Herwig s Tip van de dag

Transcriptie

1 Herwig s Tip van de dag Word HERWWWIG@WEB.DE Tabellen Tabellen maken en aanpassen Tabellen Overzicht Een tabel bestaat uit rijen en kolommen die cellen vormen. In een cel kan tekst of een figuur geplaatst worden. Kolommen zijn ook dienstig om getallen in te brengen, berekeningen te maken of te sorteren. Onderdelen van tabellen tabellen maken en aanpassen tip v2.doc Pagina 1 van 21 herwig 24/04/2002

2 Rand De tabelrand is standaard zwart gekleurd en is ½-pt dik, enkele lijn en vol. Celmarkering en andere markeringen Verschijnen enkel op het scherm en worden niet geprint. Cel spatie en marges Is aanpasbaar per cel of de volledige tabel. Geneste tabel Een tabel binnen een bestaande tabel. Verplaatsingsgreep en Einde tabel Met de verplaatsingsgreep kan een tabel op een andere locatie op de pagina verplaatst worden. Met de einde tabel-greep kan de tabel vergroot of verkleind worden. Tabellen maken Nieuwe tabel maken Er zijn 2 methodes om snel een tabel te creëren via de menu. Ofwel met Tabel/Invoegen/Tabel ofwel met Tabel/Tabel tekenen. Een simpele tabel maak je met met eerste methode, een iets complexere tabel maak je met Tabel tekenen. Trek met het tekengereedschap eerst een rechthoek van de linkerbovenhoek naar de rechteronderhoek. Teken vervolgens de nodige rijen en kolommen. Tabellen opmaken Een tabel kan verfraaid worden door randen aan te passen en de cellen op te maken met kleur, patronen of schaduw. Handig is de tabelgalerie, waar een ruime keuze is aan reeds voorgedefinieerde tabelopmaak. Januari Februari Maart Verkoop Tekst uitlijnen in een cel De tekstrichting wijzigen Standaard is de tekst horizontaal geplaatst, maar die kan ook vertikaal worden weergegeven. Via de knop in de balk Tabellen en randen.. tabellen maken en aanpassen tip v2.doc Pagina 2 van 21 herwig 24/04/2002

3 Tekst uitlijnen in een cel Standaard lijnt Word de tekst linksboven uit in de cel. Vertikaal kan de tekst (boven, midden, onder) en horizontaal (links, midden, rechts) uitgelijnd worden. Horizontaal uitlijnen Herwig Herwig Herwig Links Midden Rechts Vertikaal uitlijnen Herwig Herwig Herwig Boven Midden Onder tabellen maken en aanpassen tip v2.doc Pagina 3 van 21 herwig 24/04/2002

4 Werken met lange tabellen Als u met lange tabellen werkt, zal de tabel gesplitst worden telkens een pagina-einde voorhanden is. De hoofding herhalen op iedere pagina Als uw tabel een hoofding heeftt kan die herhaald worden op elke pagina. In tabeleigenschappen/rij klik je op Volgende rij tot je een vinkje kan zetten in Rij als veldnamen herhalen.. Zie figuur hieronder. Dit werkt uiteraard bij tabellen die over meerdere pagina s verspreid zijn. Tabellen met spreadsheetfunctionaliteit Sommige spreadsheet-taken kunnen uitgevoerd worden in de Word tabellen. Zoals sorteren Tevens kunnen sommige eenvoudige berekeningen worden uitgevoerd, zoals autosom. tabellen maken en aanpassen tip v2.doc Pagina 4 van 21 herwig 24/04/2002

5 Tabellen om de pagina-layout te verzorgen Tekst, tekeningen en geneste tabellen kunnen naar hartelust naast elkaar worden gebruikt. tabellen maken en aanpassen tip v2.doc Pagina 5 van 21 herwig 24/04/2002

6 Tabellen maken en verwijderen Tabellen maken Maak een simpele tabel 1. Llik op uw blad waar u de tabel wil maken. 2. Klik op de knop Tabel invoegen in de Standaard knoppenbalk. 3. Sleep naar onder en rechts om het aantal rijen en kolommen te bepalen. Cursorbewegingen in een tabel Doe TAB in gelijk welke cel uitgezonderd de rechts onder cel Om Naar de volgende cel TAB in de rechtsonder cel SHIFT+TAB Pijl boven of onder ALT+HOME ALT+END ALT+PAGE UP ALT+PAGE DOWN ENTER ENTER vooraan in de eerste cel Een nieuwe rij onderaan de tabel Naar de vorige cel Naar de vorige of volgende rij Naar de eerste cel in de rij Naar de laatste cel in de rij Naar de eerste cel in de kolom Naar de laatste cel in de kolom Start een nieuwe alinea Plaatst de cursor vóór de tabel Verplaats of kopieer in een tabel 1. Selecteer de cellen, rijen of kolommen die je wil kopieren of verplaatsen. Om de tekst te kopieren of verplaatsen naar de nieuwe cel, zonder de reeds aanwezige tekst te verwijderen. Selekteer enkel de tekst en niet de celmarkering. Om de bestaande tekst en celopmaak te vervangen, selecteer én de tekst én de celmarkering. tabellen maken en aanpassen tip v2.doc Pagina 6 van 21 herwig 24/04/2002

7 2. Om: Te verplaatsen, sleep naar de neuwe locatie. Te kopieren, CTRL + sleep naar de nieuwe locatie. Selecteer in een tabel Om Selecteer een cel Doe Klik de linkerhoek van de cel. Selecteer een rij Klik links van de rij. Selecteer een kolom Klik bovenaan de kolom. Selecteer meerdere cellen rijen of kolommen Selecteer de inhoud in de volgende cel Sleep over de cellen rijen of kolommen Of Klik in een cel SHIFT klik in een andere. TAB. Selecteer de inhoud in de vorige cel Selecteer de volledige tabel SHIFT+TAB. Klik op de verplaatsingsgreep. Tabellen of cellen verwijderen Eén enkele cel, meerdere cellen, een rij of kolom, zelfs een volledige tabel kan worden verwijderd. Tevens kan enkel de inhoud worden gewist, zonder de cellen zelf te verwijderen. Een tabel en zijn inhoud verwijderen 1. Plaats de cursor in de tabel. 2. In het menu Tabel/Verwijderen/Tabel. tabellen maken en aanpassen tip v2.doc Pagina 7 van 21 herwig 24/04/2002

8 Verwijder cellen, rijen of kolommen 1. Selecteer de cellen, rijen of kolommen die u wil verwijderen. 2. In het menu Tabel/Verwijderen/ klik ofwel op kolommen, rijen of cellen. 3. Bij cellen, maak de gepaste keuze. Wis de tabelinhoud 1. Selecteer wat u wilt wissen. 2. Druk op DELETE. Tabellen wijzigen Rijen of kolommen toevoegen 1. Selecteer evenveel kolommen of rijen als dat u wilt toevoegen. 2. Op de werkbalk Tabellen en randen, klikt u op het ikoontje Tabel invoegen, en klik op de gewenste opdracht. of Klik op de standaard werkbalk op Kolommen invoegen kolom vóór te voegen om een of Klik op de standaard werkbalk op Rijen invoegen voegen. om een rij vóór te Tips U kan eveneens de knop Tabel tekenen gebruiken om een rij of kolom bij te tekenen. Om snel een rij toe te voegen onderaan de tabel, klikt u op de cel rechtsonder en druk vervolgens éénmaal op de TABtoets. Om een kolom aan de rechterzijde van de tabel toe te voegen, klik rechts buiten de tabel, kies in de menu Tabel/Invoegen/Kolommen rechts. OF 1. Maak de verborgen tekens zichtbaar met de knop Weergeven/Verbergen. 2. Plaats de aanwijzer boven de tekens die het einde van een rij weergeven. 3. Klik rechtermuisknop. tabellen maken en aanpassen tip v2.doc Pagina 8 van 21 herwig 24/04/2002

9 Selecteer de optie Kolommen invoegen. De grootte van alle tabelonderdelen aanpassen De tabel aanpassen 1. Laat de cursor boven de tabel rusten tot de einde tabel greep in de rechteronderhoek verschijnt. 2. Laat de cursor boven de einde tabel greep rusten tot de dubbele pijl cursor verschijnt. 3. Sleep nu tot de tabel de gewenst grootte heeft. Cellen samenvoegen tot één cel Twee of meer cellen uit een rij of kolom kunnen worden samengevoegd tot één cel. 1. Kies de Gum op de Tabellen en Randen balk. 2. Klik met de Gum op de celrand die u wilt verwijderen. tabellen maken en aanpassen tip v2.doc Pagina 9 van 21 herwig 24/04/2002

10 Tip Selecteer de cellen die u wil samenvoegen en klik op Cellen samenvoegen. U kan verschillend cellen in een kolom samenvoegen. Om een vertikale hoofding te maken klikt u op de knop tekstrichting wijzigen om de tekst vertikaal te plaatsen Een cel splitsen 1. Op de werkbalk Tabellen en randen, klikt u op het ikoontje Tabel tekenen. De cursor verandert in een potlood. 2. Teken met dit potlood de nieuwe celranden. Tip Om meerdere cellen te splitsen, selecteer ze en klik op Cellen splitsen. Een tabel splitsen of tekst plaatsen vóór een tabel 1. Om een tabel in twee tabellen te splitsen, selecteer de kolom die de eerste kolom van de tweede tabel moet vormen. Om tekst voor de tabel te plaatsen, klik in de eerste rij. 2. Kies in de menu Tabel, Tabel splitsen. Verander de tekstrichting in een tabel Verander de richting van de tekst in een cel 1. klik op de tekstkader of cel. 2. Kies in het menu Opmaak/Tekstrichting. 3. Klik op de richting die u wenst. Nadat je de tekstrichting hebt gewijzigd verandert in de werkbalk Opmaak ook de betekenis van de knoppen Links uitlijnen, Centreren en Rechts uitlijnen. De functionaliteit van dezelfde knoppen is dan achtereenvolgens Onder uitlijnen, Centreren en Boven uitlijnen. tabellen maken en aanpassen tip v2.doc Pagina 10 van 21 herwig 24/04/2002

11 Verander de tekstalignering 1. Klik op de cel. 2. Op de werkbalk Tabellen en randen, klikt u op het ikoontje Rechtsboven Uitlijnen. en kies bijvoorbeeld, Gecentreerd onder uitlijnen of Verander de celmarges in de tabel 1. Klik op de tabel. tabellen maken en aanpassen tip v2.doc Pagina 11 van 21 herwig 24/04/2002

12 2. In de menu Tabel/Tabeleigenschappen/Tabel. 3. Klik op Opties. 4. Vul de waarden in Standaard celmarges. Pas op U kan dit ook doen voor een individuele cel. In de menu Tabel/Tabeleigenschappen/Tabel kies Cel/Opties. Verwijder het Vinkje bij Gelijk aan hele tabel, vul de nieuwe waarden in. Voeg een tab in een cel Doe CTRL+TAB. Tabellen opmaken Auto opmaak 1. Klik op de tabel. 2. Kies in de menu Tabel/Tabel Galerie. 3. Kies de opmaak en de opties die u wenst. Toon of verberg de rasterlijnen In de lenu Tabel, klik op Rasterlijnen weergeven of Rasterlijnen verbergen. Plaatsing van de tabel op de pagina Een tabel verplaatsen 1. Plaats de cursor boven de tabel tot linksboven de verplaatsingsgreep verschijnt. 2. Plaats de cursor boven de verplaatsingsgreep en een nieuwe cursor verschijnt. 3. Sleep de tabel naar de nieuwe locatie. Aligneer de tabel op de pagina 1. Selecteer de tabel. 2. In de menu Tabel/Tabeleigenschappen/Tabel. 3. Kies onder Uitlijnen wat u nodig heeft. Tevens kan u een waarde invullen in Van links inspringen. Tip Om een tabel snel te aligneren op uw blad, selecteer de tabel. Kies op de Opmaak werkbalk. Links of rechts uitlijnen, of centreren. tabellen maken en aanpassen tip v2.doc Pagina 12 van 21 herwig 24/04/2002

13 Tekstomloop 1. Selecteer de tabel. 2. In de menu Tabel/Tabeleigenschappen/Tabel. 3. Onder Tekstomloop, kies rondom. Complexe tabellen maken 1. Klik waar u de tabel wilt maken. 2. Op de werkbalk Tabellen en randen, klikt u op het ikoontje Tabel tekenen. 3. Teken eerst een rechthoek en teken dan de rijen en kolommen. 4. Om lijnen te verwijderen klik op de Gum, en doe de lijnen weg. Een tabel spreiden over verscheidene pagina s 1. Klik op de rij die naar de volgende pagina moet. 2. Doe CTRL+ENTER. Verhinderen dat een rij over 2 pagina s wordt gespreid 1. Klik op de tabel. 2. In de menu Tabel/Tabeleigenschappen/Rij. 3. Zet het vinkje af bij Rij eventueel splitsen bij een nieuwe pagina. Herhaal de tabelhoofding op elke pagina 1. Selecteer de rij of rijen voor uw tabelhoofding. De selectie moet ook de eerste rij van de tabel bevatten. 2. Kies in de menu Tabel, Eerste rij herhalen. Pas op!!!!! Microsoft Word herhaalt de tabelhoofding automatisch van zodra de tabel op een nieuwe pagina terechtkomt. Dit gebeurt echter niet bij een manueel pagina-einde (CTRL-ENTER). tabellen maken en aanpassen tip v2.doc Pagina 13 van 21 herwig 24/04/2002

14 De herhaalde tabelhoofding is slechts zichtbaar in de afdrukweergave en op de afdruk zelf. Cellen nummeren 1. Selecteer de desbetreffende cellen. Om slechts de eerste cel van iedere rij te nummeren moet u de eerste kolom selecteren. 2. Klik op de knop Nummering van de Opmaak balk. Geavanceerde taken Converteer tabel naar tekst 1. Selecteer de rijen of de tabel die u wilt converteren. 2. In de menu Tabel/Converteren/Tabel naar tekst. 3. Kies zelf tekst scheiden door. Converteer tekst naar tabel 1. Selecteer de tekst, gescheiden door Tabs. 2. In de menu Tabel/Converteren/Tekst naar tabel. tabellen maken en aanpassen tip v2.doc Pagina 14 van 21 herwig 24/04/2002

15 . Gebruik de tabel als een spreadsheet Maak berekeningen in een tabel 1. Klik in de cel waar het resultaat moet komen. 2. Klik op Formule in de menu Tabel. 3. Word stelt de functie =sum(above) voor, kies dit. Of maak zelf uw celadressen =SUM(a1,b4) 4. Of verwijder =sum(above) en kies een functie in Functie plakken. 5. Kies tevens het getalformaat onder Getalnotatie, vb: 0.00%. Pas op!!!! Als u een berekende waarde wijzigt, dan moet u het resultaat opnieuw selecteren en druk op F9 om te herberekenen. Rij of kolom Totaal 1. Klik in de cel waar het totaal moet komen. 2. Klik op Formule in de menu Tabel. 3. Microsoft Word stelt =SUM(ABOVE) of =SUM(LEFT) voor. Klik op OK als dit de goede formule is. Bemerk Als u {=SUM(LEFT)} ziet staan i.p.v. het resultaat, dan geeft Word de code weer. Om het resultaat weer te geven, druk op SHIFT+F9. Als in de rij of kolom lege cellen staan, berekent Word niet de tetale rij of kolom. Om toch het totaal te bekomen typt u een 0 ( cijfer nul) in de lege cellen. tabellen maken en aanpassen tip v2.doc Pagina 15 van 21 herwig 24/04/2002

16 Klik op AutoSom op de Tabellen en Randen balk. Celadressen De celadressen in een tabel zijn zoals bij de spreadsheet A1, A2, B1, B2,. De letters staan voor de kolom en de cijfers duiden de rij aan. Celadressen in Microsoft Word zijn altijd ABSOLUUT en zonder $teken, in tegenstelling tot Microsoft Excel. De cel A1 in Word is hetzelfde als de cel $A$1 in Excel. Celverwijzingen Gebruik de puntkomma om uw bereiken te scheiden. Gemiddelde van deze cellen Schrijf =average(b:b) or =average(b1:b3) =average(a1:b2) =average(a1:c2) of =average(1:1;2:2) =average(a1;a3;c2) Voorbeeldje: Tabellen op een andere manier maken Als u op een nieuwe regel een reeks plusjes en minnetjes typt en op Enter drukt maakt u ook een tabel aan: tabellen maken en aanpassen tip v2.doc Pagina 16 van 21 herwig 24/04/2002

17 druk na het laatste + teken op Enter en u bekomt de volgende tabel De eerste plus markeert het begin van de tabel, de volgende plusjes markeren de scheidingen tussen de kolommen (in het voorbeeld zijn er vier kolommen) en het laatste plusje het einde van de tabel. De mintekens bepalen de kolombreedtes. Om de tabel op de pagina te positioneren moet u de tabel in zijn geheel selecteren en op de knoppen Links uitlijnen, Centreren, Rechts uitlijnen klikken. Om rijen toe te voegen, plaatst u de cursor in de meest rechtse cel en drukt op Tab. Tabelonderbreking voorkomen Het kan gebeuren dat een tabel in Word in twee stukken wordt geknipt omdat de tabel aan het einde van een pagina staat. Met een eenvoudig trucje is dit te voorkomen: selecteer de eerste kolom van de tabel en kies Opmaak > Alinea. In het dialoogvenster Alinea opent u de tab Tekstdoorloop. Schakel de optie Bij volgende alinea houden in en sluit het dialoogvenster via OK. Zodra de tabel gescheiden dreigt te worden door een pagina-overgang, zal hij nu automatisch in zijn geheel op de volgende pagina terecht komen. Een tabel uit Word in Excel plakken Een tabel in Word kun je selecteren en kopiëren en vervolgens in Excel in een werkblad plakken. 1. Plaats de cursor in Word in de tabel in een cel. 2. Open het menu Tabel/ Selecteren/ Tabel. 3. Klik in de werkbalk Standaard op Kopiëren (Ctrl+C). 4. Activeer Excel en activeer het werkblad waarin je de tabel wilt plaatsen. 5. Maak een cel actief. In deze cel wordt de cel linksbovenin de tabel geplaatst. Klik in de werkbalk Standaard op Plakken (Ctrl+V). tabellen maken en aanpassen tip v2.doc Pagina 17 van 21 herwig 24/04/2002

18 Datums sorteren in tabel Een tabel kun je sorteren op de waarden in een bepaalde kolom. De waarden kunnen zowel van het type Tekst als van het type Datum zijn. 1. Plaats het invoegpunt in de tabel. 2. Open het menu Tabel/ Sorteren. Het dialoogvenster Eigenschappen voor Landinstellingen verschijnt op het scherm. 3. Selecteer in de lijst Sorteren op de naam van de kolom waarvan je de waarden wilt sorteren. Word past zelf het Type aan bij de aard van de gegevens in de geselecteerde kolom. Indien dit niet correct is, corrigeer dan in de lijst Type het veldtype (Tekst of Datum). 4. Klik op OK. tabellen maken en aanpassen tip v2.doc Pagina 18 van 21 herwig 24/04/2002

19 Bij het sorteren van datums kan het voorkomen dat Word de datums sorteert volgens de Korte datumnotatie mm/dd/jj, terwijl je zou verwachten dat de sorteervolgorde volgens de notatie dd/mm/jj plaatsvindt. Dit is het gevolg van de Landinstellingen op je computer, die Word gebruikt voor het bepalen van de sorteervolgorde (menu Start/ Instellingen/ Configuratiescherm/ Landinstellingen, tabblad Datum, sectie Korte datumnotatie tabellen maken en aanpassen tip v2.doc Pagina 19 van 21 herwig 24/04/2002

20 Andere rand voor tabel kiezen In plaats van de standaard rand om een tabel kun je een andere stijl kiezen. Je kunt daarbij combineren, dus bijvoorbeeld de buitenrand een aangesloten lijn en de binnenlijnen gestippeld. 1. Selecteer de cellen waarvan je de rand een andere stijl wilt geven. 2. Open het menu Opmaak/ Randen en arcering. Het gelijknamige dialoogvenster verschijnt op het scherm. 3. Activeer het tabblad Randen. 4. Een keuze in de sectie Instelling is het makkelijkste. Je maakt een keuze uit één van de voorgedefinieerde opties en klikt op OK. Of bepaal zelf uw keuze, deze instelling gaat in stappen, kost dus iets meer werk maar geeft je meer mogelijkheden. 5. Maak in de lijst Stijl een keuze voor een rand. 6. Klik nu in de sectie voorbeeld op de knop die aangeeft op welk deel van de sectie jouw keuze moet worden toegepast (bijvoorbeeld Tabel, alinea of cel). Door de stappen 5 en 6 te herhalen kun je elke rand van de selectie een stijl geven. Als je daar voor kiest kan elke lijn zelfs een andere stijl hebben. Klik op OK. tabellen maken en aanpassen tip v2.doc Pagina 20 van 21 herwig 24/04/2002

21 Voorbeelden van een tabel Openingsuren OPENINGSUREN Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag G E S L O T E N Faxhoofding Herwig Deryckere Ministerie van Financiën CBO Gent Martelaarslaan Gent FAX 24/04/2002 Aantal Pagina s: 21 Aan: 09/ herwig.deryckere@minfin.fed.be Voorbeeld in: FAX.DOC Trefwoorden: Tabellen, berekeningen, randen, opmaak tabellen maken en aanpassen tip v2.doc Pagina 21 van 21 herwig 24/04/2002