Gebruiksreglement zalen stadhuis Antwerpen

Transcriptie

1 Gebruiksreglement zalen stadhuis Antwerpen Artikel 1: voorwerp Dit reglement bepaalt de voorwaarden voor terbeschikkingstelling aan derden van de Leyszaal, de Trouwzaal, de Collegezaal, de Raadzaal en de Wandelzaal in het stadhuis van de stad Antwerpen, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen. Dit reglement werd goedgekeurd tijdens de zitting van de gemeenteraad van 27 januari 2014 (jaarnummer 00016) en is van kracht sinds 1 februari De gebruiker krijgt inzage in zowel het gebruiksreglement als het retributiereglement via de website van stad Antwerpen (zoekopdracht: open stadhuis ) en verklaart er kennis van te hebben genomen en er zich volledig naar te schikken. Artikel 2: aard van de activiteiten De zalen worden enkel ter beschikking gesteld voor activiteiten die naar vorm en inhoud passen in het stadhuis. Voorbeelden zijn academische zittingen, voordrachten, recepties, vergaderingen, lunches en diners. Er mogen geen publiek toegankelijke dansavonden, tentoonstellingen of fuiven georganiseerd worden. Tevens uitgesloten zijn alle aanvragen gedaan door politieke partijen en politiek, ideologisch of religieus gebonden verenigingen. Artikel 3: definities Voor de toepassing van dit reglement worden volgende definities gebruikt: exploitant: de stad Antwerpen, haar afgevaardigde of een door haar aangestelde derde rechtspersoon die de terbeschikkingstelling praktisch regelt in naam van het stadsbestuur. aanvrager/gebruiker: de persoon, organisatie of vereniging die de ruimte ter beschikking krijgt of gebruikt. Artikel 4: aanvraag De zalen moeten maximaal 1 jaar en minimaal 3 weken op voorhand via een elektronisch formulier worden aangevraagd bij: stad Antwerpen bestuurszaken/externe relaties Grote markt Antwerpen tel / adres: openstadhuis@stad.antwerpen.be

2 De bedrijfseenheid bestuurszaken/externe relaties legt elke aanvraag ter beslissing voor aan het college van burgemeester en schepenen. De toewijzing is pas definitief na de beslissing van het college. De aanvrager wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van de beslissing. In geval de aanvrager een natuurlijk persoon is, is deze persoonlijk aansprakelijk tegenover derden, de exploitant en andere autoriteiten. De aanvrager blijft gehouden tot betaling van alle mogelijke taksen, zoals billijke vergoeding, auteursrechten, belastingen en retributies. Als de aanvrager een feitelijke vereniging is, zal deze een natuurlijke persoon aanduiden die de aanvraag ondertekent en zich borgstelt voor alle verplichtingen van de vereniging. Artikel 5: tarieven facturering annulering Voor het geheel van de terbeschikkingstelling van de zalen vraagt de exploitant de gebruiker om een voorschot en een waarborg. De reservatie is pas definitief als de exploitant de betaling van het voorschot en de waarborg ontvangen heeft. Dit dient te gebeuren vóór de datum van de activiteit. Het voorschot wordt berekend op basis van het tarief van de zaal, conform de tarieven van het retributiereglement goedgekeurd in de zitting van de gemeenteraad van 18 november 2013, jaarnummer Alle betalingen kunnen enkel via bankoverschrijving gebeuren. Samen met het voorschot wordt een waarborg ten bedrage van maximaal het dubbele van de verschuldigde retributie aangerekend. Indien er na afloop geen schade is, wordt de waarborg teruggestort. De waarborg wordt volledig ingehouden indien wel schade wordt vastgesteld. De retributie blijft verschuldigd indien de aanvraag minder dan 20 dagen voor de gevraagde datum geannuleerd wordt of wanneer de geplande activiteit niet kan doorgaan om redenen buiten de wil van het stadsbestuur om, inclusief overmacht. Na de datum van de activiteit wordt een eindafrekening opgemaakt op basis van de effectief verrichte prestaties, de extra diensten en het gebruik van de keuken. De zalen worden beschikbaar gesteld van maandag tot en met zaterdag en niet op zon- en feestdagen. Melding van annulering of wijziging in gebruiksduur dient steeds via te verlopen. Artikel 6: zalen Navolgende zalen kunnen voor de vermelde doeleinden worden gebruikt: Zaal Academische zitting Diner Receptie Vergaderingen Leyszaal x x x x Trouwzaal x x x x Wandelzaal x x x x Collegezaal x Raadzaal x Drank en eetwaren zijn enkel toegelaten in de Leyszaal, de Trouwzaal en de Wandelzaal. In de Collegezaal zijn enkel koffie/thee en frisdrank toegelaten en in de Raadzaal zijn noch drank noch eetwaren toegelaten. Alle andere lokalen en verdiepingen behoren niet tot de

3 overeenkomst en mogen niet betreden worden. De gebruiker draagt hierin de verantwoordelijkheid. De terbeschikkingstelling van de zalen gaat in vanaf de ingebruikname van de zaal (technische opbouw inbegrepen) en loopt tot het verlaten ervan (technische afbraak inbegrepen). De technische afbraak en opbouw worden uitgevoerd door de gebruiker, onder toezicht van de verantwoordelijke toezichter van het stadhuis. De zalen worden beschikbaar gesteld vanaf uur tot uur. De activiteit, met inbegrip van afbraak en opruim, moet uiterlijk om uur op de dag van de terbeschikkingstelling afgelopen zijn. De genodigden, de gebruiker en de traiteur dienen het gebouw te verlaten uiterlijk om uur. De gebruiker mag uitsluitend gebruikmaken van de za(a)l(en) die werd(en) toegewezen voor het doel dat hij uitdrukkelijk en vooraf vermeldt in de aanvraag. Alleen volgende gemene delen mogen betreden worden via de hoofdingang aan de Grote Markt: inkom op gelijkvloerse verdieping, vestibule op gelijkvloerse verdieping, trappengang en toiletten op het Schoon Verdiep en de tussenverdieping, de pui op het Schoon Verdiep en de lift. De exploitant heeft de bevoegdheid om activiteiten te weigeren op de volgende gronden: - de activiteit is in strijd met de wet of de openbare veiligheid; - de activiteit is niet in overeenstemming te brengen met ander gelijktijdig gebruik van de site of storend voor de omgeving; - de activiteit schaadt de belangen van de stad. Artikel 7: randvoorwaarden Dieren (uitgezonderd assistentiehonden) zijn niet toegelaten in het stadhuis. Het is verboden via om het even welke communicatie de stad Antwerpen en/of het district aan te duiden als (mede)organisator van de activiteit die in de infrastructuur plaatsvindt, hiervan de schijn op te wekken of hiervan op welke wijze ook melding te maken, tenzij mits voorafgaande schriftelijke toelating door de exploitant. De logo s van de stad Antwerpen en/of het district mogen enkel gebruikt worden in geval van een samenwerking tussen de gebruiker en de stad en/of het district, en mits voorafgaande schriftelijke toelating door de exploitant. Inzake visibiliteit is het niet toegelaten om aan de gevel of de inkom van het stadhuis vlaggen of wimpels te hangen van de gebruiker en/of zijn organisatie of vereniging. De stad Antwerpen stelt verwijsborden (formaat DIN A4) ter beschikking. Andere publiciteit (vlaggetjes, logo s op de receptietafels, plaatsen van displays) is in beperkte mate toegelaten maar ieder gebruik ervan dient steeds vooraf te worden afgestemd met de bedrijfseenheid bestuurszaken/externe relaties. In het stadhuis is het niet toegelaten om op vaste oppervlakken affiches, vlaggen en dergelijke aan te brengen (bijvoorbeeld op muren of deuren). Artikel 8: diensten die extra geleverd kunnen worden gebruik keuken koffiepauzes (koffie, thee, water, fruitsap, koekjes) enkel mogelijk van maandag tot vrijdag, tijdens de kantooruren 100 EUR 3 EUR per persoon.

4 partytafel met tafelkleedje (max. 7 tafels) spreekgestoelte dvd-speler tv-scherm multimediaprojector en -scherm geluidsinstallatie (inclusief microfoons) laserpointer plasmascherm flip-over schraag vlaggenstaander (1 vlag) 15 EUR per tafel 50 EUR 150 EUR 150 EUR 200 EUR 3 EUR 5 EUR Voor alle voorzieningen inzake materiaal die eventueel via een extern kanaal worden geleverd, kan de gebruiker zich richten tot een leverancier van zijn keuze. Afspraken rond leveringen en afhaling van het gehuurde materiaal dienen minstens één week op voorhand te worden gemaakt met de bedrijfseenheid bestuurszaken/externe relaties, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen. De activiteit, inclusief de opbouw en afbraak in het kader ervan, mag de andere gebruikers in het gebouw en de buurt niet storen. De gebruiker neemt alle nodige maatregelen om bronnen van overlast tot een minimum te beperken. In het stadhuis is enkel achtergrondmuziek toegelaten. Bij eventuele klachten zal het geluidsniveau van de muziek- en klankinstallaties onmiddellijk dienen te worden verlaagd of de installaties volledig uitgeschakeld. Zowel de exploitant als het geluidsteam van de politie zijn hiertoe gemachtigd. Politieboetes gericht aan de exploitant wegens geluidsoverlast ten gevolge van gebruik van de infrastructuur door de gebruiker worden op deze laatste verhaald. Artikel 9: lunch, receptie of diner Voor lunch, receptie of diner dient beroep te worden gedaan op een externe traiteur naar keuze van de gebruiker. De gebruiker meldt vooraf aan de bedrijfseenheid bestuurszaken/externe relaties, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen de naam van de door hem gekozen traiteur. De gebruiker is verantwoordelijk voor eventuele schade aangericht door de traiteur. De traiteur dient gebruik te maken van de grootkeuken op het gelijkvloers en mag de lift of de trap aan de kant van de Zilversmidstraat gebruiken (wel enkel op de dag van de activiteit). De grootkeuken mag enkel gebruikt worden door personeel van de traiteur. De industriële vaatwasser in de grootkeuken mag evenwel niet door de traiteur, diens personeel of de gebruiker worden gebruikt. De grootkeuken moet door de traiteur na gebruik volledig worden gereinigd en in onberispelijke staat worden achtergelaten. Rest-, PMD- en GFT-afval moeten in hun respectieve recipiënten worden gedeponeerd. (ruimte voorzien naast de keuken) De stad Antwerpen kan op geen enkele wijze aansprakelijk gesteld worden voor de diensten geleverd door de traiteur.

5 Meegebrachte toestellen dienen normgekeurd te zijn en vakkundig te worden gebruikt. Zij mogen de technische capaciteit van het gebouw niet overschrijden. Artikel 10: personeel Volgend stadspersoneel dient bij elke door een derde georganiseerde activiteit steeds verplicht ingezet te worden: 1) ten minste één toezichter 2) ten minste één coördinator Naargelang de aard van aangevraagde extra diensten kan eventueel ook de inschakeling van een aan de exploitant verbonden technicus verplicht worden. De exploitant kan voor, tijdens en na de activiteit concrete gebruiksvoorschriften opleggen. De gebruiker is ertoe gehouden deze gebruiksvoorschriften steeds strikt op te volgen. Artikel 11: onderhoud De gebruiker en de traiteur brengen de zalen en keuken na afloop terug in originele staat. Afval wordt onmiddellijk verwijderd. Kosten voor verwijdering van eventueel achtergelaten afval en schoonmaak worden op de gebruiker verhaald. Artikel 12: brandveiligheid De gebruiker verbindt er zich toe om ingevolge beperkingen opgelegd door de stedelijke brandweer inzake brandveiligheid maximaal 335 personen gezamenlijk in het stadhuis toe te laten (inclusief personeel). Deze toegelaten maximumcapaciteit mag niet overschreden worden. Per zaal gelden volgende indicatieve maximumcapaciteiten: Zaal Theateropstelling Diner Receptie Vergaderingen Leyszaal Trouwzaal Wandelzaal Collegezaal / / / 30 Raadzaal / / / 80 De veiligheidsnormen opgelegd door de brandweer moeten steeds strikt worden nageleefd. De gebruiker is aansprakelijk voor ongevallen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg zijn van het overschrijden van het maximumaantal toegelaten personen in het gebouw en/of de zalen. Het is verboden brandbare materialen aan te brengen in het gebouw en er mogen geen gasflessen en (brandende) kaarsen in het gebouw worden binnengebracht. In het hele gebouw geldt een strikt rookverbod. De gebruiker zal zich in eerste risico verzekeren voor de franchise die is opgenomen in de brandpolis van de stad, zijnde ,57 EUR per schadegeval (aan Abex 711 van 1 november 2012) en dit voor de duur van de ingebruikname. De gebruiker moet ten minste 1 week voor de aangevraagde activiteit een bewijs leveren dat hij hiervoor verzekerd is. De brandverzekeringspolis van de stad bij Ethias heeft nummer

6 Er is één branddeken aanwezig in de keuken. In de zalen zijn brandblusapparaten voorzien. Artikel 13: aansprakelijkheid en verzekeringen De gebruiker moet ten minste 1 week voor datum van zijn activiteit een bewijs leveren dat zijn aansprakelijkheid voor schade aan zaal en stadsmaterieel, evenals aan derden, gedekt is door een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. De gebruiker is ertoe gehouden de stad Antwerpen te vrijwaren voor alle eventuele aanspraken van derden die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg zijn van de door hem georganiseerde activiteit. De gebruiker is aansprakelijk voor iedere schade toegebracht aan personen, goederen, voorwerpen, het gebouw en/of de lokalen, tenzij hij kan aantonen dat deze schade in geen geval te wijten is aan een fout of nalatigheid in het gebruik, de bewaking of het onderhoud door de gebruiker, zijn personeel of zijn genodigden. De exploitant kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor schade, inclusief brandschade, veroorzaakt door de traiteur en/of zijn medewerkers. De traiteur is gehouden de stad Antwerpen te vrijwaren voor alle eventuele aanspraken van derden die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg zijn van de door hem geleverde dienst. Hij dient dan ook een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en brand af te sluiten en daarvan voor aanvang van de geplande activiteit een bewijs ter goedkeuring voor te leggen aan de exploitant. Indien de traiteur niet tijdig een verzekeringsbewijs voorlegt, heeft de exploitant het recht om de overeenkomst eenzijdig te verbreken. Wanneer de overeenkomst desgevallend van kracht blijft, is de traiteur eenzijdig gehouden om alle gebeurlijk te vergoeden schade integraal voor zijn rekening te nemen. De exploitant kan in geen enkel geval aansprakelijk gesteld worden voor gebeurlijke ongevallen. Artikel 14: intrekking van verleende toelating Het Antwerpse college van burgemeester en schepenen behoudt zich het recht om, in geval van overmacht of mits een gemotiveerde beslissing in het kader van het algemeen belang, een reeds verleende toelating alsnog in te trekken zonder dat de gebruiker recht heeft op schadevergoeding. De reeds overgemaakte geldbedragen zullen integraal worden teruggestort. De stad verbindt er zich toe om in voorkomend geval haar medewerking te verlenen bij het vastleggen van een andere datum of het ter beschikking stellen van een alternatieve zaal voor de activiteit. Inbreuken door de gebruiker op dit reglement kunnen resulteren in een sanctie en/of weigering van verder gebruik van stedelijke infrastructuur. De sancties zijn gradueel en kunnen gecumuleerd worden. Een of meer van volgende sancties kunnen worden opgelegd door de exploitant: - schriftelijke verwittiging - onmiddellijke eenzijdige beëindiging van de samenwerking - gedeeltelijke of gehele inhouding van de waarborg zoals voorzien in het retributiereglement - tijdelijke schorsing van gebruik van alle stedelijke infrastructuur

7 - definitieve schorsing van gebruik van alle stedelijke infrastructuur - weigering logistieke ondersteuning Welke sanctie(s) worden opgelegd bij welke inbreuk, wordt bepaald aan de hand van de aard en de gevolgen van de inbreuk. Artikel 15: fundamentele vrijheden Ieder die een subsidie van de stad ontvangt of rechtstreeks of onrechtstreeks gebruikmaakt van stedelijke infrastructuur, engageert zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samenleven. Uiteraard houdt dit de volstrekte naleving in van de wetten van het Belgische volk en het Europees Verdrag tot Bescherming van de Rechten van de Mens en de Fundamentele Vrijheden. De subsidie of infrastructuur aanwenden op een wijze die in strijd is met voorgenoemd engagement leidt steeds tot sancties zoals beschreven in dit reglement. De stad kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die geleden wordt naar aanleiding van de opgelegde sancties. Artikel 16: geschillen In geval van betwisting zijn de rechtbanken van Antwerpen bevoegd. Artikel 17: delegatie De gemeenteraad van de stad Antwerpen delegeert zijn bevoegdheid om beslissingen in uitvoering van het reglement te nemen aan het college. Zaken die niet voorzien zijn in dit reglement worden beslecht door de exploitant.