Functie- en profielbeschrijving: Assistent-dienstleider

Transcriptie

1 Functie- en profielbeschrijving: Assistent-dienstleider GRAAD: RANG: WEDDESCHAAL: TE BEGEVEN VIA: Assistent dienstleider Bv B1 B2 B3 Aanwerving vast - voltijds ALGEMEEN Met deze oproep willen we onmiddellijk een vacature invullen en leggen we tegelijk een wervingsreserve aan, die 2 jaar geldig blijft. Op korte termijn wil het bestuur één invulling doen. Het gaat om een oproep voor een voltijdse functie in statutair verband binnen de stedelijke bibliotheek van de stad Hasselt. FUNCTIEBESCHRIJVING PLAATS IN HET ORGANOGRAM: Je staat onder de rechtstreekse leiding van en rapporteert aan de dienstleider en/of de bibliothecaris. HOOFDDOEL VAN DE FUNCTIE: Je hebt de leiding over een specifieke afdeling en je zorgt voor het aansturen, coördineren en opvolgen van de werkzaamheden en projecten binnen de eigen afdeling en/of werkingscluster. Je werkt actief mee aan de visieontwikkeling en beleidsvoorbereiding inzake bibliotheekwerking binnen de staf van leidinggevenden. Als assistent-dienstleider: - geef je leiding aan het personeel dat werkt binnen de afdeling en werkingscluster doelgroepenwerking; - houd je toezicht op en coördineer je de doelgroepenwerking en neem je de eindverantwoordelijkheid op ten aanzien van de klanten en het personeel; - zorg je voor een klantgerichte dienstverlening in samenwerking met al de medewerkers; - organiseer je de activiteiten binnen de doelgroepenwerking, stuur je de medewerkers aan, en werk je mee aan de praktische coördinatie en uitvoering van de acties; - zoek je meewerkende en steunende partners, en zorg je voor een aangepaste communicatie naar deze partners; - coördineer je de ontwikkeling, organisatie en administratieve opvolging van het service aanbod en het uitleengebeuren in de mobiele bib, in het Bib-aan-huis project, en in de andere acties op locatie; - adviseer je en verleen je ondersteuning bij de invulling en uitvoering van het promotiebeleid naar de specifieke doelgroepen.

2 COMPETENTIES, VAARDIGHEDEN, VEREISTE KENNIS EN ERVARING In je job als assistent-dienstleider is het belangrijk dat je deze competenties optimaal ontwikkelt. Tijdens de uitvoering van je functie word je ook geëvalueerd op basis van dit profiel: Kerncompetenties Competentie Gedragsvoorbeelden voor de hele stad Voorbeelden van taken/gedrag voor de functie Inzet - werkt met enthousiasme en gedrevenheid - stelt zich positief op - staat open voor vragen en taken die op zich afkomen - gaat ervoor om de taken uit te voeren - durft verantwoordelijkheid te nemen - je bent bereid tot avond- en weekendwerk en werkt binnen een schema met wisselende werkuren; Klantgerichtheid - leeft zich in de situatie van klanten in - stelt zich dienstverlenend op voor iedereen - speelt in op wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen - neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten - streeft naar klanttevredenheid Loyauteit - voelt zich verbonden met de belangen/problematiek van de organisatie en de eigen rol of opdracht hierin - neemt de verantwoordelijkheden op, die bij de eigen functie horen - vertegenwoordigt de organisatie op een passende wijze bij anderen en externe contacten - toont maatschappelijke dienstbaarheid of public service gezindheid - bouwt mee aan een positief imago van de organisatie Samenwerken - overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen - leeft afspraken met leidinggevenden en collega s na - is transparant over de invulling van zijn/haar takenpakket en geeft hierover gepast feedback - blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang - helpt anderen - stelt het gezamenlijk belang boven het eigenbelang - stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep - zoekt mee naar oplossingen bij conflicten - gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheid - je hebt een grote verantwoordelijkheidszin en bent discreet ten aanzien van de bibliotheekklanten; - - je wordt naargelang de noodwendigheden ingezet op andere taakvelden; - je kan bij afwezigheid van de bibliothecaris en/of dienstleider diens functie waarnemen; - je springt wanneer nodig in, bij de uitleendiensten; Zelfontwikkeling - neemt verantwoordelijkheid voor de eigen professionele ontwikkeling - vraagt naar feedback bij de eigen prestaties en trekt hieruit conclusies - staat geregeld kritisch stil bij het eigen functioneren en kent eigen sterktes en zwaktes - werkt met een duidelijk plan aan de verbetering van de eigen prestaties; zet leerpunten om in acties - kan nieuwe informatie en ideeën in zich opnemen en effectief toepassen - probeert grenzen te verleggen en gaat uitdagingen aan

3 Essentiële competenties Competentie Gedragsvoorbeelden voor de hele stad Voorbeelden van taken/gedrag voor de functie Plannen en organiseren Situationeel leidinggeven - plant acties en projecten, bepaalt objectieven en prioriteiten - stemt systemen, procedures, middelen, tijd en mensen op elkaar af - houdt rekening met zaken die op lange termijn spelen - past de planning aan indien veranderende omstandigheden dit eisen - plant meetmomenten in om te toetsen of prestaties/resultaten voldoen aan de verwachtingen en stuurt bij indien nodig - verzekert continuïteit en behoudt overzicht - Zorgt voor een duidelijke formulering van de opdrachten, verwachtingen en rollen van de medewerkers - Kan zijn leiderschapsstijl aanpassen naargelang de situatie en de medewerker - Is zich bewust van zijn natuurlijke leiderschapsstijl en kan deze doorbreken indien de situatie dit vereist - Zorgt ervoor dat de randvoorwaarden optimaal zijn (informatie, tijd, middelen, mandaat) LEIDERSCHAPSSTIJLEN: Directief leidinggeven - stuurt de medewerker zeer sterk aan en hoe de taak moet uitgevoerd worden - volgt de taakuitvoering van dichtbij op en stuurt indien nodig meteen bij - draagt de verantwoordelijkheid over het resultaat en het proces Begeleidend leidinggeven - stuurt de medewerker zeer sterk aan - geeft uitleg bij de beslissing en het waarom - vraagt de medewerker om suggesties over hoe de taak kan uitgevoerd worden - volgt de taakuitvoering op en stuurt bij - draagt de verantwoordelijkheid over het resultaat en het proces Ondersteunend leidinggeven - stuurt de medewerker weinig aan - laat de medewerker zelf bepalen hoe hij de taak uitvoert - overlegt over de beslissing en het waarom - ondersteunt het proces - deelt de verantwoordelijkheid over het resultaat en het proces Delegerend leidinggeven - stuurt de medewerker weinig tot niet aan - laat de medewerker zelf de ruimte om te bepalen hoe hij de taak uitvoert - geeft de medewerker de juiste informatie en wijst de middelen toe om de taak uit te voeren - draagt de verantwoordelijkheid over resultaat en proces over aan de medewerker - blijft bereikbaar voor feedback - je verzamelt de verwerkingsgegevens, en evalueert de functionaliteit en de kwaliteit van de werking en het aanbod van de eigen afdeling en de werkingsclusters; - je werkt actief mee met de bibliothecaris en/of de dienstleider en andere assistent-dienstleiders aan de opmaak van de beleidsplanning; - je kan zelf de planning, interne begroting en budgetplanning voor de eigen afdeling en de werkingsclusters maken; - je beschikt over de organisatorische vaardigheden die toelaten de medewerkers te begeleiden, de taakverdeling op een goede manier te organiseren en de prestaties te controleren;

4 Teamgericht leidinggeven Belangrijke competenties - versterkt de samenhorigheid en de goede sfeer in het team - leidt het team naar een gezamenlijk resultaat - voorkomt conflicten of helpt ze indien nodig op te lossen - je bent verantwoordelijk voor een actuele visieontwikkeling voor het eigen segment binnen de bibliotheekwerking en je werkt mee aan de versterking van het imago en de verbetering van de bedrijfscultuur; Competentie Gedragsvoorbeelden voor de hele stad Gedragsvoorbeelden voor jouw functie Integriteit - geeft een eerlijke en correcte weergave van de feiten - kent de gangbare waarden en normen en handelt hier consequent naar - wijst anderen op gedrag dat afwijkt van de normen van de organisatie en/of de functie - gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie - houdt vast aan normen, ook wanneer dit voor zichzelf niet de meest gunstige keuze is - heeft aandacht voor duurzaamheid, het algemeen belang en maatschappelijke verantwoordelijkheid Kwaliteitsvol werken - stelt hoge eisen aan de kwaliteit - evalueert het eigen gedrag/werk in het licht van kwaliteitsnormen - stuurt bij als de kwaliteit ondermaats is - voorkomt dat er fouten worden gemaakt (Mondeling) communiceren - formuleert helder en duidelijk - houdt een samenhangend betoog - sluit de boodschap aan op de behoeften van toehoorders en gaat in op reacties - kan de aandacht vasthouden, zowel in groep als ten opzichte van één persoon - vraagt door op gegeven informatie - toetst of de boodschap goed, correct en volledig is overgekomen - brengt structuur en geeft houvast - gaat strategisch om met argumenten Ondernemen - ziet en signaleert kansen of opportuniteiten - onderzoekt behoeften en neemt acties om de dienstverlening te optimaliseren - weet bestaande diensten kenbaar te maken aan het brede publiek - ziet nieuwe toepassingsmogelijkheden voor bestaande instrumenten - kan veranderingen initiëren, ondersteunen en begeleiden - betrekt personen die te maken zullen hebben met de gevolgen van de verandering - toetst voorstellen aan de realiteit - je ontwikkelt in overleg met de dienstleider en/of bibliothecaris initiatieven om de kwaliteit van de bibliotheekwerking te verbeteren en te promoten; - je zorgt mede voor een goede informatiestroom (werkoverleg) binnen de bibliotheek, de afdeling en de werkingsclusters; - je hebt voldoende goede redactionele vaardigheden en rapporteringsvaardigheden; - je kan effectief communiceren naar kinderen, ouders, senioren en andere klantengroepen; - je onderhoudt de externe contacten in verband met de doelgroepen van de bibliotheek, de werkingsclusters en met het eigen werkveld; - je zorgt voor de gepaste netwerking met organisaties en instellingen; - je bent sterk in projectwerking; je kan technieken hanteren en projecten aansturen, begeleiden en evalueren; - je werkt met de actuele communicatiemiddelen en het bibliotheekinformatiesysteem ; Probleem-oplossend werken - signaleert problemen op tijd - onderzoekt het probleem vanuit verschillende invalshoeken en zoekt naar verbanden - kan tot synthese/beoordeling komen - onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en geldige argumenten - betrekt de juiste mensen of instanties bij het probleem - formuleert praktische en haalbare oplossingen - bedenkt alternatieven en overweegt voor- en nadelen - je onderkent problemen bij de uitvoering van de opdrachten, je beschikt over de capaciteiten om zelf oplossingen uit te werken en de medewerkers bij de oplossing te ondersteunen.

5 Aanvullend: Voor deze functie is de volgende kennis/ervaring belangrijk: - vakkennis betreffende de openbare bibliotheeksector en het bibliotheekgebeuren in de ruime zin van het woord; - algemene wetgeving i.v.m. overheidsdiensten die van toepassing is op de bibliotheeksector; - specifieke wetgeving voor de werking van de dienst (cultuursector); - ICT-kennis en kennis van bibliotheekinformatiesystemen; - kennis van technieken van kwaliteitszorg voor klantendiensten en technieken ten behoeve van directe dienstverlening naar klanten; - kunnen werken met het geïntegreerd geautomatiseerd systeem van bibliotheekbeheer, klantendiensten en administratie is een pluspunt; - houder zijn van een rijbewijs categorie B strekt tot aanbeveling. VOORWAARDEN: - een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie, dit moet blijken uit een uittreksel van het strafregister; - de burgerlijke en politieke rechten hebben; - Belg zijn of burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of van de Zwitserse Bondsstaat; - medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving over het welzijn van de werknemers op het werk; - houder zijn van een einddiploma uitgereikt door een erkende instelling voor bibliotheekwetenschappen dwz: o gegradueerde in het Bibliotheekwezen en de Documentaire Informatiekunde o of het postgraduaat in de informatie- en bibliotheekwetenschap - Dit diploma moet je behalen in het Nederlands. Anders is het vereist dat je geslaagd bent op een taalexamen op het niveau van de functie die je afgelegd hebt bij Selor. De kandidaten die een buitenlands diploma behaalden moeten een gelijkwaardigheidserkenning met een Belgisch diploma voorleggen (meer informatie: - slagen in selectieproeven die bestaan uit een schriftelijke proef (100 punten), een mondelinge proef (100 punten) en een psychotechnische proef (100 punten). Enkel de kandidaten die 50% behalen op een proef worden uitgenodigd voor de volgende proef. Om te slagen moeten de kandidaten minstens 50% behalen op elke proef en minimum 60% in totaal. WIJ BIEDEN U: - een boeiende en gevarieerde job; - de mogelijkheid tot vorming; - een verloning in het barema B1/B2/B3; - een minimum bruto jaarloon van ,80 EUR en een maximum bruto jaarloon van ,16 EUR; - de aanvangswedde kan eventueel verhoogd worden met relevante beroepservaring; - reglementaire vergoedingen en bijkomende extra legale voordelen (hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, fietsvergoeding, enz). KANDIDATUURSTELLING: Je sollicitatie moet ten laatste op 25 mei 2014 toekomen bij de Stad Hasselt, Personeelsdienst Aanwervingen, Groenplein 1, 3500 Hasselt. Je kan je sollicitatie per post versturen naar bovengenoemd adres, afgeven op dit adres of en naar loopbaan@hasselt.be. Je sollicitatie bestaat uit de volgende stukken: - een sollicitatiebrief; - een gedetailleerd curriculum vitae; - een afschrift van het vereiste studiebewijs laatstejaarsstudenten moeten hun vereiste diploma ten laatste op het ogenblik van de effectieve aanstelling meebrengen. Een schoolbewijs moet in dit geval toegevoegd worden. De Stad Hasselt is geïnteresseerd in je capaciteiten, ongeacht leeftijd, afkomst, kleur, religie of geaardheid! Voor meer inlichtingen of specifieke vragen over de functie kan je terecht bij Miet Withofs (011/ of 0496/ ) of miet.withofs@hasselt.be Voor meer vragen over de aanwervingsprocedure kan je contact opnemen met Lieve Peeters ( ) of via loopbaan@hasselt.be