Notulen ledenvergadering AFC Volleybal 22 september 2010

Transcriptie

1 Notulen ledenvergadering AFC Volleybal 22 september 2010 Aanwezig: Jank Vonk (namens het hoofdbestuur), Henk Ploeg, Ria Hoekstra (notulist), Wim Stegink, Annie Mesken, Ingrid Hollander, Jacqueline de Vries, Ronald Luxen, Korrie van Dijk, Roy Kreuger, Cees Winters, Martin van Kippersluis, Irma Bouw, Geertje Buist, Joke Smit en Karin Daling. Later aanwezig: Appie van Riesen, Al-Bert Westerveen en Wouter Bergsma. Afmeldingen: Sandra de Vegt, Theo Dijkstra, Wiebe Kroezen, Sieny Huizinga, Gauke Bos, Jan Zijlstra en Willem de Vries. 1. Opening Henk Ploeg opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. 2. Notulen ledenvergadering 23 september 2009 De notulen worden inhoudelijk en tekstueel doorgenomen. Pagina 2: Annie Mesken merkt op dat zij de ledenadministratie 25 jaar doet en al 35 jaar lid is. Na deze aanpassing wordt het verslag goedgekeurd en Ingrid Hollander bedankt voor het schrijven van het verslag. 3. Jaarverslag seizoen A. Organisatie Voorzitter Henk Ploeg Secretaris Ingrid Hollander (gestopt) Penningmeester Ria Hoekstra Ledenadministratie Annie Mesken AFC-HB afvaardiging Henk Ploeg & Ria Hoekstra Ingrid Hollander is gestopt als secretaris i.v.m. verhuizing naar Eelde. Er is nog geen opvolger gevonden. Wedstrijdsecretariaat Al-Bert Westerveen Technische commissie Wim Stegink Sandra de Vegt Roy Kreuger Jeugdbestuur vacature (wordt nu door het DB gedaan) Minibestuur Jacqueline de Vries & Brenda Cats (gestopt) Ook in het minibestuur is door het vertrek van Brenda Cats een vacature ontstaan. Henk Ploeg regelt nog een attentie voor Brenda. Sponsorcommissie Wiebe Kroezen Wiebe heeft laten weten graag versterking te willen hebben. Recreanten Martin van Kippersluis Beheer homepage Alexei Ogrel B. Ledenontwikkeling Door middel van een grafiek worden de ledenaantallen zichtbaar gemaakt. Het is moeilijk om de seniorenteams in stand te houden. Zodra de jeugd gaat studeren, trekken ze weg. Het ledenaantal zakt, een tendens die ook bij andere verenigingen zichtbaar is. Als oorzaak hiervoor zou kunnen worden gedacht aan de populariteit van individuele sporten. Deze zijn beter te combineren met bijbaantjes en werktijden. Ook zou het kunnen liggen aan een mindere financiële draagkracht. In ieder geval zijn de ouders over het algemeen steeds minder betrokken. Wat sporten in Appelscha betreft vissen alle verenigingen uiteindelijk in dezelfde vijver.

2 C. Trainingen Aan het begin van vorig seizoen moesten we uitwijken naar de Boekhorst in Oosterwolde i.v.m. de verbouw van de Steegdehal. Cees Winters merkt op dat dat destijds een puinhoop was. De gebruikers moesten zelf de netten bij elkaar zoeken. Dit was slecht geregeld; dat doet AFC beter! Er is geprobeerd de trainingen zo efficiënt mogelijk in te delen. D. Mini s De mini s spelen 2x een halfjaarlijkse competitie. Er worden 3 wedstrijden per ochtend gespeeld. In december 2009 werden mini 1 en mini 3 kampioen. Helaas zijn er steeds minder jongens die gaan volleyballen. Twee keer per jaar is het mini-toernooi in Appelscha. De hele organisatie, inclusief het regelen en instrueren van tellers en scheidrechters, moeten we zelf doen. We zijn er trots op dat het weer gelukt is, dankzij de inzet van velen. Elke 1 e zaterdag in de voorjaarsvakantie worden de vaardigheidsproeven gehouden. De kinderen kunnen dan hun vaardigheden tonen en krijgen voor elke opdracht punten. Het verzamelde aantal punten resulteert uiteindelijk in een diploma. Daarnaast werd er nog een kleurplaatwedstrijd aan verbonden, die door één van de negen AFC deelnemers werd gewonnen en deze gelukkige mocht een kleine volleybal mee naar huis nemen. Eigen trainers kunnen aandachtspunten uit deze vaardigheidsproeven halen om in de training aan te werken, maar het plezier moet altijd voorop blijven staan! E. Jeugd Mix-C eindigde op de 7 e plaats en werd gecoached door Henk Veenstra. Volgend seizoen hebben we geen mix-team meer. Meisjes B1 werden in april 2010 kampioen onder leiding van Jan en Regina van Bolhuis. F. Dames Alle teamfoto s verschijnen op het scherm, wat aanleiding geeft tot de nodige hilariteit Dames 3 eindigde als 6 e in de competitie. Dames 2 had het niet gemakkelijk in de 3 e klasse en eindigde op de 7 e plaats. Daarnaast viel hun trainer/coach Appie van Riesen uit na een lichte hersenbloeding. In deze periode werden zijn werkzaamheden overgenomen door Gauke Bos en Theo Dijkstra. Gelukkig staat Appie inmiddels weer fit en gezond op het veld. Dames 1 behaalde met trainer/coach Irma bouw een knappe 4 e plaats, na een moeizame start. G. Heren Heren 3 eindigde op de 5 e plaats. Bij speler Rob van Beek werd aan het begin van het jaar een hersentumor geconstateerd. Dit had vanzelfsprekend ook op het team veel impact. Gelukkig lijkt Rob goed te reageren op de behandeling en blijft hij als buddy aan het team verbonden. Heren 2 eindigde op de 8 e plaats. Martin van Kippersluis stopte halverwege het seizoen als trainer. Zijn werkzaamheden werden overgenomen door Wim Stegink. Heren 1 eindigde eveneens op de 8 e plaats. Aan het begin van het seizoen had het team zich ten doel gesteld om zich te handhaven in de 1 e klasse, omdat er twee jeugdspelers ingepast werden. Dit doel is dus bereikt. H. Homepage Albert Gils is degene die de homepage aanstuurt en waakt over de uitstraling en indeling die nu voor alle afdelingen gelijk moet zijn. Hij heeft deze homepage laten beoordelen en daar de kwalificatie zilveren ster voor gekregen. Onze homepage nieuwe stijl is dus op de goede weg. Voor de afdeling volleybal speelt Alexei Ogrel een belangrijke rol. Hij zorgt dat alle informatie up-to-date op

3 de site staat. Naast het plaatsen van verslagen, is het ook mogelijk om video s in te voegen onder je team. Wij willen iedereen stimuleren om dit te doen, zodat de homepage nog aantrekkelijker wordt. 4. Ingekomen/uitgaande stukken Geen 5. Financieel verslag Er was een tekort begroot van 1000,- i.v.m. de aanschaf van nieuwe tenues, maar door omstandigheden binnen de omni komen die later. Jan Vonk, voorzitter Omni-vereniging zal dit later toelichten.er is minder contributie ontvangen door de terugtrekking van dames 3. Uit acties hadden we inkomsten van kerstbroden, Poiesz en Formido, plus 500,- sponsoring Rabobank. Rente over eigen vermogen is volgens afspraak binnen Omni. Ook de trainerskosten waren lager, doordat we een team minder hadden en niet-declarerende trainers. Verder heeft de Nevobo een nieuwe kostenberekening geïntroduceerd, die gunstig voor ons lijkt uit te pakken. Minder contributie per lid, maar hoger teamgeld. Onder diversen vallen de foto s van de teams en de feestavond. Jan Vonk licht toe dat de Omni met een gezamenlijke rekening werkt en er niet bij alle afdelingen even veel transparantie is. Er is wel een sluitende administratie, maar doordat de afdeling voetbal in de afgelopen 3 jaar een negatief saldo heeft opgebouwd van ,- is dat ten koste gegaan van de reserves van andere afdelingen. Douwe vd Zee, omni-penningmeester, kreeg problemen met betalingen, doordat de rekening courant leeg was. Er wordt gezocht naar de oorzaken van het tekort bij de afdeling voetbal en bepaalde zaken, zoals de kantine, worden losgekoppeld van de Omni. Geprobeerd wordt om met de afd. voetbal tot duidelijke afspraken te komen. Aflossing van de schuld via een taakstellende begroting. Inhouding van 25% van de contributie op de reserveringsrek. van de omni. Het streven is dat de afd. voetbal dan in 3 à 4 jaar hun schuld kunnen terugbetalen. Als Omni hou je elkaar overeind. Er is sprake van het solidariteitsprincipe, maar er zal wel structureel iets moeten veranderen. 6. Begroting Geen echte bijzonderheden. De inkomsten- en uitgaven zijn in lijn met het vorige seizoen. Nu wel forse uitgaven begroot i.v.m. nieuwe tenue. Voor de pauze is er een groot applaus voor Ingrid Hollander die afscheid neemt na 7 jaar in het bestuur te hebben gezeten. Ze heeft veel werk verricht m.b.t. het wedstrijdsecretariaat. De bloemen en de pen zijn dan ook dubbel en dwars verdiend! Pauze 7. Bestuursmededelingen A. Recreanten De recreanten spelen iedere donderdagavond vanaf half 9 onder de bezielende leiding van Martin van Kippersluis. De opkomst is nogal wisselend, variërend van de ene week 6 spelers tot de andere week 12. Dit is wel een nadeel en daarom wordt er nog hard gezocht naar versterking. Buren, vrienden, iedereen is welkom! B. Technische Commissie De technische commissie bestond het afgelopen seizoen uit Wim Stegink (voorzitter), Sandra de Vegt en Roy Kreuger. Het indelen van de teams was voor het seizoen een moeilijke opgave. Na de start van de trainingen kwamen er nogal wat opzeggingen, waardoor een aantal teams niet meer aan de

4 minimumeis van 9 personen per team konden voldoen. Bij de herenteams kwam er gelukkig snel aanvulling van nieuwe spelers, maar de teams van dames 3 en dames 4 moesten helaas noodgedwongen samengevoegd worden. Ook het vinden van trainers voor alle teams was een groot probleem. Vooral voor het mix C1-team was het lang puzzelen. Eerst werden Kiona en Esther bereid gevonden dit te doen, maar al snel haakte Kiona af. Irma ving dit tijdelijk op. Na de herfstvakantie stopte ook Esther en werd het stokje overgenomen door Gillian Schaafsma. Tevens ontbrak er bij de mini s nog een trainer. Kees Bastiaansen heeft de training van mini s 1 op zich genomen. Door problemen bij de verbouwing van de sporthal moest er voor de eerste trainingen uitgeweken worden naar de Boekhorst in Oosterwolde. Bovendien verliep de zaalhuur niet altijd correct, doordat er soms sprake was van een dubbele planning. Problemen bij het mix C-team maakte het noodzakelijk om de ouders uit te nodigen voor een gesprek. Hierna is de afspraak gemaakt dat er bij elke training één ouder aanwezig is voor de begeleiding. Ook voor het seizoen was het weer een hele puzzel om alles voor elkaar te krijgen. Na de vakantie is er nog steeds geen trainer gevonden voor JC1 op donderdag. Er is geprobeerd om de jeugd ook hun wedstrijden op vrijdag te laten spelen, maar dit was niet realiseerbaar i.v.m. de regels van de Nevobo. Er mag niet om uur gestart worden i.v.m. scheidsrechters. De wedstrijden op zaterdag starten niet gelijktijdig, omdat er dan ingevallen kan worden bij de andere teams. Bovendien zijn niet alle poules compleet, waardoor er wedstrijden uitvallen. Er worden voortaan 3 sets gespeeld tot 25 punten. Dit staat nog fout op de site. Verder zijn er geen nieuwe spelregels dit seizoen. Tenslotte het verzoek om alle gebruikte materialen terug te zetten in de AFC-volleybalkast (linker 3 deuren). Dus de pionnen, blokbord, coördinatieladders etc. De rechterdeur is voor gezamenlijk gebruik. Er zijn klachten over het feit dat er geen lichten branden boven lege velden. Ook is er op sommige tijden sprake van luide muziek, waardoor trainers zichzelf moeilijk verstaanbaar kunnen maken (komt uit de nieuwe zaal, die erachter gebouwd is). Bij thuiswedstrijden is het vaak proppen in de kleedkamers. Navraag leerde dat we alleen een extra kleedkamer kunnen krijgen bij betaling van per uur. Bij bekerwedstrijden van Dames 1 en Heren 1 is de sporthal wel verplicht om 4 kleedkamers ter beschikking te stellen. Over 4 weken is er een gebruikersoverleg met Gerco van Dijk. Bij velen leeft het gevoel dat de sfeer minder prettig is. We zijn niet meer welkom, maar worden gedoogd. Het is ook niet meer mogelijk om een kwartier in te huren, maar minimaal per half uur. Als huurder uit Appelscha hebben we niet langer voorrang en ook hebben we niet meer als eerste de keus over de tijden van voorgaande jaren. Het gaat er nu om wie het langste blok achter elkaar huurt. C. Wedstrijdsecretariaat Er wordt nog t/m de herfstvakantie een Binding gedrukt. Daarna gaan we volledig over op de digitale versie op de homepage. De afgelopen periode is het accent al steeds meer verlegd van de Binding naar de Homepage. Het is onze taak om alle leden te informeren en het bestuur ziet het dan ook als een verplichting om mensen zonder internet van informatie te voorzien. Dit moet zorgvuldig geïnventariseerd worden. Verder gaan we gebruik maken van de Appelscha ster om het dorp op de hoogte te houden van de wedstrijden. Het infobord mag niet meer in de hal hangen, maar staat nu in het scheidsrechtershok. Er ligt een verzoek van de beheerder om gebruik te maken van een digitale infozuil die bij de ingang moet komen. We hebben dit nog in onderzoek. Tenslotte nog de mededeling dat de zaalwacht voor aanvang van de wedstrijden en na afloop de kleedkamers moet controleren. Als er sprake is van ongeregeldheden dan moet dit boven in de kantine gemeld worden. Gebeurt dit niet, dan moet AFC betalen. De zaalwacht kan vanaf uur in de hal om op te bouwen. Het zaalwachtreglement ligt in het scheidsrechtershok.

5 D. Sponsorcommissie Aan het Rabo-eindejaarstoernooi hebben 6 teams deelgenomen. Het team van de Rabobank werd kampioen. Het zou leuk zijn als er bij de volgende editie nog meer bedrijven/teams meedoen. Dit kan de nieuwe instroom van leden bevorderen. Er wordt hard gewerkt aan een sponsorplan voor de nieuwe tenues. Bij de damesteams is de sponsoring bijna rond, bij de herenteams nog niet. Alle teams krijgen broekjes, òf via sponsoring òf van de vereniging. Als er 2 jaar in gespeeld is, wordt het broekje eigendom van de betreffende speler. Anders moet het ingeleverd worden. Sponsorkleding blijft eigendom van de vereniging en mag alleen gedragen worden op en rond de wedstrijden. Nieuwe leden moeten zelf een broekje kopen. Bij de jeugd gaan we dit apart regelen. Er kunnen ook trainingspakken/shirts/tassen besteld worden. Hiervoor zullen aparte pasavonden georganiseerd worden. Het bestuur komt nog met een voorstel. Nieuw dit seizoen zijn de teamcontracten, die aan het begin van het seizoen door de spelers ondertekend moeten worden. Joke geeft aan moeite te hebben met zo n contract en de strakke regels die daarin genoemd worden. We kunnen elkaar toch ook gewoon op zaken aanspreken. Dit zijn we allemaal met elkaar eens, maar de ervaring heeft geleerd dat we dit helaas nodig hebben. In principe is het alleen bedoeld om iets in handen te hebben om mensen op hun verantwoordelijkheid te wijzen. Bij de Formido-actie moest er via stemming deelname afgedwongen worden. Het was echt mazzel dat we als één van de negen mee mochten doen. Uiteindelijk deden alle vijf verenigingen van de omni mee. Het leverde een mooie opbrengst op. Bij de Poiesz-actie doen we alleen nog mee als omni-vereniging. Vorig jaar heeft volleybal het georganiseerd, dit jaar is de afdeling zwemmen aan de beurt. Ook zal er dit seizoen weer een kerstbrodenactie georganiseerd worden vanaf de Rabobank. Dankzij alle inzet heeft de laatste actie maar liefst 1000,- opgeleverd! E. Feestcommissie Op 14 mei werd er een ouderwetse feestavond georganiseerd. Met 55 personen voor de barbecue en 40 deelnemers aan de lasergame was dit met recht een groot succes. Doordat de hal minimaal 1 uur moest worden ingehuurd konden de deelnemers aan de lasergame maar liefst 2 rondes spelen. Er waren erg veel positieve reacties. Ook van de jeugd! 8. Rondvraag Wim zoekt nog een trainer voor de Jongens C op donderdag. Op maandag doen Theo Dijkstra en Herman Vos dit. Martin van Kippersluis biedt zich spontaan aan. Geweldig! Appie van Riesen heeft een brief over sportkeuring aan het bestuur gegeven en vraagt wat hiermee wordt gedaan. Het gaat erom dat je bij veel zorgverzekeringen (zie polis) een gratis sportkeuring kunt aanvragen bij de SMA in Drachten. Hierbij wordt het bloed onderzocht, het gezichtsvermogen getest (3D-test), een fietstest gedaan met verschillende weerstanden, een hartdiagram gemaakt en de bloeddruk bij verschillende belasting gemeten. De keuring duurt ongeveer een uur en werkt preventief. Appie heeft dit als heel positief ervaren. Wouter Bergsma vult nog aan dat deelname aan het Life-Lines project ook een mogelijkheid is. 9. Sluiting Henk ploeg sluit de vergadering en bedankt iedereen voor de inbreng. Jan Vonk prijst de goede sfeer bij onze vereniging. Annie Mesken geeft Henk nog een compliment voor de mooie presentatie. De avond eindigt met applaus voor het bestuur.