RICHTLIJNEN ADMINISTRATIEVOERING PGB EN GRAFIMEDIAFONDSEN

Transcriptie

1 RICHTLIJNEN ADMINISTRATIEVOERING PGB EN GRAFIMEDIAFONDSEN Wegwijzer voor de administratievoering van de werkgever ten behoeve van PGB en de grafimediafondsen oktober 2011 Deze richtlijn is uitgebracht namens het Pensioenfonds voor de Grafische Bedrijven (PGB) en de Grafimediafondsen: het Algemeen Sociaal Fonds voor de Grafische Bedrijven (ASF), het Spaarloonfonds voor de Grafische Bedrijven (SGB) en het Fonds Werktijdvermindering Oudere Werknemers in de Grafische Bedrijven (FWG)

2 Aansluiting en inschrijving 1 INLEIDING 2 AANSLUITING EN INSCHRIJVING 2.1 Verplichte aansluiting Verplichte deelneming werknemers op grond van de cao Vrijwillige deelneming werknemers 2.2 Vrijwillige aansluiting 2.3 Aanmeldings- en registratieprocedure 3 INDIVIDUELE REGELINGEN 3.1 PGB-(ouderdoms)Pensioen Plus Een goed pensioen Kenmerken Pensioensparen PGB-partnerpensioen Plus 3.2 Anw-Plus 4 ADMINISTRATIEVOERING 4.1 Administratieve richtlijnen: mutaties op het werknemersbestand 4.2 Administratieve richtlijnen: mutaties op de werkgeversgegevens 4.3 Loontechnische richtlijnen: loongegevens Loontijdvak(ken) Parttimepercentage Aantal loondagen Uitgangspunt berekening premie 4.4 Loontechnische richtlijnen: premieheffing en -afdracht Voorlopige premieheffing Jaarafrekening Correcties op de jaarafrekening Anw-plus-verzekering Extra spaarloon 4.5 De Pensioenwet en de werkgever 5 INSTRUCTIE OPLEVERING JAARGEGEVENS 5.1 Algemene aandachtspunten 5.2 Aanlevering jaaropgave via Mutatiesonline.nl 5.3 Bestandsaanlevering jaaropgave 5.4 Beschrijving bestand Recordlay-out 6 CONTACT 7 BIJLAGEN 7.1 Bedrijfsuitoefening 7.2 Soorten arbeid 7.3 Adressen Werkgeversorganisaties Werknemersorganisaties Overige adressen Richtlijn administratievoering PGB & Grafimediafondsen 2

3 Aansluiting en inschrijving 1 Inleiding Richtlijn administratievoering PGB & Grafimediafondsen is van belang voor werkgevers die zijn aangesloten bij Pensioenfonds voor de Grafische Bedrijven (PGB) en/of de Grafimediafondsen. In de richtlijn wordt een uiteenzetting gegeven over de regelingen die worden uitgevoerd voor de grafimedia branche en de administratieve verwerking daarvan. In de richtlijn wordt ingegaan op de volgende onderdelen: 1 De aansluiting van de werkgever en de deelneming van de werknemer. Aan de orde komen de verplichte aansluiting, de vrijwillige aansluiting en de aanmeldings- en registratieprocedure. 2. De administratievoering. Om voor de fondsen een correcte administratie te kunnen voeren zijn een aantal richtlijnen opgesteld waaraan de loonadministratie van de werkgever moet voldoen. Het betreft administratieve en loontechnische richtlijnen. De administratieve richtlijnen hebben betrekking op het tijdig melden van wijzigingen in de werkgeversgegevens of het werknemersbestand. De loontechnische richtlijnen geven aan waarop de werkgever moet letten bij de loongegevens en premieheffing en premieafdracht. 3. De oplevering van de jaaropgave. Jaarlijks ontvangen de werkgevers een verzoek om de loongegevens van hun werknemers in te sturen. De jaaropgave kan worden aangeleverd via de internetsite mutatiesonline.nl of via ABzend (het vroegere Plato). Ook digitale aanlevering via CD-rom of diskette is mogelijk. Tussentijdse wijzigingen De cao-besprekingen kunnen tot wijzigingen in de regelingen leiden. Via circulaires en e-nieuws wordt u daarvan op de hoogte gebracht. Ook de van toepassing zijnde premiepercentages en maximumpremielonen vindt u daarin terug. Overigens kunt u deze informatie ook terugvinden op de websites. Momenteel gelden voor de grafimedia bedrijfstak de volgende cao's: grafimedia cao; cao voor het reprografisch bedrijf; cao voor dagbladjournalisten; cao voor de papiergroothandel. Nadere informatie Wij zijn graag bereid u verdere mondelinge of schriftelijke informatie te verstrekken. Voor vragen over uw aansluiting, administratie, deelneming, premieheffing, jaaropgave, brancheregelingen etc. kunt u contact opnemen met de afdeling Verzekeringsadministratie op telefoonnummer (020) of via vza@timeos.nl Vermeldt u bij uw correspondentie of telefonische contacten altijd het nummer waaronder u bij ons bent aangesloten. Aan de inhoud van deze richtlijn kunnen geen rechten ontleend worden. Voor de exacte tekst over de deelneming kunt u de cao s en de statuten en reglementen raadplegen. De teksten van de statuten en reglementen vindt u op de website onder de Infobalie. Onder deelnemers of werknemers verstaan wij mannen en vrouwen die verplicht of vrijwillig deelnemen aan één of meer van de fondsen. Waar u hij aantreft kunt u dus ook zij lezen. De voorbeelden zijn fictief. Richtlijn administratievoering PGB & Grafimediafondsen 3

4 Aansluiting en inschrijving 2 Aansluiting en inschrijving De aansluiting van een werkgever vindt in het algemeen plaats op verplichte basis. Een werkgever kan zich ook op vrijwillige basis aansluiten. Zowel de verplichte als de vrijwillige aansluiting worden hierna behandeld. De aanmeldingsprocedure vindt u achterin dit hoofdstuk. 2.1 Verplichte aansluiting Werkgevers die een grafimediabedrijf uitoefenen en personeel in dienst hebben dat onder één van de grafische cao s valt zijn in het algemeen op verplichte basis aangesloten. De verplichting is gebaseerd op (algemeen verbindend verklaarde) cao s en de verplichtstellingsbeschikking voor deelname aan de pensioenregeling van PGB. De deelneming is daardoor veelal wettelijk geregeld ongeacht het georganiseerd of ongeorganiseerd zijn van de werkgever. In de cao's is bepaald aan welke fondsen de werkgever en zijn werknemer(s) deelnemen. Werkgevers die niet onder een (algemeen verbindend verklaarde) grafische cao vallen, kunnen zich met goedkeuring van de Raad voor Overleg in de Grafimedia Branche (ROGB) vrijwillig onder de grafimedia cao laten stellen. De verplichting vanuit de desbetreffende cao om aan de grafische fondsen deel te nemen, geldt dan eveneens voor deze werkgever en zijn werknemer(s), ongeacht of deze georganiseerd of ongeorganiseerd zijn. Cao's Op basis van de volgende cao s worden de regelingen uitgevoerd grafimedia cao, cao voor het reprografisch bedrijf, cao voor dagbladjournalisten, cao voor de papiergroothandel Verplichte deelneming werknemers op grond van de cao In deze paragraaf worden alle genoemde cao's behandeld. Hierbij wordt aangegeven aan welke fondsen de werknemers deelnemen, aan welke fondsen de werkgever bijdraagt en welke werknemers uitgezonderd zijn van de verplichte deelneming. 1. grafimedia-cao Werknemers op wie de grafimedia cao van toepassing is, nemen verplicht deel aan het ASF/Gezondheidszorg, het FWG, het SGB en het PGB. Een uitzondering hierop vormen de werknemers in dienst van een dagbladbedrijf die vallen onder onderdeel B van de sectorbepalingen Dagbladbedrijf van de grafimedia cao. Deze werknemers nemen uitsluitend verplicht deel aan het FWG en het SGB. Werkgevers die zijn aangesloten bij het Koninklijk Verbond van Grafische Ondernemingen (KVGO) zijn verplicht bij te dragen aan de volgende ASF-fondsen: Rekening Opleiding en Arbeidsmarkt, Rekening Vakbondsactiviteiten, Fonds Zorgverlof. Werkgevers van wie de werknemers deelnemen aan het ASF, maar die niet zijn aangesloten bij het KVGO, zijn alleen verplicht bij te dragen aan het Garantiefonds. Werkgevers die zijn aangesloten bij de Vereniging Nederlandse Dagbladpers (NDP) zijn verplicht bij te dragen aan de volgende ASF-fondsen: Rekening Opleiding en Arbeidsmarkt, Rekening Vakbondsactiviteiten, Fonds Zorgverlof. Voor werkgevers die niet bij de NDP zijn aangesloten, geldt deze verplichting niet. Richtlijn administratievoering PGB & Grafimediafondsen 4

5 Aansluiting en inschrijving Uitgezonderd van de verplichte deelneming zijn: directeuren, directeuren-hoofdredacteuren, adjunct-directeuren of onderdirecteuren; bedrijfsleiders/managers (beoordeling door middel van een functie-informatieformulier); leden van het managementteam (beoordeling door middel van een functie-informatieformulier); Om als bedrijfsleider/manager of lid van het managementteam in de zin van de cao te worden aangemerkt, moet worden voldaan aan bepaalde normen die cao-partijen hiervoor hebben vastgesteld. Deze normen hebben betrekking op bevoegdheden en arbeidsvoorwaarden. Voor meer informatie hierover kunt u contact met ons opnemen; vertegenwoordigers/commercieel buitendienstpersoneel (beoordeling door middel van een functie-informatieformulier), tenzij werkzaam in het signbedrijf; thuiswerkers, indien de arbeidsverhouding niet als een reële dienstbetrekking kan worden aangemerkt; personen die in het kader van een school- of vakopleiding stage volgen om vakbekwaamheid te verwerven, de zgn. stagiairs * ; scholieren en studenten die een opleiding of studie in het dagonderwijs volgen en die gedurende de periode van de reguliere vakantie van het betreffende dagonderwijs tijdelijk * werkzaam zijn, de zgn. vakantiewerkers ; bezorgers van dagbladen; redactie-stenografen, correctoren, werknemers werkzaam in boek- en tijdschriftenhandel. Uitzonderingen PGB: werknemers van 65 jaar of ouder die hun pensioendatum uitstellen, bouwen in de huidige pensioenregeling geen pensioen op. 2. cao voor het reprografisch bedrijf Werknemers die technisch werkzaam zijn en op wie de cao voor het reprografisch bedrijf van toepassing is, nemen verplicht deel aan het ASF/Gezondheidszorg, het FWG, het SGB en het PGB. Chefs en administratief personeel nemen alleen verplicht deel aan het PGB. Werkgevers zijn verplicht om bij te dragen aan de volgende ASF-fondsen: Rekening Opleiding en Arbeidsmarkt, Rekening Vakbondsactiviteiten, Fonds Zorgverlof. Uitgezonderd van de verplichte deelneming zijn: directeuren, adjunct-directeuren of onderdirecteuren; bedrijfsleiders/managers (beoordeling door middel van functie-informatieformulier); Om als bedrijfsleider/manager in de zin van de statuten van de fondsen te worden aangemerkt, moet worden voldaan aan bepaalde normen die hiervoor vastgesteld zijn. Deze normen hebben betrekking op bevoegdheden en arbeidsvoorwaarden. Voor meer informatie hierover kunt u contact met ons opnemen; vertegenwoordigers/commercieel buitendienstpersoneel (beoordeling door middel van een functie-informatieformulier); thuiswerkers, indien de arbeidsverhouding niet als een reële dienstbetrekking kan worden aangemerkt; personen die in het kader van een school- of vakopleiding stage volgen om vakbekwaamheid te verwerven, de zgn. stagiairs*; scholieren en studenten die een opleiding of studie in het dagonderwijs volgen en die gedurende de periode van de reguliere vakantie van het betreffende dagonderwijs tijdelijk werkzaam zijn, de zgn. vakantiewerkers*. Uitzonderingen PGB: werknemers van 65 jaar of ouder die hun pensioendatum uitstellen, bouwen in de huidige pensioenregeling geen pensioen op. * stagiairs en vakantiewerkers hoeven niet bij de grafische fondsen te worden aangemeld, omdat geen registratie plaatsvindt. Richtlijn administratievoering PGB & Grafimediafondsen 5

6 Aansluiting en inschrijving 3. cao voor dagbladjournalisten Werknemers op wie de cao voor dagbladjournalisten van toepassing is, nemen deel aan het FWG (Vut-regeling voor dagbladjournalisten). Werkgevers die zijn aangesloten bij de Groep Nederlandse Dagbladpers behorend tot het Nederlands Uitgeversverbond zijn daarnaast verplicht om bij te dragen aan de volgende fondsen: Rekening Vakbondsactiviteiten Dagbladjournalisten; Rekening Pensioenkamer Dagbladsector; Rekening Arboconvenant Uitgeverijbedrijf. Voor werkgevers die niet bij genoemde werkgeversorganisatie zijn aangesloten geldt deze verplichting niet. Uitgezonderd van verplichte deelneming zijn: directeuren-hoofdredacteuren; thuiswerkers als de arbeidsverhouding niet als een reële dienstbetrekking kan worden aangemerkt; personen die in het kader van een school- of vakopleiding stage volgen om vakbekwaamheid te verwerven, de zgn. stagiairs * ; scholieren en studenten die een opleiding of studie in het dagonderwijs volgen en die gedurende de periode van de reguliere vakantie van het betreffende dagonderwijs tijdelijk werkzaam zijn, de zgn. vakantiewerkers * ; werknemers die afwisselend administratieve en journalistieke arbeid verrichten, tenzij zij hoofdzakelijk zijn belast met journalistieke arbeid; laboranten; stenografen, tenzij zij hoofdzakelijk belast zijn met journalistieke arbeid; correctoren, tenzij zij hoofdzakelijk belast zijn met journalistieke arbeid. 4. cao voor de papiergroothandel Werknemers op wie de cao voor de papiergroothandel van toepassing is, nemen deel aan het ASF/Gezondheidszorg, het FWG en het SGB. Uitgezonderd van de verplichte deelneming zijn: vertegenwoordigers/commercieel buitendienstpersoneel (beoordeling door middel van een functie-informatieformulier); thuiswerkers indien de arbeidsverhouding niet als een reële dienstbetrekking kan worden aangemerkt; personen die in het kader van een school- of vakopleiding stage volgen om vakbekwaamheid te verwerven, de zgn. stagiairs * ; scholieren en studenten die een opleiding of studie in het dagonderwijs volgen en die gedurende de periode van de reguliere vakantie van het betreffende dagonderwijs tijdelijk werkzaam zijn, de zgn. vakantiewerkers * ; administratief personeel; werknemers werkzaam in een leidinggevende functie (anders dan voorman). Algemeen Een werknemer die in dienst is van een werkgever met een grafimedia en een niet-grafimedia bedrijfsuitoefening en die afwisselend werkzaam is voor het grafimedia en voor het nietgrafimedia bedrijfsonderdeel, is deelnemingsplichtig als hij als regel 17 uur of meer per week voor het grafimedia bedrijfsgedeelte werkt. Een werknemer die uitsluitend werkzaam is voor het grafimedia bedrijfsgedeelte, valt altijd onder de bepalingen van de grafische fondsen ook al werkt hij minder dan 17 uur per week. Personen die in het kader van een leerovereenkomst bij een grafimedia werkgever in dienst zijn getreden, losse/tijdelijke hulpen en afroepkrachten (oproepkrachten) vallen ook onder de deelneming aan de grafische fondsen. Voor hen gelden dezelfde voorwaarden als voor het overige personeel dat bij de werkgever in dienstbetrekking werkt. * stagiairs en vakantiewerkers hoeven niet bij de grafische fondsen te worden aangemeld, omdat geen registratie plaatsvindt. Richtlijn administratievoering PGB & Grafimediafondsen 6

7 Aansluiting en inschrijving Vrijwillige deelneming werknemers Voor werknemers die niet (meer) verplicht zijn aan de grafische fondsen deel te nemen, is onder bepaalde voorwaarden vrijwillige deelneming mogelijk. Er worden drie soorten vrijwillige deelneming onderscheiden: op basis van een collectief contract; op basis van een promotiecontract; op basis van individuele voorzetting. Collectieve contracten Georganiseerde werkgevers hebben de mogelijkheid op vrijwillige basis aan de grafische fondsen deel te nemen voor al hun werknemers die niet onder de verplichte deelneming vallen. Onder georganiseerde werkgevers verstaan wij in dit verband werkgevers die zijn aangesloten bij het Koninklijk Verbond van Grafische Ondernemingen (KVGO), de Vereniging van Zeefdruk en Sign Ondernemingen (ZSO), de Vereniging Repro Nederland (VRN) of de Vereniging De Nederlandse Dagbladpers (NDP). De vrijwillige deelneming wordt vastgelegd in overeenkomsten tot collectieve vrijwillige deelneming. Op basis van de afgesloten overeenkomsten nemen alle huidige en/of toekomstige niet-deelnemingsplichtige werknemers van de werkgever deel aan de grafische fondsen. Overeenkomsten tot collectieve vrijwillige deelneming hebben een looptijd van 5 jaar en een opzegtermijn van 1 jaar. Promotiecontracten Voor georganiseerde werkgevers die geen collectieve vrijwillige deelneming hebben geregeld voor al hun niet-deelnemingsplichtige werknemers, bestaat de mogelijkheid op vrijwillige basis aan de fondsen deel te nemen voor alleen die werknemers van wie de deelneming als gevolg van promotie, functieverandering of verandering van werkgever binnen de grafische bedrijfstak is beëindigd. De promotiecontracten kunnen worden afgesloten op het moment dat één van de genoemde situaties zich voordoet en gelden vanaf dat moment voor alle toekomstige promotiegevallen. Overeenkomsten voor promotiegevallen hebben een looptijd van 5 jaar en een opzegtermijn van 1 jaar. Individuele voortzetting Ook individuele voortzetting PGB is op bepaalde voorwaarden mogelijk. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om werknemers die de bedrijfstak hebben verlaten maar die met de nieuwe (niet-grafische werkgever zonder pensioenvoorziening) hebben afgesproken aan de grafische pensioenregeling te blijven deelnemen. De nieuwe werkgever wordt dan aangesloten bij PGB. Voortzetting is voor maximaal drie jaar mogelijk. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de afdeling Klantenservice op telefoonnummer (020) Vrijwillige aansluiting Uitgevers met personeel in dienst dat onder Boek- en Tijdschriftcao valt, kunnen op vrijwillige basis worden aangesloten. In overleg met werkgevers- en werknemersorganisaties is overeengekomen dat uitgevers hun pensioenregeling bij pensioenfonds PGB onder kunnen brengen. Als gevolg van de toenemende digitalisering en innovatie groeien de grafimedia- en uitgeverijbranche steeds meer naar elkaar toe. Om beter te kunnen aansluiten op deze ontwikkelingen en overlap te voorkomen, is de werkingssfeer van PGB uitgebreid. In het uitgeverijbedrijf vindt de uitvoering van pensioen op ondernemingsniveau plaats op basis van vrijwilligheid. Voor deze branche is een minimum cao-pensioenregeling van toepassing. PGB heeft voor uitgevers een model pensioenregeling ingericht waardoor bestaande regelingen kunnen worden overgenomen. Ook als men een (nieuwe) pensioenregeling wil invoeren, kan men bij PGB terecht. Richtlijn administratievoering PGB & Grafimediafondsen 7

8 Aansluiting en inschrijving Andere mogelijkheden voor vrijwillige aansluiting Voor vrijwillige aansluiting aan het pensioenfonds PGB gelden, op grond van de Pensioenwet, een aantal voorwaarden. Daarbij worden de volgende situaties onderscheiden: Vrijwillige aansluiting van een grafisch-verwant bedrijf U heeft een verwant bedrijf als u met uw bedrijf nagenoeg volledig werkzaam bent voor de grafimediabedrijfstak zonder zelf werkzaamheden te verrichten in de zin van de grafimedia cao. Aansluiting is mogelijk als de loonontwikkeling in uw bedrijf ten minste gelijk is aan die van de grafimedia bedrijfstak én de werkgever eveneens deelneemt aan de overige sociale fondsen. Werkgevers die voor de invoering van de Pensioenwet vrijwillig waren aangesloten maar niet voldoen aan het criterium loonontwikkeling en deelname aan de sociale fondsen kunnen hun vrijwillige aansluiting continueren. Vrijwillige aansluiting in concernverband Vrijwillige aansluiting van een niet-grafimedia bedrijf dat deel uitmaakt van een concern waartoe ook grafimedia bedrijven behoren, is mogelijk. Mocht het concernverband met een dergelijke vrijwillige aansluiter later worden verbroken dan kan de vrijwillige aansluiting, op grond van de historische band, blijven bestaan. Met toestemming van het ROGB Een werkgever, die niet tot het grafimedia bedrijf behoort, kan zich, met toestemming van het ROGB, vrijwillig onder de grafimedia cao plaatsen. 2.3 Aanmeldings- en registratieprocedure Schriftelijke aanmelding Na aanmelding door de werkgever wordt een aanmeldingsformulier en inschrijvingsformulieren voor het personeel toegestuurd. Door invulling en inzending van deze formulieren komt de formele aanmelding tot stand. Na ontvangst van de formulieren wordt beoordeeld of en zo ja, vanaf wanneer een aansluiting bij de diverse grafische fondsen tot stand moet of kan komen. De werkgever wordt schriftelijk in kennis gesteld van de beslissing en de gevolgen daarvan. Voor werkgevers die op vrijwillige basis willen worden aangesloten, geldt dezelfde schriftelijke aanmeldingsprocedure. Aansluitingsnummer werkgever Iedere werkgever die wordt ingeschreven, krijgt een aansluitingsnummer (5 cijfers). Onder dit nummer staat u geregistreerd. U kunt dit nummer terugvinden in de aansluitingsbrief, op de maandelijkse nota s, de jaaropgave en op alle correspondentie. Wilt u bij telefonisch of schriftelijk contact het aansluitingsnummer vermelden? Dit vergemakkelijkt de afhandeling! Registratienummer werknemer Iedere werknemer die wordt ingeschreven krijgt een 11-cijferig registratienummer. Aan dit registratienummer worden alle aanspraken en rechten van de deelnemer gekoppeld. Het registratienummer bestaat uit de volledige geboortedatum in de volgorde geboortejaar, maand, dag en een volgnummer. 23 oktober 1966 en volgnummer 201 wordt dan: Het registratienummer kan onder andere teruggevonden worden op de jaaropgave. U kunt het registratienummer ook achterhalen door mutatiesonline.nl te raadplegen. Via deze website heeft u direct toegang tot de bedrijfs- en werknemersgegevens die wij met betrekking tot uw onderneming hebben geregistreerd. Wilt u bij telefonisch of schriftelijk contact over een werknemer het registratienummer vermelden? Dit vergemakkelijkt de afhandeling! Richtlijn administratievoering PGB & Grafimediafondsen 8

9 Individuele regelingen 3 Individuele regelingen Naast de collectieve producten zijn er ook mogelijkheden voor een individuele aanvulling. Zo kunnen deelnemers PGB er voor kiezen om extra nabestaandenpensioen te verzekeren (PGB Partnerpensioen Plus) of het gat dat ontstaan is door de invoering van de Algemene nabestaandenwet (Anw-plus) te dichten. Daarnaast zijn er mogelijkheden om het ouderdomspensioen (PGB Pensioen Plus) aan te vullen. Met PGB Pensioen Plus, Partnerpensioen Plus en Anw Plus verzekert de deelnemer zich van een aanvulling op het pensioen bij het Pensioenfonds voor de Grafische Bedrijven. Voor meer informatie belt u met de afdeling Klantenservice (020) PGB-(ouderdoms)Pensioen Plus Veel werknemers hebben te maken met een pensioentekort. In Nederland gaat men ervan uit dat een pensioen van 70% van het verdiende brutoloon voldoende is voor een onbezorgde oudedag. PGB-deelnemers met 40 of meer pensioenjaren kunnen in de regel een goed pensioen tegemoet zien. Er kunnen zich echter situaties voordoen waardoor de norm van 70% niet gehaald wordt. Als dat het geval is, heeft men pensioenachterstand opgelopen. Het pensioenfonds biedt met het fiscaal aantrekkelijke Pensioen Plus de gelegenheid die achterstand in te lopen Een goed pensioen Het pensioen is in Nederland opgebouwd uit meerdere lagen. Voor het basispensioen zorgt de overheid met het AOW-pensioen. Daar bovenop komt het pensioen via de werkgever en tenslotte kunnen privé nog eens aanvullende regelingen getroffen worden. Norm pensioen De gangbare norm voor een goed pensioen is 70% van het brutoloon dat men verdiend heeft. Daar zit de AOW dan in. Wie 70% niet haalt, heeft een achterstand in zijn pensioen. Dat betekent dat men bij pensionering een lager inkomen heeft dan men gewend was. Een achterstand in het pensioen kan een gevolg zijn van één of meer van de volgende situaties: ontbrekende pensioenjaren; salaris boven het maximum; carrière aan einde loopbaan; echtscheiding; pensioenbreuk; AOW hiaat. Fiscaal toegestaan kan via het PGB tot maximaal 100% van het laatst genoten brutoloon pensioen worden opgebouwd. Hoeveel pensioen de deelnemer extra kan verzekeren is afhankelijk van het aantal jaren dat (tot aan het moment van pensioneren) wordt deelgenomen aan de PGBregeling Kenmerken Pensioensparen Voor aanvulling van het ouderdomspensioen biedt PGB Pensioensparen aan. De deelnemer betaalt dan maandelijks een premie of een eenmalige koopsom. Met die premie of koopsom worden geen pensioenaanspraken ingekocht zoals in de basispensioenregeling het geval is. In plaats daarvan wordt de inleg gestort in het Pensioenfonds PGB. Er wordt voor de deelnemers een pensioenspaarrekening geopend en de inleg wordt belegd. De deelnemer deelt daardoor mee in het fondsrendement. De deelnemer deelt voor eigen rekening en risico mee in het fondsrendement. Ook een negatief rendement is niet uitgesloten. Op het rendement worden uitsluitend administratiekosten in mindering gebracht. De kosten bedragen in %. De inleg kan aangroeien tot de deelnemer met pensioen gaat. Het gespaarde kapitaal wordt bij pensionering tegen de dan geldende tarieven bij PGB omgezet in pensioenaanspraken. Dat kan ouderdomspensioen zijn maar ook partnerpensioen of een gewenste combinatie. Na omzetting bij pensionering, volgt men weer de voorwaardelijke toeslagregeling van het PGB. Richtlijn administratievoering PGB & Grafimediafondsen 9

10 Individuele regelingen Wie 5 jaar of langer heeft deelgenomen, krijgt bij pensionering of overlijden minimaal de som van de stortingen in de vorm van periodieke uitkeringen uitbetaald. Deze inleggarantie geldt niet bij afkoop en waardeoverdracht. Tussentijds switchen Tussentijds kan 'de winst' veilig worden gesteld of het verlies worden beperkt. Op ieder moment kan opgebouwde pensioenkapitaal worden omgezet naar pensioenaanspraken. De garantieregeling is dan niet van toepassing. Bij de omzetting naar pensioenaanspraken loopt de deelnemer minder risico, maar heeft ook geen kans meer op een hoger rendement. In een uitzonderlijke situatie, als het op de financiële markten erg tegenzit, kan ook het omgezette pensioen worden verlaagd. Premiebetaling De maximale inleg voor extra pensioen is afhankelijk van leeftijd en inkomen. In de brochure PGB pensioen Plus zijn in een bijlage per leeftijdscategorie bij een oplopend inkomen de fiscale toegestane maximale bedragen weergegeven. Ook het formulier voor deelname is in de brochure opgenomen. De pensioenpremie of de koopsom wordt via de werkgever op het salaris ingehouden. Net als over de gewone pensioenpremie betaalt men er geen belasting en sociale verzekeringspremie over. Over de premie worden geen (sociale) verzekeringsrechten opgebouwd. De pensioenuitkering wordt te zijner tijd normaal belast PGB-partnerpensioen Plus Wanneer in de basispensioenregeling van de werkgever het partnerpensioen geheel of gedeeltelijk op risicobasis verzekerd is, kan de deelnemer ervoor kiezen om 35% of 70% van het ouderdomspensioen extra voor partnerpensioen op te bouwen. De premie voor verzekering van 35% van het ouderdomspensioen bedraagt 1,5% van de pensioengrondslag. PGB Partnerpensioen Plus wordt alleen aangeboden aan werknemers die deelnemen aan de basisregeling van hun werkgever. Aanmelding Werknemers die de bedrijfstak nieuw binnenkomen of een relatie aangaan kunnen zonder gezondheidswaarborgen een verzekering afsluiten als zij zich binnen drie maanden na entree of formele bevestiging van de relatie aanmelden. Werknemers die later een verzekering willen afsluiten ontvangen een medische vragenlijst. Deelnemers die een verzekering overwegen kunnen via of telefonisch via de afdeling Klantenservice Pensioenen (020) informatie opvragen of een offerte aanvragen. 3.2 Anw-Plus De Anw-plus-verzekering kan gezien worden als een vangnet voor nabestaanden die geen recht of slechts gedeeltelijk recht hebben op een wettelijk nabestaandenpensioen (Anw-uitkering). Het verlies van een stuk sociale zekerheid dat door de invoering van de Anw is ontstaan kan met de Anw-Plus worden opgevangen. Want als er niets extra's geregeld is zullen veel nabestaanden een grote stap terug moeten doen. Anw-tekort? Er bestaat recht op een Anw-uitkering van de overheid als de partner van de overledene geboren is voor 1 januari 1950 of kinderen verzorgt die niet ouder zijn dan 18 jaar of in geval van arbeidsongeschiktheid. De uitkering wordt gekort als de partner zelf inkomen heeft. Voor meer informatie kan de website van de Sociale Verzekeringsbank (SVB) worden geraadpleegd. De SVB voert de Anw voor de overheid uit. Als niet aan de voorwaarden voldaan wordt is het verstandig om na te gaan of een verzekering nodig is. Ook als de partner wel recht heeft maar door het eigen inkomen gekort wordt, is het goed even stil te staan bij de noodzaak van een verzekering Richtlijn administratievoering PGB & Grafimediafondsen 10

11 Individuele regelingen Anw-plus-verzekering Met de Anw-plus-verzekering kan een op de persoonlijke omstandigheden afgestemde uitkering worden verzekerd. Dat bedrag wordt alleen bij overlijden van de deelnemer vanaf een afgesproken moment aan de partner uitbetaald. Dat afgesproken moment kan direct na het overlijden van de verzekerde liggen (de direct ingaande uitkering), maar ook later wanneer er geen kinderen onder de 18 meer verzorgd worden (de uitgestelde uitkering). Zowel de direct ingaande als de uitgestelde uitkering worden uitbetaald tot het 65e jaar. Aanmelding Werknemers die de bedrijfstak nieuw binnenkomen of een relatie aangaan kunnen zonder gezondheidswaarborgen een verzekering afsluiten als zij zich binnen 3 maanden na entree of formele bevestiging van de relatie aanmelden. Werknemers die later een verzekering willen afsluiten ontvangen een medische vragenlijst. Deelnemers die een verzekering overwegen kunnen via of telefonisch via de afdeling Klantenservice Pensioenen (020) informatie opvragen of een offerte aanvragen. Richtlijn administratievoering PGB & Grafimediafondsen 11

12 Administratievoering 4 Administratievoering De werkgever ontvangt jaarlijks van de belastingdienst een Handboek Loonheffing. Daarin wordt aangegeven over welk loon loonbelasting, premies volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen verschuldigd zijn. U bent verplicht voor iedere werknemer een loonstaat bij te houden. Daar waar mogelijk sluit de administratievoering ten behoeve van de fondsen aan bij de eisen van de belasting- en sociale verzekeringswetgeving. De administratieve richtlijnen zijn gebaseerd op wettelijke en reglementaire voorschriften en op de geldende cao s. Om een volledige en correcte administratie te kunnen voeren zijn ook onze richtlijnen vaak dwingend van aard. Wij hopen dat u daar begrip voor heeft. Er zijn in hoofdlijnen twee administratieve werkzaamheden die wij van u of uw administratiekantoor vragen, namelijk het aan het eind van ieder boekjaar verstrekken van jaarloongegevens via een jaaropgave en het doorgeven van tussentijdse wijzigingen in het werknemersbestand of de werkgeversgegevens. Beide werkzaamheden zijn gericht op het in rekening brengen van de juiste premie voor deelname aan de fondsen en het bijschrijven van de juiste aanspraken en rechten voor uw deelnemend personeel. Daarnaast wordt op basis van uw informatie de verplichte communicatie op grond van de Pensioenwet verzorgd. Het betreft hier de communicatie bij de start en het einde van de deelname en de productie van het uniforme pensioenoverzicht en andere pensioenoverzichten. De Pensioenwet heeft de verantwoordelijkheid voor een deel ook bij de werkgever gelegd. Administratieve en loontechnische richtlijnen Om een correcte administratie voor de bedrijfstak te kunnen voeren zijn richtlijnen afgesproken. Er is onderscheidt tussen administratieve richtlijnen en loontechnische richtlijnen. De administratieve richtlijnen betreffen richtlijnen voor mutaties op uw werknemersbestand en mutaties op uw werkgeversgegevens. De loontechnische richtlijnen betreffen voorschriften voor de aanlevering van loongegevens en voor de premieheffing en premieafdracht. De richtlijnen worden in dit hoofdstuk verder uitgewerkt. Alle beschreven gegevens vormen bestanddelen voor de jaaropgave. In het hoofdstuk Instructie oplevering jaargegevens wordt daar verder op ingegaan. 4.1 Administratieve richtlijnen: mutaties op het werknemersbestand De uitvoeringsorganisatie registreert alle deelnemers aan de regelingen de zij uitvoert. De persoonsgegevens van de werknemers zijn noodzakelijk voor de opbouw van de aanspraken en het juist verstrekken van uitkeringen. Het is dan ook belangrijk wijzigingen in uw personeelsbestand zo snel mogelijk aan ons door te geven en niet te wachten tot de jaaropgave. De mutaties zijn ook van belang voor de verplichte start- en beëindigingscommunicatie van het pensioenfonds. Tussentijdse wijzigingen kunt u doorgeven via onze internetsite Mutatiesonline.nl of via vza@timeos.nl. Bij mutaties op het werknemersbestand gaat het om de volgende wijzigingen: 1. Indiensttreding Bij aanmelding van een nieuwe werknemer is het van belang welke functie de werknemer uitoefent, bij welk bedrijfsonderdeel hij de werkzaamheden verricht en op welke datum hij in dienst is getreden. Deze gegevens zijn bepalend voor de fondsdeelneming. Betreft het een werknemer die vrijwillig aan de fondsen deelneemt, dan volgt uit de contracten om welke fondsen het gaat. Indien u twijfelt over de deelneming van een werknemer, dan kunt u hoofdstuk Aansluiting en inschrijving van deze richtlijn raadplegen. Wanneer sprake is van deelname aan het pensioenfonds PGB, wordt een startbrief naar de werknemer verstuurd. Richtlijn administratievoering PGB & Grafimediafondsen 12

13 Administratievoering 2. Beëindiging dienstverband Beëindiging van de dienstbetrekking heeft gevolgen voor de fondsdeelname en de aansprakenopbouw van de deelnemer. Werkgever en werknemer zijn tot de datum waarop de dienstbetrekking beëindigd wordt, premies verschuldigd. Beëindiging van een dienstverband vindt onder andere plaats bij: ontslag met wederzijds goedvinden. ontslag op staande voet. ontslag van rechtswege (bijvoorbeeld bij een tijdelijk dienstverband). ontbinding door de rechter. overlijden. Bij overlijden kan er recht bestaan op partnerpensioen en/of wezenpensioen. Het is dus belangrijk om de datum van overlijden te vermelden en zo mogelijk ook naam en adres van de nabestaande(n). Wij registreren het overlijden en zenden eventuele nabestaanden aanvraagformulieren voor een nabestaandenpensioen. ontslag met een ontslagvergunning van de Regionaal Directeur Arbeidsvoorziening (RDA). Indien het een ontslag tijdens arbeidsongeschiktheid betreft, dient u een kopie van de ontslagvergunning mee te sturen. Belangrijk: krachtens de grafimedia cao s kan het dienstverband van een arbeidsongeschikte werknemer niet worden opgezegd, tenzij de arbeidsongeschiktheid: a. ten minste drie jaren heeft geduurd, of b. een aanvang heeft genomen nadat de ontslagvergunning is aangevraagd. Bij beëindiging van de deelname aan het pensioenfonds PGB anders dan door overlijden wordt de beëindigingcommunicatie naar de werknemer verstuurd. 3. Verandering van functie Een wijziging van functie kan leiden tot deelname aan andere fondsen of beëindiging van deelname aan fondsen. Vermeldt u daarom bij wijziging de nieuwe functie van de deelnemer en de ingangsdatum van de wijziging. 4. Echtscheiding/beëindiging ongehuwd samenwonen Echtscheiding of beëindiging van ongehuwd samenwonen heeft gevolgen voor een eventueel partnerpensioen. Wanneer de deelnemer op een later tijdstip komt te overlijden, kan er voor de gewezen partner recht bestaan op een bijzonder partnerpensioen. Indien de deelnemer hertrouwd was of opnieuw ongehuwd samenwoonde voor zijn overlijden, hebben zowel de partner als de gewezen partner recht op een partnerpensioen. De hoogte van dit pensioen is gerelateerd aan de periode waarin de deelnemer met de partner/gewezen partner was gehuwd. Belangrijk bij scheiding is de datum waarop de echtscheiding is uitgesproken of het ongehuwd samenwonen is beëindigd. 5. Arbeidsongeschiktheid Deelnemers aan wie een arbeidsongeschiktheidsuitkering (WAO/WIA) is/wordt toegekend, hebben mogelijk recht op (gedeeltelijke) premievrije voortzetting van deelneming aan de fondsen naar de mate van arbeidsongeschiktheid. Hiervoor moet aan bepaalde voorwaarden worden voldaan. Meer informatie over premievrije deelneming bij arbeidsongeschiktheid vindt u op de websites en U kunt de afdeling Verzekeringsadministratie telefonisch of via informeren wanneer een werknemer een arbeidsongeschiktheidsuitkering (WAO/WIA) ontvangt/gaat ontvangen. Over de WAO/WIA-uitkering zijn geen premies voor de grafische fondsen verschuldigd. Ontslag is over het algemeen pas na drie aaneengesloten ziektejaren aan de orde. 6. Adreswijziging Een adreswijziging van een werknemer hoeft u alleen door te geven, als de werknemer niet aan het PGB en/of het FWG deelneemt. Neemt de werknemer deel aan het PGB en/of het FWG, dan wordt de adreswijziging automatisch aan ons doorgegeven via de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA). Richtlijn administratievoering PGB & Grafimediafondsen 13

14 Administratievoering 4.2 Administratieve richtlijnen: mutaties op de werkgeversgegevens Wijziging in uw bedrijfsuitoefening Wijzigingen in uw bedrijfsuitoefening kunnen gevolgen hebben voor de deelneming, de premieheffing en als gevolg daarvan voor de aanspraken/rechtenopbouw van uw werknemers. Alle onderstaande wijzigingen in de bedrijfsuitoefening dient u, zodra ze zich voordoen, schriftelijk te melden. De volgende situaties kunnen van toepassing zijn: 1. Beëindiging van de bedrijfsvoering Als u uw onderneming opheft of verkoopt, dient u dit te melden. Dit kan gevolgen hebben voor de premieheffing en de deelneming van uw personeel. 2. Reorganisatie Opsplitsing van het bedrijf, opheffing van bedrijfsdelen en wijziging van de rechtsvorm zijn ontwikkelingen die schriftelijk gemeld moeten worden. U vermeldt daarbij welke personeelsleden in welk bedrijfsonderdeel geplaatst worden. Eventuele ontslagen en gevolgen van de reorganisatie kunnen van invloed zijn op de premieheffing. 3. Fusie Bij een fusie worden, over het algemeen, verschillende ondernemingen samengevoegd tot één onderneming. U geeft door welke personeelsleden overgeplaatst worden, of één van de ondernemingen opgeheven wordt, eventuele gevolgen voor de premieheffing etc. 4. Rechtsvormwijziging Een rechtsvormwijziging kan gevolgen hebben voor de deelneming van werknemers. 5. Wijziging in de productietechnieken Een wijziging in de toegepaste productietechnieken kan tot gevolg hebben dat uw werknemers onder de werkingssfeer van een andere cao vallen. Hierdoor kan een gewijzigde deelneming aan de grafische fondsen aan de orde zijn. 6. Zonder personeel Indien u geen personeel meer in dienst heeft dat deelneemt aan de fondsen, meldt u dit via het formulier kennisgeving van mutatie. De premieheffing wordt stopgezet en de deelneming van uw uit dienst getreden personeelsleden wordt beëindigd. 7. Weer personeel Indien u enige tijd zonder personeel bent geweest en u heeft of neemt weer personeel in dienst, dan meldt u dit aan ons. U kunt dit doen via onze internetsite De premieheffing zal weer beginnen. Overige relevante wijzigingen: wijziging (correspondentie-)adresgegevens (zowel van werkgever als werknemer); naamswijziging werkgever; wijziging in aansluiting bij een werkgeversorganisatie; wijziging in sectorindeling sociale verzekeringen; wijziging in de van toepassing zijnde cao s; wijziging in bank- en/of gironummer. 4.3 Loontechnische richtlijnen: loongegevens Er worden voor een juiste aanlevering van loongegevens een aantal eisen aan uw loonadministratie gesteld. In deze paragraaf worden loontechnische richtlijnen uitgewerkt voor de loontijdvakken, het parttimepercentage, het aantal loondagen en het brutoloon. Verder wordt aandacht besteed aan een aantal aspecten die van belang zijn voor de loonberekening. Het gaat dan om de invloed van een WAO/WIA-uitkering, gemengde kostenvergoedingen en loon tijdens ziekte. Richtlijn administratievoering PGB & Grafimediafondsen 14

15 Administratievoering Loontijdvak(ken) Voor iedere deelnemer aan de fondsen, dient u per jaar de tijdvakken vast te leggen waarover hij loon heeft genoten. Bijvoorbeeld: Een werknemer van wie de deelneming aan de fondsen in de loop van een jaar is gewijzigd, heeft meerdere loontijdvakken. Op de jaaropgave dient u per loontijdvak het loonbegrip, het loon, het parttimepercentage en het aantal loondagen op te geven. Wij berekenen dan voor de deelneming en rechtenopbouw per verzekeringstijdvak de premies en de rechten Parttimepercentage Voor alle parttimers die verplicht of vrijwillig aan het PGB deelnemen, dient een parttimepercentage te worden bepaald. Door middel van het parttimepercentage kan worden berekend, wat de juiste franchise is die ten aanzien van de parttimer moet worden toegepast. Met parttimers worden bedoeld alle werknemers die om welke reden dan ook minder uren werkzaam zijn dan in uw onderneming bij een volledig dienstverband gebruikelijk is. Parttimers zijn dus: werknemers met een parttime dienstverband; oproepkrachten; invalkrachten; werknemers die niet volledig werkzaam zijn, omdat zij gedurende een bepaalde periode gebruik maken van het recht op ouderschapsverlof; werknemers die één of meer keren per jaar verlof voor eigen rekening opnemen; werknemers die gedeeltelijk werkzaam zijn, omdat zij voor een deel gebruik hebben gemaakt van het recht om vervroegd uit te treden (deeltijdvutters); werknemers die een gedeeltelijke WAO/WIA-uitkering ontvangen en daarnaast werkzaam zijn en hiervoor loon ontvangen. Vaststelling parttimepercentage Het parttimepercentage geeft de verhouding weer tussen het aantal uren dat een parttimer contractueel in een bepaald tijdvak werkt en het aantal arbeidsuren dat in uw onderneming voor datzelfde tijdvak gebruikelijk is voor werknemers met een volledig dienstverband. Voor de vaststelling van het parttimepercentage is het volgende van belang: uitgegaan wordt van het aantal daadwerkelijk gewerkte uren, althans voor zover de normale fulltime arbeidstijd in het bedrijf niet wordt overschreden en met dien verstande dat niet meetellen de gewerkte uren die buiten de normale arbeidsduur in de onderneming vallen (overwerk); - het parttimepercentage is maximaal 100% bij ongelijke arbeidsduur per week geldt de gemiddelde arbeidsduur per week; een werknemer die in ploegendienst werkzaam is en als gevolg daarvan gemiddeld minder uren werkt dan een werknemer in dagdienst, wordt niet als parttimer beschouwd. Arbeidsongeschikte werknemers Mogelijk hebt u een of meer werknemers in dienst die een WAO/WIA-uitkering genieten en op grond daarvan recht hebben op premievrije pensioenopbouw naar de mate van hun arbeidsongeschiktheid. Indien een dergelijke werknemer in het kader van zijn restcapaciteit tegen betaling van loon in uw onderneming werkzaam is in een deelnemingsplichtige functie, dan heeft hij over dit loon uit werken ook recht op pensioenopbouw. Over dit loon is daarom altijd pensioenpremie verschuldigd. Om de juiste premie te kunnen berekenen, dient eveneens aan de hand van het parttimepercentage te worden vastgesteld, welke franchise moet worden toegepast. Het parttimepercentage dient te worden gebaseerd op het aantal uren dat de werknemer daadwerkelijk in uw onderneming werkzaam is. Indien de werknemer procentueel meer uren werkt dan zijn mate van arbeidsgeschiktheid (restcapaciteit) aangeeft, kan het feit zich voordoen dat het parttimepercentage uit werken en het parttimepercentage van de premievrije pensioenopbouw tezamen meer bedragen dan 100%. Zonder nadere maatregelen zou dit ertoe leiden dat in totaal teveel franchise wordt toegepast, met als gevolg een onjuiste pensioenopbouw. U hoeft zich hierover echter geen zorgen te maken. In voorkomend geval zullen wij aan de kant van de premievrije pensioenopbouw een correctie aanbrengen, waardoor in totaal nooit meer franchise wordt toegepast dan de franchise die gold tijdens het dienstverband direct voorafgaande aan het intreden van de arbeidsongeschiktheid. Een eventueel surplus zal dus in mindering worden gebracht op de franchise die wordt Richtlijn administratievoering PGB & Grafimediafondsen 15

16 Administratievoering gehanteerd bij de premievrije pensioenopbouw. De werknemer kan er dus van verzekerd zijn dat hij in totaal de pensioenopbouw krijgt, waarop hij reglementair recht heeft. Met inachtneming van het voorgaande bepaalt u het parttimepercentage als volgt: contracturen normale werktijd (in uren) in volledig dienstverband in een tijdvak x 100% (afronden op hele procenten) Voor de jaaropgave berekent u, aan de hand van de parttimepercentages van de verschillende perioden, een gemiddeld parttimepercentage. Dit gemiddelde parttimepercentage dient u op hele procenten af te ronden en op de jaaropgave op te geven. Let op: het kan voorkomen dat een werknemer met meerdere tijdvakken op de jaaropgave vermeld staat. Dit gebeurt meestal als een werknemer een andere functie heeft gekregen waardoor zijn deelname aan de fondsen is veranderd. U dient dan per tijdvak een gemiddeld parttimepercentage bij te houden Aantal loondagen De grafische fondsen hanteren de loondagensystematiek. Bij de loondagensystematiek worden het maximumpremieloon en een eventuele premiefranchise bepaald aan de hand van het aantal loondagen. Maximale aantal loondagen Het aantal dagen waarover de werknemer gemiddeld per werkweek loon heeft genoten, wordt geacht niet meer dan vijf te bedragen. Iedere maand kent maximaal 21,75 loondagen en ieder jaar kent maximaal 261 loondagen. Bij indiensttreding of ontslag in de loop van een jaar wordt bij een gebroken maand uitgegaan van het aantal netto werkdagen. Indien de berekening hoger is dan 21,75 dagen dient te worden gemaximeerd op 21,75 dagen. Voor parttimers is het aantal loondagen gelijk aan het aantal loondagen van een fulltimer, ook wanneer die niet iedere dag werkt. Rekenvoorbeelden Periode t/m = 261 dagen Periode t/m = 3 x 21,75 = 65,25 dagen Periode t/m : t/m = 3 x 21,75 = 65,25 dagen t/m =11 dagen, Totaal 76,25 dagen Periode t/m : t/m =11 dagen t/m =4 x 21,75 = 87 dagen t/m =20 dagen, Totaal 118 dagen Periode t/m t/m = 2 x 21,75 = 43,5 dagen t/m = 22 dagen, gemaximeerd 21,75 dagen Totaal 65,25 dagen Uitgangspunt berekening premie Voor de berekening van de premies voor de grafische fondsen wordt als uitgangspunt genomen het brutoloon conform kolom 6 van de verzamelloonstaat. Wanneer via de werkgever een WAO/WIA, WGA, ZW- of WW-uitkering of de aanvulling Toeslagenwet wordt uitbetaald dient deze niet te worden meegerekend. Deze zit in kolom 6 maar dient te worden uitgeteld voor opgave. Richtlijn administratievoering PGB & Grafimediafondsen 16

17 Administratievoering LET OP: conform de verzamelloonstaat is spaarloon geen verlagende factor voor het brutoloon. Het brutoloon dient dus niet te worden uitgeteld. Indien het gaat om de premieberekening voor de fondsen voor dagbladjournalisten geldt als loon het jaarsalaris, gebaseerd op het vaste overeengekomen brutomaandsalaris per 1 januari van een jaar plus de inconveniëntentoeslagen en de managementtoeslag(en), vermeerderd met de in het betreffende jaar geldende vakantietoeslag. Bij de berekening van de premies wordt rekening gehouden met maximumdaglonen. Zie hiervoor de premietabel op Berekening bij de werknemer in te houden PGB-premie De werkgever draagt de volledige pensioenpremie af. De pensioenpremie bestaat uit een werknemers- en een werkgeversdeel. De totaal af te dragen premie wordt berekend over de pensioengrondslag. De bij de werknemer in te houden pensioenpremie wordt eveneens over de pensioengrondslag berekend. De pensioengrondslag wordt in het uitvoeringsreglement gedefinieerd als het loon verminderd met de franchise. Onder het loon wordt hier het brutoloon conform kolom 6 van de verzamellloonstaat verstaan. De franchise is een jaarfranchise. Deze jaarfranchise is tevens de maximumfranchise in een jaar. Om administratieve redenen hanteren wij echter een dagfranchise. De dagfranchise is de maximumjaarfranchise gedeeld door het maximale aantal loondagen á 261. Indien een medewerker niet het gehele jaar werkzaam is geweest, wordt de franchise evenredig toegepast, afhankelijk van het aantal dagen berekende loondagen. Indien een medewerker parttime werkzaam is geweest, wordt de franchise berekend door het maximale aantal loondagen in het betreffende tijdvak te vermenigvuldigen met de dagfranchise en het parttimepercentage. Rekenvoorbeelden: Fulltimer Loon 4000 Loondagen 21,75 Dagfranchise 53,53 Parttimepercentage 100% Franchise tijdvak = 53,53 x 21,75 dagen x 100% = 1164,28 Pensioengrondslag = ,28 = 2835,72 Parttimer Loon 4000 Loondagen 21,75 Dagfranchise 53,53 Parttimepercentage 82% Franchise tijdvak = 53,53 x 21,75 dagen x 82% = 954,71 Pensioengrondslag = ,71 = 3045,29 Gedeeltelijk arbeidsongeschikt Loon 4000, waarvan 900 WIA-uitkering Loondagen 21,75 Dagfranchise 53,53 Parttimepercentage 70% Franchise tijdvak = 53,53 x 21,75 dagen x 70% = 814,99 Pensioengrondslag = ,99 = 2285,01 Berekening bij de werknemer in te houden FWG-premie De werkgever draagt de volledige FWG-premie af. De FWG-premie bestaat uit een werknemersen een werkgeversdeel. De totale door de werkgever af te dragen premie wordt berekend over het brutoloon conform kolom 6 van de verzamelloonstaat (excl. WAO/WIA-uitkering). Richtlijn administratievoering PGB & Grafimediafondsen 17

18 Administratievoering In het geval van dagbladjournalisten wordt de totale door de werkgever af te dragen premie berekend over het jaarsalaris, gebaseerd op het vaste overeengekomen brutomaandsalaris per 1 januari van een jaar plus de inconveniëntentoeslagen en de managementtoeslag(en), vermeerderd met de in het betreffende jaar geldende vakantietoeslag. Deze grondslag geldt ook voor de berekening van het werknemersdeel in de premie. WGA-hiaat Voor de verzekering van het WGA-hiaat zijn in de diverse cao s afspraken vastgelegd. De door de werknemer te betalen premie is per cao geregeld. Houdt u er rekening mee dat de premie aftrekbaar is voor alle heffingen en daarom ook voor de premieheffing sociale verzekeringen. U bent hierover ingelicht door uw werkgeversorganisatie, uitvoeringsinstelling of verzekeringsmaatschappij. Voor informatie over de berekening van de premie inzake de collectieve grafische WGAhiaatverzekering verwijzen wij u naar Achmea Inkomensverzekeringen (AIV), Postbus 3078, 2130 KB Hoofddorp, tel. (023) Overige aandachtspunten loonberekening WAO/WIA-uitkering Over WAO/WIA-uitkeringen zijn geen premies voor de grafische fondsen verschuldigd. U dient de WAO/WIA-uitkering dus niet als loon op te geven. Dit in afwijking van het loonbegrip dat andere instanties, bijvoorbeeld de uitvoeringsinstelling, hanteren. Bij arbeidsongeschiktheid van een deelnemer wordt de spaarloonopbouw gedurende het derde ziektejaar premievrij voortgezet op voorwaarde dat de deelnemer een arbeidsongeschiktheidsuitkering ontvangt en het dienstverband doorloopt. Loon tijdens ziekte Met ingang van 1 januari 2004 is in het Burgerlijk Wetboek geregeld dat de werknemer bij ziekte gedurende 104 weken recht heeft op doorbetaling van 70% van zijn loon, voor zover het loon niet meer bedraagt dan het bedrag, bedoeld in artikel 17, eerste lid, van de Wet financiering sociale verzekeringen (Wfsv), het zgn. maximumdagloon. Dit is geregeld in artikel 7: 629 van het Burgerlijk Wetboek. In de grafische cao s zijn aanvullende afspraken gemaakt. Afgesproken is dat de werkgever gedurende ten hoogste de eerste 52 weken van de ziekte (het eerste ziektejaar) een aanvulling verstrekt tot 100% van het laatstverdiende loon voor ingang arbeidsongeschiktheid, eveneens voor zover het loon niet meer bedraagt dan het maximumdagloon, als bedoeld in artikel 17, eerste lid, van de Wet financiering sociale verzekeringen. Deze aanvulling geldt niet gedurende de daaropvolgende 52 weken van de ziekte (het tweede jaar), behalve als sprake is van een van de volgende situaties: 1. De werknemer is gedeeltelijk arbeidsongeschikt en daarnaast gedeeltelijk werkzaam naar loonwaarde of op arbeidstherapeutische basis op advies van de arboarts. In dat geval betaalt de werkgever het loon over het gewerkte deel voor 100% door tot het maximumdagloon. Over het resterende niet werkzame - deel wordt niet aangevuld op de wettelijke loondoorbetalingsverplichting. 2. Op basis van een IVA-keuring is vastgesteld dat de werknemer geen enkel perspectief heeft op terugkeer op de arbeidsmarkt. In dat geval ontvangt de werknemer (zonodig met terugwerkende kracht) over het tweede ziektejaar 100% loondoorbetaling tot het maximumdagloon. Over het loon dat u tijdens de eerste twee ziektejaren doorbetaalt zijn de gebruikelijke premies voor de grafische fondsen verschuldigd. U dient dit loon dus altijd aan ons op te geven bij de jaaropgave. Pensioenopbouw tijdens de eerste twee ziektejaren Cao-partijen hebben afgesproken dat voor werknemers die onder de werkingssfeer van de grafimedia-cao en de cao voor het reprografisch bedrijf vallen, gedurende de eerste twee ziektejaren de pensioenopbouw wordt voortgezet. Daarbij wordt uitgegaan van een (fictief) Richtlijn administratievoering PGB & Grafimediafondsen 18

19 Administratievoering pensioengevend salaris gelijk aan 100%. Dit is dus ook het geval indien tijdens het tweede ziektejaar slechts 70% van het loon wordt doorbetaald. Over dat (fictief) pensioengevend salaris is de volledige pensioenpremie met de gebruikelijke verdeling werkgever/werknemer verschuldigd. Wij verzoeken u contact met ons op te nemen, indien bij uw werknemer(s) sprake is van het tweede ziektejaar. Wij zullen er dan voor zorgen dat de pensioenopbouw tijdens het tweede ziektejaar conform de cao-afspraken tot 100% wordt aangevuld. U ontvangt hiervoor een aanvullende nota. 4.4 Loontechnische richtlijnen: premieheffing en -afdracht Fondsen Afhankelijk van de van toepassing zijnde cao, het lidmaatschap van een werkgeversorganisatie of individuele afspraken, betalen zowel de werkgever als de werknemers premie voor de diverse fondsen. De verschuldigde premie wordt berekend over het totale premieplichtige loon van alle deelnemende werknemers per fonds. Het betreft één of meer van de volgende fondsen: PGB : Pensioenfonds voor de Grafische Bedrijven FWG : Fonds Werktijdvermindering Oudere Werknemers in de Grafische Bedrijven onderverdeeld in: Vut-regeling grafimedia Vut-regeling voor Dagbladjournalisten Aanvullingskas Administratief Personeel Dagbladbedrijf (APD) ASF : Algemeen Sociaal Fonds voor de Grafische Bedrijven onderverdeeld in: Gezondheidszorg Garantiefonds en eventueel: SGB : het extra spaarloondeel. Daarnaast wordt een aantal fondsen geadministreerd waarvoor alleen de werkgever premie verschuldigd is. Afhankelijk van de van toepassing zijnde cao of het lidmaatschap van een werkgeversorganisatie betreft het één of meer van de volgende fondsen: SGB : Spaarloonfonds voor de Grafische Bedrijven (cao-bedrijfstakspaarloonregeling) ASF : Algemeen Sociaal Fonds voor de Grafische Bedrijven onderverdeeld in: Rekening Vakbondsactiviteiten Rekening Opleiding en Arbeidsmarkt Rekening Opleiding en Arbeidsmarkt ZSO Fonds Zorgverlof Rekening Pensioenkamer Dagbladjournalisten Rekening Vakbondsactiviteiten Dagbladjournalisten Rekening Arboconvenant Uitgeverijbedrijf Ook hier wordt de verschuldigde premie berekend over het totale premieplichtige loon van alle deelnemende werknemers. Voor meer informatie over deze fondsen kunt u de hoofdstukken over de grafische bedrijfstakregelingen in deze richtlijn raadplegen. De verschuldigde premies voor de diverse fondsen worden door cao-partijen vastgesteld. De premietabel wordt in januari van ieder jaar gepubliceerd op Premieheffing Het systeem van premieheffing omvat een voorlopige premieheffing, een jaarafrekening en een eventuele correctie op de jaarafrekening. Deze onderdelen van de premieheffing worden in de volgende paragrafen uitgewerkt Voorlopige premieheffing Aan het begin van iedere maand ontvangt u een maandnota met bijbehorende specificatie die betrekking heeft op de voorlopige premieheffing van de voorgaande maand. Deze maandnota kan twee soorten premie bevatten die in één totaalbedrag geheven worden. Het betreft: premies voor ASF-fondsen, SGB, PGB en FWG; vaste premie voor individuele deelnamecontracten (PGB en/of SGB). Richtlijn administratievoering PGB & Grafimediafondsen 19

20 Administratievoering Om ongewenste papiermassa's te voorkomen, kan op verzoek van de werkgever het afdrukken van de individuele specificaties bij de maandnota s worden onderdrukt (alleen de periodes 2 t/m 11). Vaststelling voorlopige premie Bij de aansluiting van een werkgever vragen wij de werkgever het brutoloon per werknemer op te geven. Deze bedragen worden omgerekend tot jaarloonbedragen per fonds. Er wordt een loonsom PGB, een loonsom ASF etc. vastgelegd. Op basis van die vastgelegde loonsommen wordt maandelijks een premienota uitgebracht, met bijbehorende specificatie, waarop de voorlopige premies over 1/12 deel van de betreffende jaarloonsommen in rekening worden gebracht. Individuele deelnamecontracten PGB en/of extra spaarlooncontracten SGB worden in rekening gebracht via vaste jaarpremies. Deze jaarpremies worden verdeeld in twaalf gelijke maandpremies. Deze maandpremies worden tegelijkertijd met de voorlopige premies in rekening gebracht op de maandnota. Bij de maandnota worden deze individuele contracten op een aparte specificatie getoond. Hierbij zijn de volgende opmerkingen te maken: De vaste jaarpremie PGB staat los van de voorlopige premieheffing en is gebaseerd op de definitieve gegevens. Indien de twaalfde maandnota is betaald, is het jaar afgesloten. Er volgt voor deze premiecontracten geen jaarafrekening. Een eventuele correctie is uiteraard wel mogelijk. Voor de extra spaarlooncontracten SGB volgt wel een jaarafrekening waarbij het contract mogelijk aangepast kan worden. Zie in dit verband paragraaf Jaarafrekening. Wijziging voorlopige premieheffing Als de aansluiting tot stand is gekomen, ontvangt u maandelijks nota s inzake de voorlopige premieheffing die gebaseerd zijn op de loongegevens die u op het aanmeldingsformulier hebt verstrekt. Indien deze loongegevens in belangrijke mate wijzigen als gevolg van personeelsen/of salarismutaties, kunt u het formulier Wijziging voorlopige premieheffing downloaden, waarmee u de wijzigingen kunt doorgeven. Gedurende een nog niet afgesloten boekjaar zijn de volgende wijzigingen mogelijk: aanpassing naar aanleiding van cao-afspraken Naar aanleiding van cao-afspraken, kan initiatief genomen worden om de voorlopige premieheffing aan te passen. U wordt hiervan op de hoogte gesteld. Indien de omstandigheden in uw bedrijf aanleiding geven tot een andere aanpassing van de voorlopige premieheffing, dan kunt u dit via het formulier Wijziging voorlopige premieheffing aan ons melden. aanpassing naar aanleiding van jaarafrekening Bij de jaarafrekening vindt een verrekening plaats van de voorlopige premieheffing over het af te rekenen jaar met de vastgestelde definitieve premie voor dat jaar. Wij stellen de definitieve premie vast aan de hand van uw jaaropgave. Indien wij constateren dat de definitief vastgestelde premie over het af te rekenen jaar (het jaar voorafgaand aan het lopende boekjaar) belangrijk hoger is dan de voorlopige premie die op dat moment in rekening wordt gebracht voor het lopende boekjaar, zullen wij de voorlopige premieheffing op de eerstvolgende maandnota verhogen. aanpassing naar aanleiding van verzoek werkgever Indien de omstandigheden in uw bedrijf daartoe aanleiding geven (bijvoorbeeld bij een aantal personeelsmutaties), kunt u ons schriftelijk verzoeken de voorlopige premieheffing aan te passen. De beslissing over het wel of niet aanpassen van de voorlopige premieheffing ligt uiteindelijk bij de uitvoeringsorganisatie Jaarafrekening U bent als werkgever verplicht om voor uw werknemers die aan de fondsen deelnemen, jaarlijks een tijdige en juiste jaaropgave in te sturen. Op deze jaaropgave dient u onder meer aan te geven: Richtlijn administratievoering PGB & Grafimediafondsen 20