Voorstel tot samenwerking/fusie en tevens Plan van Aanpak ADS Kraayenstein en Oranjeplein-Postduiven

Transcriptie

1 Voorstel tot samenwerking/fusie en tevens Plan van Aanpak ADS Kraayenstein en Oranjeplein-Postduiven Voorstel tot samenwerking en fusie ADS Kraayenstein en Oranjeplein-Postduiven 1

2 INLEIDING 1. De voorgeschiedenis In de winter van 2014 zochten de bestuursleden van de voetbalverenigingen ADS Kraayenstein en Oranjeplein-Postduiven elkaar op voor een overleg tussen goede buren. Doelstelling van de ontmoeting was verkennen welke samenwerkingsvormen er zouden kunnen zijn. Al snel werd besloten om deze intentie zeer serieus op te pakken en samen met de Gemeente Den Haag vorm te geven. Op 16 december 2014 was er opnieuw een overleg, nu in aanwezigheid van Theun van Balveren namens de Gemeente Den Haag. In dit overleg werd door beide besturen de intentie om samen te werken geconcretiseerd door te benoemen dat beide verenigingen met ingang van het seizoen op 1 complex zouden willen spelen en de voordelen daarvan zoveel mogelijk te benutten. Tevens is de intentie uitgesproken om gedurende het seizoen de verdere voorbereidingen te treffen voor een fusie met ingang van het seizoen De aanleiding Beide besturen hebben de overtuiging dat zonder ingrijpende beleidswijzigingen de continuïteit van beide verenigingen in gevaar is. Teruglopende ledenaantallen, teruglopende aantallen kaderleden, teruglopende contributie inkomsten, oplopende kosten, toenemende wet- en regelgeving, andere eisen en wensen van (potentiële) leden, maatschappelijke ontwikkelingen en toenemende druk van KNVB en Gemeente Den Haag nopen de verenigingen om serieus de mogelijkheden van een samenwerking te overwegen. Zonder ingrijpen is de kans zeker aanwezig dat een van de verenigingen gedwongen wordt om inwoning van een andere vereniging toe te staan of zelf te verhuizen (buiten Madestein). Om zelf de regie te nemen over de toekomst van de verenigingen slaan de besturen van beide verenigingen de handen ineen. Beide besturen van beide verenigingen hebben de overtuiging dat er in samenwerking een steviger fundament ontstaat voor beide verenigingen. Met dit steviger fundament moet het bestaan van de verenigingen worden geborgd. 3. De samenwerking De besturen van ADS Kraayenstein en Oranjeplein-Postduiven hebben in de winterstop van het seizoen besloten een samenwerking aan te gaan. Op de nieuwjaarsreceptie van Oranjeplein-Postduiven is dit in de nieuwjaarstoespraak genoemd en enthousiast door de leden ontvangen. Ook het bestuur van ADS heeft positieve geluiden gehoord en heeft in de ALV van december 2014 het mandaat gekregen van de leden om te gaan praten met andere verenigingen. In de periode januari 2015 t/m augustus 2015 worden er voorbereidingen getroffen om de samenwerking tot uiting te laten komen door een verhuizing van een van beide verenigingen zodat in het seizoen op een complex wordt gespeeld. Om de leden te betrekken zullen beide verenigingen een extra bijzondere algemene ledenvergadering (= BALV) beleggen op 21 april Doelstelling van deze BALV is om de leden om mandaat te vragen om de samenwerking verder uit te werken. Het samenwerkingsvoorstel zal mede tot stand komen door de begeleiding van de afdeling Ondersteuning Clubbesturen van de KNVB, district West II en een projectmanager van de Gemeente Den Haag. Het voorstel voor de BALV van 21 april luidt: de voetbalverenigingen ADS Kraayenstein en Oranjeplein-Postduiven zullen na goedkeuring door de leden tijdens de Buitengewone Algemene Ledenvergadering met ingang van het seizoen op 1 complex voetballen. Voorstel tot samenwerking en fusie ADS Kraayenstein en Oranjeplein-Postduiven 2

3 1. ANALYSE HUIDIGE SITUATIE 1.1 Analyse ADS Kraayenstein Sportpark Madestein Madesteinweg EC Den Haag Telefoon: Site: Jan Bleije, Hans Segboer en Henk Lamet organiseerden op woensdag 20 februari 1931 een vriendschappelijke wedstrijd van hun schoolteam tegen het A-juniorenelftal van Quick. Het was de eerste van een reeks sportieve ontmoetingen, aangegaan door wat eerst nog heette: Mulo Sportvereniging A(nthonie D(uyck) S(straat). Inmiddels is de vereniging ingeschreven als Voetbal Vereniging Alles Door Samenspel. ADS is statutair opgericht op 1 maart 1931 en had tot en met 1932 destijds de naam Antonie Duyck School. De organisatie bestaat uit een algemeen bestuur en een dagelijks bestuur. De voorzitter en penningmeester vormen het dagelijks bestuur. In de praktijk worden echter binnen ADS besluiten en beslissingen genomen door het algehele bestuur. Bijna wekelijks wordt er overleg gepleegd tussen en met alle bestuursleden. Het algehele bestuur bestaat uit: Voorzitter Secretaris/Penningmeester Bestuurslid Selectiezaken Bestuurslid Wedstrijdzaken Bestuurslid Algemene Zaken Ter ondersteuning van het gehele bestuur zijn de volgende commissies actief binnen ADS: Onderhoudscommissie Sponsorcommissie Kantinecommissie Feestcommissie Kascommissie Aantal velden 2 Aantal leden 130 Aantal bestuursleden 5 Aantal overige kaderleden 15 Aantal spelende leden 120 Aantal elftallen 7 Aantal donateurs 10 Aantal sponsors / totale sponsorbudget 5 / Financiële situatie Voorstel tot samenwerking en fusie ADS Kraayenstein en Oranjeplein-Postduiven 3

4 1.2 Analyse Oranjeplein-Postduiven Sportpark Madestein Madesteinweg EC s-gravenhage Telefoon: Site: Op 1 juli 2008 is Oranjeplein-Postduiven opgericht als fusieclub tussen Oranjeplein en De Postduiven. Die fusie was voor beide verenigingen noodzakelijk geworden en bedoeld om als gezonde vereniging verder te kunnen. Zeven jaar later is de conclusie dat de toekomst van Oranjeplein-Postduiven in gevaar is. Er is al jaren sprake van onder bespeling (slechts vier seniorenelftallen) met als risico dat de Gemeente Den Haag de huur gaat opzeggen. Het algehele bestuur bestaat uit: Voorzitter Secretaris 1 e Penningmeester 2 e Penningmeester Bestuurslid Ledenadministratie Bestuurslid Kantine Ter ondersteuning van het gehele bestuur zijn de volgende commissies actief binnen Oranjeplein-Postduiven: Onderhoudscommissie Commissie Commerciële zaken Kantinecommissie Feestcommissie Kascontrolecommissie Normen en Waardencommissie Websitecommissie Aantal velden 1 Aantal leden 150 Aantal bestuursleden 6 Aantal overige kaderleden 25 Aantal spelende leden 60 Aantal elftallen 4 Aantal donateurs Aantal sponsors / totale sponsorbudget Financiële situatie Voorstel tot samenwerking en fusie ADS Kraayenstein en Oranjeplein-Postduiven 4

5 2. DE TOEKOMSTIGE SITUATIE 2.1 Het vertrekpunt Het vertrekpunt bij de besprekingen was dat beide verenigingen voordeel zouden moeten hebben bij een samenwerking. Een win-win situatie dus. Door de samenwerking zal er sprake zijn van het gezamenlijk gebruik van alle faciliteiten op een complex met de daarbij behorende duidelijk financiële voordelen. 2.2 De meerwaarde Bestuurlijk Beide verenigingen beschikken over een kader dat tijdens de samenwerking grotendeels behouden zal blijven. Per saldo betekent dit een uitbreiding van het kader op bijna alle fronten omdat de werkzaamheden relatief afnemen. Zo zal er voor beide verenigingen ingekocht worden; vanwege een grotere inkoop is meer korting mogelijk en de bestelling zal nog maar 1x plaats te vinden in plaats van 2x. Verschillende commissies (bijvoorbeeld onderhoudsploeg) zullen gaan samenwerken. Dit zal de organisatie ten goede komen. Ook de uitvoering van het beoogde beleid met betrekking tot inkoop, het complex, de inventaris etc. zal hierdoor op het gewenste en noodzakelijke niveau gebracht kunnen worden. Financieel Financieel zal de samenwerking ruimte creëren binnen het financiële budget voor de realisatie van de beoogde doelstellingen van de beide verenigingen. Zo wordt de huur van een der accommodaties opgezegd en zal het opzeggen van evt. dubbele contracten voor verlichting zorgen. Accommodatie Van de twee bestaande accommodaties wordt er één het te betrekken complex. Dit punt verdient nader onderzoek om een goede keuze te kunnen maken. De besturen realiseren zich dat een verhuizing voor een van de verenigingen emotioneel beladen zal zijn. De intentie is om die locatie te kiezen die voldoet aan de criteria op het terrein van: Veiligheid Toegankelijkheid Bouwtechnische staat en te verwachten onderhoudskosten Ruimte Sfeer Een goed en gezellig verenigingsleven is wat beide besturen voor ogen hebben. Dat zal ook in de toekomst de basis zijn voor het handelen van beide besturen. De gezelligheid en integratie tussen de leden zal daarom volop de aandacht krijgen mede omdat dit de kurk is waarop de verenigingen drijven en dus waar de verenigingen haar bestaansrecht aan ontlenen. Deze aanpak (gezelligheid) zal zorgen voor continuïteit en een goede uitstraling wat de aantrekkingskracht ( groei ) van de vereniging zal vergroten. Dit laatste zal ook het verloop binnen de vereniging moeten beperken. Kaderbehoefte Bij de fusievereniging zal de behoefte aan (nieuw) kader relatief klein zijn. Door de samenwerking zal het gezegde van vele handen maken licht werk opgeld kunnen doen. Vooralsnog worden geen kaderproblemen verwacht. Sponsors Voorstel tot samenwerking en fusie ADS Kraayenstein en Oranjeplein-Postduiven 5

6 Vooralsnog zal getracht worden de huidige sponsorbestanden van beide verenigingen in stand te houden. Uitbreiding van deze bestanden zal sterk afhankelijk zijn van de menskracht die wij in kunnen zetten voor het werven van nieuwe sponsors. ADS OPPD Samen Aantal velden Aantal leden Aantal bestuursleden Aantal overige kaderleden Aantal spelende leden Aantal elftallen Aantal donateurs 10 Aantal sponsors / totale 5 sponsorbudget Financiële situatie 2.3 Doelstellingen De doelstellingen voor de toekomst zijn: 1. Totstandkoming van aantrekkelijke en financieel gezonde verenigingen. 2. Scheppen van een gezonde concurrentiepositie ten opzichte van andere verenigingen. 3. Optimaal benutten van de accommodatie. 4. Het (in samenwerking met SV Loosduinen) realiseren van één kunstgrasveld. 5. Opzetten c.q. aanpassen van een beleids- en organisatieplan voor de verdere samenwerking, waaronder gezamenlijk vrijwilligersbeleid. 6. Fusie tussen beide verenigingen 2.4 Randvoorwaarden De volgende randvoorwaarden zijn opgesteld n.a.v. het bestuurlijk overleg: 1. Samenwerking op basis van gelijkwaardigheid. 2. Het streven naar een gelijkwaardige inbreng vanuit de twee verenigingen in het voortgangstraject. 3. Vrijwilligers van de twee verenigingen dienen zoveel mogelijk behouden te blijven, omdat ook in de nieuw te vormen situatie de inbreng van deze kaderleden de kurk is waarop de vereniging drijft; 4. Bestaande commissies en verenigingsorganen worden indien mogelijk in elkaar geschoven. 5. De samenwerking wordt tevens gebruikt om te bezien of een fusie op termijn haalbaar is. Voorstel tot samenwerking en fusie ADS Kraayenstein en Oranjeplein-Postduiven 6

7 4.SAMENWERKING 4.1 Toestemming leden De leden van de twee verenigingen kunnen zich op 21 april 2015 tijdens een Buitengewone Algemene Ledenvergadering uitspreken over het door de besturen opgestelde voorstel tot samenwerking. 4.2 Commissie Voorbereiding Samenwerking (CVS) Om het besluit tot het aangaan van een samenwerken vorm te geven, hebben de verenigingen ADS Kraayenstein en Oranjeplein-Postduiven een Commissie Voorbereiding Samenwerking (CVS) ingesteld, bestaande uit bestuursleden van de twee verenigingen. In de CVS nemen zitting: namens ADS Kraayenstein: Suzanne Lems (voorzitter) Stephen de Vries (secretaris/penningmeester) Ronald Lems (bestuurslid Selectiezaken) Sander den Heijer (bestuurslid wedstrijdzaken) Allie van den Berg (commissaris Algemene Zaken) namens Oranjeplein-Postduiven: Peter Oldenburg (voorzitter) Willem Looije (secretaris) Jim van Gilst (1 e penningmeester) Emran Celik (2 e penningmeester) De CVS heeft tot taak om alle voorbereidingen te treffen voor een succesvolle samenwerking met ingang van seizoen De CVS wordt hierbij ondersteund door een projectmanager van de Gemeente Den Haag. Voorstel tot samenwerking en fusie ADS Kraayenstein en Oranjeplein-Postduiven 7

8 4.3 Planning wanneer wat resultaat December 2014 februari 2015 Initiatiefase Samenstelling CVS Aanstelling projectmanager Concept plan van aanpak Februari 2015 Maart 2015 Informatie- en globaal ontwerpfase Voorstel tot samenwerking (tekst en presentatie) 21 april 2015 Bijzondere Algemene Leden Vergadering Mandaat namens de leden om te starten met ontwerpfase April Juli 2015 Detail ontwerpfase Uitgewerkt ontwerp 1 juli 2015 Formele start samenwerking Juli 2015 verhuizing Inrichting 1 accommodatie Augustus 2015 Implementatie ontwerp Succesvol gebruik 1 complex September 2015 januari Nader detailontwerp fusie Concept voorstel tot fusie 2016 Februari 2016 Idee van nieuwe naam v/d club Statuten opstellen / herzien Verwerken in voorstel tot fusie Februari 2016 Uitnodiging Bijzondere ALV Uitnodiging verstuurd, inclusief voorstel tot fusie Begin Maart 2016 Bijzondere Algemene Ledenvergadering Akkoord door beide verenigingen Eind Maart 2016 (optioneel) Evt. 2 e B ALV Akkoord door leden beide verenigingen April 2016 Verzoek naamswijziging Voorstel tot fusie Verslag (B)ALV Financiële machtiging Mei 2016 Afspraak notaris Fusie juridisch regelen Voorstel tot samenwerking en fusie ADS Kraayenstein en Oranjeplein-Postduiven 8