Dienst Wijken. Beter participeren. in de gemeente Utrecht. september /11

Transcriptie

1 Dienst Wijken Beter participeren in de gemeente Utrecht september /11

2 2/11

3 Beter participeren in de gemeente Utrecht Samenvatting De dienst Wijken stelt in deze notitie een integrale aanpak voor waarmee participatie wordt ingebed in de gemeentelijke organisatie. De aanpak bestaat kort samengevat uit de volgende vier delen: 1. Inbedden van kennis en vaardigheden Eind 2008 is er een overzicht is van de instrumenten op het gebied van participatie, en hoe die kunnen worden ingezet. Er wordt gestart met activiteiten die er voor zorgen dat er in gemeentelijke organisatie een brede kennis is over participatie, dat voldoende medewerkers de benodigde vaardigheden bezitten en dat we als gemeente Utrecht gezamenlijk vinden en uitdragen dat participatie noodzakelijk en gewenst is. 2. Participatie inbouwen in beleids-, planvormings- en werkprocessen a) De Dienst Wijken maakt met zowel Stadsontwikkeling, Maatschappelijke Ontwikkeling en Stadswerken als met de kleinere diensten en programma s in overleg met het Communicatiebureau nadere afspraken over de wijze waarop participatie in de gemeentelijke processen wordt ingebouwd. Specifieke aandacht is er daarbij voor de verschillende rollen en verantwoordelijkheden. b) Ieder ambtelijk advies aan het college bevat standaard een paragraaf "participatie- en communicatie", waarbij is aangeven op welke manier bewoners en andere belanghebbenden bij het onderwerp betrokken zijn. 3. Zichtbaar maken van vernieuwende projecten De dienst Wijken nodigt de diensten en programma s uit vernieuwende trajecten uit te werken, in de etalage te zetten en aan te melden in het kader van de participatietrofee Een gemengde jury van bewoners, bestuurders en ambtenaren kiest het meest aansprekende project. 4. Regie en afstemming op stedelijk en op wijkniveau De vakdiensten en programma s zijn verantwoordelijk voor het inbouwen van participatie in de eigen werkprocessen en voor het goede verloop van de participatietrajecten. De dienst Wijken is daarbij adviseur op wijkniveau en kenniscentrum op stedelijk niveau. De afstemming op stedelijk niveau vindt plaats in het gemeentebrede overlegplatform participatie, als onderdeel van de al bestaande Begeleidingsgroep Wijkgericht Werken. De dienst Wijken is hiermee ook formeel adviseur aan het college over de gemeentelijke participatiekaders en beleid. Aan deze taken op stedelijk en op wijkniveau moet nog invulling worden gegeven, vooralsnog met bestaande financiën en capaciteit. 3/11

4 4/11

5 1 Inleiding Participatie krijgt in Utrecht in toenemende mate aandacht. In algemene zin is participatie onontbeerlijk voor de legitimering van het bestuur en het bestuurlijk handelen. In meer praktische zin is draagvlak en betrokkenheid van burgers een voorwaarde om tot ingrepen in de stad te komen. Daarbij is het beeld van de alom aanwezige en alleen acterende overheid vervangen door het beeld dat de stad wordt gemaakt door vereende krachten en gedachten van gemeente, burgers, ondernemers en instellingen. 2 Actualiteit De gemeente Utrecht neemt op meerdere onderdelen actie ter vergroting van participatie en de betrokkenheid van burgers bij de ontwikkelingen in de stad en hun directe leefomgeving: De aanpak rond leefbaarheidsinitiatieven is dit jaar voor het eerst op volle sterkte: er is jaarlijks 1 miljoen euro per wijk beschikbaar voor initiatieven ter verhoging van de leefbaarheid van de eigen straat, wijk of buurt. Het college heeft, naar aanleiding van de wijkraadpleging 2007 van de wijkraad West over inspraak bij complexe bouwinitiatieven, opdracht gegeven de participatietrajecten van meer dan honderd bouwprojecten te beoordelen en daaruit lessen voor verbetering te trekken. De dienst Wijken is gevraagd om met voorstellen te komen voor vergroting en verbetering van de kennis en de vaardigheden op het gebied van participatie. De gemeenteraad heeft vanaf september 2008 haar werkwijze opnieuw ingericht om meer in gesprek met bewoners te komen. De raad heeft diverse initiatieven genomen ter vergroting en ondersteuning van participatie, waaronder het initiatief bewonersparticipatie buurtveiligheid. De gemeenteraad heeft opdracht gegeven om de betrokkenheid van burgers en participatie bij de uitvoering van de plannen in de krachtwijken maximaal vorm te geven. Aangekondigd is dat burgers in 2009 een nadrukkelijke rol gaan spelen bij de nog te ontwikkelen uitvoeringsprogramma s van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning. Voor de uitbreiding en verbetering van de functionaliteit van de gemeentelijke website is interactieve beleidsontwikkeling en participatie een nadrukkelijke invalshoek. 3 Participatie Bij participatie kunnen vier belangrijke domeinen worden onderscheiden: a. de betrokkenheid van (georganiseerde) individuele burgers bij het verlenen van op het individu gerichte diensten (onder ander cliëntenraad Sozawe, gebruikerspanels, en dergelijke). Dit raakt vaak aan publieksdienstverlening. b. de betrokkenheid van (georganiseerde) burgers en bedrijven bij ingrepen in de ruimtelijke sfeer, openbare ruimte en voorzieningen (bijv. inspraaktrajecten bij bouwprojecten). Dit is de wettelijk geregelde inspraak die in een gemeentelijke verordening geregeld is. 5/11

6 c. de mogelijkheden waarmee invloed kan worden uitgeoefend tijdens de meningsvorming en besluitvorming door het gemeentebestuur (bijv. advisering wijkraden, het raadplegen van allerlei belanghebbenden in een vroeg stadium). Dit noemen we participatie. d. zelfstandige initiatieven en activiteiten van bewoners, niet (direct) gericht op het gemeentelijk beleid, voor het verhogen van de kwaliteit van de eigen leefomgeving. We noemen dat maatschappelijke participatie of actief burgerschap. Deze notitie richt zich op de participatie onder c en ten dele onder d. Vormen van actief burgerschap zoals bedoeld onder d komen onder meer tot uitdrukking bij de leefbaarheidsinitiatieven, in de doelstellingen van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning ( Voor elkaar, met elkaar ), bij de zelfbeheerovereenkomsten van Groen moet je doen en bij de pilot bewonersparticipatie buurtveiligheid. 4 Aanpak In Utrecht gebeurt er nu al veel op het gebied van participatie. De grote lijn voor de participatie-aanpak is in 2005 vastgelegd in de Utrechtse standaard voor de communicatieaanpak van beleidsvoornemens en projecten. Maar de uitvoering is nog te vaak afhankelijk van de goede wil van een afdeling of een ambtenaar. Er bestaat een grote behoefte aan regie van participatie en aan maatwerk én continuïteit in de uitvoering ervan. Daarom stellen wij een integrale aanpak voor waarmee participatie wordt ingebed in de gemeentelijke organisatie. De aanpak benut de eigen Utrechtse ervaring, legt gemeentebrede dwarsverbanden en biedt tegelijkertijd maatwerk voor de verschillende beleidsterreinen waarbij participatie een rol speelt. De voorgestelde aanpak valt uiteen in vier delen: 1. inbedden van kennis over en vaardigheden in participatie. 4. regie en afstemming op stedelijk en wijkniveau. 2. participatie inbouwen in routines en werkprocessen van diensten en programma s. 3. zichtbaar maken van aansprekende (vernieuwings-)projecten op het vlak van participatie. 4.1 Inbedden van kennis over en vaardigheden in participatie Doelstelling is dat er eind 2008 een overzicht is van de instrumenten op het gebied van participatie, en hoe die kunnen worden ingezet. Er wordt gestart met activiteiten die er voor zorgen dat er in gemeentelijke organisatie een brede kennis is over participatie, dat voldoende medewerkers de benodigde vaardigheden bezitten en dat we als gemeente Utrecht uitdragen dat participatie noodzakelijk en gewenst is. 6/11

7 Hieronder vallen de volgende initiatieven: Scholing en opleiding Najaar 2008 start er een gemeentebrede opleiding voor participatie en interactief beleid. We overleggen over opname van een standaardopleiding participatie binnen de Utrechtse Management School. Participedia Najaar 2008 ziet een aparte intranetsite voor medewerkers het licht met informatie over participatie binnen de gemeente Utrecht. Coaching Medewerkers met veel participatie-ervaring bieden zich aan als coaches/ sparringpartners voor collega s met vragen over participatie(trajecten). Factor C Het communicatiebureau werkt aan invoering van Factor C. Dit is een andere manier van werken voor alle medewerkers: communicatie in het hart van het beleid, in plaats van achteraf informeren. Door de samenwerking met en tussen beleidsmedewerkers, projectleiders en bestuurders draagt ieder vanuit de eigen positie bij aan een betere communicatie en het betrekken van de samenleving bij beleid. Participatietrofee Om de participatieve manier van werken te stimuleren reiken we vanaf 2009 jaarlijks de participatietrofee uit voor het meest aansprekende participatieproject. De trofee gaat naar een ambtenaar of afdeling voor een project of aanpak, die het beste als voorbeeld kan dienen voor het participatiebeleid van de gemeente. De coördinatie van de deze initiatieven vindt plaats in een gemeentebreed overleg. De dienst Wijken is de trekker van dit overleg, waarin ook het Communicatiebureau en de vakdiensten deelnemen. Op 6 oktober 2008 maakt de dienst Wijken onder het motto Participatie: (hoe) moet dat? de eerste resultaten van bovengenoemde activiteiten gemeentebreed zichtbaar. Deze bijeenkomst is mede gericht op managers en medewerkers die zich tot nu toe nog weinig in de mogelijkheden van participatie hebben verdiept. 4.2 Participatie inbouwen in beleids-, planvormings- en werkprocessen Voor het waarborgen van continuïteit is het van belang om participatie in te bedden in de beleids-planvormings-, en werkprocessen van de gemeentelijke diensten en programma s. Zo kunnen we voorkomen dat een succesvol project een eendagsvlieg blijkt te zijn. De basis van de participatie-aanpak, zo stelde de concerndirectie onlangs vast, is en blijft de Utrechtse Standaard voor de communicatieaanpak. Daarbovenop is maatwerk nodig om participatie per beleidsterrein in de werkprocessen handen en voeten te geven. Er zitten in de concrete uitvoering immers nog al wat verschillen tussen bijvoorbeeld een participatie-traject bij een ruimtelijke project, en die bij de gewenste civil society van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning. 7/11

8 Stadswerken geeft met de uitvoering van de nota Meedoen met Beheer invulling aan een grotere rol voor bewoners bij het beheer en onderhoud van plantsoenen, straten, parken en pleinen. Bij zelfbeheer zorgen bewoners zelf voor een stukje van hun omgeving, dat wel voor iedereen toegankelijk blijft. Het kan gaan om onderhoud van een stuk park of het aanleggen van een geveltuintje. Ook voor pleintjes of speelplaatsjes bestaan er zelfbeheerafspraken tussen bewoners en gemeente. Uitvoering wordt gegeven door de gebiedsmanagers en de wijkploegen van Stadswerken in afstemming met de wijkbureaus. Voor het einde van 2008 maakt de dienst Wijken nog nadere afspraken over de wijze waarop participatie in andere processen van Stadswerken kan worden ingebouwd. Het gaat dan bijvoorbeeld om grote ruimtelijke ingrepen, om het beheer en de inrichting van grotere pleinen en parken. Voor de vele beleidsterreinen van Maatschappelijke Ontwikkeling liggen er een scala aan mogelijkheden om participatie in de processen in te bedden. Op diverse plekken gebeurt dat al, zoals in het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning ( Met elkaar, voor elkaar ), de jongerenraad U-shake en de bijdrage van jeugd en jongeren in de totstandkoming van de Jeugdmonitor. Maar er zijn meer kansen te benutten, zoals bijvoorbeeld betrokkenheid bij de contractering van de wijkwelzijnsorganisaties en participatie in het kader van de nota Buitenruimte Geef jeugd de ruimte. Ook met Maatschappelijke Ontwikkeling maakt de Dienst Wijken voor het einde van het jaar nadere afspraken. Met Stadsontwikkeling zijn er afspraken over het uitlijnen van het participatieproces in zowel het planproces (werkwijze ruimtelijke ontwikkeling - Utrecht) als aan de hand van concrete voorbeelden (De 100 bouwprojecten). Naar aanleiding van het eerdergenoemde advies van de Wijkraad West heeft Stadsontwikkeling het traject Kwaliteitsimpuls communicatie en participatie bij complexe bouwinitiatieven in gang gezet. Uit de analyse bleek dat er met name behoefte was aan standaardisatie en meer betrokkenheid van bewoners. Vanuit die uitgangspunten heeft Stadsontwikkeling het Utrechtse Participatiemodel bij bouwinitiatieven ontwikkeld: zo doen wij dat in Utrecht. Het model bestaat uit een aantal te doorlopen stappen met twee instrumenten: vragen en antwoordentabel om het geschikte niveau van participatie te bepalen en een middelentabel om per niveau van participatie een geschikt middel te kunnen vinden. Door gebruik van het Utrechtse Participatiemodel wordt de keuze voor participatie heel bewust genomen en is altijd te herleiden waarom voor welke vorm gekozen is. In deze notitie zijn ook afspraken over verantwoordelijkheden en taakverdeling binnen de gemeente Utrecht (Stadsontwikkeling, Communicatiebureau, dienst Wijken) vastgelegd. Stadsontwikkeling is de trekker van het traject. De dienst Wijken en het Communicatiebureau hebben een adviserende rol in het traject, evenals het Projectbureau Leidsche Rijn en de Projectorganisatie Stationsgebied. Eind oktober 2008 zullen gemeenteraadsleden en wijkraadsleden in een open bijeenkomst de nieuwe aanpak bespreken. Ook met de kleinere vakdiensten als de GG&GD en de Bibliotheek, de programmadiensten als POS en Leidsche Rijn en overige programma s maakt de Dienst Wijken nadere afspraken over het inbedden van participatie in de beleids-, planvormings- en werkprocessen. De uitwerkingen zijn eind 2008 gereed. Tot slot verdient het aanbeveling om ook in de besluitvorming participatie expliciet te benoemen. Dat is mogelijk door aan ieder ambtelijk advies aan het college standaard een paragraaf "participatie- en communicatie" toe te voegen. Het college geeft daarmee aan de gemeenteraad aan op welke manier bewoners en andere belanghebbenden bij het onderwerp betrokken zijn. 8/11

9 4.3 Zichtbaar maken van aansprekende (vernieuwings)projecten op het vlak van participatie De resultaten van een participatieve aanpak worden pas zichtbaar bij de uitvoering van concrete projecten. Al eerder leverde een dergelijk aanpak resultaten op, zoals bij de Kop van Lombok in Door participatie van bewoners en andere belanghebbenden neemt de nieuwe moskee op de Kop van Lombok straks een prominentere plek in dan vanuit de gemeente in eerste instantie was voorgesteld. We zetten ook in 2008 en 2009 in op een aantal aansprekende vernieuwingsprojecten. Het gaat om voorbeelden die hoger gaan op de participatieladder dan het gebruikelijke informeren en raadplegen, in de richting van meebeslissen. Dat vergt maatwerk om de rol van de gemeenteraad duidelijk te houden. We zoeken ook naar andere participatie-vormen naast de traditionele: een mix van e-participatie en fysieke vormen. Met name in de krachtwijken wordt gezocht naar combinaties waarin participatie in de zin van beleidsbeïnvloeding hand in hand gaan met actief burgerschap. Op verzoek van de gemeenteraad wordt gewerkt aan verdieping en intensivering van de aanpak in de krachtwijken. Deze is gericht op het betrekken van meer bewoners, specifiek allochtone wijkbewoners, op activerende werkwijzen die leiden tot meedoen en op het stimuleren van bewonersinitiatieven. Een voorbeeld uit de vele initiatieven is het project buurtvoorlichters uit de wijk (Overvecht). Het project combineert het activeren van wijkbewoners tot actief burgerschap met het informeren en raadplegen van een groot aantal buurtbewoners die via de traditionele manieren slecht te bereiken zijn. De wijkspecifieke participatie-aanpak binnen de uitvoeringsprogramma s van de krachtwijken is te vinden in de nota: Meedoen in de krachtwijken. Een rode draad zorgt voor een stedelijk herkenbare wijze in de participatie-aanpak. Bij de pilot bewonersparticipatie buurtveiligheid gaan actief burgerschap en beleidsbeïnvloeding eveneens hand in hand. Deze op initiatief van de gemeenteraad ontwikkelde pilot geeft bewoners meer mogelijkheden om actief de veiligheid in de buurt te verbeteren. De pilot loopt een jaar, in twee wijken en wordt aangemeld bij de Lokale Proeftuinen Burgerparticipatie van de VNG. De dienst Wijken nodigt de diensten en programma s uit vernieuwende projecten uit te werken, in de etalage te zetten en aan te melden in het kader van de participatietrofee Een gemengde jury van bewoners, bestuurders en ambtenaren kiest het meest aansprekende project. 4.4 Regie en afstemming op stedelijk en op wijkniveau Participatie ligt in het hart van het wijkgericht werken. Alle gemeentelijke diensten en programma s zijn er bij betrokken. Regie en afstemming op zowel stedelijk en als op wijkniveau is daarbij onontbeerlijk. De afgelopen jaren was er onduidelijkheid over de verantwoordelijkheden voor participatie binnen de 9/11

10 gemeente. Met het wegvallen van Betrokken Stad is ook de beleidstaak voor participatie geleidelijk weggevallen. De dienst Wijken stelt daarom de rolverdeling op het gebied van participatie als volgt voor: De vakdiensten en programma s zijn verantwoordelijk voor het inbouwen van participatie in de eigen werkprocessen en voor het goede verloop van de participatietrajecten. De dienst Wijken is daarbij adviseur op wijkniveau en kenniscentrum op stedelijk niveau. De wijkbureaus hebben integraal overzicht over wat er in een wijk speelt, kennen de belangen en beleving van burgers en partijen in de wijk en beschikken over een breed netwerk. De wijkbureaus adviseren de vakdiensten over de opzet en uitvoering van participatietrajecten van begin tot einde van een project of beleidsontwikkeling en helpen waar mogelijk in de facilitering daarvan. De dienst Wijken signaleert vanuit haar rol als verbinder van gemeentelijk beleid met de samenleving in de wijk ook wanneer participatie niet of niet goed wordt vormgegeven. Het Communicatiebureau levert als kenner van communicatie- een belangrijke ondersteunende bijdrage aan trajecten participatie-trajecten. De afstemming op stedelijk niveau vindt plaats in het gemeentebrede overlegplatform participatie als onderdeel van de al bestaande Begeleidingsgroep Wijkgericht Werken. De dienst Wijken is de trekker van dit overleg waarin stedelijke afstemming over wijkgericht werken tussen de diensten plaatsvindt. De dienst Wijken is hiermee ook formeel adviseur aan het college over de gemeentelijke participatiekaders en beleid. Aan deze taken op stedelijk en op wijkniveau moet nog invulling worden gegeven, vooralsnog met bestaande financiën en capaciteit. Het is van belang de rollen en verantwoordelijkheden van de spelers in het veld ook gedetailleerd, tot in de werkprocessen, vast te leggen. Helder moet zijn wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer. De Kwaliteitsimpuls complexe bouwinitiatieven van Stadsontwikkeling voorziet hier al in op het niveau van de taken en verantwoordelijkheden. De rollen van de gebiedsmanager, projectleider, het wijkbureau, het communicatiebureau en de programmamanager zijn bij deze Kwaliteitsimpuls duidelijk omschreven. De dienst Wijken maakt afspraken met Stadsontwikkeling om ook op het niveau van de werkprocessen tot een heldere taakverdeling te komen. De dienst Wijken maakt eveneens afspraken om deze rollen en taakverdeling in de trajecten van Maatschappelijke Ontwikkeling en Stadswerken uit te werken. 10/11

11 4.5 Uitvoering De uitvoering van dit plan van aanpak gebeurt door verschillende mensen in verschillende diensten. De concerntaken geschieden in opdracht van en onder verantwoordelijkheid van de directeur van de dienst Wijken. De coördinatoren participatie zijn momenteel als volgt over de gemeentelijke organisatie verdeeld: Afstemming gemeentelijk participatiebeleid: Ton van Vimmeren (DW) Coördinatie kennis en vaardigheden: Els Leicher (DW) Coaching: Angeline Diederen (DW) Scholing en opleiding: Gerdien Rinzema (Communicatiebureau) Participedea: Ruud Zuijderwijk tot 1 juli 2008 (Communicatiebureau) Participatie Krachtwijken: Antoniek Vermeulen/Marieke Thissen (UV!) Bewonersparticipatie en buurtveiligheid: George Spier (DW) Kwaliteitsimpuls complexe bouwinitiatieven: Marcel Janssen/Irene Willems (SO) Stadswerken: Yvonne Kokx Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling: Glenda Hernandez Utrecht, 30 september 2008 Dienst Wijken 11/11