BIJZONDER BESTEK BTC/CTB BXL 1393 VAN

Transcriptie

1 BIJZONDER BESTEK BTC/CTB BXL 1393 VAN OPDRACHT VAN DIENSTEN VOOR VERTALING EN REVISIE IN HET FRANS, NEDERLANDS EN ENGELS NAVISIONCODE: BELGIË

2 INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE 1 DEEL 1: ADMINISTRATIEVE EN WETTELIJKE BEPALINGEN ALGEMENE BEPALINGEN Afwijkingen van de algemene aannemingsvoorwaarden De aanbestedende dienst Institutioneel kader van BTC Regels voor de opdracht Definities Vertrouwelijkheid Deontologische verplichtingen Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank VOORWERP EN DRAAGWIJDTE VAN DE OPDRACHT Aard van de opdracht Voorwerp van de opdracht Percelen Duur Varianten Hoeveelheden PROCEDURE Gunningswijze Prijsbepaling Bekendmaking Informatie Offerte Opening van de offertes Kwalitatieve selectie Beoordeling van de offertes Sluiten van de overeenkomst BIJZONDERE CONTRACTUELE EN ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN Leidend ambtenaar (art. 1) Borgtocht (art. 5) Verzuim van borgstelling Vrijgave van de borgtocht (art. 9) Derden (art. 10) Prijsherziening (art. 13) Intellectuele rechten (art. 14) Betalingen (art. 15) Geschillen (art. 18) Opleveringen en waarborgtermijn (art. 19) Middelen van optreden van de aanbestedende dienst (art. 20) Elementen die in de prijzen zijn inbegrepen (art. 67) Briefwisseling met de dienstverlener (art. 68) Uitvoeringsmodaliteiten (art. 69) Plaats van dienstverlening (art. 70) Oplevering Aansprakelijkheid van de dienstverlener (art. 73) Einde van de opdracht (art. 74) DEEL 2: REFERENTIETERMEN CONTEXT DE VERTALING EN REVISIE BIJ BTC VERWACHTE OUTPUT... 20

3 2.4 DOELGROEPEN OPGAVE VAN HET TE VERTALEN VOLUME VERLOOP VAN DE UITVOERING Door de dienstverlener uit te voeren taken Bestelbons Kwaliteit van de vertaling of revisie Termijnen voor de levering van de vertaling/revisie Boete in geval van ondermaatse kwaliteit Boete voor het niet-naleven van de termijn Formaat van de elektronische bestanden DEEL 3: FORMULIEREN INSTRUCTIES OM DE OFFERTE OP TE STELLEN GEGEVENS VAN DE INSCHRIJVER OFFERTEFORMULIER - PRIJZEN SELECTIEDOSSIER EUROPEES MODEL-CV TESTVERTALINGEN INTEGRITEITSVERKLARING VOOR DE INSCHRIJVERS... 42

4 1 Deel 1: Administratieve en wettelijke bepalingen 1.1 Algemene bepalingen Afwijkingen van de algemene aannemingsvoorwaarden Hoofdstuk "1.4 Bijzondere contractuele en administratieve bepalingen" van dit Bijzonder Bestek bevat de bijzondere administratieve en contractuele bepalingen van toepassing op deze overheidsopdracht die afwijken van de Algemene Aannemingsvoorwaarden (AAV) of deze aanvullen of verduidelijken De aanbestedende dienst De aanbestedende dienst van deze overheidsopdracht is de Belgische Technische Coöperatie, hierna BTC genoemd, naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk, met maatschappelijke zetel in de Hoogstraat 147, 1000 Brussel (ondernemingsnummer , RPR Brussel). Als Belgisch ontwikkelingsagentschap steunt BTC, in opdracht van de Belgische regering, de ontwikkelingslanden in hun strijd tegen armoede. Naast deze taak van openbare dienstverlening voert BTC ook prestaties uit in opdracht van andere nationale en internationale organisaties die werken aan duurzame ontwikkeling 1. Voor deze overheidsopdracht wordt BTC rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer Carl Michiels, Voorzitter van het Directiecomité Institutioneel kader van BTC Het algemene referentiekader waarin BTC werkt, is de Belgische wet van 25 mei 1999 op de internationale samenwerking 2. Ook volgende ontwikkelingen vormen een rode draad in het werk van BTC. De voornaamste voorbeelden zijn: Op het vlak van internationale samenwerking: de millenniumdoelstellingen van de Verenigde Naties, de Verklaring van Parijs over de harmonisering en afstemming van de hulp; Op het vlak van corruptiebestrijding: de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het VN-verdrag tegen Corruptie, opgemaakt in New York op 31 oktober , evenals de wet van 10 februari 1999 betreffende de bestraffing van corruptie ter omzetting van het Verdrag inzake de bestrijding van corruptie van buitenlandse ambtenaren in internationale zakelijke transacties; Op het vlak van respect voor de mensenrechten: de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties (1948) evenals de 8 basisverdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie 4 in het bijzonder gewijd aan het recht op vakbondsvrijheid (C. nr. 87), vrijheid van vereniging en collectieve onderhandeling (C. nr. 98), het verbod op dwangarbeid (C. nr. 29 en 105), het verbod op elke vorm van 1 Voor meer info zie en de wet van 21 december 1998 tot oprichting van de Belgische Technische Coöperatie, gewijzigd door de wetten van 13 november 2001 en 30 december BS van 1 juli BS van 18 november Bijzonder bestek Bxl 1393 Vertaling en revisie in het Frans, Nederlands en Engels 4

5 discriminatie op vlak van werk en verloning (C. nr. 100 en 111), de minimumleeftijd voor kinderarbeid (C. nr. 138), het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (C. nr. 182); Op het vlak van respect voor het milieu: de Agenda 21 (Top van Rio, 1992), het Implementatieplan van de Wereldtop voor duurzame ontwikkeling (Johannesburg 2002), en de initiatieven van de Europese Unie zoals de "EU-strategie voor duurzame ontwikkeling" aangenomen in Göteborg Regels voor de opdracht Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk: Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten 5 ; KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken 5 ; KB van 26 september 1996 tot de bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken 5 ; De AAV, als bijlage bij het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken 5 ; De omzendbrieven van de Eerste Minister inzake overheidsopdrachten 5 ; Definities In het kader van deze opdracht moet worden verstaan onder: De inschrijver: de natuurlijke (m/v) of rechtspersoon die een offerte indient; De aannemer / de dienstverlener: de inschrijver aan wie de opdracht gegund wordt; De aanbestedende dienst: de Belgische Technische Coöperatie (BTC); De offerte: de verbintenis van de inschrijver om de opdracht uit te voeren tegen de voorwaarden die hij biedt; Algemene Aannemingsvoorwaarden (AAV): bijlage aan het KB van ; Bijzonder Bestek: het onderhavige document evenals alle bijlagen en documenten waarnaar het verwijst; Corruptiepraktijken: elk voorstel voor een onrechtmatige betaling, een gratificatie of een commissie of elke instemming met het doen van een dergelijk voorstel, met als doel iemand aan te moedigen of te belonen voor het verrichten of het nalaten te verrichten van activiteiten die verband houden met de gunning van de opdracht of met de uitvoering van de door de aanbestedende dienst verstrekte opdracht; Geschil: rechtsgeding Vertrouwelijkheid De inschrijver of de aannemer en BTC garanderen dat de informatie die binnen het kader 5 Een gecoördineerde versie van dit document kan geraadpleegd worden op; klik op economie > overheidsopdrachten Bijzonder bestek Bxl 1393 Vertaling en revisie in het Frans, Nederlands en Engels 5

6 van deze opdracht bekomen wordt, vertrouwelijk zal blijven en dat ze deze slechts aan derden zullen doorgeven na schriftelijk en voorafgaand akkoord van de andere partij. Zij zullen deze vertrouwelijke informatie enkel verspreiden onder de aangestelden die bij de opdracht betrokken zijn. Zij garanderen dat die aangestelden behoorlijk ingelicht zullen zijn over hun verplichtingen i.v.m. het vertrouwelijk karakter van de informatie en dat ze die verplichtingen zullen naleven Deontologische verplichtingen Indien een of meerdere van de deontologische bepalingen niet gerespecteerd wordt, kan dit leiden tot de uitsluiting van de inschrijver of de aannemer van andere overheidsopdrachten voor BTC. Elke poging van een inschrijver om vertrouwelijke informatie te bekomen, om verboden kartels te vormen met concurrenten of om het evaluatiecomité of de aanbestedende dienst tijdens de procedure van onderzoek, verduidelijking, evaluatie of vergelijking van de offertes te beïnvloeden, leidt tot de afwijzing van zijn offerte. Om bovendien elke indruk van risico op partijdigheid of samenspanning te vermijden in de opvolging en controle van de uitvoering van de opdracht, is het de aannemer strikt verboden om rechtstreeks of onrechtstreeks geschenken, maaltijden of een ander materieel of immaterieel voordeel, ongeacht de waarde ervan, aan te bieden aan de aangestelden van de aanbestedende dienst, die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij de opvolging en/of controle van de uitvoering van de opdracht, ongeacht hun hiërarchische rang. Elke offerte wordt verworpen of elk contract (overheidsopdracht) wordt geannuleerd zodra zou blijken dat de gunning van het contract of de uitvoering ervan aanleiding zou gegeven hebben tot het storten van buitengewone handelskosten. De buitengewone handelskosten betreffen elke commissie die niet vermeld staat in de hoofdopdracht of die niet voortvloeit uit een volgens de regels opgemaakt contract verwijzende naar deze opdracht, elke commissie die geen legitieme dienst vergoedt, elke commissie gestort naar een belastingparadijs, elke commissie gestort aan een niet duidelijk geïdentificeerde ontvanger of aan een bedrijf dat een schijnbedrijf lijkt te zijn. De aannemer van de opdracht verbindt zich ertoe om op vraag van de aanbestedende dienst alle bewijsstukken m.b.t. de uitvoeringsvoorwaarden van het contract te leveren. De aanbestedende dienst zal kunnen overgaan tot alle vormen van controle, van stukken en ter plaatse, die hij nodig zou achten om bewijsmateriaal te verzamelen bij een vermoeden van ongewone commerciële kosten. Van de aannemer die ongewone handelsuitgaven betaald heeft kan, volgens de ernst van de feiten, zijn contract opgezegd worden of hij kan op permanente wijze uitgesloten worden Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank De opdracht moet overeenkomstig het Belgisch recht worden opgevat en uitgevoerd. De partijen verbinden zich ertoe om te goeder trouw hun engagementen na te komen om de goede afloop van de opdracht te verzekeren. Bij geschillen of meningsverschillen tussen de aanbestedende dienst en de aannemer zullen beide partijen overleg plegen om een oplossing te vinden. Wanneer ze niet tot een akkoord komen, zijn alleen de rechtbanken van Brussel bevoegd om de geschillen te regelen. Bijzonder bestek Bxl 1393 Vertaling en revisie in het Frans, Nederlands en Engels 6

7 1.2 Voorwerp en draagwijdte van de opdracht Aard van de opdracht Overheidsopdracht voor diensten Voorwerp van de opdracht Onderhavige opdracht bestaat uit het uitvoeren van taken van vertaling en revisie in het Frans, Nederlands en Engels van documenten van de Belgische Technische Coöperatie Percelen De opdracht bestaat uit drie (3) percelen die elk een ondeelbaar geheel vormen. De inschrijver kan een offerte indienen voor een of meerdere percelen. Een offerte voor een deel van een perceel is niet ontvankelijk. De percelen zijn: Perceel 1: vertaling en revisie naar het Frans Perceel 2: vertaling en revisie naar het Nederlands Perceel 3: vertaling en revisie naar het Engels Duur De opdracht vangt aan op de dag volgend op de datum waarop deze opdracht, die tot stand komt door de notificatie (betekening van de brief aan de begunstigde inschrijver), en heeft een duur van 36 maanden. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor de opdracht op te zeggen op elke verjaardatum, mits een vooropzeg van 2 maanden te betekenen aan de aannemer Varianten Vrije varianten zijn niet toegelaten Hoeveelheden De opdracht bestaat uit geschatte hoeveelheden, vermeld in de referentietermen. Bijzonder bestek Bxl 1393 Vertaling en revisie in het Frans, Nederlands en Engels 7

8 1.3 Procedure Gunningswijze Deze opdracht wordt gegund via een algemene offerteaanvraag op grond van artikel 13 en seq. van de wet van Prijsbepaling Deze opdracht is een opdracht volgens eenheidsprijzen en volgens bestelbon Bekendmaking Officiële bekendmaking Deze opdracht wordt gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen Officieuze bekendmaking Onderhavig bestek wordt gepubliceerd op de website van BTC ( Informatie De gunning van deze opdracht wordt gecoördineerd door de dienst overheidsopdrachten. Zolang de procedure loopt, verlopen de contacten tussen de aanbestedende dienst en de (eventuele) inschrijvers omtrent deze opdracht uitsluitend via deze dienst en het is de (eventuele) inschrijvers verboden om op een andere manier contact op te nemen met de aanbestedende dienst omtrent deze opdracht, tenzij in het bestek anders is bepaald. De inschrijvers kunnen vragen stellen over het bijzonder bestek en de opdracht. De vragen worden schriftelijk gesteld op volgend adres en worden beantwoord in volgorde van ontvangst. Tot de bekendmaking van de gunningsbeslissing, wordt er geen enkele inlichting gegeven over het verloop van de procedure. De inschrijver wordt geacht zijn offerte in te dienen, daarvan kennis genomen hebbend en rekening houdend met eventuele rechtzettingen betreffende de aankondiging van opdracht of het bijzonder bestek die gepubliceerd worden in het Bulletin der Aanbestedingen of die hem in een individuele aangetekende zending of per fax/ worden toegestuurd. Indien hij het bijzonder bestek in elektronische versie heeft gedownload, wordt hem ten stelligste aanbevolen zijn gegevens door te geven aan mevrouw Léa Ingabire (hierboven vermeld) en inlichtingen in te winnen over eventuele wijzigingen of bijkomende informatie Offerte Vorm en inhoud De offerte is opgemaakt aan de hand van de offerteformulieren die bij het bijzonder bestek gevoegd zijn en moet alle gevraagde documenten en gegevens bevatten. De inschrijver wordt verzocht om de instructies om de offerte op te stellen (zie Punt 3.1) aandachtig te lezen en nauwkeurig te volgen, om te vermijden dat zijn offerte wordt uitgesloten wegens formele onregelmatigheid. Bijzonder bestek Bxl 1393 Vertaling en revisie in het Frans, Nederlands en Engels 8

9 Draagwijdte van de offerte De inschrijver moet zonder voorbehoud inschrijven op heel het bijzonder bestek. Indien hij in het bestek of in de aanvullende documenten van de opdracht zodanige vergissingen of leemten vaststelt dat het hem onmogelijk is om een prijs te berekenen of dat de vergelijking van de offertes niet meer opgaat, geeft hij daarvan onverwijld schriftelijk kennis aan de aanbestedende dienst. Overeenkomstig art. 98 van het KB van 8 januari 1996, moet die ten minste tien dagen voor de dag van de opening van de offertes verwittigd worden, behoudens zo de inkorting door de aanbestedende dienst van de termijn voor het indienen van de offertes niet toelaat deze voorwaarden na te leven. Door een offerte in te dienen, verklaart de inschrijver af te zien van zijn eigen algemene (verkoop)voorwaarden. Elke andersluidende vermelding zal beschouwd worden als een voorbehoud met de onregelmatigheid van de offerte als gevolg Taal van de offerte De offertes worden in het Nederlands of het Frans opgesteld Prijsopgave Alle prijzen in de offerte worden vermeld in euro tot twee cijfers na de komma. Indien nodig kunnen ze nauwkeuriger vermeld worden tot vier cijfers na de komma. De opgegeven prijzen zijn prijzen exclusief btw; het btw-percentage moet expliciet afzonderlijk vermeld worden ter informatie Gestanddoeningstermijn De offertes die ingediend worden voor deze opdracht zijn onderworpen aan een gestanddoeningstermijn van ten minste 90 kalenderdagen, vanaf de dag volgend op de opening van de offertes, die eventueel gewijzigd werd door de aanbestedende dienst Samenstelling van de offerte De offerte wordt verplicht samengesteld uit de volgende luiken: Formulieren (Deel 3); Selectiedossier (zie punt en 3.4); Documenten die vereist zijn in het kader van de gunningscriteria (punt ) Exemplaren Een origineel papieren exemplaar van de volledige offerte wordt ingediend. Daar bovenop voegt de inschrijver bij zijn offerte een kopie onder de vorm van een of meerdere pdfbestanden op cd-rom Indienen van de offertes Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting van de opening van de inschrijvingen toekomen alvorens hij of zij de zitting opent. Ze wordt ingediend in een definitief gesloten omslag met de vermelding: Offerte / Bxl 1393 Opening van de offertes op 28/01/2013 om 11 u. De offerte mag ingediend worden: a) met de post (normale of aangetekende zending) Bijzonder bestek Bxl 1393 Vertaling en revisie in het Frans, Nederlands en Engels 9

10 In dat geval wordt die gesloten omslag in een tweede omslag geschoven die verstuurd wordt naar: Belgische Technische Coöperatie Hoogstraat Brussel b) per overhandiging tegen ontvangstbewijs De dienst is alle werkdagen toegankelijk tijdens de kantooruren: van 9 tot 18 uur. c) per overhandiging op de openingszitting zelf De dag van de opening zelf kan de offerte tijdens de zitting aan de voorzitter van de zitting of aan zijn gevolmachtigd vervanger overhandigd worden, en dit vanaf een uur vóór de start van de openingszitting (zie adres vermeld onder punt 1.3.6) Opening van de offertes Op 28/01/2013 om 11 u, wordt op het adres van BTC, Hoogstraat 147 te 1000 Brussel, in een openbare zitting overgegaan tot opening van de voor deze opdracht ingediende offertes. Toegelaten personen: openbare zitting Bekendmaking van de prijzen: prijzen worden niet voorgelezen Kwalitatieve selectie Alvorens de aanbestedende dienst kan overgaan tot het regelmatigheidsonderzoek van de offertes en aan de evaluatie op basis van het of de gunningscriterium/-a, zullen de inschrijvers die bepaalde minimale kwalitatieve voorwaarden niet naleven, uitgesloten worden van de procedure en er zal niet worden overgegaan tot het onderzoek van hun offerte. Met oog op de kwalitatieve selectie van de inschrijvers, overeenkomstig art. 69 e.v. van het KB van 8 januari 1996, moet de inschrijver bij zijn offerte een selectiedossier voegen met de in Deel 3 gevraagde informatie over zijn eigen situatie, zijn financiële capaciteit en zijn technische bekwaamheid voor deze opdracht. Bovendien is de inschrijver verplicht aan de hand van de in het selectiedossier gevraagde documenten (punt 3.4) te bewijzen dat hij voldoende bekwaam is zowel uit economisch en financieel als technisch oogpunt deze overheidsopdracht tot een goed einde te brengen Beoordeling van de offertes Regelmatigheid van de offertes Alvorens over te gaan tot de evaluatie en de vergelijking van de offertes, onderzoekt de aanbestedende dienst of de offerte geen formele of materiële gebreken bevat die deze evaluatie zouden kunnen verstoren of verhinderen. In een offerteaanvraag moeten de offertes zo zijn opgesteld dat de aanbestedende dienst zijn keuze kan maken zonder in onderhandeling te treden met de inschrijver. Om die Bijzonder bestek Bxl 1393 Vertaling en revisie in het Frans, Nederlands en Engels 10

11 reden en om de offertes op gelijke voet te kunnen beoordelen, is het essentieel dat de offertes volledig overeenstemmen met de bepalingen van het bestek, zowel op formeel als materieel vlak. De offertes die een voorbehoud maken op het bijzonder bestek, die formele fouten bevatten (bv. niet ondertekend zijn), onvolledig, onnauwkeurig of onduidelijk zijn of offertes die elementen bevatten die niet overeenstemmen met de werkelijkheid, kunnen uit de procedure verwijderd worden. Wanneer de onregelmatigheid substantieel is d.w.z. wanneer de non-conformiteit over een essentiële bepaling gaat en/of een objectieve vergelijking van de offertes definitief in gevaar brengt, wordt de offerte automatisch uitgesloten. In de andere gevallen beslist de aanbestedende dienst vrij en in het licht van de omstandigheden, rekening houdend met de gelijke behandeling van de inschrijvers, welke niet-conforme offertes worden uitgesloten Prijsonderzoek Vóór het gunnen van de opdracht moeten de inschrijvers alle nodige inlichtingen verstrekken om BTC in staat te stellen de aangeboden prijzen te onderzoeken (artikel 88, 2, KB maandag 8 januari 1996), ongeacht het bedrag of de wijze van gunning van de opdracht Gunningscriteria De aanbestedende dienst zal de regelmatige offerte kiezen die het voordeligst wordt geacht, rekening houdend met de volgende criteria: Kwaliteit van de test (60 %) : Kwaliteit van de test op gebied van taal, stijl en inhoud (zie punt 2.7.3). De inschrijvers worden geëvalueerd aan de hand van de kwaliteit van de vertaling van een document per taalcombinatie per perceel dat BTC hen voorlegt, namelijk: Voor perceel 1: NL-FR, EN-FR, ES-FR Voor perceel 2: FR-NL, EN-NL, ES-NL Voor perceel 3: FR-EN, NL-EN, ES-EN Elk document in kwestie moet voor de opdracht door elk van de 3 voorgestelde vertalers worden vertaald en daarna nagelezen door een andere revisor. De inschrijver moet dus per taalcombinatie 3 exemplaren van dezelfde tekst bezorgen. Opmerkingen: - De vertaler van versie 1 van het document kan ook de rol van revisor vervullen voor versie 2 en/of 3 van datzelfde document; - voor elke geleverde test vermeldt de inschrijver de naam van de vertalers en de revisors. Prijs per woord of prijs per uur (30 %): De vergelijking van de offertes is gebaseerd op de prijzen vermeld in de tabel uit formulier 3.3 voor 1/ gewone vertalingen (niet dringend) 2/ dringende vertalingen 3/ revisies Bijzonder bestek Bxl 1393 Vertaling en revisie in het Frans, Nederlands en Engels 11

12 Methodologie (10 %) : Plan van aanpak van de wijze waarop de dienstverlener het vertaal- en revisieproces beheert Sluiten van de overeenkomst Overeenkomstig art. 117 van het KB van 8 januari 1996 komt de opdracht tot stand door de gekozen inschrijver op de hoogte te brengen van de goedkeuring van zijn offerte. Het volledige contract bestaat dan uit een opdracht, door BTC gegund aan de inschrijver die gekozen werd overeenkomstig: onderhavig bijzonder bestek en zijn bijlagen; de offerte en al haar bijlagen; de aangetekende brief met de kennisgeving van de gunningsbeslissing; desgevallend de eventuele latere documenten, aanvaard en ondertekend door beide partijen. Bijzonder bestek Bxl 1393 Vertaling en revisie in het Frans, Nederlands en Engels 12

13 1.4 Bijzondere contractuele en administratieve bepalingen Dit hoofdstuk van het bijzonder bestek bevat de bijzondere administratieve en contractuele bepalingen van toepassing op onderhavige opdracht die afwijken van de AAV of die de AAV herhalen, vervolledigen of verduidelijken. De hierna genoemde artikels verwijzen naar de artikels van de AAV. Bij gebrek aan aanwijzingen zijn de relevante bepalingen van de AAV integraal van toepassing Leidend ambtenaar (art. 1) De leiding van en het toezicht op de uitvoering van de opdracht zijn toevertrouwd aan de heer Thierry PIRARD, Vertaler-revisor, tel.: 02/ , adres: Eenmaal de opdracht gegund is, is de leidend ambtenaar de voornaamste gesprekspartner van de dienstverlener. Alle briefwisseling en vragen omtrent de uitvoering van de opdracht worden aan hem gericht, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in dit bestek (zie meer bepaald Betalingen hierna). De leidend ambtenaar heeft volledige bevoegdheid om de opdracht op te volgen, met inbegrip van het geven van dienstorders, het opstellen van verslagen en stand van zaken, de goedkeuring van diensten, voortgangsstaten en afrekeningen. Hij kan alle wijzigingen aan de opdracht bevelen die over het voorwerp van de opdracht gaan en binnen de beperkingen van de opdracht blijven. Vallen niet onder zijn bevoegdheid: de ondertekening van aanhangsels, en elke andere beslissing of akkoord die een afwijking op de essentiële bepalingen en voorwaarden inhoudt. De aanbestedende dienst wordt voor dergelijke beslissingen vertegenwoordigd zoals bepaald in punt "De aanbestedende dienst". Het is de leidend ambtenaar is geen enkel geval toegelaten de modaliteiten (bv. de uitvoeringstermijnen ) van het contract te wijzigen, zelfs indien de financiële impact nul of negatief zou zijn. Elke toezegging, wijziging of afspraak die afwijkt van de voorwaarden van het bestek en die niet door de aanbestedende overheid is betekend, is door beide partijen als nietig te beschouwen Borgtocht (art. 5) Overeenkomstig art. 5 van de AAV, wordt een borgtocht gevraagd van 5 % van het geraamde maandelijks bedrag van de opdracht, verzesvoudigd, afgerond naar het hoger tiental. De aannemer moet, binnen dertig kalenderdagen, volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borg gesteld heeft op een van de wijzen vermeld in art. 5 van de AAV. Als de borg in contanten wordt gesteld, moet het geld op de volgende rekening worden gestort (zie procedure op PCR Nr van de FOD FINANCIËN - THESAURIE Deposito- en Consignatiekas Bijzonder bestek Bxl 1393 Vertaling en revisie in het Frans, Nederlands en Engels 13

14 Borgtocht in speciën Kunstlaan Brussel Tel.: 02/ Fax: 02/ Wanneer de borgtocht is gesteld onder vorm van bankwaarborg, moet hij op een van volgende manieren worden uitgevoerd: via een instelling die erkend is door de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA), of via een instelling waarvan de maatschappelijke zetel in een van de landen ligt waarvoor de diensten bestemd zijn. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om de samenstelling van de borgtocht via die instelling al dan niet te aanvaarden. De aannemer vermeldt de naam en het adres van die instelling in de offerte. Die borgstelling is verplicht onvoorwaardelijk. Instellingen erkend door de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA): Kredietinstellingen: Verzekeringsondernemingen: Aangenomen vennootschappen: Verzuim van borgstelling Overeenkomstig art. 6 van de AAV: 1. Wanneer de aannemer, binnen de termijn bedoeld in artikel 5, 3, eerste lid, het bewijs niet overlegt dat de borgtocht werd gesteld, geeft deze vertraging van rechtswege en zonder ingebrekestelling aanleiding tot het toepassen van een straf van 0,02 % van de oorspronkelijke aannemingssom per dag vertraging. De volledige straf mag niet hoger zijn dan 2 % van de oorspronkelijke aannemingssom. 2. Wanneer de aannemer, na ingebrekestelling bij een ter post aangetekende brief, het bewijs van borgstelling niet kan overleggen binnen een laatste termijn van vijftien dagen vanaf de verzendingsdatum van het aangetekend schrijven, kan de aanbestedende dienst: 1 hetzij overgaan tot een borgstelling van ambtswege via afhoudingen van de op de beschouwde opdracht verschuldigde bedragen; in dat geval wordt de straf forfaitair vastgelegd op 2 % van de oorspronkelijke aannemingssom; 2 hetzij de maatregelen van ambtswege toepassen. In elk geval sluit de verbreking van de opdracht op deze basis de toepassing van straffen of boetes wegens laattijdige uitvoering uit. 3. De tekortkomingen inzake de bepalingen van de opdracht betreffende borgtochtstelling geven geen aanleiding tot het opmaken van het proces-verbaal Bijzonder bestek Bxl 1393 Vertaling en revisie in het Frans, Nederlands en Engels 14

15 bepaald in artikel 20, Vrijgave van de borgtocht (art. 9) De borgtocht kan in één keer vrijgegeven worden na de voorlopige oplevering van alle diensten Derden (art. 10) 1. De aannemer blijft aansprakelijk ten opzichte van de aanbestedende dienst wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt. De aanbestedende dienst erkent geen contractuele band met derden. In elk geval blijft alleen de aannemer, wat de uitvoering van de opdracht betreft, aansprakelijk ten opzichte van de aanbestedende dienst. De aannemer mag de opdracht of een deel ervan niet uitbesteden aan andere onderaannemers dan die voorgesteld bij de inschrijving zonder voorafgaande goedkeuring van die onderaannemers door de aanbestedende dienst Prijsherziening (art. 13) De prijzen zijn vast en niet herzienbaar Intellectuele rechten (art. 14) De aanbestedende dienst verkrijgt van rechtswege de auteursrechten en/of de intellectuele rechten op alle documenten en/of verslagen die door de dienstverlener gecreëerd zullen worden in het kader van onderhavige overheidsopdracht. De overdracht van die rechten zal plaatsvinden op het moment van de goedkeuring/validatie van de documenten en verslagen in kwestie. De aannemer verbindt zich ertoe om geen reclame te maken over de opdracht zonder voorafgaand schriftelijk akkoord van de aanbestedende dienst. Hij mag wel de opdracht als referentie vermelden in het kader van een overheidsopdracht, op voorwaarde dat hij de staat ervan (bv. "in uitvoering") eerlijk vermeldt en in zoverre de aanbestedende dienst die toestemming niet heeft ingetrokken omwille van een slechte uitvoering van de opdracht Betalingen (art. 15) De betaling gebeurt overeenkomstig art en volgende van de AAV, binnen een termijn van vijftig kalenderdagen te rekenen vanaf de datum waarop de opleveringsformaliteiten werden beëindigd, zo de aanbestedende dienst tezelfdertijd in het bezit is van de regelmatig opgemaakte factuur evenals van de andere eventueel vereiste documenten. De bestelbon vermeldt de modaliteiten en het aantal exemplaren van facturen en andere ad-hocdocumenten (cognossement ). De factuur bevat een gedetailleerd overzicht van de diensten die de betaling wettigen (aantal woorden en/of uren evenals de eenheidsprijs conform de offerte). De factuur is gedateerd en ondertekend en draagt de vermelding "Voor waar en echt verklaard voor de som van... " (bedrag voluit geschreven) en de referentie Bxl Facturen zonder deze referentie kunnen niet worden betaald. Bijzonder bestek Bxl 1393 Vertaling en revisie in het Frans, Nederlands en Engels 15

16 De aannemer kan geen voorschot vragen en de betaling zal gebeuren op voorlegging van een factuur per bestelbon na oplevering van de diensten. Het facturatieadres is: BTC, Departement Financiën, Hoogstraat 147, 1000 Brussel Referentie: Bxl 1393, T.a.v. de heer Thierry PIRARD Geschillen (art. 18) Bij een "geschil", d.w.z. rechtsgeding, moet de briefwisseling (ook) verstuurd worden naar het volgende adres: Belgische Technische Coöperatie n.v. Juridische cel van de dienst Logistiek en Aankopen (L&A) T.a.v. mevrouw Inge Janssens Hoogstraat Brussel België Opleveringen en waarborgtermijn (art. 19) De aanbestedende dienst beschikt na de dienstverlening over een termijn van 20 werkdagen om na te gaan of de prestaties zijn uitgevoerd conform de bepalingen van onderhavig bestek, en conform de regels van de kunst. Wanneer de reactie van de aanbestedende dienst binnen die termijn uitblijft, worden de verleende diensten beschouwd als aanvaard. Deze aanvaarding staat gelijk met definitieve oplevering Middelen van optreden van de aanbestedende dienst (art. 20) 1. De ontoereikendheid van de dienstverlener wordt niet enkel beoordeeld op basis van de diensten zelf maar ook op basis van het geheel van zijn verplichtingen. Om elk risico van partijdigheid of samenspanning te vermijden in de opvolging en controle van de uitvoering van de opdracht, is het de dienstverlener strikt verboden om rechtstreeks of onrechtstreeks geschenken, maaltijden of een ander materieel of immaterieel voordeel, ongeacht de waarde ervan, aan te bieden aan de aangestelden van de aanbestedende dienst, die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij de opvolging en/of controle van de uitvoering van de opdracht, ongeacht hun hiërarchische rang. In geval van overtreding kan de aanbestedende dienst de dienstverlener per overtreding een forfaitaire boete opleggen die kan oplopen tot het drievoudige van de som van de (geschatte) waarden van het voordeel aangeboden aan de aangestelde en van het voordeel dat de inschrijver hoopte te bekomen door het voordeel aan de aangestelde aan te bieden. De aanbestedende dienst zal soeverein oordelen over de toepassing van die boete en van het bedrag. Die bepaling doet geen afbreuk aan de eventuele toepassing van andere opgelegde maatregelen van ambtswege die voorzien zijn in de AAV, meer bepaald de eenzijdige opzegging van de opdracht en/of de uitsluiting van de opdrachten van de aanbestedende dienst voor een bepaalde duur. Bijzonder bestek Bxl 1393 Vertaling en revisie in het Frans, Nederlands en Engels 16

17 Verstrijken van de uitvoeringstermijn Zonder afbreuk te doen aan de bepalingen in artikel 20 van de AAV stelt louter het verstrijken van de eventueel verlengde uitvoeringstermijn de dienstverlener in gebreke. Alle voorschriften betreffende de boetes wegens laattijdige uitvoering, treden van rechtswege in werking, zonder enige kennisgeving of bericht Gebrekkige uitvoering De aannemer blijft in gebreke bij de uitvoering van de opdracht: wanneer de prestaties niet geheel voltooid zijn binnen de contractueel bedongen uitvoeringstermijn (leveringstermijn) of op de verschillende voor de gedeeltelijke voltooiingen vastgestelde data; ongeacht het ogenblik, wanneer de prestaties niet zodanig vorderen dat zij op de vastgestelde data volledig kunnen worden voltooid; wanneer hij de geldig gegeven schriftelijke bevelen van de aanbestedende dienst niet naleeft; wanneer de prestaties niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften (bepaald in de opdracht). Alle tekortkomingen aan de bepalingen van de opdracht, daarbij inbegrepen het niet in aanmerking nemen van de bevelen van de aanbestedende dienst, worden vastgesteld in een proces-verbaal waarvan een kopie onmiddellijk aan de opdrachtnemer wordt overgemaakt per aangetekend schrijven. De aannemer is gehouden onmiddellijk in te grijpen. Hij kan zijn verweermiddelen meedelen per aangetekend schrijven gericht aan de aanbestedende dienst binnen de vijftien kalenderdagen die volgen op de dag, die wordt bepaald door de postdatum, van de verzending van het proces-verbaal. Zijn stilzwijgen na deze termijn geldt als een erkenning van de vastgestelde feiten Elementen die in de prijzen zijn inbegrepen (art. 67) De dienstverlener wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de diensten wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. Zijn onder meer inbegrepen in de prijzen: de administratieve en secretariaatskosten; de verplaatsingskosten de kosten voor de documentatie betreffende de diensten en die eventueel door de aanbestedende dienst wordt geëist Briefwisseling met de dienstverlener (art. 68) De kennisgevingen worden door de aanbestedende dienst naar de domicilie of de maatschappelijk zetel gestuurd zoals vermeld in de offerte, tenzij het bijzonder bestek de dienstverlener na het sluiten van de opdracht verplicht een andere woonplaats te kiezen. Bijzonder bestek Bxl 1393 Vertaling en revisie in het Frans, Nederlands en Engels 17

18 Uitvoeringsmodaliteiten (art. 69) Zie Referentietermen (Deel 2) Plaats van dienstverlening (art. 70) De dienstverlening gebeurt op de plaats die de inschrijver in zijn offerte vermeldt Oplevering De oplevering van de opdracht bestaat uit de controle door de aanbestedende dienst van de overeenstemming van de door de dienstverlener uitgevoerde prestaties met de regels van de kunst evenals met de bepalingen en de voorwaarden van de opdracht Gedeeltelijke voorlopige oplevering De goedkeuring van de uitgevoerde prestaties overeenstemmend met elke gedeeltelijke bestelling wordt aan de aannemer per mail betekend 5 kalenderdagen na ontvangst. Indien de aanbestedende dienst binnen deze termijn geen enkele reactie stuurt, worden de prestaties beschouwd als aanvaard door de aanbestedende dienst Definitieve oplevering De aanbestedende dienst beschikt na de dienstverlening over een termijn van 20 werkdagen om na te gaan of de prestaties zijn uitgevoerd conform de bepalingen van onderhavig bestek, en conform de regels van de kunst. Wanneer de reactie van de aanbestedende dienst binnen die termijn uitblijft, worden de verleende diensten beschouwd als aanvaard. Deze aanvaarding staat gelijk met definitieve oplevering Aansprakelijkheid van de dienstverlener (art. 73) 1. De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, inzonderheid in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere ter uitvoering van de opdracht door hem voorgelegde stukken. De dienstverlener is volledig aansprakelijk voor de fouten en nalatigheden die de verleende diensten aantasten. 2. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende dienst bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van zijn vertraging of in gebreke blijven Einde van de opdracht (art. 74) De opdracht loopt af na de volledige uitvoering van de prestaties. De aanbestedende dienst stelt een verslag van definitieve oplevering op ten laatste 15 dagen na goedkeuring van de laatst uitgevoerde diensten. Bijzonder bestek Bxl 1393 Vertaling en revisie in het Frans, Nederlands en Engels 18

19 2 Deel 2: Referentietermen 2.1 Context BTC is het Belgisch ontwikkelingsagentschap. BTC stelt zijn middelen en expertise ter beschikking om de armoede in de wereld uit te roeien. Het agentschap sluit zich aan bij de inspanningen van de internationale gemeenschap en wil een samenleving tot stand brengen die de huidige en toekomstige generaties alle mogelijkheden biedt om te bouwen aan een duurzame en rechtvaardige wereld. De medewerkers van BTC in Brussel en in het buitenland vertolken het engagement van de Belgische staat en van andere ontwikkelingspartners voor internationale solidariteit. Zij ondersteunen ruim 200 ontwikkelingsprojecten in een twintigtal landen in Afrika, Azië en Latijns-Amerika. 2.2 De vertaling en revisie bij BTC De Vertaaldienst heeft als voornaamste doelstelling teksten zelf te vertalen en/of reviseren of externe bureaus hiervoor in te schakelen, en over de linguïstische kwaliteit van de vertalingen/revisies te waken, teneinde een optimale dienst te verlenen aan de interne klanten en het imago van BTC hoog te houden. De vertaaldienst staat in voor de vertaling en revisie van uiteenlopende teksten en documenten in verschillende talen, met inachtneming van de vastgestelde deadlines zodat de verstrekte informatie verstaanbaar is, en de overgebrachte boodschappen duidelijk geformuleerd zijn, correct zijn en door iedereen worden begrepen. Deze dienst beslist tevens welke teksten moeten worden uitbesteed en onderhoudt contacten met de vertaalbureaus (hierna de dienstverleners genoemd) zodat de onderneming het kwaliteitsniveau voor alle gevraagde taalcombinaties kan garanderen. Zijn voornaamste taken op het gebied van uitbesteding zijn: - De teksten versturen, de vertalingen ontvangen, de leveringstermijn controleren, de vertalingen nalezen en de kwaliteit ervan beoordelen (en zo nodig verbeteringen aanbrengen) - Controle en goedkeuring van de factuur; - Rapportage van de uitgaven gedaan in uitbesteding; - Eventuele problemen inzake de aan externe vertaalbureaus uitbestede vertalingen beheren. In het kader van deze opdracht zoeken wij een vertaalbureau voor de uitvoering van vertalingen en revisies naar het Frans, het Nederlands en het Engels. NL FR EN FR ES FR FR NL EN NL ES NL FR EN NL EN ES EN Bijzonder bestek Bxl 1393 Vertaling en revisie in het Frans, Nederlands en Engels 19

20 2.3 Verwachte output Om deze doelstelling te bereiken wordt van de dienstverlener verwacht dat hij van de in de brontaal verstrekte teksten een volledige en definitieve vertaling en/of revisie in de doeltaal levert. 2.4 Doelgroepen De Vertaaldienst werkt voor de verschillende diensten en departementen van de BTCzetel in Brussel en draagt zo bij tot de goede uitvoering van projecten en programma s op het terrein. 2.5 Opgave van het te vertalen volume De hieronder opgegeven hoeveelheden zijn geschatte hoeveelheden en worden louter ter informatie gegeven teneinde het volume aan diensten te kunnen inschatten m.b.t. de gunning van de opdracht. De aanbestedende dienst gaat echter geen enkele verbintenis aan om diensten te verwerven voor de geraamde hoeveelheden. Onderstaande aantallen (jaarlijks) kunnen dus enkel beschouwd worden als een indicatie: Raming in aantal woorden /jaar Frans: Tussen en Nederlands: Tussen en Engels: Tussen en TOTAAL Tussen en BTC kan, in het kader van meer specifieke vragen (uiterst technische vertalingen, beëdigde vertalingen, andere taalcombinaties, copywriting...), verkiezen een beroep te doen op andere/meer gespecialiseerde dienstverleners. 2.6 Verloop van de uitvoering Door de dienstverlener uit te voeren taken 1. Het in ontvangst nemen van de bronteksten die hem door BTC ter beschikking worden gesteld; 2. Het produceren van de vertalingen van de bronteksten in de doeltaal door één van de in de offerte voorgestelde vertalers en/of van de revisies; 3. Het bezorgen van de integraal vertaalde tekst via aan BTC, met name aan de aangewezen personen of diensten, en binnen de vooraf door BTC bepaalde termijnen. Onder integraal vertaalde tekst verstaan we de gereviseerde vertaling met duidelijk zichtbare correcties van de revisor (indien mogelijk met track changes) en identificatie van zowel vertaler als revisor. Voor punt 2 dient te worden opgemerkt dat de doeltekst moet overeenstemmen met de Bijzonder bestek Bxl 1393 Vertaling en revisie in het Frans, Nederlands en Engels 20