ARCHIEF VAN DE PROGRAMMATORISCHE FEDERALE OVERHEIDSDIENST MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE, ARMOEDEBESTRIJDING, SOCIALE ECONOMIE EN GROOTSTEDENBELEID

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 26 ARCHIEF VAN DE PROGRAMMATORISCHE FEDERALE OVERHEIDSDIENST MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE, ARMOEDEBESTRIJDING, SOCIALE ECONOMIE EN GROOTSTEDENBELEID VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009 door Guy COPPIETERS Brussel 2009

2

3 ARCHIEF VAN DE PROGRAMMATORISCHE FEDERALE OVERHEIDSDIENST MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE, ARMOEDEBESTRIJDING, SOCIALE ECONOMIE EN GROOTSTEDENBELEID VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009 door Guy COPPIETERS Brussel 2009

4

5 DANKWOORD Bij het opstellen van deze archiefselectielijst kon ik rekenen op de hulp en de medewerking van tal van personen die ik hier graag wil bedanken. Mijn dank gaat in de eerste plaats uit naar de heer Karel Velle, Algemeen Rijksarchivaris, naar mevrouw Rolande Depoortere, hoofd van de afdeling Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving en selectie van het Algemeen Rijksarchief en naar Geert Leloup. Zij vertrouwden mij deze opdracht toe, verleenden mij de nodige begeleiding en ondersteuning of stonden tenslotte ook in voor de evaluatie van de archiefselectielijst. Ik wil eveneens een oprecht woord van dank richten aan de heer Julien Van Geerstsom, Voorzitter, en aan mevrouw Anne-Marie Voets, Directeur-generaal van de Algemene Diensten, en aan alle in het kader van dit initiatief gecontacteerde diensthoofden en personeelsleden van de POD Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding, Sociale Economie en Grootstedenbeleid. Ondanks hun drukke agenda verleenden zij op een constructieve wijze hun medewerking aan de opmaak van de archiefselectielijst. Tijdens mijn talrijke bezoeken gaven ze toelichting bij de archiefvorming, de archiefreeksen en de gehanteerde ordeningsmethodes en adviseerden ze me bij de beslissingen inzake de definitieve bestemming van de archiefbescheiden. Guy Coppieters April 2009

6

7 INHOUDSTAFEL DANKWOORD... 5 INHOUDSTAFEL... 7 LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN... 9 WEBSITES 9 GEDRUKTE BRONNEN 9 WERKEN 10 LIJST VAN AFKORTINGEN INLEIDING HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER GESCHIEDENIS VAN DE ARCHIEFVORMER 21 BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN VAN DE ARCHIEFVORMER 27 ORGANISATIE EN WERKING VAN DE ARCHIEFVORMER 30 ORGANIGRAMMEN april Mei december VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEVEN PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK 47 ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING 47 BESCHRIJVING VAN DE BELANGRIJKSTE ARCHIEFREEKSEN 57 VOORSTELLING VAN HET CONCEPT SELECTIE 66 JUSTITIE 77 VOLKSGEZONDHEID 77 MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE 78 A. VOORZITTERSCHAP, DIRECTIECOMITÉ EN VERWANTE DIENSTEN 75 A1. VOORZITTERSCHAP (SECRETARIAAT) 75 A2. DIRECTIECOMITÉ 78 A3. STAFVERGADERING EN WERKGROEPEN 78 B. ALGEMENE DIENSTEN 78 B1. DIRECTEUR-GENERAAL (SECRETARIAAT) 78 B2. HRM 80 B3. COMMUNICATIE, KENNISBEHEER EN ORGANISATIE- ONTWIKKELING 85 B4. INSPECTIE 89 B5. BEGROTING EN LOGISTIEK 92

8 B6. SUBSIDIES EN OVERHEIDSOPDRACHTEN 95 B7. BELEIDSONDERSTEUNEND EN JURIDISCH ADVIES 98 C. STAFDIENST ICT 99 D. DIENST OCMW S 102 D1. DIRECTEUR-GENERAAL (SECRETARIAAT) 102 D2. OCMW WETGEVING EN BEVOEGDHEIDSCONFLICTEN 104 D3. LEEFLOON TERUGBETALING WET D4. HELPDESK VEILIGHEID 111 D5. ACTIVERING ESF 112 E. ARMOEDEBELEID 116 F. GROOTSTEDENBELEID 122 G. SOCIALE ECONOMIE 129 BIJLAGEN I. WETGEVENDE BASISTEKSTEN BETREFFENDE DE ARCHIEFVORMER 135 II. MINISTERS BEVOEGD VOOR ONDERSTAND / WELZIJN EN MAAT- SCHAPPELIJKE INTEGRATIE 139 III. BEGRIPPENLIJST 142 8

9 LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN WEBSITES Beleidsdomein Werk en Sociale Economie van de Vlaamse overheid Belgisch Sociaal Label Dienst / cel voor Sociale Economie Dienst / cel voor Grootstedenbeleid Europees Sociaal Fonds Federale portaalsite POD Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding, Sociale Economie en Grootstedenbeleid SMALS (Société de Mécanographie pour l'application des Lois Sociales Maatschappij voor Mecanografie (MvM)) Steunpunt tot bestrijding van armoede, bestaansonzekerheid en sociale uitsluiting Werkomgeving van Tam-Tam Werkomgeving van het Uniek Verslag GEDRUKTE BRONNEN Annuaire administratif et judiciaire de Belgique. Administratief en gerechtelijk jaarboek voor België, Brussel, Belgisch Staatsblad. Moniteur belge, Brussel, Guide des ministères. Revue de l administration belge. Gids der ministeries. Tijdschrift van de Belgische administratie. Brussel, Pasinomie. Collection complète des lois, décrets, arrêtés et règlements généraux qui peuvent être invoqués en Belgique. Brussel,

10 Samenstelling ministeriële kabinetten. Composition des cabinets ministériels. Brussel, Wegwijs in de federale administratie. Guide de l administration fédérale. Brussel, 1995, 1997, WERKEN Aspects méthodologiques de l'histoire de l'administration belge. XIXe-XXe siècles - Methodologische aspecten van de geschiedenis van de Belgische administratie (19 e 20 e eeuw), Brussel, 1991 (Miscellanea Archivistica Studia, 11). Het Belgisch Nationaal Actieplan Sociale Insluiting ( ). Definitieve versie, goedgekeurd door de Ministerraad op 5 september 2003, employment_social/news/2001/jun/napincl_belgium_2003_nl.pdf. CANTILLON B., e.a., Twintig jaar armoede en beleid inzake armoedebestrijding, Antwerpen, 1996 (Universiteit Antwerpen, Centrum voor Sociaal Beleid, CSB-berichten). COPPENS H., e.a., Richtlijnen voor de studie van de Belgische ministeries als archiefvormende instanties, Brussel, COPPENS H., Archiefterminologie (AT2). Nederlandse versie van de Terminologie archivistique en usage aux Archives de l Etat en Belgique (1994) aangevuld met de lijsten van redactionele vormen, ontwikkelingsstadia en uiterlijke vormen uit Archiefterminologie en met verwijzing naar Archiefterminologie voor Vlaanderen en Nederland, Brussel, DAMAR M., La réforme de l administration, in DE CALLATAŸ, E. (red.), Histoire des finances publiques en Belgique, Brussel, 2002, 6, p DE BOYSER K., De blik op uitsluiting op diverse domeinen van het maatschappelijk leven, in VRANKEN J., e.a. (red.) Armoede en sociale uitsluiting. Jaarboek 2003, Leuven, 2003, p DE MECHELEER L., De armoede in onze gewesten van de middeleeuwen tot nu, Brussel, 1991 (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Dossiers, 2de reeks). DEN TEULING A.J.M., Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, s Gravenhage, DEPOORTERE R., La surveillance archivistique ou comment concilier inspection, diplomatie et persuasion (Onuitgegeven syllabus van de cursus toezicht gegeven op 4, 10, 17 en 24 september 2007 in het Algemeen Rijksarchief te Brussel). DIERCKX D. en DE BOYSER K., Het Vlaams armoedebeleid: vorderingen of status quo?, in VRANKEN J., e.a. (eds.), Armoede en sociale uitsluiting. Jaarboek 2002, Leuven, 2002, p DIERCKX D. en VRANKEN J., Armoedebeleid anno Van de Brugstraat tot Straatsburg, in VRANKEN J., e.a. (red.) Armoede en sociale uitsluiting. Jaarboek 2003, Leuven, 2003, p

11 DIERCKX D., Tussen armoedebeleid en beleidsarmoede. Een retrospectieve en interventiegerichte analyse van de Vlaamse beleidspraktijk, Leuven, 2007 (Sociale inzichten, 1). D OLIESLAGER T. en DE BOYSER K., Armoede en sociale uitsluiting becijferd, in VRANKEN J., e.a. (red.) Armoede en sociale uitsluiting. Jaarboek 2003, Leuven, 2003, p De erfgoedinspectie en het archiefwettelijk toezicht. Informatieblad van de Nederlandse Erfgoedinspectie, s.d. HEIRBAUT D., ROUSSEAUX X. en VELLE K., Politieke en sociale geschiedenis van justitie in België van 1830 tot heden. Histoire politique et sociale de la justice en Belgique de 1830 à nos jours, Brugge, HIERNAUX J.-P., e.a., Het armoededebat. Benaderingen, begrippen, metingen, Brussel, 1987 (Armoede en bestaansonzekerheid, 1). HONDEGHEM A. en DEPRÉ R. (red.), De Copernicushervorming in perspectief. Veranderingsmanagement in de federale overheid, Brugge, HONNORE L. en LIBERT M., Conservation empirique ou gestion cohérente? Les secretaries de CPAS confrontés aux archives, Brussel, 2004 (Miscellanea Archivistica. Studia, 157). JANVIER R., e.a. (red.), Copernicus tussen de regels door, Gent, KERCHOVE V., De sociale dossiers. Een voorstel inzake bewaren en vernietigen, in O.C.M.W. Visies, 15, 2, juni 2000, p KONING BOUDEWIJNSTICHTING, Armoede en sociale uitsluiting in België. Een gids voor schenkers. Informatie en inspiratie voor individuen, organisaties en bedrijven die een bijdrage willen leveren tot de strijd tegen armoede, Brussel, KONING BOUDEWIJNSTICHTING, De sociale economie staat open voor uw ideeën en omgekeerd? Ervaringen van managers uit de privésector en de sociale economie over het project 'Management ES-change' in België, Brussel, LAUREYS V., Voor een geïntegreerde archivistiek. De bewaar- en vernietigingslijst, in Bibliotheek-en archiefgids, 1993, 69, 2, p. 81. LELOUP G. en VAN ISTERDAEL H., Beleidsdomein Binnenlandse Aangelegenheden. Archiefbeheersplan Afdeling Gemeenten, OCMW's en Provincies en bijhorende raden en commissies, Brussel, 2004 (Archiefbeheersplannen en selectielijsten. Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, 24). LEVECQUE K., Armoede is...? Schets van een eeuw lang antwoorden uit het sociaalwetenschappelijk veld, Antwerpen / Apeldoorn, 2004 (OASeS-documenten, 3). LUYKX T. en PLATEL M., Politieke geschiedenis van België, Brussel, MARECHAL G., Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel I. Burgerlijke Stand, Bevolking, Militie, Financiën, Brussel, 1986 (Miscellanea Archivistica, 41). 11

12 MARECHAL G., Het OCMW-archief. Taak en uitdaging voor de secretaris, in O.C.M.W. visies, 6, 1, maart 1991, p NEIRINCKX P.M., Armoede achter slot en grendel? Op weg naar een decriminalisering of depenalisering van de landloperij, Brussel, NUYTTENS M. en BEIRENS D., Beheer van en toezicht op archief van OCMW s, gemeenten en provincies. Aflevering 1: De definitie, het nut en het wettelijk kader, in BinnenBand, nr. 39, oktober 2004, p NUYTTENS M. en BEIRENS D., Beheer van en toezicht op archief van OCMW s, gemeenten en provincies. Aflevering 2: Het toezicht op de archiefvorming en de toekomst, in BinnenBand, nr. 40, december 2004, p STENMANS A., La transformation de la fonction administative en Belgique. Administration publique et société, Brussel, TERRIZZI R., Les ministères de l'emploi et du travail et de la prévoyance sociale ( ). Etude structurelle de l'administration centrale et répertoire des organes y attachés, Brussel, 1993 (Miscellanea Archivistica Studia, 28). THIJS N. en VAN DE WALLE S., Administrative reform movements and commissions in Belgium , in Public Policy and Administration, 2005, 20, 4, p THIJS N. en VAN DE WALLE S., De Ducpétiaux à Copernic. 150 années de réformes administratives en Belgique, in Administration publique. Revue du droit public et des sciences administratives, 2005, 1, VANDEWEYER L., Het Ministerie van volksgezondheid ( ). Organisatie en bevoegdheden, Brussel, 1995 (Miscellanea Archivistica Studia, 56). VAN HOOLAND B., Nieuw publiek management. Van bestuurskunde tot Copernicus, Gent, VAN OUYTSEL J., e.a., Ontwikkelingen in het federale armoedebeleid, in VRANKEN J., e.a. (red.), Armoede en sociale uitsluiting. Jaarboek 2001, Leuven, 2001, p VERCAUTEREN G., In naam van de sociale vooruitgang. De rol van de overheid in het sociaal overleg in België ( ), Leuven, VERSCHAEREN J., Burgerlijke Godshuizen, Burelen van Weldadigheid, Commissies van Openbare Onderstand en Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn. Organisatie, bevoegdheden, archiefvorming, Brussel, 2001 (Miscellanea Archivistica. Manuale, 46). Verslag over het archiefwettelijk toezicht in 2005, Den Haag, VRANCKEN D., Les métamorphoses de l administration, Brussel, VRANKEN J., e.a., 20 jaar OCMW. Naar een actualisering van het maatschappijproject, Leuven, VRANKEN J., Zit er schot in het armoedebeleid, Brussel, 2001 (Armoedebestrijding in Vlaanderen. Vooruitgangscongres, Antwerpen, 17 mei 2001, 1). 12

13 WAGHEMANS F., Geschiedenis van het departement van volksgezondheid, in Samen, december 2002, p WILLEMS I., e.a., Copernicus tussen de regels door. De cultuur en de verwachtingen van het federale overheidspersoneel, Gent, ans du rapport général sur la pauvreté. Un large débat de société. Bruxelles, Bozar, 16 juin 2005 / 10 jaar algemeen verslag over de armoede. Een brede maatschappelijk debat. Brussel, Bozar, 16 juni 2005, Brussel,

14

15 LIJST VAN AFKORTINGEN AFT Ann.adm. AVCB BOC BPM BPR BS BSC BSG (B)SP BWP CAF CGKR COO CREG CRISP CRM CV CVP DAVO DCMI DO DSO EFD EIF ESF EUKN FAQ FAVV FBETA FEBECOOP Fedasil FOD FOD SZ FOD WASO GAS GM GSB HRM ICDO ICT IF INSZ KB KBS KC KSZ MI Atelier de formation par le travail (Bruxelles) Annuaire administratif et judiciaire de Belgique / Administratief en gerechtelijk jaarboek voor België Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale Basisoverlegcomité Business Process Management Business Process Reengeneering Belgisch Staatsblad Balanced Score Card Besluit van de secretarissen-generaal (Belgische) Socialistische Partij Belgische Werklieden Partij Common Assesment Framework Centrum voor gelijkheid van kansen en voor racismebestrijding Commissie voor Openbare Onderstand Commissie voor de Regulering van de Elektriciteit en het Gas / Commission de Régulation de l'electricité et du Gaz Centre de recherche et d'information socio-politiques Customer Relationship Management coöperatieve vennootschap Christelijke Volkspartij Dienst voor Alimentatievordering Dublin Core Metadata Standard Duurzame ontwikkeling Dienst Subsidies en Overheidsopdrachten Emploi et Formation pour les Defavorisés Europees Integratiefonds Europees Sociaal Fonds European Urban Knowledge Network Frequently asked question (een vaakgestelde vraag waarop een standaardantwoord kan worden gegeven) Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen Fédération Bruxelloise des entreprises de travail adapté Belgisch federatie van de sociale en cooperative economie / Fédération Belge de l'économie sociale et coopérative Federaal Agentschap voor de opvang van asielzoekers (eerst FAO) Federale Overheidsdienst Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg gemeentelijke administratieve sancties Gids der Ministeries / Guide des Ministères Grootstedenbeleid Human Resources Management Interdepartementale Commissie Duurzame Ontwikkeling Informatie- en Communicatietechnologie Interfederaal korps van de Inspectie van Financiën Identificatienummer van de Sociale Zekerheid Koninklijk Besluit Koning Boudewijnstichting Kringloopcentrum (Vlaanderen) Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Maatschappelijke Integratie

16 Moreq MR MvM MVO NAP NARA OCMW OESO OISP OMC PCB POB POD POD MI PS(B) PSC PTT P&O RB RIZIV RMH RMI SAW-B SHA SINE SLA s.m. Smals TOK UMAF UNO UVCW VOSEC VSGB vso VVSG vzw WG WHO Model Requirements for the management of electronic records Ministerraad Maatschappij voor Mecanografie (beter bekend als Smals) Maatschappelijk verantwoord ondernemen Nationaal Actieplan Sociale Insluiting als instrument voor goed bestuur in het sociale beleidsveld netwerk van administraties réseau des administrations Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling Organisme d insertion socio-professionnelle (Wallonië) Open Methode van Coördinatie / Open Method of Coordination Parti Communiste Belge Parti Ouvrier Belge Programmatorische Federale Overheidsdienst Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie Parti Socialiste (Belge) Parti Social Chrétien Posterijen, Telegrafie en Telefonie Personeel en Organisatie Regentsbesluit Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering Recht op Maatschappelijke Hulp Recht op Maatschappelijke Integratie Solidarité des alternatives wallonnes et bruxelloises Stakeholdersanalyse sociale inschakelingseconomie Service Level Agreement strekkende meter Société de Mécanographie pour l'application des Lois Sociales Tewerkstelling en Opleiding voor Kansarmen User Management Ambtenaar Fonctionnaire United Nations (Organisation) (Verenigde Naties) Union des Villes et Communes de Wallonie Vlaams overlegplatform sociale economie Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest vennootschap met sociaal oogmerk Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten. vereniging zonder winstoogmerk werkgroep World Health Organisation (Wereldgezondheidsorganisatie) 16

17 INLEIDING Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit een administratief-juridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 bepaalt omwille van deze laatste functie dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Deze wet is ook van toepassing op de Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie (verder afgekort als POD MI). Het is evenwel weinig praktisch om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren met archiefbezoeken en met de nodige administratieve rompslomp. De oplossing schuilt in een systematische en integrale aanpak van het archiefbeheer, die vervat ligt in onderhavige archiefselectielijst. Deze archiefselectielijst staat trouwens niet op zich maar maakt deel uit van een systematische doorlichting bij alle federale overheidsdiensten. Deze zou tegen 2010 moeten voltooid zijn. De selectielijsten van de FOD s en POD s zullen gepubliceerd worden volgens dezelfde voorschriften, wat de duidelijkheid, transparantie en leesbaarheid voor de doelgroepen (de betrokken archiefvormers, de bezoekers aan de leeszalen van het Rijksarchief, de geïnteresseerde burger en tenslotte de archivarissen) bevordert. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN SELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het geeft aan welke archiefstukken na het verstrijken van hun administratieve bewaartermijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvende bewaring verdienen. Deze laatste categorie kan dan op termijn naar een archiefbewaarplaats (in dit geval het Rijksarchief) overgebracht worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

18 POD MI Inleiding CONTEXT VAN DIT MANAGEMENTINSTRUMENT De POD MI ontwikkelde de voorbij jaren een reeks managementsinstrumenten om de performantie van de dienstverlening te verhogen. In de meeste gevallen ging het om instrumenten voor de analyse van werkprocessen (business process reengineering (BPR)) of assessments (Common Assessment Framework (CAF)). Een analyse van de informatiestromen of workflows bleef hierbij grotendeels buiten beschouwing. Deze archiefselectielijst kan hierbij een nuttige aanvulling zijn op hoger vermelde instrumenten. Niet zozeer door het gedetailleerd in kaart brengen van de informatiestromen, maar door een nauwgezette algemene weergave van de archiefproducten bij de verschillende diensten. Het accent ligt met andere woorden op registratie, met aandacht voor leesbaarheid en verantwoordelijkheidszin vanuit een organisatorische benadering. De selectielijst dient een essentieel gebruiksvriendelijk instrument te zijn voor documentenbeheer (records management), informatiebeheer en bijgevolg ook voor kennisbeheer in de schoot van een organisatie. WIE NAM HET INITIATIEF VOOR DEZE ARCHIEFSELECTIELIJST? In maart 2008 nam het Rijksarchief contact op met de POD MI voor de opmaak van de archiefselectielijst. Het opstellen van een selectielijst was niet voorzien in de managementpolitiek van de POD MI. In een recent verleden hadden de diensten wel reeds een beroep gedaan op het Algemeen Rijksarchief voor het bekomen van een machtiging tot vernietiging voor bepaalde archiefbescheiden. De opmaak van deze archiefselectielijst vond plaats in het kader van een mandaatsopdracht van de auteur. De volledige doorlichting werd voorafgaandelijk begroot op maximaal 40 werkdagen. HOE VERLIEP DE OPMAAK VAN DEZE ARCHIEFSELECTIELIJST? Tijdens een eerste algemene inleidende vergadering op 29 mei 2008 werd het opzet van de onderneming toegelicht. Deze eerste vergadering vond plaats in aanwezigheid van de heer Julien Van Geertsom, Voorzitter; van mevrouw Anne-Marie Voets, Directeur-generaal van de Algemene Diensten en van mevrouw Rolande Depoortere, Afdelingshoofd van de afdeling Toezicht en advies van het Rijksarchief. De POD MI toonde zich overtuigd van de aangehaalde voordelen en baten van een archiefselectielijst, maar koppelde een aantal voorwaarden aan de opmaak ervan. Zo mocht de opmaak van archiefselectielijst de werking van de dienst niet verstoren en de medewerkers belasten. Voor het bekomen van de nodige informatie zou ik toegang krijgen tot e-communities. In afwachting van het bekomen van deze toegang bezocht ik het papieren archief in de twee kelderruimtes. Midden juni 2008 kreeg ik toegang tot e-communities en startte ik met de analyse van de mappenstructuur. Parallel met de analyse van e-communities, dat als interne naam Tam-Tam kreeg, werden de geschiedenis, de bevoegdheden, de activiteiten, de organisatie en de werking van de POD MI en de rechtsvoorgangers onder de loep genomen op basis van wet- en regelgeving, jaarverslagen, literatuur De analyse van e-communities verliep echter niet zo vlot als voorzien. Het huidige archiefbeheer was haast onherkenbaar ten opzichte van het archief beschreven in de inspectierapporten van Hierop kom ik bij de bespreking van de archiefvorming terug. Bovendien had ik slechts een beperkte toegang tot e- communities zodat ik voor de consultatie van de niet-toegankelijke mappen beroep moest doen op de toegangen van anderen ter plaatse. Tijdens deze bezoeken bleek dat e-communities slechts partieel was geïmplementeerd en er binnen deze administratie eerder sprake was van sprawl van archiefbescheiden over andere harde schijven zoals J of K, persoonlijke schijven, dan over een centraal archiefbeheer op e-communities. Anderzijds werd duidelijk dat een heroriëntering van de bevragingsmethode absoluut noodzakelijk was. Een grondige kennis van de elektronische documenten en de vaak specifieke materie was 18

19 POD MI Inleiding absoluut noodzakelijk voor een vruchtbaar gesprek met de respondenten. Tegelijkertijd kan gesteld worden dat een snelle of opportunistische benadering op basis van de titels van de mappen zonder voldoende verificatie van de inhoud zou getuigen van een onverantwoorde en onwetenschappelijke selectie en een hypotheek zou leggen op de bewaring van dit cultureel erfgoed in de toekomst. De voltooiing van de archiefselectielijst binnen het voorziene tijdsbestek van 40 dagen bleek begin augustus niet realistisch - onder meer door de ontdekking van tientallen duizenden documenten op aparte schijven - zodat ik tijdelijk verplicht was andere taken uit te voeren in het kader van mijn talrijke mandaatsopdrachten. In afwachting van een nieuwe planning werd contact gehouden met mevrouw Anne-Marie Voets. Midden november werden de contacten hernomen waarbij het accent lag op interviews. De eerdere bevindingen met betrekking tot e-communities werden waar nodig geactualiseerd en ter voorbereiding van het interview doorgestuurd aan de diensthoofden en hun eventuele medewerkers. Tijdens het interview diende de doorgestuurde lijst als vertrekbasis om het archiefbeheer door te lichten en werd er eveneens gepeild naar de papieren dragers. Voor elke dienst van de POD werden de taken en de daaruit voortvloeiende archiefreeksen besproken, evenals de bewaartermijnen en de definitieve bestemmingen. De contactpersonen ontvingen kort na het gesprek een eerste ontwerp van archiefselectielijst voor hun dienst, met de vraag om deze af te toetsen en zo nodig te corrigeren. In een aantal gevallen werd de lijst besproken op de dienstvergadering. Tegen eind maart kreeg ik bevestiging van alle diensthoofden dat de archiefselectielijst beantwoordde aan de realiteit. In totaal vergde de opmaak van de archiefselectielijst een 50-tal bezoeken ter plaatse, inclusief de consultatie van niet-toegankelijke mappen van e-communities en informele contacten. Gezien het maatwerk nam de opmaak van de archiefselectielijst in totaal circa 80 dagen conventionele werktijd in beslag. De archiefselectielijst werd in maart 2009 volledig afgerond en voor nazicht voorgelegd aan mevrouw Voets en mevrouw Rolande Depoortere. Vervolgens werd deze in april 2009 ter goedkeuring voorgelegd aan de Voorzitter van de POD MI. Tot slot werd de archiefselectielijst definitief bekrachtigd door de ondertekening van een overeenkomst door de Algemeen Rijksarchivaris en de Voorzitter van de POD MI op 15 mei

20

21 HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER Dit onderdeel behandelt achtereenvolgens de geschiedenis, de bevoegdheden en activiteiten en de organisatie en de werking van de POD MI en haar rechtsvoorgangers 1. Het moet de lezer de nodige achtergrondinformatie bieden over de algemene historische en institutionele context van de archiefvorming. GESCHIEDENIS VAN DE ARCHIEFVORMER Hoewel de archiefreeksen vermeld in deze archiefselectielijst niet verder teruggaan dan vijftig jaar, werd het nuttig geacht ook uit te wijden over de voorafgaande periodes. Het onderzoek naar de aansturing en de controle van de centrale overheid op de armenzorg zijn op vele vlakken nog een braakliggend terrein zodat de reconstructie van de geschiedenis van de archiefvormer vrij algemeen blijft en enkel de belangrijkste normatieve teksten worden vermeld. De POD MI is een product van de Copernicushervorming en is dus in zijn huidige vorm een jonge organisatie. Hoewel deze POD pas opgericht werd eind 2002, reiken de wortels ervan ver terug in de tijd. Voor de kernactiviteit van de POD MI, met name het toezicht op de organisatie en de werking van de OCMW s, gaat de geschiedenis zelfs terug tot het einde van het Ancien Régime. Tot de Oostenrijkse periode was de zorg voor behoeftigen en armen een aangelegenheid van liefdadigheid, hoofdzakelijk verstrekt door kerkelijke instellingen, waaronder kloosters en abdijen. Keizer Jozef II ondernam een aantal pogingen voor de organisatie van een openbare armenzorg door onder meer een sterkere controle op de liefdadigheidsinstellingen in te voeren. De concurrentiestrijd tussen Kerk en Staat inzake hulpverlening werd uiteindelijk beslecht na de Franse Revolutie. De Franse republiek legde met verschillende wetten van het Jaar V (1796) de basis voor een organisatie van de openbare onderstand. Deze wetten waren bepalend voor de organisatie van de armenzorg tot De strukturele wijziging in 1796 hield in dat de overheid een groot deel van de armenzorg en hulpverlening onttrok aan de parochies en toewees aan de gemeenten. In het kader van deze taken kreeg de gemeente beschikking over twee organismen: de Burgerlijke Godshuizen stonden voortaan in voor alle vormen van institutionele zorgverlening, bijvoorbeeld bejaardentehuizen, hospitalen en kraaminrichtingen, vondelingen- en weeshuizen of psychiatrische instellingen ( krankzinnigengestichten ). Het Bureel van Weldadigheid diende op haar beurt de armoede te lenigen door het verstrekken van passende hulp. Ondanks deze laïciserende maatregelen veranderde er op het terrein relatief weinig. De wetgeving had niettemin een zekere impact: de gemeenten droegen financiële verantwoordelijkheid, een conjuncturele armenzorg werd ingeschakeld voor de crisisbestrijding en de centrale overheid toonde buitengewone belangstelling voor - de isolering van - bijzondere categorieën hulpbehoevenden zoals bedelaars en jeugdige delinquenten. De materiële steunverlening aan de behoeftigen werd dan wel een gemeentelijke bevoegdheid, de centrale overheid reglementeerde deze activiteit en oefende controle uit. Na de Belgische onafhankelijkheid, in 1832, werd de minister van Justitie bevoegd voor openbare onderstand of weldadigheid. Hij oefende bijgevolg administratief toezicht uit op de lokale instellingen voor armenzorg, zoals de Commissie voor Burgerlijke Godshuizen en de Burelen van 1 Omzendbrief nr. 514 bis. van 19 september 2002 betreffende inwerkingtreding van de federale overheidsdiensten en de programmatorische federale overheidsdiensten (BS, 25 september 2002) geeft vertalingen van officiële benaming: Intégration sociale, Lutte contre la pauvreté et Economie sociale; Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie; Sozialeingleiderung, Armutsbekämpfung und Sozialwirtschaft; Social Integration, Combatting Poverty and Social Economy.