Verslag 2014 Intern Toezicht

Transcriptie

1 Verslag 2014 Intern Toezicht

2 Inhoud: 1. Voorwoord 2. Algemeen 3. Bevoegdheden en taken schoolbestuur 4. Verslag over het afgelopen jaar

3 1. Voorwoord Met veel genoegen presenteren wij u het jaarverslag 2014 van het toezichthoudend bestuursdeel van het bestuur van CBS de Zaaier te Wijngaarden.

4 2. Algemeen Met ingang van 1 augustus 2010 is de Wet Goed Onderwijs, Goed Bestuur van kracht. Dit houdt in dat het bevoegd gezag van een onderwijsinstelling er voor dient te zorgen dat de functies van (uitvoerend)bestuur en intern toezicht op het bestuur in functionele of organieke zin zijn gescheiden. Het bestuur van de Vereniging van CBS de Zaaier in Wijngaarden werkt volgens het Raad van beheermodel en bestaat uit 8 leden. Het bestuur bestaat uit een uitvoerend bestuursdeel(ub)en een toezichthoudend bestuursdeel(tb). Er is een functionele scheiding van functies binnen het bestuur. Dat betekent dat de functies besturen en toezicht binnen één orgaan (het bestuur) worden uitgeoefend. Deze taken worden echter statutair verdeeld over de functionarissen: bestuursleden die besturen (uitvoerend bestuursdeel/ub) en bestuursleden die toezicht houden (toezichthoudend bestuursdeel/tb). De directeur maakt deel uit van het UB. Omdat er sprake is van één bestuursorgaan werken we met een `one-tierstructuur`. Bestuurssamenstelling Voorzitter* (TB) Mevr. A.B. de Groot Dorpsstraat 9 Secretaris (TB) Mevr.C.L.H.Smits-van Seeters Dorpsstraat 5a Bestuurslid* (TB) Mevr. A.J.G. Stolk-den Breejen Dorpsstraat 18 Bestuurslid (TB) Dhr. A. de Jong Oosteinde 17 Bestuurslid* (TB) Dhr. T. Kuiper Oosteinde 23 Bestuurslid (UB) Dhr. A. de Groot Westeinde 33 Penningmeester (UB) Dhr. G.H. Vink Westeinde 4a Directeur/bestuurslid (UB) Dhr. A.J.W. Hakkesteeg Kamperfoelie 17 Brandwijk Dhr. C. Egas(vervanger per september 2014 i.v.m. ziekteverlof A.J.W. Hakkesteeg) Peppelstraat 1 Bleskensgraaf *Bestuursleden op voordracht van de kerkenraad. TB = Lid van het toezichthoudend bestuursdeel UB = Lid van het uitvoerend bestuursdeel

5 3. Bevoegdheden en taken schoolbestuur Bevoegdheden en taken van het Uitvoerend Bestuur (UB) 1. Bij het UB) berusten alle taken en bevoegdheden die krachtens de wet en de statuten van de vereniging aan haar worden opgedragen. 2. Het UB stelt de volgende plannen op en herziet deze zonodig: (a) een jaarlijks beleidsplan met de daarbij behorende begroting; (b)een voortschrijdend meerjaren beleidsplan, en (c) eventuele andere plannen als van tijd tot tijd door het UB te bepalen. 3. Het UB is verantwoordelijk voor en bevoegd tot het nemen van besluiten ten aanzien van de volgende onderwerpen: (a) de strategie, waaronder begrepen het onderwijskundige en zakelijke beleid, dat moet leiden tot realisatie van de statutaire doelstellingen; (b)de financiering van de strategie, inclusief de plannen voor eventuele fondsenwerving; (c) de naleving van alle relevante wet- en regelgeving; (d)de voorzieningen voor het beheersen van het functioneren van de organisatie door middel van een adequaat risicobeheersing- en controlesysteem; (e) het jaarplan en de daarbij behorende begroting; (f) het jaarverslag en de jaarrekening; (g) het aangaan of verbreken van duurzame of belangrijke samenwerkingsverbanden; (h)rechtshandelingen, zoals het aangaan van leningen, het stellen van zekerheden en de aan- of verkoop van registergoederen; (i) wijziging van de statuten; (j) het managementstatuut; (k)de hoofdlijnen van het arbeidsvoorwaardenbeleid voor de medewerkers en van het vrijwilligersbeleid; (l)het aanvaarden van nevenfuncties door de directie. Met betrekking tot elk van de bovenstaande onderwerpen kan het UB de voorbereiding van bestuursbesluiten en de (dagelijkse) uitvoering ervan delegeren aan de directie. Het kader hiervoor wordt vastgelegd in een managementstatuut. 4. Daarnaast heeft het UB in elk geval nog de volgende bevoegdheden: (a)het adviseren van de directie; (b) het vertegenwoordigen van de vereniging bij een tegenstrijdig belang met, of een ontstentenis of belet van de directie; (c) het te allen tijde inzage hebben in alle boeken en bescheiden. Taken UB 1. Het UB is belast met het besturen van de school. Dit houdt onder meer in dat zij verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen van de vereniging, de strategie en het beleid en de daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling.

6 2. Het UB richt zich bij de vervulling van haar taak naar het belang van de vereniging en weegt daarbij ook de belangen af van de bij de vereniging betrokkenen. Het UB is ook verantwoordelijk voor de naleving van alle wet- en regelgeving. 3. De verdeling van de taken binnen het UB geschiedt door het UB. Bestuurders die speciaal zijn belast met bepaalde bestuurstaken zijn primair verantwoordelijk voor de beheersing van de betreffende bestuurstaken. Bevoegdheden en taken van het Toezichthoudend Bestuur (TB) Bevoegdheden en verantwoordelijkheden TB 1. Onverminderd hetgeen in de statuten van de vereniging is bepaald, behoren tot de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het TB in ieder geval: (a) benoeming, ontslag en schorsing van de directeur. De werving en selectie van de directeur geschiedt op basis van een vooraf opgestelde profielschets. (b)het bewaken van de samenstelling en de kwaliteit van de directie, onder meer door het desgewenst betrekken van deskundigen van buiten de vereniging bij de procedure voor de vervulling van de directiefunctie; (c) het jaarlijks houden van een functioneringsgesprek met de directeur. Deze gesprekken zullen worden gevoerd door een delegatie uit het toezichthoudend bestuursdeel, waarna de uitkomsten hiervan door het toezichthoudend bestuursdeel zullen worden besproken. Van de functioneringsgesprekken en de daarop volgende besprekingen maakt het toezichthoudend bestuursdeel een verslag op dat door of namens het toezichthoudend bestuursdeel zal worden gearchiveerd; (d) het terzijde staan van de directie met reflectie en/of advies. Taken TB 1. Bij het TB berusten alle taken en bevoegdheden die krachtens de wet en de statuten van de vereniging aan het TB worden opgedragen. 2. Het TB heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van het UB en op de algemene gang van zaken in de vereniging. TB grijpt waar nodig in en staat het UB en de directie met raad terzijde. Het TB richt zich bij de vervulling van zijn taak op het belang van de vereniging en weegt daarbij de belangen af van de bij de vereniging betrokkenen. Het TB is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen functioneren.

7 4. Verslag 2014 TB en UB vergaderen altijd samen. In 2014 heeft het schoolbestuur 9 keer vergaderd. Vergaderdata januari maart mei 2014(ledenvergadering) 3 juli september september 2014(bijeenkomst schoolteam) 29 september oktober december 2014 Begroting 2014 In januari is de begroting voor 2014 vastgesteld. De begroting sluit met een negatief saldo. Strategisch Beleidskader Het strategisch beleidskader is in januari aangepast en opnieuw vastgesteld. Communicatiebeleid In januari is een gezamenlijk communicatie beleid vastgesteld voor alle scholen van ons samenwerkingsverband(federatie) Functiewaarderingssysteem Vanaf ontvangen scholen een (gedeeltelijke) bijdrage voor het realiseren van de functiemix. Het doel van de functiemix is om leerkrachten binnen het basisonderwijs carrièremogelijkheden te bieden. Op de Zaaier heeft dat concreet vorm gekregen door de IB-er in LB te schalen. Dit beleid zal de komende jaren gecontinueerd worden. Er zal daarbij niet actief gezocht worden naar andere mogelijkheden voor een LB-functie. Veiligheidsplan In maart 2014 is het schoolveiligheidsplan 2.0 vastgesteld. Hierin staan beleidsregels op het gebied van veiligheid in en rond de school voor leerlingen en medewerkers. Het veiligheidsplan biedt praktische handreikingen(protocollen) zodra deze nodig zijn. ICT beleid ICT heeft een vaste plek gekregen binnen het onderwijs op de Zaaier In zal het netwerk opnieuw worden ingericht. Hierdoor zal het werken in de cloud mogelijk zijn.

8 Onderhoud De verantwoordelijkheid voor het onderhoud van de buitenzijde van het schoolgebouw zal vanaf 1 januari 2015 (ipv 1 januari 2014)van de gemeente naar het bestuur van de school worden overgeheveld. (De verantwoordelijkheid voor het onderhoud van de binnenzijde van de school ligt al bij het bestuur) Om voor een goede overgang naar de nieuwe situatie te zorgen is goed overleg met de gemeente nodig. Samen met de collega directeuren zullen de ontwikkelingen nauwlettend in de gaten gehouden worden. Afgesproken is dat de gemeente Molenwaard wordt verzocht met alle individuele scholen om de tafel te gaan zitten om eventuele knelpunten op te lossen. Dit overleg zal in het voorjaar van 2015 plaatsvinden. Functioneringsgesprek directeur Twee toezichthoudende leden van het bestuur hebben jaarlijks een functioneringsgesprek met de directeur. Het gesprek en afspraken worden schriftelijk vastgelegd. Er zijn geen bijzonderheden te melden. Personeel Simone van Schaik - Dekker is dit jaar 12,5 jaar in dienst. In september is onze directeur Arwin Hakkesteeg uitgevallen door een ernstige ziekte. Per direct is er een vervanger aangesteld om zijn taken over te nemen, dhr C. Egas. Dhr Egas is ook directeur van School met de Bijbel in Bleskensgraaf. Mevr. Willeke Bakker- van den Heerik verzorgt per september de administratie op onze school. Bestuur Geen wijzigingen in Jaarrekening 2013 De jaarrekening wordt met een negatief saldo van 2.986,-- afgesloten Meerjaren begroting Ondanks de te verwachten lagere inkomsten door dalende leerlingenaantallen is in de meerjarenbegroting de continuïteit en de kwaliteit van het onderwijs goed gewaarborgd. Het UB wordt wel gevraagd alert te blijven op de kosten en waar mogelijk besparingen te realiseren. Treasury Statuut Dit statuut voldoet aan de kaders die aan sparen en beleggen van financiële middelen zijn gesteld. Kaders zoals voorzichtigheid en transparantie worden voldoende gewaarborgd. Tussentijdse rapportage directeur Door middel van tussentijdse rapportages en evaluaties informeert de directeur(ub) het gehele bestuur. Voorbeelden hiervan zijn:

9 Het TB heeft gedurende het hele jaar geen bijzonderheden kunnen constateren. Driegang - Passend onderwijs Vanaf is het nieuwe Samenwerkingsverband Driegang gestart (Alblasserwaard West/Leerdam en Gorinchem). Ons oude samenwerkingsverband heeft hierin een plaats (kamer). Samen met alle scholen binnen Driegang wordt op een goede manier vorm gegeven aan de wet Passend Onderwijs. Middels vergaderingen op kamerniveau (intern begeleiders(ib)/directies/stuurgroep) wordt het gemaakte beleid geborgd en geëvalueerd en zo nodig aangepast. Namens ons bestuur neemt mevr. H. Stolk deel aan dit overleg. In 2015 zal dit (BKO)overleg en het BO overleg samengevoegd worden. Begroting 2015 De begroting 2015 sluit met een negatief saldo. De begroting waarborgt de continuïteit en de kwaliteit van het onderwijs. Opheffingsnorm scholen gemeente Molenwaard De gemeente Molenwaard heeft de opheffingsnorm voor alle scholen in onze gemeente vastgesteld op 61 leerlingen. Samenwerking scholen Alblasserwaard Er bestaat een goede samenwerking op bestuurlijk en directieniveau met de andere scholen in Alblasserwaard West. Onze directeur neemt zitting in het directieoverleg(do)om gezamenlijk beleid af te stemmen. In het Bestuurlijk Overleg(BO) nemen mevr. B. de Groot en dhr. G. Vink zitting namens ons bestuur. Door huidige en ook te verwachten ontwikkelingen binnen het onderwijs en door het dalend aantal leerlingen op de school zoekt het bestuur naar verdergaande samenwerking en geschikte fusiepartner(s) binnen ons samenwerkingsverband om christelijk onderwijs in Wijngaarden in de toekomst te behouden. In 2014 is er een extern deskundige van Driestar Educatief aangetrokken om dit proces te begeleiden. Een eerste verkenning tot fusie binnen de Graafstroom loopt en in de toekomst is deze mogelijk uit te breiden naar alle scholen binnen de Federatie. Muziek De gemeente Molenwaard handhaaft de subsidie voor muzieklessen door dhr. P Vogel op onze school tot en met ten minste schooljaar 2013/2014. Vanaf 2015 nemen de scholen van ons samenwerkingsverband de bekostiging over met nog een kleine subsidie vanuit de gemeente. Inspectie van het Onderwijs De kwaliteit van onze school wordt door de inspectie als goed beoordeeld. Goedkeuring gevoerd beleid Het TB geeft op basis van de haar beschikbaar gestelde informatie goedkeuring aan gevoerde beleid in het jaar 2014 A.B. de Groot Voorzitter