Op naar de decentralisaties

Transcriptie

1 pwc l Hm HUI Huil ^,gjj^g,j, W l ļ JAM 20ft Rapportage interimbevindingen controle 2014 Op naar de decentralisaties Interim-bevindingen Gemeente Waalwijk 15 december 2014

2 wc Afwijk Gemeente Waalwijk ^ ^ Mļ 205 t.a.v. het college van burgemeester en wethouders Postbus GB Waalwijk. t 15 december 2014 Referentie:DvB7eo AK7ab Geacht college, Hierbij ontvangt u onze tussentijdse bevindingen met betrekking tot onze jaarlijkse controle van de jaarrekening van gemeente Waalwijk voor het boekjaar dat eindigt op 31 december Onze werkzaamheden zover zijn uitgevoerd in overeenstemming met ons controleplan 2014 d.d. 28 oktober Onze bevindingen zijn openlijk en constructief besproken met de wethouder financiën en de directeur bedrijfsvoering. Onze belangrijkste bevindingen tot nu toe hebben betrekking op: 1. Gemeente Waalwijk werkt aan het verbeteren van de interne beheersing. 2. De verbijzonderde interne controle functie heeft een belangrijke rol in het signaleren van de mogelijkheden de organisatie effectiever en efficiënter in te richten. 3. Gemeente Waalwijk bereidt zich voor op de komende Z decentralisaties, het is belangrijk om tijdig de nieuwe werkprocessen ingericht te hebben. Dit rapport bestaat uit drie delen. Deel 1 beschrijft onze belangrijkste bevindingen met betrekking tot de interne beheersing voor zover wij deze hebben geëvalueerd tijdens onze controle. Deel 2 beschrijft onze evaluatie van de impact van een aantal nieuwe ontwikkelingen. In deel 3 kijken we vooruit naar de jaarrekeningcontrole Graag zouden we de inhoud van dit verslag willen bespreken tijdens de vergadering van het auditcomité. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. We zijn uiteraard graag bereid om de inhoud van dit verslag nader toe te lichten. Met vriendelijke groet, J PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. rs. T\A*GTvan Boxtel RA irector PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Flight Forum 840,5657 DV Eindhoven, P.O. Box 6365,5600 HJ Eindhoven, The Netherlands T: +31 (o) , F: +31 (o) , '' is the brand under which PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (Chamber of Commerce ), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (Chamber of Commerce ), PricewaterhouseCoopers Advisory N V. (Chamber of Commerce ), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B V (Chamber of Commerce ), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial S Insurance Services B V. (Chamber of Commerce ), PricewaterhouseCoopers B.V (Chamber of Commerce ) and other companies operate and provide services. These services are governed by General Terms and Conditions ('algemene voorwaarden'), which include provisions regarding our liability. Purchases by these companies are governed by General Terms and Conditions of Purchase ('algemene inkoopvoorwaarden'). At nl more detailed information on these companies is available, including these General Terms and Conditions and the General Terms and Conditions of Purchase, which have also been filed at the Amsterdam Chamber of Commerce

3 Inhoudsopgave 1. Onze evaluatie van uw interne beheersing 1.1. Onze eerste indruk van de huidige interne beheersing: de basis is op orde 1.2. Verdere verbetermogelij kheden zij n aanwezig 1.3. Geconstateerde tekortkomingen tijdens de interim-controle Doorontwikkeling verbijzonderde interne controle start bij borging in de lijnorganisatie 1.5. EDP audit gepland in december Zeg wat je Ziet als standaardonderdeel van de controle 2. Evaluatie van de impact van recente ontwikkelingen 2.1. Actualisatie grondexploitaties 2.2. Onze visie op uw decentralisatie 2.3. Ontwikkelingen in de WNT 2.4. Wet Markt en Overheid heeft meer impact dan u denkt 2.5. De invoering van de Vpb is in zicht 2.6. Het belang van de paragraaf verbonden partijen neemt toe 2.7. Cyber criminaliteit gaat verder dan je denkt 2.8. Data beveiliging is een belangrijk goed! 3. Vooruitkijkend naar de jaarrekeningcontrole Vooraf afstemming over bij zonderheden in de jaarrekening 3.2. Aandacht voor de SiSa-bijlage blijft onverminderd van belang 3.3. Overheveling onderhoud onderwijshuisvesting 3.4. Wijzigingen in de BBV heeft effect op uw balansposten Tijdens het jaarrekeningtraject zijn wij van de volgende externe partijen afhankelijk J V J V DvBfeo343056fAKfab Pagina 3 van 25

4 1. Onze evaluatie van uw interne beheersing Wij hebben een evaluatie uitgevoerd van de interne beheersing van gemeente Waalwijk als onderdeel van de controle van de jaarrekening Dit hoofdstuk geeft een overzicht van het niveau van uw interne beheersing, onze bevindingen daarover en onze aanbevelingen voor verbetering. DvBļeo343056ĮAKįab Pagina 4 van 25

5 ï.i. Onze eerste beheersing: indruk van de huidige de basis is op orde interne De volgende stromen en processen hebben onze aandacht gehad: Dit is onze eerste management letter in het kader van de jaarrekeningcontrole 2014 en daarin geven wij u onze indruk van de kwaliteit van de administratieve organisatie en de interne beheersing zoals benodigd in het kader van de jaarrekeningcontrole. Wij hebben de basisprocessen, zoals in de volgende paragraaf beschreven, beoordeeld op opzet, bestaan en getest op werking. De processen zijn in het algemeen in voldoende mate vastgelegd en werken in lijn met deze vastleggingen. We hebben de werkzaamheden van de afdeling interne controle beoordeeld en hierbij de structuur en kwaliteit van haar werkzaamheden onderzocht. Op basis hiervan zijn wij van mening dat de gemeente zich in voldoende mate bewust is van het belang van beheersmaatregelen om de gemeentelijke taken uit te voeren en om tot een getrouwe verantwoording te komen Verdere verbetermogeli j kheden aanwezig j zi n Het actualiseren van ons begrip van uw interne beheersing is onderdeel van onze controle. Dit doen we om potentiële factoren te identificeren die invloed hebben op het risico dat het management materiële fouten in de financiële verantwoording niet ontdekt. Indien dergelijke risico's worden ontdekt, passen we waar nodig onze controleaanpak aan om deze risico's te mitigeren. In 2014 hebt u een nieuwe financiële applicatie geïmplementeerd, de prioriteiten hebben gelegen bij de inrichting van het systeem en in mindere mate bij de doorontwikkeling van de interne beheersing. Naar onze mening bevat de interne beheersing goede aanknopingspunten, maar zijn er ook gebieden waar aanvullende aandacht nodig is om te zorgen dat de risico's uit de aandachtspunten niet achteraf door de afdeling interne controle opgevolgd hoeven te worden. TĮffļrhįH Hierbij hebben wij gekeken naar de interne beheersing die van belang is om te komen tot een oordeelsvorming over de jaarrekening Wij realiseren ons dat op dit moment, in verband met de implementatie van de drie decentralisaties, er veel ontwikkelingen gaande zijn die een groot effect zullen hebben op uw bedrijfsvoering en interne beheersing. Aangezien de effecten hiervan nog niet volledig zijn geïmplementeerd binnen uw processen hebben wij de opzet, bestaan en werking hiervan niet in onze werkzaamheden betrokken. Wij zullen dit wel vroegtijdig in 2015 betrekken in onze werkzaamheden zodat wij aankomend jaar hier gezamenlijk in op kunnen trekken. Wij zullen u hierover nader informeren in ons accountantsverslag DvBļeos4S056ļÅKļab Pagina 5 van 25

6 In deze paragraaf zullen wij specifieke bevindingen per proces toelichten. De bevindingen zijn samengevat opgenomen in de tabel in paragraaf 1.3. Bij onze interim werkzaamheden maken wij deels gebruik van de werkzaamheden van de afdeling interne controle. Bij de interim controle waren de rapportages over de processen lonen en salarissen, bouwvergunningen, debiteuren en WMO volgens de planning nog niet gereed. Als uit de werking van deze processen bevindingen naar voren komen zullen wij deze op een later moment rapporteren. De opzet hebt u vastgelegd in stroomschema's en in de interne controle rapportages is een analyse tussen risico's en beheersmaatregelen opgenomen Krachten gebundeld in de begroting 2015 De begroting 2015 hebt u ingericht op basis van het coalitieakkoord 'Krachten bundelen'. Kernthema is het bundelen van krachten om ervoor te zorgen dat het gemeente Waalwijk voor de wind gaat. Om dit te kunnen realiseren is een ombuigingsoperatie noodzakelijk om een sluitende meerjarenbegroting op te stellen. Op basis van een analyse per programma hebt u de ombuigingsoperatie in een apart hoofdstuk in de begroting 2015 toegelicht. Om de voortgang van de operatie te blijven monitoren neemt u de realisatie van de bezuinigingen mee in het voorjaars en najaarsbericht. In de begroting 2015 heeft u specifieke ruimte ingericht voor de speerpunten en projecten met prioriteit als samenwerkingen, transities, binnenstad Waalwijk gebiedsontwikkeling Oostelijke Langstraat en het havenproject Aanvullende werkzaamheden WM O noodzakelijk In 2014 hebben wij extra aandacht voor de inrichting van de WMO procedure, omdat deze de basis is voor de verdere inrichting van de decentralisaties in de gemeentelijke organisatie. Juistheid verzamelfacturen niet integraal gecontroleerd Het is binnen gemeente Waalwijk niet mogelijk om de verzamelfacturen geautomatiseerd aan te sluiten met de afgegeven WMO beschikkingen. Gemeente Waalwijk beschikt over de applicatie 'digitale zorgfactuur', maar doordat basisgegevens in de applicatie niet zijn ingevoerd werkt de applicatie niet effectief. Op dit moment kiest u ervoor om de uitbetaling op basis van steekproeven uit te voeren. Het risico bestaat dat de gemeente voor zorg betaalt die niet beschikt en/of geleverd is. Daarbij zal de stroom aan verzamelfacturen significant toenemen per 1 januari 2015 als gevolg van de decentralisaties. Wij adviseren u digitale afstemming van verzamelfacturen en afgegeven beschikkingen zo snel mogelijk te borgen in de organisatie. De werkgroep bedrijfsvoering onderzoekt de mogelijkheden tot borging van de digitale afstemming van de facturen. Voor de jaarrekening 2014 zullen wij met u in overleg treden om de totale omvang van de steekproef te bepalen, zodat het risico in voldoende mate gemitigeerd kan worden Aansluiting subsidiebeschikkingen met financiële administratie ontbreekt De aansluiting tussen de subsidiebeschikkingen en de financiële administratie wordt niet structureel opgesteld. Dit wordt veroorzaakt door het ontbreken van een subsidie administratie. De kans bestaat dat de subsidies niet juist zijn verwerkt in de financiële administratie, waardoor er mogelijke sprake kan zijn van een onrechtmatige uitstroom van middelen. Wij bevelen u aan om een adequate subsidie administratie te implementeren, zodat op elk gewenst moment een aansluiting kan worden gemaakt tussen de subsidie administratie en de financiële administratie. In 2015 richt u de applicatie CORSA in, zodat de aansluiting met de financiële administratie gemakkelijk op te stellen is. De afdeling interne controle heeft inmiddels voor de jeugdsportsubsidies de aansluiting opgesteld. Voor welzij nssubsidies is deze nagenoeg afgerond Foutieve verhoging jeugdsubsidies achteraf rechtgezet De jeugdsubsidies waren initieel foutief verhoogd (1296 in plaats van 296). Inmiddels heeft het college deze 1296 achteraf goedgekeurd en is er geen onrechtmatigheidsfout meer. Het risico bestaat dat meerdere invoerfouten zijn doorgevoerd. In het najaar heeft de afdeling interne controle vastgesteld dat de overige verhogingen juist zijn verwerkt. Wel is het nog nodig te beoordelen of de invoercontrole bij subsidieverhogingen voldoende effectief zijn, om fouten in de toekomst te voorkomen. DvBļeo34305òļAKļab Pagina 6 van 25

7 Borgen van volledigheid parkeer gelden De gemeente heeft de exploitatie van parkeerbeheer uitbesteed aan een externe organisatie: Pi. De afspraken met Pi zijn vastgelegd in een contract en SLA (Service Level Agreement). De afdeling openbare ruimte ontvangt van Pi maandelijks overzichten. Na het verantwoordingsjaar dient Pi een verantwoording inclusief controleverklaring in. De controleverklaring van 2013 bevat echter een oordeelonthouding op het aspect volledigheid van de opbrengsten. Het risico bestaat dat de parkeeropbrengsten niet volledig worden verantwoord in de jaarrekening van de gemeente Waalwijk Een verplichtingenadministratie meer dan een verplichte administratie Binnen de gemeente is het gebruik van de verplichtingenadministratie facultatief gemaakt. Wij zijn van mening dat een goed ingerichte verplichtingenadminstratie een meerwaarde voor de interne beheersing kan zijn mits het ook een administratieve lastendruk bij de budgethouders kan weghalen. Belangrijk is de koppeling tussen ontvangen facturen en ingelegde verplichtingen. Wij adviseren u de mogelijkheden te onderzoeken voor het opvragen van een ISAE 3402 verklaring waarin de accountant van Pi rapporteert over de opzet, bestaan en werking van de procedures of dat de gemeente zelf onderzoek uitvoert naar de volledigheid van de parkeergelden door middel van een cijferanalyse Vaststellen van levering of dienst bij inkopen gemandateerd aan de budgethouder De gemeente Waalwijk heeft het mandaat tot vaststellen van levering of dienst bij inkopen neergelegd bij de budgethouder. De paraaf bij autorisatie van een factuur staat gelijk aan het paraferen voor de levering en er wordt verondersteld dat de budgethouder controle heeft uitgevoerd op deze levering. Het risico bestaat dat leveringen niet bedrijfsmatig zijn of dat leveringen niet hebben plaatsgevonden wanneer de budgethouder tevens de besteller is. Wij adviseren u om bij de interne controle op de autorisatie van de facturen het element levering te betrekken. Daarbij adviseren wij bij het digitaal autoriseren van facturen het accepteren van de levering of dienst zichtbaar te maken. De afdeling inkoop heeft een centrale rol in het inkoopproces bij de selectie van offertes en leverancierskeuzes. De gemeente werkt ook met raamcontracten, daardoor wordt het risico wel beperkt. DvBļeo343056ĮAKļab Pagina 7 van 25

8 1.3 Geconstateerde tekortkomingen tijdens de interim controle. Onderstaand is een overzicht opgenomen met de geconstateerde tekortkomingen in de interne controle die wij hebben geconstateerd tijdens onze interim controle, inclusief de hiermee samenhangende aanpassingen in onze gegevensgerichte werkzaamheden, indien van toepassing. # Geconstateerde tekortkomingen Status Wijziging in gegevensgerichte controleaanpak 2014 Aanvullende werkzaamheden WMO noodzakelijk m Uitvoeren van een gegevensgerichte deelwaarneming door de 1 afdeling interne controle. Wij zullen deze aanvullende werkzaamheden beoordelen. 2 Aansluiting subsidiebeschikkingen met financiële administratie Opstellen van de aansluiting van de subsidieadministratie met ontbreekt de financiële administratie. Foutieve verhoging jeugdsubsidies achteraf rechtgezet De foutieve verhoging is achteraf goedgekeurd, wel dient nog 3 vastgesteld te worden of dit niet met andere subsidies is voorgekomen. Borgen van volledigheid parkeergelden Wij adviseren u de mogelijkheden te onderzoeken voor het m opvragen van een ISAE 3402 verklaring waarin de accountant van Pi rapporteert over de opzet, bestaan en werking van de 4 procedures of dat de gemeente zelf onderzoek uitvoert naar de volledigheid van de parkeergelden. Indien dit niet mogelijk is dient de gemeente zelf zekerheid te verkrijgen over de volledigheid van de opbrengsten. 5 Vaststellen van levering of dienst bij inkopen gemandateerd aan de budgethouder Bij de interne controle op de autorisatie van de facturen vaststellen of de levering heeft plaatsgevonden. 9 = nieuwe controlebevinding = reeds gerapporteerde controlebevinding in ontwikkeling 9 = reeds gerapporteerde controlebevinding, geen voortgang = opgevolgde controlebevinding DvBļe034S056fAKfab Pagina 8 van 25

9 1.4' Dóórontwikkeling verbijzonderde controle start bij borging in de lijnorganisatie interne Het ontwikkelmodel ziet er dan als volgt uit: Visie op de doorontwikkeling Interne controle H De afdeling interne controle stelt via het uitvoeren van de verbijzonderde interne controle (VIC) vast of de beheersingsmaatregelen binnen de processen naar behoren hebben gewerkt of voert zelf gegevensgerichte werkzaamheden uit om vast te stellen dat de organisatie heeft gehandeld binnen de gemeentelijke kaders. De afdeling interne controle hanteert een gestructureerde aanpak op basis van een uitgevoerde risicoanalyse. De kwaliteit van de werkzaamheden is zodanig ingericht dat wij voor de jaarrekeningcontrole hiervan gebruik kunnen maken. Belangrijk aandachtspunt is de zichtbare review door de directeur bedrijfsvoering. De afdeling interne controle wil de toegevoegde waarde voor de gemeente vergroten en de werkzaamheden efficiënter gaan uitvoeren. Hierbij geven wij u een aantal handvaten mee: Borg de beheersingsmaatregelen zoveel mogelijk in de reguliere processen, zodat het uitvoeren van gegevensgerichte deelwaarnemingen door de afdeling interne controle niet noodzakelijk is. Het inrichten van de verbandscontroles in de reguliere processen. Bijvoorbeeld aansluitingen maken met de financiële administratie en de verbandscontrole op OZB opbrengsten. Gebruik voor het inrichten van de beheersmaatregelen zoveel mogelijk de geautomatiseerde omgeving. Bijvoorbeeld het inrichten van verplichte velden en workflows. Data-analyse biedt de mogelijkheid te selecteren op uitzonderingen in processen en stromen, waardoor de controle efficiënter ingericht kan worden. Ontwikkelingen in de organisatie Risicomanagement CD Digitalisering I Automatisering 0) r Risicogericht Systeemgencht Borging in lijnorganisatie CD Procesgericht UJ Doorontwikkeling Interne controle Rechtmatigheid, getrouwheid (compliance, financial reporting) 1.5. EDP audit Doelmatigheid, doeltreffendheid (Operations) gepland in december Business Risk 2014 De EDP-audit moet voor 2014 nog plaatsvinden. Hierover vindt op dit moment nog afstemming plaats met de gemeente. Wanneer de afspraken geformaliseerd zijn, zullen wij deze werkzaamheden oppakken en u hierover rapporteren. U geeft hierbij aan de ontwikkeling per afdeling op te pakken in overleg met de afdeling controle. Zodat de gemeente kan werken naar een meer procesgerichte inrichting van de verbijzonderde interne controle. DvBfeo343056fAKfab Pagina 9 van 25

10 1.6. Zeg watje Ziet als standaardonderdeel van Cultuur en gedrag vormen de drijvende kracht onder het waarde creërende vermogen van iedere organisatie. Sturen op cultuur en gedrag is daarmee van strategisch belang voor de organisatie, de bestuurders, hun klanten en de toezichthouders. Als de cultuur en het gedrag binnen de organisatie niet aansluiten bij de organisatiedoelen en kernwaarden kan dit negatieve effecten hebben, aangezien dit gedrag niet bijdraagt aan de uitvoering van de strategie. Op elk niveau van beheersingsmaatregelen moet sprake zijn van 'harde' en 'zachte' controleaspecten. Denk bijvoorbeeld aan de handtekening bij een autorisatie, die zowel iets zegt over het proces (hard control: staat de handtekening er daadwerkelijk?) als over het gedrag van de persoon die deze handtekening plaatst (soft control: wordt de handtekening blind gezet of wordt er inhoudelijk kritisch gekeken naar het document?). Ook het bestaan van gedragscodes en het naleven hiervan zijn aspecten die van invloed zijn op de cultuur en het gedrag binnen uw organisatie. controle Transparantie in de organisatie In deze paragraaf behandelen we onze bevindingen met betrekking tot de cultuur en het gedrag binnen uw organisatie. Deze bevindingen zijn gebaseerd op tastbare observaties. We hebben de volgende observaties die we graag met u delen: «Organisatie is zich bewust van de toegevoegde waarde van een verbijzonderde audit functie. «Verantwoording op speerpunten in het beleid hebben een prominente plaats in rapportages. De griffie vormt een zichtbare schakel tussen college en raad. De gemeente heeft een eigen gedragscode en integriteitsreglement. Als management in de organisatie hebt u veel invloed op de cultuur en daarmee op de (soft) controls in uw organisatie. Medewerkers stemmen hun gedrag af op de boodschappen die zij denken te ontvangen over wat echt gewaardeerd wordt binnen de organisatie. Deze boodschappen komen tot uiting in een drietal aspecten, namelijk via gedrag (zoals voorbeeldgedrag, tone at the top, maar ook tussen medewerkers onderling), symbolen en beslissingen (keuzes die gemaakt worden bij beperkt in te zetten tijd of geld) en systemen en structuren (zoals een performancemanagementsysteem of interne controlemaatregelen). Het verschil tussen wat op deze punten gewenst is en wat daadwerkelijk zichtbaar is in de organisatie laat zien waar verbetermogelijkheden liggen. DvB/^ /AK/ab Pagina 10 van 25

11 Evaluatie van de impact van recente ontwikkelingen Bij het bepalen van onze controleaanpak houden we rekening met interne en externe ontwikkelingen en trends, die naar onze mening relevant zijn voor gemeente Waalwijk. Door deze aanpak vergroten we de relevantie van onze controle en identificeren we mogelijke risico's die in onze aanpak behandeld moeten worden. In dit hoofdstuk gaan wij in op diverse ontwikkelingen die op uw organisatie afkomen alsmede de mate waarin u klaar bent voor de toekomst. DvB/^ /AK/ab Pagina 11 van 25

12 2.1. Actualisatie grondexploitaties Via de projectenrapportage uit het najaarsbericht informeert u de raad over de stand van zaken in de grondexploitatieprojecten. Dit betreft een actualisatie op hoofdlijn van de grondexploitatieprojecten. Bij het opstellen van de jaarrekening rekent u eenmaal per jaar alle effecten door in de exploitaties. Om de grip op projecten te vergroten en om de raad tijdig te kunnen informeren en te laten besluiten over wijzigingen adviseren wij u dit tweemaal per jaar te doen. Een andere mogelijkheid is om in het projectenrapport de financiële impact in een grotere mate van detail uit te werken. In december 2014 hebben wij een afspraak met de betrokken medewerkers bij de grondexploitatie gehad om de belangrijkste ontwikkelingen door te nemen en om de onderbouwing van toekomstverwachtingen te bespreken en beoordelen. Dit om verrassingen in het jaarrekeningtraject te voorkomen Onze visie op uw decentralisatie De invoeringsdatum per 1 januari 2015 van de overdacht van zorgtaken vanuit de AWBZ naar de WMO, de invoering van de participatiewet en de nieuwe jeugdwet is een feit. Voorbereidend hierop bent u al geruime tijd actief om zorg te dragen voor een zorgvuldige implementatie waarbij de kwaliteit van de zorg voorop staat. De beleidsnota participatiewet: Iedereen doet mee in de Langstraat is op 11 december 2014 in de raad behandeld. Het is de planning dat ook de bijbehorende verordeningen in 2014 nog worden vastgesteld. De besluitvorming vloeit voort uit samenwerking met regiogemeenten in Midden Brabant en Baanbrekers. De noodzakelijke inkoopcontracten voor de transities hebt u gerealiseerd volgens het inkoopplan voor het sociale domein in gemeente Waalwijk d.d. 8 juli Concrete invulling aan uitvoering en monitoring van de samenwerkingsverbanden (dienstverleningsovereenkomsten, nieuwe rechtsvormen etc.) worden uitgewerkt in de regio. De decentralisaties hebben op de jaarrekening 2014 nog een beperkte impact. Vanuit onze natuurlijke adviesfunctie hebben wij echter wel aandacht besteed aan de activiteiten die gemeente Waalwijk uitvoert ten aanzien van de implementatie van de decentralisaties. Risicomanagement rondom de decentralisatie verder specifiek maken Met de decentralisaties komen nieuwe taken op u af. Deze nieuwe taken gaan gepaard met een aanzienlijke bezuiniging vanuit de rijksoverheid. Duidelijk mag zijn dat deze decentralisaties van majeure invloed kunnen zijn op de resultaten in de komende jaren. Het is essentieel voor u om tijdig informatie te krijgen over de realisatie van de bezuinigingstaakstelling en de ontwikkeling van het weerstandvermogen in relatie tot de decentralisaties, om zodoende eventueel tijdig bij te kunnen sturen. Om hier een beeld bij te krijgen zijn de afgelopen maanden veel inspanningen verricht om tot een begroting op detailniveau te komen. Deze is 'van onderop' opgesteld, op basis van het aantal beschikkingen en gemiddelde kosten per beschikking. Op deze wijze ontstaat per productniveau inzicht in de verwachte kosten en opbrengsten. Deze begroting is gebaseerd op de informatie die tot nu bekend is. Door de begroting zo gedetailleerd mogelijk op te stellen is in de loop van 2015 een betere monitoring mogelijk op de ontwikkeling van de werkelijke kosten. Dit is onzes inziens een belangrijke basis voor de financiële sturing in het komende jaar en mogelijk ook de jaren daarna. Wij realiseren ons dat zo'n begroting een lastige opgave is omdat op dit moment nog veel informatie niet transparant is. Zo is er per doelgroep nog geen volledig inzicht in het aantal zorgbehoevenden. Dit brengt onzekerheden mee voor de toekomst. De gemeente is zich bewust van deze risico's en heeft per transitieonderdeel een risicokaart opgesteld en de uitkomsten hiervan opgenomen in de risicoparagraaf van de begroting Hierin wordt beschreven dat 2015 een overgangsjaar betreft en naar mate er meer informatie en ervaring beschikbaar is het risico verder uitgewerkt zal worden. Wij adviseren u deze risico's zoveel mogelijk financieel te vertalen en de raad te wijzen op de aanwezig maximale risico's. Wij hebben begrepen dat ook dit proces gemonitord zal worden met de gedetailleerde 'bottom-up' opgebouwde begroting als basis (waardoor de uitgangspunten, risico's en schattingen duidelijk zijn). De begroting kan hiermee als basis voor het 'early warning systeem' gebruikt worden, waardoor afwijkingen snel te signaleren én te verklaren zijn gegeven de op dat moment bekend zijnde gegevens. De raad wordt naar onze mening adequaat geïnformeerd. DvB/eo^sosò/AK/ab Pagina 12 van 25

13 Onze kernboodschap is dat de risicoparagraaf op dit moment nog onvoldoende inzicht geeft in de risico's en omvang. Veel gemeenten worstelen op dit moment met de invulling van de risicoparagraaf, veelal wordt een extern adviesbureau gevraagd om risico's te kwalificeren en kwantificeren. Het is aan te bevelen om binnen de risicoparagraaf een aparte paragraaf te hanteren voor de decentralisaties met onderdelen zoals: Aansluiten (niet-)financiële informa tie op behoefte budgethouders inschattingen van te behalen kortingen aan de kostenkant (P); onvolledige historische gegevens/schattingen van zorgaanbod (Q); inschattingen over verlaging zorgzwaarte, vermindering zorgaanbod door nieuwe wijze van werken; bedrijfsvoering (ICT, ingeboekte efficiency in de uitvoering). In december bespreekt u met de klankbordgroep van de raad de uitgewerkte risico's en kwantificering als nadere uitwerking op de begroting Aandacht voor de volgende stap: inregelen periodieke informatievoorziening en factuurverwerking zijn van groot belang Inrichten budgetkennisoverdracht en mandaatc.q.-vergroting \\ regelingen medewerkers ļ a fdeling, team, wijkteam S Ontsluiten ļ budgetten t.b.v. I monitoring I (qlikview/m a n a gem ment systemen) Gegeven de nog bestaande onzekerheden is het van groot belang dat de gemeente op korte termijn, mede in het licht van de noodzakelijke voortgang, meerdere scenario's uitwerkt en bovendien ervoor zorg draagt dat in het implementatietraject voldoende mogelijkheden worden ingebouwd om bij te sturen (kostenflexibiliteit) en bovendien wordt zorggedragen voor vroegtijdige, specifieke stuurinformatie over de voortgang van de decentralisaties in hun onderlinge samenhang, bij voorkeur langs de lijnen van het hiervoor genoemde uitgewerkte plannen. Daarnaast is het van belang om benodigde management en sturingsinformatie te ontwikkelen. Op dit moment bent u bezig de rapportagebehoefte vanuit de transities in te regelen in de P&C cyclus. Voor de gemeente is het ook belangrijk dat de factuurverwerking die bij de nieuwe stroom hoort ook tijdig ingericht is. Vanaf 1 januari 2015 zal deze stroom in belang exponentieel toenemen en is een geautomatiseerde match tussen beschikkingen en factuurregels van zeer groot belang. DvB/^ /AK/ab Pagina 13 van 25

14 2.3' Ontwikkelingen in de WNT Algemene ontwikkelingen WNT 2014 Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK) heeft besloten om voor 2014 inhoudelijk slechts een beperkt aantal aanpassingen in de Wet Normering Topinkomens (WNT) door te voeren. BZK heeft deze keuze mede gebaseerd op input vanuit gebruikers en handhavers van de WNT. De belangrijkste wijzigingen voor 2014 zijn als volgt: De maximale bezoldiging op grond van de WNT is verhoogd van C (2013) naar C (2014). Doorbetaling tijdens non activiteit voorafgaand aan ontslag telt mee voor de toetsing aan de norm voor ontslaguitkeringen. In 2013 was een dergelijke doorbetaling verboden of, indien de doorbetaling onder het overgangsrecht wel is toegestaan, onderdeel van de bezoldiging. De toelichtingsverplichting in de jaarrekening bij wettelijk onverschuldigde betalingen is aangescherpt. Indien de betreffende topfunctionaris door een andere partij beschikbaar is gesteld dient voortaan óók de naam vermeld te worden van de rechtspersoon of natuurlijke persoon die de topfunctionaris beschikbaar stelt. De pro rata herrekening van de duur dienstverband vervalt. Voor functionarissen die slechts een deel van 2014 in dienst waren hoeft de jaar norm voor de bezoldiging niet pro rata te worden herrekend. Herrekening van de norm op grond van een eventuele parttime factor blijft wel verplicht. Punt 1 is medio september 2014 in wetgeving verankerd. De punten 2. tot en met 4. zijn opgenomen in het wetsvoorstel Reparatiewet WNT welke (medio oktober) door de Tweede Kamer is behandeld. De Eerste Kamer moet zich hier nog over buigen. BZK verwacht dat dit nog wel in 2014 zal plaatsvinden. BZK heeft voor de jaarrekening 2013 besloten enkele regels niet te zullen handhaven. Deze gedoogsituaties zijn voor 2013 vastgelegd in beleidsregels en in enkele vragen en antwoorden op de website vvww.topinkomens.nl van BZK. Voor 2014 wordt deze gedoogpraktijk in het wetsvoorstel Reparatiewet WNT alsnog van een formele basis voorzien. Dit betekent dat: instellingen zich ook in 2014 niet hoeven te verantwoorden over niet topfunctionarissen zonder dienstverband (bijvoorbeeld externe inhuur); wijzigingen in afspraken over ontslagregelingen die tussen 6 december 2011 en 1 januari 2013 zijn gemaakt nu ook formeel onder het overgangsrecht vallen. Inhoudelijk heeft dit geen gevolgen voor de toepassing van de WNT. Ontwikkelingen WNT na 2014 BZK heeft wetgeving voorbereid voor aanpassingen van de WNT vanaf 2015 (wetsvoorstel Wet verlaging bezoldigingsmaximum WNT). Hierin zijn onder meer de volgende wijzigingen voorgesteld ten opzichte van 2014: De verlaging van de wettelijk maximale bezoldigingsnorm van naar ioo96 van een gemiddeld ministerssalaris en een lager hierin mee te tellen bedrag voor voorzieningen betaalbaar op termijn. «De minister krijgt een mogelijkheid om door middel van een algemene maatregel van bestuur nadere eisen te stellen aan de bezoldiging van 'externe' topfunctionarissen. Daarnaast loopt er een project om vanaf 2017 de regels zoals deze nu voor topfunctionarissen gelden voor alle functionarissen van kracht te laten worden. DvBļe ļAKfab Pagina 14 van 25

15 2.4' Wet Markt en Overheid dan u denkt heeft meer impact Wet Markt en Overheid (WMenO) sinds 1 juli 2014 van kracht Sinds 1 juli 2014 is de overgangsperiode van de Wet Markt en Overheid (WMenO), een wijziging van de Mededingingswet ter waarborging van een gelijk speelveld tussen de overheden die economische activiteiten verrichten en private ondernemingen, afgelopen. Dit betekent dat uw organisatie sinds 1 juli 2014 de gedragsregels uit de WMenO voor alle economische activiteiten moet hebben toegepast. Veel gemeenten proberen het bestaande beleid voort te zetten (en daarmee de huidige tarieven te handhaven) door activiteiten die economisch van aard zijn het predicaat 'algemeen belang' te geven en laten deze activiteiten door de gemeenteraad vrijstellen. Deze handelswijze is onder het vergrootglas komen te liggen van het publiek en de toezichthouder. Aanbeveling De notitie WMenO is in september door de raad vastgesteld. Wij adviseren u vast te stellen in hoeverre is voldaan aan de vereisten voor het verklaren van algemeen belang conform bijlage A De invoering van de Vph is in zicht Inventariseer tijdig uw vennootschapsbelastingpositie De huidige Wet op de vennootschapsbelasting 1969 (Wet Vpb) heeft op het gebied van de positie van overheidslichamen al tientallen jaren geen echte wijziging meer ondergaan. De Europese Commissie (EC) heeft Nederland verzocht de ongelijkheid tussen overheid en bedrijfsleven op te heffen. Van een dergelijke fiscale gelijkheid is volgens de EC nu in Nederland onvoldoende sprake. Daarom heeft de EC op 2 mei 2013 geoordeeld, dat Nederland passende maatregelen moet treffen om de bestaande regels zodanig aan te passen dat wel sprake is van een Level Playing Field. Op Prinsjesdag, 17 september 2014, is het definitieve wetsvoorstel gepresenteerd aan de Tweede Kamer. Het wetgevende proces is beoogd razend snel plaats te vinden. Zo is de planning nu dat nog voor het kerstreces de behandeling is afgerond en de Tweede Kamer deze heeft goedgekeurd. De Eerste Kamer zou dan in januari moeten volgen. Het wetsvoorstel moet per 1 januari 2015 wet worden en een jaar later, dus op 1 januari 2016, van toepassing worden. Welke impact kan het wetsvoorstel hebben? De wijziging raakt gemeente Waalwijk direct, maar ook private rechtspersonen waarin zij deelneemt of anderszins (bijvoorbeeld bestuurlijk) mee gelieerd zijn. Naar nu in het algemeen wordt verwacht zal er forse impact kunnen optreden ten aanzien van (o.a.): «grond- en vastgoedbedrijven; vervoersactiviteiten; «exploitatie van bijzonder accommodaties zoals zwembaden; dienstverlening buiten de eigen kring; «allerlei samenwerkingsverbanden bijvoorbeeld op het gebied van afval, ICT; financieringsactiviteiten. Vrijstellingen Hoewel het wetsvoorstel voorziet in een aantal belangrijke vrijstellingen zoals de interne, de overheidstaak en de samenwerkingsverbandvrijstelling, zullen, ook als die vrijstellingen van toepassing zijn, de administratie- en compliance verplichtingen fors toenemen. Dit heeft onder andere te maken met de wijze waarop deze vrijstellingen nu zijn vormgegeven. In grote lijnen schrijven de Europese regels voor, dat indien activiteiten zowel door overheidslichamen als door private partijen (kunnen) worden verricht er geen sprake mag zijn van ongeoorloofde (fiscale) staatssteun. In algemene zin is daarvan sprake als de overheidslichamen niet worden belast met vennootschapsbelasting en de private partijen wel. Anders gezegd: tussen hen moet sprake zijn van een fiscaal 'Level Playing Field'. DvBfeo343056fAKfab Pagina 15 van 25

16 Wat kunt u nu doen? 1 2. Planning Aanbeveling Vele partijen zijn nu echt gestart met opleidingen en inventarisaties om zo Vpb kennis op te bouwen en grip te krijgen op de mogelijke impact voor onder andere begrotingen en plannen. Een bijzonder punt van aandacht vormt de identificatie en allocatie van de voor de Vpb in aanmerking te nemen opbrengsten en kosten als ook waar relevant het opstellen van een openingsbalans. Tot slot is het ook van belang tijdig bewustzijn te creëren binnen uw organisatie en na te denken over vragen als wie verantwoordelijk is voor welke taken en wat de eventuele veranderingen zijn ten aanzien van de interne organisatie en processen. Kortom het 'Vpb dossier' is nu echt en zal heel snel realiteit worden. Uw eigen Vpb dossier is daarbij altijd maatwerk en zal voor u specifiek moeten worden bepaald. De echte impact bij u is sterk afhankelijk van de feiten en omstandigheden maar ook van de mogelijkheden en de bereidheid om te heroriënteren (op activiteiten) en te herstructureren. Voor de implementatie kan gedacht worden aan het volgende stappenplan: á - Oplossingsrichtingen ļ scenario's uitwerken Huidige structuur optimaliseren Prioriteiten, stappenplan en tijdschema vaststellen Gevolgen overige aspecten (op bestuurlijk niveau, compliance, financiering, b rw j in kaart brengen - - Waarderingsmethodiek vaststellen Fiscale openingsbalans opstellen Interne verrekenprijzen bepalen Administratie inrichten en aan overige compliance vereisten voldoen - Eventueel nieuwe rechtspersonen opnchten - Overzicht activiteiten, deelnemingen en samenwerkingsverbanden - Inventariseer welke activiteiten een onderneming vormen onder de nieuwe wetgeving - Cijfermatige impact van toekomstige vennootschapsb elasting - Overzicht van risico's en kansen (vrijstellingen) van nieuwe wetgeving - Opleiden medewerkers in beginselen vennootschapsb elasting DvBļe ļAKļab Pagina 16 van 25

17 2.6. Het belang van de paragraaf verbonden partijen neemt toe Vanwege de verwachte schrapping van de verplichte goedkeuring door gedeputeerde staten c.q. de Minister van BZK voor het deelnemen in privaatrechtelijke rechtsvormen neemt het belang van het geboden inzicht in de paragraaf verbonden partijen toe. Het is daarom noodzakelijk dat in de paragraaf verbonden partijen de meeste actuele (financiële) informatie van deze partijen is opgenomen. Het is noodzakelijk om, gegeven de toename en de economische omstandigheden, 'nadere spelregels' af te spreken om adequaat invulling te kunnen geven aan de toezichthoudende rol. Het afspreken van duidelijke kaders is overigens van belang voor nieuwe verbonden partijen maar ook bij de heroverweging van bestaande verbonden partijen. Hierbij merken wij op dat de rol van de wethouders als bestuurder ^werkgever van de directie) van verbonden partijen ook toeneemt op de naleving van gemaakte afspraken. In de begroting 2015 heeft u al rekening gehouden met het toenemende belang van de paragraaf verbonden partijen. ĽvBZeos4S056ļAKļab Pagina 17 van 25

18 2.7. Cyber criminaliteit gaat verder dan je denkt De manier waarop we kijken naar cyber security verandert snel aangezien organisaties continu worden geconfronteerd met cyber criminaliteit. Aangezien gemeente Waalwijk in haar ecosysteem gekoppeld is met diverse andere organisaties en steeds makkelijker gegevens uitwisselt, nemen uw risico's toe. In aanvulling hierop leidt striktere regelgeving rondom privacy ertoe dat sterkere controle en bescherming van gegevensverwerking en -opslag nodig zijn. Dataprivacy regelgeving aangepast Vanuit Europa wordt gewerkt aan de uitrol van aangescherpte dataprivacyregelgeving, die van toepassing zal worden voor alle EU-lidstaten. Ondanks de onzekerheid over de timing van deze regelgeving raden wij u sterk aan vroeg te starten met de voorbereiding op deze regelgeving. Binnen de context van uw gemeente en omgeving hebben wij met het management gesproken over de risico's van dataprivacy. De risicogebieden die wij zien, zijn: Verantwoordelijkheid voor de monitoring van en rapportage over dataprivacy. «Identificatie van privacy-relevante informatie/data. Rapportage over datalekken aan toezichthouders Ik stakeholders. Status van het dataprivacybeleid en controleraamwerk. Omgang door leveranciers met dataprivacy. Confidence i Cyber security raakt de hele organisatie Cyber security is geen IT-uitdaging (meer) - het is een gemeentebrede aangelegenheid. In uw organisatie zien we de volgende kwetsbaarheden die er zijn op basis van het confidencemodel in de figuur hiernaast: het vermogen om prioriteiten te stellen in wat er beveiligd moet worden; de identificatie van de belangrijkste risico's en dreigingen; het omgaan met afhankelijkheid van externen (connecties); het creëren van bewustzijn bij mensen; het op orde krijgen van het technologische fundament; het omgaan met onverwachte cyberincidenten en -crises. DvBfe fAKfab Pagina 18 van 25

19 2.8. Data beveiliging is een belangrijk goed! Klantgegevens horen bij uw meest waardevolle bezittingen. Klantgegevens maken het mogelijk om beter invulling te geven aan de behoefte van de klant, geeft de mogelijkheid tot gerichte communicatie en kan gebruikt worden als een onderbouwing voor de begroting. Technologische ontwikkelingen zoals mobiel internet, sociale media, big data, process mining en 'the internet of things' geven de organisatie de mogelijkheid voor het verzamelen, verwerken en analyseren van meer en meer persoonlijke klant data. Als gevolg van deze trends stelt de maatschappij vragen bij de beveiliging van privacy. Een gebrek aan privacy beveiligingsmaatregelen kan leiden tot imago schade, boetes en rechtszaken. Het heroverwegen van privacy is essentieel om gelijke tred te houden met de huidige veranderende realiteit. Organisaties moeten hun privacy benadering opnieuw evalueren en inzicht verkrijgen in de nieuwe bedreigingen en mogelijkheden die een digitale wereld met zich mee brengt. Zowel de EU als individuele landen formuleren strengere wet- en regelgeving om te waarborgen dat de privacy van hun inwoners beschermd wordt. De wetgeving is van toepassing op alle persoonlijke informatie in een organisatie, zoals klant informatie als werknemersgegevens. EU regels raken ook gemeente Waalwijk Als een onderdeel van ons inzicht in uw bedrijfsvoering hebben wij uw privacy beleid besproken. Binnen uw organisatie denken wij dat privacy een belangrijke rol speelt. De volgende tabel bevat de belangrijkste punten van de EU-brede General Data Protection Regulation (GDPR) die naar verwachting binnen een jaar worden aangenomen. Om in te spelen op de verhoogde risico's en nieuwe regelgeving bent u voornemens om in 2015 de rol van informatiemanager formeel in de organisatie in te richten. Onderwerp Meldplicht datalekken Datalekken moeten binnen 24 uur gemeld worden aan de toezichthouder, de verantwoordelijke en, onder bepaalde omstandigheden, de betrokkenen. Verhoogde boetes Organisaties die de verordening overtreden riskeren een hoge boete van maximaal 5?ó van de jaaropbrengsten met een maximum van C Verplicht aanstellen Organisaties die binnen een jaar functionaris persoonsgegevens verwerken van meer gegevensbescherming dan personen dienen verplicht een functionaris gegevensbescherming aan te stellen. Recht om vergeten te Betrokkenen hebben het recht om van worden de verantwoordelijke te eisen dat alle persoonsgegevens van hem/haar worden gewist. Dit geldt ook voor gegevens die met behulp van derden worden verwerkt. Data Protection Seal Organisaties hebben de mogelijkheid om een EU-brede Data Protection Seal aan te vragen. Profiling en gebruik Pseudonimisering van pseudonieme persoonsgegevens biedt aanvullende gegevens mogelijkheden om gebruik te maken van persoonsgegevens. 9 W Impact op uw organisatie Omschrijving m m m = Lage impact = Gemiddelde impact = Hoge impact DvBļe ļAKļab Pagina 19 van 25

20 3* Vooruitkijkend naar de jaarrekeningcontrole 2014 In het voorjaar van 2015 zullen wij uw jaarrekening 2014 controleren. Graag stemmen wij aandachtspunten tijdig met u af om zo samen zorg te dragen voor een efficiënt en effectief jaar afsluitproces. In dit hoofdstuk gaan wij in op het proces rondom de jaarafsluiting en diverse aandachtspunten voor de verantwoording van posten in uw jaarrekening. DvBļeo343056ZAKĮab Pagina 20 van 25