24/05/2012 KPLO: EVOLUTIES BIJ LOKALE OVERHEDEN HET NIEUWE SAMENWERKEN VLAAMSE ICT ORGANISATIE EN ICMS

Transcriptie

1 KPLO: EVOLUTIES BIJ LOKALE OVERHEDEN HET NIEUWE SAMENWERKEN VLAAMSE ICT ORGANISATIE EN ICMS Het is een gegeven dat de cultuur rond internet de laatste jaren enorm veranderd is. Het is ook een feit dat mede/kenniswerkers meer flexibiliteit eisen rond hun prestaties, niet alleen naar jobinhoud maar ook naar any-time, any-place, any-where enerzijds en anderzijds naar de favoriete tools die ze wensen te gebruiken. Nieuwe Werken is meer dan flexwerken. Het nieuwe werken zonder een doordacht informatiebeheer en kennisbeheer is niet realistisch. En dit heeft ook een impact op de werking van lokale overheden. Privé vinden we mekaar relatief makkelijk op het internet. Professioneel ontbreken vaak de juiste omgevingen omdat er net iets meer verantwoordelijkheden, controle, betrouwbaarheid en dergelijke aspecten noodzakelijk zijn. Intern in uw organisatie kan u met cloud2.0 oplossingen een grote stap vooruit zetten. De grenzen stoppen vandaag echter niet meer aan de gemeente- of stadsgrens. Uw collega s hebben dezelfde informatie en kennis behoeften, uitdagingen en problemen. VICTOR, samen met VVSG en ICMS, zag deze evolutie aankomen. De projectpartners bieden met KPLO een betrouwbaar gemeenschappelijk platform om vandaag en in de toekomst het nieuwe (kennis) werken voor de sector te realiseren. Dit online kennisdeling- en communityplatform vormt samen met de uitgebouwde regionale kenniskringen in gans Vlaanderen het hart van dit project. Via deze initiatieven wil V-ICT-OR het uitwisselen van kennis en ervaring faciliteren tussen lokale besturen. Daarnaast ontstaan er uit deze kenniskringen andere vormen van samenwerking zoals de samen-aankoop van computermateriaal, het samen opstellen van beleidsplannen, veiligheidsplannen of raamcontracten, etc. 1

2 ICMS GROUP NV ICMS TINK JERI information creation management solutions transfer of information & knowledge just enough relevant information, when & where needed 1999, Belgisch, privé personen - KULeuven investeringsfonds 20 personen in Boortmeerbeek en Antwerpen De innovatieve specialist rond toegankelijkheid, behandeling en productiviteit van papier, formulieren, dossiers, documenten, mails, foto s, Leverancier van Documentbeheer, dossierbeheer, mid-office auto-classifcatie, zoeken en vinden, expert locator Stel eindgebruiker centraal, verandering en productiviteit zijn een resultaat Klanten en gebruikers in België en internationaal copyright ICMS group nv, all rights reserved 24/05/ UITDAGINGEN LOKALE OVERHEDEN Betere dienstverlening Kortere doorlooptijden door optimale (minder) processen Overzichten en opvolgen dossiers Identificeren knelpunten Nieuwe kanalen met de burger Voldoen aan bestaande en nieuwe regelgeving Toegankelijkheid tot informatie Hergebruik van kennis en expertise Aansluiting back-office en interacties tussen toepassingen Veranderingsimpact op medewerkers copyright ICMS group nv, all rights reserved 4 2

3 HUIDIGE SITUATIE, OOK BIJ U? correspondence fax e-forms files conversation your typical user Verspreid Niet beheerd Niet te vinden Veel tijd verlies Wat met risico s? loket/reception meeting copyright ICMS group nv, all rights reserved 24/05/ DE KENNISWERKER BIJ OVERHEDEN informatie overload how? copyright ICMS group nv, all rights reserved 24/05/

4 IMPACT UITDAGINGEN DIENSTENORGANISATIES Dossierbeheer front-office en mid-office zaak systeem toegang tot regelgeving, expertise, Nieuwe werken flexibel werken beveiligd steeds toegang tot betrouwbare informatie, van op iedere plaats BYOD bring your own devices Nadenken en visie/stappenplan ontwikkelen rond Postbehandeling documentbeheer dossierbeheer mid-office Beveiliging versus steeds op de hoogte zijn Dwarsdoorsneden en overzichten JERI: just enough relevant information, when and where needed TOP-5 OPPORTUNITEITEN toegankelijkheid Papier secundair maken centrale toegankelijkheid alle informatie bronnen belangrijke informatie Juridisch documenten beheren Operationele documenten beheren Dossiers behandelen JERI Een JERIdashboard aanbieden, notificaties Overzichten Juiste expert vinden Flexibele workflow correspondentie volume en correspondentie Geautomatiseerd e verwerking van facturen formulieren Automatisch documenten aanmaken in dossiers Verder groeien Modulair schrijven en conditioneel publiceren welke kennis in huis en hoe ingezet copyright ICMS group nv, all rights reserved 8 4

5 aantal processen 24/05/2012 STAP VOOR STAP GROEIEN vinden documentbeheer goedkeuring & opvolging dossierbeheer workflow & overzichten Toegankelijkheid TiNKsearch + KPLO Communicatie website Akten scanning-dms Contracten opvolging-dms Facturen goedkeuring-dms Postbehandeling workflow-dms Postregistratie(in/uit) scan-ocr-toewijzing Specifieke afhandeling bvb klachten Contacten-rollen burgers-organisaties Dossierwerking generieke afhandeling Zaak/mid-office FO-BO-cataloog Communicatie PIP evolutie organisatie-cultuur copyright ICMS group nv, all rights reserved 24/05/ DOSSIERBEHEER: ALGEMENE KENMERKEN Electronisch Dossierbeheer Dossier/zaak (klant) staat centraal Basiskenmerken Dossier is een elektronische verzamelmap/folder waarin documenten en andere informatie-objecten worden bijgehouden Folder voorzien van onderverdelingen (tabs) Voorts gebaseerd op de TINK methode (metadata, virtuele folders, PIP, JERI, enz) TINK = centrale opslagplaats voor alle dossier/zaak informatie (volledige zaaklevenscyclus met documenten, contacten, beslissingen, data) Focus op samenwerken rond dossiers Aandacht voor kanalen (balie, , web, etc.) Dossierinrichting/eigenschappen zijn herbruikbaar (zaak/dossiertype cataloog) copyright ICMS group nv, all rights reserved 24/05/

6 OVERZICHT GEMEENTELIJK INFORMATIEMODEL copyright ICMS group nv, all rights reserved 24/05/ DOSSIERSYSTEEM USER INTERFACE (LOOK & FEEL) Procesverloop e Dossierstatus Dossierheader r Dossierinhoud r 24/05/ copyright ICMS group nv, all rights reserved 6

7 Specifieke informatie Algemene informatie KENNISWERKING OVER GRENZEN HEEN KENNISNODEN VAN LOKALE OVERHEDEN Allemaal met zelfde problematiek bezig In de diensten Als dienstverlening naar burger Wetgeving, circulaires, Te veel informatie om te verwerken Geen concurrenten van mekaar in een hele reeks domeinen Al meerdere initiatieven om informatie en kennis uit te wisselen Verwachte resultaten KM zijn ook voor steden, gemeenten, ocmw, politiezones, van toepassing copyright ICMS group nv, all rights reserved 14 7

8 UW INFORMATIE WERELD JERI? copyright ICMS group nv, all rights reserved 24/05/ Interne website Perspectief infoleverancier Te veel Broad-casting EXTRANETS/INTRANETS INFO TOOLS VOOR WIE? ACTUELE ISSUES Één voorstelling Niet geïnformeerd Niet vinden Kwaliteit informatie 16 8

9 JERI Dynamisch Persoonlijk profiel Vinden Gebruiken Ontdekken Geïnformeerd WAAROM? VISIE & STRATEGIE Eigen bijdrage Samenwerken 17 TiNK methode (context driven) Narrowcasting Autoclassificatie Virtual dynamic folders Knowledge Watchers (agents) Profiling (expertise) Profiling (interested in) HOE? METHODEN & INSTRUMENTEN Meta-filtering (enhanced finding) 18 9

10 JERI dashboard Persoonlijke presentatie Persoonlijk profiel Context driven matching Geen informatie stress Geïnformeerd need-to-know WAT? INSTRUMENTEN & RESULTATEN Beter gebruik & hergebruik Ontdekken samenwerken 19 NEW VERSION KNOWLEDGE 20 10

11 COMPLIANCE TECHNICAL STANDARDS 21 PRIVATE CLOUD 22 11

12 EXTENSIE: CENTRALE KENNISBANK Uw organisatie centrale omgeving branche monitoring norms standards TiNK4u server Web services manage ment techniques technology watch TiNK4u KNOWLIAH server laws directives copyright ICMS group nv, all rights reserved 24/05/ Ontdekken Vinden Bijdragen samenwerken JERI gebruiker hergebruikt Persoonlijke presentatie 24 12

13 Manu Coene PRAKTISCHE INVULLING 13