Het succes van de toepassing van LEAN bij

Transcriptie

1 Het succes van de toepassing van LEAN bij door Yvonne Adriaansen Inhoud: 1. SWZ? 2. LEAN? 3. Resultaten 4. Vervolg LEAN bij SWZ

2 SWZ? Kerndiensten: Wonen, Ambulante dienstverlening, Dagbesteding, Behandeling Doelgroep: - Mensen met een lichamelijke beperking (LB). - Mensen met een (ernstige) meervoudige beperking (MB). - Mensen met een Niet Aangeboren Hersenletsel (NAH). Enkele kengetallen: 1100 cliënten (65% extramurale cliënten) 950 medewerkers / 450 fte s 20 stagiaires en leerlingen 500 vrijwilligers

3 SWZ? 42 woonvormen Regio Noordoost en Zuidoost Brabant 12 activiteitencentra Logeerhuis Vroegbegeleiding Buitenschoolse opvang Ambulante dienstverlening Behandel- en kenniscentrum 4 maatschappelijke ondernemingen

4 SWZ? MISSIE SWZ ondersteunt mensen met een beperking in alle fasen van hun leven om, zoveel mogelijk op eigen kracht mee te doen in de maatschappij. Waar staan we voor? Bij SWZ staat de cliënt als mens met eigen regie centraal. Wij voegen waarde toe aan het leven van de cliënt. De toegevoegde waarde komt tot stand in de relatie, van mens tot mens! Waar gaan we voor? SWZ wil er niet het beste van maken. Wij willen er voor iedereen het beste uithalen. Kernwaarden Respectvol, Slagvaardig, Verantwoordelijk, Vraaggericht

5 Lean? Aanleiding Beperkte verbetercultuur Transitie Knelpunten in processen / samenwerking Hoge werkdruk Budgetoverschrijding Leanmanagement succesvol in bedrijfsleven / zorg => MEERWAARDE voor SWZ? Voor cliënten? Doel is een lerende organisatie te ontwikkelen, waarbij werkprocessen en werkmethoden continu verbeterd worden door zelforganiserende teams met als resultaat: Verhoging toegevoegde waarde voor cliënten Kwaliteitsverbetering Verlaging van de werkdruk (Kostenverlaging)

6 Lean? Lean is een filosofie en vooral manier van werken waarbij alles en iedereen in de onderneming zich richt op het creëren van waarde in alle processen en het terugdringen van verspillingen. Door de klant centraal te stellen creëer je maximale toegevoegde waarde voor de klant tegen minimale inspanning.

7 Lean? Lean uitgangspunten - Neem klantwensen als uitgangspunt - Creëer waarde en voorkom verspilling - Optimaliseer processen van klant tot klant - Vermijd complexe oplossingen / technologie - Verbeter continu, gebaseerd op feiten Resultaten Kwaliteitsverbetering Doorlooptijd verkorting Stijgende klanttevredenheid Meer medewerkers tevreden Kosten verlaging - Betrek personeel actief bij verbeteringen

8 Lean? 8 verspillingen

9 Resultaten m.b.t. efficiency en kostenbesparing 2 jaar geleden is SWZ begonnen met 4 lean-projecten Nu inmiddels 25 lean-activiteiten afgerond (of nog lopend) Bespreking resultaten van 4 projecten: 1) Proces bestellen linnengoed 2) Proces levering medicatie 3) Proces urine-onderzoeken 4) Proces groepsmail

10 Resultaten Proces bestellen linnengoed Wat was het probleem? Elke week werd er door begeleiders veel tijd besteed aan het bestellen en opruimen van linnengoed. Knelpunten met veel hersteltijd (en ergernissen), zoals - te kleine waszakken voor opbergen vuil linnengoed - onduidelijkheden bij begeleiders rondom bestelformulier en werkwijze - foutieve bestellingen - stellage met linnengoed blijft te lang bij voordeur staan - ruimtegebrek voor opslag van linnengoed, maar om te voorkomen dat men misgrijpt worden er wel extra linnen besteld

11

12

13 Resultaten Proces bestellen linnengoed Op basis van waardestroomanalyse 3 kernproblemen aangepakt: Kernoorzaak probleem Gewenste situatie - Decentrale voorraadbeheer - Centrale bevoorrading (5S en kanban) - Bestelling in week hoeveelheden - Kortere cyclustijd bevoorrading - Waszakken passen niet op waskar - Andere waskarren Kenmerken nieuwe werkwijze: Begeleiders bestellen niet meer, magazijn bestelt 1x totaal 3x per week bevoorrading door magazijnmedewerker Per locatie standaard indeling linnenkast met gebruiksnorm voor 3 dagen (kanban: visueel voorraadbeheer i.p.v. tellen). Alle overtollige voorraad weg Nieuwe waskarren

14

15 Resultaten Proces bestellen linnengoed Resultaten: Meer cliëntgebonden tijd beschikbaar op Zonhove (totaal ca. 50 uur/week) Arbeidskosten totaal proces lager (ondanks toename overhead uren) Minder foutieve bestellingen / nooit misgrijpen op linnengoed Meer ruimte / overzichtelijke uniforme kast Minder hersteltijd per activiteit (en minder ergernissen!) Extra kosten besparing door afname aantal huur linnengoed door normaanpassingen, afbestellingen en afgekeurde linnengoed retour

16 Resultaten Proces bestellen linnengoed Overzicht resultaten project Lean-linnengoed totale besparing afbestellingen tov weeknorm december november oktober* september* augustus juli juni* mei april maart februari 5000 januari 0 afbestellingen totale produkten per maand (in aantallen) normlevering aantal artikelen per week wk 1 t/m 25* wk 26 t/m 37* wk 38 t/m 42* wk 43 t/m 52 totale besparing (ca euro) afbestellingen normaanpassing

17 Resultaten Proces levering medicatie Ook een waardestroomanalyse gemaakt voor proces bestellen en levering medicatie Resultaten van het project: 25% minder incident meldingen, medicatie vergeten toe te dienen Besparing van ca. 1 uur inzet per maand per begeleider met aandachtsgebied medicatiebeheer Besparing in uren: nu 192 uur per jaar i.p.v uur Besparing in kosten: nu per jaar i.p.v

18 Resultaten project urine-onderzoeken Verspillingen (m.b.v. waardestroomanalyse) Overproductie: Vaak onnodig opvangen urine (50%) Wachten: Wachten op aanwezigheid Medische zorg Navraag waarom urine testen / wat zijn de klachten? Transport: Met urine monster lopen van en naar Medische zorg Overprocessing: Standaard hertesten bij kuur Afwijkende tijdrovende procedure in het weekend (naar HA-post gaan) Beweging: Plaszakjes -/potjes niet op voorraad, ophalen bij Medische zorg Fouten: Onduidelijkheid bij overdrachten. Verkeerd opvangen urine

19 Resultaten project urine-onderzoeken Herontwerp proces! Belangrijkste verbeteringen m.b.t. : - Duidelijkheid wanneer urine laten testen? - Informatie-overdracht - Randvoorwaarden organisatie Belangrijkste resultaat: Verlaging van het gemiddeld afgenomen aantal urine-onderzoeken per week! In 2014: 20 Urineonderzoeken per week => besparing ca. 16 uur per week tijdsbeslag In 201: 4 Urineonderzoeken per week + geen toename aantal infecties

20 Resultaten proces groepsmail Huidige proces: gericht aan team (sneeuwbalmodel)

21 Resultaten proces groepsmail Gewenst proces: gericht aan team (filtermodel) Resultaten pilot: besparing per team: 1,5 uur per week verantwoordelijkheden duidelijker privacy meer gewaarborgd

22 Resultaten Meer cliëntgebonden tijd beschikbaar om waarde toe te voegen aan het leven van cliënten, zoals: Tijd voor een tussentijdse evaluatie persoonlijk plan cliënt Samen koken met cliënt Vaker gaan zwemmen en wandelen met cliënt Aandacht voor verwanten tijdens een koffiemoment Meer ontspanningstijd met cliënt in strandkamer

23 Vervolg LEAN bij SWZ LEAN staat nog in de kinderschoenen bij SWZ. maar voor onze doelstelling: Verhoging klantwaarde Kwaliteitsverbetering Verlaging van de werkdruk Creëren van een verbetercultuur Kostenbesparing wordt de meerwaarde van LEAN zeker gezien!!! Olievlek borgen Projectstructuur => manier van werken Faciliteren: opleiding, toolbox, lean-expert team. S limmer W illen Z orgen

24 VRAGEN Meer informatie: