Welkom. Thema avond Nieuwjaarsdrink Regio Dijle-Rupel

Transcriptie

1 Welkom Thema avond Nieuwjaarsdrink Regio Dijle-Rupel

2 Overzicht avond Planning regiowerking Voorstellingsrondje Thema organisatie wedstrijden Waarom? Getuigenis + ruimte voor vragen & opmerkingen nieuw in het seizoen Kandidaturen Activiteiten 2015 Club administratie Kennis maken en bijpraten

3 Planning Regio Gymstars-brevettendag Doel: Leuke regionale activiteit voor recreatieve gymnasten met als basis het Gymstars-programma. Kinderen kunnen op die dag hun ster behalen samen met clubgenoten en kinderen uit omliggende clubs. Praktisch: 18 en 19 april in Willebroek (KWTV) Deelname: 3 euro Inschrijven via website GymFed Praktische info binnenkort naar de clubs

4 Wie ben je? Voorstellingsrondje Voor welke club ben je hier? Organiseerde jullie club ooit al een wedstrijd?

5 Thema wedstrijden Waarom? Vragen van clubs Overzicht disciplines & wedstrijden regio Deelname wedstrijdsport: ACRO, AGD, Tumbling Deelname Recreatoernooien: Tumbling, Trampoline Overzicht wedstrijden 2015 Dans en demo Recrea Acro Tra Tu DMT Acro Besluit

6 Thema wedstrijden [2]

7 Thema wedstrijden [3]

8 Thema wedstrijden [4] Getuigenis Nico Recrea acro VGL Niel Vragen, opmerkingen, aanvullingen? Praktische vragen?

9 Recrea wedstrijden

10 Kort voorstellen Gymclub VGL Niel Jaarlijkse wedstrijden Acro: Try out Recrea A&I of A&B

11 Waarom?

12 Financieel: Opbrengsten uit: Voordelen Factuur GymFed Verkoop van de toegangstickets Verkoop drank Verkoop eten

13 Andere voordelen Promotie van de club Naar andere clubs toe Potentiële gymnasten Gemeente bestuur Andere sport clubs binnen de gemeente Sponsoring Bestaande sponsors betrekken (Uitreiking medailles) Meer zichtbaarheid geven Mogelijkheden naar potentiële nieuwe sponsors

14 Risico s Weinig opkomst bezoekers Slechte communicatie Technische problemen Problemen opkomst medewerkers Eventuele ongevallen (Klein & groot)

15 Beperken risico s Verzekeringen Medewerkers verzekering via GymFed (1 /medewerker) Bijkomende verzekering nodig locatie? Certificaten keuring toestellen Professionele hulpverlening

16 Logisch verloop Voorbereiding Dag voor de wedstrijd Dag wedstrijd Voor de wedstrijd Tijdens de wedstrijd Na de wedstrijd Dag na wedstrijd

17 Voorbereiding Contract getekend opsturen naar GymFed Hierin enkele verantwoordelijken vermelden zoals: Algemeen verantwoordelijke Materiaal verantwoordelijke Computer verantwoordelijke Extra aanvraag kunnen tot 1 maand voor wedstrijd gebeuren: Beamer Projectiescherm Gymbo merchandising

18 Locatie Verantwoordelijkheid van de organiserende club Deze dient gereserveerd te worden van vrijdagavond tot zondagavond (tenzij 1 dag wedstijd) 2 maanden voor wedstrijd moet een zaalplan worden doorgestuurd

19 Weken voor wedstrijd Aandenken voor Juryleden Bestellen benodigdheden catering Zorgen voor vrijwilligers Opbouwen op vrijdagavond Tijdens wedstrijd op verschillende taken Afbreken op zondagavond Eventueel transport regelen voor ophalen materiaal

20 Weken voor wedstijd Opstellen lijsten: ToDo lijst voor opbouw Checklist voor benodigd materiaal Takenlijst & Werklijst maken Deze lijst voorzien van namen en tijdstippen dat vrijwilligers verwacht worden ZOEKEN VAN VRIJWILLIGERS!!

21 Weken voor wedstrijd Zorgen dat alle papieren gemaakt en gedrukt zijn: Signalisatie Plan van de kleedkamers met clubs voor elk wedstrijd onderdeel Aanduiding verschillende locaties (Kassa/ EHBO/ ) Bonnetjes en envelop klaarmaken Jury Prijslijsten voor de verkoop van eten en drinken

22 GymFed Donderdag voor wedstrijd ophalen Computer met score express Wedstrijd volgordes Vlaggen en doeken GymFed Medailles en herinneringen gymnasten Promomateriaal Voorgedrukte en genummerde toegangstickets

23 Vrijdagavond Ophalen materiaal Klaar maken van de zaal Opzetten en klaarmaken tafels Klaarzetten matten en turn materiaal Opzetten van de catering Signalisatie voorzien Tribune / Stoelen klaarzetten Jury lokaal Testen materiaal (Score express, muziek & micro, beamer)

24 Wedstrijddag Opening van de zaal Laatste controle op materiaal/signalisatie/... Lokaal jury vergadering voorzien van catering Deelnemerslijsten klaarleggen Enveloppen met bonnetjes afgeven jury verantwoordelijke Aankomst clubs Aanmelden op 1 centrale plaats Deelnemerslijsten/wedstrijd volgorde uitdelen aan trainers Schrappingen noteren en doorgeven aan medewerkers Muziek ontvangen (Acro)

25 Wedstrijd dag Verloop wedstrijd Speaker verwelkomt iedereen 5 min voor start wordt wedstijdvloer ontruimt Gymnasten in competitie zetten zich klaar in trainer Marcheren op en worden voorgesteld door speaker Medewerker wedstrijd volgorde zorgt dat de gymnasten in de juiste volgorde en op tijd klaar staan om op te gaan Timing is belangrijk! Bij afwijking hiervan opnemen met Jury verantwoordelijke/wedstijdleiding

26 Wedstrijddag Prijsuitreiking Volgt zo snel mogelijk op het laatste wedstijd onderdeel Iedereen klaarzetten Deze uitslag wordt aan de speaker bezorgt Gymnasten komen op in wedstijdkledij Winnaars worden afgeroepen en nemen plaats op podium Vervolgens lopen medailledragers met VIP op en delen de medailles tegelijkertijd uit Winnaarsmuziek afspelen en tijd voor foto s Gymnasten gaan terug op hun plaats en volgende category

27 Na de wedstrijd Opruimen van de zaal Wedstrijdresultaten doorsturen naar GymFed Terug bezorgen van het materiaal van GymFed uiterlijk tegen de dinsdag na de wedstrijd Factuur opstellen naar GymFed

28 Meer detail

29 Aankleding zaal Plaatsen wedstrijdvloer en materiaal (voldoende ver en afgescheiden van het publiek) Jurytafels en banken voor gymnasten zo ver mogelijk aan de zijkant Deftige aankleding van alle tafels (GymFed tafellakens + eigen tafellakens) Medaille tafel en podium netjes aangekleed klaar voor de wedstrijd Spandoeken en/of vlaggen GymFed en partners Voldoende en duidelijke signalisatie

30 Turn Materiaal Bij Recrea moet dit door de club zelf worden voorzien Voorbeeld ACRO: Wedstrijdvloer Opwarmvloer Voldoende magnesium en magnesiumbak

31 Ander materiaal Tribunes of stoelen voor publiek en gymnasten Jurytafels podium Printer, kopieermachine Audio materiaal: versterker, cd-speler, mixer, micro, Sfeermuziek tijdens opwarming, pauze, opstappen, uitreiking Kantoormateriaal (schrijfmateriaal, nietjesmachine, plakbank, Perforator, )

32 Kassa Voorzie 2 personen Goed zichtbaar aan de ingang Alle betalende toeschouwers krijgen een toegangsticket Verkoop programmaboekjes Toegang gratis: Gebreveteerde juryleden Leden personeel rvb GymFed Sponsors GymFed Ereleden GymFed

33 Catering Voor toeschouwers Voor eigen vrijwilligers/medewerkers Juryleden & wedstrijdleiding GymFed

34 Medisch Medisch permanentie moet voorzien zijn Ofwel door eerstehulporganisatie Ofwel door vrijwilligers met medische opleiding Medisch materiaal EHBO-materiaal Brancard Halskraag

35 Aandenken GymFed zorgt voor medailles en de aandenkens Club zorgt zelf voor aandenken voor de Juryleden

36 Allerlei Contacten en kosten Sabam + billijke vergoeding Indien gebruik wordt gemaakt van niet gemeentelijke sportzaal, dient er nagegaan te worden of er bijkomende verzekeringen nodig zijn Extra bijkomende verzekeringen Vrijwilligers verzekering bij GymFed

37 Taken/vrijwilligers Muziek (1) Speaker (1) Verantwoordelijke score express (1) Wedstrijd verantwoordelijke (1) Wedstrijd volgorde verantwoordelijke (1) Verantwoordelijke Kiss en Cry (1) Deurwachter (1) Toegangsticket verkoop (2) Algemeen organsatie verantwoordelijke (2) Iemand voor secretariaat (1) Verkoop van drank/eet bonnetjes (1) Inschrijven gymnasten (2) Mensen verantwoordelijk voor warme maaltijd jury (3) Personen voor drank standjes (3) Personen voor de eten(s) standjes (5) Libero (1) TOTAAL: 25 personen

38 Organisaties NIEUW dit seizoen: Nieuw gymnastiekmateriaal voor wedstrijden TRA-DMT-ACRO Extra beamer en projectieschermen ter beschikking è Te ontlenen op het GymFed-secretariaat Contactnummer voor trainers en juryleden è Doel: contacteren wedstrijdleiding op de wedstrijddag in geval van nood (file, ongeval ) è Terug te vinden op de activiteitenpagina s, jurypanels, rotatievolgordes en in jullie mapjes!

39 Organisaties Oproep ondersteuning Dance&Demo Happening Ø 10 mei 2015 Ø In Sporthal Hekers te Zwijnaarde è Wij zoeken nog een medewerkersteam om ons te ondersteunen bij de praktische organisatie è Ben jij geïnteresseerd om ons hierbij te helpen, om de clubkas te spijzen of wens je meer info? è Neem dan snel contact op met

40 Organisaties Wedstrijden en Recreatoernooien: Kalender wordt begin februari 2015 gelanceerd Nieuw: GROOT BK voor alle disciplines samen! (mei 2016) Kandidaturen voor een organisatie kunnen ingediend worden tot 1 maart 2015: è De kandidatuurformulieren komen begin februari online è Recreatoernooien: geef de data en discipline(s) door waarop je een Recreatoernooi wenst te organiseren Uiterlijk begin april 2015 weet je of je kandidatuur positief of negatief beantwoord wordt.

41 Wedstrijden en Recreatoernooien: Toekenning is gebaseerd op o.a.: è Voldoen aan infrastructuur- en materiaalvereisten è Motivatie è Organisatie-ervaring è Samenwerking met federatie è In bezit Q4Gym-label Daarnaast ook: locatie (i.f.v. provinciale/regionale verdeling), aantal wedstrijden waarvoor kandidatuur wordt gesteld,

42 Events 2015

43 Flanders International Team Challenge 30 en 31 mei 2015 in de Gentse Topsporthal Internationale AGD-wedstrijd voor junior- en seniorteams Deelname van topteams uit GER, GBR, FRA, ITA, AUS, NED, en uiteraard onze beste Belgen! Met op 31 mei een internationaal jeugdtornooi! Alle info binnenkort via

44 Events 2015

45 Gym Family Day Op Pinkstermaandag 25 mei 2015 in Walibi! In het kader van 150 jaar GYM IN BELGIË! Walibi = het pretpark voor jong en oud! Trek er op uit met je club, familie en vrienden tegen een voordeeltarief! Alle info binnenkort via

46 Ook te noteren : Ø Best Show Teams Finale è zaterdag 23 mei 2015 in de Gentse Topsporthal Ø In 2015 geen Gymfinales

47 20 toernooien in disciplines (individueel en per ploeg) Voor gymnasten met 2-4 trainingsuren Inschrijven kan tot 4 weken voor het toernooi. 4 euro/persoon Medaille voor alle deelnemers tot 12 jaar 1e jaar deelname = geen jurylid nodig! Graag eens komen kijken? Overweegt jouw club volgend seizoen deelname? Laat het weten, we zorgen voor gratis toegang en begeleiding! Recreatoernooi in de regio: Recreatoernooi Acro Puurs (APG)

48 Gymbo- of Gymba-pak te huur! Vrolijk jouw gymactiviteit op! Voor clubactiviteiten (turnfeest, brevettendag, clubwedstrijd, ) 30 euro per weekend/pak Waarborg: 250 euro Aanvragen via info@gymfed.be Leuke tip voor het afsluiten van het turnfeest. Dans met Gymbo/Gymba de Gymbo-dans! Gymbodans:

49 Freerunning-materiaal te huur Voor clubactiviteit, fundag, Freerunning-event, Verhuur met of zonder lesgever 1 weekend zonder lesgever: 200 euro 1 weekend met lesgever (3u): 350 euro Volume: 2m x 3,60m x 2m Vervoer: bestelwagen (met laadbrug) nodig Alle info:

50 Online inschrijven leden Start seizoen module met mogelijke koppeling betalingsmodule infosessies Club administratie Ø 23/4 Syntra Leuven Ø 28/4 of 29/4 regio Gent Ø 7/5 Syntra Turnhout

51 Nieuws van onze partners Brantano Ledenvoordeel: 8 korting bij aankoop vanaf 40 Drie bonnen van 8 bij de volgende Gymtalk Korting is ook geldig bij online aankopen In februari in de bus!

52 Nieuws van onze partners Jeugdherbergen Ledenvoordeel: 5% korting op verblijf in Vlaamse Jeugdherberg 10% korting op verblijf in StayOkayjeugdherberg (è Nederland) è Ideaal voor de club- of familie uitstap! è Alle info via

53 Bedankt voor uw aandacht! Algemene Vergadering GymFed donderdag 26 maart Startvergadering regio Dijle-Rupel september