Amersfoort Centraal, Seats2Meet

Transcriptie

1 Programmadirectie Hoogwaterbescherming Koningskade AA Den Haag Postbus AE Den Haag Contactpersoon Jasper Tamboer Omschrijving Vakdag Projecten Startup bespreking Amersfoort Centraal, Seats2Meet Deelnemers Zie lijst deelnemers Afschrift aan Deelnemers Welkomstwoord door Erik Kraaij Erik Kraaij (plv programmadirecteur nhwbp) heet de deelnemers welkom. Hoewel velen al bezig zijn met het nhwbp, kunnen we nu echt met elkaar aan de slag. Op Prinsjesdag is de begroting van het Deltafonds, waar het nhwbp onderdeel van uitmaakt, aangeboden aan de Kamer en vanaf 1 januari wordt de gewijzigde Waterwet van kracht. De aftrap van vandaag vormt de start van een programma dat we met elkaar neer gaan zetten. Gezamenlijkheid is essentieel, en het is mooi om te zien dat vandaag zowel waterschappen, RWS, kennisinstellingen en programmadirectie vertegenwoordigd zijn. De programmadirectie heeft zichzelf ten doel gesteld de projecten zoveel mogelijk te ondersteunen en te faciliteren. Erik benadrukt de opgave waar we met z n allen voor staan: in het eerste programma zijn 18 projecten opgenomen, met een volume van 350 miljoen euro. Doel van vandaag: gezamenlijk start maken, maar ook goede startup voor projecten. Tevens willen we de projecten die al bezig zijn een steuntje in de rug geven. Dat gaan we doen d.m.v. vier workshops (ochtend- en middagronde). Verder bespreken we met elkaar waar we tegenaan lopen, wat jullie nodig hebben om projecten tot een goed einde te brengen en waarin de programmadirectie kan helpen. Er is een reflectiewand waarop suggesties meegegeven kunnen worden. Erik stelt aantal sleutelfiguren voor: Jelke Jan de With (Taskforce Deltatechnologie), Ellen Tromp en Han Knoeff (Deltares), regionaal programmabegeleiders vanuit de programmadirectie en de trekkers workshops van de workshops. Presentatie handreiking verkenning door Bert van Andel (programmadirectie) Bert geeft de positie van de handreiking verkenning aan (zie bijlage voor presentatie). Onder de gewijzigde Waterwet hangt de subsidieregeling. Hieronder hangen kaders en handreikingen (w.o. handreiking verkenning). Kaders zijn Het Hoogwaterbeschermingsprogramma is een samenwerking van de waterschappen en het ministerie van Infrastructuur en Miieu Pagina 1 van 8

2 verplichte werkwijzen. Handreikingen zijn ter ondersteuning in de fases en van projectteams en komen beschikbaar voor verschillende onderwerpen. De handreiking verkenning is gezamenlijk met waterschappen, RWS, kennisinstellingen en ingenieursbureaus opgesteld. Essentiële uitkomst van de verkenningsfase is bestuurlijk gedragen VKA. De handreiking bevat veel tips en trucs over hoe verschillende aspecten slim aangepakt kunnen worden. Heeft nu status concept en we gaan in projecten kijken hoe de handreiking ervaren wordt en of er aanpassingen nodig zijn. Bert doet nadrukkelijk oproep om ervaringen te delen. Aan het einde van het jaar stelt de stuurgroep het stuk vast, maar het blijft levend document. Een aantal aanvullende onderwerpen wordt nog aangevuld: kabels en leidingen, cultuur, historie, archeologie, duurzaamheid, markbenadering. Scopebeheer komt terug in kaders en templates, niet in handreiking. De handreiking verkenning is gericht op reguliere projecten. Niet alles geldt ook voor projectoverstijgende verkenningen. Voor deze projectoverstijgende verkenningen is maatwerk nodig vanwege hun specifieke doelstelling en karakter (geen VKA). Bert licht de verschillende fasen binnen de verkenningsfase verder toe. Startfase: In de eerste fase (startfase) van de verkenning wordt een plan van aanpak opgesteld. Dat wordt besproken met programmadirectie en op basis daarvan wordt beschikking opgesteld. Het aangevraagde geld is voor de gehele verkenning, en er vindt geen verrekening achteraf plaats. Daarom is het essentieel om problemen in begin helder te hebben, voordat subsidie aangevraagd wordt. Steek hier dan ook voldoende tijd in. Vraag uit de zaal: er staat nu dat er voor kostenraming verkenningsfase een trefkans van 50% gehanteerd dient te worden. Vraag is of dit een reële waarde is voor beheerder, wellicht beter om uit te gaan van 85%-waarde? Bert geeft aan over dit punt nog discussie is. Op 24 september komt dit terug in de stuurgroep want dit is een bestuurlijke afweging. Analysefase: houd rekening met technische vernieuwingen, zoals - nieuwe normen (Deltaprogramma) - overstromingskansbenadering - optimale ontwerphorizon - B&O als onderdeel van ontwerpproces (LCC) - uitkomsten drie projectoverstijgende verkenningen - innovatie (motiveer waarom niet) Vraag uit de zaal: De eerste twee punten kunnen flink effect hebben op startfase. Daar zou je ze eigenlijk al helder willen hebben. Hoe kunnen we dit het beste aanpakken? Richard Jorissen (programmadirecteur) geeft aan dat hier op in de workshop ontwerpen nader op in gegaan zal worden. Hopelijk is er aan het einde van het jaar meer rekenkundige info beschikbaar. Het ligt niet voor de hand om iets te gaan versterken dat conform nieuwe normen niet versterkt zou hoeven worden. Als je dit aan ziet komen, bespreek je dat met de projectbegeleider. Beoordelingsfase: stem detailniveau van de effectbepaling af op de beoordeling en besluitvorming. Zorg dat projectbeheersing op orde is. Vraag uit de zaal: Hoe breed is bestuurlijk gedragen VKA? Bert geeft aan dat dit breder is dan alleen eigen waterschap, maar dat ook wensen en belangen van buitenwereld hierbij relevant zijn en moeten worden meegenomen in afweging. Niet met oogkleppen op dus. Bovendien is het ook gewoon pragmatisch om te zorgen dat stakeholders die van belang zijn aan tafel hebben gezeten, anders Pagina 2 van 8

3 grotere kans op belemmeringen in vervolgfase. Richard geeft aan dat er een estafetterelatie is met het Deltaprogramma (beleidsverantwoordelijk). Wij zijn verantwoordelijk voor de uitvoering. Duidelijke verbinding met Deltaprogramma waarin wij langzamerhand stokje overnemen in verkenningsfase. Vraag uit de zaal: Kunnen kosten die je maakt voor opstellen plan van aanpak meegenomen worden in subsidieaanvraag? Bert geeft aan dat dit kan. Vraag uit de zaal: In de programmadirectie zijn rijk en waterschappen vertegenwoordigd en zij brengen samen geld samen in één pot. In dat kader is de term subsidie vreemd. Kan je niet beter een ander woord gebruiken? Richard geeft aan dat dit klopt. Subsidieregeling kunnen we beter financieringsregeling noemen. Echter, er is geen enkel ander instrument dan een subsidieregeling is om de gelden bij de projecten te krijgen. In technische zin spreken we dus over subsidie, in dagelijkse praktijk kunnen het beter gezamenlijke financiering noemen. Vraag uit de zaal: in hoeverre kan tweede programmeringsronde, de eerste programmeringsronde nog beïnvloeden? Erik geeft aan dat we dit niet verwachten omdat we de bestuurlijk opgegeven projecten hebben geprioriteerd op veiligheidsurgentie. We beginnen dus met de goede projecten. De spanning is wel herkenbaar. Als het zich voordoet moet het terug naar de stuurgroep. Erik kondigt de vier workshops aan en deelnemers gaan in subgroepen uit elkaar. Ieder naar zijn eigen zaaltje. Workshop 1 Ontwerpproces (Richard Jorissen) Na een voorstelrondje, nam Richard de deelnemers mee in het ontwerpproces aan de hand van een presentatie (zie bijlage). De presentatie was een kapstop om interactief met de groep een aantal issues te bespreken. De belangrijkste issues waren: wat stop je allemaal in de LCC-benadering, wanneer in het proces neem je de nieuwe normen in beschouwing, het handen en voeten geven aan doelmatigheid. Opbrengsten/issues Voorgesteld werd om de oude planperiode van 50 cq. 100 jaar als referentie te gebruiken in LCC-benadering. Dit biedt namelijk een goede basis, o.a. als vergelijk tussen projecten. Neem behalve (extra) beheer- en onderhoudskosten, ook bijvoorbeeld kosten van 2 e asfaltlaag mee in de raming van 50 jaar. Verder is het verstandig ook na te denken over hinder bij het kiezen van een kortere planperiode. Wat je allemaal in een LCC-benadering stopt, verdient nog nadere uitwerking. Geopperd is het idee van een Q-team, zoals bij Ruimte voor de Rivier. Bij de introductie van nieuwe kennis / type maatregelen is behoefte aan procesafspraken. Hierbij is validatie belangrijk. Wellicht een rol voor ENW? Een vraag die naar boven kwam van een waterschap: nemen we beheermaatregelen serieus? De angst die hierbij leefde is om niet het enige waterschap te zijn dat haar nek uitsteekt. Verder moet er een verband komen tussen aanleg/beheer en het WTI. Beheersinspanning moet als één van de uitgangspunten worden gezien. Hiervoor is afstemming tussen de waterschappen onderling wenselijk. Pagina 3 van 8

4 Gediscussieerd is over het koppelen van vakken. Hoe om te gaan met nog goedgekeurde vakken als onderdeel van een project. Duidelijk is dat het gezonde verstand moet prevaleren. Een andere discussie is de aanstaande nieuwe normering. Behoefte is aan een bepaalde hiërarchie tussen nieuwe normen en afweging van alternatieven. Er zal moeten worden nagedacht wat de impact kan zijn van de nieuwe normen. Een gevoeligheidsanalyse ligt voor de hand. Wat als groot risico werd gezien is dat een keuze voor en vka moeten worden herzien. Gevraagd is om bij de programmering rekening te houden met de benodigde organisatie van waterschappen, Ir-bureau s en aannemers. Onder de aandacht werd nog gebracht de mogelijkheid van het meenemen van voorland in de veiligheidsbeschouwing (met als voorbeeld een project in het HWBP-2). Het oprekken van de keurgrenzen kan worden gezien als maatregel. Wellicht ook kansen voor het nhwbp? Workshop 2 Belangenmanagement (Marc Wesselink) Nut en noodzaak van professioneel belangenmanagement wordt door deelnemers onderschreven. Belangenmanagement is in kennisgestuurde organisaties als waterschappen en technische adviesbureaus niet automatisch een prioriteit. Een aanpak die leidt tot vroegtijdige dialoog, een creatief proces met stakeholders nog voorafgaand aan plan van aanpak komt daardoor in het gedrang. Omgaan met deze situatie vraagt onder meer het volgende: 1. opleiding van een brede groep uit de organisaties in strategisch omgevingsmanagement (SOM), zodat de ambitie en taal van belangenmanagement (vertrouwen bouwen en klimaat creëerden waardoor binnen planning en budget gebleven kan worden) 2. 1-daagse opleiding van omgevingsmanagers en selectie van andere projectrolhouders en andere personen die ook werkelijk gesprekken met stakeholders gaan voeren 3. 2-daagse ondersteuning in geval van complexe opgaven of conflicten: Coaching, ad hoc ondersteuning 4. ondersteuning som/belangenmanagement met tools die uitwisselbaar zijn: meervoudig kijken, goede analyse, efficiency 5. organiseer intervisie voor oa de omgevingsmanagers. 6. intern omgevingsmangement in de waterschappen en in programmadirectie om ruimte te creëerden voor belangenmanagement / dialoog. Minder angst en risico gedreven, meer kans en vertrouwen gericht. 7. hoe kom ik tot PvE van PvA als ik de veiligheidsopgave en daarmee ook de daaraan gerelateerde issues en belangen nog niet ken? Nader te bespreken. 8. Faciliteer het delen van best practices. De houding van keringbeheerders tov belangenmanagement / SOM is belangrijk voor het succesvol implementeren van deze werkwijze in projecten. De kwaliteit van de discussie in de 2 rondes en het enthousiasme van de deelnemers voor de inzet van professioneel belangenmanagement / SOM was zeer hoog. Dat belooft dus wat. Deelnemers kwamen met vragen binnen maar gingen geënthousiasmeerd door de informatie en de discussie met een andere houding naar buiten. Pagina 4 van 8

5 Workshop 3 Kwaliteit projectteams (Inge Oppatja) In de workshop Kwaliteit organisatie en projectteams stonden kennismaken en netwerken, informatie overdragen en delen van ervaringen en leren van elkaar centraal. Na een toelichting op- en bespreking van de handreiking professionalisering projectteams (referentieprofielen en opleiding- en ontwikkelplan Verkenningsfase), zijn ervaringen en aandachtspunten met betrekking tot het formeren en realiseren van een goed functionerend en samenwerkend team gedeeld en besproken. De sfeer was open, er werd goed geluisterd naar elkaar, er werden nuttige adviezen en tips gegeven. Een aantal deelnemers heeft (al) afspraken gemaakt met elkaar (en de begeleiding) om verder door te praten en ervaringen te delen. Opbrengsten/issues/tips Het opleidingsaanbod is compleet, doordacht en dekt de lading goed. Goed om aan de voorkant te investeren. Tip: blijf wel aangeven dat het een vraaggestuurd programma is, een buffet waaruit een ieder naar behoefte kan putten. Het is een handreiking, geen verplichting, je hoeft niet overal aan mee te doen; Goed dat er, naast aandacht voor vakinhoud, ook wordt geïnvesteerd in houding en gedrag (ondermeer door inzicht in drijfveren), teamontwikkeling en samenwerking; Wees ervan bewust dat keuze in verkenningsfase voor meer geïntegreerde contracten (UAV-gc) andere kwaliteitseisen stelt aan je mensen (geldt zowel voor opdrachtgever als opdrachtnemer); het gegeven dat het opleiding- en ontwikkelaanbod ook beschikbaar is voor beheerders die in een latere tranche een opgave hebben of netto-betaler zijn, wordt positief ervaren. Het traject kan bijdragen aan (verdere) professionalisering van de waterschappen; Besteed ook nadrukkelijk aandacht aan de directeuren en de bestuurders van de waterschappen; Faciliteer en ondersteun ook bij regionale samenwerking en uitwisseling (o.a. i.h.k.v. capaciteitsplanning); Stimuleer en ondersteun leer- werktrajecten en stages (wordt al opgepakt); Het leerhuis is een goede manier om best (en worst) practises te delen en elkaar te inspireren en ondersteunen, belangrijk om dit te programmeren; Houd, bij de volgende ronde(s) van programmering, rekening met de organisatieontwikkeling van/bij de waterschappen. Workshop 4 Inkopen en aansturen IR s diensten verkenningsfase (Frans van de Berg en Jasper Tamboer) Aan de hand van handout van Frans van de Berg (Rivierenland) vindt er een groepsgesprek over het samenwerken tussen waterschappen en adviesbureaus in verkenningsfase plaats. Frans deelt zijn ervaringen. Hieronder staan de belangrijkste punten uit de 2 rondes. Inzet adviesbureaus verkenningsfase ambitie Rivierenland voor nhwbp is om na verkenningsfase het project te gunnen aan uitvoerend bedrijfsleven (aannemer icm adviesbureau). Vroeger was dit 1 fase en vroeg je het onmogelijke, waterschap gaf adviesbureau opdracht bij start project tot opstellen projectplan (einde plan- Pagina 5 van 8

6 uitwerkingsfase) met nog allemaal onzekerheden en vrijheidsgraden (nog meer proces dan project) Goed dat verkenning en planuitwerking nu is gescheiden binnen nhwbp want geeft je ruimte om met ander bureau in zee te gaan, potentieel risico is wel dat bureaus elkaar gaan afkraken (dat vorig bureau heeft het niet begrepen, onderzoek opnieuw doen, verlenging verkenning etc) Goede voorbeelden bepaalde (grond)onderzoeken in verkenningsfase apart aanbesteden en naar voren trekken om technische risico s beter in de vingers te krijgen, omgevingsmanagement doen we zelf in fases van verkenning en planuitwerking zodat dijkbewoners 1 aanspreekpunt hebben Taskforce biedt helpende hand om (uitvoerend) bedrijfsleven mee te laten werken in verkenningen, aanpak Markerwadden (Natuurmomenten) verder uitwerken voor nhwbp projecten Belang van verkenningsfase: In verkenningsfase wordt de pap gestort, deze fase bepaalt voor grootste deel kwaliteit en totale kosten van het project in verkenningsfase wordt relatief minste geld besteed maar kan bij voor project meeste opleveren, het loont dus om extra tijd en geld in deze fase te investeren want verhoogt kwaliteit en creativiteit hierdoor nemen totale investeringskosten af, reductie uitvoeringsrisico s en verminderen faalkosten. Aanpak vroeger: Positief: gelijkwaardige samenwerking (korte lijntjes naar adviesbureau, pakte de telefoon direct bij een probleem) en het samen investeren in kwaliteit Negatief was de vele vertragingen door extra onderzoeken en extra kosten (uurtje-factuurtje) Aanpak nu: Positief: sneller en goedkoper, vooraf zakelijke afspraken obv geleverde planproducten (contract), meer gestructureerd Negatief: voor elk project een nieuwe adviseur, weinig kwaliteit en creativiteit, meer inzet van junioren in backoffice, veel meerwerk (contractwijzigingen) Uitdaging nhwbp samenwerking OG-ON: aanpak vroeger en nu combineren: optimum vinden tussen enerzijds kwaliteit en anderzijds sneller en goedkoper (vinden van gezonde spanning tussen beide zaken, als een elastiekje) dijk is anders dan aanleggen van weg (totaal andere zaken), daar moeten we wel oog voor houden hoe krijgen we verkenning zo dat er serieus wordt onderzocht naar bijvoorbeeld uitbreidbaarheid? Dus niet even snel een lijntje bij tekening zetten aan einde onderzoek omdat we het eigenlijk zijn vergeten verkenningsfase is bovenal een creatief proces naar meest doelmatige oplossing, kwaliteit moet leidend zijn, pak die ruimte ook als waterschap kennis van adviesbureaus koppelen aannemers in verkenningsfase, laat waterschappen en bedrijfsleven beide risicodragend zijn in verkenningsfase in nhwbp veel nieuwe vrijheidsgraden (nieuwe normen, loslaten planhorizon etc), als we dit zo op de markt zetten dan zijn we aan de goden overgeleverd Pagina 6 van 8

7 formuleer je basispakket vanuit driehoek zo in verkenningsfase zodat beste partij met beste oplossing naar boven komt drijven, laat ook ruimte vrij in verkenning zodat omgeving iets te kiezen heeft Ervaringen bij slecht lopend contract: Sprake van slechte samenwerking in 20% van gevallen, gemiddeld is de samenwerking een zesje tussen waterschap en bureau, 20% is zeer goede samenwerking ligt dus nog veel ontwikkelpotentieel in samenwerking OG en ON Contractmanager wordt halve jurist vanwege contractwijzigingen (weinig vertrouwen), verharding standpunten, wij tegenover zij, uiteindelijk verliezen we allemaal Onvoldoende ruimte voor slimme oplossingen en maatwerk door alles af te prijzen Issues/ dilemma s Kwaliteit van adviesbureaus is bij inschrijving niet onderscheidend (allemaal goede CV s ingeleverd, ziet keurig uit aan de voorkant), gevolg is gunnen op prijs terwijl kwaliteit in verkenning meer sturend is Huidige aanpak van aanbesteding IR diensten sluit niet aan bij benodigde creativiteit en kwaliteit in verkenningsfase Bij start verkenning is nog veel onzeker en weet je als waterschap nog onvoldoende scherp wat moet worden onderzocht en weet je nog niet wat meest doelmatige oplossingen is, je weet dus nog niet goed wat je aan de markt moet vragen bij start project Adviesbureau worden we allemaal geselecteerd op prijs, terwijl ze meer kwaliteit hebben te bieden, dit laten ze in huidige wijze van aanbesteden niet zien We halen niet het maximale uit driehoek in verkenningsfase bij huidige wijze van samenwerken (= veel middelmaat, 20% van samenwerking is slecht) Waterschappen nemen onvoldoende tijd in verkenningsfase om basisgegevens op orde te hebben en eerst noodzakelijke (grond)onderzoeken uit te voeren voor bepalen veiligheidsprobleem, Nederland BV is uiteindelijk duurder uit Audits van programmabureau op project zijn veelal teveel regelgedreven (vb microstabiliteit), het achterliggend doel van audit verdwijnt op achtergrond, hierdoor houdt waterschap minder tijd over om te investeren in kwaliteit en creativiteit (zaken die er echt toe doen) Bij adviesbureau staat soms in plaats van projectbelang het commercieel belang voorop waardoor planproducten te hoog abstractieniveau hebben, creativiteit ontbreekt door te systematische projectaanpak, optimalisaties worden gemist vanwege te weinig berekeningen Verkenningsfase is meer een proces maar wordt door waterschap als project aangestuurd (= vragen om ellende) Weinig kennisuitwisselling tussen IR bureaus en waterschap over werkwijze nhwbp (kaders, templates, spelregels etc) en benodigde kennis Leren te weinig van het verleden (geen standaard projectevaluaties beschikbaar) Vallen in oud gedrag als IR bureaus en waterschap elkaar aanspreken Waterschappen investeren te weinig in ontwikkeling van eigen mensen Pagina 7 van 8

8 Acties/ oplossingen Taskforce werkt samen met programmabureau en enthousiaste waterschappen een aanpak uit om samenwerking tussen overheid, bedrijfsleven en kennisinstellingen in verkenningsfase vorm te geven, hierbij zijn de volgende stappen van belang: (1) formuleren van een basispakket, (2) een creatieve sessie, (3) eindadvies marktbenadering (Jelke Jan de With, Frans van de Berg en Jasper Tamboer nemen voortouw) Programmabureau en waterschappen voeren standaard evaluaties uit bij fase-overgang en waterschap verplicht aannemer om projectevaluatie op te leveren wanneer project is uitgevoerd Programmabureau organiseert een bedrijvendag in 2014 voor waterschappen met RWS, NL-IR s en Pianoo over nieuwe ontwikkelingen HWBP, nieuwe samenwerking Taskforce in verkenningsfase, nieuwe contractvormen Programmabureau organiseert in 2014 een vakdag voor contractmanagers waterschappen en RWS Deltares en andere kennisinstellingen komen ism met programmabureau met innovatie- en risicoscan op projectniveau in kader van analysefase binnen verkenningsfase, nodig ook breinbrekers van ander sector uit (bijvoorbeeld over ander materiaalgebruik dan klei en folie) Waterschappen ga werken met mentorschap binnen projectteam (praktijkleren), leidt eigen personeel op via strategische personeelsplanning, wissel actief personeel uit Afsluiting Ate Winstra (Noorderzijlvest) brengt zijn complimenten uit voor dag en organisatie over. Hij geeft aan dat hij de dag als zinvol en nuttig heeft ervaren. Overige deelnemers klappen instemmend. Erik sluit de dag af en dankt iedereen voor zijn komst en inzet. We gaan maandag allemaal aan de slag aan ons programma! Pagina 8 van 8