84 VMSW Handleiding wetgeving overheidsopdrachten - Praktische toepassing voor sociale woningbouw

Transcriptie

1 OPLEVERING

2 84 VMSW Handleiding wetgeving overheidsopdrachten - Praktische toepassing voor sociale woningbouw

3 VOORLOPIGE OPLEVERING Van zodra de contractuele einddatum bereikt is, voorziet de wetgeving overheidsopdrachten een procedure waarbij vastgesteld wordt of de opdracht al dan niet correct voltooid is. Dit is de voorlopige oplevering. Samen met de voorlopige oplevering wordt ook een eindafrekening gemaakt om de opdracht correct financieel af te sluiten. De voorlopige oplevering is een contractueel erg belangrijke fase. Hieruit blijkt namelijk dat alle partijen de werken als beëindigd beschouwen en dat de werken zijn uitgevoerd volgens alle eisen vermeld in de opdrachtdocumenten. Voldoet het bouwwerk niet aan de bepalingen of voorwaarden van de opdracht? Of, is het bouwwerk niet volgens de regels van vakmanschap en bouwkunde uitgevoerd? Dan sloopt en herbouwt de aannemer het. Doet de aannemer dit niet? Dan gebeurt dit op bevel van de aanbestedende overheid op zijn kosten en risico (zie Actiemiddelen van de aanbestedende overheid op p. 77). De aannemer stelt zich ook bloot aan boetes en straffen omdat hij de bepalingen en voorwaarden van de opdracht niet naleeft. De aanbestedende overheid kan de aannemer op dezelfde manier verplichten het bouwwerk of delen ervan waarin niet aanvaarde producten werden verwerkt of die in een verbodsperiode werden uitgevoerd, te slopen en te herbouwen. Desnoods handelt ze op kosten en risico van de aannemer. 1. VOORBEREIDING TOT VOORLOPIGE OPLEVERING (ART. 64, 91 EN 92) 1.1 Rondgang vooraf Vóór het verstrijken van de contractuele einddatum kunt u een rondgang met leidend ambtenaar, aannemer en aanbestedende overheid organiseren om een voorlopige stand van zaken op te maken. Dit is zeker aan te raden, maar is ook afhankelijk van de grootte en het belang van de opdracht. Tijdens deze rondgang kunt u via de laatste vorderingsstaten van de aannemer nagaan: of de aannemer nog werken in orde moet brengen; of er eventuele uitgestelde werken zijn; of alle verrekeningen VA1 en VA2 opgemaakt en overgemaakt zijn; 1.2 De datum van de voorlopige oplevering vaststellen De aanbestedende overheid neemt het initiatief om de datum van de voorlopige oplevering vast te stellen. Als het bouwwerk op de daartoe vastgestelde datum wordt voltooid, wordt binnen 15 dagen na die datum een proces-verbaal van voorlopige oplevering (VO1 en zijn bijlagen) of weigering van oplevering (VO1bis) opgemaakt (art. 92 2). Opgelet Art bepaalt dat een vergoeding verschuldigd is voor laattijdige oplevering te wijten aan de aanbestedende overheid. Handleiding wetgeving overheidsopdrachten - Praktische toepassing voor sociale woningbouw VMSW 85

4 Het initiatief voor de voorlopige oplevering kan ook van de aannemer uitgaan, als het bouwwerk voor of na de contractuele einddatum voltooid is. De aannemer laat dit via een aangetekende brief weten aan de leidend ambtenaar en vraagt hierbij ook de voorlopige oplevering aan. Binnen de 15 dagen na de datum waarop de leidend ambtenaar het verzoek van de aannemer ontvangt, moet de leidend ambtenaar een proces-verbaal van voorlopige oplevering of van weigering van oplevering opmaken. De datum van de voorlopige oplevering is ook de startdatum voor de termijn van 90 dagen waarin de aannemer nog klachten en verzoeken bij de aanbestedende overheid kan indienen (zie hoofdstuk Klachten en verzoeken door aannemers op p. 81). 2.3 Definitief nazicht en rondgang Het nazicht en de rondgang voor de voorlopige oplevering van het bouwwerk gebeurt samen met de aanbestedende overheid, de leidend ambtenaar en de aannemer nadat hij ten minste 7 dagen voor de dag van de oplevering bij aangetekende brief werd opgeroepen (art. 92 4). Wat als de aannemer niet vertegenwoordigd is bij de voorlopige oplevering? Als de aannemer wel correct opgeroepen werd, dan heeft de oplevering sowieso plaats, zelfs als hij niet aanwezig is. U vermeldt dan op de VO1 of de VO1bis de datum van de naar de aannemer verstuurde oproepingsbrief. De aannemer zorgt ervoor dat de aanbestedende overheid alle attesten van de controleorganismen (elektriciteit, gas, lift, centrale verwarming, ) bezit. Elk document VO wordt ondertekend door de leidend ambtenaar, twee personen van de aanbestedende overheid en de aannemer (als die aanwezig is). De documenten VO worden na opmaak en ondertekening (van alle partijen) onmiddellijk naar de VMSW voor nazicht verstuurd. Opgelet Soms zult u werken voorlopig moeten opleveren, ook als bepaalde werken niet correct uitgevoerd zijn, in orde te brengen zijn of moeten uitgesteld worden. Dit moeten uitzonderingen zijn. U leest hierover meer in de rubrieken die formulier VO5, formulier VO6 en formulier VO7 bespreken. Er moet dan tussen de aanbestedende overheid en aannemer een akkoord zijn over deze eventuele bedragen waardevermindering VO5 en/of waarborgen VO6 en VO7. 86 VMSW Handleiding wetgeving overheidsopdrachten - Praktische toepassing voor sociale woningbouw

5 2. BESPREKING FORMU LIEREN VOORLOPIGE OPLEVERING De documenten voorlopige oplevering worden opgemaakt voor ieder perceel dat deel uitmaakt van een afzonderlijke opdracht. Voor elke opdracht wordt een proces-verbaal opgesteld waarin ofwel de oplevering (VO1), ofwel de niet-oplevering (VO1bis) wordt vastgesteld. 2.1 Wie krijgt welke exemplaren van de VO s? De aanbestedende overheid stuurt 1 (origineel) exemplaar van elk document VO via een aangetekende brief naar de aannemer of overhandigt het aan de aannemer in ruil voor een ontvangstbewijs. Zowel de aanbestedende overheid als de leidend ambtenaar houden 1 exemplaar bij. Als de aannemer niet akkoord gaat, mag hij de documenten onder voorbehoud ondertekenen. U leest hierover meer bij 7. De aannemer gaat niet akkoord met één of meerdere punten van de voorlopige oplevering op p. 97. Noodzakelijke formulieren bij voorlopige oplevering: VO1 (PV van voorlopige oplevering) VO2 (algemene samenvatting en financiële afrekening) VO3 (termijn- en boeteberekening) VO4 (samenvatting VA1 s en/of VA2 s) * VO5 (waardevermindering(en)) * VO6 (slecht uitgevoerde werken) * VO7 (uitgestelde werken) * * enkel als deze niet nihil zijn op de VO2 Als de VO4, VO5, VO6 en VO7 nihil zijn, moeten deze documenten niet ingevuld en bijgevoegd worden. Noodzakelijke formulieren bij niet-oplevering: VO1bis Handleiding wetgeving overheidsopdrachten - Praktische toepassing voor sociale woningbouw VMSW 87

6 FORMULIER VO1 (PV van voorlopige oplevering) Het formulier VO1 (zie p. 116) is een procesverbaal (cf. art. 92), waarin formeel wordt vastgesteld dat de aanbestedende overheid de werken in orde vindt. FORMULIER VO2 (algemene samenvatting en financiële afrekening) Het formulier VO2 (zie p. 118) bevat alle financiële gegevens en resulteert in de berekening van het nog te betalen saldo (voor ieder perceel). Opdrachtbedrag Dit is het oorspronkelijke bedrag (van het perceel) inclusief korting, zoals vermeld in de bestelbrief. Wijziging(en) na bestelling Het saldo van alle verrekeningen VA1 en VA2 die tijdens de uitvoering van de werken werden goedgekeurd en op het document VO4 gegroepeerd en opgesomd staan. De eventueel in de offerte toegestane korting wordt toegepast op het saldo van de wijzigingen. Dit geldt ook als deze wijzigingen werken bevatten die tegen overeengekomen prijzen werden uitgevoerd (zie tweede deel van het VM/B2013, rubriek verrekeningen en 1. Wijzigingen aan de opdracht op p. 71). Waardevermindering VO5 Deze rubriek omvat het bedrag van de waardeverminderingen voor de materialen of werken die niet aan de voorschriften van de opdracht beantwoorden. Opgelet Dit is een belangrijke rubriek omdat hij op een contractuele tekortkoming van de aannemer wijst. Totaal prijsherziening Het bedrag dat u hier moet vermelden, is het totaal van al de (verbeterde) gedeeltelijke prijsherzieningen. Aan het formulier VO2 voegt u een overzicht toe van alle vorderingsstaten, met de erop toegepaste prijsherzieningen. Zie tweede deel van het VM/B2013, rubriek prijsherziening en betalingsmodaliteiten en 4. Prijsherziening op p. 69). Opgelet Tot en met de laatste maand van de werken moet een vorderingsstaat opgemaakt en ingestuurd worden. Voor werken uitgevoerd na de contractuele einddatum (= werken in vertraging) wordt een aparte prijsherzieningsberekening voorzien. Allerlei onderworpen aan de btw Dit zijn de sommen die de heffingsbasis van de btw kunnen wijzigen. Voorbeeld: dading verbruik van elektriciteit, gas, water, Opgelet: dit geldt alleen als de aannemer de facturen van de nutsmaatschappijen hiervan zelf niet betaald heeft. Totaal bedrag onderworpen aan de btw Dit is de som die de totale heffingsbasis van de btw vormt. Boete VO3 en andere geldstraffen In deze rubriek meldt u de boete wegens laattijdige uitvoering (VO3) en andere geldstraffen volgens art. 45 (zie 1. Actiemiddelen van de aanbestedende overheid op p. 77) die de aannemer aangerekend kunnen worden. Deze boete VO3 en de andere geldstraffen mogen de heffingsbasis van de btw niet verminderen. 88 VMSW Handleiding wetgeving overheidsopdrachten - Praktische toepassing voor sociale woningbouw

7 Allerlei niet onderworpen aan de btw Dit zijn de bedragen die buiten het toepassingsgebied van de btw vallen. Voorbeeld: 10%-vergoeding op het negatief saldo van de VA2 s (inclusief korting) (zie 1. Wijzigingen aan de opdracht op p. 71) verwijlintresten inhoudingen borgtocht (als de aannemer bij de start van de werken geen borgtocht gestort heeft) Voorlopige afhouding als waarborg In deze rubriek vermeldt u de bedragen die voorlopig als waarborg worden ingehouden: voor het in orde brengen van niet in goede staat bevonden werken (formulier VO6); voor de uitvoering van de uitgestelde werken (formulier VO7). Nu te betalen saldo Het bedrag dat bij de voorlopige oplevering nog te betalen is. Opgelet Vanaf het tijdstip van de betaling van dit bedrag wordt de vervaltermijn van 90 dagen berekend. Binnen deze termijn kan de aannemer een verzoek van kwijtschelding indienen als hem een boete wegens laattijdige uitvoering werd aangerekend (art U leest hierover ook bij 8. Teruggave van boetes en straffen op p. 98). FORMULIER VO3 en vertragingsboete (art. 46 en 86) Op het formulier VO3 vult u de data in die helpen bepalen of er werken in vertraging uitgevoerd werden. Indien nodig, stelt u via deze berekende vertraging ook het boetebedrag vast. Wat is de contractuele voltooiingsdatum? Op de dag van de voorlopige oplevering moet de contractuele voltooiingsdatum of uitvoeringstermijn gekend zijn. Die termijn moet rekening houden met de termijnverlengingen die de aanbestedende overheid goedkeurde. De contractuele voltooiingsdatum is de som van de oorspronkelijke uitvoeringstermijn en de toegestane termijnverlengingen, die u bij de datum van de aanvang werken (of reële aanvangsdatum) telt. Voorbeeld: aanvang werken: uitvoeringstermijn: 200 kalenderdagen termijnverlenging: 52 kalenderdagen contractuele voltooiingdatum: Haalt de aannemer al dan niet de contractuele voltooiings datum? Heeft de aannemer de werken voltooid binnen de contractuele voltooiingsdatum? Dan is de boete nihil en moet de berekening van het boetebedrag niet gemaakt worden. U schrijft op het formulier NIHIL op de plaats waar u normaal het aantal dagen vertraging invult. Heeft de aannemer de werken voltooid voor of na de contractuele voltooiingsdatum? Dan verwittigt de aannemer de aanbestedende overheid via een aangetekende brief. In deze brief vraagt de aannemer de voorlopige oplevering. De door de aannemer opgegeven datum geldt dan als voltooiingsdatum. Handleiding wetgeving overheidsopdrachten - Praktische toepassing voor sociale woningbouw VMSW 89

8 Volgens art. 46 wordt de aannemer dan een boete aangerekend: de vertragingsboetes door de aanbestedende overheid kunnen gevorderd worden enkel en alleen al op basis van het verstrijken van de uitvoeringstermijn en dit zonder de aannemer in gebreke te stellen en zonder een proces-verbaal op te maken. De vertragingsboete wordt van rechtswege toegepast voor het totaal aantal dagen vertraging. Hoe bepaalt u de vertraging en het boetebedrag? Het verschil tussen de werkelijke voltooiingsdatum en de contractuele voltooiingsdatum bepaalt het aantal dagen vertraging. Voorbeeld: contractuele voltooiingdatum: werkelijke voltooiingdatum: aantal dagen vertraging: 42 kalenderdagen Met dit aantal dagen vertraging kan de boete berekend worden (art. 86). Het hangt af van de grootte van het opdrachtbedrag en de oorspronkelijke uitvoeringstermijn welke formule u moet gebruiken. Formule 1 Voor welke opdrachten? het oorspronkelijke opdrachtbedrag is hoger dan euro en de oorspronkelijke uitvoeringstermijn is langer dan 150 kalenderdagen R = 0,45 x( M x n2 N 2 ) R = het bedrag van de toe te passen boete M = het oorspronkelijke opdrachtbedrag N = oorspronkelijke uitvoeringstermijn x 0,7 (product naar beneden afronden) n = het aantal dagen vertraging Formule 2 Voor welke opdrachten? het oorspronkelijk opdrachtbedrag is lager dan euro en de oorspronkelijke uitvoeringstermijn is korter dan 150 kalenderdagen R = 0,45 x( M x n2 150 x N ) R = het bedrag van de toe te passen boete M = het oorspronkelijke opdrachtbedrag N = (oorspronkelijke uitvoeringstermijn x 0,7) x 150 (product naar beneden afronden) n = het aantal dagen vertraging Opgelet Bestaat de opdracht uit verschillende percelen met elk een eigen uitvoeringstermijn (N) en een eigen opdrachtbedrag (M), dan wordt de vertragingsboete als aparte opdrachten berekend. Het totale bedrag van de vertragingsboete mag nooit hoger zijn dan 5% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag. Een vertragingsboete onder 75 euro per opdracht wordt niet aangerekend. De aannemer kan altijd een hele of gedeeltelijke kwijtschelding van de vertragingsboete vragen. U vindt meer toelichting bij 8. Teruggave van boetes en straffen op p. 98 en in art. 50 en 51. FORMULIER VO4 (samenvatting VA1 s en/of VA2 s) Het formulier VO4 vat alle afrekeningen van de vermoedelijke hoeveelheden -posten (VA1) en alle contractwijzigingen (VA2) samen, die tijdens de uitvoering van de werken werden aanvaard en goedgekeurd. Het formulier VO4 wordt opgemaakt vóór de voorlopige oplevering. 90 VMSW Handleiding wetgeving overheidsopdrachten - Praktische toepassing voor sociale woningbouw

9 Maak een onderscheid tussen VA1 s en VA2 s Het onderscheid tussen VA1 en VA2 is belangrijk als de aannemer een schadevergoeding zou vragen. Als het saldo van de contractwijzigingen (VA2) negatief is, heeft de aannemer recht op een schadevergoeding van 10%. Belangrijk: de aannemer moet zelf om deze schadevergoeding vragen. Deze schadevergoeding is forfaitair vastgelegd op 10% van het negatief saldo van de VA2 s. VA1 s tellen dus niet mee in de schadevergoeding en in de berekening ervan. U leest hierover meer in art en bij 1. Wijzigingen aan de opdracht op p. 71. Gegevens overnemen op de formulieren VO2 en VO3 De uiteindelijke eindbalans van de verrekeningen noteert u op de eindafrekening van het formulier VO2. De schadevergoeding neemt u op in de rubriek allerlei niet onderworpen aan de btw op het formulier VO2 (zie p. 88). Het totaal van de toegestane termijnverlenging(en) noteert u op het formulier VO3. FORMULIER VO5 (waardevermindering(en) - art. 71) Het formulier VO5 (zie p. 121) vat de waardeverminderingen samen. De aanbestedende overheid kan de voorlopige oplevering en prestaties aanvaarden, in ruil voor een waardevermindering. Het formulier VO5 wordt opgemaakt via de feiten, vaststellingen en ingebrekestellingen die tijdens de werken voorkwamen; de inlichtingen die u tijdens vorige bezoeken op de werf kreeg. De aannemer moet het voorgestelde percentage van de waardevermindering aanvaarden. Wat is een waardevermindering? Er is een waardevermindering als de vastgestelde afwijkingen van niet-essentiële voorwaarden van de opdracht miniem zijn; en geen grote hinder veroorzaken bij het gebruik en bij de verwerking; en geen grote hinder veroorzaken tegenover de levensduur. De waardevermindering staat in verhouding tot de vermoedelijke kost om het werk in orde te brengen; mag nooit lager zijn dan het werkelijke waardeverlies; houdt rekening met de eventuele korting die de aannemer op zijn offerte gaf en de toegepaste prijsherziening; is onafhankelijk van boetes en andere afhoudingen. Wat komt niet op formulier VO5 (maar op andere formulieren)? Een waardevermindering op formulier VO5 is geen vermindering van kwaliteit waarvoor de aanbestedende overheid zelf koos tijdens de uitvoering. Hiervoor maakt u een verrekening VA2 (zie 1. Wijzigingen aan de opdracht op p. 71) op. Er is geen waardevermindering als onvolmaaktheden gemakkelijk hersteld kunnen worden. Dit wordt opgenomen als voorlopige inhoudingen op het formulier VO6 (in orde te brengen werken). U leest hierover meer op p. 92. Belangrijk De werken en uitvoering(en) die contractueel niet voldoen, worden niet aanvaard. Het contract moet gerespecteerd worden. U meldt best al tijdens de uitvoeringsfase de werken die contractueel niet voldoen en de niet-conforme gebruikte materialen aan de aannemer. U doet dit via een proces-verbaal van in gebreke blijven (art. 44). Handleiding wetgeving overheidsopdrachten - Praktische toepassing voor sociale woningbouw VMSW 91

10 FORMULIER VO6 (slecht uitgevoerde werken) De lijst van gebreken en het bedrag van de afhouding worden vermeld op het formulier VO6 (zie p. 122). Het formulier VO6 bepaalt ook de toegestane termijn voor het in orde brengen van de werken; de boete voor eventuele vertraging als deze termijn overschreden wordt. Het formulier VO6 wordt opgemaakt via de feiten, vaststellingen en ingebrekestellingen die tijdens de werken voorkwamen; de inlichtingen die u tijdens vorige bezoeken op de werf kreeg. Wanneer gebruikt u het formulier VO6? Als de maandelijkse vorderingsstaten van de aannemer tonen dat er nog werken in orde te brengen zijn, wordt de aannemer aangemaand dit te doen vóór de voorlopige oplevering. U leest hierover meer bij 1. Voorbereiding tot voorlopige oplevering op p. 85. Zijn er op de dag van de voorlopige oplevering nog gebreken die hersteld kunnen worden en geen waardevermindering(en) rechtvaardigen? Dan kunnen de partijen beslissen dat de oplevering plaatsheeft, maar onder voorbehoud dat de gebreken hersteld worden en met een voorlopige afhouding (totdat de herstellingswerken uitgevoerd zijn). Hiervoor gebruikt u het formulier VO6. Opgelet Als de lijst met gebreken op de VO6 te lang is of als deze gebreken belangrijke werken omvatten, wordt de oplevering geweigerd (VO1bis). Ook als de aannemer de VO6 niet of alleen onder voorbehoud wilt tekenen, overwegen de partijen best een weigering van de oplevering. Wat u moet doen nadat de gebreken in orde gebracht zijn, leest u bij 4. Vrijgave van de waarborgen VO6 en VO7 op p. 95. Onderdelen van het formulier VO6 De waarborg bij de lijst met gebreken U maakt op het formulier VO6 een lijst met de gebreken en de waarborg (het bedrag van de afhouding). De waarborg moet voldoende hoog zijn, zodat de aannemer er alle belang bij heeft de werken snel in orde te brengen. Hanteer minimaal tweemaal de prijs van de herstellingswerken als de hinder voor de bewoners beperkt blijft en een nog hogere prijs als de hinder voor de bewoners groot is. De waarborg wordt afgerond op het hogere tiental. Belangrijk Een VO6 opmaken met de gebreken zonder waarborg in te houden kan niet. Vermeld duidelijk de posten/artikels en de daaraan gekoppelde hoeveelheden en eenheidsprijzen, samen met de correcte bedragen en de correct in te houden waarborg. Termijn en vertragingsboete De VO6 vermeldt altijd een einddatum waartegen alle werken in orde moeten zijn. Deze termijn wordt realistisch bepaald en vastgelegd. De boete wordt vastgelegd per kalenderdag vertraging. Het totale bedrag van de boete is niet geplafonneerd. In principe hanteert u 1/1000 van de waarborg als de gebreken de bewoners niet of weinig hinderen. Een hoger boetebedrag kan natuurlijk altijd, bijvoorbeeld als de hinder voor de bewoners groot of duidelijk aanwezig is. 92 VMSW Handleiding wetgeving overheidsopdrachten - Praktische toepassing voor sociale woningbouw

11 FORMULIER VO7 (uitgestelde werken) (zie VM/B2013) De aanbestedende overheid kan en mag voorlopig opleveren en de eindafrekening van de opdracht opmaken, als sommige werken uit de opdracht nog uitgevoerd moeten worden. Er zijn wel twee voorwaarden: De aanbestedende overheid stelde vast dat de aannemer tijdelijk de werken niet kon uitvoeren door omstandigheden buiten zijn wil om. De waarborg (inhouding) is gelijk aan minimaal de waarde van de uitgestelde werken. Deze wordt best verhoogd met 20% en afgerond op het hogere tiental. Als beide voorwaarden vervuld zijn, wordt op het ogenblik van de voorlopige oplevering een formulier VO7 (zie p. 125) opgemaakt. Voordat de voorlopige oplevering plaatsvindt, maakt de leidend ambtenaar een lijst van de uitgestelde werken. Die lijst bezorgt hij aan de aannemer, zodat de aannemer eventueel opmerkingen kan geven. Wat is het formulier VO7? Het formulier VO7 bevat de uitgestelde werken. Uitgestelde werken zijn dus werken, die na de werkelijke uitvoeringstermijn uitgevoerd moeten worden. Uitgestelde werken kunnen nooit opgeleverd worden vóór de voorlopige oplevering van de hoofdwerken. Via het formulier VO7 verbindt de aannemer zich ertoe de uitgestelde werken uit te voeren: tegen dezelfde voorwaarden als die van de al voltooide werken; binnen de nieuwe termijnen zoals op het formulier VO7 vermeld staan; aan de prijs zoals in het formulier VO7 staat. Zodra de omstandigheden die de uitvoering beletten (bv. weersomstandigheden: gras zaaien tijdens een winterperiode) zich niet meer voordoen, meldt de aanbestedende overheid dit via een aangetekende brief aan de aannemer. Vanaf dan heeft de aannemer 15 dagen voorbereidingstijd om de uitvoering te beginnen. Onderdelen van het formulier VO7 De uitgestelde werken U meldt de uitgestelde werken via de posten/ artikels uit de samenvattende opmetingsstaat, samen met hun hoeveelheden. U zet hierbij het bedrag dat zij vertegenwoordigen in het oorspronkelijke totaal van de opdracht. Dit bedrag wordt berekend via de eenheidsprijzen die rekening houden met een eventuele offertekorting. De uitvoeringstermijn De uitvoeringstermijn van deze werken zet u in kalenderdagen. U rekent vanaf de dag waarop de omstandigheden stoppen die de voltooiing van de werken verhinderden. Het boetebedrag per kalenderdag bij laattijdige uitvoering is in principe 0,5/1000 van de waarborg. De waarborg De ingehouden waarborg is minimaal de waarde van de uitgestelde werken. U verhoogt deze best met 20% en rondt af op het hogere tiental. De ingehouden waarborg kan en mag nooit kleiner zijn dan de waarde van de uitgestelde werken. Prijsherziening op uitgestelde werken VO7 (aan te raden werkwijze) Een prijsherziening op de uitgestelde werken VO7 wordt bij de voorlopige oplevering alleen toegepast als de waarborg VO7 met 20% verhoogd wordt. De toe te passen prijsherziening is de prijsherzieningscoëfficiënt van de laatste maand van de werkelijke termijn. U past de prijsherziening alleen toe op de waarde van de werken VO7 en niet op de (met 20% verhoogde) waarborg VO7. Wordt de ingehouden waarborg niet verhoogd met 20%, dan wordt bij de voorlopige oplevering geen prijsherziening toegepast en berekend. Hierop worden geen uitzonderingen gemaakt. De aannemer kan dan altijd een vorderingsstaat of vorderingsstaten indienen en een prijsherziening vragen bij de afrekening/voorlopige oplevering van de uitgestelde werken zelf. Handleiding wetgeving overheidsopdrachten - Praktische toepassing voor sociale woningbouw VMSW 93

12 U leest meer over prijsherziening op uitgestelde werken en de afrekening/voorlopige oplevering hiervan bij 4. Vrijgave van de waarborgen VO6 en VO7 op p WEIGERING VAN VOOR LOPIGE OPLEVERING (VO1BIS) Als de werken niet voltooid zijn op de dag van de voorlopige oplevering, wordt een procesverbaal van niet-oplevering VO1bis (zie p. 117) opgemaakt. Deze regel duldt geen enkele uitzondering. Na de contractuele einddatum moet altijd een proces-verbaal opgemaakt worden, van voorlopige oplevering (VO1, VO2, ) of van weigering van oplevering (VO1bis). U leest hierover meer in artikel Criteria voor de weigering De oplevering kan alleen geweigerd worden om ernstige en belangrijke redenen. Kleine gebreken, ook al zijn ze talrijk, kunnen en mogen de voorlopige oplevering niet in de weg staan. Er zijn twee essentiële criteria om de oplevering te weigeren: Een financieel criterium De financiële waarde van de aangevoerde bezwaren verhouden zich tot de totale waarde van het uitgevoerde werk. De Franse Raad van State oordeelde in een arrest van 19 november 1971 dat de oplevering niet geweigerd kon worden, omdat de waarde van de opmerkingen minder bedroeg dan 1 percent van de totale waarde van het werk (gepubliceerd in T. Aann. 1976, 105). Een finaliteitscriterium Kunnen de werken gebruikt worden voor het doel waartoe ze bestemd zijn? Als het gebouw bijvoorbeeld kan bewoond worden, ook al zijn er nog enkele gebreken, is aan dit criterium voldaan. Voor voorlopige oplevering(en) onder voorbehoud van VO6 (slecht uitgevoerde werken) en/ of VO7 (uitgestelde werken), leest u meer bij de bespreking van formulier VO6 en formulier VO7 (p. 92). 3.2 Wat gebeurt na de weigering? Na een proces-verbaal van weigering, moet de aannemer een nieuwe oplevering aanvragen. Doet de aannemer dit niet? Dan nodigt het bestuur zelf de aannemer via een aangetekende brief uit. Dit gebeurt nadat de ontwerper vastgesteld heeft dat de werken opgeleverd kunnen worden. Reageert de aannemer niet binnen de 15 dagen? Dan start de aanbestedende overheid de normale procedure van oplevering. De werken worden verondersteld voltooid te zijn op de datum van de uitnodigingsbrief van de aanbestedende overheid. Brengt de aannemer de werken niet in staat van oplevering, na de weigering? Dan maant de aanbestedende overheid de aannemer aan om de werken binnen een termijn van 15 dagen volledig in staat van oplevering te brengen. Dit gebeurt via een aangetekende brief. U kunt zich hiervoor baseren op de modelbrief van de VMSW. U vindt deze terug op de website van de VMSW (vmsw.be > ik ben professioneel > woningbouw en renovatie > uitvoering van de werken > problemen bij uitvoering > actiemiddelen van de aanbestedende overheid). Bij deze ingebrekestelling voegt de aanbestedende overheid de niet-beperkende lijst van de niet-conform bevonden of van de te voltooien werken. Welke procedures u eventueel verder kunt volgen, zijn gelijk aan de procedures beschreven bij 1. Actiemiddelen van de aanbestedende overheid op p VMSW Handleiding wetgeving overheidsopdrachten - Praktische toepassing voor sociale woningbouw

13 4. VRIJGAVE VAN DE WAARBORGEN VO6 EN VO7 Een voorlopige oplevering kan worden toegestaan, ook al is de uitvoering niet volledig zoals in het bestek stond. De slecht uitgevoerde en/of uitgestelde werken worden dan opgenomen op een formulier VO6 en/of VO7 waarbij telkens een bedrag wordt ingehouden als garantie voor de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid heeft er natuurlijk alle belang bij dat die werken correct en tegen het vastgestelde tijdstip worden uitgevoerd. De leidend ambtenaar moet leiding geven en toezicht houden op de werken die opgenomen zijn op de VO6 en VO De in orde te brengen werken zijn uitgevoerd (VO6bis) of niet uitgevoerd (VO6ter) De aannemer is in principe verplicht om de aanbestedende overheid via een aangetekende brief te melden dat die werken voltooid zijn. Maar, als de termijn uit het formulier VO6 verstrijkt, mag de aanbestedende overheid zelf het initiatief nemen om een proces-verbaal van vaststelling van uitvoering (VO6bis) of niet-uitvoering (VO6ter) op te maken. Vooraf controleert de aanbestedende overheid, met zijn leidend ambtenaar, de werken. De aannemer wordt vooraf via een aangetekende brief opgeroepen om daarbij aanwezig te zijn. De werken zijn in orde/niet in orde Zijn de werken in orde? Dan maakt u een formulier VO6bis (zie p. 123) op. 1. Actiemiddelen van de aanbestedende overheid op p. 77. Als deze werken wel in orde gebracht zijn, start u opnieuw deze procedure. Wat komt op het formulier VO6bis? Data (verplicht in te vullen) De VO6bis vermeldt duidelijk de datum van het proces-verbaal zelf en de datum van volledige voltooiing dat de aanbestedende overheid aanvaard heeft. Deze data zijn verplicht in te vullen. Hiermee kan een eventuele boeteberekening correct geverifieerd worden. Berekening van vrij te geven bedrag De VO6bis vermeldt duidelijk: de ingehouden waarborg (bij de voorlopige oplevering); eventuele boetes, geldstraffen en/of andere inhoudingen. Zo kan het vrij te geven eindbedrag correct geverifieerd worden. Als bij de voorlopige oplevering blijkt dat de aannemer te veel betaald werd, wordt dit afgetrokken van het saldo op de VO6 en/of VO7. Elk bedrag dat aan de aanbestedende overheid is verschuldigd om de opdracht uit te voeren, wordt eerst ingehouden op de bedragen die de opdrachtnemer - om welke reden ook - kan opeisen (hier: waarborg VO6 en/of VO7) en dan op de borgtocht (art. 72). Zodra de aannemer het formulier VO6bis heeft ontvangen, mag hij een factuur opmaken en indienen voor dit vrij te geven bedrag. Zijn de werken niet in orde? Dan maakt u het formulier VO6ter (zie p. 124) op. Dit VO6ter geldt als een proces-verbaal van vaststelling van in gebreke zijn van de aannemer. De maatregelen die de aanbestedende overheid dan kan nemen, leest u bij Handleiding wetgeving overheidsopdrachten - Praktische toepassing voor sociale woningbouw VMSW 95

14 4.2 De uitgestelde werken zijn uitgevoerd (oplevering VO7) De aanbestedende overheid neemt het initiatief om de uitgestelde werken te laten starten (formulier VO7). Zodra de omstandigheden die de uitvoering belette, verdwenen zijn, verwittigt de aanbestedende overheid de aannemer via een aangetekende brief. Vanaf dit moment heeft de aannemer 15 dagen voorbereidingstijd om de uitvoering te beginnen. Opmaak VO1 en VO2 De einddatum is dus exact bekend en het verdere verloop van de procedure is volledig analoog aan de voorlopige oplevering van de hoofdwerken. Daarom gebruikt u voor de oplevering VO7 dezelfde documenten, namelijk minstens een VO1 en VO2. Bij de oplevering VO7 wordt altijd een VO1 en VO2 opgemaakt op de datum dat de werken in orde zijn gebracht. Formulier VO1 Vaststelling dat de uitgestelde werken in orde zijn gebracht en de datum van oplevering. Formulier VO2 Rubriek I (opdrachtbedrag): het bedrag van de ingehouden waarborg VO7 (niet het bestelbedrag van de hoofdwerken). Eventueel: verrekeningen, prijsherzieningen, waardeverminderingen, boetes, afhoudingen, samen met de bijhorende documenten VO3, VO4, VO5 (VO6 en VO7 moeten een uitzondering zijn). Belangrijk Een herhaling en/of een kopie van de voorlopige oplevering van de hoofdwerken is geen bewijs dat de uitgestelde werken al in orde zijn gebracht! VO2: Verrekening VA en prijsherziening op uitgestelde werken Zodra de uitgestelde werken opgeleverd zijn, wordt het bedrag van de ingehouden waarborg (al dan niet verhoogd met 20%) integraal vrijgegeven. Op uitgestelde werken kunnen er verrekeningen (in meer of in min) zijn. Voor wijzigingen op uitgestelde werken wordt in principe altijd een verrekening VA opgemaakt. Op die verrekening(en) kan ook een prijsherziening (in meer of in min) gebeuren. De aannemer kan dit nu vragen, als dit niet gebeurde bij de voorlopige oplevering van de hoofdwerken. Opgelet: Dit moet gestaafd worden met bijgevoegde vorderingsstaten en/of een bijlage bij de VO2. Het moet duidelijk zijn waarvan het totale bedrag aan prijsherziening op de VO2 komt. Was er bij de voorlopige oplevering van de hoofdwerken al een prijsherziening op de uitgestelde werken? Dan kan de aannemer het verschil in prijsherziening (in meer of in min) vragen tussen de prijsherziening toegekend bij voorlopige oplevering van de hoofdwerken en de prijsherziening op het moment van effectieve uitvoering van zijn uitgestelde werken. Het eindbedrag (van de hoofdaanneming) wordt met deze eventuele verrekeningen, prijsherzieningen, boetes, geldstraffen en/of andere afhoudingen in dezelfde verhouding verminderd of vermeerderd. Zodra de aannemer de oplevering VO7 heeft ontvangen, mag hij een factuur voor het te betalen bedrag opmaken en indienen. Geen oplevering van uitgestelde werken? Als de werken zich niet in staat van voorlopige oplevering bevinden, wordt een procesverbaal van niet-oplevering (formulier VO1bis) opgemaakt. De aannemer moet de aanbestedende overheid verwittigen als hij de werken voltooid heeft. 96 VMSW Handleiding wetgeving overheidsopdrachten - Praktische toepassing voor sociale woningbouw

15 5. INBEZITNEMING VAN DE GEBOUWEN (ART. 91) Door de voorlopige oplevering beschikt de aanbestedende overheid over heel het door de aannemer uitgevoerde bouwwerk. Voordat de voorlopige oplevering plaatsvindt, mag de aanbestedende overheid (als ze dit wil) al over verschillende delen van het bouwwerk beschikken als die werken klaar zijn. Hiervan moet wel een plaatsbeschrijving opgemaakt worden. Opgelet De volledige of gedeeltelijke inbezitneming van het bouwwerk door de aanbestedende overheid kan niet gelden als voorlopige oplevering. Zodra de aanbestedende overheid het bouwwerk (geheel of deels) in bezit heeft, is de aannemer niet meer verplicht beschadigingen, die door het gebruik komen, te herstellen. 6. GEEN VOORLOPIGE OPLEVERING DOOR SLECHT WEER. WAT NU? Een proces-verbaal van vaststelling van de onmogelijkheid om tot de voorlopige oplevering over te gaan wordt opgemaakt, als de staat van het bouwwerk niet kan worden opgenomen tijdens de vastgestelde termijn van 15 dagen (bijvoorbeeld door slecht weer: sneeuw, overstroming, storm, ). U kunt gebruik van van het modeldocument van de VMSW. U vindt dit terug op de website van de VMSW (vmsw. be > ik ben professioneel > woningbouw en renovatie > oplevering > voorlopige oplevering > VO kan niet doorgaan wegens weersomstandigheden). Het proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering wordt opgesteld binnen de 15 dagen na de dag waarop de onmogelijkheid is opgehouden. Belangrijk De aannemer kan deze omstandigheden niet inroepen om zich te onttrekken aan de verplichting het bouwwerk in goede staat van oplevering aan te bieden. 7. DE AANNEMER GAAT NIET AKKOORD MET ÉÉN OF MEERDERE PUNTEN VAN DE VOOR LOPIGE OPLEVERING Behalve bij niet-conforme werken (VO6) en afhoudingen voor waardevermindering(en) (VO5) kan de aanbestedende overheid de afloop van een geschil niet afwachten om voorlopig op te leveren. De voorlopige oplevering wordt dan ambtshalve afgesloten. De aannemer kan de betwiste eindafrekening onder voorbehoud ondertekenen. Weigert de aannemer te ondertekenen, dan stelt de aanbestedende overheid een proces-verbaal op en neemt daarin akte van de punten die de aannemer betwist, van diens eisen en van de redenen waarom hij niet akkoord gaat. De aannemer krijgt dan een exemplaar van het proces-verbaal en een kopie van de ter ondertekening voorgelegde documenten in ruil voor een ondertekend en gedateerd ontvangstbewijs. Desnoods worden de documenten aangetekend opgestuurd. De partijen ondertekenen in beide gevallen het proces-verbaal VO1 waarbij de voorlopige oplevering van de werken wordt toegestaan. Ook als de aannemer de VO1 niet kan (door afwezigheid) of wil ondertekenen (wegens betwisting(en)), is de voorlopige oplevering toch nog rechtsgeldig. Dit geldt natuurlijk alleen als de aannemer correct werd uitgenodigd en opgeroepen om de voorlopige oplevering bij te wonen. De aannemer krijgt de sommen, verschuldigd volgens de ambtshalve afgesloten eindafreke- Handleiding wetgeving overheidsopdrachten - Praktische toepassing voor sociale woningbouw VMSW 97

16 ning, uitbetaald zoals het bestek voorschrijft. Voor de betwiste punten ( in beraad ) kan de aannemer zijn eventuele rechten doen gelden, zoals beschreven bij 3. Klachten en verzoeken door aannemers op p TERUGGAVE VAN BOETES EN STRAFFEN (ART. 50 EN 51) Voor een vertragingsboete kan de aannemer een kwijtschelding krijgen. 8.1 Wanneer kan een gehele of gedeeltelijke kwijtschelding? Geheel of gedeeltelijk Als de aannemer kan bewijzen dat de vertraging geheel of deels aan de aanbestedende overheid of aan onvoorzienbare omstandigheden te wijten was. Die feiten moeten zich wel voorgedaan hebben tijdens de contractuele uitvoeringstermijn. Gedeeltelijk Als er een wanverhouding is tussen het boetebedrag en het uitgevoerde bedrag tijdens de vertragingsperiode. Er is officieel een wanverhouding als het volume van de in vertraging uitgevoerde werken geen 5% bedraagt van het totale bedrag (inclusief verrekeningen dus). Dit kan alleen als de aannemer alles gedaan heeft om de vertraging te beperken. Bij een straf De aannemer kan ook op basis van diezelfde regels een kwijtschelding vragen als er tijdens de uitvoering een straf opgelegd geweest is (art. 51). 8.2 Termijn voor een kwijtschelding te vragen De schriftelijke aanvraag tot kwijtschelding moet bij de aanbestedende overheid toekomen ten laatste 90 dagen na de dag dat het eindsaldo betaald werd. Het eindsaldo is het bedrag dat op het formulier VO2 staat. Gebeurt dit niet binnen deze termijn, kan de kwijtschelding vervallen. De aanbestedende overheid neemt via de aangeduide motivatie een beslissing, eventueel na advies van haar ontwerpers, en meldt dit zo snel mogelijk aan de aannemer. 98 VMSW Handleiding wetgeving overheidsopdrachten - Praktische toepassing voor sociale woningbouw

17 WAARBORGPERIODE (ART. 65 EN 84 2) De waarborgperiode gaat in op de datum van de voorlopige oplevering. Als de opdrachtdocumenten geen waarborgtermijn vooropstellen, wordt deze op 1 jaar vastgelegd (art. 92 2). De waarborgperiode is dus de periode tussen voorlopige oplevering en definitieve oplevering. Tijdens de waarborgperiode moet de aannemer al de nodige werken en herstellingen uitvoeren om het bouwwerk in goede staat te houden. Hij is verantwoordelijk voor alle optredende, lichte en verborgen gebreken, maar hij is niet aansprakelijk voor de schade waarvan de schuld niet bij hem ligt (art. 84 1). De aanbestedende overheid meldt de aannemer dus best zo snel mogelijk de gebreken die tijdens de waarborgtermijn gebeuren. Belangrijk Ook na de voorlopige oplevering en tijdens de waarborgtermijn van 1 jaar, heeft de aanbestedende overheid het recht om maatregelen van ambtswege te nemen. Ook dan zijn dus de stappen, zoals opgesomd bij 1. Actiemiddelen van de aanbestedende overheid (p. 77), volledig toepasbaar. Handleiding wetgeving overheidsopdrachten - Praktische toepassing voor sociale woningbouw VMSW 99

18 DEFINITIEVE OPLEVERING Een overheidsopdracht van werken is pas klaar als de definitieve oplevering via een proces-verbaal gebeurt. Dit gebeurt 1 jaar na de voorlopige oplevering. 1 Wanneer vindt de definitieve oplevering plaats? De definitieve oplevering vindt plaats binnen de 15 dagen voor de dag waarop de waarborgperiode verstrijkt (art. 92 3). Voorbeeld: De voorlopige oplevering vond plaats op 1 juli De definitieve oplevering gebeurt op een dag tussen 15 juni 2014 en 1 juli De aanbestedende overheid nodigt de aannemer uit voor de definitieve oplevering. Dit gebeurt via een aangetekende brief die minstens 7 dagen voor de vastgestelde datum van oplevering verzonden moet zijn. De definitieve oplevering gaat dan rechtsgeldig door, ook al is de aannemer zelf niet aanwezig op de oplevering (art. 92 4). 2 Een proces-verbaal toegestaan (DO1) of niet-oplevering (DO2) opmaken Op de dag van de definitieve oplevering wordt een proces-verbaal van toegestaan (DO1) of een proces-verbaal van niet-oplevering (DO2) opgemaakt. Twee vertegenwoordigers van de aanbestedende overheid, de aannemer en de ontwerper ondertekenen het proces-verbaal DO1 (zie p. 126) of DO2 (zie p. 127). Als een DO1 wordt opgemaakt zijn de werken die bij de voorlopige oplevering in een proces-verbaal VO6 en/of VO7 stonden, al eerder in orde gebracht; is de aanbestedende overheid verplicht de resterende helft van de borgtocht vrij te geven (art. 93 en 33). Als een DO2 is opgesteld, moet de aannemer de lijst van gebreken in orde te brengen; daarna de aanbestedende overheid hiervan via een aangetekende brief verwittigen. De aanbestedende overheid is dan verplicht om binnen de 15 dagen na ontvangst van die brief opnieuw een oplevering te organiseren. 100 VMSW Handleiding wetgeving overheidsopdrachten - Praktische toepassing voor sociale woningbouw