Meer studiesucces en minder werkdruk in het hoger onderwijs met behulp van ICT

Transcriptie

1 Toetsing en Toetsgestuurd Leren Meer studiesucces en minder werkdruk in het hoger onderwijs met behulp van ICT Routeboekje voor het indienen van projectvoorstellen voor de tender 2011

2 inhoudsopgave Voorwoord 1 Programma Toetsing en Toetsgestuurd Leren 2 Pijler 1 Het verminderen van studie-uitval en werkdruk in het hoger onderwijs 4 pijler 2 Expertisenetwerk digitaal toetsen 8 pijler 3 Technische beheer- en infrastructuur 10 Algemene voorwaarden en procedure 12 PlanninG 14 Pijler 1 Format Projectvoorstel 16

3 Voorwoord Met het programma Toetsing en Toetsgestuurd Leren pakken instellingen voor hoger onderwijs twee maatschappelijke problemen aan: studie-uitval van studenten en werkdruk van docenten in het hoger onderwijs. Daarnaast geeft het programma een impuls aan de kwaliteit van digitaal toetsen in het hoger onderwijs door kennis over toetsen en bijspijkeren te ontwikkelen en te bundelen. Hoger onderwijsinstellingen worden uitgenodigd om projectvoorstellen in te dienen op het gebied van toetsing en bijspijkeren. Projecten in dit programma kunnen ook in samenwerking met instellingen voor voortgezet en/of middelbaar beroepsonderwijs worden uitgevoerd. In de eerste tenderronde van het programma zijn elf projecten gesubsidieerd. Samen met de projecten die in deze tweede tenderronde subsidie krijgen, kunnen zij een belangrijke impuls geven aan de mogelijkheden die digitaal toetsen en toetsgestuurd leren kunnen bieden. Wij hopen daarom op vernieuwende en kansrijke projectvoorstellen. Amandus Lundqvist Voorzitter Algemeen Bestuur Stichting SURF Ineke van Oldeniel Voorzitter Platformbestuur ICT en Onderwijs, SURFfoundation 1

4 Toetsing en Toetsgestuurd Leren Het programma Toetsing en Toetsgestuurd Leren wil door de ontwikkeling en implementatie van digitale toetsen de uitval onder studenten in het hoger onderwijs verminderen, de werkdruk van docenten verlagen en een bijdrage leveren aan de verbetering van de kwaliteit van toetsing in het hoger onderwijs. Via projectsubsidies kunnen instellingen voor hoger onderwijs gezamenlijk ICToplossingen ontwikkelen, die voortbouwen op good practices en erop gericht zijn om de aansluiting en de voortgang in het hoger Onderwijs met behulp van digitale toetsen en digitaal bijspijkermateriaal te verbeteren. In een landelijk expertisenetwerk wordt kennis over de kwaliteit van toetsen ontwikkeld, gebundeld en ontsloten. Een nationale technische infrastructuur die in het programma wordt ingericht bundelt succesvolle nationale initiatieven op het gebied van toetsing en bijspijkeren. Het programma Toetsing en Toetsgestuurd Leren biedt ruimte voor initiatieven van onderwijsinstellingen die met behulp van digitale toetsen en online bijspijkermateriaal de uitval van studenten verminderen en/of de werkdruk van docenten terugdringen. Vanuit het expertisenetwerk leveren experts uit het onderwijsveld praktische handreikingen op, ondersteund door onderzoeksresultaten, die bijdragen aan het verbeteren van de kwaliteit van toetsing in het onderwijs. Een professionaliseringstraject voor docenten, docentopleiders en examencommissies maakt daar onderdeel van uit. De oplevering van een technische infrastructuur, de inrichting van een ontwikkel- en beheerorganisatie en de gezamenlijke inkoop van applicaties zorgen voor betere randvoorwaarden voor de continuïteit van de bestaande toetsprojecten. Pijler 1 Het verminderen van studie-uitval en werkdruk in het hoger onderwijs Binnen de eerste pijler voeren onderwijsinstellingen in samenwerking projecten uit die gericht zijn op het verminderen van de studie-uitval in het hoger onderwijs en/of het verminderen van de werkdruk van docenten, met behulp van de inzet van digitaal toetsen. Binnen de tender 2011 van het programma Toetsing en Toetsgestuurd Leren kunnen projectvoorstellen binnen pijler 1 worden ingediend. Zie pagina 16 voor het format voor projectvoorstellen binnen pijler 1. Pijler 2 Expertisenetwerk digitaal toetsen Binnen de tweede pijler wordt kennis en expertise op het gebied van digitaal toetsen in het onderwijs gebundeld en ontsloten in een expertisenetwerk. Resultaten en ervaringen van de subsidieprojecten uit de tender 2010 worden meegenomen in het expertisenetwerk. Binnen het expertisenetwerk wordt een professionaliseringsaanbod ontwikkeld van onder andere workshops en seminars. De Special Interest Group Digitaal Toetsen, een community van belangstellenden en experts, speelt een belangrijke rol in het expertisenetwerk. Alle projecten die binnen het programma Toetsing en Toetsgestuurd Leren worden uitgevoerd, leveren ook een bijdrage aan het expertisenetwerk. blz 4 blz 8 Door succesvolle samenwerkingsprojecten te bundelen geeft het programma een impuls aan de kwaliteit van toetsen en het efficiënter inzetten van middelen. Het programma kan nu nog losstaande diensten en producten een centrale plek bieden door een gezamenlijke technische infrastructuur met een centrale beheerorganisatie in te richten. De activiteiten in het programma worden uitgevoerd binnen drie pijlers, die onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn Pijler 3 technische beheer- en infrastructuur Binnen de derde pijler wordt een technische infrastructuur ingericht met een bijbehorende ontwikkel- en beheerorganisatie, om de continuïteit van de projecten te faciliteren. De technische infrastructuur wordt vormgegeven op basis van de wensen van de projecten die binnen pijler 1 worden uitgevoerd. Alle projecten die binnen het programma Toetsing en Toetsgestuurd Leren worden uitgevoerd, leveren ook een bijdrage aan de vormgeving van de technische infrastructuur. blz

5 Pijler 1 pijler Het verminderen van studie-uitval en werkdruk in het hoger onderwijs 1 Binnen pijler 1 kunnen onderwijsinstellingen in samenwerkingsverbanden projectvoorstellen indienen die met behulp van digitale (voortgangs)toetsen en/of online studie- en bijspijkermateriaal een bijdrage leveren aan: Het verminderen van de studie-uitval in het hoger onderwijs en/of Het verlagen van de werkdruk van docenten in het onderwijs. Voor de tender 2011 is een subsidiebedrag van beschikbaar. Projecten die binnen pijler 1 worden uitgevoerd hebben een looptijd van maximaal twee jaar en starten uiterlijk op 1 maart Elk project ontvangt maximaal subsidie op voorwaarde dat er matching van minimaal 30% plaatsvindt. Beoordelingscriteria Projecten dienen voort te bouwen op al behaalde resultaten van instellingsoverstijgende initiatieven op het gebied van toetsing en bijspijkeren. Projectvoorstellen die zich richten op aansluitingsproblemen die studenten ondervinden in de overgang naar een ander onderwijsniveau, moeten altijd een samenwerking zijn van het toeleverende en het ontvangende onderwijsveld. Projecten kunnen ook in samen werking met de arbeidsmarkt worden uitgevoerd. Binnen het programma Toetsing en Toetsgestuurd Leren staat kennis - uitwisseling centraal. De opgedane ervaringen binnen de projecten van pijler 1 krijgen een plek in het expertisenetwerk (pijler 2). De projecten zijn leidend bij het formuleren van de specificaties van de technische infrastructuur (pijler 3). Van uitvoerders van projecten in pijler 1 wordt daarom verwacht dat zij ten minste tien dagen per jaar reserveren voor kennisuitwisseling en samenwerking. Hiertoe organiseert SURFfoundation regelmatig programmabijeenkomsten voor projectleiders. Deelname aan het programma Toetsing en Toetsgestuurd Leren betekent dat projecten zich committeren aan de verwachte bijdragen aan programma-activiteiten. Zie voor nadere toelichting het format op pagina 16. Studie-uitval Studie-uitval vormt een substantieel probleem in het hoger onderwijs. In het eerste studiejaar in het hoger onderwijs staakt ongeveer 10% van de studenten hun studie. Voor een op de tien studiestakers in het hoger onderwijs is een moeizame overgang vanuit de vooropleiding naar de vervolgstudie de belangrijkste oorzaak. Studenten ondervinden aansluitingsproblemen omdat de toelatingseisen van opleidingen niet altijd naadloos aansluiten op de eindtermen van de vooropleiding. Uitval na het eerste studiejaar wordt voor een groot deel veroorzaakt door studieachterstanden die, als ze te laat gesignaleerd worden, nauwelijks nog in te halen zijn. Daarnaast kan regelmatig inzicht in eigen studieresultaten de leermentaliteit positief beïnvloeden. Digitale toetsen bieden flexibiliteit: ze bieden de mogelijkheid om studenten beter en sneller inzicht te geven in wat zij kunnen, welk niveau van hen wordt verwacht en op welke punten bijspijkeren of het opfrissen van kennis nodig is. Zo kunnen studenten op basis van toetsuitslagen effectief worden doorverwezen naar (online) studiemateriaal, al dan niet ingebed in (zomer)cursussen. Deze oplossingen kunnen studenten helpen bij aansluitingsproblemen die zij ondervinden tussen verschillende onderwijsniveaus. Docenten kunnen met behulp van digitale toetsing beter en sneller het niveau van studenten vaststellen. Het stelt ze in staat hun studenten heel gericht aanvullend onderwijsmateriaal aan te bieden, zodat studenten hun individuele kennisachterstanden zelfstandig of begeleid kunnen overbruggen. Dit kan studie-uitval en studievertraging verminderen. Ook na het eerste jaar is het hebben van een goed zicht op de voortgang van de individuele studenten van belang. Voortgangstoetsen kunnen daarbij behulpzaam zijn. Voortgangstoetsen geven zowel de student als de docent inzicht in de persoonlijke kennisontwikkeling van de individuele student. Instellingen kunnen daarnaast de voortgang van cohorten vaststellen, en de positie van een individuele student binnen het cohort vaststellen en beoordelen. Voortgangstoetsen bieden instellingen ook een benchmark voor de toetsing van hun onderwijskwaliteit, zeker als dezelfde voortgangstoets binnen verschillende instellingen wordt afgenomen. Een overzicht van de projecten die in 2011 zijn gestart is te vinden op Het programma Toetsing en Toetsgestuurd Leren wil een bijdrage leveren aan het verminderen van de studie-uitval van studenten in het hoger onderwijs, bijvoorbeeld door: het verbeteren van de aansluiting van het voortgezet en middelbaar beroepsonderwijs op het hoger onderwijs, door gezamenlijk diagnostische toetsen en bijspijker- en opfrismateriaal te ontwikkelen; het verbeteren van de studievoortgang van studenten door het inzetten van voortgangstoetsen; het verbeteren van de aansluiting van het hoger onderwijs naar het werkveld, door gezamenlijk toetsbanken te ontwikkelen die bijvoorbeeld kunnen worden ingezet voor een betere voorbereiding op stages. 4 5

6 Pijler 1 Landelijk werken zestien HBO-V opleidingen al een aantal jaren met de digitale toetsen bank. Docenten en studenten zijn zeer enthousiast over de mogelijkheden hiervan door onder meer de tijdsbesparing die het gebruik oplevert. Nu richten we ons op het verder uitbreiden van de toetsenbank en het intensiever gebruiken ervan. Digitaal toetsen als hulpmiddel tijdens de gehele opleiding wordt daarmee een feit. Wil de Groot-Bolluijt, Hogeschool Rotterdam, projectmanager van BoKS (Pijler 1 project, tender 2010) We weten dat regelmatig toetsen helpt bij het leren. Studenten leren soms zelfs beter van toetsen dan van studeren. Dat vereist wel dat je toets aan een aantal voorwaarden voldoet, zoals snelle en goede feedback en de mogelijkheid om niet alleen nieuwe maar ook juist al bestaande kennis regelmatig te toetsen. Caspar Groeneveld, Universiteit van Amsterdam, projectleider Computer Aadaptieve Monitoring in het statistiek onderwijs (Pijler 1 project, tender 2010). Werkdruk De werkdruk van docenten in het hoger onderwijs is hoog. Een groot deel van het taken pakket van docenten bestaat uit het maken en het nakijken van de toetsen, het geven van feedback en het doorverwijzen naar aanvullend studiemateriaal. Met de invoering van de bachelor-masterstructuur is het aantal toetsmomenten alleen maar toegenomen. Met steeds meer toetsmomenten ontstaat de urgentie om het maken van toetsen en het nakijken ervan efficiënter te organiseren. Daarnaast zien docenten zich geconfronteerd met een steeds heterogenere studentenpopulatie: (internationale) studenten met de meest uiteenlopende vooropleidingen en achtergronden beschikken over zeer verschillende voorkennis als zij starten met hun opleiding. Docenten moeten daarom veel extra tijd investeren om ervoor te zorgen dat studenten het juiste startniveau voor hun cursus hebben. Met behulp van ICT is tijdswinst te behalen waar het gaat om het ontwikkelen, afnemen en nakijken van toetsen. Dat kan gaan om het - over instellingsgrenzen heen - ontwikkelen van toetsbanken, het automatisch nakijken van digitale toetsen, en het op maat aanbieden van bijspijkermateriaal. Aan de hand van automatisch gegenereerde feedback kunnen studenten geconstateerde kennisachterstanden zelfstandig inhalen met behulp van digitaal onderwijsmateriaal. Het programma Toetsing en Toetsgestuurd Leren wil een bijdrage leveren aan het verminderen van de werkdruk van docenten, bijvoorbeeld door: het verminderen van de ontwikkeltijd van toetsen door in samenwerkingsverbanden van docenten van verschillende instellingen digitale toetsbanken te ontwikkelen; het verminderen van de nakijktijd van toetsen door de inzet van automatisch gegenereerde antwoorden en feedback; het verminderen van de investering in het bijspijkeren van studenten die over onvoldoende voorkennis beschikken om een cursus met succes af te ronden, door bijspijkermateriaal van goede kwaliteit te ontsluiten en daarmee studenten in staat te stellen hun kennis zelfstandig bij te spijkeren; 6 7

7 Pijler 2 pijler 2 Expertisenetwerk digitaal toetsen Het programma Toetsing en Toetsgestuurd Leren zet een nationaal expertisenetwerk op waarin kennis over toetsen ontwikkeld, gebundeld en ontsloten wordt. In 2010 zijn zes onderzoeksprojecten gestart die een inhoudelijke bijdrage leveren aan het exepertisenetwerk. Daarnaast worden vanuit het netwerk professionaliseringstrajecten voor (toets)ontwikkelaars en docenten aangeboden, en wordt advies gegeven over landelijke (disciplinegerichte) samenwerking op het gebied van toetsbanken, voortgangstoetsen en flexibel onderwijsmateriaal. De Special Interest Group Digitaal Toetsen, voor experts en belangstellenden, draagt zorg voor kennisvergaring en uitwisseling, organiseert bijeenkomsten en activiteiten en levert een belangrijke bijdrage aan het expertisenetwerk. Ook projecten die binnen pijler 1 worden uitgevoerd spelen een belangrijke rol in het expertisenetwerk. Hiervoor dienen projecten voldoende tijd te reserveren. Zie voor nadere toelichting het format op pagina 16. Van de projectleiders uit pijler 1 die subsidie zullen ontvangen wordt verwacht dat zij een actieve bijdrage leveren aan het vormgeven en onderhouden van het expertisenetwerk. Dit kunnen zij doen door input te leveren in de vorm van project- of onderzoeksresultaten en door te participeren in de professionaliseringsactiviteiten en de SIG (Special Interest Group). Nederland doet internationaal mee op het gebied van kennisontwikkeling rondom toetsing op een breed terrein. Voor het basis- en voortgezet onderwijs speelt CITO een vooraanstaande rol. In het voortgezet, middelbaar- en hoger beroepsonderwijs loopt Nederland voorop met competentiegericht onderwijs en toetsing. Daarin worden meerdere veranderingen tegelijkertijd doorgevoerd, worden combinaties van formatieve en summatieve toetsing toegepast en speelt de inzet van ICT een steeds grotere rol. Deze veranderingen zijn grootschalig en niet zonder risico s. Het gezamenlijk kennisontwikkelen en kennisdelen op dit domein is daarom van groot belang om het goede te doen en dit goed te doen. Het feit dat een landelijk gedragen organisatie zoals SURF hiervoor initiatieven ontwikkelt en ondersteunt zie ik als een grote kans voor het Nederlands onderwijs. Silvester Draaijer, Vrije Universiteit Amsterdam, Adviseur ICT en Onderwijs, specialisatie digitaal toetsen. Het programmamanagement organiseert daarnaast regelmatig programma bijeen komsten voor projectleiders. Deelname aan deze programmadagen is verplicht voor projectleiders. 8 9

8 Pijler 3 Nationale technische infrastructuur pijler 3 Er is de laatste jaren veel ervaring opgedaan met (digitale) diagnostische toetsen, het flexibel aanbieden van bijspijker- en opfrisonderwijs en het aanbieden van voortgangstoetsen. Door samenwerking tussen instellingen wordt grote winst geboekt in termen van kostenbesparing en kwaliteit. Tegelijkertijd lopen deze consortia van instellingen tegen organisatorische problemen aan en vergt het slim inzetten en beheren van ICT op dit terrein specialistische kennis. Succesvolle instrumenten en samenwerkingsverbanden dreigen daarom door organisatorische problemen te stranden. Het programma Toetsing en Toetsgestuurd Leren maakt het voor ons als samenwerkende geneeskundefaculteiten mogelijk om voortgangstoetsing verder te professionaliseren. De centrale infrastructuur die binnen het programma wordt opgezet is heel belangrijk voor de uitvoering van het project VGTogether. Dit biedt ons namelijk de kans om bestaande systemen op een veiligere en stabielere wijze te beheren en aan te bieden dan nu mogelijk is. Bovendien staat deze infrastructuur het ons toe om onze systemen ook aan andere belangstellende organisaties en samenwerkingsverbanden aan te gaan bieden. Jeroen Donkers, Universiteit Maastricht, projectleider VGTogether (Pijler 1 project, tender 2010). Centraal beheer Het programma Toetsing en Toetsgestuurd Leren biedt een nationale technische infrastructuur en een centrale beheerorganisatie die nu nog los van elkaar ontwikkelde diensten en producten rond toetsing bundelt op een centrale plek. Reeds beschikbaar en nieuw te ontwikkelen materiaal kan via die infrastructuur centraal worden ontsloten. Later kan daar nieuw te ontwikkelen materiaal aan worden toegevoegd. De gewenste specificaties voor de infrastructuur worden geformuleerd in nauwe samenspraak met projecten die van de infrastructuur gebruik willen gaan maken. De projecten die binnen pijler 1 worden uitgevoerd, zijn leidend bij het formuleren van de specificaties. Door succesvolle initiatieven onder te brengen in een nationale technische infrastructuur, waarin beheer, onderhoud en ontwikkeling centraal worden geregeld, wordt continuïteit van succesvolle diensten en producten gefaciliteerd. Door deze bundeling en opschaling kunnen bovendien veel kosten worden bespaard. Binnen pijler 3 coördineert SURFfoundation de opzet van een technische infrastructuur, die bestaat uit een sectoroverstijgende generieke basisinfrastructuur (servers en netwerken). De infrastructuur biedt een stabiele omgeving voor toetsapplicaties, maar schrijft niet voor welke applicaties dat dienen te zijn. Hoewel er geen verplichting is, levert het wel schaalvoordelen op om gebruik te maken van dezelfde applicaties. Door bundeling en opschaling wordt het mogelijk om voor specifieke applicaties centraal expertise beschikbaar te stellen, waar dat voor afzonderlijke instellingen nauwelijks mogelijk is. Het delen van dezelfde applicatie levert ook een kostenbesparing op en daarmee een extra stimulans voor onderwijsinstellingen om zich aan te sluiten. Het is de verwachting dat het aantal verschillende applicaties waarvan instellingen gebruik willen maken beperkt zal zijn. De technische infrastructuur biedt ruimte aan projecten ongeacht de fase waarin zij zich bevinden. Een project dat zich nog in een innovatiefase bevindt kan op een eenvoudige wijze gebruikmaken van de beschikbare basisinfrastructuur en zelfs van applicaties die al zijn aangesloten op de basisinfrastructuur. Zodoende kunnen de projecten zich meer richten op het toetsen zelf in plaats van de onderliggende techniek. De projecten uit pijler 1 dragen bij aan het inrichten van de technische infrastructuur. Om te komen tot de specificaties van de technische infrastructuur en de implementatie van hun diensten, investeren zij een deel van hun projectbudget in pijler 3. De activiteiten binnen pijler 3 worden gecoördineerd door de projectcoördinator die is aangesteld bij SURFfoundation

9 Algemene voorwaarden en procedure Voorwaarden projectvoorstel 1. Projectvoorstellen kunnen worden ingediend door instellingen voor hoger onderwijs. Projecten binnen pijler 1 worden uitgevoerd door ten minste drie instellingen, waarvan ten minste twee instellingen voor hoger onderwijs. Instellingen voor voortgezet en middelbaar beroepsonderwijs kunnen ook participeren in de projecten. 2. Projectvoorstellen dienen volgens het format projectvoorstel, te worden ingediend (zie pagina 16) 3. Projectvoorstellen dienen te voldoen aan de algemene voorwaarden, en dienen tijdig te worden ingediend, uiterlijk 1 november 2011, om uur, per post en per mail. Procedure voorbereiding projectaanvraag De besluitvorming voor subsidiëring van projecten wordt gebaseerd op basis van uitgewerkte projectvoorstellen. SURFfoundation begeleidt indieners van projecten die daar prijs op stellen bij het opstellen van hun projectaanvraag. SURFfoundation organiseert informatiebijeenkomsten waarin de tender, de procedure en de criteria worden toegelicht. 1. Er vinden twee informatiebijeenkomsten plaats voor belangstellenden voor het programma Toetsing en Toetsgestuurd Leren. Tijdens deze bijeenkomsten is er gelegenheid om ideeën verder uit te werken en samenwerking te zoeken met andere partijen. a. 14 april 2011, van 13:00-16:00, SURFfoundation, Utrecht b. 16 mei 2011, van 13:00-16:00, SURFfoundation, Utrecht 2. Projectindieners kunnen vanaf 1 april 2011 een beroep doen op het programmamanagement van het programma Toetsing en Toetsgestuurd Leren voor advisering bij het opstellen van hun projectvoorstellen via erdman@surf.nl, of Procedure indiening 1. Het projectvoorstel kan worden ingediend tot dinsdag 1 november 2011, uur. Het projectvoorstel moet digitaal en per post worden ingediend ter attentie van Christien Bok, Platform ICT en Onderwijs SURFfoundation, Postbus 2290, 3500 GG Utrecht, en per mail via info@surf.nl. Het projectvoorstel dient tijdig te zijn ingediend door de universiteit of hogeschool die als penvoerende instelling zal optreden, en ondertekend te zijn door het College van Bestuur van de penvoerende instelling. Het projectvoorstel dient vergezeld te gaan van alle originele letters of intent van de Colleges van Bestuur van alle projectpartners. Een voorbeeld van een letter of intent is te vinden op Procedure beoordeling en subsidiebesluit 1. SURFfoundation legt het projectvoorstel voor aan de Wetenschappelijk Technische Raad (WTR, van Stichting SURF, met het verzoek het voorstel inhoudelijk te beoordelen en het Platformbestuur ICT & Onderwijs te adviseren. De beoordelingscommissie bestaat behalve uit leden van de WTR ook uit externe deskundigen. 2. De WTR nodigt de indieners van projectvoorstellen uit voor een toelichtend gesprek. De gesprekken vinden plaats op 23, 24 en 25 november Projectindieners ontvangen op 14 december 2011 het conceptadvies van de WTR, en worden in de gelegenheid gesteld om het conceptadvies op feitelijke onjuistheden en omissies te controleren voordat dit advies aan het Platformbestuur wordt voorgelegd. Een reactie kan tot 16 december 2011, 12:00 uur worden ingediend via info@surf.nl. 4. Het Platformbestuur ICT en Onderwijs besluit tweede helft januari 2012 welke projecten in aanmerking komen voor subsidie. Het Platformbestuur ICT en Onderwijs baseert zich bij zijn besluit op het advies van de WTR. 5. Na afloop van de beoordelingsprocedure kunnen projectindieners de procedure evalueren met de secretaris van de WTR en/of het programmamanagement. Opvragen en uitbetaling subsidie 1. De penvoerder legt uiterlijk een maand na afloop van elk kalenderkwartaal een voortgangsrapportage met een financiële verantwoording voor aan de Commissie Projectbewaking van SURF. Na goedkeuring wordt subsidie betaalbaar gesteld aan de penvoerder, op basis van de daadwerkelijk gemaakte kosten in het betreffende kwartaal. De penvoerder en deelnemende instellingen financieren dus altijd de gemaakte kosten voor. De penvoerder is verantwoordelijk voor onderlinge verrekening van betaalbaar gestelde subsidie. 2. SURF stelt in afwachting van goedkeuring van de financiële eindafrekening van het project 80% van de toegekende subsidie betaalbaar. De eindafrekening vindt plaats nadat SURF de financiële eindafrekening heeft goedgekeurd

10 Uitvoering van de projecten 1. De projectindiener werkt het goedgekeurde projectvoorstel uit tot een definitief Controlling Document. De projectleider wordt hierbij geadviseerd door het programmamanagement. Het definitieve Controlling Document kan tot uiterlijk 20 februari 2012 bij SURFfoundation worden ingediend. SURFfoundation beslist uiterlijk op 27 februari 2012 over goedkeuring van het Controlling Document. Na goedkeuring van het Controlling Document kan het project starten. Projecten starten uiterlijk 1 maart De relatie tussen Stichting SURF en de uitvoerende instellingen wordt geformaliseerd in de subsidievoorwaarden. De subsidievoorwaarden worden door Stichting SURF en de penvoerende instellingen ondertekend. De standaard subsidievoorwaarden zijn via te raadplegen. 3. De bewaking van de voortgang van het project heeft Stichting SURF belegd bij de Commissie Projectbewaking (CP, 4. De penvoerder verplicht zich de Commissie Projectbewaking te voorzien van de door deze commissie gevraagde informatie, binnen de door hen gestelde termijnen. 5. Met deelname aan het programma Toetsing en Toetsgestuurd Leren committeert de penvoerder zich tot deelname aan programma-activiteiten. Hiervoor dienen 10 dagen per jaar te worden gereserveerd. Deze dagen worden gebruikt om invulling te geven aan het expertisenetwerk en de infrastructuur. Van projectleiders wordt verwacht dat zij hun expertise en inzet beschikbaar stellen voor disseminatie- en/of professionaliseringsactiviteiten. planning Datum Formele deadlines Begeleidingstraject Uitvoering 1 april 2011 Opening call for tender Programma Toetsing en Toets gestuurd Leren 14 april 2011 Informatiebijeenkomst tender Programma Toetsing en Toetsgestuurd Leren, SURFfoundation Utrecht 16 mei 2011 Informatiebijeenkomst tender Programma Toetsing en Toetsgestuurd Leren, SURFfoundation Utrecht Call beschikbaar via Aanmelden via Aanmelden via 1 november 2011 Deadline indienen projectvoorstellen Indienen per post t.a.v. Christien Bok, SURFfoundation, Postbus 2290, 3500 GG Utrecht, en per mail via info@surf.nl 3 november 2011 Voorleggen ontvankelijke projectvoorstellen aan de WTR door SURFfoundation 23, 24, 25 november 2011 Gesprekken projectindieners met Wetenschappelijk Technische Raad 14 december 2011 Conceptadvies Wetenschappelijk Technische Raad naar indieners 16 december 2011 Reactie op conceptadvies van indieners naar Wetenschappelijk Technische Raad Projectindieners ontvangen een uitnodiging voor het gesprek tegelijk met de ontvangstbevestiging van het projectvoorstel Projectindieners ontvangen het conceptadvies per mail Projectindieners sturen een reactie op het conceptadvies per mail naar info@surf.nl tweede helft januari 2012 Besluit subsidiëring door Platformbestuur ICT en Onderwijs Het programmamanagement deelt het subsidiebesluit telefonisch mee aan de projectindieners 26 januari 2012 Startbijeenkomst nieuwe projecten vanaf subsidiebesluit tot 20 februari 2012 Opstellen controlling document Het programmamanagement begeleidt projectleiders bij het opstellen van het definitieve Controlling Document Het programmamanagement beoordeelt de ingediende Controlling Documents 20 februari 2012 Deadline indienen definitief Controlling Document Het programmamanagement stelt de ingediende Controlling Documents definitief vast uiterlijk 1 maart 2012 Start van gesubsidieerde projecten 14 15

11 Pijler 1 Format Projectvoorstel Pijler 1 Op staat een checklist met de eisen waaraan het projectvoorstel moet voldoen. 1. Voorblad Op het voorblad staan gegevens over penvoerder, deelnemende instellingen en projectinformatie. Het format voor het voorblad dat gebruikt moet worden is te downloaden op 2. Samenvatting Beschrijf in maximaal 150 woorden: de probleemanalyse en doelstellingen die ten grondslag liggen aan het project; het beoogde projectresultaat; de beoogde aanpak. 3. Onderbouwing en beoogd resultaat a. Probleemstelling en probleemanalyse Beschrijf het probleem dat ten grondslag ligt aan het projectvoorstel en de relevantie daarvan in relatie tot één of beide thema s van het programma Toetsing en Toetsgestuurd Leren. Maak een diagnose van het probleem: waardoor wordt het veroorzaakt, welke actoren en onderwijsniveaus zijn betrokken bij het probleem, en welke pogingen zijn al gedaan om het probleem op te lossen? b. Projectdoelstellingen en ambitieniveau Beschrijf de doelstellingen van het project, wat is de gewenste toestand die het project gaat opleveren? Beargumenteer hoe het project bijdraagt aan het realiseren van de ambities van het programma Toetsing en Toetsgestuurd Leren: verminderen van de studie-uitval en/of werkdruk van docenten. Formuleer het ambitieniveau in meetbare resultaten. c. Beoogd resultaat en afbakening Beschrijf de interventie die u gaat plegen om de doelstellingen van het project te realiseren. Onderbouw waarom de gekozen interventie volgens u leidt tot de gewenste uitkomsten van het project. Beschrijf de deliverables van het project, de concrete resultaten die u in het project gaat opleveren. Beschrijf de afbakening van de activiteiten: wat wordt in het project wel en wat niet aangepakt. Maak op basis van een quick scan helder hoe het project zich verhoudt tot andere initiatieven die zich op dezelfde problematiek richten. Beschrijf welke methoden, technieken en/of instrumenten worden ingezet om het projectdoel te realiseren. Alleen projecten die voort bouwen op bewezen technieken komen voor subsidie in aanmerking. Onderbouw daarom het bewezen succes van de gebruikte technieken, methoden en/of instrumenten, liefst in de context van het project. Beargumenteer waarom de betrokken actoren bereid zouden zijn om met deze technieken, methoden en/of instrumenten te werken. d. Doelgroep en belanghebbenden Beschrijf op welke doelgroepen het projectvoorstel zich richt, en welk belang deze en mogelijk andere doelgroepen (kunnen) hebben bij de resultaten van het project. Geef aan wat de omvang van de beoogde doelgroep is in termen van beoogde impact tijdens de projectperiode en na afloop daarvan. Bij de beoordeling van de projectvoorstellen spelen de omvang van de beoogde doelgroep en de effecten voor deze doelgroep een rol, omdat het programma Toetsing en Toetsgestuurd Leren streeft naar nationale impact. 4. Plan van aanpak a. Activiteitenplan Beschrijf de concrete deelresultaten en activiteiten in helder onderscheiden werkpakketten. Wees in de beschrijving van de deelresultaten zo specifiek mogelijk, beschrijf ze SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden). Elk werkpakket bevat per activiteit in ieder geval: beschrijving van de op te leveren concrete deliverables; beschrijving van de kwaliteitscriteria; personele inzet van de deelnemende instellingen. De deliverables komen terug in de planning en de begroting. b. Planning met standlijnenoverzicht Beschrijf de activiteiten binnen het project met start- en einddata. Hanteer bij de fasering zoveel mogelijk (kalender)kwartalen. Beschrijf in een standlijnenoverzicht (zie toolbox voor een voorbeeld) per werkpakket wanneer welke deliverables worden opgeleverd en door wie. Het project heeft een looptijd van maximaal 24 maanden, en start uiterlijk op 1 maart c. Projectorganisatie Beschrijf hoe de projectorganisatie is ingericht. Beschrijf in elk geval: samenstelling en taakstelling projectmanagement en stuurgroep; persoonsgegevens en korte beschrijving ervaring projectleider van de penvoerende instelling; rollen en verantwoordelijkheden van betrokkenen; rapportagestructuur en besluitvormingsproces

12 Pijler 1 Projecten moeten worden uitgevoerd door ten minste drie instellingen, waarvan ten minste twee instellingen voor hoger onderwijs. Beschrijf de samenstelling van het projectconsortium, de penvoerder en de inbreng van de verschillende partners. Onderbouw hoe het project met de gekozen strategie aansluit bij instellingsbeleid van de deelnemende instellingen. Projecten die zich richten op het verbeteren van de aansluiting van de verschillende onderwijs niveaus en/ of de arbeidsmarkt, dienen altijd in samenwerking met betrokken partijen (voortgezet onderwijs, middelbaar of hoger beroeps onderwijs en/of de arbeidsmarkt) te worden uitgevoerd. e. Disseminatie en kennisoverdracht Beschrijf welke activiteiten georganiseerd worden voor kennisoverdracht om de uitkomsten en ervaringen met anderen te delen. Beschrijf de beoogde gebruikers van de resultaten en de middelen die worden ingezet om de verschillende gebruikers bij het project te betrekken en het daadwerkelijk gebruik van de resultaten te stimuleren. Ten minste 7,5% van het projectbudget wordt gereserveerd voor disseminatie en kennisoverdracht. Een deliverable is in elk geval een praktijkbeschrijving van het project. Een format hiervoor wordt tijdig ter beschikking gesteld. d. Projectbegroting Gebruik voor de projectbegroting het format op (toolbox). Een rekenvoorbeeld voor het aan te vragen subsidiebedrag en de kosten voor projectmanagement, disseminatie is te vinden op Het project heeft een projectbudget van maximaal Subsidietoekenning voor het project vindt plaats op basis van matching: deelnemende instellingen matchen ten minste 30% van het totale projectbudget. Kosten voor projectleiderschap en financieel management van de penvoerende instelling worden 100% vergoed tot maximaal 7,5% van het totale projectbudget. Als deze kosten hoger zijn dan 7,5% van het totale projectbudget vindt er matching plaats volgens het matchingspercentage van 30%. Voor deelname aan programma-activiteiten dienen ten minste tien dagen per jaar te worden gereserveerd. Deelname aan het programma Toetsing en Toetsgestuurd Leren betekent dat projecten zich committeren aan deze bijdragen aan programmaactiviteiten. Voor alle projectmedewerkers, ook voor ingehuurde externe partijen, wordt een vast uurtarief van 75 inclusief eventuele BTW gehanteerd. Service van derden die niet gebaseerd is op de inzet van uren, kan onderbouwd worden opgenomen in de projectbegroting. Licentiekosten voor de duur van het project kunnen worden opgenomen in de projectbegroting. Aanschaf van hardware wordt alleen gefinancierd als het noodzakelijk is voor de uitvoering van het project en geen onderdeel uitmaakt van de reguliere exploitatie van de deelnemende instellingen. Kosten voor het schrijven van het projectvoorstel worden niet vergoed. Na toekenning van subsidie voor het projectvoorstel kunnen de kosten voor het opstellen van een Controlling Document worden opgenomen in de projectbegroting, met een maximumbedrag van SURF subsidieert 70% van deze kosten. f. Evaluatie en kwaliteitsbewaking Beschrijf hoe het project wordt geëvalueerd tijdens de uitvoering en na afronding, en hoe de kwaliteitsbewaking wordt vormgegeven. Sluit bij de evaluatiemomenten zoveel mogelijk aan bij de projectbewaking door de Commissie Projectbewaking, zoals beschreven in de subsidievoorwaarden (zie g. effectmeting Beschrijf welke effecten het project beoogt te bewerkstellingen, en hoe deze effecten gemeten worden. Gebruik bij het vormgeven van de effectmeting het framework op toolbox. h. Haalbaarheid en risicomanagement Maak aannemelijk dat het project haalbaar is en maak een risicoanalyse met daarin de belangrijkste risicofactoren en hun mogelijke impact op het project. Geef ook aan welke maatregelen het projectmanagement kan nemen om de risico s te voorkomen of te beheersen. i. Duurzaamheid, verankering en exploitatie Beschrijf hoe de resultaten van het project na afloop binnen de deelnemende instellingen verankerd worden. Uiterlijk een maand voor het einde van het project dient een implementatieplan te worden opgeleverd. 5. Letters of intent deelnemende instellingen Het projectvoorstel wordt ingediend door een instelling voor hoger onderwijs, en bevat alle originele letters of intent van alle deelnemende instellingen. Een voorbeeld van een letter of intent is te vinden op

13 colofon Grafisch ontwerp en opmaak Vrije Stijl grafisch ontwerp & concept Druk Drukkerij Libertas, Bunnik Stichting SURF April

14 SURFfoundation Hojel City Center, gebouw D Graadt van Roggenweg AH Utrecht Postbus GG UTRECHT T F info@surf.nl April 2011