VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN KANDIDAATSTELLINGSFORMULIER BESTE PRAKTIJKEN

Transcriptie

1 VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN KANDIDAATSTELLINGSFORMULIER BESTE PRAKTIJKEN Proficiat! De visitatiecommissie stelde bij de prestatiebeoordeling van uw SHM in 2012 of 2013 een goede praktijk vast. Met dit formulier kan u zich kandidaat stellen voor de Prijs voor de Beste Praktijk Indien de visitatiecommissie meer dan één goede praktijk bij uw maatschappij vaststelde, kan u zich meerdere keren kandidaat stellen (één formulier per goede praktijk). De bedoeling van dit formulier is dat de jury (en later de woonactoren en andere geïnteresseerden) een goed zicht krijgen op, en aan de slag kunnen met, de goede praktijk, zonder dat ze daarvoor het visitatierapport moeten lezen. Wees daarom zo specifiek en concreet mogelijk. Hou ook rekening met contextfactoren die u van belang vindt om tot deze goede praktijk te komen. Enkel op basis van de gegevens op dit formulier zal de jury goede praktijken nomineren voor de Beste Praktijk Prijs De gegevens die u in dit formulier invult, worden digitaal verwerkt. Daarom vragen wij u om dit document in Word- formaat op te sturen naar gerard.van.bortel@visitatieraad.be. Indien u wenst, kan u ook een bijlage toevoegen die uw kandidaatstelling ondersteunt (foto, analyse, voorbeelddocument, ). Uw kandidaatstelling dient u uiterlijk op 15 december 2013 op te sturen. Definitie Een goede praktijk is een werkwijze die aantoonbaar resultaat heeft opgeleverd en die in een bepaalde context een zeer effectieve en efficiënte aanpak is gebleken en daarom als een voorbeeld onder de aandacht van de SHM s en andere woonactoren wordt gebracht. Uw gegevens Naam SHM De Ideale Woning Maatschappelijke zetel Berchem Contactpersoon Gert Eyckmans Telefoon E- mailadres gert.eyckmans@deidealewoning.be Visitatierapport van 25 maart 2013 Uw goede praktijk zoals opgenomen in het visitatierapport Het opstellen van een ondernemingsplan met de strategische koers van de SHM voor de komende jaren en de activiteiten die de SHM daarvoor ontplooit. Waar mogelijk verdient het de aanbeveling om in dit ondernemingsplan meetbare doelstellingen op te nemen Eventuele aanvullingen door de visitatiecommissie De handeling is dat de directeur voldoende delegeert om tijd vrij te maken om een strategisch plan uit te werken en op papier te zetten, het effect is dat iedereen in de organisatie de neus in dezelfde richting heeft en de efficiëntie is te vinden in het feit dat de gestelde doelen stap per stap bereikt kunnen worden. Duid aan voor welke prijs u zich kandidaat stelt met deze goede praktijk: Beste Praktijk Prijs op het vlak van beschikbaarheid van woningen Beste Praktijk Prijs op het vlak van kwaliteit van woningen en woonomgeving Beste Praktijk Prijs op het vlak van betaalbaarheid Beste Praktijk Prijs op het vlak van sociaal beleid 1

2 VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN Beste Praktijk Prijs op het vlak van interne werking en financiële leefbaarheid Beste Praktijk Prijs op het vlak van klantvriendelijkheid X Hoe zou u zelf het aantoonbaar resultaat van uw praktijk omschrijven? Het resultaat van onze praktijk is een duidelijk, concreet ondernemingsplan dat door de hele organisatie, medewerkers en raad van bestuur, is opgesteld en wordt gedragen. Het ondernemingsplan bevat een missie en visie, strategische en operationele doelstellingen en concrete acties per operationele doelstelling. Elke actie is duidelijk omschreven, is toegewezen aan een verantwoordelijke, heeft een timing en omvat het moment van evaluatie. Waar het kon is ook geprobeerd om de actie meetbaar te maken. Welke concrete acties hebben tot dit resultaat geleid? Het ondernemingsplan is het resultaat van een intensief traject. Het proces start met een denkoefening over de organisatie. We hebben hiervoor het Business Model Canvas van Alexander Osterwalder gebruikt (zie bijlage). Dit model vraagt van de organisatie om de denkoefening te benaderen vanuit het standpunt van de klant. We hebben bewust gekozen om de hele organisatie te betrekken bij deze oefening. Medewerkers en leden van de raad van bestuur hebben de organisatie benaderd vanuit de vraag: wat verwacht ik van De Ideale Woning als ik klant zou zijn? Vanuit dit vertrekpunt vullen we systematisch de 9 onderdelen van het canvas in: Wie is onze klant? Welke waarden kunnen wij bieden om tegemoet te komen aan de verwachtingen van de klant? Op welke manieren kunnen wij onze klant bedienen? Welke kanalen hebben we daarvoor nodig? Wat zijn dan onze kerntaken? Welke middelen hebben we daarvoor nodig? Welke partners kunnen daartoe bijdragen? Welke kostenstromen genereert dit? Welke inkomstenstromen genereert dit? De raad van bestuur en de medewerkers hebben het canvas ingevuld, elk in een afzonderlijke sessie. We hebben de resultaten van deze sessies die vrij gelijklopend waren samengebracht en het canvas een definitieve vorm gegeven. (zie bijlage) Dit canvas was de basis voor de verdere uitwerking van het ondernemingsplan. In 4 gemengde thematische werkgroepen, samengesteld uit bestuursleden en medewerkers, hebben we via een sterkte- zwakte analyse de strategische en operationele doelstelling en acties verder uitgewerkt: Werkgroep bouwen, renovatie en onderhoud Werkgroep klanten Werkgroep interne organisatie en financiën Werkgroep samenwerken De werkgroepen kregen naast het ingevulde canvas ook informatie en cijfers over de prestatie van de organisatie en informatie over het regelgevend kader. 2

3 VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN De resultaten van de werkgroepen hebben we samengevoegd tot het ondernemingsplan. Op welke manier hebt u beslist om deze acties te ondernemen en waarom? (Hoe is deze goede praktijk tot stand gekomen? Was dit ingevolge een specifieke beslissing of op andere wijze?) De Ideale Woning kwam uit een onzekere periode en werd, zoals alle SHM s, geconfronteerd met veranderende verwachtingen van stakeholders. Binnen de organisatie was geen duidelijk beeld meer over de richting die we uitgingen. Medewerkers en raad van bestuur hadden nood aan een kader en een houvast om koers van de organisatie op te enten. Op voorstel van de directeur is dan gekozen om dit gezamenlijk traject op te starten en zo de betrokkenheid van de medewerkers en de raad van bestuur optimaal te valoriseren. Worden inzet en resultaat regelmatig in beeld gebracht of vergeleken met andere mogelijkheden? (Op welke manier beoordeelt u zelf de effectiviteit en efficiëntie van deze praktijk?) Door deze manier van aanpakken is het ondernemingsplan voor elke medewerker en elk lid van de raad van bestuur iets van henzelf geworden. We hebben niet alleen een kader en houvast gekregen, maar ook een sterke betrokkenheid van medewerkers en raad van bestuur. Bovendien zorgt deze manier van werken, die toch vrij (tijds)intensief is, voor een nieuwe dynamiek in de organisatie. Omdat het ondernemingsplan iets van ons is, blijft de inhoud ook beter hangen. De dagelijkse job van de medewerkers krijgt daardoor een fond en wortelt steviger in de organisatie. Het is ook makkelijker om nieuwe situaties te kaderen en mee te zijn met de reactie erop. Medewerkers hebben immers mee- gedacht en gediscussieerd. Medewerkers hebben op deze manier ook de kans gehad om de organisatie mee vanuit helikopterperspectief te bekijken. Ook voor de leden van de raad van bestuur levert het traject een meerwaarde op. Naast de extra betrokkenheid, weten zij nu ook dat neuzen van de medewerkers in dezelfde richting staan en hebben ze meer voeling gekregen met de dagelijkse werking van de organisatie en de jobinhoud van de medewerkers.. Welke contextfactoren spelen volgens u een belangrijke rol om deze goede praktijk ook bij andere SHM s toe te kunnen passen (organisatiestructuur, omvang van het actieterrein, type van het actieterrein, patrimoniumomvang, gemeentelijke initiatieven, BSO, acties van andere woon- of welzijnsorganisaties, staat van het patrimonium, financieel gezondheid, gemeentelijke, provinciale of gewestelijke bepalingen of regels, huurdersbetrokkenheid of organisatie, ) Deze praktijk kan in elke SHM toegepast worden. Het is belangrijk dat leden van de raad van bestuur en medewerkers samen dit traject willen afleggen. De organisatie moet voldoende openheid aan de dag (durven) leggen en bereid zijn om zichzelf op een opbouwende en kritische manier tegen het licht te houden. Het is ook belangrijk dat de organisatie bereidt is om de tijdsinvestering te doen om dit intensieve traject aan te gaan en binnen een redelijke termijn af te ronden. 3

4 VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN Weet u of deze praktijk (al dan niet in een variante vorm) ook bij andere SHM s wordt toegepast, zo ja, welke? Geen weet van een andere SHM waar voor deze benadering gekozen werd. In voorkomend geval, op welke manier heeft u deze goede praktijk al onder aandacht van andere SHM s gebracht? Op informele basis, tijdens gesprekken met collega s. Op basis van welke argumenten vindt u dat juist deze goede praktijk in aanmerking komt voor de Beste Praktijk Prijs? Naast de gewone voordelen van een ondernemingsplan, biedt deze manier om een ondernemingsplan op te stellen nog een aantal extra voordelen: Vertrek vanuit een blank canvas en invullen vanuit het perspectief van de klant waarbij je zelf in de schoenen van de klant gaat staan; De hele organisatie, medewerkers en raad van bestuur, is betrokken; De wisselwerking tussen raad van bestuur en medewerkers die elkaar en elkaars functie zo beter leren kennen; Groot draagvlak binnen de organisatie, medewerkers ervaren het ondernemingsplan als iets van henzelf en niet iets dat is opgelegd; Een grote dynamiek binnen de organisatie. Heeft u nog andere opmerkingen of suggesties? 4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26 KEY PARTNERS Gemeente OCMW Vlaamse overheid Aannemers onderhoud + sociale economie Shm s en svk s Softwareleverancier Huurders(organisaties) Welzijns- zorgsector Private ontwikkelaars KERNACTIVITEITEN (1) Huur = prioritair Lobby (geld/grond) (lokaal/hogere overheid) Creativiteit Draagvlak creëren Lange termijnvisie Samenwerken ontwikkelaars Samenwerken welzijn KEY RESOURCES(3) Bekwaam personeel Ict Gronden Patrimonium Kennis/opleiding Prospectie woonmarkt huurders WAARDEPROPOSITIES Woonbehoefte woonwens Energiezuinigheid Objectiviteit Aangepaste woningen Kwalitatieve woningen Leefbaar wonen Participatie Inclusieve dienstverlening Veiligheid Empowerment Eenvoudige procedures Informatie Sociale ondersteuning KLANTENRELATIES Cocreatie Persoonlijke hulp Toegewezen hulp KANALEN(2) Woonloket Spreekuur in gemeente Partners Personeel/raad van bestuur Plaatselijke pers KLANTEN Kandidaten/huurders/kopers die voldoen aan wettelijke bepalingen. Hebben behoefte aan: Kwaliteit woning Betaalbaarheid Respect/samenleven Informatie (en opvolging/actie) Woonzekerheid/ zorgeloos wonen Sociale mix Begeleiding Bouwen/renovatie/ onderhoud : snel, efficiënt Lage drempel /nabijheid KOSTENSTRUCTUUR(4) INKOMSTENSTROMEN(4) Energiezuinigheid Snellere renovatie Extra nieuwbouw Grond Bescheiden wonen Subsidies Samenwerking

27 (1) Zijn hier niet weergegeven maar zijn wel kernactiviteiten: Bouwen Onderhouden Renoveren Verhuren Begeleiden Aankopen gebouwen en gronden Verkopen (2) Bestaande kanalen zijn niet weergegeven: Website Nieuwsbrief Telefoon Loket Info- avonden Briefwisseling (3) Zijn hier niet weergegeven maar zijn wel resources: Kantoor Wagenpark Materiaal en materieel (4) Enkel extra kosten en inkomsten zijn weergegeven.