Sleutelnet Jaarverslag 2013

Transcriptie

1 Sleutelnet arverslag 2013

2 Inleiding Sleutelnet kijkt terug op een mooi jaar, waarin we weer op diverse fronten de zorgcommunicatie in onze regio hebben versterkt stond vooral in het teken van de borging van nieuwe diensten en de voorbereiding van drie nieuwe, omvangrijke projecten. De status is dat we 6 diensten hebben draaien voor 23 leden en weer uitbreidingen, verbeteringen en nieuwe diensten in het voorzicht hebben. Naast deze kernactiviteiten heeft Sleutelnet verschillende initiatieven ontplooid om onze leden beter te ondersteunen, hebben we gewerkt aan een professionelere bedrijfsvoering en staan we er financieel nu helemaal gezond voor. In 2013 zijn enkele rigoureuze keuzes gemaakt, die geleid hebben tot relevante koerswijzigingen. Dit betreft projecten waarbij we de knoop hebben doorgehakt dat de ingeslagen weg niet de beste was. Dit komt tot uiting bij evaluatie van de beoogde resultaten aan het begin van het jaar. 1

3 Resultaten Alvorens de behaalde resultaten te beschrijven, worden hieronder in Tabel 1 de doelstellingen voor 2013 getoond, zoals aan het begin van het jaar bepaald. De volgende diensten en projecten vragen om een toelichting vooraf, gezien de koerswijzigingen: Sleutel-mail Sleutel-labuitwisseling Sleutel-beeldendienst De resultaten van de evaluatie van de praktijktest hebben ons in afstemming met de programmaraad en de RvC doen besluiten om afscheid te nemen van de oplossing zoals die was ontwikkeld door Sleutelnet, Topicus en E-Novation. De belangrijkste reden is onvoldoende gebruiksvriendelijkheid vanwege 1) geen mogelijkheid gebruik Outlook, 2) alleen betalende abonnees kunnen benaderd worden, 3) versturen van bijlagen leverde problemen op. Deze oplossing was ter digitalisering van de laboratoriumrapporten van het LUMC richting de 10 ontvangende ziekenhuizen. Het pathologisch laboratorium van het LUMC vond te weinig ziekenhuizen buiten onze regio bereid om mee te werken. De leverancier van het pathologisch laboratoriumsysteem bood vervolgens een oplossing aan die direct vanuit het systeem werkte, waartoe het LUMC toen is overgegaan. Daarom is het project onder de vlag van Sleutelnet stop gezet. Vanwege hobbels bij de ontwikkeling van de XDS-infrastructuur (onder meer vertraging bij Sectra, een nieuwe release bij Fuji, steken laten vallen door Topicus, prestatieproblemen bij het netwerk), heeft de stuurgroep besloten voor de korte termijn een simpelere oplossing neer te zetten: de beeldendienst op basis van een webclient. Deze was in het najaar van 2013 operationeel en maakte digitale uitwisseling van beelden en verslagen mogelijk met nog enig handwerk, zonder XDS-standaard. De livegang van de XDS-variant is uitgesteld naar Vervolgens hebben we in 2013 een marktverkenning gedaan naar nieuwe alternatieven en een initiatiefgroep opgericht van geïnteresseerde participanten. Met deze initiatiefgroep hebben we een selectie gedaan voor een nieuwe veilige mailoplossing. Onderhandelingen, uitwerking voor onze regio, besluitvorming en pilots volgen in de eerste helft van Doelstellingen 2013 Gerealiseerd Toelichting Lopende diensten Sleutel-berichtendienst e Er zijn contracten met alle 2 -lijns instellingen e Minimaal 50% van de 1 -lijns praktijken betalen d.m.v. automatische incasso Het berichtenverkeer is met 5% toegenomen t.o.v Sleutel-mail Er zijn minimaal 100 gebruikers van Sleutel-mail Voor 80% van alle huisartsen en 20% van alle paramedici en apothekers is een SSO-knop gerealiseerd naar Sleutelmail Sleutel-transfer De gebruikersgroep heeft minimaal 4 bijeenkomsten gehad en heeft een vaste werkwijze vastgesteld Er heeft een evaluatie plaatsgevonden en minimaal 3 verbeteringen zijn gerealiseerd Sleutel-labuitwisseling Er vindt uitwisseling plaats tussen minimaal 6 ziekenhuizen Contracten ontwikkeld, maar nog niet getekend Besloten nog te wachten met incasso i.v.m. SEPA 4% toename Besloten voor een andere mailoplossing te gaan Vanwege andere mailoplossing geen behoefte Verbeteringen: uitbreiding koppelingen, bericht naar huisarts mogelijk gemaakt, gebruik verhoogd De laboratoria hebben besloten voor een andere oplossing te gaan 2

4 Doelstellingen 2013 Gerealiseerd Toelichting Projecten Sleutel-transfer fase 2 Er is een keuze gemaakt voor de inrichting van fase 2 Sleutel-labuitwisseling fase 2 Er vindt systeem-systeem uitwisseling plaats tussen minimaal 6 ziekenhuizen Sleutel-beeldendienst De beeldendienst is volledig operationeel voor 1 use case Er is een pilot afgerond voor minimaal een tweede use case Er is een plan gevormd voor uitwisseling met minimaal een tweede regio Verwijsproject De verwijsapplicatie draait in alle deelnemende instellingen 80% van de huisartsen verwijst de meerderheid van de patiënten met Sleutel-verwijzen Medicatieproject Er is een besluit genomen over de wijze van uitwisseling Een pilot is gestart Risico-analyse Alle maatregelen voortkomend uit de risico-analyse zijn geoperationaliseerd Nieuwe projecten Er heeft een inventarisatie plaatsgevonden naar de behoefte en de mogelijkheden van: Basisset patiëntgegevens Regiobreed elektronisch receptenverkeer Patiëntportaal Is geen apart project meer, maar nieuwe inrichting is wel vastgesteld, o.a. eoverdracht Zie hierboven, andere oplossing Voor de neurochirurgie draait de webclient-variant Landelijke opt-in problematiek heeft gezorgd voor vertraging Strategie Het lidmaatschap is beklijfd: Medezeggenschap is vastgesteld Rechten en plichten zijn nader vastgesteld en gecommuniceerd Overeenkomsten zijn gesloten De strategie van Sleutelnet is gespiegeld aan de strategie van andere RSO s en RSO Nederland in oprichting Participantenovereenkomst ontwikkeld, nog niet breed ondertekend Besturing en bedrijfsvoering Contractmanagement is geprofessionaliseerd Tabel 1 Kennismanagement is geprofessionaliseerd: Tabel 1 Relationele netwerk vastgelegd Archief op orde Procedures vastgelegd Communicatie is geprofessionaliseerd Successen en resultaten worden structureel gedeeld Periodieke uiting naar leden Huis (-regels) m.b.t. interne governance is op orde De consequenties van de gedragscode Elektronische Gegevensuitwisseling in de Zorg (EGiZ) zijn in kaart gebracht. Tabel 1 Kwaliteitssysteem contractmanagement, basiscontracten ontwikkeld, moeten nog getoetst worden bij participanten en leveranciers Vanwege prioritering uitgesteld naar 2014 Door expertgroep privacy 3

5 Resultaten projecten en diensten eind 2013 Project / dienst Resultaat Sleutelberichtendienst Het aantal abonnees in de 1e lijn is toegenomen met 30 Het aantal berichten in onze regio is in 2013 met 4% toegenomen tot een aantal van Sleutel-mail Gedragen besluit te stoppen met aanvankelijke veilige mailoplossing Marktverkenning naar alternatieve oplossingen Oprichting initiatiefgroep van geïnteresseerde participanten Bijeenkomsten met initiatiefgroep tbv behoefteverkenning en selectie Selectie van 4 interessante veilige mailconcepten en leveranciers Technische analyse naar veiligheid, toepasbaarheid in instellingen Gedragen offerteaanvraag naar 2 beste leveranciers Formulering van gedragen adviesbrief voor Raden van Bestuur Sleutel-transfer (POINT) Inrichting POINT voor 3 verzendende en 13 ontvangende zorginstellingen Implementatie compleet in alle klinieken van ziekenhuizen 6000 digitale transfers in 2013 Contracteren van 3 nieuwe ontvangende VVT-instellingen Sleutelbeeldendienst (XDS) Inrichting webclient Werkende webclient tussen 3 ziekenhuizen Pilot webclient neurochirurgie tussen LUMC en Diaconessenhuis Leiden Werkende XDS-uitwisseling tussen Rijnland Zorggroep en LUMC Sleutel-verwijzen (ZorgDomein) Technische aansluiting 3 ziekenhuizen, Rivierduinen en SCAL Parallelle livegang bij 3 ziekenhuizen, Rivierduinen en SCAL Instructiebijeenkomsten voor alle huisartsen met zeer hoge opkomst Aansluiting van 97% van de huisartsen bij livegang >80% van de huisartsen maakt er veel gebruik van Volledige implementatie van terugverwijsafspraken door LUMC en Rivierduinen Verbeterafspraken door 6 werkgroepen van specialisten en huisartsen Enquête tbv evaluatie onder huisartsen met groot respons Project afgerond binnen projectbudget Elektronische Medicatie Dienst (LSP) Projectplan EMD 1.0 in afstemming met stuurgroep EMD Projectplan EMD 2.0 na feedback betrokken bestuurders Financiering van de VZVZ voor regionale implementatie door Sleutelnet Groep van apothekers gevormd tbv het project Doel voor aansluitingen op LSP huisartsen (70%) en apotheken (60%) behaald Opt-ins huisartsen en apotheken gestegen naar respectievelijk 15% en 10% Sleutelpatiëntportaal Bijeenkomst voor participanten waar 20 zorgpartijen vertegenwoordigd waren Oprichting initiatiefgroep van 9 zorgaanbieders die gezamenlijk patiëntportaal willen Marktanalyse Behoefteanalyse met initiatiefgroep Gedragen visiedocument, tevens afgestemd met programmaraad Selectie van leveranciers met geschikte oplossingen Offerteaanvraag regionaal patiëntportaal naar de 2 geselecteerde leveranciers Sleutellabuitwisseling Gedragen besluit stopzetten Sleutel-labuitwisseling Sleutel-netwerk Oprichting netwerkgroep van netwerkbeheerders van alle ziekenhuizen Herinrichting firewalls tbv gebruik beeldendienst Inventarisatie kwetsbaarheden huidige netwerk Sleutel-portaal Techniek Single Sign On knop gerealiseerd bij HIS-leveranciers Medicom, Microhis en Promedico Voor Medicom en Microhis knop geactiveerd voor alle huisartsen in onze regio Volgende stap is implementatie bij de huisartsenpraktijken. Basis gelegd voor pilot inzage labuitslagen SCAL via de Sleutel-portaal Risico-analyse Alle maatregelen uit onze risico-analyse zijn ingezet Tabel 2 4

6 Financieel Het bedrijfsresultaat over 2013 is ,- positief. Door mindere resultaten de eerste jaren ( ) waren de overige reserves afgenomen tot ,- negatief. Dankzij positieve resultaten over de laatste drie jaar zijn de overige reserves weer opgelopen tot ,- positief. Het totale eigen vermogen (overige reserves + aandelenkapitaal) is ,-. De omzet van Sleutelnet is in 2013 toegenomen tot ,- (was in ,-). Dit is vooral veroorzaakt door nieuwe leden, uitbreiding van diensten (Sleutel-berichtendienst, Sleutelbeeldendienst) en projecten (Sleutel-verwijzen). Expertgroepen De expertgroep privacy heeft een regionaal privacybeleid opgesteld dat als doel heeft om te gelden als set van afspraken hoe de participanten van Sleutelnet de privacy van patiënten beschermen bij het onderling uitwisselen van patiëntgegevens. Daarnaast hebben de deelnemers kennis uitgewisseld en het initiatief genomen voor een symposium. De expertgroep regio-architectuur heeft de basis gelegd voor een regionale doelarchitectuur. Dit, door de informatiestromen in de regio in kaart te brengen, de type communicatieprocessen, de type zorgaanbieders en de gegevenssoorten hierop te ventileren. Overige resultaten We hebben in december een succesvol symposium over privacy georganiseerd, waar circa 65 personen vanuit onze participanten op af zijn gekomen. De feedback over de inhoud en de vorm van het symposium was erg positief. In oktober hebben we een strategiebijeenkomst georganiseerd, waar voor het eerst 22 bestuurders van onze participanten vertegenwoordigd waren. Hier is input gegeven voor het strategisch plan , gereflecteerd op de resultaten en werkwijze van Sleutelnet en zijn afspraken voor de toekomst gemaakt. Uit de output en de vele reacties achteraf concluderen wij dat deze bijeenkomst erg succesvol was. We hebben de nieuwe contractenstructuur tussen zorgaanbieders, Sleutelnet en leveranciers ontworpen en vastgesteld en basiscontracten ontwikkeld in samenwerking met een juridisch expert Samen met andere Regionale Samenwerkingsorganisaties (RSO s) en Twijnstra Gudde hebben we een benchmarkmodel ontwikkeld om de prestaties van Sleutelnet te vergelijken met andere RSO s en hiervan te leren. 5

7 Ontwikkelingen Leden In 2013 hebben we 3 nieuwe leden mogen verwelkomen. Dit zijn: Allerzorg IZO Thuiszorg Libertas Leiden De overige leden zijn ActiVite, Curadomi, Diaconessenhuis Leiden, Doktersdienst Duin & Bollenstreek, DSV, Flexiekids, GGD Hollands Midden, Huisartsenvereniging Rijnland, LUMC, Marente, Pro-Cura, Rijnlands Revalidatie Centrum, Rijnland Zorggroep, Rivierduinen, SCAL, Stichting Huisartsendiensten Rijnland, Topaz, Trombosedienst Leiden en omgeving, WIJdezorg en Zorg en Zekerheid. Samenwerking In 2013 is Transmuralis opgericht, het transmuraal netwerk voor Zuid Holland Noord. Zij hebben als doel de kwaliteit en regionale samenhang in de zorg te bevorderen. De achterban, uitgangspunten en hogere doelstellingen van Transmuralis en Sleutelnet sluiten sterk op elkaar aan en wij hebben dan ook nauwe samenwerking ingezet. Deze is mede zeer laagdrempelig omdat we in hetzelfde pand naast elkaar huizen. Daarnaast werken wij onverminderd samen met de volgende partijen: Onze participanten Zorgbelang Zuid-Holland Noord Reos Regionale Samenwerkings Organisaties (RSO s) in andere regio s Nictiz Vereniging Van Zorgaanbieders voor Zorgcommunicatie (VZVZ) Leveranciers van uitwisselingssystemen, zoals ZorgDomein, Topicus, Techxx, Eurofiber en E-Novation Leveranciers van informatiesystemen van onze participanten Onafhankelijke projectleiders en adviseurs Personeel In januari hebben we afscheid genomen van Femke Jongerius, onze office manager. Om dit op te vangen hebben we een nieuwe collega geworven voor de functie trainee projectleider. Na erg veel reacties op onze vacature hebben we in januari Christi Ouwerkerk mogen verwelkomen als onze nieuwe collega. 6

8 Verwachtingen Voor 2014 verwachten we drie nieuwe diensten te implementeren: Sleutel-mail, de beeldendienst op basis van XDS en het LSP. Vanwege het brede bereik van deze diensten, zal de uitrol naar verwachting doorlopen tot 2015 en wellicht langer. Naast het consolideren en doorontwikkelen van onze huidige diensten hebben we hier onze handen vol aan. Nieuwe projecten staan vooralsnog niet op de agenda. Daarnaast introduceren we in 2014 het strategisch plan , welke we met onze participanten zullen vaststellen en duiden. sper van Sambeek Directeur Sleutelnet 7