Case Geraardsbergen ICT

Transcriptie

1 Case Geraardsbergen ICT Organisatie-overschrijdend werken Midoffice als onderdeel van lange termijn strategie V-ICT-OR, kennisdag rond midoffice en zaakgericht werken, 16 juni 2016 Jan De Smet, ICT-manager Geraardsbergen, Veerle Mertens, schepen ICT Geraardsbergen, 1

2 Geraardsbergen 2

3 Samenwerking stad en OCMW Verregaande samenwerking stad en OCMW Doel = samenwerking en efficiëntie, optimalisering van de diensten Doel = de burger zo goed mogelijk bedienen met een toegankelijke, moderne en vlotte dienstverlening 3

4 Strategie ICT - missie Mission statement ICT Geraardsbergen: De missie van het ICT-departement bestaat uit het ter beschikking stellen, op de meest kost-effectieve manier, van op technologie gebaseerde diensten van de hoogste kwaliteit, die het mogelijk maken dat de interactie met en tussen interne en externe klanten optimaal kan verlopen. Betrouwbaar Transparant en integer Efficiënt Tijd-, medium- en plaatsonafhankelijk ; maximale digitale dienstverlening Duurzaam, structureel oplossend, lange termijn 4

5 Strategie ICT - visie Om de missie te kunnen realiseren, dient eerst de technische infrastructuur voor de centrale diensten geïmplementeerd te worden. Vanuit die basispositie zullen de overige diensten van stad en OCMW verder uitgebouwd worden. Het uiteindelijke doel is om een toekomstgerichte, stabiele en professionele informatievoorziening te realiseren en te voldoen aan de behoefteverandering qua ICT-eisen bij burgers, bedrijven, interne diensten en personeel. Dit is een ingrijpende wijziging die technisch heel complex is, een andere manier van werken zal teweegbrengen, en heel wat tijd en energie vergt. 5

6 Nood aan verandering Vroegere situatie: geen adequate ICT (hardware, netwerken, software, mensen en activiteiten) om de informaticanoden op een efficiënte, kosteneffectieve en gecontroleerde manier aan te bieden. Grote transformatie nodig van ICT-infrastructuur/hardware en ICTtoepassingen/software (aan stad en OCMW): Afstemming hardware en software (zie ook samenvoeging ondersteunende diensten) Centraal beheer van ICT-management (beheer vanop afstand) en ticketsysteem; implementatie van Active Directory Vervanging verouderd netwerk, zwaardere capaciteit Vervanging pc-park Centraal -systeem voor alle medewerkers; implementatie van Exchange/Outlook Herziening licentiebeheer Digitalisering diensten &processen, automatisatie waar mogelijk Draadloze systemen (wifi) Grotere beveiliging 6

7 Aanpak Gezamenlijke strategie door beide besturen goedgekeurd ICT team fysiek op 1 locatie, onder 1 leiding (stad/ocmw/politie) Budgetten! Raamcontracten waar mogelijk Informatieveiligheid i.s.m. veiligheidsconsulenten Gefaseerde en projectmatige aanpak Grootste risico s aanpakken (stabilisatie) Funderingen Meerjarenplan 7

8 Beveiliging, stabilisatie Back-ups UTM (unified threat management) UTM Firewall, NW intrusion prevention, anti-virus, anti-spam, inhoud en url filter, load balancing, rapportering,. Stabilisatie bestaande fysieke server omgeving ; geheugen, schijven, processors 8

9 Funderingen (1,5 jaar/laag) Geen IS zonder IcT 9

10 Funderingen Professionalisering werking, implementatie management tools: Gecentraliseerde ICT-dienst ITIL processen (incident, problem, change, asset, availability mgnt.) Netwerk: LAN: vernieuwen van verouderde netwerk switchen en bekabeling WAN: upgraden, uitbreiden draadloos netwerk Encryptie, prioriteren dataverkeer (VOIP) 10

11 Eén groot netwerk 11

12 AD en Exchange Active Directory (AD) invoeren over alle organisaties heen (Stad, AGB, OCMW, Politie) Één centrale management tool Technisch: Fysiek: Single Forest, Single Domain AD over één fysiek netwerk geïmplementeerd via VLAN s en Firewall s Logisch: Organisational Units (OU s): Stad, AGB, OCMW, Politie MS Exchange, één communicatieplatform over alle organisaties heen (Stad, AGB, OCMW, Politie) Quick wins: agenda s, mailgroepen, vergaderingen plannen, zalen en auto s reserveren, gezamenlijke contact/telefoonlijst. 12

13 ICT Meerjarenplan I(c)T Voortdurend afstemmen met informatieveiligheidsconsulenten van de organisaties. Cloud was nog niet vlot realiseerbaar/mogelijkheden in latere fases herbekijken. Beperkt aantal serverlokalen (stad,ocmw) Backup/restore (veeam), high availability en disaster recovery (Vmotion, ) Virtualiseren fysieke servers op VMWare esx,emc²,brocade switchen, gezamenlijk gebruikt door alle organisaties (rechtenbeheer). Van 5 fysieke servers per organisatie naar tweemaal 30 VM servers. Verdere uitbreidingen/vernieuwingen: Aanpassing organisatie-overschrijdende communicatie (Upgrade, consolidatie 7 telefooncentrales) Wifi: voor bezoekers/medewerkers in administratieve gebouwen; publieke (free) wifi in stadscentrum, sportlocaties, woon-en zorgcentra en buurthuizen Politie beveiligingsnetwerk in stad/camera s Politie mobiele politie pc s (ISLP) VPN mobiel werken BYOD implementatie, aparte VLAN s 13

14 ICT Meerjarenplan IS Definieer voor alle organisaties Frontoffice, Midoffice, Backoffice Frontoffice: e-loket, mail, telefoon, brief, balie (zichtbaar voor de klant, contact met klant) Backoffice: apps georganiseerd rond vakkennis en regelgeving van bestaande diensten zoals burgerzaken, sociale zaken (onzichtbaar voor de klant) 14

15 Midoffice Géén software programma, eerder een architectuur Was eerst verzamelnaam voor allerlei koppelingen tussen Frontoffice en Backoffice Interface ts front- Backoffice, Enterprise Service Bus, ODS operational datastore Dun Midoffice Evolueren van Dun naar Dik Midoffice Uitbreiden met klantenrelaties, Document management, workflow management en proces-automatisatie, algemene business functionaliteiten 15

16 Frontoffice-Midoffice-Backoffice en CRM Frontoffice Website E-loket Brieven Telefoon Balie Functionele app/module Functionele apps/module Adressenbeheer Klantenrelaties Document management Workflow management Postregistratie Notulenbeheer Grafzerkenbeheer Evenementenbeheer Midoffice Links/interfaces ts. Front- Mid- Backoffice Ent. Service bus en Oper. datastore en andere systemen In huis ontwikkelde schermen, workflows, modules, Implementatie Infront MS-Dynamics CRM MS-Sharepoint implementatie Eigen ICT dienst Backoffice Gespecialiseerde functionele app (vb. bevolking) Gespecialiseerde functionele app (vb. BBC boekh.) gewone functionele app gewone functionele app

17 Frontoffice-Midoffice-Backoffice en CRM Frontoffice Website E-loket Brieven Telefoon Balie Functionele app/module Functionele apps/module Links/interfaces ts. Front- Mid- Backoffice Adressenbeheer Klantenrelaties Document management Workflow management Postregistratie Notulenbeheer Grafzerkenbeheer Evenementenbeheer Midoffice Ent. Service bus en Oper. datastore en andere systemen Zelf/3 de partij ontwikkelde schermen, workflows, modules, Implementatie Infront MS-Dynamics CRM MS-Sharepoint implementatie Eigen ICT dienst Backoffice Gespecialiseerde functionele app (vb. bevolking) Gespecialiseerde functionele app (vb. BBC boekh.) gewone functionele app gewone functionele app Standardiseren Integreren Vereenvoudigen CCSP OSLO

18 Q&A Bedankt voor uw aandacht! Jan De Smet, ICT-manager Geraardsbergen, Veerle Mertens, schepen ICT Geraardsbergen, 18