Jaarverslag Rekenkamercommissie Houten

Transcriptie

1 Jaarverslag 2014 Rekenkamercommissie Houten

2 Colofon: De rekenkamercommissie van de gemeente Houten wordt gevormd door drie externe leden, te weten: Hester Tjalma (voorzitter) Peter Siebers (lid tot 31 december 2014) Nicole Oltheten (lid vanaf 11 februari 2014) De rekenkamercommissie Houten wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris, Koos Kappert. Met de rekenkamercommissie kan worden gecorrespondeerd via het postadres: Rekenkamercommissie Houten, t.a.v. Koos Kappert, Postbus 30, 3990 DA Houten of per mail via U kunt ook bellen op nummer Meer informatie over de rkc Houten vindt u op de gemeentelijke website: 2

3 Voorwoord Graag bied ik u het jaarverslag 2014 van de rekenkamercommissie (rkc) Houten aan, met daarin een verantwoording van de belangrijkste activiteiten, die de rkc Houten in 2014 heeft uitgevoerd. Begin 2014 was de rkc weer compleet door de komst van Nicole Oltheten. Direct in het jaar werd het onderzoek naar de starterswoningen in Houten opgestart en kort daarna reeds gepresenteerd. We wilden het onderzoek afgerond hebben vlak voor de gemeenteraadsverkiezingen van 19 maart, zodat de verschillende partijen de resultaten van het onderzoek konden meenemen in hun coalitieonderhandelingen. Verreweg het grootste deel van 2014 is de rkc Houten, samen met die van Nieuwegein en IJsselstein bezig geweest met een onderzoek naar de aansturing van de gemeenschappelijke regeling Werk & Inkomen Lekstroom (WIL). De resultaten hiervan zullen begin 2015 aan de raden van de deelnemende gemeenten worden gepresenteerd. Wij hebben in het afgelopen jaar met veel plezier gewerkt aan de onderzoeken en zullen dat ook dit jaar met veel plezier voortzetten. met vriendelijke groet, Hester Tjalma Voorzitter rekenkamercommissie Houten maart

4 1. Algemeen Via dit jaarverslag willen wij u informeren over de werkzaamheden, die wij het afgelopen jaar hebben verricht. Bovendien verschaft dit verslag inzicht in de bestedingen van de middelen, die in 2014 aan ons ter beschikking zijn gesteld. Om het gevoerde beleid te toetsen op rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid voert de rekenkamercommissie onderzoek uit. Het doel van de gevoerde onderzoeken is om inzicht te bieden in prestaties van de gemeente Houten als geheel en waar mogelijk aanbevelingen voor verbeteringen van het beleid voor de toekomst. Hiermee willen wij de raad steunen in zijn controlerende taak 2. Uitgevoerde onderzoeken 2.1 Deugdelijk materieel en financieel beheer van de openbare ruimten Begin 2014 vond de presentatie plaats van het in 2013 uitgevoerde onderzoek dat nader inzoomt op de (mogelijke financiële) consequenties voor de gemeente Houten als gevolg van het omschakelingsproces van een groei- naar een beheergemeente.doel van het onderzoek was een oordeel te geven over de wijze, waarop de gemeente Houten het beheer en het onderhoud van de openbare ruimte uitvoert en dit vertaalt naar een wijze, waarop financiële meerjarenplanning wordt gevoed en naar inzicht in financiële risico s. Als belangrijkste conclusies kwamen uit het onderzoek, dat de gemeente Houten de zaken goed op orde heeft. De gemeenteraad heeft adequate kaders en beleid vastgesteld. Het college van B&W heeft de onderhoudsnormen vertaald in beeldkwaliteit. De ambtelijke organisatie heeft een actueel overzicht over de te beheren objecten en de onderhoudsbehoefte en zij werkt met een goede beheersystematiek. Ook de vertaling naar de begroting is goed, waarbij de risico s in beeld zijn gebracht en afgedekt via reserves. 2.2 Starterswoningen In de eerste helft van maart 2014 verscheen het rapport getiteld: Starters op de Houtense Woningmarkt. Het betrof een quick scan onderzoek met als doel na te gaan in hoeverre het gevoerde beleid van de gemeente Houten inzake huisvesting heeft geleid tot kansen op de woningmarkt voor starters. Conclusie was dat de doelstellingen op het gebied van starterskoopwoningen van de afgelopen collegeperiode zijn gehaald, maar wel door in te teren op de huursector. De belangrijkste aanbeveling in het kader van dit onderzoek is dan ook het vernieuwen van de gemeentelijke visienota s Wonen en Ruimte. Dit is al in gang gezet. Het verdient wel aanbeveling om daarbij een scherper beeld te verkrijgen van de vraagzijde van de woningmarkt. In het bijzonder kan daarbij worden ingezoomd op de wensen van jongeren.wil deze groep in Houten (blijven) wonen en zo ja, onder welke omstandigheden en voorwaarden, waar heeft men naast wonen nog meer behoefte aan, concurrerende woonmilieus et cetera? In het rapport is ook een overzicht opgenomen van instrumenten die de gemeenten anno 2014 heeft om de woningmarkt te beinvloeden. De gemeenteraad heeft de realisatie van de doelstellingen van het college op het terrein van de starterswoningen niet op de voet gevolgd. De raad kan deze taak mogelijk makkelijker uitvoeren wanneer er een overzichtelijke(r) manier van rapporteren wordt ingevoerd. 2.3 Onderzoek aansturing van de gemeenschappelijke regeling Werk & Inkomen Lekstroom In samenwerking met de rekenkamercommissies van Nieuwegein en IJsselstein heeft de rekenkamercommissie Houten dit jaar een grootschalig onderzoek laten uitvoeren naar de aansturing van de gemeenschappelijke regeling Werk & Inkomen Lekstroom. Vooruitlopend op de officiële publicatie van het rapport (naar verwachting in maart 2013) kan nu al worden aangegeven, dat de belangrijkste conclusie in het rapport is, dat de governance structuur op zich helder is geformuleerd. Het biedt ook de ruimte om binnen de uitgangspunten van de Gemeenschappelijke Regeling adequaat te opereren. 4

5 2.4 Overige activiteiten in 2014 In december 2014 hebben wij een ronde gemaakt langs (een groot deel van) de fracties om bij hen te inventariseren welke onderwerpen er zoal bij hen leven. Deze inventarisatie zal begin 2015 worden afgesloten. In de bijlage is een lijst opgenomen van de geïnventariseerde onderwerpen. 3. Financiën 2014 Evenals in 2013 heeft de gemeenteraad ook voor 2014 een gelijkluidend budget van ,= beschikbaar gesteld aan de Rekenkamercommissie. Hieronder geven we inzicht in de begroting en bestedingen in Begroting Werkelijk Saldo Presentiegelden en vergoeding leden 8.000,= 9.456,= -/ ,= Kosten ambtelijke ondersteuning ,= 8.995,= 3.005,= Representatie en lidmaatschap NVRR 900,= 330,= 570,= Congressen en seminars 900,= 195,= 705,= Onderzoek- en advieskosten ,= ,= 400,= Overige kosten 100,= 350,= -/- 250,= Totaal ,= ,= ,= 4. Personele bezetting 2014 Op 1 januari 2014 waren Hester Tjalma (voorzitter) en Peter Siebers (lid) van de rekenkamercommissie Houten. In de ontstane vacature als gevolg van het vertrek van Bram Serrée werd voorzien door de aanstelling van Nicole Oltheten per 11 februari In oktober 2014 heeft Peter Siebers aangegegen wegens drukke dagelijkse werkzaamheden zijn werkzaamheden voor de rekenkamercommissie per 31 december 2014 te willen beëindigen. Inmiddels is er een selectiecommissie gevormd, die ervoor moet zorgdragen dat begin 2015 in de nieuwe ontstane vacature zal worden voorzien. 5

6 BIJLAGE Groslijst onderzoeksonderwerpen rekenkamercommissie Houten 2014 Naar aanleiding van diverse ronden langs de fracties in de afgelopen jaren is onderstaande lijst samengesteld. De lijst bevat alle (on)mogelijke onderwerpen en is alfabetisch weergegeven op kernwoord. KERNWOORD Ambtelijke organisatie: Baanloze burger: Begroting: Beleid gestuurde contractfinanciering: Beleidsevaluatie: Bescherming bevolking: Bezwaarschriften: Bibliotheek: Burgerparticipatie: Burgers versus regionale leerplicht: Crisis: Doorwerking: Energie: Cultuur: OMSCHRIJVING Kan de gemeente Houten de huidige taken aan met de huidige formatie? Past de gemeente Houten haar formatie voldoende aan, aan wijzigende omstandigheden? Achtergrond: van groei naar beheer gemeenten, wijziging takenpakket gemeenten. Voorbeeld daling woningbouw -> daling formatie ruimtelijk? Inzet op peil houden: Hoe kom ik aan een baan?. In hoeverre kan zo n persoon participeren in de samenleving. Hoe komt de begroting tot stand? Algemene informatie over het ontstaan van de begroting. Er moet reëler geraamd/begroot worden. Gevraagd wordt om een realistische begroting i.p.v. pessimistische begroting. Dit was een tijd geleden een veel gehoord begrip: het op afstand zetten van taken, waarbij de gemeente wel het beleid bepaalt. In hoeverre werkt dat? Hoe gaat Houten als organisatie om met beleidsevaluatie? Hoeveel bescherming heeft de burger als we kijken naar het loslaten van de welstand en het minder stringent hanteren of juist stringenter hanteren van bestemmingsplannen. Op welke gronden worden bezwaarschriften (in Houten ongeveer 400 per jaar) afgewezen? Gemeente heeft hierin geen (duidelijk) beleid. Dit is dus niet te toetsen. Welke rol vervult de bibliotheek nu en in de toekomst? Inwoners en andere belanghebbenden betrekken wij op tijd en serieus bij veranderingen in het beleid en initiatieven voor mogelijke veranderingen in hun leefomgeving. Steeds moet duidelijk worden gemaakt of sprake is van inspraak of participatie, wat inwoners en organisaties van hun beïnvloeding mogen verwachten en welke verantwoordelijkheden zij eventueel zelf dragen. - Nota Participatie uitbreiden met richtlijnen en/of handleiding over de wijze waarop voorafgaande aan de start van een project wordt vastgesteld of het voor participatie in aanmerking komt en zo ja, wat de werkwijze zal zijn. - Doorontwikkeling / toepassing door de organisatie van beschikbare richtlijnen / handvatten voor burgerparticipatie. Onderwerpen voor evaluatie van burgerparticipatie: - Het Oude dorp - Blauwe parkeerzone Hoe bescherm je de burger als je kijkt naar bijvoorbeeld de regionale leerplicht. Hoe en wanneer kan de raad daar iets mee doen? Crisis in de bouw: Sociale huisvestingssector Hoe crisispotje besteden? Nagaan in hoeverre aanbevelingen van voorgaande onderzoeken al dan niet opgevolgd zijn. Zonne-energie versus windenergie. In deze hoek is veel gaande. O.a. van een subsidierelatie naar meer overeenkomst 6

7 met een prestatie. Financiën: Financiering sportclubs: Fusie van welzijnsinstellingen: Gemeenschappelijke regeling: Gemeente als facilitator: Jaarrekening: Juridische doorlichting van verordeningen: Kwalitatief beleid: Kwaliteit raadsstukken: Leerlingenvervoer: Op afstand zetten: Onderhoud groenvoorzieningen: Organisatie ontwikkeling: OZB-belasting: Regionalisering: Hoe krijgen we als raad meer grip op de financiën / de bezuinigingen? We horen vaak dat we moeten bezuinigen, verhogen daardoor de OZB en achteraf blijkt dat we geld overhouden. OZB wordt in zo n geval niet teruggedraaid. Wijze waarop extra inkomsten bij sportverenigingen worden gegenereerd. Steeds meer organisaties die eigen verantwoordelijkheid hebbe. Reclamebeleid bij sportbeleid. Kaders meegeven. De welzijnsinstelling voor jongeren en de algemene zijn per 1 juli 2010 gefuseerd Van Houten & Co". Wat heeft dat opgeleverd? Inhoudelijk en financieel? Hier is reeds een eerste inventarisatie vioor gemaakt, die aangaf dat de rol van de gemeente Houten in dit proces vrij gering is. Gemeenschappelijke regeling Werk & Inkomen Lekstroom (WIL) Gemeenschappelijke regeling Regionale Samenwerking Sociale Zaken Lekstroomgemeenten 2013: Houten, IJsselstein, Lopik, Nieuwegein en Vianen. Onderzoeken en ervaring opdoen met op welke wijze de gemeente in geval van burgerinitiatieven (van inwoners, instellingen, ondernemers) haar rol als regisseur dan wel facilitator het beste kan vormgegeven. Dit onder andere door deel te nemen aan initiatieven van het VNG b.v. het actieprogramma Lokaal Bestuur. Jaarrekening geeft vanaf 2011 een overschot van miljoen. Zit er nu wel of niet ruimte in de begroting? Wat gebeurt er met de begroting? (gemeenten houden in de regel geld over). Is dit goed geregeld in Houten? De rechtmatigheidsdiscussie (mandatering en delegatiebesluiten). Beoordelen als onderdeel P&C cyclus: op basis van welke KPI s meet je daadwerkelijk? En: Hoe kijk je bij kwalitatief beleid naar de rechtmatigheid? N.a.v. onderzoek kwaliteit raadsstukken: kritiek over de lange planning voordat een raadsvoorstel geagendeerd kan worden. Stuk gaat te vaak terug naar de ambtelijke organisatie omdat het nog niet rijp is voor behandeling ervan. Leerlingenvervoer en passend onderwijs. Steeds meer zaken worden op afstand gezet. We werken steeds vaker bovengemeentelijk. Voorbeeld BRU (Bureau Regio Utrecht). Dit staat ver weg voor de gemeenteraad van Houten. Alles wat op afstand staat is ver weg: hoe krijg je dat beter tussen de oren van de raadsleden. Als fractie heb je daar geen grip op. Moet je een (bovengemeentelijke) Openbaar Vervoer Visie in de raad bespreken? Etc. BC maken, mogelijk helemaal uitbesteden Organisatieontwikkeling: de griffie en een aantal raadsleden doen mee aan het leantraject en de indruk is dat er nog niet veel met de uitkomsten van ons onderzoek naar de raadsstukken is gedaan (m.n. vaak heen en weer sturen van stukken, wat veel capaciteit kost). Ontwikkeling OZB belasting versus woningwaarde. Taxateurs van de gemeente waarderen de woningen nu lager dan voorgaande jaren. Wat is het gevolg? Gemeente schaakt op 4 borden tegelijk, nl 4 verschillende regionale samenwerkingsverbanden. Is dat effectief? Ronde tafels versus 8 jaar geleden zijn de RTG's ingevoerd als vervanger voor de commissies. Na 1 7

8 commissies: Samenwerking: Slingertheater: Starterswoningen: Subsidies: Theater: Transities: Vergrijzing: WIL-onderzoek: Wmo: Zelfsturende en zelfregulerende gemeente: jaar tijd is dit beperkt geëvalueerd, meer naar verbeterpunten dan naar de systematiek op zich. Met commissies is waarschijnlijk versnelling doorlooptijd mogelijk, ook meer debat? Samenwerking Wijk bij Duurstede. Er speelt een discussie rond het inzetten van vrijwilligers. Werkt het beleid? Komt er meer doorstroming? Welke beleidskader ligt er ten grondslag aan verstrekking van subsidies? Wordt dat ook toegepast? Zijn er evaluaties? Meten van het maatschappelijk effect: hoogte subsidie vs. Participatie Zoals bij theater en bieb. Bij geven subsidie aan instelling in beschikking reglement tav participatie meenemen. Er is geld bij gegaan om professionele voorstellingen te kunnen behouden. Komen de Houtense vrijwilligers nu in de knel? t Blauwe gat. Heeft de raad zichzelf goed voorbereid? In hoeverre wordt hierop geparticipeerd Woningbouwvoorziening. Gevoel dat er te weining in Houten aan wordt gedaan. Zijn er lessen uit te trekken en wellicht input voor een vervolgonderzoek na.v. het gezamenlijke onderzoek van de rekenkamers Houten, IJsselstein en Nieuwegein. Welke lessen kunnen we halen uit de 1 e fase Wmo? Aan welke knoppen konden we draaien en hebben we gedraaid? Welke risico s waren er en hoe zijn we hier mee omgegaan? Wat was onze gemeente specifieke aanpak en wat heeft dit opgeleverd? Houten zelf oplossend vermogen: zelfsturende en zelfregulerende gemeente. In 2013 vindt daarover een evaluatie plaats. Wat heeft het opgeleverd? Evaluatie en burgereffecten. 8