HANDBOEK BEGROTING EN FINANCIEEL BEHEER DISTRICTEN

Transcriptie

1 Ministerie van Regionale Ontwikkeling HANDBOEK BEGROTING EN FINANCIEEL BEHEER DISTRICTEN Ter uitvoering van de Beschikking van de Minister van Regionale Ontwikkeling en van Financiën d.d No.7240 inzake Richtlijnen Begroting en Financieel Beheer van het district 15 november 2014

2 HANDBOEK BEGROTING EN FINANCIEEL BEHEER (BFB-HANDBOEK) 15 november 2014 Aangepaste versie van het BFB-HANDBOEK MAART 2008 Uitgave DLGP- Projectbureau 15 november 2014 Decentralization and Local Government Strengthening Program (DLGP) Binnen het Ministerie van Regionale Ontwikkeling Sommelsdijckstraat 2, Paramaribo-Suriname, Telefoon (597) , Fax (597) site: Bij overname uit dit document is bronvermelding verplicht. 2

3 LIJST VAN AFKORTINGEN BFB BFZ BM BO BIC BP BP-CIE CLAD CTA CTD DA DB DC DFP DLGP-MD DMT DNA DR DS DSOP DIU FAM GLIS HW INTERIMREGELING MINRO MJBB BEGROTINGS- EN FINANCIEEL BEHEER AFDELING BEGROTINGS- EN FINANCIËLE ZAKEN BELASTING MIDDELEN BESTUURSOPZICHTER BURGER INFORMATIE CENTRUM BURGERPARTICIPATIE BURGERPARTICIPATIE COMMISSIE CENTRLALE LANDS ACCOUNTANTSDIENST CIVIEL TECHNISCHE AFDELING CIVIEL TECHNISCHE DIENST DISTRICTS-ADMINISTRATEUR DISTRICTSBESTUUR DISTRICTS-COMMISSARIS AFDELING DISTRICTS FINANCIËN EN PLANNING DECENTRALIZATION LOCAL GOVERNMENT PROGRAM- MANAGING DIRECTOR DISTRICT MANAGEMENT TEAM DE NATIONALE ASSEMBLEE DISTRICTSRAAD DISTRICTS-SECRETARIS DISTRICTS STRATEGISCH ONTWIKKELINGSPLAN DISTRICTS INKOMSTEN EN UITGAVEN FINANCIEEL ADMINISTRATIEF MEDEWERKER GROND LAND INFORMATIE SYSTEEM HUURWAARDE BELASTING INTERIMREGELING FINANCIËLE DECENTRALISATIE (S.B NO. 33) MINISTERIE VAN REGIONALE ONTWIKKELING MEERJAREN BELEIDSBEGROTING OP ONTWIKKELINGSPLAN MDSOP MEERJAREN DISTRICTS ONTWIKKELINGSPLAN NBM NIET-BELASTINGMIDDELEN ODB ONTVANGER DER DIRECTE BELASTINGEN ODDD ONDERDIRECTORAAT DISTRICTSBESTUUR EN DECENTRALISATIE PAZ POST EN ARCHIEF ZAKEN PO PERIODIEKE OVERMAKING PV PUBLIEKE VERMAKELIJKHEID PVB PUBLIEKE VERMAKELIJKHEIDSBELASTING PZ AFDELING PERSONEELSZAKEN RL RESSORTLEIDER RR RESSORTSRAAD WRO WET REGIONALE ORGANEN (S.B NO. 44, ZOALS LAATSTELIJK GEWIJZIGD BIJ S.B NO. 28) 3

4 Inhoudsopgave Lijst van afkortingen 1 KALENDER DISTRICTSPLANNING, -BEGROTING EN -RAPPORTAGE DE SAMENSTELLING VAN HET DISTRICTSPLAN IMPLEMENTATIE WRO STAPPENPLAN SAMENSTELLING JAARPLANNEN T SAMENSTELLING JAARPLAN T SAMENSTELLING JAARPLAN T SAMENSTELLING JAARPLAN T MEERJAREN DISTRICTS STRATEGISCH ONTWIKKELINGSPLAN ALS BIJDRAGE AAN OP ( 5 JAREN CYCLUS) DE SAMENSTELLING VAN DE DISTRICTSBEGROTING AFSTEMMING OP MEERJAREN BELEIDSBEGROTING (MJBB) EN BESCHIKKING RICHTLIJNEN BEGROTINGS- EN FINANCIEEL BEHEER (BFB) STAPPEN OPSTELLING DISTRICTSBEGROTING Algemeen De samenstelling van begroting van de Apparaatskosten Regionaal Bestuur (S.B no. 58, art 8 lid 1a) Titel I: Detail Begroting Apparaatskosten van het district ( RO Medebewind per (sub)afdeling) Eerste RECAPITULATIE per afdeling Combinatiesheet Recap afdelingen en ressorten Begroting per Hoofdkostensoort per Subafdeling/Ressort Titel II: De begroting van de autonome taken van het district ( WRO art 47 t/m 50), Titel III: de medebewindtaken van RO ( SB 1991 no. 58 art 8 ), Titel IV: Begroting Medebewindtaken overige Ministeries (WRO art 1) Recap maatregelen op basis van de wetsartikelen De begroting van de Inkomsten Raming Inkomsten Begroting District: DE SAMENSTELLING VAN DE BESTEDINGSPLANNEN STAPPEN SAMENSTELLING BESTEDINGSPLAN De Apparaatskosten De Beleidsmaatregelen DE TUSSENTIJDSE FINANCIËLE RAPPORTAGES DE SAMENSTELLING VAN DE JAARRAPPORTAGE, INCLUSIEF DE JAARREKENING DE AFDELING DISTRICTS FINANCIEN EN PLANNING ( DFP DE PROCESSEN VAN DE ACTIVITEITEN HET DFP De ontvangsten Ad A Ontvangsten van RO/ Centrale overheid inzake titels I, II en III Ad B Ontvangsten waaronder belastingmiddelen, niet belasting middelen en overige ontvangsten Ad C Donormiddelen van eventuele nationale en internationale subsidies Het proces van de bestedingen en betalingen Het proces van de Besteding Bestedingen tussen SRD en SRD Het proces van Onderhandse aanbesteding Het proces van de Openbare Aanbestedingen ( AWS 1996) Kantoorvoorraadbeheer Het betalen van de vaste lasten ten laste van de apparaatskosten Het beheren van de kasmiddelen

5 Inleiding In dit handboek zullen de diverse activiteiten van de afdeling District Financiën en Planning (DFP) inzake de totale budget cyclus beschreven worden. De werkzaamheden van de DFP kunnen geknipt worden in de onderstaande clusters van activiteiten: 1 de samenstelling van het districtsplan te verdelen in een strategisch meerjaren districtsplan en een districtsjaarplan 2 de samenstelling van de districtsbegroting 3 de samenstelling van de bestedingsplannen 4 de tussentijdse financiële rapportage 5 de samenstelling van de jaarrapportage 6 processen van activiteiten op DFP Voor een volledig overzicht van de activiteiten van DFP wordt in dit Handboek ook de jaarkalender van de hele begrotingscyclus gepresenteerd en zal daarna per hoofdstuk de clusters van activiteiten worden besproken. Dit BFB-Handboek vervangt alle voorgaande versies. 5

6 1 Kalender Districtsplanning, -begroting en -rapportage De samenstelling van de districtsplannen, districtsbegroting en de financiële rapportage behoren tot de werkzaamheden van de afdeling DFP, waar de DA van het district leiding aan geeft. Alle werkzaamheden zullen dus ook onder de verantwoordelijkheid van de DA dienen te geschieden. In de uitvoering van haar werkzaamheden kan de DA geassisteerd worden door medewerkers van de DFP en ook door de DMTleden en haar respectievelijke medewerkers. Deze plandocumenten (ressortplannen, ressortbegroting, districtsplannen en districtsbegroting) moeten voldoen aan art. 1 van W.R.O. betreffende de beleidsopties van de diverse ministeries. Onderscheiden: Plan/begrotingsdocumenten MINRO betreffende autonome taken en medebewindstaken EN Plan/begrotingsdocumenten overige ministeries met uitsluitende medebewindstaken 6

7 Legenda: Jaar T = huidig fiscaal. Jaar T+1 = jaar waarvoor begroting wordt gemaakt. In jaar T wordt begroting voor jaar T+1 gemaakt. Maanden v/h jaar Ressortplan/Districtsplan Districtsbegroting Bestedingsplan OKT/ NOV (T-1) DEC DMT treft voorbereidingen voor de hoorzittingen van de diverse Ressorten voor de samenstelling van het jaarplan voor jaar T+1. Houdt het OP in de gaten en stemt af met relevante actoren. Alle districtsplannen moeten vallen binnen het Ontwikkelingsplan. Stemt daarom ook af met het (Centraal) Planbureau voor de samenstelling van het jaarplan. DA bereidt de begroting volgend fiscaal jaar voor. Maakt concept "begrotingsaanschrijving" en legt dat voor aan het DMT. DA treft voorbereiding voor bestedingsplan met bijbehorende liquiditeitsprognose voor het 1 e kwartaal van het jaar (t+1). Het een en ander op basis van het ingediend concept jaarbegroting van het komend fiscaal jaar (t+1) DA dient bestedingsplannen met bijbehorende liquiditeitsbegroting in bij DMT en werkt samen met de DC aan de finalisering van het document. Stemt ook af met de afdeling BFZ van het Ministerie van RO voor de finalisering van de autorisatie aanvraag door de Minister van Regionale Ontwikkeling. Tussentijdse Financiële Rapportage Maakt financiële rapportage 4 e kwartaal van het lopend fiscaal jaar (T-1). Conform beschikking "vaststelling richtlijnen voor "Begrotings- en Financieel Beheer der districten" moet aan het einde van ieder kwartaal een kwartaalverslag met een staat van gerealiseerde inkomsten en uitgaven worden opgemaakt. Jaar (financiële) rapportage 7

8 Maanden v/h jaar Ressortplan/Districtsplan Districtsbegroting Bestedingsplan JAN FEB Het Districtsbestuur, ondersteund door de DA met inzet van de Ressortraden houdt Ressort hoorzittingen (input hoorzittingen) om het jaarplan van het komend jaar (t+1) samen te stellen. Met ondersteuning van het Districtsbestuur stelt de RR het Ressortplan op Artikel 51 WRO: Uiterlijk eind februari dienen de RR s de Ressortplannen in bij de Districtsraad. DR moet erop toezien dat dit tijdig gebeurt. De DA ondersteunt het DB bij het opstellen van het Districtsplan op basis van de ingediende Ressortplannen, De RR s worden in kennis gesteld en kunnen de wens te kennen geven bij de behandeling aanwezig te zijn De DA (namens het Districtsbestuur) stuurt "begrotingsaanschrijving" naar alle afdelingshoofden en Hoofden van de Bestuurskantoren in de ressorten van het district. De DA namens het Districtsbestuur (DB) ondersteunt de RR s bij het opstellen van de Ressortbegrotingen op basis van de door de Ressorten bij de Districtsraad ingediende Ressortplan. De DA ondersteunt diensthoofden bij samenstelling van de afdelingsbegrotingen door de diverse subafdelingen voor wat betreft de begroting van de apparaatskosten van die subafdelingen. Planning en Begrotingscyclus rond en start uitvoering Jaarplan en Jaarbegroting Middelen eerste kwartaal van het nieuwe fiscaaljaar moeten ontvangen worden. Afdeling Thesaurie van Financiën, BFZ RO en DA staan in contact over de autorisatieaanvraag. Uiterlijk derde week van Januari moet de autorisatie zijn goedgekeurd en de middelen zijn overgemaakt naar de districtsrekening van het district. Voorbereiding bestedingsplan met bijbehorende liquiditeitsprognose voor het 2 e kwartaal van het jaar (t+1). Het een en ander op basis van het goedgekeurde jaarbegroting van het fiscaal jaar (t+1) Tussentijdse Financiële Rapportage Eveneens conform de eerder vermelde beschikking moet het kwartaal verslag 4 e kwartaal (afgelopen kwartaal) bij de Minister van Regionale Ontwikkeling en de Minister van Financiën en de Districtsraad van het betreffende district binnen een maand na verloop van het kwartaal ingediend worden (rapport 4 e kwartaal jaar T-1, dient uiterlijk 31 januari jaar T ingediend te worden) Jaar (financiële) rapportage Start activiteiten voor de jaarlijkse financiële rapportage van jaar T-1. Deze regeling vindt haar oorsprong in de beschikking Begrotings- en financieel beheer der districten. Finaliseert de jaarrapportage over de financiële verrichtingen van het afgelopen fiscaal jaar (T-1) Legt de finale jaarrekening voor aan de Districtsraad. Deze wordt per districtsverordening goedgekeurd. 8

9 Maanden v/h jaar Ressortplan/Districtsplan Districtsbegroting Bestedingsplan DA/DB stemt concept districtsjaarplan op (eventueel op DSOP) en OP en op werkvloer niveau af met het Planbureau. Afdeling OPM van RO stemt ook af met Planbureau. MRT APR Artikel 52: Districtsraad stelt met ondersteuning van het DB (DA) het Districtsplan (van het volgend jaar) op, passende binnen het kader van het Ontwikkelingsplan (OP) en uiterlijk eind Maart moet zij dit aanbieden aan Minister RO. Minister RO dient districtsplan in bij de Minister van Financiën voor de inbedding van het districtsplan in het Nationale Jaarplan van het komend fiscaal jaar (t+1) Aanbieden van de ressortbegroting voor goedkeuring bij de DR Opstellen van de districtsbegroting op basis van het districtsplan die is ingediend bij de Minister van Regionale Ontwikkeling, de door de Ressortraden ingediende ressortbegrotingen en de door de subafdelingen ingediende begrotingen voor de apparaatskosten. Dient bestedingsplan en bijbehorende liquiditeitsbegroting (2 e kwartaal) in bij DMT en werkt samen met de DC aan de finalisering van het document. Stemt ook af met de afdeling BFZ van het Ministerie van RO voor de finalisering van de autorisatie aanvraag door de Minister van Regionale Ontwikkeling. Ontvangen Middelen tweede kwartaal van het fiscaaljaar (t+1). Afdeling Thesaurie van Financiën, BFZ RO en DA staan in contact m.b.t. de autorisatieaanvraag. Uiterlijk derde week van januari moet de autorisatie zijn goedgekeurd en de middelen zijn overgemaakt naar de districtsrekening van het district (Districtsfonds). Tussentijdse Financiële Rapportage Maakt financiële rapportage 1e kwartaal van het lopend fiscaal jaar (t+1). Conform beschikking "vaststelling richtlijnen voor "begrotings en financieel beheer der districten" moet aan het einde van ieder kwartaal een kwartaalverslag met een staat van gerealiseerde inkomsten en uitgaven worden opgemaakt. Eveneens conform de eerder vermelde beschikking moet het kwartaal verslag 1e kwartaal (afgelopen kwartaal) bij de Minister van Regionale Ontwikkeling en de Minister van Financiën en de Districtsraad van het betreffende district binnen een maand na verloop van het kwartaal ingediend worden.. Jaar (financiële) rapportage Uiterlijk laatste week van februari moet de jaarrekening van het district ingediend worden bij het Ministerie van Regionale Ontwikkeling. Hierdoor zal de afdeling BFZ van Regionale Ontwikkeling de ruimte hebben om de jaarrekening van de districten te incorporeren in haar eigen jaarrekening van het afgelopen fiscaal jaar aan het Ministerie van Financiën. Het Ministerie van Financiën moet uiterlijk 1 maart de jaarrekening van de totale jaarbegroting indienen bij de CLAD. 9

10 Maanden v/h jaar Ressortplan/Districtsplan Districtsbegroting Bestedingsplan DA dient Ontwerpdistrictsbegroting in bij het DB en vervolgens bij de Districtsraad. Alvorens de Districtsbegroting goed te keuren houdt de DR een Hoorzittingen zoals voorgeschreven in art. 5 van de Interimregeling. Bij het voorbereiden en het houden van de hoorzittingen wordt de DR bijgestaan door de DA en de overige structuren, zoals de RR s, BP-cie, BIC. MEI laatste week mei: Vervolgens gaat de DR over tot de definitieve opstelling van de districtsbegroting. en indienen van de districtsbegroting bij Minister RO. JUN Ultimo mei dient de Minister van RO districtsbegroting in bij de Minister van Financiën. (art.56 WRO) Minister Financiën stuurt concept districtsbegroting naar de diverse vakministeries Voorbereiding bestedingsplan met bijbehorende liquiditeitsprognose voor het 3 e kwartaal van het jaar (t+1). Het een en ander op basis van het goedgekeurde jaarbegroting van het fiscaal jaar (t+1) Dient bestedingsplan en bijbehorende liquiditeitsbegroting (3 e kwartaal) in bij DMT en werkt samen met de DC aan de finalisering van het document. Stemt ook af met de afdeling BFZ van het Ministerie van RO voor de finalisering van de autorisatie aanvraag door de Minister van Regionale Ontwikkeling. Tussentijdse Financiële Rapportage Maakt financiële rapportage 2 e kwartaal van het lopend fiscaal jaar (t+1). Conform beschikking "vaststelling richtlijnen voor "begrotings- en financieel beheer der districten" moet aan het einde van ieder kwartaal een kwartaalverslag met een staat van gerealiseerde inkomsten en uitgaven worden opgemaakt. Jaar (financiële) rapportage 10

11 Maanden v/h jaar Ressortplan/Districtsplan Districtsbegroting Bestedingsplan Directeur Fin., houdt contact met de diverse vakministeries (op ambtelijk niveau) voor inbedding van de districtsbegroting in de respectievelijke ministeriële begroting. JUL AUG DA ondersteunt Min RO in de behandeling en onderhandeling met vakministers voor inbedding van de districtsbegroting in de respectievelijke ministeriële begrotingen. Ontvangen Middelen derde kwartaal van het fiscaaljaar (t+1). Afdeling Thesaurie van Financiën, BFZ RO en DA staan in contact over de autorisatieaanvraag. Uiterlijk derde week van Januari moet de autorisatie zijn goedgekeurd en de middelen zijn overgemaakt naar de districtsrekening van het district. Tussentijdse Financiële Rapportage Eveneens conform de eerder vermelde beschikking moet het kwartaal verslag 2 e kwartaal (afgelopen kwartaal) bij de Minister van Regionale Ontwikkeling en de Minister van Financiën en de Districtsraad van het betreffende district binnen een maand na verloop van het kwartaal ingediend worden.. Jaar (financiële) rapportage DA en/of hoofd BFZ van MIN RO ondersteunen de Minister RO bij de behandeling en onderhandeling met de Minister van Financiën voor de in de respectievelijke vakministeries ingebedde districtsbegroting. Voorbereiding bestedingsplan met bijbehorende liquiditeitsprognose voor het 4 e kwartaal van het jaar (t+1). Het een en ander op basis van het goedgekeurde jaarbegroting van het fiscaal jaar (t+1) Maakt financiële rapportage 3 e kwartaal van het lopend fiscaal jaar (t+1). Conform beschikking "vaststelling richtlijnen voor "begrotings- en financieel beheer der districten" moet aan het einde van ieder kwartaal een kwartaalverslag met een staat van gerealiseerde inkomsten en uitgaven worden opgemaakt. 11

12 Maanden v/h jaar Ressortplan/Districtsplan Districtsbegroting Bestedingsplan SEP Dient bestedingsplan en bijbehorende liquiditeitsbegroting (4 e kwartaal) in bij DMT en werkt samen met de DC aan de finalisering van het document. Stemt ook af met de afdeling BFZ van het Ministerie van RO voor de finalisering van de autorisatie aanvraag door de Minister van Regionale Ontwikkeling.. OKT Ontvangen Middelen vierde kwartaal van het fiscaaljaar (t+1). Oktober - December: Afdeling Thesaurie van Financiën, DMT van het district maakt Bijwoning DC s bij indiening BFZ RO en DA staan in contact fasering van de uitvoering staatsbegroting door de over de autorisatieaanvraag. van het Jaarplan, zodat de President in DNA. Uiterlijk derde week van Januari DA het bestedingsplan voor moet de autorisatie zijn het eerste kwartaal van het goedgekeurd en de middelen zijn komend jaar (t+2) kan Oktober - December : overgemaakt naar de voorbereiden. Behandeling staatsbegroting districtsrekening van het district. NOV Start Evaluatieproces van de realisatie van het Jaarplan van het lopend en bijna afgelopen fiscaal jaar (t+1). Evaluatierapport wordt meegenomen als verantwoording in de hoorzittingen van de ressortraden voor de samenstelling van het jaarplan van het komend fiscaaljaar (t+2). Voorbereiding bestedingsplan met bijbehorende liquiditeitsprognose voor het 1e kwartaal van het jaar (t+2). Het een en ander op basis van het ingediend concept jaarbegroting van het komend fiscaal jaar (t+2) Tussentijdse Financiële Rapportage Jaar (financiële) rapportage 12

13 Maanden v/h jaar Ressortplan/Districtsplan Districtsbegroting Bestedingsplan DEC DMT treft voorbereidingen voor de hoorzittingen van de diverse Ressorten voor de samenstelling van het jaarplan voor het komend jaar (t+2). Houdt het OP in de gaten en stemt af met relevante actoren. Ministeries geven overzicht van de realisatie van de begroting over het lopend jaar via hun leden van DB ter info aan de burgers tijdens de hoorzittingen. Bereid de Begroting voor volgend fiscaaljaar (t+2). Maakt concept "begrotingsaanschrijving" en legt dat voor aan de DMT. Dient liquiditeitsbegroting in bij DMT en werkt samen met de DC aan de finalisering van het document. Stemt ook af met de afdeling BFZ van het Ministerie van RO voor de finalisering van de autorisatie aanvraag door de Minister van Regionale Ontwikkeling. Tussentijdse Financiële Rapportage Maakt financiële rapportage 4 e kwartaal van het lopend fiscaal jaar (t+1). Conform beschikking "vaststelling richtlijnen voor "begrotings- en financieel beheer der districten" moet aan het einde van ieder kwartaal een kwartaalverslag met een staat van gerealiseerde inkomsten en uitgaven worden opgemaakt. Jaar (financiële) rapportage Min v. Binnenlandse Zaken en/of Minister Financiën geeft exemplaren goedgekeurde begroting van alle vakministeries via de Minister van RO aan de DB's van de districten als basis document bij het samenstellen van de kwartaalbestedingsplannen. Als begroting nog niet is goedgekeurd, moet de bestedingsplan gecorrigeerd worden tot maximaal het niveau van de begroting van vorig jaar. Op basis hiervan moet de gecorrigeerde bestedingsplan dienen als basis voor de autorisatieaanvraag voor het bestedingsplan van het 1e kwartaal van het jaar. 13

14 Maanden v/h jaar Ressortplan/Districtsplan Districtsbegroting Bestedingsplan Ontvangen Middelen eerste kwartaal van het nieuwe fiscaaljaar (t+2). Afdeling Thesaurie van Financiën, BFZ RO en DA staan in contact over de autorisatieaanvraag. Uiterlijk derde week van Januari moet de autorisatie zijn goedgekeurd en de middelen zijn overgemaakt naar de districtsrekening van het district. Tussentijdse Financiële Rapportage Jaar (financiële) rapportage JAN (T+2) Houdt Ressorthoorzittingen (input hoorzittingen) om het jaarplan van het komend jaar (t+2) samen te stellen. Stuurt "begrotingsaanschrijving" naar alle afdelingshoofden en ressort Coördinatoren van het district. Planning- en Begrotingscyclus rond en start uitvoering Jaarplan en Jaarbegroting Middelen eerste kwartaal van het nieuwe fiscaaljaar moeten ontvangen worden. Afdeling Thesaurie van Financiën, BFZ RO en DA staan in contact over de autorisatieaanvraag. Uiterlijk derde week van Januari moet de autorisatie zijn goedgekeurd en de middelen zijn overgemaakt naar de districtsrekening van het district. Eveneens conform de eerder vermelde beschikking moet het kwartaal verslag 4 e kwartaal (afgelopen kwartaal T+1) bij de Minister van Regionale Ontwikkeling en de Minister van Financiën en de Districtsraad van het betreffende district binnen een maand na verloop van het kwartaal ingediend worden.. Start activiteiten voor de jaarlijkse financiële rapportage van jaar T. Deze regeling vindt haar oorsprong in de beschikking Begrotings- en financieel beheer der districten. 14

15 2 De samenstelling van het districtsplan De Wet Regionale Organen (WRO) schrijft in de artikelen 51 en 52 nadrukkelijk voor dat de districtsplanning binnen het kader van de Nationale Planning moet geschieden en dat de basis van het districtsplan terug te vinden moet zijn in de planning van de diverse ressortplannen, die door de respectievelijke ressortraden moet zijn goedgekeurd en bekrachtigd. Conform de WRO moeten de activiteiten inzake de samenstelling van de Jaarplannen, de Districtsbegroting en de Rapportage omtrent de wijze van samenstelling van deze overzichten gedurende de periode januari tot en met mei van het jaar geschieden. Voor wat betreft de samenstelling van het districtsplan staat het volgende in de WRO: Legenda: Jaar T = huidig fiscaal. Jaar T+1 = jaar waarvoor begroting wordt gemaakt. In jaar T wordt begroting voor jaar T+1 gemaakt Maanden v/h jaar Januari Districtsplan Rapportage aan MRO Februari Artikel 51: Ressortraden stellen Ressortplannen op voor het komend jaar (T+1). Uiterlijk eind februari aanbieden aan DR. Bij het opstellen van het Districtsplan, zoveel mogelijk rekening houden met de ingediende Ressortplannen. Maart Artikel 15, lid 2: Uiterlijk eind Maart: verslag van vorig jaar aanbieden aan de Minister (RO), Staatsraad en DNA. Het verslag betreft de wijze waarop inspraak van de Ressortraden is gegeven in de samenstelling van de districtsplannen. Maart Artikel 52: Districtsraad stelt het Districtsplan T+1, passende binnen het kader van het Nationaal Ontwikkelingsplan (OP) (OP) en Uiterlijk eind Maart wordt het aangeboden aan Minister van Regionale Ontwikkeling. Maanden v/h jaar Districtsplan Toelichting 53 t/m 56 WRO: art 54 lid 2: melding van de Regionalisering; Min Fin bepaalt richtlijnen samenstelling begroting. De geest van deze wet is de gemakkelijke inbedding van de districtsbegroting in de Staatsbegroting. Artikel 5 Interimregeling. Rapportage aan MRO 15

16 De DR houdt hoorzittingen alvorens de Districtsbegroting goed te keuren. Voor de implementatie van deze voorschriften, gezien de stand van zaken in het kader van het decentralisatieproces en de voorbereidingen ter verdere implementatie van dit proces in alle districten, zal een 2-sporen beleid gevoerd moeten worden met name: 1. de samenstelling van het districtsplan op basis van de huidige OP en 2. de voorbereiding van de samenstelling van de bijdrage aan het komende OP en District strategisch ontwikkelingsplan(dsop) 2.1 Implementatie WRO - In het districtsplan worden alleen zaken met betrekking tot de sociaal-economische ontwikkeling van het district voorzien ( WRO Art 1 lid 2) hierin zijn opgenomen: Natuurlijke milieu en woon- en leefklimaat Civieltechnische infrastructuur Agrarische en industriële ontwikkelingen Nutsbedrijven Onderwijs, cultuur en sport Medische en sociale zorg Ander, bij staatsbesluit aan te geven onderwerpen In overleg met het Districtsbestuur zullen deze plannen begroot worden in de begroting van het desbetreffende ministerie, rekening houdende met de duur van de projecten ( jaarbegroting en/of meerjarenbegroting) - De districtsplan dient te passen binnen het kader van het nationale meerjaren Ontwikkelingsprogramma (OP) dat bij wet is vastgesteld door De Nationale Assemblee.( WRO art 52 lid 2) - In het lopend jaar (T) is met de samenstelling van districtsplannen voor het begrotingsjaar (T+1) een aanvang gemaakt met de hoorzittingen tijdens openbare vergaderingen per ressort - het districtsplan en de districtsbegroting zijn door de Districtsraad opgesteld. (WRO art 52 lid 1 en WRO art 54 lid1) - het districtsplan en de districtsbegroting zijn evenwel niet per districtsverordening vastgesteld, maar wel door de respectievelijke districtsraden bekrachtigd in deze interim-fase. - zowel het districtsplan als de districtsbegroting kunnen vooralsnog nog niet gerekend worden tot een plan en een begroting van de totale districtshuishouding.(de medebewindstaken, collectieve diensten en centrale taken zijn niet in het district opgenomen en staan op de begroting van desbetreffende ministerie) - slechts de in de WRO genoemde autonome taken, die via de begroting van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling zijn gedelegeerd aan de districten zijn volledig opgenomen in het districtsplan en de districtsbegroting. (WRO art 47 t/m 50) 16

17 - wordt de WRO (artikelen 52 t/m 56) nageleefd, dan moet er sprake zijn van een regionale presentatie van de begroting van elk der ministeries van de centrale begroting. - bij de implementatie van het beleid kan dan tussen de respectievelijke ministeries en de respectievelijke districten afspraken gemaakt worden over de wijze van uitvoering en de inbreng dan wel de inzet van de districten. (In dit geval kan er een contract opgesteld worden tussen het district en de ministerie, waarin de wijze van inbreng en rapportage wordt vastgesteld.) - Dit hoofdstuk zal beperkt blijven tot de samenstelling van het districtsplan en in het verlengde hiervan zal in onderstaande schema eerst de werkzaamheden voor de samenstelling van de districtsplannen T+1 dat in het lopend jaar T worden beschreven. - Hierna zal een handreiking worden gegeven voor de samenstelling van de districtsplannen voor de komende 5 jaren, zijnde de periode van het volgende OP. Hierbij kan een echte meerjaren Districts Strategisch Ontwikkelings Plan (DSOP) samengesteld worden. 2.2 Stappenplan Samenstelling jaarplannen T+1 De werkzaamheden in het kader van de samenstelling van het Districtsplan behoort tot de taakstelling van de DFP. Het proces is echter een teamwork dat door het totale DMT (Districts Management Team) gedragen en mede uitgevoerd moet worden. Hieronder worden de stappen aangegeven, die door de DFP gecoördineerd moeten worden, maar waarvan de streefdata van realisatie en de werkvloer-verantwoordelijke in een DMT vergadering moet worden beslist. De DC blijft de eindverantwoordelijke voor alle werkzaamheden op het Commissariaat, dus ook voor het Districtsplan. 2.3 Samenstelling Jaarplan T+1 Stap 1 Regionaliseer huidige OP In het bestaande OP zijn de activiteitenmatrices per activiteit, per subsector alsook per OP-doelen aangegeven. Achter elke activiteit is aangegeven welk ministerie verantwoordelijk is voor de uitvoering van dit doel. De districten moeten/kunnen aangeven in welke mate deze activiteiten relevant zijn voor hun district De districten moeten/kunnen aangeven welke concrete handelingen verricht moeten worden ter realisering van deze activiteiten Stap 2 Evalueer de uitvoering gedurende de voorgaande jaren T-1, T-2 etc en wat reeds gepland is voor het lopend jaar T De districten moeten/kunnen aangeven in hoeverre in dit kader reeds iets is gedaan in hun districten/ressorten. Concreet betekent dit, dat moet worden aangegeven wat reeds is gerealiseerd in dit kader. 17

18 Maak hiervoor ook gebruik van de realisaties van de beleidsmaatregelen van de respectievelijke ministeries. De districten moeten/kunnen aangeven wat alsnog gedaan moet worden ter volledige realisering van deze activiteit en ter realisering van het in het OP gestelde doel. Stap 3 Evalueer de hoorzittingen van het afgelopen jaar T-1 ten behoeve van de districtsplannen voor T Sorteer de wensen/noden van de hoorzittingen naar de doelstelling van het huidig OP. (zie resultaat uit stap1) Stap 4 Evalueer de stappen 1 tot en met 3 Maak een matrix per activiteit met de resultaten van de stappen 1 tot en met 3 Voorbeeld van een matrix voor een district is alsvolgt: Activiteit Act 1 Concreet act 1 Concreet act 1 Etc. Act 2 Concreet act 2 Concreet act 2 Concreet act 2 Etc. Act 3 Etc.... Matrix voor district... Huidige Beleids- DSOP/ maatregel OP T-2 Beleidsmaatregel T-1 Beleidsmaatregel T (1) (2) (3) (4) (5) Hoorzitting T-1 Gerealiseerd (geef aan welk kolom is gerealiseerd) Stap 5 Maak evaluatie rapport per ressort Evaluatierapport per ressort gebruiken tijdens de hoorzittingen om verantwoording af te leggen. Vervolg dan wel nieuwe maatregelen/activiteiten voor te bereiden. Te maken matrix is idem in stap 4. Stap 6 Maak op basis van stap 5 de ressortplannen voor T+1, T+2, T+3 18

19 Stap 7 Maak jaarplan district voor T+1 Maakt een recapitulatie naar soort activiteit (dus sorteer op soort activiteit) Geef daarbij aan welk ressort welke mate van prioriteit geniet. Te denken valt aan: welke maatregel heeft in welk ressort de grootste spin-off. waarmee wordt het grootste deel van de bevolking geholpen etc. Sorteer de activiteiten naar (sub)sector Geef hiermee de regionale ontwikkeling van de (sub)sector in het district aan. Stap 8 Maak een verslag van de werkwijze van de samenstelling van het plan en ook van de wijze waarop de RR-leden en de DR-leden inspraak hebben gehad bij de samenstelling van het districtsplan T Samenstelling Jaarplan T +2 Stap 9 Herhaal stappen 3 tot en met 7. Nu aangevuld met de realisaties van T en met de van de hoorzittingen van T t.b.v. het districtsplan van T+1 Stap 10 Maak een verslag van de werkwijze van de samenstelling van het plan en ook van de wijze waarop de RR-leden en de DR-leden inspraak hebben gehad bij de samenstelling van het districtsplan T Samenstelling Jaarplan T+3 Stap 11 Herhaal stappen 3 tot en met 7. Nu aangevuld met de realisaties van T+1 en met de van de hoorzittingen van T+1 t.b.v. het districtsplan van T+2 Stap 12 Maak een verslag van de werkwijze van de samenstelling van het plan en ook van de wijze waarop de RR-leden en de DR-leden inspraak hebben gehad bij de samenstelling van het districtsplan T+3. 19

20 2.6 Meerjaren Districts Strategisch Ontwikkelingsplan als Bijdrage aan OP ( 5 jaren cyclus) Het meerjaren Districts Strategisch Ontwikkelingsplan (DSOP) zal in het nationale Ontwikkelingsplan (OP) geïntegreerd moeten worden. Indachtig het gestelde in de WRO (artikel 52) zal een aanvang moet worden gemaakt met de voorbereidingen voor de samenstelling van het DSOP. Hieronder wordt een stappenplan voor de voorbereidingen gegeven. Stappenplan Voorbereidingen: Stap 1 Start met deze voorbereidingen twee jaar voordat lopende DSOP afloopt, ter anticipering op nationale OP. Stap 2 Neem contact op met het OP coördinatieteam van SPS (Stichting Planbureau Suriname) en vraag naar een contact persoon. Stap 3 Consulteer externe deskundigheid voor het opzetten van de discussie over de strategische Koers en Ontwikkeling van het District. Mogelijke te beantwoorden vragen: waar wil het district zijn in het laatste jaar van het OP? welke sectoren kunnen in het district het best ontwikkeld worden? welk niveau van welvaart en welzijn wil het district hebben bereikt in het laatste jaar van de OP? hoe kan dat bereikt worden? Stap 4 Formuleer het DSOP als bijdrage aan het Nationale OP. Stap 5 DSOP aanbieden aan coördinatieteam OP om deze in te brengen in het OP. 20

21 3 De samenstelling van de Districtsbegroting De grondwet regelt in de artikel 156 dat de Minister van Regionale Ontwikkeling de districtsbegroting moet voorleggen aan de Minister van Financiën en dit wordt ook in de WRO aangehaald in artikel 56. Verder regelt de WRO de samenstelling van de districtsbegroting in de artikelen 53 en 54. In de artikelen 53 en 54 geeft de WRO nadrukkelijk aan dat de districtsbegroting gebaseerd moet zijn op de districtsplannen en dat de districtsplannen gemaakt moeten worden op basis van afstemmingsbesprekingen (zijnde de hoorzittingen) met de ressorten. Dit suggereert dat er sprake moet zijn van een actieve rol van de lokale bevolking per ressort. Het gaat in deze dus ook om een begrotingsvorm waarbij programma s door de lokale bevolking, te weten door het instituut van de Districtsraad moet worden geaccordeerd en bekrachtigd per districtsverordening. Voor wat de samenstelling van de districtsbegroting betreft staat het volgende in de WRO: Legenda: Jaar T = huidig fiscaal. Jaar T+1 = jaar waarvoor begroting wordt gemaakt. In jaar T wordt de begroting voor jaar T+1 gemaakt Maanden v/h jaar Districtsbegroting Rapportage aan MRO Maart Artikel 15, lid 2: Uiterlijk eind maart: verslag van vorig jaar aanbieden aan de Minister (RO), Staatsraad en DNA. Het verslag betreft de wijze waarop inspraak van de Ressortraden is gegeven in de samenstelling van de districtsplannen. April Artikel 53: De Ressortraden stellen een begroting jaar T+1 van de INkomsten en UITgaven van het Ressort op. Uiterlijk eind april inleveren bij de DR. Ressortbegrotingen conform Richtlijnen DR. Ook de IR geeft artikel 5 aan dat de burgers gehoord moeten worden: De DR moet alvorens de Districtsbegroting goed te keuren de burgers in overleg met de RR s tijdens openbare hoorzittingen horen Mei Artikel 54: De Districtsraad stelt de districtsbegroting jaar T+1 van de INkomsten en UITgaven van het district Ressort vast. Uiterlijk Eind Mei inleveren bij de Minister. Begroting moet conform de Richtlijnen Minister Financiën zijn samengesteld. Deze richtlijnen staan vast in de beschikking Richtlijnen BFB 21

22 Maanden v/h jaar Districtsbegroting Rapportage aan MRO Artikel 56: Conform artikel 156 Grondwet: moet Minister van Regionale Ontwikkeling de districtsbegroting voorleggen aan de Minister van Financiën. Toelichting artikel 56: Alvorens het opmaken van de Nationale Jaarbegroting moeten de districtsbegrotingen verwerkt worden in deze Jaarbegroting (lees Centrale landsbegroting). Opmerking: Het komt vaak voor dat de ingediende jaar begroting voor een deel wordt goedgekeurd. In dit geval dient het District een verdeling te maken van het goedgekeurd bedrag aan de hand van welke zaken prioriteit hebben. Let op dat er alleen geen nieuwe zaken toegevoegd mogen worden ten opzichte van de oorspronkelijk ingediende begroting. Deze aangepaste begroting wordt ter goedkeuring aangeboden aan de DR. Hiermee komt de definitieve begroting tot stand waar het district in het begrotingsjaar mee zal werken. 3.1 Afstemming op MeerJaren BeleidsBegroting (MJBB) en Beschikking Richtlijnen Begrotings- en Financieel Beheer (BFB). Aangezien de districtsbegroting in de nationale begroting geïncorporeerd moet worden, betekent zulks, ook voor de districtsbegroting de regels van de MJBB van toepassing zijn. In eerste instantie betekent dit dat de districten ook een meerjaren uitkijk op de begroting moet geven. 3.2 Stappen opstelling districtsbegroting Algemeen De richtlijnen voor de Financiële administratie van een district zijn vervat in de Bijlage van de beschikking van de Ministers van Regionale Ontwikkeling en Financiën, zijnde richtlijnen aan het directoraat financiën voor het beheer van het districtsfonds, voor de inrichting van de districtsbegroting en voor de certificatie der districten. (S.B no.134, Richtlijnen begrotings- en financieel beheer der districten) Conform deze richtlijnen moet de verantwoording zodanig ingericht zijn dat: 22

23 1. Uitgegeven en ontvangen gelden in overeenstemming zijn met de ingediende ramingen van het desbetreffende district ingebed in de begroting van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling van de districtsinkomsten en uitgaven, zowel categorisch als functioneel weergegeven worden; 2. Regels en procedures voor verantwoording zullen worden vastgelegd in het Handboek Begroting en Financieel Beheer, dat door het Ministerie van Financiën zal worden beoordeeld alvorens goed te keuren; 3. Ontvangsten en uitgaven worden geadministreerd en geclassificeerd op basis van dezelfde categorieën van de begrotingsclassificatie van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling 1. In de richtlijnen wordt ook aangegeven hoe de Financiële Verslaggeving van het district moet geschieden, te weten: 1 De Districts-Administrateur zal aan het einde van ieder kwartaal een kwartaalverslag met een staat van gerealiseerde inkomsten en uitgaven opmaken. Verder zal het overzicht ook een verklaring geven voor de verschillen in de begrote en de gerealiseerde inkomsten en uitgaven (op basis van identieke classificatie), tevens zal in het kwartaalverslag de stand van de kas en de bankrekening worden aangegeven; 2 Elk kwartaalverslag zal een openbaar document zijn en zal binnen een maand volgende op het afgelopen kwartaal door de Districtscommissaris worden verzonden naar de Ministers van Financiën, Regionale Ontwikkeling, het Hoofd van de afdeling Begrotings- en Financiële Zaken van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling en de Districtsraad van het betreffende district; 3 Het Hoofd van de Begrotings- en Financiële Zaken van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling (BFZ) voegt de verantwoording van de Districtscommissaris in de verantwoording van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling en zendt deze naar Centrale Begrotingsboekhouding (CBB) van het Ministerie van Financiën. De Instructie Begrotingsadministratie en Verantwoording van de centrale overheidsadministratie welke door de afdeling CBB wordt beheerd en gemonitord zijn hierbij van toepassing; 4 Aan het einde van een begrotingsjaar zal er door de Districts-Administrateur een jaarrekening worden opgemaakt. De jaarrekening bestaat uit een rekening van ontvangsten en uitgaven met de toelichting bij de posten. De rekening van ontvangsten en uitgaven wordt vervaardigd volgens een voorgeschreven model. De Richtlijnen zijn bedoeld om de districten te instrueren en te begeleiden bij het voorbereiden, opmaken, uitvoeren en controleren van de financiële activiteiten, die aan hen worden toebedeeld. Deze Richtlijnen dienen mede als voorwaarde voor het decentraliseren 1 Met dit artikel wordt bedoeld de begrotingsclassificatie welke wordt gebruikt voor het inbedden van de districtsbegroting in de begroting van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling en eventueel in dat van een ander Ministerie, indien reeds bij de opmaak van de begroting van het betreffende Ministerie tussen het Ministerie en het district is overeengekomen dat de uitvoering van het beleidsmaatregel zal worden gedelegeerd aan het district. Hier wordt NIET gesproken over de interne financiële administratie en de daarbij behorende grootboek rekeningstelsel van het district. 23

24 van financiële bevoegdheden, ingevolge de Interimregeling Financiële Decentralisatie (S.B no. 33) en de daaruit voortvloeiende regelingen. De decentralisatie van inkomsten en uitgaven worden uitgevoerd in twee fasen, t.w. de interimfase en de permanente fase. Dit handboek is gebaseerd op de interim-regeling waardoor het ook een interim karakter heeft. In de fase van de interim financiële decentralisatie vindt de overgang plaats van de huidige financiële situatie naar een situatie waarin de districten gefaseerde financiële autonomie krijgen. In de interim fase beschikken de districten nog niet over een volledig autonoom begrotings- en financieel systeem, bestaande uit een begroting, verantwoording, inkoop, kasbeheer, financiële rapportage, interne - en externe controle. Deze Richtlijnen dienen dan ook ter overbrugging van de interim fase. De Richtlijnen zijn ook opgesteld met het doel te garanderen dat de districtsinkomsten en - uitgaven, die in de Districtsbegroting worden opgenomen, in overeenstemming zijn met de inkomsten en uitgaven die door de Districtsraad zijn opgesteld en met inachtneming van de bepalingen in de Wet Regionale Organen (S.B no. 44, zoals laatstelijk gewijzigd bij S.B no. 28) zijn goedgekeurd. Voorts dienen deze Richtlijnen er zorg voor te dragen dat de verantwoording van de aanwending van middelen reeds in de interim fase plaatsvindt. De begroting is in de interim fase onderhevig aan de procedure, zoals bepaald in de Wet Regionale Organen (S.B no. 44, zoals laatstelijk gewijzigd bij S.B no. 28). De inrichting vindt plaats volgens de Richtlijnen van de Ministers van Regionale Ontwikkeling en Financiën, wel kan de Districtsraad daarbij voorschriften geven aan het Districtsbestuur met betrekking het voeren van het begroting -en financieel beleid. Regel 1: Classificatie begroting De districtsbegroting, die betrekking heeft op de staatsbegroting 2 van de centrale overheid en de daaraan gerelateerde verantwoording en verslaggeving zullen worden geclassificeerd in overeenstemming met de begrotingsclassificatie die op de districten van toepassing is. 2 Deze zijn de medebewindbegrotingen vanuit de districten, als een aparte hoofdstuk van de Districtsbegroting, dat ingebed wordt in de begrotingen van de diverse ministeries. Wil niet zeggen dat de districtsbegroting volgens de comptabiliteitswet moet worden ingericht. Daarvoor gelden de WRO-bepalingen en de Interimregeling. Slechts in gevallen van medebewind volgt het district de classificatie, zoals de ministeriële begrotingen aangeven. DR-begroting wordt ingericht volgens de richtlijnen van de Minister van Financien en RO. (art. 54 lid 2). De RR-begroting volgens richtlijnen van de DR (art. 53 lid 2). De begroting is in de interim fase onderhevig aan de procedure, zoals bepaald in de Wet Regionale Organen (S.B no. 44, zoals laatstelijk gewijzigd bij S.B no. 28). De inrichting vindt plaats volgens de voorschriften van de Districtsraad met in inachtneming van de Richtlijnen van de Minister van Financiën. De voorschriften van de Districtsraad zijn geregeld in het Handboek voor de Begroting en het Financieel Beheer van het district, afgekort het BFB handboek, als vermeld in de Nota van Toelichting, behorende bij de Verordening Districtsfonds (S.B. 2005, no. 87 t/m 91).In de permanente fase zal slechts het 24

25 De districtsbegroting wordt opgesplitst in 4 hoofdstukken namelijk: 1. Autonome taken 2. Apparaatskosten 3. RO -medebewind 4. Medebewind overige ministeries Regel 2: Looptijd begroting Het begrotingsjaar beslaat de periode lopend van 1 januari tot en met 31 december Regel 3: Raming Inkomsten De eigen inkomsten van het district zijn primair bedoeld ter bestrijding van de kosten van autonome taken ( WRO art 47 t/m 50). In het geval dat de eigen inkomsten van het district niet toereikend zijn voor het dragen van de volledige kosten, wordt dit tekort gedekt door het Ministerie van Regionale Ontwikkeling. Het ministerie zal dit bedrag ook moeten opnemen in haar begroting. De inkomsten voor het district kunnen onderverdeeld worden in: WRO- middelen ( WRO art 40 lid2) Bestemmingsheffingen ( nog geen SB) Verbeurd verklaarde goederen ( nog geen SB) Geldboete ( nog geen SB) Overige bij staatsbesluit Donaties en Subsidies ( SB 2012 No.135) De ontvangen donaties worden direct verbonden voor het financieren van projecten met betrekking tot het rehabiliteren en onderhouden van de secundaire en tertiaire zandwegen in de districten, alsook het financieren van de DSOP programma s. (het betreft hier om autonome taken) Interimregeling Financiële Decentralisatie Art 4 Inkomsten de districten lid 1a t/m 1j. Deze inkomsten worden ingedeeld in Belastingen en Niet Belastingmiddelen (NBM) Overige inkomsten In de praktijk komt het voor dat er inkomsten in het districtsfonds gestort worden zonder dat daar een staatsbesluit hiervoor is. Deze inkomsten dienen onder de post overig inkomsten geregistreerd te worden. Het district dient bij te houden voor welke diensten deze inkomstem ontvangen zijn (kostendekkend) Bijvoorbeeld: ontvangt men huurgelden van een gebouw, dan zal dit bedrag ten gunste van het onderhoud van het gebouw geboekt worden. bedrag bestemd voor de intergouvernementele overmakingen vanuit het Ministerie van Regionale Ontwikkeling op de reguliere begroting van het voormelde Ministerie door De Nationale Assemblee mede worden goedgekeurd. Dus, wat BFB-Handboek bepaalt in het verlengde van de richtlijnen, dat geldt (geen comptabiliteitswet!!!!!) 25

26 Regel 4: Raming Uitgaven De raming van de uitgaven wordt op district niveau onderverdeeld in: Titel I: Apparaatskosten van het district. Het apparaat dat in het district bevindt is eigendom van Ministerie van R.O.. Alle kosten om het apparaat draaiende te houden worden door MINRO gefinancierd. (zie SB 1991 No. 58 art 8 lid1a) Titel II: Autonome Taken De autonome taken zijn geregeld in WRO art 47 t/m 50. Alle kosten met betrekking tot deze artikelen worden gecategoriseerd als zijnde autonome taken. Belangrijk is om bij te houden welke kosten vallen onder welk artikel Titel III: RO Medebewindstaken Medebewindstaken van RO, ambtshalve en conform de wettelijke regelingen. Deze taken zijn te vinden in SB 2010 no.174 ( Besluit Taakomschrijving Departementen ). Zorg voor: - het toezicht op het beheer van staatslogeergebouwen - de vuil- en reinigingsdiensten in geheel Suriname m.u.v. district Paramaribo - alle secundaire en tertiaire civieltechnische voorzieningen in geheel Suriname, m.u.v. district Paramaribo - de markten in geheel Suriname - etc. Deze taken van RO kunnen gedelegeerd worden aan het district. Hiervoor ontvangt het district de middelen in het districtsfonds. MINRO is belast met nieuwe zaken, onderhoud wordt door het district gedaan. Titel IV: Medebewindstaken Ministeries De medebewindstaken zijn opgesomd in WRO art 1. Ingevolge dit artikel, dat de beleidsopties van de diverse vakministeries ten behoeve van de sociaal-economische ontwikkeling van een district aangeeft, zijn de districten VERPLICHT de medebewindtaken of projecten die zij wensen uit te voeren in het belang van haar sociaal economische ontwikkeling op te brengen in de districtsbegroting. Regel 5: Omschrijving begroting Van elke groep van uitgaven zal er een korte beschrijving (toelichting) gegeven worden van de doelen die met deze uitgaven gerealiseerd zullen worden. Regel 6: Elementen raming uitgaven - overzicht gerealiseerde inkomsten naar herkomst van verstreken jaar - overzicht gerealiseerde uitgaven naar categorie zoals het was begroot van verstreken jaar - meerjarenoverzicht raming inkomsten naar herkomst 26

27 - meerjarenoverzicht uitgaven naar categorie als doorkijkfunctie van een meerjarenbeleid - overzicht gerealiseerde inkomsten naar herkomst voor het lopend jaar - overzicht gerealiseerde uitgaven naar categorie zoals het was begroot van het lopend jaar - overzicht gerealiseerde inkomsten naar herkomst voor het begrotingsjaar - overzicht gerealiseerde uitgaven naar categorie voor het begrotingsjaar - liquiditeitsbegroting, waarbij maandelijks de te verwachten ontvangsten en uitgaven zijn vermeld. Voor een concrete invulling hiervan is voor de samenstelling van de jaarbegroting instructies gegeven. Deze instructies worden hieronder in detail beschreven. De voornoemde tabellen m.b.t. districtsbestedingen en -middelen zijn recapitulaties van de in paragraaf 3.4 opgenomen subtabellen (ZIE EXCEL SHEETS) De samenstelling van begroting van de Apparaatskosten Regionaal Bestuur (S.B no. 174, art 8 lid 1a) Zoals gesteld in de Interimregeling Financiële Decentralisatie worden de personeelskosten vooralsnog op centraal niveau begroot en ook uitbetaald. De apparaatskosten zijn daarom EXCLUSIEF de personeelskosten. Eventuele kosten voor tijdelijke ondersteuning, te weten het inhuren van tijdelijke Externe Specifieke Deskundigheid kunnen worden begroot als onderdeel van de beleidsmaatregelen die dit noodzaken. De apparaatskosten worden verdeeld in: Aanschaffingen apparaat Hieronder valt aanschaf gebouwen, terreinen, inventaris, gereedschappen en vervoer/transportmiddelen. Kosten apparaat. Hieronder vallen alle kosten om de organisatie draaiende te houden. te denken valt aan bijvoorbeeld de kantoorkosten, de reguliere reis en verblijfskosten, de onderhoudskosten van de gebouwen waarin de diensten van het Districtsbestuur zijn gehuisvest, alle andere relevante huisvestingskosten etc. Voor de interne verantwoording van de uitgaven is het voor het district van belang om de financiële registratie zodanig in te richten dat ook de apparaatskosten per afdeling zichtbaar is. De Kostensoort bestaat uit een 5-cijferige code, te weten: XX. Y. ZZ., waarbij XX = hoofd kostensoort; Y = Subkostensoort en ZZ = detail rekening 27

28 Alleen de huidige groep kostensoorten, die reeds zijn ingevoerd in het systeem van de districten, zijn van toepassing zijn op de districten Indachtig het gestelde in de beschikking vaststelling richtlijnen voor begroting- en financieel beheer der districten (beschikking # 7240), moet deze regel voor de classificatie vertaald worden in: - voor de uitgaven: in ressorten, de zgn. bestuursdiensten en hoofdartikelen ; een hoofdartikel bestaat uit kostensoorten en beleidsmaatregelen per ressort en is onderverdeeld in artikelen. - voor de ontvangsten: in afdelingen en naar aard uitgesplitste ontvangstenramingen per ressort Titel I: Detail Begroting Apparaatskosten van het district ( RO Medebewind per (sub)afdeling) Aangezien deze organisatiestructuur reeds bestaat op de commissariaten en ook de kostensoortenclassificatie wordt gebruikt, betekent dit concreet dat de DA de diverse afdelingshoofden of ressortchefs vraagt om de apparaatskosten te begroten. Hiertoe kan hij/zij gebruik maken van de onderstaande Excel sheet. Hoe in te vullen: De afdelingshoofd of de ressortchef gebruikt voor de invulling van deze sheet de historische gegevens van de afdeling of de ressort. Bijvoorbeeld: Kantoorkosten ( RO medebewind) Hoeveel papier en pennen zijn gemiddeld per maand nodig voor de afdeling of ressort? Hoeveel wordt er gekopieerd? Moet papier en inkt begroot worden of wordt de kopieerwerk uitbesteed? Hoeveel keer zal in komend jaar de computer een onderhoudsbeurt moeten krijgen?. Zal de bestaande kopieermachine ook een onderhoudsbeurt moeten krijgen. etc..etc... Onderhoud gebouwen en terreinen (RO medebewind): Hoeveel gebouwen betreffen huurgebouwen en hoe groot bedraagt de huur per maand? Hebben de gebouwen waarin de dienst is gehuisvest, in het komend jaar onderhoud nodig? Wat moet gerenoveerd worden, hoeveel lampen moeten verwisseld worden, hoeveel stopcontacten zijn gebroken en moeten verwisseld worden. Hoeveel zal de uitvoerder (elektricien) daarvoor betaald moeten worden. Let op het gaat om regulier onderhoud van het gebouw. Heeft de toiletpot een nieuwe toiletbril nodig? Is de wasbakkraan kapot en moet het verwisseld worden? etc.etc... Reiniging van het gebouw (RO medebewind): Hoeveel pineoil wordt er gemiddeld per maand gebruikt? Hoeveel toilet reiniger wordt gemiddeld per maand gebruikt? Hoe vaak moet de bezem vernieuwd worden? Hoeveel bezems worden er gebruikt simultaan per maand en dus hoeveel per jaar? etc...etc.. 28