BYOD Beleid is geen ICT feestje!

Transcriptie

1 BYOD Beleid is geen ICT feestje! Tips en te vermijden valkuilen Checklists voor BYOD Elementen van een mobile device beleid Plan van aanpak om beleid op te stellen drs. Kees van den Tempel, MBA; ir. M. van Dijk Native Consulting Specialisten in strategie, bedrijfsvoering en IT Strategische bedrijfsvoering, Strategisch I&A- beleid, Digitaal werken, Het Nieuwe Werken, Procesgericht werken, Veranderen, Organisatieonderzoeken advies

2 Inhoudsopgave Inleiding...3 Samenvatting...4 De snelle ontwikkelingen...5 Landelijke Ontwikkelingen...5 ICT Ontwikkelingen...6 Hoe te komen tot beleid? Het 8-B Model Samenstelling projectteam Opzetten van het project Onderdelen van het project Pilot en/of proeftuin Uitwerken beleidsonderdelen Voorbereiding Randvoorwaarden en uitgangspunten Uitwerken gebruikersrollen Bepalen device mix per rol Financiele uitwerking Beheer en ondersteuning Technische oplossingen Beveiliging Verantwoordelijkheden, gebruiksregels Formele goedkeuring Inkoop en aanbesteding Uitrol en implementatie Nazorg Bijlage 1: Gedetailleerd stappenplan Bijlage 2: Native Consulting Versie: 6.0, Datum: 8 augustus 2013, Copyright 2013, Native Consulting BV Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag zonder bronvermelding worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door print-outs, kopieën, of op welke andere manier dan ook. Mobile device beleid 2

3 Inleiding In de afgelopen jaren heeft Native bij een groot aantal gemeenten projecten uitgevoerd op het gebied van mobile device beleid (BYOD, CYOD en andere vormen) en op het gebied van digitalisering van vergaderen (voor zowel gemeenteraden als colleges en MT s). De uitvoering en begeleiding van deze projecten hebben er toe geleid dat we onze aanpak steeds verder hebben kunnen uitwerken, uitbreiden en verfijnen. Hierbij gaat het zowel om de te onderkennen onderdelen van het project om te komen tot een goed uitgewerkt beleid als ook wat is het uitgangspunt voor een dergelijk project. De vele vragen die we hebben moeten beantwoorden tijdens de projecten en zeker ook de antwoorden die we hebben gevonden zijn in dit document verwerkt. Doelgroep voor dit document is met name het algemeen management, ICT managers en P&O managers omdat juist zij verantwoordelijk zijn voor het beantwoorden van een aantal, soms lastige vragen. Bovendien is dit niet alleen een ICT vraagstuk, maar het is veel breder, het gaat namelijk ook over houding en gedrag, en de wens van de medewerker om zijn eigen werk(plek) meer in te richten zoals hij/zij dat wil. Werkplekbeleid in de brede zin van het woord dus! Voorbeelden van vragen die de afgelopen jaren de revue passeerden zijn: - Welke soorten mobile device beleid zijn er en hoe kiezen we welke ons past? Is het Choose your Own Device (CYOD), Bring Your Own Device (BYOD), Here is Your Device (HIYD), of een andere vorm? - Mogen gebruikers al hun eigen devices meenemen. Wat zijn de randvoorwaarden? - Mogen gebruikers data opslaan op public cloud oplossingen, of faciliteert de organisatie een private cloud oplossing? Of is een hybride model mogelijk? - Geef je alle mogelijkheden t.a.v. clouddiensten vrij of ga je technische beperkingen c.q. randvoorwaarden opleggen? - Hoe zit het met de (informatie)beveiliging? En met virussen op tablets? Hoe ga je om met gegevensbeheer van vertrouwelijke gegevens, back-up- en restore, verlies en diefstal? - Hoe is het fiscaal geregeld? (de werkkostenregeling)? Waar ligt dan precies de financiële verantwoordelijkheid bij schade, verlies of diefstal? - Hoe regel je het beheer van de verschillende devices, eigen apps en bedrijfs-apps (mobile device management)? - Hoe ga je om met devices met verschillende besturingssystemen binnen één organisatie? - Hoever gaat de servicedesk ondersteuning voor mensen met een eigen tablet/laptop? - Welke juridische aspecten zitten er aan vast? (bijv. licenties) - Hoe zit het met de arbo aspecten? Zowel m.b.t. het gebruik van de device (grootte scherm, intypen e.d.) als de thuiswerkplek - Wat zijn de toekomstige ontwikkelingen? Apple versus Android versus Microsoft Windows 8. Dit document is nog verre van volledig als het gaat om alle antwoorden, maar biedt een handvat om met elkaar in discussie te gaan. En natuurlijk houden we ons aanbevolen om deze antwoorden, oplossingen, etc. terug te horen. Veel leesplezier! Kees van den Tempel, Martin van Dijk Beesd Mobile device beleid 3

4 Samenvatting De introductie van de tablets, smartphones, mini s, laptops en andere persoonlijke, mobiele, met internet verbonden computer- en communicatie-apparatuur geeft een boost aan het digitaal werken en vergaderen, informatie-uitwisseling via clouddiensten, aan plaats- en tijdonafhankelijk werken (Het Nieuwe Werken) en beïnvloedt tevens de dienstverlening van organisaties. Veel medewerkers nemen ook op eigen initiatief devices mee naar het werk. Dit wordt aangeduid met de term BYOD (Bring Your Own Device). Omdat deze ontwikkelingen onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn, is er een integraal beleid nodig. Dit document bevat checklists in de bijlagen aan de hand waarvan een degelijk BYOD, Tablet en Cloud beleid opgesteld kan worden. De missie, visie, strategie van uw organisatie vormen de basis voor het BYOD, Tablet en Cloud beleid. Deze moet zo geformuleerd zijn dat u uw organisatie ruimte geeft voor nieuwe ontwikkelingen en ruimte om te exploreren en om fouten te maken. Dit betekent dat ontwikkelingen niet tegengehouden, maar positief omarmd worden. Vanuit deze visie kan het BYOD beleid verder vormgegeven worden: Dit document baseert het BYOD/CYOD, Tablet en Cloud beleid op het 8B model: Belief, Behaviour, Business, Bricks, Bytes, Budget, Balance en Benefits. Voorbeelden van belangrijke punten uit het BYOD, Tablet en Cloud beleid zijn: De organisatie ondersteunt BYOD, mobile devices en het gebruik van clouddiensten omdat deze passen in de kernwaarden van de organisatie; De invoering van tablets en het gebruik van clouddiensten moet aantoonbaar iets opleveren. Applicaties voor tablets worden bij voorkeur ontwikkeld in HTML5; De visie op dienstverlening zal door de introductie van smartphones en tablets aangepast worden. Devices worden beschouwd als een nieuw dienstverleningskanaal; Het gebruik van tablets en clouddiensten wordt niet gelimiteerd. Iedere gebruiker dient de Nederlandse wetten en regels in acht te nemen. Verder gelden erbij het gebruik van mobiele apparatuur een aantal kernbegrippen: respect, betrouwbaar, zorgvuldig en positief; Er wordt vanuit de organisatie gestandaardiseerd op (bijvoorbeeld) de ipad als standaard tablet. Het gebruik van andere devices wordt toegestaan als de Apps op het betreffende device overweg kunnen met de vastgestelde informatiestandaarden zoals (bijvoorbeeld) PDF, Doc, Xls, PPT, ODS; Elke afdeling bepaalt zelf welke medewerkers de beschikking krijgt over een tablet; Gebruikers die zelf een device meenemen naar het werk zijn wel zelf (financieel) verantwoordelijk voor het beheer. Onder beheer wordt verstaan: backup, restore en vervanging bij verlies of diefstal. De organisatie heeft wel een adviesrol, en zorgt voor de mogelijkheid om vragen te stellen; Een applicatie voor mobile device management wordt ingericht t.b.v. onderhoud en beheer; Al het netwerkverkeer verloopt via een Gateway om de veiligheid van informatiestromen te borgen. Mobile device beleid 4

5 Het BYOD, Tablet en Cloud beleid leidt tot een aantal projecten die in de organisatie uitgevoerd moeten worden. Een verantwoorde business case bij de invoering van BYOD, Tablets en Clouddiensten is belangrijk om een integrale afweging te maken, maar ook om het beleid verder vorm te geven. De snelle ontwikkelingen De directe aanleiding voor deze notitie is de introductie van de tablets (o.a. ipad, Samsung), smartphones (iphone, Galaxy S), mini s, laptops en andere persoonlijke, mobiele, met internet verbonden computer- en communicatieapparatuur. Deze apparaten worden aangeduid met de term devices. Devices maken een stormachtige technologische ontwikkeling door, waardoor het gebruik snel toeneemt. En dat is terug te zien in algemene / landelijke en ICT ontwikkelingen. In de komende pagina s wordt een beeld geschetst van deze ontwikkelingen. Landelijke Ontwikkelingen De volgende landelijke ontwikkelingen dienen zich aan binnen gemeenten en hun ketenpartners: 1. Organisatorische ontwikkelingen: schaalvergroting, regiegemeente, ketensamenwerking, uitbesteding van taken, meer inhuur; 2. Toenemende druk om te komen tot meer efficiency en resultaatgerichtheid; 3. Toenemende druk om te komen tot meer transparantie; 4. Juridisering van de maatschappij; 5. Individualisering Ad 1. Organisatorische ontwikkelingen De gemeenten werken in toenemende mate steeds meer samen met andere organisaties. Deels is de reden om te zoeken naar schaalvergroting en daarmee ook kostenbesparing. Deels zijn de samenwerkingen gegroeid vanwege wettelijke bepalingen, zoals in het ruimtelijke (RUD s) en het sociaal domein. Deze samenwerkingsverbanden hebben directe impact op de informatisering, en dus ook op het mobile device beleid. De grotere mobiliteit van medewerkers en het daarmee samenhangende werken op andere locaties maakt bijvoorbeeld, dat er behoefte is aan andere devices dan een vaste werkplek en dat bijvoorbeeld een laptop of een tablet gewenst is. Ad 2. Efficiency en meer resultaatgericht Door de afnemende budgetten bij gemeenten, zal ook hier gekeken moeten worden op welke plekken er efficiency winst te boeken is. Een van de mogelijkheden is om winst te boeken via verdere digitalisering, waarbij vooral het papierloos werken efficiency winst kan opleveren. Het gebruik van mobile devices, en meer specifiek tablets, speelt daarbij een belangrijke rol. Documenten zijn beter leesbaar vanaf tablets, en deze kunnen ook makkelijker worden meegenomen in een vergadering. Ook de invoering van flexibel en resultaat gericht werken (waaronder concepten van Het Nieuwe Werken of Anders Werken) zal op termijn efficiency winst opleveren. Voor deze werkvormen is de inzet van mobile devices ook een belangrijk onderdeel. Mobile device beleid 5

6 Ad 3. Meer transparantie De gemeenten zullen ook meer doen aan het transparanter maken van hun taken en besluitvorming. Dit vindt plaats via verschillende manieren. O.a. door nog duidelijker naar de burger te communiceren via de gemeentelijke website. Daarnaast zullen processen beter beschreven worden, en zal er meer projectmatig worden gewerkt. Dit betekent dat plannen en planningen explicieter dan voorheen beschreven worden, en dat deze beter gemonitord zullen worden. Dit sluit aan bij de wens om meer resultaatgericht te gaan werken. Ad 4. Juridisering van de maatschappij Ondanks de roep om minder regels, blijkt dat als het erop aankomt er behoefte bestaat om zaken toch te willen regelen en vast te leggen op papier via wetregels, protocollen en contracten. Mobile devices spelen in zoverre een rol dat zij kunnen helpen om de beschikbaarheid van deze informatie te vergroten. Ad 5. Individualisering Mensen gaan steeds meer van zichzelf uit. De overheid versterkt dit, omdat juist de overheid meer nadruk legt op eigen verantwoordelijkheid van de burger. Dit heeft ook tot gevolg dat snelle interactie met de burger, al dan niet op locatie nodig is. Dit stelt andere eisen aan de ondersteunende devices voor de werkzaamheden voor de medewerkers van de gemeente. ICT Ontwikkelingen Hieronder worden een aantal actuele trends benoemd die van invloed zijn op de bedrijfsvoering, dienstverlening en ICT infrastructuur van de gemeente en allen hebben een nauwe relatie met mobile devices. Hieronder worden de volgende trends besproken: 1. Tablets en smartphones; 2. Bring / Choose Your Own Device (B/CYOD); 3. Cloud werken, hosten en webservice; 4. Apps; 5. Digitaal en papierloos werken; 6. Beveiliging; 7. Sociale Media; 8. Het Nieuwe Werken; 9. Geo informatie. Ad 1. Tablets en smartphones Het gebruik van tablets en smartphones neemt de afgelopen jaren enorm toe. Onderzoekers verwachten een vertienvoudiging t.o.v van het aantal tablets, waarbij ios, Android en Windows8 de belangrijkste platformen zullen zijn. Tablets en smartphones groeien qua functionaliteit steeds meer naar elkaar toe. Het primaire kenmerk van een smartphone is, dat je er mee kunt bellen en dat ze klein en handzaam zijn, maar verder hebben ze dezelfde functionaliteit als tablets. Daarbij krijgen we steeds meer te maken met hybride varianten: een smartphone die je ook als tablet goed kan gebruiken, of een tablet die ook als laptop en zelfs als desktop (d.m.v. een dockingstation) functioneert. Ad 2. Bring Your Own Device (BYOD) Mobile device beleid 6

7 Door de relatief lage prijzen van devices, en de wil om de (technische) ontwikkelingen te volgen, kopen mensen op eigen initiatief tablets, smartphones en laptops. Vervolgens wordt de organisatie geconfronteerd met de vraag van de werknemers om de eigen devices tijdens het werk te mogen gebruiken. Dit fenomeen heet BYOD (Bring Your Own Device). Daarnaast maken steeds meer organisaties gebruik van inhuur, en ook die nemen veelal hun eigen mobile device mee. Ook dit kan worden gezien als BYOD. De voordelen van BYOD zijn: - de werknemer heeft geen twee aparte apparaten meer nodig één voor werk, één privé - werknemers zullen de apparatuur uitkiezen naar de eigen specifieke wensen en dus snel(ler) tevreden zijn over het gebruik - de kosten zijn voor een groot deel voor de werknemer De nadelen van BYOD zijn: - er wordt ondersteuning gevraagd van ICT-medewerkers op apparaten waar mogelijk geen / weinig ervaring mee is - de beveiligingsmaatregelen van de privéapparaten laat vaak te wensen over - de verantwoordelijkheid van de apparatuur wordt diffuus - de beheerskosten zullen omhoog gaan doordat er meer apparaten met softwarepakketten moeten kunnen communiceren - er zijn afspraken nodig over remote wiping of stoppen van toegang onder omstandigheden Ad 3. Cloud werken, hosten en webservice We spreken over 'the cloud', wanneer data en/of software wordt aangeboden / gebruikt via het internet. De klant/gebruiker neemt daarop een abonnement (al dan niet gratis) en kan bijvoorbeeld schijfruimte huren voor het opslaan van data tot en met het gebruik van software voor een specifiek aantal users. Alle updates worden door de leverancier verricht, en de klant hoeft geen eigen server aan te schaffen. Bekende cloud oplossingen zijn de icloud van Apple, Google Drive, Skydrive van Microsoft en Dropbox. Kenmerk van Cloud toepassingen zijn: 1. het gebruik is laagdrempelig en op aanvraag te vergroten; 2. ze zijn vaak al geïntegreerd aanwezig op het mobile device; 3. is volgens strakke specificaties opgezet en gemanaged door de leverancier; 4. de kosten worden bepaald al gelang er gebruik van wordt gemaakt. De cloud is erg belangrijk voor het gebruik van mobile devices, omdat deze devices vaak een beperkt geheugen hebben en er meer gecommuniceerd en opgeslagen wordt op het internet. In de praktijk ontstaan er steeds meer hybride cloud oplossingen, waarbij een deel van de software (zie Apps) of data ook lokaal staat. Hierdoor wordt ondervangen dat bij uitval van het internet de gebruiker door kan gaan met zijn werkzaamheden. Dit werkt met behulp van downloaden (als het gaat om Apps) of synchronisatie (in geval van data). Voorbeelden van datasynchronisatie oplossingen zijn Dropbox, Google Drive en Microsoft Skydrive. Ad 4. Apps Mobile device beleid 7

8 Een andere ontwikkeling is het gebruik van Apps, een afkorting van Applications en geïntroduceerd door Apple. Deze ontwikkeling hangt nauw samen met de opkomst van smartphones en tablets, en kan gezien worden als een alternatief voor de cloud oplossingen. De redenen zijn hiervoor 2-ledig: 1. Veel online oplossingen zijn nog gebaseerd op gebruik met PC en laptop, waarbij én er een groot scherm gebruik wordt, en er gebruik gemaakt wordt van de muis. Smartphones en tablets worden echter met de vingers bediend, en dat vraagt een ander ergonomisch ontwerp van de applicaties. De Apps zijn hierop afgestemd. 2. Cloud oplossingen zorgen voor veel dataverkeer en dit betekent hoge kosten in combinatie met de 3G verbindingen van smartphones en tablets. Door gebruik te maken van Apps die lokaal staan geïnstalleerd op de devices, wordt het dataverkeer naar het internet beperkt tot het meest noodzakelijke 1. Op dit moment zijn de belangrijkste platformen (Operating Systems, OS) die Apps aanbieden op de tablet: de ios van Apple (ipad en iphone), Android van Google, en Windows 8 van Microsoft. Minder gebruikte omgevingen zijn Symbian van Nokia en Blackberry OS van Blackberry (voorheen RIM). Ad 5. Digitaal en Papierloos werken Steeds meer papier zal worden vervangen door digitale varianten, en dat op diverse terreinen: - gebruik van digitale correspondentie - digitale aanvraagformulieren - vakinhoudelijke informatie - papierloos vergaderen - agenda en digitale aantekeningen - gebruik van smartboards en touchscreens i.p.v. flapovers en whiteboards - buitendienst voert de gegevens op straat direct digitaal in - etc. Het voordeel van digitaal c.q. papierloos werken is: - Duurzaam, want er is geen papierverspilling meer - Kostenbesparing op termijn - Betere informatievoorziening en zijn alle gegevens paraat Ad 6. Beveiliging Mede door de toename van het gebruik van de cloud, maar ook door recente gebeurtenissen op het gebied van het lekken van uiterst vertrouwelijke gegevens (Wikileaks) en beveiligingsproblemen (Diginotar, Lektober en het XDocCrypt/Dorifel virus) is er druk om meer aan de beveiliging van gegevens te werken. Beveiliging van informatie is van belang voor: Bescherming van privacy gevoelige gegevens van burgers tegen hackers en onbevoegden Voldoen aan wettelijke verplichtingen m.b.t. persoonsgegevens (wet BPR) Afscherming van onbevoegd gebruik van gegevens binnen de gemeente Vertrouwelijke informatie van de gemeente, waaronder bijvoorbeeld grondexploitaties. 1 Een voorbeeld hiervan is de App iannotate, een PDF reader beschikbaar op de ipad en Android device, waarbij de functionaliteit om commentaren bij documenten te zetten lokaal staat, terwijl de documenten zelf wel via internet gedownload kunnen worden. Staan deze documenten eenmaal op de device, dan is er zelfs geen internetverbinding meer nodig. De betreffende App wordt eenmalig gedownload via een Wifi verbinding, om zo 3G kosten uit te sparen. Mobile device beleid 8

9 Beschikbaarheid van een back-up bij brand en schade Beveiliging is vaak aan de buitenkant niet zichtbaar, maar zodra deze beveiliging in het geding komt kan de schade erg groot zijn. Dit geldt zowel voor de publiciteit als voor de continuering van de bedrijfsvoering bij structurele schade aan het ICT netwerk. Een ander belangrijk aspect met betrekking tot het beveiligen van gegevens in de cloud is hoe vaak alle data veiliggesteld wordt door middel van een geautomatiseerd back-upproces. Worden daar logs van bewaard en worden van gewijzigde bestanden ook meerdere versies opgeslagen? De vraag is of er in geval van corrupte of verdwenen data kan worden teruggegrepen naar deze back-up bestanden. Ad 7. Social Media Sociale media spelen ook een steeds belangrijkere rol in de samenleving. Sociale media zoals Twitter en Facebook worden veel gebruikt om te communiceren, en vervangen deels het gebruik van . Daar heeft de gemeente steeds meer mee te maken en zal het een antwoord moeten bepalen of zij hier iets mee moet doen. Vooral de nieuwe generatie is veel bezig met sociale media. Zij zien dit als een belangrijk communicatie instrument, en verwachten ook van organisaties dat deze instrumenten in een of andere vorm ook toegepast kan worden op het werk. Daarbij kan naast de genoemde sociale media ook gedacht worden aan alternatieve communicatie instrumenten zoals Whatsapp en Google Chat. Er is ook een sterke link met cloud computing, aangezien de meeste sociale media vooral online staan. Dit brengt ook weer aspecten van vertrouwelijkheid en veiligheid met zich mee. Ad 8. Het Nieuwe Werken Het Nieuwe Werken (HNW) gaat op de allereerste plaats over tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Maar HNW gaat ook over het slimmer gebruik maken van kantoorruimte (flexwerken) en over nieuwe vormen van leidinggeven en verantwoordelijkheid nemen als medewerker (resultaatgericht werken). Technologie speelt dus een belangrijke rol in HNW, waarbij naast mobiele apparaten zoals laptop, tablets en smartphones ook het werken in de cloud en papierloos werken van belang is. Veel gemeenten en andere overheidsinstanties hebben HNW aangegrepen om op een positieve manier in te spelen op vraagstukken, waaronder bezuinigingen en vergrijzingen. En soms ook omdat het gebouw gewoon toe was aan een opknapbeurt, of dat niet meer werd voldaan aan de huidige arbo-eisen. Ad 9. Ontsluiting van gegevens via Geo informatie Geo informatie staat tegenwoordig nog meer in de belangstelling door komst van Google Maps, Google Earth en navigatiesystemen. Omdat steeds meer burgers gewend zijn deze applicaties te gebruiken én door het gebruik van smartphones, worden er steeds meer applicaties gebruikt met geo componenten specifiek bedoeld voor gemeente gerelateerde activiteiten. Denk bijvoorbeeld aan apps als Buiten beter, waarbij op basis van locatie en een foto gegevens doorgestuurd kunnen worden naar de gemeente. Mobile device beleid 9

10 Hoe te komen tot beleid? Om het beleid op te stellen zijn er een flink aantal overwegingen die een rol spelen. In de inleiding zijn al een aantal vragen gesteld. Maar de belangrijkste vraag is: hoe komen we tot een mobile device beleid? En dan ook nog één die alles dekt en die breed gedragen wordt door de organisatie. Belangrijk uitgangspunt dat Native voorstaat is het denken vanuit de functionele behoeften en gebruikerswensen: wat heeft een gebruiker nodig voor zijn of haar werkzaamheden binnen de context van het bedrijf/de gemeente? Met welke middelen kan de medewerker het beste uitgerust worden om zij/haar werkzaamheden optimaal te kunnen uitvoeren? En wat zijn daar de ideeën over van de medewerkers zelf? Of we het nu hebben over een raadslid, een MT-lid of een beleidsmedewerker voor allen geldt dat ze behoeften hebben die bepalend zijn voor de mobile devices die hen kunnen helpen bij het optimaal uitvoeren van hun werkzaamheden. Dat maakt dat we breed kijken naar de soorten medewerkers, de mogelijke devices die hen kunnen ondersteunen (van telefonie, via tablets en thin clients tot zware desktops). Maar ook breed kijken naar de gevolgen voor de organisatie. Of het nu gaat om financiële, belastingtechnische, functionele, technische of arbo-technische gevolgen. Deze aspecten sluiten aan op het Native 8-B model, die bestaat uit 8 onderdelen die nodig zijn voor het goed functioneren van een organisatie op informatiegebied. Onze ervaring leert dat voor het succes van een mobile device beleidsproject een breed team een randvoorwaarde is. Voor het project zelf zijn een aantal stappen/onderdelen van groot belang om tot een goed doordacht beleid te komen. Deze beide elementen worden in dit hoofdstuk verder uitgewerkt. Het 8-B Model Op basis van praktijkervaringen van Native is er een 8B model ontwikkeld, waarin systematisch de belangrijkste factoren van zijn opgenomen voor succesvol informatiemanagement, en waarbij de samenhang van deze factoren wordt beschreven. Het gaat om de volgende factoren: 1. Belief (Visie en kernwaarden) 2. Behaviour (Gedrag en cultuur) 3. Business (Bedrijfsvoering en dienstverlening) 4. Bytes (Informatievoorziening) 5. Bricks (Werkplekken en huisvesting) 6. Budget (Financiën) 7. Balance (Evenwicht in elementen) 8. Benefit (Opbrengsten van het mobile device beleid) De factoren zijn gevisualiseerd in de onderstaande figuur. Mobile device beleid 10

11 Alle 8 elementen zijn nauw met elkaar verweven. Vanuit het 8B model worden de volgende invalshoeken gebruikt om het plan van aanpak voor het mobile device beleid op te stellen: 1. De invalshoek vanuit Belief: Het mobile device beleid moet aansluiten bij de missie, visie, kernwaarden en strategie en deze moet integraal en gefocust zijn resulterend in een sterk geloof in de haalbaarheid. 2. De invalshoek vanuit Behaviour: het management draagt het mobile device beleid uit, geeft het voorbeeld m.b.t. gedragsregels van het gebruik van de mobile devices. 3. De invalshoek vanuit de Business: de processen moeten passen in het gewenste mobile device beleid. Denk bijvoorbeeld aan het aansluiten op besluitvormingsprocessen, raadsvergaderingen, processen van ambulante medewerkers 4. De invalshoek vanuit Bytes: hierbij gaat het o.a. om informatiebeveiliging, technische ondersteuning, beheer en aansluiting op het informatiebeleid en de informatie-, applicatie en technische architectuur. 5. De invalshoek vanuit Bricks: het mobile device beleid moet aansluiten bij de facilitaire mogelijkheden zoals werkplekken op het gemeentehuis, maar ook op de thuiswerkplekken of andere omgevingen (wel of geen 3G nodig). Ook moet er rekening gehouden worden met arbo-technische zaken, milieu en duurzaamheid. 6. De invalshoek vanuit de beschikbare middelen (Budget): het mobile device beleid moeten worden beoordeeld op basis van financiële mogelijkheden Mobile device beleid 11

12 7. De invalshoek vanuit evenwicht aandacht geven aan de mobile device beleid aspecten (Balance): het mobile device beleid is pas succesvol als de 8 B s met elkaar voldoende in balans zijn. 8. De invalshoek vanuit de resultaten (Benefit) op de primaire activiteiten: De klanttevredenheid over de dienstverlening van de organisatie is een belangrijke indicator en stuurinstrument. De organisatie wordt uiteindelijk afgerekend op doelmatigheid, doelgerichtheid, rechtmatigheid, grip op kosten en risico s zowel intern als extern. Maar ook resultaten van medewerkers bepalen deels succes van mobile device beleid. Productie, ziekteverzuim, doorlooptijden en medewerkerstevredenheid zijn voorbeelden van indicatoren. Samenhang van de 8B s De elementen van het 8B-model niet nieuw voor de organisatie, wel dat ze in samenhang worden opgepakt. Zo zorgt het feit dat de medewerker de mogelijkheid heeft om tijds- en plaatsonafhankelijk te werken (Bricks) met behulp van mobile devices, ervoor dat het aansturen van medewerkers op een andere manier zal plaatsvinden, op basis van resultaten (Behaviour) en niet op basis van aanwezigheid. Daarnaast is tijds- en plaatsonafhankelijk werken (Bricks) alleen mogelijk als de informatie vrij toegankelijk beschikbaar is, en wel via de digitale weg (Bytes). Dit aspect bevat tegelijk de uitdaging dat de informatie niet zomaar op straat mag komen te liggen. Ook zijn er uitdagingen t.a.v. de flexibele arbeidsrelaties, bijvoorbeeld in de vorm van wettelijke arbo bepalingen. Kortom de disciplines P&O, I&A, Facilitair en Financiën zullen nauw moeten samenwerken om het mobile device beleid tot een succes te maken (zie volgende paragraaf). Veel nadruk wordt er binnen het 8B model gelegd op de mens als verbindende factor. Wanneer het geloof (Belief) in de kernwaarden, de missie en de bedrijfsdoelstellingen en in elkaar (alle stakeholders) aanwezig is, dan ontstaat er energie om de doelstellingen ook daadwerkelijk te realiseren. Dit vertaalt zich in houding en gedrag (Behaviour) inclusief ontplooiing, vrijheid in handelen voor medewerkers, maar tegelijkertijd ook in zakelijk- en resultaatgericht (Business) werken. Uiteindelijk worden veel strategieën bepaald door de mogelijkheid om de uitvoering van de strategie te financieren (Budget). De financiële draagkracht van een organisatie bepaalt de mate waarin investeringen gepleegd kunnen worden. Een verantwoorde en realistische business case ligt hieraan ten grondslag. Maar bovenal is het belangrijk dat er een gezonde balans blijft bestaan tussen de verschillende factoren uit het 8B model (Balance). Balance legt de nadruk op het evenwicht tussen de verschillende factoren (met name business, bricks, bytes, behaviour en budget). Het gebrek aan balans is een verschijnsel wat regelmatig optreedt het bepalen van het Mobile Device Beleid. Het MT verwacht dat mobile devices efficiency oplevert (budget), terwijl de afdeling P&O zich meer richt op arbeidsvoorwaardelijke consequenties, arbo-regels en gedrag t.a.v. het gebruik van tablets (behaviour) probeert te beïnvloeden, en de ICT afdeling zich vooral richt op het invoeren van tablets (bytes) en de afdeling Publiekszaken dit ziet als een kans om de interactie met de burger (business) te verbeteren. De balans in MDB betekent dat de organisatie die verschillende doelstellingen probeert te verenigen. Een andere manier om aan te geven dat de samenhang van de 8 elementen van belang zijn, wordt uitgedrukt in het onderstaande schema. Indien er geen of te weinig aandacht besteed wordt aan 1 van de elementen heeft het een negatief gevolg op het succes van Mobile Device Beleid: Mobile device beleid 12

13 Samenstelling projectteam Het invoeren van een mobile device beleid moet absoluut niet gezien worden als een puur ICT/I&A project. Uiteraard spelen techniek en de mogelijkheden daarvan een grote rol, maar er is veel meer van belang. Denk daarbij onder andere aan: - Visie op dienstverlening: deze bepaalt de kaders voor de wijze van werken en het benaderen van de klanten (burgers en bedrijven). Kunnen de klanten alleen terecht op het gemeentehuis of gaan de ambtenaren ook op pad naar de klanten, zijn er spreekuren op verschillende locaties binnen de gemeente, zijn de wijkteams aanspreekbaar op straat; - Visie op bedrijfsvoering / organisatie: welke doelen worden er aan de organisatie gesteld, hoe wordt er gewerkt, hoe vindt de aansturing plaats, is flexibiliteit mogelijk/gewenst. Hanteert de gemeente het doel dat een moderne uitstraling belangrijk is voor werving en binding van het personeel; wil de gemeente over naar een moderne managementvorm waarbij een andere aansturing van het personeel nodig is. Wordt er gestuurd op resultaat in plaats van aanwezigheid? - Personeelszaken: hoe om te gaan met flexibiliteit door bijvoorbeeld tijd- en plaatsonafhankelijk werken, het vastleggen van gebruikersovereenkomsten voor de in gebruik te nemen mobile devices, belastingtechnische gevolgen van het gebruik van de devices, het opstellen van algemene gedragsregels ten aanzien van het gebruik van software en het vertrouwelijkheid van gegevens en documenten; - Personeel / ondernemingsraad: wat zijn de gevolgen voor de medewerkers, hoe gaan we om met richtlijnen en regels, hoe krijgen we een eerlijk beleid met een weloverwogen verdeling over het personeel, welke verplichtingen gelden voor de medewerkers, hoe bewaken we de scheiding van privé en zakelijk? - Inkoop: wat zijn de gevolgen voor de aanschaf van de devices, welke inkoopaanpak wordt er gehanteerd, hoe zit het met de regelgeving voor de aanschaf; Mobile device beleid 13