beschikbaar van euro. Voor alle uitgaven worden offertes opgevraagd en ter goedkeuring voorgelegd aan de algemeen directeur. 8. Middelen Om onze doelstellingen zo goed mogelijk te ondersteunen, wordt zoveel mogelijk gebruikgemaakt van reguliere middelen: bijv. advertenties bij werving, brieven naar cliënten en medewerkers en geplande bijeenkomsten. Dat blijft zo. Wel zullen we soms aanvullende middelen inzetten om onze boodschap extra onder de aandacht te brengen. Deze extra middelen zijn altijd in aanvulling op de bestaande middelen en worden per onderwerp verder uitgewerkt. 13

14 9. Communicatiekalender Datum Communicatieactie, middel en doel Voor wie Inhoud boodschap 2 sept Finaal visiedocument Directie Finaal document in Directieraad akkoord 7 Sept Film RTL 4 In- en externe Free publicity doelgroep 20 sept Nieuwsgaerden Medewerkers Nieuwe strategie en speerpunten Wie doet wat Iris, Jacqueline Iris, Cathy, Louis Louis/Iris Bijzonderheden deadline kopij: 28 augustus 29 sept Workshop Topteams leveren Topzorg Okt Okt Okt Okt Roadshow (inplannen, ruimte reserveren en uitnodiging opstellen) Brochures + gadget herijking 2 x PPT presentaties t.b.v. roadshow Roadshow met presentatie en filmpje algemeen directeur & directeur Doel: informeren en betrekken Roadshow Teamleiders en managers Interne en externe doelgroep Medewerkers, stagiaires, vrijwilligers, externe omgeving Medewerkers en vrijwilligers Medewerkers, stagiaires, vrijwilligers Inhoud geven aan zelforganiserende teams Enthousiasmeren en informeren Hoofdlijnen visie, strategie, nieuwe organisatiestructuur en speerpunten Toekomstgericht en wat betekent dit voor onze dienstverlening en baan? Wat betekent de herijking voor jou? Doel: saamhorigheid, centrale boodschap en In voor zorg! Okt Cliëntoverleg Cliënten Wat verandert er en wat betekent dat voor u? Bevoegdheden worde lager neergelegd in de organisatie Tinie en Masja Cathy, Iris, Jacqueline Cathy, Iris, Jacqueline Cathy, Iris, Jacqueline Cathy, Iris, Jacqueline, secretariaat + teamleiders Cliëntenraad en ZM Als mw. aan het werk zijn stimuleren om naar andere bijeenkomst te gaan. Denk aan langdurig zieken Okt Huisbladen cliënten Cliënten Interview met Iris Cathy/ Iris/ Louis? Okt Begroting nieuwe website n.v.t. t.b.v. begroting Cathy, Iris, Jacqueline Okt-Nov- Herijken organisatiestructuur interne organisatie Iris, Jacqueline Dec en Cathy Nov Nov Startbijeenkomst Topteams leveren Topzorg Connect uitbouwen en promoten Alle nieuwe teams aftrap Tinie en Masja Medewerkers Ik kan hier iets halen, maar ook iets brengen Dec/Jan Folder vrijwilligers vrijwilligers Wat mag je bij ons verwachten en wat verwachten wij van jou? Dec/Jan Informatieschermen gemeenten, apotheken, gezondheidscentra (Potentiële) cliënten en medewerkers Wie zijn we en waar vind je ons Tosca/Cathy Communicatie Via secretariaat uitnodiging verzenden Iris maakt opzet Na roadshow 3 bureaus Mogelijkheden en kostenoverzicht Dec/Jan Kabel TV In- en externe Informeren Communicatie Mogelijkheden en kostenoverzicht doelgroep Dec/Jan Colleges en/of leer- Potentiële mede- Hoe doen wij dat Roland/com- In overleg met P&O; In 14

15 stoel werkers en waarom? municatie kaart brengen en kosten/batenonderzoek Informeren, Communicatie/ inspireren en teamlei- naamsbekendheiders Dec/Jan Open Dagen 2015 in- en externe doelgroep Dec/Jan (gemeentelijke) informatiemarkten 2015 Potentiële) cliënten en medewerkers Dec/Jan Social media In- en externe doelgroep Dec/Jan 1 e kwartaal 2015 Jan Feb/mrt Adverteren schoolbladen Rondetafelbijeenkomst: in gesprek met raadsleden, wethouders, (pot. Cliënten), medewerkers, contractpartners, samenwerkingspartijen Hoe gaan we beter luisteren naar cliënten, mantelzorgers, medewerkers, stagiaires en vrijwilligers? Opstellen meerjarenkalender Externe doelgroep In- en externe doelgroep In- en externe doelgroep In- externe doelgroep Informeren en enthousiasmeren Informeren, enthousiasmeren en werving Werving: Wilgaerden, de leukste werkgever in WF Contractering, naamsbekendheid Van luisteren naar verbeteren Vooruit kijken Communicatie loopt Communicatie/ Roland Iris, Cathy en Roland Communicatie Communicatie Mogelijkheden onderzoeken, bespreken en inplannen. Zoveel mogelijk aanhaken op bestaande dagen (Dag van de Zorg, de Mantelzorg.) Mogelijkheden en kosten onderzoeken Opstellen beleid, inbedden, trainen en monitoren Mogelijkheden en kosten bespreken met Roland Dialoog zoeken Inventariseren en strategie bepalen Data overlegstructuur Directieoverleg ZM FM Teamoverleg OR-bestuur Voorzittersoverleg CC s Voorzittersoverleg CR & CC Sprekenderwijs: Raad van toezicht 26 augustus, 2 september 9 september, 7 Oktober 9 september, 7 Oktober, september, 27 november 11 september 24 september 24 september 12 november 18 september i Ook voor interne doelgroep van toepassing 15