Gemeente Berkelland Managementletter

Transcriptie

1 Gemeente Berkelland Managementletter Tussentijdse controle 2013

2 Terug Ernst & Young Accountants LLP Boompjes XZ Rotterdam Postbus CG Rotterdam Tel: Fax: ey.com College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Berkelland Postbus AB Berkelland Arnhem, 11 maart 2014 Kenmerk Managementletter tussentijdse controle 2013 Geacht college, Met genoegen presenteren wij u hierbij onze managementletter Uw raad heeft ons de opdracht verstrekt om de jaarrekening 2013 van uw gemeente te controleren. Onze tussentijdse bevindingen rapporteren wij door middel van deze managementletter. Zoals u van ons gewend bent, geeft deze rapportage een beeld van de bedrijfsvoering en processen binnen uw organisatie en de hierin gerealiseerde vooruitgang in In deze rapportage beperken wij ons tot de bevindingen en mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening en die naar onze mening van belang zijn voor het management en het college. Dit heeft tot doel vanuit onze natuurlijke adviesfunctie een bijdrage te leveren aan het zelfcontrolerende vermogen van uw organisatie. Wij hebben onze conceptbevindingen toegelicht en besproken met de ambtelijke organisatie en met de portefeuillehouder. Tot het geven van een nadere toelichting zijn wij gaarne bereid. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP drs. J.M.A. Drost RA Partner Ernst & Young Nederland LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC Ernst & Young Nederland LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

3 Inhoudsopgave 1 Dashboard 3 2 Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? Algemeen beeld Bestuurlijke aandachtspunten 7 3 Waar staat de gemeente? Procesbeoordeling en bedrijfsvoeringsmonitor Verbijzonderde interne controle SiSa verantwoording 14 4 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? Inleiding Actuele ontwikkelingen Aandachtspunten jaarrekening 19 Bijlagen 1 Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen 2 Reikwijdte en controleaanpak Pagina 2

4 Terug 2013 Dashboard interim-controle

5 1 Dashboard interim-controle Algemeen en ontwikkeling organisatie Bestuurlijke aandachtspunten Procesbeoordeling Dit dashboard biedt op hoofdlijnen het beeld van de belangrijkste bevindingen, ontwikkelingen en aandachtpunten zoals wij dat hebben verkregen bij de uitvoering van onze interimcontrole. Een nadere toelichting op deze punten is opgenomen in de aan het college uitgebrachte managementletter. Ons algemene beeld van de administratieve organisatie en de interne beheersing van de gemeente Berkelland is positief. Wij constateren daarbij dat ook actief gewerkt wordt aan een verdere ontwikkeling in de opzet en uitvoering van de verbijzonderde interne controle en ook de organisatie. Een verdere doorontwikkeling is evenwel mogelijk en op punten noodzakelijk. Bezuinigingen worden adequaat gemonitord via de voor- en najaarsnota. De realisatie van de huidige bezuinigingstaakstelling verloopt over het algemeen voorspoedig. Echter een aandachtspunt betreft de invulling van het verwachte tekort op de lange termijn. De waardering van de grondexploitatie blijft risicovol. De mogelijke impact als gevolg van de actualisatie van de Regionale Woonvisie en lopende gesprekken met Leusinkbrink moeten betrokken worden bij de actualisatie van de exploitatieopzetten. Adequaat tussentijds toezicht op financiële positie verbonden partijen blijft noodzakelijk. Belangrijkste bevindingen interim-controle Actuele ontwikkelingen Detailbevindingen Tijdens de interim-controle hebben wij ten aanzien van interne beheersing de volgende (belangrijke) bevindingen geconstateerd: Projectbeheersing aanbestedingen, waaronder naleving interne procedure, en deugdelijke motivering betreffen belangrijke aandachtspunten. Subsidievaststelling over het boekjaar 2012 hebben nog niet volledig plaatsgevonden. De verbijzonderde interne controle is om die reden niet afgewikkeld. In het kader van de WMO vindt een pilot plaats. Voor het boekjaar 2013 zal reeds sprake zijn van een materiele besteding. De rechtmatigheid ervan is vooralsnog niet aangetoond. Per 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 in werking getreden. Naleving van deze nieuwe wetgeving is momenteel nog niet getoetst. Per 1 januari 2013 is de Wet Normering Topinkomens (WNT) in werking getreden. Deze wetgeving maakt nog geen onderdeel uit van het normenkader Daarnaast dient de naleving van deze nieuwe wet nog te worden vastgesteld voor boekjaar De voorbereidingen op de nieuwe centrale taken (Participatiewet, Jeugdzorg en WMO/AWBZ) wordt door uw gemeente in regionaal verband opgepakt. O m v a n g r i s i c o 1 2 Kans voordoen van het risico Zie hoofdstuk 3.1 voor een nadere toelichting. De nummering van de bevindingen correspondeert met detailbevindingen zoals opgenomen in bijlage 1. Pagina 4

6 Terug Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen?

7 2 Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? 2.1 Algemeen beeld Aanpak tussentijdse controle 2013 In deze rapportage zijn onze bevindingen naar aanleiding van de tussentijdse controle bij de gemeente Berkelland opgenomen. Wij hebben ons gedurende de tussentijdse controle voornamelijk gericht op de administratieve organisatie en daarin opgenomen maatregelen van interne controle (AO/IC), voorzover relevant voor de jaarrekeningcontrole. Deze maatregelen dienen namelijk een rechtmatig financieel beheer en een getrouwe informatievoorziening te waarborgen. De in deze rapportage opgenomen bevindingen hebben dan ook voornamelijk betrekking op de inrichting van de organisatie van uw gemeente op dit vlak. Uitgangspunt is dat uw gemeente door middel van verbijzonderde interne controle (een objectieve controle, uitgevoerd door medewerkers die niet betrokken zijn bij de processen die worden onderzocht) zelf de werking van beheersingsmaatregelen in de voor de jaarrekening relevante processen vaststelt. Wij beoordelen vervolgens deze verbijzonderde interne controles. Positieve ontwikkeling in opzet verbijzonderde interne controle zichtbaar, verdere professionalisering is wenselijk Voor een goede interne beheersing van de financiële risico s in de bedrijfsprocessen dienen interne beheersingsmaatregelen geïmplementeerd te worden in de bedrijfsprocessen en effectief te werken. Als door de Audit Teams bij de uitvoering van de verbijzonderde interne controle vervolgens de effectieve werking van deze beheersingsmaatregelen wordt getoetst, ontstaat een relevante controlerende functie, die tijdig leemten in het interne beheersingssysteem signaleert. Wij constateren een positieve ontwikkeling in de opzet en uitvoering van de verbijzonderde interne controle. Een verdere professionalisering van de verbijzonderde interne controle vinden wij echter wel wenselijk. De kwaliteit van de uitvoering en documentatie verschilt momenteel nog per Audit Team. Daarnaast kan de opzet verder wordt verbeterd door de risicoanalyse per proces - zoals opgenomen in het intern controleplan (hierna: IC-plan) - concreter uit te werken in een tabel waarmee de Audit Teams het proces toetsen. De relatie tussen de risico s en beheersingsmaatregelen in het proces en de toetsing ervan door de Audit Teams wordt hierdoor inzichtelijker, waardoor de Audit trail verbeterd. De controles kunnen meer als management-instrument gebruikt worden en relevanter worden, door betere (overall) rapportage en dossiervorming en meer aandacht te schenken aan getrouwheidsaspecten. Pagina 6

8 2 Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? 2.2 Bestuurlijke aandachtspunten Bestuurlijke aandachtspunten Realisatie bezuinigingsdoelstelling en nieuwe taken Wij onderkennen de volgende bestuurlijke aandachtspunten: 1. Realisatie bezuinigingsdoestelling en nieuwe taken 2. Risico s grondexploitatie 3. Samenwerking / Verbonden partijen De communicatie naar de Raad over de realisatie van de bezuinigingen heeft in 2013 onder andere plaatsgevonden via de voorjaarsnota en najaarsnota. Realisatie van de huidige bezuinigingstaakstelling verloopt over het algemeen voorspoedig. Echter, op de lange termijn wordt een tekort verwacht ( 5 miljoen in 2018). De gemeente is momenteel op brede schaal aan het inventariseren welke (aanvullende) bezuinigingsmaatregelen mogelijk zijn. Deze voorstellen vormen input voor de coalitieonderhandelingen die zullen plaatsvinden na de komende gemeenteraadsverkiezing in Naast de bezuinigingen die uw gemeente moet realiseren, komen er in de komende jaren een groot aantal nieuwe taken op uw gemeente af. Enerzijds moet aan deze taken organisatorisch vorm gegeven worden, anderzijds moet hier een initiële begroting voor worden opgesteld. Iets wat zeker in de eerste jaren haar vorm moet krijgen en waarmee risico s samenhangen. De voorbereidingen op de nieuwe taken (Participatiewet, Jeugdzorg en WMO/AWBZ) worden momenteel door uw gemeente in regionaal verband opgepakt. In de paragraaf Weerstandsvermogen in de programmabegroting 2014 en verder zijn de nieuwe taken expliciet als risico opgenomen en meegenomen bij de bepaling van de benodigde weerstandscapaciteit. Grondexploitaties blijven risicovol De risico s voor gemeenten op het terrein van de grondexploitaties blijven groot. De risico s binnen uw gemeente concentreren zich momenteel vooral omtrent de achterblijvende verkopen, het aantal te bouwen woning in relatie tot de regionale Woonvisie en de lopende gesprekken over de bijstelling van de planontwikkeling van Exploitatiemaatschappij Leusinkbrink. De nieuwe Regionale Woonvisie is momenteel in ontwikkeling. Deze zal naar verwachting in 2015 vastgesteld worden. De meest recente (huishoud-) cijfers pakken nadelig uit voor gemeente Berkelland. Mogelijk is verdere inkrimping van het aantal te bouwen woningen en/of verdere uitfasering van exploitaties op termijn noodzakelijk. Wij adviseren u om, vooruitlopend op de nieuwe Regionale Woonvisie, bij de actualisatie van de exploitatieopzetten ten behoeve van de jaarrekening 2013 voor zover mogelijk hier al rekening mee te houden aangezien de cijfers een realistisch beeld zouden moeten verschaffen. Pagina 7

9 2 Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? 2.2 Bestuurlijke aandachtspunten (vervolg) Grondexploitaties blijven risicovol (vervolg) Ten tijde van de interim-controle hebben wij geconstateerd dat de gesprekken met Leusinkbrink nog niet tot een adequate oplossing hebben geleid. lwij hebben vernomen dat beide partijen samen met externe juridische en financieel deskundigen een stappenplan hebben opgesteld. Uw gemeente heeft aangegeven dat daarin eind 2013 nog geen concrete stappen zijn gezet. Wij wijzen u er op dan indien er financiële afspraken gemaakt worden deze verwerkt zullen moeten worden in de jaarrekening 2013 van de gemeente. Gezien bovenstaande ontwikkelingen is het van groot belang om de waardering van de complexen en het afzetpotentieel van de exploitaties nauwgezet te blijven volgen. Via voorjaars en najaarsnota en programmabegroting 2013 is Raad geïnformeerd omtrent de status van de grondexploitaties. Actualisatie exploitatieopzetten vindt plaats bij de jaarrekening. Samenwerking / verbonden partijen Ook uw gemeente werkt steeds meer samen met andere overheden. Het is belangrijk om tijdig de risico s en aandachtspunten te inventariseren en te onderkennen voor de samenwerkingsvorm die definitief wordt gekozen. Tevens blijft u als gemeente verantwoordelijk voor de getrouwheid en rechtmatigheid van de op afstand gezette en samengevoegde activiteiten. Per 1 april 2013 is de Omgevingsdienst Achterhoek (hierna: ODA) opgericht, bestaande uit 10 Achterhoekse gemeenten en de provincie Gelderland. De diverse gemeenten vervullen ieder hun eigen taak binnen de ODA. De gemeente Berkelland verzorgd de financiële administratie. De ODA bevind zich momenteel nog in een opstartfase. Vooralsnog is de ODA vooral belast met het toezicht / handhaven van (milieu-) verordeningen c.q. wetgeving. Ten tijde van de interim-controle was nog geen sprake van definitieve dienstverleningsovereenkomsten waarin afspraken over bijvoorbeeld de financieringssystematiek vastliggen. Wij adviseren u om de afspraken met deze partijen zo spoedig mogelijk vast te leggen in dienstverleningsovereenkomst. Voor boekjaar 2013 zal de gemeentelijke bijdrage op basis van de - gehanteerde verdeelsleutel zoals gehanteerd bij de - begroting worden gefactureerd. Voor de gemeente Berkelland vormt naast de SDOA met name arbeidsontwikkelingsbedrijf Hameland een belangrijke verbonden partij. Het resultaat van Hameland staat al enige tijd onder druk. Verliezen worden afgewenteld op de gemeente. Ten tijde van de interim-controle hebben wij vernomen dat op basis van tussentijdse informatievoorziening wordt verwacht dat het resultaat 2013 van Hameland alhoewel nog steeds negatief beter is dan vooraf verwacht. Mogelijkerwijs kan de getroffen voorziening in de jaarrekening 2012 geheel of gedeeltelijk komen te vervallen. Wij benadrukken dat het van belang blijft om goed toezicht te houden op de samengevoegde of op afstand gezette activiteiten. Pagina 8

10 Terug Waar staat de gemeente?

11 3 Waar staat de gemeente? 3.1 Procesbeoordeling en bedrijfsvoeringsmonitor Wij maken bij onze procesgerichte aanpak gebruik van de door uw gemeente uitgevoerde verbijzonderde interne controles Gedurende de interim-controle 2013 hebben wij aan de hand van interviews, documentstudie en de beoordeling van de verbijzonderde interne controles inzicht verkregen in de administratieve organisatie en interne beheersing van de voor de jaarrekeningcontrole relevante processen binnen de gemeente Berkelland. De administratieve organisatie en de beheersing van processen is vastgelegd in procesbeschrijvingen. In de meeste processen zijn diverse beheersingsmaatregelen in de lijn getroffen, die de getrouwheid en rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties moeten waarborgen. Denk hierbij aan het autoriseren van inkoopfacturen door een budgethouder, alvorens de factuur op het betreffende budget wordt geboekt. Om u inzicht te verschaffen in de kwaliteit van de administratieve organisatie van de gemeente Berkelland hebben wij in de tabel op de volgende bladzijde de voor onze controle relevante processen de hand van een aantal criteria beoordeeld en vergeleken met de norm. Wij hebben hiervoor de volgende criteria gehanteerd: Is het proces beschreven? Is de opzet van het proces toereikend? Werkt het proces ook daadwerkelijk conform de beschreven opzet? Is het proces onderdeel van (tweedelijns) interne controle? (verbijzonderde interne controle) Is de interne controle voldoende met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid? Is de managementinformatie uit het proces betrouwbaar en toereikend? Hebben wij vanuit de externe controle bevindingen ten aanzien van dit proces? Is de juridische control beoordeeld en getoetst? Is het proces beoordeeld op doelmatigheid? Zijn voldoende beheersmaatregelen genomen in de applicaties waarvan het proces gebruik maakt? Op de volgende pagina is onze beoordeling samengevat. Pagina 10

12 3 Waar staat de gemeente? 3.1 Procesbeoordeling en bedrijfsvoeringsmonitor (vervolg) Proces Financieel afsluit proces Administratieve organisatie/interne beheersing Voldoende, met aandachtspunten Begroting, rapportagecyclus en treasury Voldoende, met aandachtspunten Inkopen en betalingen Voldoende Aanbestedingen Voldoende, met belangrijke aandachtspunten Personeel Voldoende Belastingen Voldoende Omgevingsvergunningen Voldoende WMO Voldoende, met belangrijke aandachtspunten Subsidieverstrekkingen Nog geen oordeel. Sprake van belangrijke aandachtspunten. Grondexploitatie Voldoende, met aandachtspunten Pagina 11

13 3 Waar staat de gemeente? 3.1 Procesbeoordeling en bedrijfsvoeringsmonitor (vervolg) Op basis van onze uitgevoerde werkzaamheden vinden wij dat de beheersorganisatie van de gemeente Berkelland (voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening) in opzet voldoende is. Voor de processen Inkopen & Betalingen, Belastingen en Personeel zien wij dat de stijgende lijn uit voorgaande jaren zich ook in 2013 verder heeft voortgezet. De processen voldoen in opzet en uit de verbijzonderde interne controle van de deze komen geen belangrijke bevindingen. Nieuwe Aanbestedingswet 2012 vormt belangrijk aandachtspunt Rechtmatigheid WMO-pilot nog vast te stellen Subsidievaststellingen 2012 nog niet afgewikkeld als gevolg van lopende discussies Processen met belangrijke aandachtspunten Hieronder volgt een korte toelichting op de procesmonitor voor de processen waarbij sprake is van belangrijke aandachtspunten of tot op heden nog onvoldoende inzicht is verkregen om een oordeel te vellen: Aanbestedingen: In de Aanbestedingswet wordt verwezen naar de Gids Proportionaliteit, die voorschriften bevat ten aanzien van de te volgen aanbestedingsprocedure. Wij hebben vernomen dat de gemeente momenteel haar inkoopbeleid actualiseert en afstemt op deze nieuwe wetgeving. Overigens hebben wij vastgesteld dat het huidige beleid past binnen de drempelbedragen zoals opgenomen in de Gids Proportionaliteit. Een belangrijk element in de Gids Proportionaliteit is dat de keuze voor de aanbestedingsprocedure gemotiveerd (en gedocumenteerd) moet worden. Wij hebben vastgesteld dat bij de verbijzonderde interne controle deze motiveringseis nog niet specifiek is betrokken en adviseren uw gemeente na te gaan of het inkoopproces binnen uw gemeente is aangepast aan deze eis. Uit de verbijzonderde interne controle is gebleken dat naleving van de interne procedure evenals dossiervorming een belangrijk aandachtspunt betreffen. WMO: Binnen uw gemeente wordt voor het proces WMO gewerkt aan een pilot. De pilot is onder andere gericht op een brede vraagverkenning/keukentafelgesprek, vermindering bureaucratie en versterking van de eigen kracht van inwoners. Besteding vindt plaats door wijkplatforms in diverse dorpen binnen uw gemeente. De lasten die gemoeid zijn met deze pilot zijn het afgelopen jaar sterk toegenomen als gevolg van uitbreiding van de pilot. Voor boekjaar 2013 zal sprake zijn van een materiele besteding. De gemeente heeft de rechtmatigheid van deze besteding vooralsnog niet kunnen aantonen. Een nadere analyse hieromtrent is noodzakelijk. Subsidieverstrekkingen: Wij hebben tot op heden nog geen review uitgevoerd op het proces subsidieverstrekkingen, omdat de verbijzonderde interne controle nog niet is afgerond. Dit wordt onder andere veroorzaakt door lopende discussies tussen de gemeente en diverse instellingen mede als gevolg van faillissementen en andere conflicten. Indien het niet mogelijk is om( tijdig) overeenstemming te bereiken omtrent de subsidievaststelling, dan is besluitvorming door het College noodzakelijk omtrent de afwikkeling van deze subsidies tenteinde de rechtmatigheid van de verstrekking zeker te stellen. Pagina 12

14 3 Waar staat de gemeente? 3.1 Procesbeoordeling en bedrijfsvoeringsmonitor (vervolg) Gewijzigde wet- en regelgeving momenteel nog niet volledig ingebed in de verbijzonderde interne controle Naleving gewijzigde wet- en regelgeving Voor boekjaar 2013 is diverse nieuwe en/of gewijzigde wet- en regelgeving relevant. De belangrijkste wijziging betreft de Aanbestedingswet 2012, die op 1 april 2013 in werking is getreden. Daarnaast is per 1 januari 2013 de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) in werking getreden. Wij hebben geconstateerd dat deze wetgeving nog geen onderdeel uitmaakt van het normenkader Het normenkader 2013 gemeente Berkelland zal op deze punten nog geactualiseerd moeten worden en ter kennisgeving moeten worden gebracht aan of vastgesteld moeten worden door de raad. Deze nieuwe wetgeving is onder de aandacht van de ambtelijke organisatie. 3.2 Kwaliteit verbijzonderde interne controle Onze aanpak: steunen op de door uw gemeente uitgevoerde verbijzonderde interne controle werkzaamheden Om een efficiënte en relevante jaarrekeningcontrole van de gemeente Berkelland te realiseren, beoordelen wij de beheersing die binnen de gemeente aanwezig is. Om vast te stellen dat de beheersingsmaatregelen in de diverse processen daadwerkelijk effectief zijn, wordt door uw gemeente verbijzonderde interne controle uitgevoerd door de diverse Audit Teams. De verbijzonderde interne controle vindt zijn oorsprong in de invoering van de rechtmatigheidscontrole, waarbij de gemeente verantwoordelijk is voor het aantonen dat de rechtmatigheidsregels (zoals vastgelegd in het normenkader) zijn nageleefd. Gedurende de interim-controle beoordelen wij de uitgevoerde verbijzonderde interne controle om te beoordelen of wij ten aanzien van de getrouwheid en rechtmatigheid van baten, lasten en kunnen steunen op deze door uw gemeente uitgevoerde controlewerkzaamheden. Een belangrijke basis voor een goede verbijzonderde interne controle is een intern controleplan. De gemeente Berkelland heeft - conform voorgaand boekjaar - een intern controleplan c.q. auditplanning opgesteld, waarin zij de verbijzonderde interne controle heeft ingekaderd. Het plan focust zich primair op de uit te voeren controlewerkzaamheden, het tijdpad en de samenstelling van de Audit Teams. Daarnaast is per proces een risicoanalyse aanwezig, inclusief geïdentificeerde beheersingsmaatregelen. Verdere verbetermogelijkheden betreffen: Het zichtbaar vastleggen van de bepaling van de significante financiële stromen en posten in de jaarrekening met de doorvertaling naar welke significante processen daaraan ten grondslag liggen. Op basis van de IV3-matrix beoordeelt uw gemeente reeds de significante processen. De vastlegging ervan kan nog verder worden verbeterd. Wij adviseren u deze analyse onderdeel uit te laten maken van het interne controleplan; De afzonderlijke risicoanalyse per proces incorporeren in het overkoepelende interne controleplan. De reeds bestaande templates voor de uitvoering van de controlewerkzaamheden kan vervolgens hierop worden afgestemd. Voor de rechtmatigheidscontrole is het belangrijk dat het voldoende inzichtelijk is, dat de materiële risico s in voldoende mate zijn afgedekt door de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden. Pagina 13

15 3 Waar staat de gemeente? 3.2 Kwaliteit verbijzonderde interne controle (vervolg) Kwaliteit controlewerkzaamheden Audit Teams toegenomen, verdere verbetering mogelijk Naast een deugdelijk intern controleplan is ook een gedegen uitvoering essentieel voor de kwaliteit van de verbijzonderde interne controle. De gemeente Berkelland heeft ervoor gekozen de controlewerkzaamheden uit te laten voeren door Audit Teams veelal bestaande uit twee medewerkers. Deze teams zijn zodanig samengesteld dat per team sprake is van voldoende inhoudelijke kennis van het proces dat door het team wordt gecontroleerd. In de voorgaande boekjaren hebben wij reeds uw aandacht gevraagd voor het waarborgen van een kwalitatief goede uitvoering van deze audits. Alhoewel de kwaliteit van de uitgevoerde audits verder is toegenomen verschilt de kwaliteit van de uitgevoerde controlewerkzaamheden door de afzonderlijke Audit Teams nog sterk. De kwaliteit wordt mede bepaald door de vastlegging van de uitgevoerde controlewerkzaamheden, zodat de audit trail achteraf voldoende inzichtelijk is. Wij adviseren u een eenduidig model te hanteren bij het uitvoeren van de controlewerkzaamheden. Een goed voorbeeld betreft het gehanteerde model voor het proces inkopen. Binnen de verbijzonderde interne controle wordt door uw gemeente al aandacht besteed aan de geautomatiseerde systemen. Gezien de toenemende mate van automatisering, neemt het belang ervan in de controleaanpak steeds verder toe. Wij adviseren u om de mogelijkheden te onderzoeken om waar mogelijk qua interne controle sterker in te zetten op IT-audits. IT- Audits kunnen indien wordt voldaan aan de daaraan te stellen eisen reguliere controlewerkzaamheden vervangen. 3.3 SiSa-verantwoording SiSa blijft een belangrijk aandachtspunt De verantwoording van de SiSa blijft een actueel onderwerp voor medeoverheden en het Rijk. Als gemeente bent u zelf verantwoordelijk voor het volledig invullen van de SiSa-verantwoording. Een adequate interne controle en dossiervorming is daarom essentieel, ook omdat het Rijk zich steeds strenger opstelt in situaties waarin de SiSa-verantwoording niet volledig is ingediend. SiSa blijft daarmee een belangrijk aandachtspunt voor de komende jaarrekeningcontrole. Wij vragen uw aandacht voor de volgende aandachtspunten ten behoeve van de jaarrekening 2013: Het verder verbeteren van de documentatie (risicoanalyses, interne controles, etc.). Wij stellen templates beschikbaar voor het uitvoeren van de risicoanalyses en interne controle op de SiSa verantwoording. Deze templates vormen een leidraad om tot een adequate interne controle en documentatie te komen. Wij adviseren uw gemeente deze templates ten behoeve van de jaarrekening 2013 in te vullen, om een kwalitatief goede en efficiënte controle mogelijk te maken. Interne controle op de rechtmatigheidsaspecten die relevant zijn voor de diverse SiSa-regelingen. De externe regelgeving kan nadrukkelijker betrokken worden bij de interne controle op de SiSa-verantwoording (bijv. middels een checklist). Wij vinden dat het SiSa-proces meer een doorlopend proces binnen uw gemeente zou kunnen worden. Ook gedurende het jaar kunnen reeds werkzaamheden (zoals de risico-analyse en interne controles) worden uitgevoerd. Als deze werkzaamheden enkel bij het samenstellen van de jaarrekening 2013 worden uitgevoerd, bestaat het risico dat pas op dat moment wordt geconstateerd dat specifieke eisen en voorwaarden vanuit de wet- en regelgeving en subsidievoorwaarden niet zijn nageleefd c.q. dat de verantwoording onjuistheden bevat, wat kan leiden tot het terugbetalen van de ontvangen subsidie. Pagina 14

16 Terug Is uw gemeente klaar voor de toekomst?

17 4 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 4.1 Inleiding 4.2 Actuele ontwikkelingen De afgelopen jaren bent u van ons gewend dat in de managementletter een paragraaf over de externe actuele ontwikkelingen is opgenomen. Wij hebben er dit jaar voor gekozen om een aparte brochure uit te brengen met ontwikkelingen die relevant kunnen zijn voor uw gemeente. Daarom hebben wij deze ontwikkelingen hier niet nogmaals opgenomen. In onderstaande paragraaf gaan wij wel op een aantal specifieke ontwikkelingen in. BBV is op onderdelen aangepast Op 25 juni 2013 is een besluit genomen tot wijziging van het BBV. Dit besluit is genomen ter versterking van de deugdelijkheid en transparantie van de begroting en de meerjarenraming van provincies en gemeenten en het versterken van de horizontale controle daarop. De gestelde vereisten aan begroting, meerjarenraming, jaarrekening en jaarverslag zijn hiermee aangepast en aangevuld. Het is van belang bij het opmaken van de begroting, meerjarenraming, jaarrekening en jaarverslag dit besluit toe te passen. De belangrijkste wijzigingen betreffen: Technische aanpassingen Benaming van Programmarekening is aangepast in 'Overzicht van baten en lasten'. Wijziging term 'gerealiseerd resultaat voor bestemmen' in 'gerealiseerde totaal van saldo van baten en lasten. Wijziging term 'gerealiseerd resultaat na bestemmen' in 'gerealiseerde resultaat. Benaming paragraaf 'Weerstandsvermogen' is aangepast in 'Weerstandsvermogen en risicobeheersing. Aanpassingen van belang om te analyseren op impact op administratie en jaarrekening 2014 Inhoudelijke aanpassingen Uitbreiding van de informatie in de Paragraaf Verbonden partijen met: naam en vestigingsplaats, het openbaar belang dat op deze wijze wordt behartigd', veranderingen die zich gedurende het begrotingsjaar in het belang dat de gemeente in de verbonden partij heeft, het eigen vermogen en het vreemd vermogen van de verbonden partij aan het begin en aan het einde van het begrotingsjaar, resultaat van de verbonden partij. Overzicht van incidentele baten en lasten per programma, waarbij per programma ten minste de belangrijkste posten afzonderlijk worden gespecificeerd en de overige posten als een totaalbedrag kunnen worden opgenomen. Toevoeging van het onderdeel Investeringen met economisch nut met 'Investeringen met economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven'. Pagina 16

18 4 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 4.2 Actuele ontwikkelingen (vervolg) Achtergrond bij de laatste wijziging is dat de huidige regelgeving (bij riool- en afvalstoffenheffing) onduidelijkheden bij fiscale procedures tot gevolgd had (met name op het gebied van kostentoerekening). Uitgangspunt is nu dat investeringen in casu worden geactiveerd onder dit onderdeel. Indien gemeenten in de heffing bijdragen hebben opgenomen voor toekomstige vervanging van deze investeringen, komen deze gelden in een vervangingsvoorziening. Indien de investering wordt gerealiseerd vindt activering plaats, daarna worden de daartoe bestemde gelden uit de vervangingsvoorziening rechtstreeks in mindering op het geactiveerde bedrag verwerkt. Dit besluit treedt in werking per begrotingsjaar Nieuwe aanbestedingswet per 1 april 2013 van kracht Per 1 april 2013 is de aanbestedingswet in werking getreden waarmee de Europese regels toegepast worden op de Nederlandse situatie. De wet moet vooral zelfstandigen zonder personeel (zzp ers) en het midden- en kleinbedrijf betere kansen bieden op overheidsopdrachten. Een aantal belangrijke wijzigingen zijn: - Aanbestedende diensten zijn verplicht het gunningscriterium van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) te hanteren. - De aanbestedende dienst wordt verplicht een proces-verbaal op te stellen over de gunning van de opdracht. In dat proces-verbaal moeten onder meer worden de naam van de winnaar en een motivering daarvan worden opgenomen. - Ten aanzien van de geschiktheidseisen mogen geen eisen worden gesteld aan de omzet, tenzij er zwaarwegende argumenten zijn om toch omzeteisen te stellen. - Beginsel van proportionaliteit, waarbij de eisen die bij een aanbesteding aan een ondernemer worden gesteld in verhouding moeten staan tot de opdracht. - In principe geen clustering van opdrachten op een manier dat kleinere bedrijven geen kans meer maken. - Ondernemers kunnen voortaan met een zogeheten eigen verklaring aangeven dat ze voldoen aan de gestelde eisen. Alleen de winnende ondernemer van de aanbesteding dient op verzoek de originele bewijsstukken aan te leveren. - (Voor)aankondigingen van de opdracht moeten verplicht via TenderNed (elektronisch systeem voor aanbesteden) worden gepubliceerd. Uw gemeente is zich bewust van de wijzigingen en de impact hiervan op de huidige processen. De regelgeving laat echter op onderdelen ook mogelijkheden open tot afwijkingen. In dit kader is het van belang dat de overwegingen hieromtrent gemotiveerd aan de voorkant in het aanbestedingsdossier worden opgenomen. Pagina 17

19 4 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 4.2 Actuele ontwikkelingen (vervolg) Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector Met ingang van 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) in werking getreden. Deze nieuwe wet vervangt de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (WOPT). Binnen de WNT wordt de bezoldiging van topfunctionarissen genormeerd. Onder het begrip topfunctionarissen vallen bij een gemeente de gemeentesecretaris en de griffier. Een overschrijding van het beloningsmaximum - circa op fulltime jaarbasis, inclusief loon in natura (zoals de auto van de zaak) en inclusief het werkgeversdeel in de pensioenpremie - is voor dat deel onverschuldigd betaald en moet door de betrokkene worden terugbetaald. Niet terugbetaalde overschrijdingen moeten door ons bij de minister worden gemeld. Voor de topfunctionarissen zijn tevens grenzen gesteld aan de contractuele ontslagvergoeding ( ). Onafhankelijk van de bezoldiging geldt voor topfunctionarissen een openbaarmakingsverplichting van de bezoldiging in de jaarrekening, opgesplitst in 4 elementen: beloning, sociale verzekeringspremies, belastbare vaste en variabele onkostenvergoedingen en voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn. Voor medewerkers (niet zijnde topfunctionarissen) geldt tevens een publicatieverplichting, indien de bezoldiging boven het maximum uitkomt. Onder medewerkers wordt in dit kader ook verstaan inhuur van personeel, waarbij de bezoldiging gelijk staat aan het factuurbedrag. Voor deeltijdmedewerkers (of tijdelijke inhuur) geldt dat een analyse moet worden gemaakt van de bezoldiging over het hele jaar door de deeltijdfactor naar rato om te rekenen tot een jaarsalaris. Indien het op deze wijze berekende jaarsalaris boven het bezoldigingsmaximum uitkomt, geldt ook hier een publicatieverplichting. Overgangsrecht De WNT zal van toepassing zijn op aanstellingen en op arbeidscontracten die zijn gesloten ná de inwerkingtreding van de nieuwe wet. De WNT kent voor contracten die al bestonden op 6 december 2011 een eerbiedigende werking van vier jaar (2013 tot en met 2016) na inwerkingtreding van de WNT. Dit is de datum waarop de Tweede Kamer het wetsvoorstel heeft aangenomen. Daarna moet de beloning in de drie volgende jaren (2017, 2018, 2019) stapsgewijs worden afgebouwd, zodat in jaar acht (2020) de bezoldiging het maximum niet meer overschrijdt. Deze eerbiedigende werking geldt niet voor nieuwe bezoldigingen en bestaande contracten die zijn aangepast ná 6 december Gevolgen voor de jaarrekening 2013 De inwerkingtreding van de WNT betekent dat in de jaarrekening 2013 een overzicht moet worden opgenomen van alle topfunctionarissen (zijnde de gemeentesecretaris en griffier), waarbij op persoonsniveau de verschillende componenten van het beloningsmaximum dienen te worden toegelicht. Daarnaast moet een overzicht worden opgenomen op functieniveau van alle medewerkers waarvan de bezoldiging boven het maximum uitstijgt. Pagina 18

20 4 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 4.2 Actuele ontwikkelingen (vervolg) Wij adviseren u vroegtijdig in kaart te brengen welke medewerkers moeten worden toegelicht in de jaarrekening 2013 en of sprake is van overschrijding van het bezoldigingsmaximum (circa ) dan wel de maximale beëindigingsvergoeding ( ) voor een topfunctionaris van uw gemeente. Indien niet geheel wordt voldaan aan de openbaarmakingsverplichting of sprake is van onverschuldigde betalingen (bij overschrijding van de beloningsmaxima) dienen wij dit te melden bij de minister. Decentralisatie Vanuit de rijksoverheid wordt er in de komende jaren een grote decentralisatie doorgevoerd, waarbij taken van het rijk en de provincie bij de gemeente komen te liggen. Binnen de gemeente Berkelland is een programmamanager en zijn meerdere projectleiders verantwoordelijk voor het voorbereiden van de drie decentralisaties. Ten tijde van de interim-controle hebben wij bij de betrokken medewerkers uitvraag gedaan naar de huidige stand van zaken ten aanzien van de decentralisaties. Het beeld bestaat dat de gemeente op koers ligt voor wat betreft de voorbereidingen. Waar mogelijk wordt in regionaal verband samengewerkt. Het in beeld krijgen van de exacte zorgvraag en financiële risico s vormen nog belangrijke aandachtspunten. Wij adviseren om de (financiële) gevolgen, die over meerdere programma s verspreid staan, gedurende de transitieperiode afzonderlijk inzichtelijk te maken en hierover periodiek te rapporteren. Jeugdwet is inmiddels door het college vastgesteld. 4.3 Aandachtspunten jaarrekening 2013 Op basis van onze ervaringen inzake de controle over boekjaar 2012 en actuele ontwikkelingen die van invloed zijn op de jaarrekening, hebben wij enkele belangrijke aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole 2013 geformuleerd. Door deze aandachtspunten tijdig met u te communiceren stellen wij uw organisatie in staat om tijdig in te spelen op de geformuleerde aandachtsgebieden, om zodoende een efficiënte jaarrekeningcontrole mogelijk te maken. Wij wijzen u erop dat onderstaande lijst niet limitatief is en verwijzen ook naar enkele andere opmerkingen in deze rapportage. Enkele specifieke aandachtspunten voor de jaarrekening 2013: Naleving Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector. Onderzoek naleving Aanbestedingswet, inclusief de op grond daarvan opgenomen drempelbedragen en motiveringseis. Vaststellen herzien normenkader 2013, inclusief Aanbestedingswet en WNT. Uitgezette gelden en garantstellingen: analyse van de financiële ontwikkelingen bij de partijen waarmee deze leningen zijn aangegaan en garanties zijn verstrekt, om in te kunnen schatten of de leningen volledig terugbetaald zullen worden en garantstellingen niet opgeëist zullen worden. Reactie van uw gemeente op deze en overige in deze managementletter genoemde punten, die relevant zijn voor de jaarrekening(controle) Pagina 19

21 4 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 4.3 Aandachtspunten jaarrekening 2013 (vervolg) De economische omgeving blijft turbulent en onzeker. Vanuit onze rol als accountant signaleren wij als gevolg hiervan onder andere risico s ten aanzien van de balanswaardering van activa. Duidelijk mag zijn dat het economisch klimaat een direct impact heeft op de waardering van de grondexploitaties (zie afzonderlijke paragraaf in deze rapportage). Daarnaast is het echter ook van belang om zicht te houden op de waarde van uw vorderingen (debiteuren, uitstaande leningen), de mogelijke risico s uit hoofde van verstrekte garanties en de waardering van uw vastgoed. Specifiek vragen we hierbij uw aandacht voor: Waardering activa die worden aangehouden voor verkoop (zoals diverse panden) of zal worden gesloopt. Concreet gaat het er hierbij om dat wordt geanalyseerd, of de verwachte opbrengstwaarde lager is dan de huidige boekwaarde. Zo ja, dan is afwaardering naar de lagere marktwaarde noodzakelijk. In 2013 is door de Commissie BBV een notitie Waardering vastgoed uitgebracht. Deze notitie gaat in op de verwerking en verantwoording van vastgoed en geeft antwoord op de vraag onder welke omstandigheden vastgoed duurzaam moet worden afgewaardeerd. Wij adviseren u om na te gaan of deze notitie gevolgen heeft voor de waardering van uw vastgoed. Waardering vorderingen sociale zaken, belastingdebiteuren en overige debiteuren, waarbij moet worden nagegaan of de uitgangspunten die ten grondslag liggen aan de voorziening voor dubieuze debiteuren nog actueel zijn en de voorziening op peil is. Deze analyse dient te schriftelijk te zijn vastgelegd bij aanvang van de jaarrekeningcontrole Op een juiste wijze administratief verwerken van de risico s die samenhangen met de verbonden partijen van uw gemeente, bijvoorbeeld door het afwaarderen van een verstrekte lening of treffen van een voorziening/opnemen van een verplichting voor financiering van een tekort over Pagina 20

22 Terug Bijlage 1 Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen

23 Bevinding 1: Verbijzonderde interne controle financieel afsluitproces Bijlage 1 Jaar van constatering 2012 / 2013 Kans op voordoen risico Middel Categorie Getrouwheid/Rechtmatigheid Omvang risico Middel Onze bevinding en/of constatering Wij hebben geconstateerd dat in opzet en bestaan de beheersingsmaatregelen omtrent tussenrekeningen, begrotingswijzigingen, memoriaalboekingen toereikend zijn. In de lijn binnen het proces op de afdelingen zelf zijn voldoende beheersingsmaatregelen aanwezig om te waarborgen dat procedures plaatsvinden en de risico s in deze subprocessen worden afgedekt. Het audit team heeft voor boekjaar 2013 reeds 25 memoriaalboekingen gecontroleerd, waarbij diverse bevindingen zijn geconstateerd. De werking van beheersingsmaatregelen binnen het proces kan derhalve niet als effectief worden aangemerkt. Tot slot constateren wij dat er conform planning - nog geen verbijzonderde interne controle is uitgevoerd op de tussenrekeningen, treasury & begrotingswijzigingen. Risico/gevolg Vanwege de geconstateerde bevindingen kan voor de jaarrekeningcontrole 2013 geen gebruik worden gemaakt van een procesgerichte aanpak. Er zullen aanvullende (gegevensgerichte-) werkzaamheden dienen te worden uitgevoerd. Ons advies Wij adviseren u om het belang van naleving van de in opzet aanwezige beheersingsmaatregelen onder de aandacht te brengen binnen uw organisatie en indien nodig maatregelen te treffen. Daarnaast vragen wij u om (ook tussentijds) verbijzonderde interne controle uit te voeren op de interne beheersing rond begrotingswijzigingen, tussenrekeningen en treasury. Daarnaast adviseren wij u om deze werkzaamheden vanaf het jaar 2014 standaard op te nemen in uw interne controleplan (hierna: IC-plan). Uw aanvullende werkzaamheden In het kader van de jaarrekeningcontrole 2013 dienen nog conform planning de interne controlewerkzaamheden te worden uitgevoerd op begrotingswijzigingen, tussenrekeningen en treasury. Tevens dient een gegevensgerichte controle te worden uitgevoerd op memoriaalboekingen > , waarbij zichtbaar door een onafhankelijke functionaris wordt gecontroleerd of de boeking conform onderliggende documentatie heeft plaatsgevonden. Wij zullen deze aanvullende controle tijdens de jaarrekeningcontrole beoordelen. Indien nodig zullen wij op dat moment nog aanvullende deelwaarnemingen opvragen. Pagina 22

24 Bevinding 2: Verbijzonderde interne controle inkopen Bijlage 1 Jaar van constatering 2012 / 2013 Kans op voordoen risico Middel Categorie Getrouwheid/Rechtmatigheid Omvang risico Middel Onze bevinding en/of constatering Het inkoopproces is in verre mate geautomatiseerd middels de workflow in Key2Financien. Enkele beheersingsmaatregelen zoals de autorisatie van inkoopfacturen vinden plaats in de geautomatiseerde omgeving Key2Financien. Conform voorgaand jaar heeft uw gemeente eveneens de geautomatiseerde systemen betrokken in haar verbijzonderde interne controle. Net als voorgaand boekjaar is de beheersing ten behoeve van de geautomatiseerde omgeving in combinatie met de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden momenteel nog niet voldoende om dit proces volledig IT-gericht te controleren. Een aparte controle op werking van de beheersingsmaatregelen blijft vooralsnog nodig. In navolging van onze bevinding voorgaand boekjaar heeft het Audit Team voor boekjaar 2013 testwerkzaamheden uitgevoerd op dit proces. Risico/gevolg Geen. Ons advies Wij adviseren u de mogelijkheden te onderzoeken om op termijn de verbijzonderde interne controle op dit proces volledig IT-gericht in te steken. Uw aanvullende werkzaamheden Het controleren van de volledigheid van de opgenomen verplichtingen in de jaarrekening 2013 door: Het controleren van alle materiële contracten en verplichtingen; Het controleren van alle uitgaven op bankafschriften in 2014 tot het moment van opstellen van de jaarrekening De bankafschriften dienen beoordeeld te worden op uitgaven die betrekking hebben op 2013; Het controleren van alle facturen ontvangen in 2014 tot het moment van opstellen van de jaarrekening 2013 en het vaststellen of deze betrekking hebben op Pagina 23

25 Bevinding 3: Verbijzonderde interne controle aanbestedingen Bijlage 1 Jaar van constatering 2012/2013 Kans op voordoen risico Hoog Categorie Getrouwheid/Rechtmatigheid Omvang risico Hoog Onze bevinding en/of constatering Op 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 in werking getreden. In deze wet zijn grensbedragen voor enkelvoudig, meervoudig en nationale aanbestedingen opgenomen (naast de al bestaande drempelwaarde voor Europese aanbestedingen). De opgenomen grensbedragen in het huidige Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van uw gemeente passen binnen de kaders van de nieuwe Aanbestedingswet. Het inkoopbeleid wordt momenteel geactualiseerd en treedt naar verwachting per 1 januari 2014 in werking. In het kader van de rechtmatigheid dient uw gemeente vast te stellen of aan deze nieuwe wetgeving is voldaan. Uw gemeente heeft de naleving van het eigen inkoopbeleid getoetst bij de verbijzonderde interne controle op aanbestedingen. Doordat het inkoopbeleid nagenoeg aansluit op de Aanbestedingswet, wordt deze nieuwe wet daarbij gelijktijdig getoetst. Tijdens de uitvoering van de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden voor het proces aanbestedingen zijn diverse bevindingen geconstateerd, waaronder het niet naleven van de interne procedure en het onvoldoende motiveren van de gunning. De motiveringsplicht vormt een belangrijke pijler van de nieuwe Aanbestedingswet. Op basis van de geconstateerde bevindingen kan worden geconcludeerd dat de beheersing omtrent aanbestedingen een belangrijk aandachtspunt betreft. Risico/gevolg Het risico bestaat dat onrechtmatige inkopen plaatsvinden. Door een ontoereikende dossiervorming bestaat het risico dat achteraf niet vastgesteld kan worden dat een aanbesteding rechtmatig verlopen is. Tevens bestaat het risico dat als gevolg van het feit dat de beheersing niet in het proces is gewaarborgd onrechtmatigheden pas achteraf worden geconstateerd en mogelijk geen herstelacties meer kunnen plaatsvinden. Ons advies Wij adviseren u het belang van de inkoopopdrachten evenals de dossiervorming ervan onder de aandacht te brengen binnen uw organisatie. Wij hebben vernomen dat op korte termijn een verplichtingenadministratie c.q. opdrachtenregister wordt geïmplementeerd binnen gemeente Berkelland. Dit biedt mogelijkheden voor het versterken van de beheersing omtrent opdrachtverlening en maakt het eveneens mogelijk om de dossiervorming ervan te verbeteren. Een belangrijk aandachtspunt betreft de volledigheid hiervan. Volledigheid kan in het proces worden geborgd door het inboeken van inkoopfacturen alleen mogelijk te maken indien daarvoor een verplichting aanwezig is. Wij adviseren u te overwegen een dergelijke waarborg in het proces door te voeren. Tevens bevelen wij aan de vereisten uit de nieuwe Aanbestedingswet 2012 (met name de op basis van deze wet van toepassing zijnde drempelbedragen en motiveringseis) en de (volledigheid van de) verplichtingenadministratie mee te nemen in het IC-plan 2014 en te betrekken in de verbijzonderde interne controle. Uw aanvullende werkzaamheden De uit te voeren werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole 2013 zijn: Het per jaareinde conform planning uitvoeren van een integrale crediteurenanalyse, waarbij wordt getoetst of naleving van de EUaanbestedingsrichtlijn en Aanbestedingswet 2012 in alle noodzakelijke gevallen heeft plaatsgevonden. Belangrijk aandachtspunt is dat wij verwachten dat de medewerker verbijzonderde interne controle zelfstandig de dossiercontroles uitvoert op basis van onderliggende documentatie. Pagina 24

26 Bevinding 4: Beheersing proces WMO Bijlage 1 Jaar van constatering 2012 / 2013 Kans op voordoen risico Hoog Categorie Getrouwheid/Rechtmatigheid/Natuur lijke advisering Omvang risico Hoog Onze bevinding en/of constatering Binnen uw gemeente wordt gewerkt aan een pilot binnen het proces WMO. De pilot is onder andere gericht op een brede vraagverkenning/keukentafelgesprek, vermindering bureaucratie en versterking van de eigen kracht van inwoners. Besteding vindt plaats door wijkplatforms in diverse dorpen binnen uw gemeente. De lasten die gemoeid zijn met deze pilot zijn het afgelopen jaar sterk toegenomen als gevolg van uitbreiding van de pilot. Voor boekjaar 2013 zal sprake zijn van een materiele besteding. De gemeente heeft de rechtmatigheid van deze besteding vooralsnog niet kunnen aantonen. Een nadere analyse hieromtrent is noodzakelijk. Risico/gevolg Vanwege het feit dat niet alle beheersingsmaatregelen worden getoetst door de verbijzonderde interne controle zijn enkele beheersingsmaatregelen (nog) niet voor ons zichtbaar, waardoor wij aanvullende werkzaamheden dienen uit te voeren om alsnog de werking ervan vast te stellen. Het risico bestaat dat de rechtmatigheid van de besteding uit hoofde van de pilot niet in voldoende mate kan worden vastgesteld. Dit kan gevolgen hebben voor het oordeel van de controleverklaring. Ons advies Wij raden u daarnaast aan om zo spoedig mogelijk inzicht te krijgen in de wijze waarop de rechtmatigheid van de besteding in het kader van de pilot is gewaarborgd. Uw aanvullende werkzaamheden Uitvoering IC werkzaamheden voor het proces WMO heeft conform planning - nog niet (volledig) plaatsgevonden voor wat betreft onderstaande onderdelen: Nadere analyse pilot wijkplatforms ten aanzien van de rechtmatigheid; Rechtmatigheidsonderzoek 2e halfjaar en uitvoeren foutevaluatie over boekjaar 2013; Ontvangen en beoordelen third party mededeling Menzis WMO Support inzake de rechtmatige besteding PGB HH; Opvragen verantwoording inclusief controleverklaring zorgverleners HH. Aansluiten verantwoorde bedragen met gemeentelijke administratie (Key2Financien); Aansluiting WMO-administratie (GWS) met de financiële administratie (Key2Financien). Pagina 25

27 Bevinding 5: Verbijzonderde interne controle subsidies Bijlage 1 Jaar van constatering 2012 / 2013 Kans op voordoen risico Hoog Categorie Getrouwheid/Rechtmatigheid Omvang risico Hoog Onze bevinding en/of constatering Wij hebben geconstateerd dat ten tijde van de interim-controle nog niet alle subsidies over 2012 zijn vastgesteld. Dit wordt onder andere veroorzaakt door lopende discussies tussen de gemeente en diverse instellingen als gevolg van onder meer faillissementen en andere conflicten. Vanwege het feit dat een aanzienlijk gedeelte van het proces nog niet is uitgevoerd heeft de gemeente haar verbijzonderde interne controle nog niet afgerond ten tijde van de interim-controle. De Algemene Subsidieverordening Berkelland is geactualiseerd voor boekjaar Er is onder meer een splitsing aangebracht in (kleine) subsidies die bij de toekenning eveneens direct worden vastgesteld en (grote) subsidies waarbij vaststelling plaatsvindt nadat verantwoording heeft plaatsgevonden. De inhoudelijke toetsing van de aanvraag en de eventuele verantwoording vormt een belangrijk aandachtspunt binnen het subsidieverleningsproces. Risico/gevolg Gezien het feit dat de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden nog niet waren afgerond, hebben wij momenteel nog geen review uitgevoerd op dit proces. Ons advies Wij adviseren u de controlewerkzaamheden gedurende het jaar uit te voeren teneinde bevindingen vroegtijdig te signaleren. Voorgaand boekjaar hebben wij u geadviseerd om de inhoudelijke toetsing van zowel de subsidieaanvraag als de verantwoording te versterken. Wij hebben vernomen dat binnen uw gemeente momenteel een zaaksysteem voor subsidies wordt uitgerold. Een dergelijk systeem kan worden gebruikt voor het zichtbaar maken van de inhoudelijke toetsing, zorgen voor een betere bewaking c.q. monitoring van lopende subsidies en bijdragen aan een adequatere dossiervorming. Uw aanvullende werkzaamheden Voor de jaarrekening 2013zijn de volgende aanvullende werkzaamheden noodzakelijk: Het vaststellen van alle subsidieverstrekkingen 2012 voor het geval dat nog niet heeft plaatsgevonden inclusief het zichtbaar toetsen of in alle gevallen de subsidievoorwaarden zijn nageleefd. Het uitvoeren c.q. afronden van IC-werkzaamheden voor boekjaar 2013, waarbij rekening wordt gehouden met de bevindingen zoals gerapporteerd via de managementletter Het uitvoeren van een foutevaluatie over boekjaar Pagina 26