Opdracht nr SELECTIEDOSSIER. bpost nv van publiek recht Muntcentrum 1000 Brussel

Transcriptie

1 Aanvraag voor kandidaatstelling in een onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking voor een opdracht houdende aanneming van diensten verleend door een strategisch en creatief corporate-, brand- en marketing communicatiebureau voor bpost. Opdracht nr SELECTIEDOSSIER bpost nv van publiek recht Muntcentrum 1000 Brussel Vertrouwelijk Julie Devers Procurement 10/03/ / 17

2 INHOUDSTAFEL INLEIDING... 3 DEEL 1 SCOPE VAN DE OPDRACHT Voorwerp van de Opdracht Nodige competenties van de Kandidaat... 4 DEEL 2 SELECTIELEIDRAAD Voorwaarden om deel te nemen : uitsluitings en selectiecriteria Persoonlijke situatie van de Kandidaat Economische en financiële draagkracht Vakbekwaamheid Aandachtspunten bij de voorwaarden voor deelneming Verloop van de selectieprocedure Verloop van de selectiefase Beoordeling van de kandidaturen Stopzetten procedure Aansprakelijkheid van de Aanbestedende Overheid Algemene voorwaarden van de kandidaatstelling Contactpunt en communicatie m.b.t. de Opdracht Taal Indiening kandidaatstelling Eenmalige kandidaatstelling Wijzigingen van een samenwerkingsverband Eisen m.b.t. de kandidaatstelling Meldingsplicht Confidentialiteit en eigendom DEEL 3 BIJLAGEN Vertrouwelijk Julie Devers Procurement 10/03/ / 17

3 Inleiding Op 9 maart 2015 werd een aankondigingsbericht naar het Europees Publicatieblad en het Bulletin der Aanbestedingen verzonden met betrekking tot de bekendmaking van een overheidsopdracht voor de aanneming van diensten verleend door een strategisch en creatief corporate-, brand- en marketing communicatiebureau (hierna de Opdracht genoemd). De Opdracht wordt als een opdracht voor aanneming van diensten gekwalificeerd en gegund middels een onderhandelingsprocedure met bekendmaking op grond van artikel 53 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (hierna de Wet Overheidsopdrachten ) genoemd. bpost treedt op als aanbestedende overheid (hierna "Aanbestedende Overheid"). Hierbij behoudt bpost zich het recht voor om de Opdracht toe te kennen aan meerdere kandidaat-inschrijvers ondermeer omwille van bijkomende waarborgen van continuïteit van levering en/of dienstverlening of omwille van de omvang van de Opdracht. Dit selectiedossier moet de kandidaten (hierna, de Kandidaten ) in staat stellen om zich een beeld te vormen van de diensten die in de Opdracht zijn vervat en de manier waarop de kandidatuurstellingen geëvalueerd zullen worden. Het selectiedossier is daarom opgebouwd uit twee onderdelen: DEEL 1: SCOPE VAN DE OPDRACHT Hierin wordt een algemene beschrijving gegeven van de aard en omvang van de Opdracht en van de voorziene diensten. De gegevens die in dit deel worden verstrekt, geven enkel de belangrijkste elementen van de Opdracht weer. Deze gegevens zijn louter indicatief en bedoeld als hulp bij de kandidatuurstelling. DEEL 2: SELECTIELEIDRAAD De Selectieleidraad heeft tot doel informatie te verschaffen over: (i) de elementen/criteria (inclusief uitsluitingsgronden) op basis waarvan de selectie van de kandidaten zal gebeuren; (ii) het verloop van de selectieprocedure; en (iii) de algemene voorwaarden van de kandidaatstelling. Vertrouwelijk Julie Devers Procurement 10/03/ / 17

4 DEEL 1 SCOPE VAN DE OPDRACHT 1. Voorwerp van de Opdracht bpost wenst een raamovereenkomst af te sluiten voor diensten te leveren door een strategisch en creatief corporate-, brand- en marketing communicatiebureau voor bpost in België. Dit bureau dient in te staan voor (i) het advies over de te volgen corporate-, brand- en marketing communicatiestrategie, (ii) de vertaling van deze strategie in een concreet plan en (iii) de end-toend uitvoering (offline/online, paid/owned/earned) van dat plan. De diensten moeten een bijdrage leveren aan de uitstraling en het imago van het merk bpost, en dit op het niveau van de corporate communicatie en van de promotie van diensten en producten (B2C en B2B) van bpost. De raamovereenkomst heeft een initiële duurtijd van 2 jaar, met 3 keer de mogelijkheid om te verlengen voor telkens een periode van 1 jaar tot een maximale duur van 5 jaar. 2. Nodige competenties van de Kandidaat De Kandidaat moet kunnen aantonen de specifieke vaardigheden en ervaring te hebben en dus te voldoen aan de minimum geschiktheidseisen voor het leveren van diensten voor corporate-, branden marketing communicatie betreffende de hierboven beschreven disciplines in scope. In het bijzonder dient voldaan te worden aan de gevraagde informatie onder punt 1.3 Vakbekwaamheid. Vertrouwelijk Julie Devers Procurement 10/03/ / 17

5 DEEL 2 SELECTIELEIDRAAD Deze selectieleidraad bevat enerzijds de voorwaarden om deel te nemen en anderzijds de omschrijving van de selectieprocedure. 1. Voorwaarden om deel te nemen : uitsluitings en selectiecriteria Volgende paragrafen bevatten de voorwaarden om deel te nemen. De gevraagde documenten, inlichtingen, formaliteiten en referenties moeten verplicht de kandidatuurstelling vergezellen. Op basis hiervan gebeurt de selectie van de Kandidaten zoals beschreven in punt Persoonlijke situatie van de Kandidaat Volgende documenten moeten verplicht de kandidatuurstelling vergezellen: 1. Een document met algemene informatie van de firma: naam, rechtsvorm, nationaliteit, adres van de maatschappelijke zetel; 2. Een document met algemene informatie van de contactpersoon in het kader van deze aanbesteding: naam, functie, telefoonnummer en adres; 3. Een lijst en de algemene informatie zoals vermeld in punt 1 van ondernemingen die als onderaannemer voorgesteld worden. In geval van deelneming door middel van een samenwerkingsverband dient een pilootpartner aangesteld te worden, welke expliciet in de kandidatuur te vermelden is. Nochtans dient ieder lid van het samenwerkingsverband voor 100% hoofdelijk verantwoordelijk te zijn ten aanzien van de Aanbestedende Overheid voor de goede en volledige voltooiing van de Opdracht. Dergelijke verbintenis van hoofdelijke aansprakelijkheid van alle leden van het samenwerkingsverband ten aanzien van de Aanbestedende Overheid dient aan de kandidatuur te worden toegevoegd; 4. Een attest van niet-faillissement, afgeleverd door een wettelijke of administratieve instantie; 5. Een verklaring in eer en geweten die aantoont dat de Kandidaat nooit een fout heeft gemaakt zoals vermeld wordt in het K.B. van 16 juli 2012 artikel 66 1 & 2; 6. Een attest, afgeleverd door de bevoegde overheid, waaruit blijkt dat de Kandidaat in regel is met zijn verplichtingen betreffende de betaling van zijn bijdragen aan de sociale zekerheid en de bestaanszekerheid, conform artikel 67 van het KB van 16 juli 2012; 7. Een attest, afgeleverd door de bevoegde overheid van het land, waaruit blijkt dat de Kandidaat in regel is met zijn verplichtingen betreffende de betaling van zijn directe en indirecte belastingen, overeenkomstig de Belgische wetgeving. Voor buitenlandse kandidaat-ondernemingen betreft het gelijkwaardige attesten, afgeleverd door de bevoegde overheden van het land conform de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. 1.2 Economische en financiële draagkracht Volgende documenten/bewijsstukken moeten verplicht de kandidatuurstelling vergezellen: 1. Een verklaring m.b.t. de solvabiliteit van de Kandidaat ondertekend door een erkend bedrijfsrevisor of afgeleverd door zijn bankinstelling; 2. Het recentste jaarverslag en financieel rapport van de Kandidaat en/of de groep waar hij deel van uitmaakt; 3. Een recent (tussen Q en heden) handelsrapport van de Kandidaat (bv. Dunn & Brandstreet, Graydon, ). De ondernemingen met een hoog falingsrisico komen niet in aanmerking voor selectie. Vertrouwelijk Julie Devers Procurement 10/03/ / 17

6 4. Een bewijs van verzekering tegen beroepsrisico s; 5. Positionering en structuur van de Kandidaat: a. Omzet van 2014 van de Kandidaat voor gelijkaardige diensten, zoals in deze Selectieleidraad vermeld; b. Opsplitsing van de klanten van de Kandidaat onder elke onderverdeling (bijv. strategie, creatie, productie (TV, radio, online, outdoor, ), ) van dit omzetcijfer van 2014; c. Aantal werknemers: gemiddelde bezetting van minstens 20 vaste werknemers; d. Wanneer de Kandidaat deel uitmaakt van een concern of holding dient hij dit door middel van een verklaring te bevestigen. Verder dient een verklaring dat het concern/de holding zich namens de aanbiedende partij bij gunning volledig en onvoorwaardelijk garant stelt voor de nakoming van de verplichtingen die uit de af te sluiten overeenkomst voortvloeien bij de verklaring te worden overlegd en ondertekend. 1.3 Vakbekwaamheid De technische bekwaamheid van de Kandidaat zal geëvalueerd worden op grond van de hieronder gevraagde inlichtingen, formaliteiten en referenties. Deze moeten verplicht de kandidatuurstelling vergezellen. 1. Voorstelling van de Kandidaat en het kernteam (op 25 punten): a. Voorstelling van de Kandidaat (het agentschap): de visie op marketing communicatie, de filosofie van het agentschap, de structuur van het agentschap, de visie op het ideale samenwerkingsmodel met de adverteerder. b. Voorstelling van het kernteam dat met de dagelijkse uitvoering van de prestaties, zoals beschreven in Deel 1, zal worden belast. Inclusief de beroepskwalificaties van het voorgestelde team: de gedetailleerde CV s van alle teamleden met vermelding van ten minste de relevante werkervaring, de persoonlijke referentieprojecten, de technische kennis en vaardigheden, talenkennis. 2. Visie van de Kandidaat over de marketing communicatie van bpost (op 25 punten): a. De visie van de Kandidaat over de huidige uitstraling van bpost; b. Een kritische evaluatie door de Kandidaat van de campagnes van bpost van de voorbije 3 jaren (2012, 2013, 2014); c. De visie van de Kandidaat over de communicatie van bpost voor de volgende jaren; De reden waarom de Kandidaat denkt dat hij de ideale partner voor bpost is en zijn toegevoegde waarde. 3. Referenties en bewijs van know-how (op 50 punten): a. Overzicht van de voornaamste huidige klanten (minimaal 3 ), waaraan soortgelijke prestaties, zoals beschreven in Deel 1, succesvol zijn geleverd door de Kandidaat. Inclusief een beschrijving van de diensten (3-5 lijnen) en vermelding van de jaaromzet, de data of periodes en de gegevens van deze klanten (naam, adres, telefoonnummer en adres van de contactpersoon). Een verklaring door deze klanten met een bewijs van goede uitvoering van de diensten wordt aan het kandidatuurdossier toegevoegd. b. De beschrijving van 2 relevante opdrachten die in de loop van de voorbije 3 jaar (2012, 2013, 2014) werden verwezenlijkt voor huidige klanten, met medewerking van het hierboven beschreven kernteam, waaruit moet blijken dat de Kandidaat volgende disciplines op een geïntegreerde manier kan toepassen: strategisch denkwerk, corporate branding, advertising, digital marketing, brand activation, communicatie in POS. Hierbij staaft de Kandidaat uiteraard ook (i) zijn creatief en innovatief vermogen, (ii) het vermogen een concept (creatieve rode draad) uit te werken doorheen imago- en promotiecampagnes en (iii) zijn efficiëntie in het gebruik van de toegekende financiële middelen. De beschrijving mag max. 3 A4-bladzijden per case omvatten. De Kandidaat vermeldt ook het bedrag en de data of periodes van de opdrachten en de gegevens Vertrouwelijk Julie Devers Procurement 10/03/ / 17

7 van de klanten (naam, adres, telefoonnummer en adres van de contactpersoon) waarvoor deze opdrachten werden uitgevoerd. c. De beschrijving van 2 digitale projecten die in de loop van de laatste 2 jaar (2013, 2014) werden verwezenlijkt voor huidige klanten. Hieruit moet blijken dat de Kandidaat onderlegd is in de verschillende digitale disciplines zoals ing, social media, websites,. In geval van onderaanneming, vermeldt de Kandidaat het betreffende onderdeel van de opdracht en de partner. De beschrijving mag max. 3 A4-bladzijden per case omvatten. De Kandidaat vermeldt ook het bedrag en de data of periodes van de opdrachten en de gegevens van de klanten (naam, adres, telefoonnummer en adres van de contactpersoon) waarvoor deze opdrachten werden uitgevoerd. 1.4 Aandachtspunten bij de voorwaarden voor deelneming De Kandidaat dient naast de hiervoor beschreven vereisten ook rekening te houden met volgende voorschriften. Onderaanneming De Kandidaten dienen duidelijk te vermelden welke diensten zijzelf uitvoeren en welke zij in onderaanneming laten uitvoeren, met vermelding van de namen en referenties van deze firma s (onverminderd het bepaalde in Deel 2 hierna m.b.t. een beroep door de Kandidaten op derde entiteiten ter staving van hun economische en financiële draagkracht en/of technische bekwaamheid). Wanneer een Kandidaat zich, ter staving van zijn economische en financiële draagkracht op grond van artikel 72 van het KB van 16 juli 2012 beroept op de economische en financiële draagkracht van andere entiteiten, moet hij de Aanbestedende Overheid aantonen dat hij kan beschikken over de voor de uitvoering van de Opdracht noodzakelijke middelen door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om de Kandidaat dergelijke middelen ter beschikking te stellen, conform het model zoals opgenomen in bijlage 1. Samenwerkingsverband Indien de Kandidaat bestaat uit een samenwerkingsverband van verschillende natuurlijke of rechtspersonen die zich hebben verenigd om samen een Kandidatuur in te dienen en respectievelijke deel te nemen aan deze onderhandelingsprocedure, dient elk lid van het samenwerkingsverband de gevraagde informatie onder Deel 2 (punt 1.1, 1.2 en 1.3), aan te leveren. Beroep op bekwaamheid van andere entiteiten Wanneer een Kandidaat zich, ter staving van zijn economische en financiële draagkracht en/of zijn technische bekwaamheid, op grond van artikel 72 van het KB van 16 juli 2012 beroept op de economische en financiële draagkracht, respectievelijk de technische bekwaamheid van andere entiteiten, gelden de uitsluitingsgronden ook ten aanzien van deze entiteiten en dient de Kandidaat op de hiervoor beschreven wijze het bewijs te leveren dat deze entiteiten zich niet in één van de voormelde uitsluitingsgronden bevinden. Indien in de loop van de gunningsprocedure zou blijken dat een Kandidaat of een lid van een kandiderend samenwerkingsverband of een entiteit zoals bedoeld in de vorige paragraaf, zich komt te bevinden in een situatie die aanleiding kan geven tot uitsluiting, zal steeds nog tot uitsluiting kunnen worden besloten. Vertrouwelijk Julie Devers Procurement 10/03/ / 17

8 Wanneer de gevraagde documenten of getuigschriften niet uitgereikt worden in het betrokken land, kan het gevraagde document of getuigschrift vervangen worden door een verklaring onder eed of een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst. Vertrouwelijk Julie Devers Procurement 10/03/ / 17

9 2. Verloop van de selectieprocedure 2.1 Verloop van de selectiefase Onderhavig selectiedossier heeft uitsluitend betrekking op de eerste fase van de gunningsprocedure. bpost behoudt zich het recht voor om maximum vier (4) Kandidaten te selecteren die in de tweede fase het Bijzonder Bestek ontvangen en uitgenodigd zullen worden om een Offerte in te dienen. A Planning Activiteiten Belgische en Europese publicatie van de aangekondigde opdracht waarin de belangstellenden worden verzocht hun kandidatuur in te dienen. Beschikbaarstelling van onderhavig document Sluitingsdatum kandidatuurstellingsdossier Opening ontvangen kandidaturen indiening Beoordeling van de kandidaturen in het licht van de selectiecriteria Officiële bekendmaking van selectie of nietselectie en beschikbaarstelling van het bestek aan de gekozen Kandidaten. Datum 9/03/ /03/ /04/2015 om 13u00 01/04/2015 om 13u00 01/04/2015 tot 28/04/ /04/2015 De hierboven genoemde data en tijdstippen voor het indienen van kandidatuurdossier zijn vast en gelden als uiterste termijn. Alle overige hierboven genoemde data zijn streefdata. Aan de planning kunnen geen rechten worden ontleend. Indien gedurende het verloop van de procedure in enige fase vertraging optreedt, zullen de daarop volgende fasen evenredig in tijd opschuiven. B Uitsluiting van deelname De ingediende verklaringen en gegevens kunnen door bpost worden geverifieerd met alle mogelijke middelen. Door deelname aan de procedure en het overmaken van een dossier verklaren de Kandidaten zich akkoord met de bevoegdheid van de Aanbestedende Overheid of een door haar aangestelde derde om de ingediende verklaringen en gegevens te controleren op hun juistheid. Nadat de ingediende documenten zijn onderzocht op juistheid en volledigheid, wordt nagegaan of de Kandidaten zich in één of meerdere van de uitsluitingsgronden bevinden, waarbij de Aanbestedende Overheid zich het recht voorbehoudt een onjuiste of onvolledige kandidaatstelling of een kandidaatstelling van een Kandidaat die zich bevindt in één of meerdere van de uitsluitingsgronden te weren. De Aanbestedende Overheid behoudt zich het recht voor aan de Kandidaten gebeurlijk ontbrekende informatie op te vragen ter vervollediging van het kandidaatstellingsdossier, zonder hiertoe Vertrouwelijk Julie Devers Procurement 10/03/ / 17

10 evenwel verplicht te zijn en zonder dat dit afbreuk doet aan haar bevoegdheid om de betreffende kandidaatstelling al dan niet te weren. Indien in de loop van de gunningsprocedure zou blijken dat een Kandidaat, een lid van een kandiderend samenwerkingsverband, of een entiteit op wiens ervaring of draagkracht de Kandidaat (of, indien de Kandidaat een samenwerkingsverband betreft, enig lid daarvan) zich beroept, zich komt te bevinden in een situatie die aanleiding kan geven tot uitsluiting (bijv. faillissement), zal steeds nog tot uitsluiting kunnen worden besloten. De Kandidaten zullen alle inlichtingen die de Aanbestedende Overheid in de loop van de procedure in dit verband zou vragen op eerste verzoek aanleveren. C Toetsing op basis van de selectiecriteria Tevens zal worden nagegaan of de Kandidaten kunnen aantonen te beschikken over voldoende financieel-economische draagkracht en technische bekwaamheid. De toetsing hiervan zal gebeuren aan de hand van de door de Kandidaten aangeleverde informatie zoals gevraagd onder Deel 2, punt 1.2 en 1.3 hierboven. Op grond van de informatie in het kandidaatstellingsdossier zal worden nagegaan of de betrokken Kandidaat effectief in aanmerking komt om te worden geselecteerd. De Aanbestedende Overheid behoudt zich het recht voor om in elk stadium van de gunningsprocedure aanvullende inlichtingen te vragen en na te gaan of de betrokken Kandidaat nog steeds voldoet aan de gestelde uitsluitings- en selectiecriteria. Indien blijkt dat een Kandidaat hieraan niet langer voldoet, kan deze Kandidaat nog steeds worden uitgesloten. De Kandidaten die niet worden geselecteerd, zullen onverwijld de gemotiveerde selectiebeslissing ontvangen. D Rangschikking van Kandidaten bpost zal op basis van de selectiecriteria onder het punt 1.3 Vakbekwaamheid een rangschikking opmaken. De vier (4) best gerangschikte Kandidaten worden geselecteerd en zullen in aanmerking komen voor het verder vervolg van de procedure. Indien na de beoordeling van de Kandidaten minder dan 4 kandidaturen worden weerhouden, behoudt bpost zich het recht om minder Kandidaten dan het vooropgestelde mee te nemen naar de volgende fase in deze onderhandelingsprocedure. Enkel de vier (4) geselecteerde kandidaten zullen het volledige Bijzonder Bestek, met de gedetailleerde omschrijving van de Opdracht ontvangen, en zullen uitgenodigd worden voor een briefing over de Opdracht en om een Offerte in te dienen. 2.2 Beoordeling van de kandidaturen Vertrouwelijk Julie Devers Procurement 10/03/ / 17

11 A Jury Voor de evaluatie en beoordeling van de informatie verstrekt in het kader van punt 1.3 Vakbekwaamheid zal de Aanbestedende Overheid een jury aanstellen. Deze jury bestaat uit meerdere medewerkers van de Aanbestedende Overheid. Elk lid van de jury beschikt over voldoende expertise om het dossier te beoordelen en om op de verschillende punten een score te geven volgens de beoordelingsmethodiek die hieronder wordt beschreven. Het totaal van de scores van de jury per criterium wordt herleid naar een score op de maximumscore per criterium. De scores van de verschillende criteria per jurylid worden opgeteld en vormen zo de totaalscore van de Kandidaat. Deze scores zijn de basis voor de selectie van het beperkt aantal deelnemers aan de volgende offertefase in deze onderhandelingsprocedure. B Beoordelingsmethodiek De Aanbestedende Overheid zal elke kandidatuur beoordelen als volgt: De persoonlijke situatie van de Kandidaat, alsook de economische en financiële draagkracht opgenomen onder punt 1.1 en 1.2 zullen beoordeeld worden als volgt: - Indien de Kandidaat niet alle gevraagde attesten, certificaten of documenten heeft ingediend, kan bpost niet (afdoende) oordelen over de persoonlijke situatie van de Kandidaat en of de Kandidaat over de nodige financiële en economische capaciteit beschikt en kan de Aanbestedende Overheid beslissen zijn kandidatuur niet te weerhouden. - Indien de Kandidaat niet voldoet aan zijn verplichtingen inzake betaling van RSZ of directe en indirecte belastingen of gelijkwaardig in geval van een buitenlandse Kandidaat, zal zijn kandidatuur als dusdanig niet weerhouden worden. - Indien de Kandidaat alle gevraagde attesten, certificaten of documenten heeft ingediend en zich niet in één van de uitsluitingsgronden bevindt, kan de Aanbestedende Overheid oordelen over de persoonlijke situatie van de Kandidaat en of hij over de nodige financiële en economische capaciteit beschikt en kan de Aanbestedende Overheid de kandidatuur als dusdanig weerhouden of niet weerhouden. - Indien de Aanbestedende overheid oordeelt dat de Kandidaat voldoet aan de vereisten voor de persoonlijke situatie van de Kandidaat en zijn financiële en economische capaciteit voor deze Opdracht, zal de Aanbestedende Overheid de Kandidaat beoordelen op zijn vakbekwaamheid en dit volgens de hieronder beschreven methodologie. De vakbekwaamheid opgenomen onder punt 1.3 wordt beoordeeld op een totaal van 100 punten. Per criterium wordt hiervoor de volgende schaal gehanteerd: 0%: niet behandeld; 20%: slecht, onvoldoende; 40%: zwak; 60%: redelijk; 80%: goed; 100%: zeer goed. Bij het toekennen van de scores per criterium zullen onder meer volgende beoordelingselementen (zonder limitatief te zijn) in acht genomen worden: structuur van de kandidatuur en de antwoorden duidelijkheid en degelijkheid van de kandidatuur en de antwoorden relevantie van de antwoorden motivering en onderbouwing van de antwoorden Vertrouwelijk Julie Devers Procurement 10/03/ / 17

12 aangetoonde toegevoegde waarde van het agentschap Bij het toekennen van de score voor criterium 1b worden ook volgende beoordelingselementen (zonder limitatief te zijn) in acht genomen: kwaliteit van het kernteam ervaring van de teamleden competenties van de teamleden expertise en talent Bij het toekennen van de score voor criterium 3 worden ook volgende beoordelingselementen (zonder limitatief te zijn) in acht genomen: relevantie van de referenties en de cases kwaliteit van de cases bewijs van ervaring in de gevraagde disciplines, expertise en talent. Onder punt 3a wordt tevens verwacht dat elke succesvolle referentie wordt gestaafd door een verklaring van goede uitvoering ondertekend door de klant van de Kandidaat. Bij het ontbreken van deze verklaring, kan de Aanbestedende Overheid moeilijk nagegaan of de opdrachten bij de huidige klanten succesvol zijn afgerond. bpost behoudt zich dan ook het recht voor om een lagere score te geven ingeval de nodige verklaringen ontbreken. 2.3 Stopzetten procedure De Aanbestedende Overheid behoudt zich te allen tijde het recht voor om de gunningsprocedure om gegronde redenen te beëindigen. Deze eenzijdige beëindiging van de procedure geeft de Kandidaten geen enkel recht op enige vergoeding of andere aanspraak. 2.4 Aansprakelijkheid van de Aanbestedende Overheid De Aanbestedende Overheid aanvaardt de verantwoordelijkheid van het onjuist zijn van feitelijke gegevens die onderdeel uitmaken van de door haar verstrekte informatie, tenzij de Kandidaat redelijkerwijze niet onkundig kon zijn van dergelijke eventuele feitelijke onjuistheid. De Aanbestedende Overheid levert daarentegen geen enkele garantieverklaring af, noch impliciet, noch uitdrukkelijk, met betrekking tot de volledigheid, relevantie en interpretatie van de in dit document opgenomen informatie of enige andere informatie die op een later tijdstip door de Aanbestedende Overheid zou worden verstrekt in het kader van onderhavige procedure die geheel voor risico van de Kandidaat blijft. Zij wijst bijgevolg elke aansprakelijkheid af, van welke aard ook, voor enige schade die of verlies dat de Kandidaat zou kunnen lijden ten gevolge van (i) het gebruik van dit document, de wijzigingen eraan of de erin opgenomen informatie, (ii) het feit dat de Kandidaat zou vertrouwd hebben op deze informatie of (iii) het ontbreken, niet relevant zijn of de interpretatie van bepaalde informatie in dit document. Zij wijst dan ook met betrekking tot de volledigheid, de relevantie en de interpretatie van de verstrekte informatie, elke aansprakelijkheid, van welke aard ook, af voor enige schade die of verlies dat de Kandidaat zou kunnen lijden ten gevolge van het ontbreken van bepaalde informatie in dit document. Vertrouwelijk Julie Devers Procurement 10/03/ / 17

13 Door het indienen van een kandidaatstelling stemt de Kandidaat in met de in dit selectiedossier opgenomen voorwaarden en aansprakelijkheidsbeperkingen van de Aanbestedende Overheid. Vertrouwelijk Julie Devers Procurement 10/03/ / 17

14 3. Algemene voorwaarden van de kandidaatstelling 3.1 Contactpunt en communicatie m.b.t. de Opdracht A Contactpunt De contactgegevens met betrekking tot de Opdracht bij bpost zijn: Mevrouw Julie Devers en Mevrouw Carol Wlodarczyk bpost nv van publiek recht Procurement Muntcentrum 1000 Brussel Tel.: en Julie.Devers@bpost.be en Carol.Wlodarczyk@bpost.be 3.2 Taal De schriftelijke en mondelinge contacten met bpost gebeuren in het Nederlands of in het Frans. 3.3 Indiening kandidaatstelling A Plaats en tijdstip indiening De kandidaatstellingen met de vereiste bijlagen worden, volledig ondertekend zoals gevraagd in punt 3.6.a, onder definitief gesloten omslag aangetekend toegezonden of afgegeven tegen ontvangstbewijs, conform de in punt 3.3. hieronder opgenomen vereisten, bij de Aanbestedende Overheid op volgend adres: Mevrouw Julie Devers en Mevrouw Carol Wlodarczyk bpost nv van publiek recht Procurement Muntcentrum 1000 Brussel en dit ten laatste op 1 april 2015 vóór 13u Eenmalige kandidaatstelling Een onderneming mag slechts eenmaal, hetzij als individuele Kandidaat, hetzij als lid van een samenwerkingsverband, een kandidaatstelling indienen. Vertrouwelijk Julie Devers Procurement 10/03/ / 17

15 3.5 Wijzigingen van een samenwerkingsverband Elke wijziging van de samenstelling van een kandiderend samenwerkingsverband vereist de voorafgaande en uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de Aanbestedende Overheid. De gewijzigde samenwerkingsverband dient gedurende de gunningsprocedure te allen tijde te blijven voldoen aan de voorwaarden voor deelneming. Ingeval van wijziging van de samenstelling van het samenwerkingsverband dient aan de Aanbestedende Overheid te worden aangetoond dat nog steeds aan de deelnemingsvoorwaarden wordt voldaan. Het is verboden, behoudens uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de Aanbestedende Overheid, om een samenwerking tot stand te brengen tussen meerdere geselecteerde Kandidaten / samenwerkingsverbanden, ten einde gezamenlijk één offerte in te dienen. 3.6 Eisen m.b.t. de kandidaatstelling A Ondertekening De kandidaatstelling dient volledig te worden ingevuld en ondertekend door de personen die bevoegd zijn om de Kandidaat (respectievelijk elk lid van het samenwerkingsverband) rechtsgeldig te verbinden. Hiervoor dient het bewijs van de vertegenwoordigingsbevoegdheid te worden geleverd. B Formaat De Kandidaat legt een (1) origineel en acht (8) kopieën voor, evenals een (1) elektronische versie op CD-ROM of USB-stick. Met betrekking tot de elektronische versie dient te worden opgemerkt dat de documenten dienen te worden opgesteld in MS Office. Gescande documenten dienen in pdf te worden aangeleverd. Het geheel wordt geschoven in een definitief gesloten omslag waarop uitdrukkelijk wordt vermeld: "Bijzonder Bestek nr. PUR/ Meldingsplicht Indien een Kandidaat fouten en/of leemten in onderhavig selectiedossier opmerkt en zelfs indien deze fouten en/of leemten de Kandidaat zouden toelaten of niet zouden beletten een kandidaatstelling in te dienen, dient deze zulke fouten en/of leemten onmiddellijk (en uiterlijk 10 dagen vóór de datum voor het indienen van de kandidaatstellingen), uit eigen beweging en schriftelijk te melden op het contactpunt aangegeven in punt 3.1.A, teneinde de Aanbestedende Overheid in de mogelijkheid te stellen om desgevallend nog de nodige correctieve acties te ondernemen. 3.8 Confidentialiteit en eigendom Alle informatie in woord en geschrift, welke door of namens de Aanbestedende Overheid in het kader van deze gunningsprocedure is of nog wordt verstrekt, dient vertrouwelijk te worden behandeld en mag niet aan derden worden overgemaakt. Vertrouwelijk Julie Devers Procurement 10/03/ / 17

16 Alle documenten die de Aanbestedende Overheid onder welke vorm dan ook aan de Kandidaten overhandigt of ter beschikking stelt alsook elk afschrift of elke reproductie ervan, zijn en blijven steeds eigendom van de Aanbestedende Overheid en zullen door de Kandidaat terugbezorgd worden, hetzij bij het beëindigen van de gunningprocedure, hetzij op eenvoudig verzoek van de Aanbestedende Overheid. De door de Kandidaten aan de Aanbestedende Overheid overgemaakte stukken en documenten worden gratis ter beschikking gesteld van de Aanbestedende Overheid zonder dat deze verplicht kan worden tot enige teruggave. Zij mag er, in het kader van de gunningprocedure, vrij over beschikken. Vertrouwelijk Julie Devers Procurement 10/03/ / 17

17 DEEL 3 BIJLAGEN Bijlage 1: model verbintenis derde entiteiten Ondergetekende, [GEGEVENS DERDE ENTITEIT + VERTEGENWOORDIGER] verklaart hierbij op eer dat de kandidaat [AAN TE VULLEN] voor de Opdracht PUR voor de diensten verleend door een strategisch en creatief corporate-, brand- en marketing communicatiebureau voor de vermelde scope van dit document kan gedurende de totale looptijd van deze Opdracht daadwerkelijk beschikken over de voor de uitvoering van die Opdracht noodzakelijke middelen van [NAAM DERDE ENTITEIT]. [plaats] DATUM: Voor [NAAM DERDE ENTITEIT], [NAAM] [FUNCTIE] Vertrouwelijk Julie Devers Procurement 10/03/ / 17