Handboek vrijwillige inzet

Transcriptie

1 Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers Dit handboek is ontwikeld door De Twentse Zorgcentra. Bij gebruik van teksten of formulieren dient u toestemming te vragen via: mailto:vrijwilligerswerk@detwentsezorgcentra.nl

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Verklarende woordenlijst Inleiding... 6 Vrijwilligers en beroepskrachten werken samen voor een gemeenschappelijk doel Doel handboek Coördinatie Coördinator vrijwilligerswerk Taakhouder Taken taakhouder Bijeenkomst voor taakhouders Typen vrijwilligerswerk Cliëntgebonden vrijwilligerswerk Niet-cliëntgebonden vrijwilligerswerk Groepen vrijwilligers Reguliere vrijwilligers Familie Geleide vrijwilligers Cliënten Aanvraag, werving en selectie Aanvraag van vrijwilligers Werving en selectie Oriënterend gesprek Aanmelding en aanstelling Kennismakingsgesprek werkplek Vrijwilligersovereenkomst Beëindiging vrijwilligerswerk Aanmelding en aanstelling van vrijwilligers die bekend zijn met De Twentse Zorgcentra Aansturing en begeleiding Inwerken Proeftijd/evaluatie Eindevaluatie Werkoverleg Cliënten van De Twentse Zorgcentra en vrijwilligerswerk Inzet van cliënten van De Twentse Zorgcentra als vrijwilliger binnen de Twentse Zorgcentra Aanvragen van een vrijwilliger door cliënten van Ondersteuning aan Huis Vrijwilligers vanuit een opleiding Student-vrijwilligers MAS-stagiaires Groepen vrijwilligers die eenmalig komen MBO (Maatschappelijk Betrokken Ondernemen van bedrijven) en NLdoet Taken en verantwoordelijkheden van vrijwilligers Grenzen aan het cliëntgebonden vrijwilligerswerk Procedure van bekwaam maken Grenzen aan niet-cliëntgebonden vrijwilligerswerk Grenzen aan vrijwilligerswerk in het kader van MBO/NLdoet Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

3 12. Privacy, registratie en Verklaring Omtrent het Gedrag Privacy cliënten Privacy vrijwilliger Registratie VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) Arbobeleid Hepatitis B beleid FOBO/ Incidentenbeleid Bedrijfshulpverlening (BHV) Faciliteiten en regelingen voor vrijwilligers Bedrijfsopvang team (BOT) Collectieve personeelsvoorzieningen Collectieve ziekteverzekering Conflicten en geschillen Gebruik ruimtes van De Twentse Zorgcentra Personeelsvereniging (PéVé) Scholing/deskundigheidsbevordering vrijwilligers Vergoedingen Verzekeringen Overig Attentieregeling Informatievoorziening Jubileum Kerstpakket Nationale vrijwilligersdag 7 december Stoppen vrijwilligerswerk Verjaardag vrijwilliger Vrijwilligersavond Vrijwilligerstevredenheidsonderzoek Ziekte vrijwilliger Overig Landelijke kwaliteitsonderscheiding Vrijwillige Inzet: GOED GEREGELD! Jaarlijkse informatiebijeenkomst voor taakhouders De coördinator vrijwilligerswerk organiseert jaarlijks een informatiebijeenkomst voor taakhouders. Het doel van deze bijeenkomst is om taakhouders te informeren, te inspireren en om ervaringen uit te wisselen Medewerker die tevens vrijwilliger is Familie die vrijwilligerswerk verricht Overlijden vrijwilliger Overzicht Bijlagen Bijlage 1. Aanvraagformulier vrijwilliger cliënt Bijlage 2. Aanvraagformulier vrijwilliger groep Bijlage 3. Aanvraagformulier vrijwilliger ondersteunende activiteiten Bijlage 4. Aanvraagformulier klusvrijwilliger Bijlage 5. Vacature vrijwilligerswerk Bijlage 6. Functieprofiel vrijwilliger Bijlage 7. Aanmeldingsformulier vrijwilligers Bijlage 8. Intakeformulier vrijwilligers Bijlage 9. Vrijwilligersovereenkomst Bijlage 10. Evaluatieformulier vrijwilligers Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

4 Bijlage 11. Inwerkschema vrijwilligers cliëntgebonden Bijlage 12. Inwerkschema niet cliëntgebonden vrijwilligerswerk Bijlage 13. Eindevaluatieformulier vrijwilligers Bijlage 14. Getuigschrift vrijwilligers Bijlage 15. Aanvraagformulier Student-vrijwilligers en Maatschappelijke Bijlage 16. Eindevaluatie Student-vrijwilligers en Maatschappelijke Stagiaires Bijlage 17. Certificaat Maatschappelijke Stage Bijlage 18. Evaluatieformulier MBO Bijlage 19. Aanvraagformulier Klussen NLdoet Bijlage 20. Evaluatieformulier NLdoet Bijlage 21. Formulier bekwaamheid voor vrijwilligers Bijlage 22. Procedure van onbekwaam naar bekwaam voor vrijwilligers Bijlage 23. Declaratie reis-en onkosten vrijwilligers Bijlage 24. Inventarisatieformulier Hepatitis B - Vrijwilligers Bijlage 25. Schadeformulier Bijlage 26. Jubileumcertificaat Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

5 Verklarende woordenlijst Beaufort Personeelsregistratiesysteem BHV Bedrijfshulpverlening BOT Bedrijfsopvang team DBZ Dienst Behandeling en Zorgondersteuning EAD Economische en Administratieve Dienst Extramurale cliënten Cliënten die zorg en ondersteuning krijgen in de thuissituatie, buiten de instelling GOP Groepsontwikkelplan FOBO Fouten en bijna ongelukken Intramurale cliënten Cliënten die zorg krijgen binnen de instelling Kwaliteitshandboek Digitale centrale opslag van documenten die binnen De MAS MBO MofM NAW-gegevens NOV OaH P&O PéVé PICA Twente Zorgcentra worden gebruikt Maatschappelijke Stage Maatschappelijk Betrokken Ondernemen Middelen of Maatregelen Naam Adres Woonplaats Nederlandse Organisatie Vrijwilligerswerk Ondersteuning aan Huis Personeel en Organisatie Personeelsvereniging Het consumeren van niet-eetbare dingen, zoals aarde, haar, steentjes enz. PlanCare Elektronisch cliënten dossier POP Persoonlijk Ondersteuningsplan RI&E Risico Inventarisatie en Evaluatie UWV Uitvoeringsinstituut Werknemers Verzekeringen VOG Verklaring Omtrent het Gedrag VR Beleid Beleid Voorbehouden en Risicovolle handelingen Wet BIG Wet op de Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

6 1. Inleiding Vrijwilligers en beroepskrachten werken samen voor een gemeenschappelijk doel. Vrijwilligers en beroepskrachten hebben ieder hun eigen taken en verantwoordelijkheden. Ze hebben echter een gezamenlijk doel: zo goed mogelijk zorgen voor en bijdragen aan de kwaliteit van leven van de cliënt. Om dit te bereiken is het van belang dat deze twee groepen goed samenwerken, elkaar weten te vinden en aanvullen. Goed samenwerken betekent ook dat men elkaar aanspreekt en feedback geeft en elkaar met respect behandelt. De vrijwilliger kan niet zonder goede voorbereiding of informatie. De beroepskracht heeft niet altijd de mogelijkheid om de wensen van een cliënt uit te laten komen en signalen op te vangen. Als ze samenwerken kunnen ze elkaar ondersteunen, bijstaan en versterken. 1.1 Doel handboek Dit handboek is bedoeld voor medewerkers, groepen of afdelingen waar vrijwilligers werkzaam zijn. Voor vrijwilligers is er een apart informatieboekje met daarin de voor hen relevante informatie. Het handboek is een uitwerking van het vrijwilligersbeleid en is bedoeld als naslagwerk en praktische leidraad voor alle medewerkers, groepen of afdelingen van De Twentse Zorgcentra waar vrijwilligers werkzaam zijn. Het handboek omvat alle interne regels, richtlijnen en afspraken binnen De Twentse Zorgcentra met betrekking tot vrijwilligers en vrijwillige inzet. Door gebruik van het handboek worden vrijwilligers op een uniforme wijze geïnformeerd, gewaardeerd en beloond. De coördinator vrijwilligerswerk draagt zorg voor het actueel houden van het handboek vrijwillige inzet. Het handboek vrijwillige inzet is opgenomen in het kwaliteitshandboek van De Twentse Zorgcentra. Mochten er vragen of onduidelijkheden zijn dan kunnen deze worden gesteld aan de coördinator vrijwilligerswerk. Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

7 2. Coördinatie 2.1 Coördinator vrijwilligerswerk De vrijwillige inzet wordt bovenregionaal gecoördineerd door de coördinator vrijwilligerswerk. De coördinator vrijwilligerswerk is het aanspreekpunt voor de organisatie, scholen, bedrijven en vrijwilligers met betrekking tot het vrijwilligerswerk. De coördinator vrijwilligerswerk draagt zorg voor een goede uitvoering en levert bijdragen aan de evaluatie en bijstelling van het vrijwilligersbeleid. Dit betekent dat de coördinator vrijwilligerswerk zorgt voor werving en selectie, matching van vraag en aanbod. De coördinator vrijwilligerswerk adviseert de taakhouder van de groep en de teamleider over de inzet van vrijwilligers en adviseert bij eventuele problemen. De coördinator vrijwilligerswerk blijft op de hoogte van actuele interne en externe ontwikkelingen en vertaalt dit zo nodig in acties. Verder geeft de vrijwilligerscoördinator aanwijzingen en instructies aan de vrijwilligersadministratie. 2.2 Taakhouder Individuele vrijwilligers Elke groep waar één of meerdere vrijwilligers werkzaam zijn, heeft onder de verantwoordelijkheid van de teamleider een taakhouder voor vrijwilligers. Deze taakhouder is het aanspreekpunt voor de vrijwilligerscoördinator, de teamleider en de vrijwilliger. De taakhouder heeft en houdt overzicht, draagt zorg voor het inwerken, het evalueren, de begeleiding en de waardering van de vrijwilligers. Als er sprake is van cliëntgebonden vrijwilligerswerk is, naast de taakhouder, de persoonlijk begeleider het aanspreekpunt m.b.t. de cliënt. De taakhouder communiceert met eventuele teamleden over de inzet van de vrijwilliger en de gemaakte afspraken. Zorgdragen wil niet zeggen dat de taakhouder alle taken zelf hoeft uit te voeren. De taakhouder kan onderdelen delegeren naar teamleden. Vrijwilligers die in groepsverband en/of zelfstandig werken. Voor deze taakhouder is het niet altijd mogelijk om met een grote groep vrijwilligers individueel een evaluatie te houden. In dit geval kan de taakhouder één keer per jaar een middag of avond organiseren met een hapje en een drankje, waarin actuele zaken beiderzijds besproken kunnen worden. De coördinator vrijwilligerswerk kan daarbij aanwezig zijn. Evaluatieformulieren *10 kunnen vooraf aan de vrijwilligers worden toegestuurd en de vrijwilligers kunnen dit formulier op de avond zelf inleveren of per post versturen naar de coördinator vrijwilligerswerk. 2.3 Taken taakhouder Draagt zorg voor het inwerken van de vrijwilliger(s). Zorgt dat contactgegevens van de vrijwilliger(s) voor teamleden terug te vinden is. Draagt er zorg voor dat teamleden weten wanneer een vrijwilliger komt. Draagt er zorg voor dat minimaal één keer per jaar een evaluatie plaats vindt met de vrijwilliger(s). Draagt zorg voor de begeleiding van de vrijwilliger(s). Draagt zorg voor waardering van de vrijwilliger(s): -kaartje sturen met verjaardag, feestelijkheden, ziekte, jubileum, overlijden -bloemetje bij langdurige ziekte van vrijwilliger of bij een jubileum -daar waar gewenst een bloemstuk bij het overlijden van een vrijwilliger -uitnodigen, waar wenselijk, bij teamuitje, groepsactiviteiten, Sinterklaas -informeert vrijwilliger(s) over extra activiteiten met de vraag of de vrijwilliger(s) hierin wil ondersteunen Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

8 Zorgt dat de vrijwilliger(s) op de hoogte wordt gehouden over veranderingen binnen de groep zoals verhuizingen, overlijden, cliëntgebonden veranderingen zoals ziekte, vakantie, belangrijke gebeurtenissen in het leven van de cliënt. Bewaakt dat de continuïteit van de vrijwilliger(s) er is en bij afwezigheid van een vrijwilliger, neemt de taakhouder contact op met deze vrijwilliger. Zorgt dat het declaratie reis-en onkostenformulier van de vrijwilliger wordt ondertekend. Zorgt dat mensen die vrijwilligerswerk verrichten op de groep (niet afhankelijk van tijd of hoeveelheid uren) worden aangemeld bij de coördinator vrijwilligerswerk. Dit geldt ook voor (ex) werknemers of stagiaires die naast hun werk vrijwilligerswerk (gaan) doen. Informeert nieuwe medewerkers over de vrijwilliger(s). Zorgt dat de vrijwilliger(s), waar nodig, kennismaakt met familie/wettelijk vertegenwoordiger van de cliënt. Informeert coördinator vrijwilligerswerk bij bijzonderheden over de vrijwilliger(s): -ernstig ziek -overlijden van een vrijwilliger -stoppen van een vrijwilliger -problemen in de samenwerking of andere problemen met een vrijwilliger Stuurt de coördinator vrijwilligerswerk een kopie van de evaluatieformulier vrijwilligers *10 en het eindevaluatieformulier vrijwilligers *13. Informeert de coördinator vrijwilligerswerk over verhuizing van een cliënt die een vrijwilliger heeft. Informeert bij een verhuizing van een cliënt, de nieuwe woongroep dat de cliënt een vrijwilliger heeft. Informeert de coördinator vrijwilligerswerk over het overlijden van een cliënt die een vrijwilliger heeft. Neemt deel aan de jaarlijkse informatiebijeenkomst voor taakhouders. De taakhouder stuurt aan op persoonlijke vragen van vrijwilliger(s)binnen eigen netwerk van cliënten, medewerkers of familie. 2.4 Bijeenkomst voor taakhouders De coördinator vrijwilligerswerk organiseert jaarlijks een bijeenkomst voor taakhouders. Het doel van deze bijeenkomst is om de taakhouders te enthousiasmeren, te informeren over zaken die betrekking hebben op vrijwilligerswerk. Daarnaast is er ruimte om informatie uit te wisselen en ruimte voor discussie. *en nummering verwijzen naar de desbetreffende bijlage achterin dit handboek Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

9 3. Typen vrijwilligerswerk 3.1 Cliëntgebonden vrijwilligerswerk Eén-op-één vrijwilligerswerk De vrijwilliger richt zich specifiek op één cliënt; dit vindt plaats bij de afdeling wonen. De basis hiervoor is altijd een gerichte vraag van de cliënt vanuit het POP. Op basis van die vraag wordt een functieprofiel *6 gemaakt voor een vrijwilliger en pas dan start de werving. Groepsgebonden vrijwilligerswerk De vrijwilliger ondersteunt bij groepsactiviteiten en heeft contacten met verschillende cliënten van de groep. Dit vindt plaats bij wonen en dagbesteding of bij DBZ. De basis hiervoor is altijd een gerichte vraag, beschreven in het GOP. Organisatorische ondersteuning De vrijwilliger ondersteunt bij grootschalige recreatieve activiteiten en wordt daarbij ingezet als o.a. gastvrouw/gastheer. Dit vindt plaats bij recreatie. 3.2 Niet-cliëntgebonden vrijwilligerswerk De vrijwilliger biedt ondersteuning bij bijvoorbeeld tuinieren, klussen, chauffeurswerkzaamheden, boerderijwerk. De vrijwilliger komt indirect in aanraking met cliënten. Dit kan plaatsvinden bij wonen, dagbesteding of bij het Facilitair Bedrijf. De basis hiervoor is altijd een gerichte vraag, beschreven in het GOP. *en nummering verwijzen naar de desbetreffende bijlage achterin dit handboek Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

10 4. Groepen vrijwilligers De Twentse Zorgcentra onderscheidt de volgende groepen vrijwilligers: 4.1 Reguliere vrijwilligers Mensen die naast hun werk of bezigheden iets voor een ander willen betekenen. (Ex)medewerkers die naast hun arbeidscontract vrijwilligerswerk doen. Het vrijwilligerswerk heeft géén relatie met de professionele werkzaamheden. Gastfamilies. Mensen die een uitkering hebben en die werkervaring op willen doen. Mensen die op persoonlijke titel een carrièreswitch overwegen en via vrijwilligerswerk willen kijken of het werken in de gehandicaptenzorg een mogelijkheid is. 4.2 Familie Ouders of familie van cliënten die vrijwilligerswerk doen dat niet direct gekoppeld is aan hun kind of familielid. Ouder of familie van cliënten die werkzaamheden in of voor een cliëntenraad verrichten. Met deze categorie vrijwilligers onderhoudt de vrijwilligerscoördinator geen relatie. 4.3 Geleide vrijwilligers Student-vrijwilligers die vrijwilligerswerk/werkveldoriëntatie doen in het kader van hun beroepsopleiding. Stagiaires vanuit het voortgezet onderwijs die vrijwilligerswerk moeten verrichten volgens de Wet Maatschappelijke Stage. (MAS-stagiaire) Bedrijven, stichtingen die een maatschappelijke betrokkenheid tonen en incidenteel of eenmalig vrijwilligerswerk komen doen. Vrijwilligers die door de overheid gestimuleerd worden vrijwilligerswerk te verrichten, bijvoorbeeld in het kader van een sociaal-activeringsproject. Mensen die vanuit een lichamelijke of geestelijke beperking willen participeren in de maatschappij. Mensen die voor de pensioengerechtigde leeftijd stoppen met werken en vrijwilligerswerk mogen verrichten vanuit het UWV en daardoor niet te hoeven voldoen aan de sollicitatieplicht. Taalstages door allochtone mensen, waarin de nadruk ligt op het uitbreiden van de taalvaardigheid in een werkomgeving. Binnen De Twentse Zorgcentra is er voor gekozen om mensen die via een re-integratiebureau als vrijwilliger aan de slag willen om weer in het arbeidsproces te komen, of mensen die een werkervaringsplek willen, te laten vallen onder de begeleiding van de P&O-adviseurs. 4.4 Cliënten Intramurale cliënten. Extramurale cliënten. Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

11 5. Aanvraag, werving en selectie 5.1 Aanvraag van vrijwilligers De cliënt, de cliëntvertegenwoordiger of de taakhouder van de groep of afdeling kan een vrijwilliger aanvragen met behulp van het aanvraagformulier. De vraag voor een vrijwilliger staat geformuleerd in POP en/of GOP en is leidend. Er zijn verschillende aanvraagformulieren: Aanvraagformulier vrijwilliger cliënt *1 Aanvraagformulier vrijwilliger groep *2 Aanvraagformulier vrijwilliger ondersteunende activiteiten *3 Aanvraagformulier klusvrijwilliger *4 De coördinator vrijwilligerswerk maakt een vacature vrijwilligerswerk *5 en een functieprofiel *6 aan de hand van het ingevulde aanvraagformulier *1,2,3. De coördinator vrijwilligerswerk beheert de vacaturebank en actualiseert minimaal één keer per jaar deze vacaturebank met de taakhouder vrijwilligerswerk. 5.2 Werving en selectie De werving van vrijwilligers loopt via verschillende kanalen. 1) Coördinator vrijwilligerswerk. 2) Familie van cliënt, medewerkers, vrijwilligers. Coördinator vrijwilligerswerk Via de vrijwilligerscentrales in de verschillende regio s. Via de website van onder meer De Twentse Zorgcentra. Via radio, regionale kabel-tv, (regionale) kranten, wijkbladen, verenigingsbladen. Het verspreiden van folders en posters bij onder meer club- en buurthuizen, bibliotheken en verenigingen. Een stand op beurzen, vrijwilligersmarkten, open dag van de zorg of op stage markten. Via het gericht contact leggen/intensiveren met scholen, kerken, clubs. Vrijwilligers melden zich aan via mond-tot-mondreclame. Deelname aan NLdoet en de Beursvloer en/of Slingerbeurs. Via bedrijven die aan Maatschappelijk Betrokken Ondernemen doen. Familie van cliënt, medewerkers, vrijwilligers Medewerkers hebben een proactieve houding in het zoeken naar eventuele vrijwilligers in het netwerk van de cliënt. Persoonlijk vragen van mensen in het eigen netwerk van de cliënt of de medewerkers om vrijwilliger te worden bij De Twentse Zorgcentra, werkt vaak goed bij het werven van vrijwilligers. 5.3 Oriënterend gesprek Kandidaat vrijwilligers kunnen zich mondeling of schriftelijk melden bij de coördinator vrijwilligerswerk. De coördinator vrijwilligerswerk nodigt de kandidaat vrijwilliger uit voor een oriënterend gesprek. NAW-gegevens worden opgeschreven in het aanmeldingsformulier vrijwilligerswerk *7. Dit gesprek is enerzijds bedoeld om de vrijwilliger te informeren over De Twentse Zorgcentra en anderzijds om de motivatie, voorkeur en beschikbaarheid van de kandidaat te peilen. De inventarisatie van wensen en voorkeur worden opgeschreven in het intakeformulier *8. *en nummering verwijzen naar de desbetreffende bijlage achterin dit handboek Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

12 Bij plaatsing wordt rekening gehouden met de kwaliteiten, deskundigheid en wensen van de vrijwilliger. De volgende informatie wordt met de kandidaat besproken: Wie is De Twentse Zorgcentra Welke cliënten wonen en werken er Welke vormen van vrijwilligerswerk zijn er Welke openstaande vrijwilligersvacatures zijn er De uitgangspunten, rechten en plichten van zowel de organisatie als de vrijwilliger, verzekering, afspraken Interne scholingsmogelijkheden, thema-avonden Uitleg over het vervolg van de procedure, vrijwilligersovereenkomst, proefperiode, Verklaring Omtrent het Gedrag, kopie ID-bewijs, hepatitis B, personeelsvereniging Tijdens het gesprek besluiten beide partijen of zij verder willen gaan in de procedure. Is er sprake van doorgang, dan wordt het aanmeldingsformulier vrijwilligerswerk *7 ingevuld. De kandidaat-vrijwilliger ontvangt een informatiepakket met daarin: Een exemplaar van het informatieboekje vrijwilligers van De Twentse Zorgcentra (kwaliteitshandboek) Declaratie reis-en onkostenvergoeding *23 Brochure Verklaring Omtrent het Gedrag ( Aanvraagformulier voor Verklaring Omtrent het Gedrag ( Folder vrijwilligerswerk De Twentse Zorgcentra ( Algemene informatiefolder De Twentse Zorgcentra ( Gedragscode van De Twentse Zorgcentra (hard copy) Hepatitis B-folder (kwaliteitshandboek) Zo nodig plattegrond ( Informatie personeelsvoorzieningen (hard copy) Reader: Een ontmoeting met de mens met een verstandelijke beperking (kwaliteitshandboek) Aan de hand van het intakeformulier vrijwilligers *8, het aanvraagformulier van de groep *1,2,3 en het functieprofiel *6 gaat de coördinator vrijwilligerswerk op zoek naar een passende vrijwilligersplek. Er wordt gekeken naar de wensen en gevraagde kwalificaties van de cliënt en/of de groep en naar de wensen, competenties en kwalificaties van de vrijwilliger. *en nummering verwijzen naar de desbetreffende bijlage achterin dit handboek Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

13 6. Aanmelding en aanstelling 6.1 Kennismakingsgesprek werkplek Heeft de coördinator vrijwilligerswerk een passende vrijwilligerswerkplek gevonden, dan wordt een afspraak gemaakt op de toekomstige werkplek, voor een kennismakingsgesprek met de taakhouder vrijwilligerswerk. De taakhouder van de werkplek is het aanspreekpunt ten aanzien van het vrijwilligerswerk. De taakhouder kan tevens de begeleider van de vrijwilliger(s) zijn, maar in geval van een individuele vraag van een cliënt kan ook de persoonlijk begeleider van de cliënt het aanspreekpunt zijn. De taakhouder informeert de vrijwilliger over de groep of afdeling en de werkzaamheden. Er worden afspraken gemaakt over de inhoud van het vrijwilligerswerk, de werktijden en begeleiding, waaronder de proeftijd en de evaluatiemomenten. Mocht na het kennismakingsgesprek afgezien worden van verdere samenwerking, informeert de coördinator vrijwilligerswerk de groep en/of de vrijwilliger wat de redenen zijn om niet verder te gaan. 6.2 Vrijwilligersovereenkomst Op basis van de afspraken stelt de coördinator vrijwilligerswerk de vrijwilligersovereenkomst *10 op. De overige afspraken worden vastgelegd in het gemaakte functieprofiel *6, door alle betrokkenen ondertekend en toegevoegd aan de vrijwilligersovereenkomst *9. Deze vrijwilligersovereenkomst *10 en het functieprofiel *6 worden in tweevoud naar de vrijwilliger gestuurd. Eén exemplaar is voor de vrijwilliger zelf en de vrijwilliger stuurt één ondertekend exemplaar naar de coördinator vrijwilligerswerk. De taakhouder krijgt een kopie van het functieprofiel *6. Eventuele latere wijzigingen worden schriftelijk vastgelegd in het evaluatieformulier voor vrijwilligers *10, ondertekend door de vrijwilliger en de taakhouder en er wordt een kopie verzonden naar de coördinator vrijwilligerswerk. De evaluatieformulieren *10 worden toegevoegd aan het vrijwilligersdossier. 6.3 Beëindiging vrijwilligerswerk De vrijwilliger of De Twentse Zorgcentra geeft minimaal een maand van te voren aan dat hij/zij het vrijwilligerswerk wil beëindigen. In bijzondere omstandigheden kan het vrijwilligerswerk zowel door de vrijwilliger als door De Twentse Zorgcentra per direct worden beëindigd. 6.4 Aanmelding en aanstelling van vrijwilligers die bekend zijn met De Twentse Zorgcentra Als een nieuwe vrijwilliger al bekend is met De Twentse Zorgcentra en wanneer al duidelijk is waar deze persoon vrijwilligerswerk gaat verrichten, dan vindt er een aanmeldingsgesprek plaats met de coördinator vrijwilligerswerk. De vrijwilliger wordt ingeschreven en krijgt de nodige informatie. Het informatiepakket is aangepast aan de ervaring en bekendheid van de vrijwilliger met de werkplek. Er vindt geen kennismakingsgesprek op de groep plaats, tenzij de plek onbekend is voor de vrijwilliger. Het inwerken zal aangepast worden aan de kennis en ervaring van de vrijwilliger. De overige afspraken m.b.t. evalueren en het toesturen van de vrijwilligersovereenkomst *9 gelden ook voor deze vrijwilligers. Veelal gaat het hierbij om medewerkers van De Twentse Zorgcentra of familie of ouders van cliënten. *en nummering verwijzen naar de desbetreffende bijlage achterin dit handboek Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

14 7. Aansturing en begeleiding 7.1 Inwerken De verantwoordelijkheid voor het op de juiste wijze inwerken van nieuwe vrijwilligers ligt bij de teamleider. Verder hebben de taakhouder, het team en uiteraard de vrijwilliger zelf een rol hierin. De taakhouder draagt de verantwoording voor het inwerken van de vrijwilliger aan de hand van het inwerkschema vrijwilligers *11,12 voor de werkzaamheden van de vrijwilliger en voor het onderhouden van contacten met de vrijwilliger. De inwerkperiode bedraagt minimaal drie achtereenvolgende keren dat de vrijwilliger komt. Het inwerken gebeurt aan de hand van het inwerkschema voor cliëntgebonden vrijwilligerswerk *11 of het inwerkschema voor niet cliëntgebonden vrijwilligerswerk *12. Het inwerkschema blijft de leidraad bij de evaluatiegesprekken om te kunnen inspelen op mogelijke veranderingen m.b.t. de cliënt of veranderde werkzaamheden van de vrijwilliger. De vrijwilliger is verantwoordelijk voor de taken en werkzaamheden die hij op zich heeft genomen en welke zijn vastgelegd in de vrijwilligersovereenkomst *9 en het functieprofiel *6. De vrijwilliger wordt aan de hand van het inwerkschema *11,12 geïnformeerd over de protocollen die van toepassing zijn op het vrijwilligerswerk wat hij/zij gaat doen. Vrijwilligers hebben geen beschikking over intranet en kunnen op verzoek een geprinte versie van de protocollen krijgen van de taakhouder. In enkele gevallen worden vrijwilligers ingewerkt door andere vrijwilligers. Dit komt voor bij activiteiten die zelfstandig door vrijwilligers worden uitgevoerd en waarbij geen beroepskracht aanwezig is. 7.2 Proeftijd/evaluatie De vrijwilliger heeft in principe een proefperiode van twee maanden. Afhankelijk van de frequentie van het vrijwilligerswerk kan een langere proefperiode worden afgesproken (wanneer een vrijwilliger 6 tot 8 keer is geweest). De proefperiode wordt gezamenlijk geëvalueerd door de vrijwilliger, de taakhouder en de coördinator vrijwilligerswerk. Aan de orde komen het functioneren van de vrijwilliger en het maken van vervolgafspraken. De coordinator vrijwilligerswerk maakt gebruik van het evaluatieformulier *10 en dient te worden ondertekend door de vrijwilliger, de taakhouder en de coördinator vrijwilligerswerk. 7.3 Eindevaluatie Bij vertrek van een vrijwilliger voert de taakhouder een eindevaluatiegesprek met de betreffende vrijwilliger aan de hand van het eindevaluatieformulier *13. Het ingevulde eindevaluatieformulier *13 wordt opgestuurd naar de coördinator vrijwilligerswerk. Als de vrijwilliger geen prijs stelt op een eindevaluatie met de taakhouder dan bestaat de mogelijkheid om een andere gesprekspartner te kiezen of om het formulier thuisgestuurd te krijgen. Op verzoek van de vrijwilliger kan de coördinator vrijwilligerswerk een getuigschrift *14 verzorgen. 7.4 Werkoverleg De taakhouder begeleidt de vrijwilliger bij de uitvoering van zijn/haar werkzaamheden. De vorm, inhoud en frequentie van de begeleiding worden individueel vastgesteld. Minimaal één maal per jaar vindt een evaluatiegesprek plaats tussen de taakhouder en de vrijwilliger. Zowel de vrijwilliger als de taakhouder heeft een actieve inbreng. *en nummering verwijzen naar de desbetreffende bijlage achterin dit handboek Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

15 Doelstelling van het gesprek is om gezamenlijk vast te stellen welke punten in de uitvoering van de werkzaamheden en de samenwerking naar tevredenheid gaan en waar verbeteringen mogelijk zijn. Daarbij wordt besproken of de vrijwilliger zich nog bekwaam voelt en of de taakhouder de vrijwilliger nog bekwaam vindt om de afgesproken risicovolle handeling(en) of werkzaamheden met een risico uit te voeren en/of opfrissing of nieuwe instructie nodig is (zie 11.1 en 11.2). Zo nodig zal de vrijwilligersovereenkomst *9 en het functieprofiel *6 worden gewijzigd of aangepast door de coördinator vrijwilligerswerk. Het plannen en voeren van de evaluatiegesprekken is de verantwoordelijkheid van de taakhouder. De taakhouder zorgt tevens voor verslaglegging van het gesprek door middel van het evaluatieformulier vrijwilligers *10. Het functieprofiel *6 wordt opnieuw doorgenomen om te kijken of er veranderingen zijn waarop moet worden ingespeeld. Een kopie van het evaluatieformulier *6 wordt opgestuurd naar de coördinator vrijwilligerswerk. De coördinator vrijwilligerswerk kan op verzoek bij het gesprek aanwezig zijn. *en nummering verwijzen naar de desbetreffende bijlage achterin dit handboek Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

16 8. Cliënten van De Twentse Zorgcentra en vrijwilligerswerk 8.1 Inzet van cliënten van De Twentse Zorgcentra als vrijwilliger binnen de Twentse Zorgcentra. Incidenteel komt het voor dat een cliënt van De Twentse Zorgcentra vrijwilligerswerk wil doen bij De Twentse Zorgcentra. Daarbij staat voorop dat de cliënt die vrijwilligerswerk wil gaan doen geen intensieve begeleidingsvraag heeft en dat het vrijwilligerswerk geen invulling of vervanging is voor dagbesteding. Intramurale cliënten De vraag van intramurale cliënten om vrijwilligerswerk te gaan doen binnen De Twentse Zorgcentra komt zelden voor. De werkzaamheden die intramurale cliënten verrichten, vallen veelal onder dagbesteding of onder burenhulp. Mocht toch de vraag ontstaan om vrijwilligerswerk te verrichten dan kan de cliënt eventueel samen met de persoonlijk begeleider contact opnemen met de coördinator vrijwilligerswerk. Er wordt gezamenlijk bekeken welke mogelijkheden er zijn. Extramurale cliënten Ondersteuning aan Huis (OaH) Is een onderdeel van De Twentse Zorgcentra waarbij medewerkers ondersteuning en begeleiding bieden aan cliënten die nog thuis wonen. Bij extramurale cliënten van Ondersteuning aan Huis die vrijwilligerswerk willen doen, wordt in eerste instantie binnen het eigen netwerk en in de directe woonomgeving van de extramurale cliënt gekeken of er mogelijkheden zijn om vrijwilligerswerk te gaan doen. Zijn er in de woonomgeving geen mogelijkheden, dan kan de extramurale cliënt zich aanmelden bij de coördinator vrijwilligerswerk voor een intakegesprek en loopt daarin dezelfde procedure als de overige vrijwilligers zoals aanmelding, screening, matchen, evalueren, aanvragen van een VOG enz. Aan de hand van deze procedure bekijkt de coördinator vrijwilligerswerk of de vraag van een afdeling die een vrijwilligersvraag heeft, of van de intramurale cliënt die een vrijwilliger wil hebben en de competenties van de extramurale cliënt met elkaar matchen. De vraag van de intramurale cliënt of van een groep is leidend. Als er een match mogelijk is en de extramurale cliënt wordt als vrijwilliger geplaatst binnen De Twentse Zorgcentra, dan gelden voor de extramurale cliënt dezelfde procedures, rechten en plichten als voor de overige vrijwilligers. Ruim Baan Ruim Baan is een onderdeel van De Twentse Zorgcentra waarbij coaches van Ruim Baan ondersteuning bieden aan mensen met een beperking bij het zoeken naar passend werk. Cliënten die via Ruim Baan werkzaamheden verrichten bij De Twentse Zorgcentra worden enkel ingeschreven als vrijwilliger in Beaufort. Dit vraagt het UWV i.v.m. de verzekering van deze vrijwilligers. Ruim Baan werkt met een eigen vrijwilligersovereenkomst en heeft eigen afspraken m.b.t. de begeleiding, beloning en waardering van deze vrijwilligers. Zij vallen buiten de afspraken zoals beschreven in het vrijwilligersbeleid en handboek vrijwillige inzet. Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

17 8.2 Aanvragen van een vrijwilliger door cliënten van Ondersteuning aan Huis of Ruim Baan Vanuit De Twentse Zorg Centra worden geen vrijwilligers geplaatst in de thuissituatie van extramurale cliënten. Begeleiding en ondersteuning bieden aan de vrijwilliger in de thuissituatie valt niet onder het takenpakket van de medewerkers van OaH en Ruim Baan. De verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid liggen in deze niet bij De Twentse Zorgcentra maar bij de cliënt zelf. De cliënt kan de vraag voor een vrijwilliger neerleggen in zijn/haar eigen netwerk (eigen kracht) of bij welzijnsorganisaties in zijn/haar woonomgeving. Cliënten van Ondersteuning aan Huis en Ruim Baan kunnen geen gebruik maken van de inzet van vrijwilligers die komen klussen in het kader van MBO, NLdoet en Stichting Present, wat wordt geregeld door De Twentse Zorgcentra. Deze werkzaamheden vinden anders plaats in de woning van de cliënt en niet in een woning van De Twentse Zorgcentra. Om deze reden kan De Twentse Zorgcentra daar geen verantwoordelijkheid voor dragen. Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

18 9. Vrijwilligers vanuit een opleiding Er zijn studenten en stagiaires die vanuit het voortgezet onderwijs of vanuit een beroepsopleiding vrijwilligerswerk moeten verrichten. Er is dan sprake van een oriënterende stage of snuffelstage. Deze stages duren maximaal een schooljaar lang. Voor studenten en stagiaires loopt de procedure van aanmelding en matching op een andere wijze dan bij de vaste vrijwilligers. 9.1 Student-vrijwilligers Student-vrijwilligers zijn studenten van een beroepsopleiding die in het eerst schooljaar een oriënterende stage moeten verrichten. De hoeveelheid uren verschilt per opleiding. Het gaat hierbij vooral om zorg gerelateerde opleidingen. Student-vrijwilligers kunnen worden aangevraagd via het aanvraagformulier Student- vrijwilligers en Maatschappelijke Stagiaires *15. Contacten met school en aanvragen voor een Student-vrijwilliger lopen via de coördinator vrijwilligerswerk. De coördinator vrijwilligerswerk maakt aan de hand van de aanvraag een vacature en zorgt dat deze bij de betreffende scholen komt. De coördinator vrijwilligerswerk heeft een intakegesprek met de student. Het kennismakingsgesprek vindt plaats met de taakhouder op de werkplek. De taakhouder draagt zorg voor het inwerken aan de hand van het inwerkschema vrijwilligers *11,12 en voor de eindevaluatie voor Student-vrijwilligers en Maatschappelijke Stagiaires *16. Een kopie van dit ingevulde formulier wordt naar de coördinator vrijwilligerswerk verzonden voor in het dossier. Student-vrijwilligers krijgen geen vrijwilligersovereenkomst van De Twentse Zorgcentra maar een contract, opgesteld door school, dat wordt ondertekend door de coördinator vrijwilligerswerk, de school, de student en bij minderjarigheid van de student ook door de ouders. Student-vrijwilligers mogen geen risicovolle handelingen verrichten. Student-vrijwilligers hoeven geen VOG in te leveren. 9.2 MAS-stagiaires Maatschappelijke Stage houdt in dat jongeren in het voortgezet onderwijs (praktijkonderwijs, vmbo, havo en vwo) maximaal 30 uur vrijwilligerswerk doen als onderdeel van hun schoolcarrière. Een MAS-stagiaire kan worden aangevraagd via het aanvraagformulier Student-vrijwilligers en Maatschappelijke Stagiaires *15. De coördinator vrijwilligerswerk maakt een vacature aan de hand van het aanvraagformulier en plaatst deze op de site van De Twentse Zorgcentra en waar nodig op de site De coördinator vrijwilligerswerk heeft een intakegesprek met de MAS-stagiaire. Het kennismakingsgesprek vindt plaats op de werkplek met de taakhouder De taakhouder draagt zorg voor het inwerken van de MAS-stagiaire aan de hand van het inwerkschema vrijwilligers *11,12 en voor het eindgesprek door gebruik van het eindevaluatieformulier voor Student-vrijwilligers en Maatschappelijke Stagiaires *16. Een kopie van dit ingevulde formulier wordt naar de coördinator vrijwilligerswerk verzonden voor in het dossier. MAS-stagiaires krijgen geen vrijwilligersovereenkomst van De Twentse Zorgcentra maar een contract, opgesteld door school, dat wordt ondertekend door de coördinator vrijwilligerswerk, de school, de stagiaire en bij minderjarigheid van de MAS-stagiaire ook door de ouders. Ter afsluiting krijgt de MAS-stagiaire een certificaat Maatschappelijke Stage *17. MAS-stagiaires mogen geen risicovolle handelingen verrichten. MAS-stagiaires hoeven geen VOG in te leveren. *en nummering verwijzen naar de desbetreffende bijlage achterin dit handboek Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

19 10. Groepen vrijwilligers die eenmalig komen Er zijn groepen vrijwilligers die een dag of een dagdeel vrijwilligerswerk komen verrichten bij De Twentse Zorgcentra. Veelal gaat dat om kluswerkzaamheden. Belangrijk is dat deze vrijwilligers geen taken uitvoeren waarvoor zij niet geschikt zijn of taken uitvoeren waar risico s aan verbonden zijn. (R&IE). Er is een kluswijzer opgesteld door het Facilitair Bedrijf van De Twentse Zorgcentra, waarin informatie staat welke werkzaamheden wel en niet gedaan mogen worden door vrijwilligers en waar men aan met denken bij het uitvoeren van klussen. Daarnaast is er een informatieboekje Vrijwillige inzet voor MBO en NLdoet. Dit boekje is bedoeld voor bedrijven die bij De Twentse Zorgcentra komen klussen. De coördinator vrijwilligerswerk draagt zorg voor het verantwoord matchen van vraag en aanbod. Er vindt bij twijfel overleg plaats met het facilitair bedrijf. Voor meer informatie verwijzen we naar de kluswijzer en het informatieboekje Vrijwillige inzet MBO en NLdoet in het kwaliteitshandboek MBO (Maatschappelijk Betrokken Ondernemen van bedrijven) en Beursvloer/Slingerbeurs Maatschappelijk Betrokken Ondernemen zijn activiteiten die door bedrijven gedaan worden bij Maatschappelijke organisatie. Bedrijven zoeken zelf contact met organisaties om hun diensten aan te bieden of ze bieden hun diensten aan (al dan niet voor een tegenprestatie) op een Slingerbeurs/Beursvloer of via Stichting Present. ( Groepen kunnen via het aanvraagformulier klusvrijwilligers *4 een aanvraag voor een klus indienen bij de coördinator vrijwilligerswerk. De contacten met het bedrijf, de plaatsing op een groep en de evaluatie lopen via de coördinator vrijwilligerswerk. Er is een contactpersoon van de groep aanwezig op de dag dat het bedrijf komt klussen. Deze contactpersoon is het aanspreekpunt en fungeert als gastvrouw/gastheer. MBO vrijwilligers die bij De Twentse Zorgcentra komen klussen krijgen een maaltijd en een kleine attentie aangeboden door de groep. Deze kosten zijn voor de kostenplaats van het cluster waar de groep toe behoort, of voor de groep zelf. De coördinator vrijwilligerswerk zorgt dat de vrijwilligers en de groepen kennisnemen van de kluswijzer en het Informatieboekje Vrijwillige inzet MBO, NLdoet. In dit informatieboekje zit een evaluatieformulier MBO *20 dat wordt ingevuld door de contactpersoon van het bedrijf en wordt ingeleverd bij de coördinator vrijwilligerswerk NLdoet Het Oranje Fonds organiseerde op 15 en 16 maart 2013, samen met duizenden organisaties in het land, NLdoet; de grootste vrijwilligersactie van Nederland. NLdoet zet vrijwillige inzet in de spotlights en stimuleert iedereen om een dag(deel) de handen uit de mouwen te steken. ( Groepen kunnen via het aanvraagformulier NLdoet *19 een aanvraag voor een klus indienen bij de coördinator vrijwilligerswerk. De coördinator vrijwilligerswerk verzorgt de aanvraag voor een tegemoetkoming in de kosten bij het Oranje Fonds. De coördinator vrijwilligerswerk zorgt dat de aanvraag op de site van het Oranje Fonds komt te staan en informeert de groepen. Nadat bedrijven, scholen en particulieren zich hebben aangemeld voor een klus neemt de coördinator *en nummering verwijzen naar de desbetreffende bijlage achterin dit handboek Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

20 vrijwilligerswerk contact op met de MBO vrijwilligers die zich hebben aangemeld en maakt een afspraak voor een kennismakingsgesprek en introductie op de groep. Tijdens de klus dag is er een contactpersoon van de groep aanwezig die aanspreekpunt is voor de vrijwilligers. De taakhouder draagt daar zorg voor. De groepen vrijwilligers die tijdens NLdoet hier komen krijgen een maaltijd aangeboden door de werkplek en een klein aandenken. Mocht de aanvraag niet door het Oranje Fonds worden gehonoreerd dan zijn de kosten voor kostenplaats van het cluster waar de groep toe behoord, of door de groep zelf. De coördinator vrijwilligerswerk is op beide NLdoet dagen bereikbaar en fungeert als algeheel aanspreekpunt. De coördinator vrijwilligerswerk zorgt dat de vrijwilligers en de groepen kennisnemen van de kluswijzer en het Informatieboekje Vrijwillige inzet MBO, NLdoet. In dit informatieboekje zit een evaluatieformulier NLdoet *20 dat wordt ingevuld door de contactpersoon van het bedrijf en wordt ingeleverd bij de coördinator vrijwilligerswerk. *en nummering verwijzen naar de desbetreffende bijlage achterin dit handboek Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

21 11. Taken en verantwoordelijkheden van vrijwilligers 11.1 Grenzen aan het cliëntgebonden vrijwilligerswerk Zaken betreffende het verrichten van voorbehouden en risicovolle handelingen zijn geregeld in de wet BIG en in de beleidsnota: Voorbehouden en Risicovolle handelingen van De Twentse Zorgcentra (VR beleid). In deze beleidsnota staat het volgende m.b.t. vrijwilligers: Vrijwilligers vallen niet onder de wet BIG. Echter, vrijwilligers kunnen op dezelfde wijze bekwaam worden gemaakt (geautoriseerd) als de andere medewerkers binnen De Twentse Zorgcentra. Vrijwilligers kunnen ook burgerrechtelijk en/of strafrechtelijk aansprakelijk worden gesteld op het moment dat de vrijwilliger niet in opdracht van De Twentse Zorgcentra handelt maar op eigen initiatief. Voor meer informatie verwijzen we naar deze beleidsnota in het kwaliteitshandboek. Vrijwilligerswerk is een aanvulling op de professionele zorg en mag geen professionele zorg verdringen. De Twentse Zorgcentra wil daarom grenzen stellen aan het vrijwilligerswerk. De vrijwilligers zijn er niet voor de zorg, maar kunnen wel zorghandelingen verrichten als dat van belang is bij bijvoorbeeld één-op-één-vrijwilligerswerk. Gezien het voorgaande is het mogelijk dat in de praktijk de ene vrijwilliger een risicovolle activiteit mag uitvoeren terwijl een andere vrijwilliger dat niet mag of wil doen. Per vrijwilliger en cliënt moet bekeken worden wat nodig is en wat mogelijk is. De vraag van de cliënt is leidend, deze maakt onderdeel uit van het POP en/of GOP. De teamleider is hierin beslissend en verantwoordelijk. Voor vrijwilligers zijn de volgende afspraken gemaakt m.b.t. voorbehouden en risicovolle handelingen: Voorbehouden handelingen Voorbehouden handelingen mogen niet door vrijwilligers worden uitgevoerd. Risicovolle handelingen Er zijn een aantal risicovolle handelingen die een vrijwilliger mag verrichten, namelijk: Gebruik van de tillift Het aanreiken van medicatie Toepassing Middelen of Maatregelen (MofM) o Structurele maatregelen: daarbij gaat het om het gebruik van bedrekken, veiligheidsriemen of het omdoen van een Zweedse band bij een cliënt die in een rolstoel zit. o Incidentele maatregelen: daarbij gaat het om fixatie in geval van onrust of agressie. Wat de fixatie inhoudt verschilt per cliënt en is beschreven in het POP. o Noodsituaties: er kunnen zich situaties voordoen die niet staan beschreven. In dit geval zal de vrijwilliger moeten handelen maar staat de veiligheid voorop. Fixatie en noodsituaties dient de vrijwilliger door te geven aan de medewerker. De medewerker zorgt dat deze melding in PlanCare wordt verwerkt en vult daarvoor het digitale meldingsformulier MofM in en/of een FOBO-/ Incidentmelding. Overige Risicovolle handelingen: Wanneer een vrijwilliger in het verleden een agogische, verzorgende of verpleegkundige opleiding met minimaal kwalificatieniveau 4 heeft genoten en afgerond, mag betreffende vrijwilliger, mits hij/zij dit wil en na scholing of instructie en aftekening, ook de overige risicovolle handelingen verrichten als dit de vraag van de cliënt is en deze vraag in het POP is vermeld. De overige risicovolle handelingen staan vermeld in bijlage 1 van het VR beleid. De vrijwilliger dient in dit geval een kopie van het gevraagde diploma in te leveren bij de coördi- Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

22 nator vrijwilligerswerk. Betreft het een medewerker die vrijwilligerswerk verricht dan is dit niet nodig, deze informatie is al aanwezig bij afdeling P&O. Werkwijze Bij een nieuwe aanvraag voor een vrijwilliger wordt op het aanvraagformulier cliënt *1 of aanvraagformulier groep *2 aangegeven of de nieuw te werven vrijwilliger een risicovolle handeling dient uit te voeren en wat daarvoor nodig is. Als de vraag helder is kan de coördinator vrijwilligerswerk een vrijwilliger gaan werven met de gevraagde kwalificaties of een vrijwilliger die bekwaam gemaakt kan/wil worden. De vrijwilliger kan in het intakegesprek aangeven of hij/zij wel de betreffende risicovolle handeling wil verrichten. De vraag om een risicovolle handeling te verrichten bij een cliënt kan ook later ontstaan. In dat geval moet met de vrijwilliger worden overlegd of hij dit wel of niet wil doen. Wil de vrijwilliger geen risicovolle handeling verrichten dan zullen de tot dan toe afgesproken werkzaamheden mogelijk veranderen of wellicht stoppen. Wil een vrijwilliger wel de gevraagde risicovolle handeling verrichten, moet er vanuit de (zorg)vraag van de cliënt (POP) gekeken worden of de vrijwilliger bevoegd en bekwaam is om deze handeling te verrichten en of nog een opleiding of instructies nodig zijn. De teamleider is hierin bepalend. Het is aan de teamleider om te bewaken dat de vrijwilliger geen activiteiten verricht die niet zijn afgesproken, of waarvoor hij niet gekwalificeerd is. De vrijwilliger is weliswaar verantwoordelijk voor eigen handelen, doch de beroepsmatige verantwoordelijkheid blijft bij de beroepskracht. Bij verschil van inzicht kan de beroepskracht en/of vrijwilliger terugvallen op de coördinator vrijwilligerswerk Procedure van bekwaam maken Om een vrijwilliger bekwaam te maken wordt gebruik gemaakt van het Formulier bekwaamheid voor vrijwilligers *21. De procedure staat beschreven in de Procedure van onbekwaam naar bekwaam voor vrijwilligers *22. De vrijwilliger krijgt uitleg en instructie van een bekwame verpleegkundige, niveau 4 of 5 of verzorgende IG en voert nadien drie keer de handeling uit, onder toezicht van de bekwame verpleegkundige/verzorgende IG. De goed uitgevoerde handelingen worden afgetekend op het bekwaamheidsformulier voor vrijwilligers. De teamleider tekent het formulier bekwaamheid voor vrijwilligers *21 en stuurt het getekende exemplaar naar de coördinator vrijwilligerswerk. De vrijwilliger ontvangt in tegenstelling tot een medewerker geen bekwaamheidspaspoort. Bekwaamheid wordt door de coördinator vrijwilligerswerk geregistreerd in Beaufort. Teamleiders krijgen inzicht in Spiegels waarin de bekwaamheid van deze vrijwilliger staat geregistreerd. De toetsing en het opfrissen vindt plaats tijdens de jaarlijkse evaluatie. Tijdens deze evaluatie wordt o.a. besproken of de vrijwilliger zich nog bekwaam voelt en of de medewerker de vrijwilliger nog bekwaam vindt. Mocht dat niet het geval zijn dan dient opnieuw de handeling drie keer onder toezicht van een bekwaam verpleegkundige medewerker te worden verricht, waarna de vrijwilliger weer bekwaam is. Dit is ook van toepassing als de vrijwilliger een jaar lang de risicovolle handeling niet heeft uitgevoerd. Er wordt een nieuw formulier bekwaamheid voor vrijwilligers *21 ingevuld en verstuurd naar de coördinator vrijwilligerswerk die zorgdraagt voor de aanpassing in Beaufort. *en nummering verwijzen naar de desbetreffende bijlage achterin dit handboek Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

23 Overig: Naast het verrichten van risicovolle handelingen kunnen zich ook situaties voordoen die mogelijke risico s kunnen bevatten. Bijvoorbeeld bij agressie van een cliënt, een cliënt meenemen in eigen auto, epilepsie of zwemmen met een cliënt. Op het gebied van persoonlijke verzorging: hulp bij douchen, baden, aan- en uit kleden, hulp bij toiletbezoek, eten geven. Vrijwilligers moeten tijdens het inwerken goed geïnformeerd en ingewerkt worden op deze mogelijke risico s. NB: Vrijwilligers die voor 2014 al een of meerdere risicovolle handelingen verrichten kunnen volstaan de handeling 1 keer onder toezicht te verrichten. Student-vrijwilligers en MAS-stagiaires mogen geen risicovolle handelingen verrichten Grenzen aan niet-cliëntgebonden vrijwilligerswerk Binnen De Twentse Zorgcentra wordt ook niet-cliëntgebonden vrijwilligerswerk verricht. Veelal gaat dit om klussen of activiteiten waarbij de vrijwilliger niet direct met cliënten van doen heeft. Deze groep vrijwilligers kan met andere risico s te maken krijgen. In alle gevallen is de vraag van de werkplek leidend of de vrijwilliger deze werkzaamheden mag uitvoeren en is duidelijk welke diploma s of certificaten daar voor nodig zijn. Als de vraag helder is kan de coördinator vrijwilligerswerk gaan werven op een vrijwilliger met de gevraagde kwalificaties of de teamleider kan kijken of een bestaande vrijwilliger deze cursus gaat volgen. In dat geval betaalt de werkplek de kosten van de cursus voor de vrijwilliger. Werkplekken hebben instructies m.b.t. gebruik ladder, elektrisch gereedschap, bermmaaiers, zitgrasmachines, tillen van zware materialen en trekker rijden. Op de werkplek is de benodigde veiligheidskleding aanwezig en deze kleding is beschikbaar voor de vrijwilliger. De vrijwilliger houdt zich aan de gemaakte afspraken en regels, volgt de veiligheidsinstructies op die op de werkplek gelden en draagt, daar waar vereist, beschermende kleding. Tijdens het inwerken wordt de vrijwilliger geïnformeerd over de afspraken, de voorschriften en over de risico s die bepaalde werkzaamheden met zich meebrengen. Gebruik elektrisch gereedschap De vrijwilliger wordt hierover geïnstrueerd door bevoegde mensen op de werkplek. Vrijwilligers werken niet met een kettingzaag tenzij zij hiervoor een certificaat hebben behaald (minimumleeftijd is 18 jaar). Een kopie van het certificaat wordt bij de coördinator vrijwilligerswerk ingeleverd. Het kappen van bomen is door vrijwilligers niet toegestaan. Vrijwilligers die klussen Vrijwilligers die klussen, kunnen risico s tegenkomen in het werken met elektrisch gereedschap, het werken op ladders en/of steigers en het tillen van zware materialen (zie Arbobeleid punt 11). De vrijwilliger wordt door een bevoegde medewerker ingewerkt voor het rijden op een trekker, zitgrasmaaimachine en bermmaaier. De vrijwilliger draagt tijdens deze werkzaamheden, daar waar afgesproken, de benodigde beschermende kleding. Fietsenmaker Vrijwilligers worden, daar waar nodig, ingewerkt op deugdelijk en goed gebruik van gereedschap en op het gebruik van beschermende kleding, bril, handschoenen. Vrijwilligers die met dieren werken bij een kinderboerderij of zorgboerderij Vrijwilligers worden op de hoogte gebracht van de onvoorspelbaarheid van dieren en van de noodzaak van hygiënisch werken met dieren. Vrijwilligers worden ingelicht als er bepaalde ziektes voorkomen bij dieren. Vrijwilligers worden hierop ingewerkt en maken, daar waar Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

24 nodig, gebruik van beschermende kleding. Vrijwilligers die bij het Facilitair bedrijf werken in de keuken/restaurant Vrijwilligers worden ingewerkt op hygiënisch werken en krijgen uitleg over de gevolgen van het niet hygiënisch werken. Vrijwilligers worden ingewerkt op zorgvuldig gebruik van apparaten en de mogelijke risico s die zich daarbij kunnen voordoen. Vrijwilligers bij de Linnendienst Vrijwilligers worden ingewerkt op het goed en zorgvuldig gebruiken van machines, zoals naaimachine, pers of strijkapparaat. Chauffeurs Bij het vervoer van cliënten kunnen risico s optreden als gevolg van gedragingen van de client. De teamleider beoordeelt hoe groot dit risico is en of het verantwoord is dat de vrijwilliger de cliënt vervoert. Voor het vervoer van cliënten met een personenauto geldt dat de bestuurder minimaal een half jaar in het bezit van het rijbewijs moet zijn en minstens een paar keer per week een auto bestuurt. Voor het vervoer van cliënten met een personenbusje geldt dat de bestuurder minimaal twee jaar in het bezit van het rijbewijs moet zijn en minstens een paar keer per week een auto bestuurt. Een kopie van het rijbewijs wordt ingeleverd bij de coördinator vrijwilligerswerk. Vrijwilligers die op een personenbusje rijden krijgen een rijinstructie van een bevoegd iemand van de werkplek en krijgen daar waar nodig een instructie over het vastzetten van rolstoelen. Verder krijgen zij uitleg over specifieke gedragingen van de cliënten. Boetes voor verkeersovertredingen die tijdens het vervoeren van cliënten zijn begaan, zijn voor rekening van de vrijwilliger. De regio Almelo heeft speciale formulieren m.b.t. bus gebruik welke te vinden zijn in het kwaliteitshandboek. De coördinator vrijwilligerswerk regelt een testrit voor de vrijwilliger onder toezicht van een teamleider en zorgt dat de vrijwilliger deze formulieren ontvangt. Uitleg over verzekering: zie 14.9 verzekeringen. Vrijwilligers die huifbed rijden, ponykar rijden of paardrijden Vrijwilligers die huifbed rijden of ponykar rijden kunnen te maken krijgen met de onvoorspelbaarheid van de paarden en de risico s die cliënten daarbij kunnen oplopen. Daarom is het een vereiste dat de menner van het huifbed beschikt over een men-diploma. De bijrijders hoeven geen men-diploma te bezitten. Huifbed-vrijwilligers mogen gebruik maken van de tillift mits zij bekwaam zijn of daarvoor bekwaam worden gemaakt (zie stukje m.b.t. risicovolle handelingen 11.1). Vrijwilligers die met een cliënt meegaan met paardrijden worden op de hoogte gebracht van de onvoorspelbaarheid van paarden. Vrijwilligers voor interne radio en televisieomroep Vrijwilligers worden ingewerkt. Zij krijgen uitleg over de apparatuur zodat zij veilig en verantwoord kunnen werken. Vrijwilligers worden op de hoogte gebracht van de impact die uitzendingen kunnen hebben op cliënten. Informatie m.b.t. privacy van cliënten wordt niet uitgezonden en de vrijwilliger is op de hoogte van de impact die bepaalde informatie kan hebben op het leven van de cliënt (bv. voortijdig beginnen over Sinterklaas) Grenzen aan vrijwilligerswerk in het kader van MBO/NLdoet Groepen vrijwilligers die een dag of dagdeel vrijwilligerswerk komen doen, verrichten veelal klus- Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

25 werkzaamheden. Het is belangrijk dat deze vrijwilligers geen taken uitvoeren waarvoor zij niet geschikt zijn of taken uitvoeren waar risico s aan verbonden zijn (R&IE). Daarbij valt te denken aan zwaar tillen, gebruik maken van elektrisch gereedschap, het werken op een steiger of ladder. Een bedrijf dat een bepaald vakgebied heeft kan klussen verrichten waarin zij gespecialiseerd zijn (bv. Bestrating laten verrichten door een stratenmakers bedrijf). 12. Privacy, registratie en Verklaring Omtrent het Gedrag Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

26 12.1 Privacy cliënten Vrijwilligers zijn verplicht tot geheimhouding van privé gevoelige gegevens die zij krijgen over cliënten. Vrijwilligers krijgen alleen die informatie die relevant is voor het vrijwilligerswerk op de betreffende vrijwilligerswerkplek. De vrijwilliger mag zonder toestemming van de teamleider of cliëntvertegenwoordiger geen foto s of filmpjes van cliënt(en) publiceren op het internet of op enige andere wijze Privacy vrijwilliger Alle vrijwilligers worden opgenomen in het personeelsinformatiesysteem (Beaufort) en krijgen een personeelsnummer. De coördinator vrijwilligerswerk maakt gebruik van eigen vrijwilligersdossiers. De Twentse Zorgcentra hanteert strikt de Wet Bescherming Persoonsgegevens Registratie De gegevens van vrijwilligers worden bewaard in papieren werkdossiers en in een elektronisch dossier. Gebruikers van het elektronisch dossier zijn: P&O, de coördinator vrijwilligerswerk en de administratieve ondersteuner van de coördinator vrijwilligerswerk. Teamleiders en groepen hebben inzicht in NAW-gegevens van de vrijwilliger. De vrijwilliger kan op verzoek het papieren dossier inzien. Papieren dossiers bevinden zich in een met een sleutel afgesloten kast in de kantoorruimte van de coördinator vrijwilligerswerk. Het elektronisch dossier is beveiligd met een wachtwoord. Alleen de gebruikers hebben kennis van het wachtwoord. In het dossier worden de volgende gegevens bewaard: Personalia Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) Inventarisatieformulier hepatitis B *24 Intakeformulier *8 Evaluaties *10 Vrijwilligersovereenkomst *9 Functieprofiel *6 Persoonlijke correspondentie Kopie ID kaart 12.4 VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) Alle nieuwe vrijwilligers dienen een Verklaring Omtrent het Gedrag aan te vragen en in te leveren bij de coördinator vrijwilligerswerk. Dit geldt ook voor ouders of familie van cliënten die vrijwilligerswerk gaan verrichten bij De Twentse Zorgcentra. Het aanvraagformulier voor een VOG is bij de coördinator vrijwilligerswerk te verkrijgen. De vrijwilliger moet met dit ingevulde formulier naar de gemeente waar hij/zij woonachtig is. De VOG wordt door justitie, tussen 2 en 4 weken, naar het huisadres van de vrijwilliger gestuurd. De originele VOG dient bij de coördinator vrijwilligerswerk te worden ingeleverd en wordt opgeslagen in het vrijwilligersdossier. *en nummering verwijzen naar de desbetreffende bijlage achterin dit handboek Het aanvragen van een VOG brengt kosten met zich mee. De vrijwilliger wordt gevraagd deze kosten eerst zelf voor te schieten. Bij inlevering van de VOG kan de vrijwilliger het voorgeschoten geld declareren bij de coördinator vrijwilligerswerk door gebruik te maken van het declaratie reis-en onkosten formulier *23. De ondertekende declaratie reis-en onkostenformulier *23 wordt door de coördinator Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

27 vrijwilligerswerk ter afhandeling naar EAD gestuurd. De EAD draagt zorg voor uitbetaling van de declaratie. Als de vrijwilliger geen VOG in kan leveren, stopt de procedure per direct. Vrijwilligers die binnen 6 weken op eigen verzoek stoppen met het vrijwilligerswerk zijn verplicht de ontvangen vergoeding terug te betalen. De volgende vrijwilligers hoeven geen Verklaring Omtrent het Gedrag in te leveren: Medewerkers en stagiaires die al een VOG hebben ingeleverd Medewerkers die voor 2007 al in dienst waren Maatschappelijke Stagiaires Student-vrijwilligers Jongeren tot 17 jaar *en nummering verwijzen naar de desbetreffende bijlage achterin dit handboek 13. Arbobeleid Vrijwilligers hebben net als medewerkers recht op veilige en gezonde werkomstandigheden. Om dit Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

28 te bewerkstelligen zijn er een aantal regels vastgelegd in de Arbowet die ook van toepassing zijn op vrijwilligers als het werk ernstige risico s met zich meebrengt. Bv. bij: Werken op hoogte Grote fysieke belasting Risico op gehoorbeschadiging Werken in een zeer koude of hete omgeving Werken met biologische agentia (bijvoorbeeld hepatitis B) In deze gevallen is De Twentse Zorgcentra verplicht om beschermings- of hulpmiddelen aan te dragen. Binnen De Twentse Zorgcentra hebben we vooral te maken met de situatie waarin vrijwilligers vrijwilligerswerk verrichten waarbij direct cliëntgebonden zorgtaken worden uitgevoerd. Hierbij ontstaat de kans op besmetting met hepatitis B. Zijn er nieuwe situaties waarbij vrijwilligers risico lopen, meldt de taakhouder dit aan de coördinator vrijwilligerswerk. Het belangrijkste bij het creëren van een veilige werkomgeving voor vrijwilligers is het geven van voorlichting. Vrijwilligers moeten goed op de hoogte zijn van eventuele risico s en moeten weten hoe zij moeten omgaan met de beschikbare hulp- en beschermingsmiddelen. Dit is de taak van de taakhouder. De voorlichting dient bijvoorbeeld te gaan over de volgende zaken: Gevaarlijke situaties en hoe die te voorkomen. Bv. wie je moet bellen bij problemen. Eventuele verplichtingen die er zijn, zoals het dragen van persoonlijke beschermingsmiddelen. Het voorkomen of beperken van fysieke belasting (tillen, duwen, trekken etc.). Het is belangrijk om de duur van het vrijwilligerswerk in de gaten te houden. Vrijwilligers die lange tijd achter elkaar voor de organisatie in touw zijn, kunnen steken laten vallen waardoor zij de veiligheid in gevaar kunnen brengen. Wees hier alert op en spreek mensen er op aan. Voor zwangere vrijwilligsters en vrijwilligsters die borstvoeding geven zal de organisatie het werk zo moeten inrichten dat het geen negatieve invloed heeft op de zwangerschap of borstvoeding. Voor meer informatie verwijzen we naar het beleid zwangerschap en arbeid (in ontwikkeling) in het kwaliteitshandboek. Voor jongeren zijn er speciale regels: Het is goed om in de gaten te houden dat het voor jeugdige vrijwilligers onder de 15 jaar niet is toegestaan om op zondag te werken of stage te lopen. Voor studenten en stagiaires van 15 jaar en ouder mag dat onder bepaalde voorwaarden wel. Ook zijn er grenzen aan s avonds werken. Jongeren van 13 en 14 jaar mogen klussen doen tot uur s avonds. Jongeren worden geacht geen zwaar fysieke arbeid te verrichten. Als er specifieke gevaren aan het vrijwilligerswerk zijn verbonden zullen de jongeren het werk alleen mogen verrichten als er deskundig toezicht aanwezig is. Voor meer informatie zie onderdeel jongeren. Iemand die stage loopt in het kader van een opleiding (Student-vrijwilligers en Maatschappelijke Stagiaires) valt niet onder het begrip vrijwilliger van de Arbowetgeving. Deze studenten en stagiaires zijn over het algemeen aan te merken als werknemers waardoor meer verplichtingen uit de Arbowet van toepassing zijn Hepatitis B beleid Er kan sprake zijn van kans op besmetting met hepatitis B. Vrijwilligers die vrijwilligerswerk verrichten waarbij direct cliëntgebonden zorgtaken worden uitgevoerd, kunnen uit voorzorg een vaccinatietraject tegen hepatitis B aangeboden krijgen. Dit wordt Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

29 vergoed door De Twentse Zorgcentra. Vrijwilligers die naar verwachting langer dan 7,5 maand vrijwilligerswerk verrichten komen hiervoor in aanmerking. Vaccinatie gebeurt op basis van vrijwilligheid. De vrijwilliger krijgt uitleg in het kennismakingsgesprek over hepatitis B. De vrijwilliger krijgt een informatiepakketje mee waaronder een inventarisatieformulier hepatitis B *24. Het ingevulde inventarisatieformulier *24 wordt door de coördinator vrijwilligerswerk verwerkt en ter afhandeling naar het secretariaat van de bedrijfsarts verstuurd. Deze zorgt voor de verdere afhandeling van het vaccinatietraject. Voor meer informatie verwijzen we naar de procedure hepatitis B in het kwaliteitshandboek FOBO/ Incidentenbeleid De taakhouder brengt de vrijwilliger op de hoogte van het Fobobeleid (fouten en bijna ongelukken) en de verplichting om deze te melden. Dit kan mondeling bij een medewerker waarna de medewerker het meldingsformulier in PlanCare invult. De vrijwilliger krijgt informatie over het Fobo-beleid en het melden van fouten en (bijna) ongelukken tijdens het inwerken. In de loop van 2013 wordt het huidige FOBO-beleid vervangen door een nieuw Incidentenbeleid. Vrijwilligers worden door de taakhouder vanaf dat moment geïnformeerd over het Incidentenbeleid en de te volgen werkwijze Bedrijfshulpverlening (BHV) Vrijwilligers die zelfstandig werken en/of alleen in een gebouw of ruimte werken moeten worden meegenomen in de BHV-instructies. Zij hebben een BHV-klapper tot hun beschikking waarin de geldende regels en telefoonnummers staan. De coördinator vrijwilligerswerk regelt dat deze vrijwilligers een BHV-instructie krijgen. Vrijwilligers die werkzaam zijn op een plek waar personeel aanwezig is, worden daar waar nodig, meegenomen in de BHV-oefeningen die op de werkplek worden gegeven of zij krijgen een uitgebreide uitleg van de taakhouder. *en nummering verwijzen naar de desbetreffende bijlage achterin dit handboek 14. Faciliteiten en regelingen voor vrijwilligers Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

30 14.1 Bedrijfsopvang team (BOT) Begeleiders van mensen met een verstandelijk beperking lopen beroepshalve een verhoogd risico geconfronteerd te worden met een traumatische gebeurtenis. Een gebeurtenis die zo'n diepe indruk maakt dat zij de psyche kan verwonden. De eerste opvang bij De Twentse Zorgcentra is een taak van de collega s van het team van de getroffen vrijwilliger. De teamleider zorgt voor een vervolggesprek, op verzoek kan de coördinator vrijwilligerswerk daarbij aanwezig zijn. Mocht het niet wenselijk zijn dat de teamleider het gesprek met de vrijwilliger voert kan een beroep worden gedaan op het BOT-team Collectieve personeelsvoorzieningen Vrijwilligers krijgen de mogelijkheid tegen korting gebruik te maken van de zogenoemde collectieve personeelsvoorzieningen van verzekeraar Centraal Beheer Achmea. Het gaat hier om verzekeringen voor o.a. auto, motor, caravan, schadeverzekeringen, hypotheek, rechtsbijstandverzekering, levens- en andere kapitaalverzekeringen. Nieuwe vrijwilligers ontvangen tijdens het intakegesprek een informatieset. Daarnaast is er met Achmea een werkwijze afgesproken op basis waarvan vrijwilligers op het huisadres zogenoemde productmailings ontvangen. Daarvoor stelt de werkgever jaarlijks NAW-gegevens aan Achmea beschikbaar. Vrijwilligers die geen belangstelling hebben voor deze productmailings kunnen zichzelf afmelden bij Achmea. Na afmelding bij Achmea ontvangen zij geen post meer Collectieve ziekteverzekering Vrijwilligers die bij De Twentse Zorgcentra werkzaam zijn kunnen profiteren van de collectiviteitskorting op de ziektekostenpremie door deelname aan de collectieve ziektekostenverzekering bij Menzis of Agis. De vrijwilliger meldt zich bij de ziektekostenverzekeraar en meldt daarbij dat hij/zij gebruik wil maken van de collectiviteitskorting van De Twentse Zorgcentra. In de regel kan dit één keer per jaar op het moment dat de premie veranderd (meestal einde van het jaar). De vrijwilliger moet het collectiviteitsnummer van De Twentse Zorgcentra doorgeven aan de ziektekostenverzekering. Collectiviteitsnummer zorgverzekeraar Agis: Collectiviteitsnummer zorgverzekeraar Menzis: 1) Pakket Basiszorg: ) Pakket Zorg plus: De vrijwilliger komt niet meer in aanmerking voor de collectiviteitskorting als hij/zij stopt als vrijwilliger. De vrijwilliger dient dit zelf door te geven aan de zorgverzekeraar. NB. Deelname van vrijwilligers aan de collectieve ziektekostenregeling van het IZZ is niet mogelijk. Deze regeling geldt alleen voor werknemers uit de zorg die onder een zorg cao vallen. De premie wordt verrekend met het bruto/nettoloon. Aangezien vrijwilligers geen loon ontvangen vervalt deze optie Conflicten en geschillen Het kan gebeuren dat binnen de organisatie conflicten ontstaan tussen vrijwilligers en beroepskrachten of tussen vrijwilligers onderling. Uitgangspunt moet zijn dat conflicten en geschillen in goed onderling overleg moeten worden uitgesproken. De vrijwilliger kan in gesprek gaan met de taakhouder over het conflict of geschil. Lukt het niet daar positief uit te komen dan kan de vrijwilliger in gesprek gaan met de teamleider. De coördinator vrijwilligerswerk treedt, indien wenselijk, op als bemiddelaar. Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

31 14.5 Gebruik ruimtes van De Twentse Zorgcentra Vrijwilligers kunnen gebruik maken van de faciliteiten welke De Twentse Zorgcentra aan medewerkers biedt, zoals gebruik van het restaurant en recreatieve faciliteiten Personeelsvereniging (PéVé) Vrijwilliger of gastfamilies kunnen kosteloos gebruik maken van alle voordelen van de PéVé van De Twentse Zorgcentra. Zij kunnen gebruik maken van het personeelsnummer, welke zij na inschrijving als vrijwilliger krijgen, om zich aan te melden op de website van de PéVé. Het personeelsnummer is na te vragen bij de coördinator vrijwilligerswerk en staat vermeld op de vrijwilligersovereenkomst *9. Medewerkers die tevens vrijwilliger zijn bij De Twentse Zorgcentra kunnen ook gratis lid worden van de personeelsvereniging. Mocht de medewerker al betalend lid zijn dan moet de medewerker zichzelf via de site van de PéVé afmelden als betalend lid. Dit wordt door de PéVé aan de EAD doorgegeven zodat de automatische betaling stopt. Daarna kan de medewerker zich weer aanmelden als vrijwilliger, op de website van de PéVé. Als een medewerker die vrijwilliger is stopt met het vrijwilligerswerk, stopt het gratis lidmaatschap en moet de medewerker zichzelf weer aanmelden als betalend lid Scholing/deskundigheidsbevordering vrijwilligers Instructie en informatie over de werkzaamheden wordt door de taakhouder gegeven. Over het algemeen zal de vrijwilliger voldoende hebben aan goede, regelmatige informatie en begeleiding. De vrijwilliger ontvangt bij het introductiegesprek de reader Een ontmoeting met de mens met een verstandelijke beperking. Deze reader is een eerste (theoretische) kennismaking in de ondersteuning voor mensen met een verstandelijke beperking. De reader is terug te vinden in het kwaliteitshandboek De coördinator vrijwilligerswerk organiseert twee keer per jaar een themabijeenkomst over onderwerpen die vrijwilligers in het werkveld tegenkomen. Deelname aan gerichte opleidingen is mogelijk wanneer een aanvulling op het gebied van kennis en vaardigheden de kwaliteit van het vrijwilligerswerk verbetert en het de uitdrukkelijke vraag van de werkplek is. Vrijwilligers kunnen na goedkeuring van de teamleider gebruik maken van het interne cursusaanbod. Deelname aan gerichte cursussen m.b.t. niet-cliëntgebonden vrijwilligerswerk zijn alleen dan mogelijk als dat de uitdrukkelijke vraag van de werkplek is, bv. een men-bewijs voor het rijden met het huifbed. De vraag van de werkplek is leidend en in dat geval betaalt de werkplek de kosten! (Zie verder 10.2: Grenzen aan niet-cliëntgebonden vrijwilligerswerk) Vergoedingen Reiskosten en onkosten Vrijwilligers hebben recht op reis-en onkostenvergoeding. Vrijwilligers krijgen een reiskostenvergoeding à 30 cent per kilometer. De kortste afstand wordt berekend van postcode naar postcode, via de routeplanner van Google maps. Reis-en onkosten kunnen worden gedeclareerd via het declaratieformulier reis-en onkostenvergoeding vrijwilligers *23. De vrijwilliger dient het formulier te laten ondertekenen door de taakhouder. Vervolgens dient het formulier naar de coördinator vrijwilligerswerk te worden verstuurd. *en nummering verwijzen naar de desbetreffende bijlage achterin dit handboek Wie vergoedt wat De coördinator vrijwilligerswerk Reiskosten voor het woon/werkverkeer. D.w.z. de reis van huis naar de vrijwilligersplek en Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

32 retour. Het ingevulde declaratie reis-en onkostenformulier *23 wordt ondertekend door de taakhouder en opgestuurd naar de coördinator vrijwilligerswerk die zijn/haar fiat geeft en het met de EAD afhandelt. De door de vrijwilliger gemaakte onkosten in opdracht van De Twentse Zorgcentra worden vergoed door middel van een declaratie reis-en onkostenformulier *23. Bv. kosten die gemaakt zijn door de vrijwilliger voor het aanvragen van het VOG. Woongroep, afdeling, cliënt De kilometers die de vrijwilliger samen met de cliënt maakt of als de vrijwilliger boodschappen e.d. doet voor een groep worden deze kosten vergoed via de groep. Dit gebeurt op dezelfde wijze en via dezelfde weg als bij werknemers. Kosten die de vrijwilliger maakt in opdracht van de werkplek, worden door de werkplek vergoed. Beschermende kleding i.v.m. veiligheid. Kosten voor de catering voor de vrijwilligers die in het kader van NLdoet of MBO komen klussen. Gerichte cursus voor vrijwilligers als de werkplek dit specifiek vraagt. Vergoeding werkkleding en/of beschermende kleding Daar waar werkkleding verplicht is i.v.m. veiligheid wordt deze beschikbaar gesteld door de werkplek van de vrijwilliger. Hieronder vallen veiligheidsbrillen, speciale overalls en veiligheidsschoenen. Werkkleding blijft eigendom van de werkplek, behalve de schoenen. De maximaal te declareren bedragen zijn de werkelijk gemaakte kosten met een vastgesteld maximum: Veiligheidsschoenen: maximaal 80,- per 3 jaar (met dien verstande dat de schoenen voor 90% of meer als werkschoenen aantoonbaar worden gebruikt). Daar waar de vrijwilliger van mening is dat beschermende kleding of middelen Gedragen of gehanteerd dienen te worden die niet vanzelfsprekend door de werkgever verstrekt worden, dient de vrijwilliger voor een vergoeding te overleggen met de teamleider Verzekeringen De Twentse Zorgcentra heeft een W.A. verzekering afgesloten waarop de medewerkers en de vrijwilligers verzekerd zijn. Per situatie wordt beoordeeld of de vrijwilliger of de organisatie aansprakelijk is voor de schade. Daarnaast is er voor medewerkers en vrijwilligers een ongevallenverzekering afgesloten. De Twentse Zorgcentra heeft tevens een Werkgeversaansprakelijkheidsverzekering voor bestuurders van motorrijtuigen (Wegas) afgesloten. Met deze verzekering wordt de schade gedekt die ontstaat door een ongeval tijdens deelname aan het verkeer in opdracht van en in het kader van werkzaamheden voor en onder verantwoordelijkheid van De Twentse Zorgcentra. In geval van schade dient echter eerst vastgesteld te worden of een andere (wellicht eigen) verzekering van de medewerker of vrijwilliger de schade vergoedt. Eventuele resterende kosten die niet door een andere verzekering worden vergoed komen voor vergoeding onder de Wegas in aanmerking. Niet verzekerd is de schade die ontstaat tijdens het vervoer van cliënten door werknemers of vrijwilligers anders dan in opdracht van De Twentse Zorgcentra. Groepen vrijwilligers die een dag of dagdeel vrijwilligerswerk komen doen zijn op dezelfde wijze verzekerd als de overige vrijwilligers. Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

33 In geval van schade meldt de vrijwilliger dit aan de taakhouder of teamleider en ontvangt de vrijwilliger een schadeformulier *25. Het ingevulde formulier wordt door de teamleider verzonden naar de EAD. In geval van schade door een cliënt dient een aangifteformulier worden ingevuld. Dit is te verkrijgen via de teamleider. Daar waar nodig kan de teamleider de coördinator vrijwilligerswerk raadplegen. NB: Als de medewerker of vrijwilliger iemand meeneemt in zijn eigen tijd, buiten zijn arbeidscontract/vrijwilligerscontract om, dan kan niet worden teruggevallen op verzekeringen die door De Twentse Zorgcentra zijn afgesloten Overig Fietsplan en de regeling bedrijfsfitness Vrijwilligers kunnen niet deelnemen aan het fietsplan en de regeling bedrijfsfitness. Dit zijn fiscale maatregelen die verrekend worden met het bruto/nettoloon. Aangezien een vrijwilliger geen salaris ontvangt voor de werkzaamheden die hij/zij verricht bij De Twentse Zorgcentra kan hier geen gebruik van worden gemaakt. *en nummering verwijzen naar de desbetreffende bijlage achterin dit handboek Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

34 15. Attentieregeling 15.1 Informatievoorziening Vrijwilligers ontvangen het blad Nieuws. Daarnaast ontvangen zij twee keer per jaar de vrijwilligersnieuwsbrief. De vrijwilligersnieuwsbrief wordt tevens digitaal aan de teamleiders en de afdelingen waar vrijwilligers werken verzonden Jubileum De coördinator vrijwilligerswerk stuurt de vrijwilliger een felicitatiebrief in de maand van het jubileum. De vrijwilliger kan aangeven of hij/zij het op prijs stelt dat tijdens de vrijwilligersavond aandacht aan wordt besteed aan het jubileum. Als de vrijwilliger niet tijdens de vrijwilligersavond gehuldigd te wil worden, zorgt de coördinator vrijwilligerswerk dat de bloemen, het beeldje en het certificaat op de werkplek van de vrijwilliger komen. De taakhouder zorgt dat de vrijwilliger deze attenties ontvangt De coördinator vrijwilligerswerk draagt zorg voor: 12,5 jarig dienstjubileum Bloemetje t.w.v. 15,00 Jubileumbeeldje Jubileumcertificaat *26 25 jarig dienstjubileum Bloemetje t.w.v. 15,00 Waardebon t.w.v. 15,00 Jubileumbeeldje Jubileumcertificaat *26 40 jarig dienstjubileum Bloemetje t.w.v. 25,00 Waardebon t.w.v. 25,00 Jubileumbeeldje Jubileumcertificaat *26 De taakhouder draagt zorg voor: De werkplek schenkt op eigen wijze aandacht aan het jubileum van de vrijwilliger op de dag van het jubileum. De taakhouder draagt er zorg voor dat de vrijwilliger een presentje krijgt en dat er op de werkplek een feestelijk tintje aan het jubileum wordt gegeven Kerstpakket Vrijwilligers krijgen een kerstpakket van De Twentse Zorgcentra. Medewerkers die tevens vrijwilliger zijn bij De Twentse Zorgcentra krijgen een kerstpakket uit hoofde van medewerker zijn. Zij krijgen dan geen pakket voor het vrijwilligerswerk. De verzending van het kerstpakket verloopt via het Facilitair Bedrijf. Het aanspreekpunt bij problemen is de coördinator vrijwilligerswerk. *en nummering verwijzen naar de desbetreffende bijlage achterin dit handboek Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

35 15.4 Nationale vrijwilligersdag 7 december Op de nationale vrijwilligersdag krijgen de vrijwilligers een bedankkaart thuisgestuurd. De coördinator vrijwilligerswerk draagt daar zorg voor Stoppen vrijwilligerswerk Als een vrijwilliger langer dan een jaar werkzaam is geweest en stopt met het vrijwilligerswerk dan krijgt hij een afscheidscadeautje t.w.v. 15,00. De taakhouder draagt hier zorg voor. De coördinator vrijwilligerswerk stuurt een bedankbrief. De vrijwilliger kan op verzoek een getuigschrift *14 krijgen welke door de coördinator vrijwilligerswerk wordt gemaakt Verjaardag vrijwilliger De coördinator vrijwilligerswerk zorgt dat de vrijwilliger namens De Twentse Zorgcentra een verjaardagskaart krijgt. De taakhouder zorgt dat de groep een kaart stuurt en verzorgt een presentje Vrijwilligersavond Jaarlijks organiseert de coördinator vrijwilligerswerk per regio een vrijwilligersavond voor de vaste vrijwilligers. Er wordt hen een maaltijd en entertainment aangeboden. Vanuit het management is een afvaardiging op deze avond aanwezig. Tijdens de vrijwilligersavond worden de jubilerende vrijwilligers in het zonnetje gezet. Bij een jubileum kan de vrijwilliger een introducé meenemen Vrijwilligerstevredenheidsonderzoek De coördinator vrijwilligerswerk draagt zorg dat één keer in de drie jaar een vrijwilligerstevredenheidsonderzoek wordt gehouden onder de vaste vrijwilligers Ziekte vrijwilliger De taakhouder informeert de coördinator vrijwilligerswerk wanneer de vrijwilliger langdurig of ernstig ziek is en draagt er zorg voor dat vanuit de werkplek een kaartje en/of bloemetje wordt gestuurd. De taakhouder draagt er zorg voor dat er tijdens de ziekteperiode contact blijft met de vrijwilliger. Als een vrijwilliger langdurig of ernstig ziek is verzorgt de coördinator vrijwilligerswerk een bloemetje namens De Twentse Zorgcentra. *en nummering verwijzen naar de desbetreffende bijlage achterin dit handboek Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

36 16. Overig 16.1 Landelijke kwaliteitsonderscheiding Vrijwillige Inzet: GOED GEREGELD! Vrijwillige Inzet: GOED GEREGELD! is een landelijke kwaliteitsonderscheiding die wordt toegekend aan vrijwilligersorganisaties en maatschappelijke instellingen die met hun vrijwilligersbeleid voldoen aan door de NOV-gestelde kwaliteitscriteria. De onderscheiding is drie jaar geldig. De coördinator vrijwilligerswerk zorgt dat deze onderscheiding actueel blijft Jaarlijkse informatiebijeenkomst voor taakhouders De coördinator vrijwilligerswerk organiseert jaarlijks een informatiebijeenkomst voor taakhouders. Het doel van deze bijeenkomst is om taakhouders te informeren, te inspireren en om ervaringen uit te wisselen Medewerker die tevens vrijwilliger is Een medewerker kan geen vrijwilligerswerk verrichten op de plek waar hij/zij werkzaam is. Dit is bedoeld om mogelijke vorm van belangenverstrengeling te voorkomen Familie die vrijwilligerswerk verricht Er is geen sprake van vrijwilligerswerk als ouders en/of familie van cliënten werkzaamheden of activiteiten verrichten welke direct gekoppeld zijn aan hun kind of familie. In dit geval spreken we van mantelzorg Overlijden vrijwilliger In het geval van het overlijden van een vrijwilliger informeert de taakhouder, de coördinator vrijwilligerswerk teamleden en eventueel de cliënten, cliëntvertegenwoordiger en andere vrijwilligers. De coördinator vrijwilligerswerk of de taakhouder neemt contact op met de nabestaanden en overlegt of prijs wordt gesteld op een rouwadvertentie in de regionale krant. De coördinator vrijwilligerswerk verzorgt de rouwadvertentie en verzendt een condoleancebrief namens De Twentse Zorgcentra. De coördinator vrijwilligerswerk en/of een afvaardiging van het team gaan, waar dat op prijs wordt gesteld, naar het afscheid van de vrijwilliger. Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

37 16.6 Overzicht Vaste vrijwilliger Student-vrijwilliger MAS-stagiaire Beaufort-registratie ja ja ja Bloemetje bij ziekte ja nee nee Collectieve personeelsvoorziening ja nee nee Collectieve ziekteverzekering ja nee nee Vrijwilligersavond ja nee nee Hepatitis B ja nee nee Jubileumviering ja nee nee Kerstpakket ja ja nee Kopie ID/paspoort ja ja ja Nationale vrijwilligersdag ja nee nee Nieuws ja nee nee Nieuwsbrief vrijwilligers ja nee nee PéVé-lidmaatschap ja nee nee Reader ja ja nee Reiskostenvergoeding ja nee nee Rouwadvertentie ja nee nee Thema-avond ja ja nee Verjaardagskaart ja nee nee VOG nodig ja nee nee Vrijwilligersovereenkomst ja ja (van school) ja (van school) Over Zorg Beter met Vrijwilligers Zorg Beter met Vrijwilligers is een project van Vilans en MOVISIE, gefinancierd door Fonds NutsOhra. Aan dit project hebben van 2011 tot 2013 vijftien koploperorganisaties in de ouderen- en gehandicaptensector deelgenomen om het vrijwilligerswerk en de positie van vrijwilligers binnen hun organisatie te versterken. Zo De Twentse Zorgcentra. Het handboek is daar onder andere een uitvloeisel van. Kijk voor meer informatie over ons praktijkvoorbeeld op onder het thema Grenzen. Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

38 Bijlagen (Alle bijlagen zijn ook als los document terug te vinden in het Kwaliteitshandboek) Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

39 Bijlage 1. Aanvraagformulier vrijwilliger cliënt Algemeen Datum aanvraag: Groep en telefoonnummer: Regio taakhouder: Korte groepsomschrijving: Zorgintensief Agogisch begeleidend Gedragscomplex Client Naam cliënt: Wat voor vrijwilligerswerk wordt er gevraagd? Kalenderleeftijd cliënt: Ontwikkelingsleeftijd cliënt: Wat is de reden om een vrijwilliger aan te vragen? Is er een vraag voor een vrijwilliger of voor een gastfamilie? Staat de vraag voor een vrijwilliger in de POP-C van de cliënt? Zo nee waarom niet? Korte omschrijving van de cliënt, wat is specifiek en wat is leuk aan de cliënt, wat is minder leuk. (neem daarin onderstaande punten mee, en geef daarbij aan hoe dat bij cliënt zich uit en wat er van de vrijwilliger in zo n situatie wordt verwacht.) Is er sprake van epilepsie: nee ja, beschrijf de insulten. Zit cliënt in een elektrische of een duwrolstoel. Risicovolle handeling: Moet de vrijwilliger gebruik maken van een tillift en in welke situatie? nee ja Risicovollel handeling: Wordt er een Zweedse band gebruikt voor cliënt waar de vrijwilliger ook mee moet werken? Of is er lichamelijke fixatie nodig? (MofM) nee ja Risicovolle handeling: Als een cliënt meegaat naar de thuissituatie van de vrijwilliger, moet de vrijwilliger de cliënt dan medicatie aanreiken? nee ja Kent cliënt gesproken taal? nee ja zo nee welke manier van communiceren is er dan? Is er sprake van autisme / PDD NOS? nee ja Is er sprake van slechtziend of blind? Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

40 Is er sprake van slechthorend of doof? Is er sprake van agressie (verbaal/fysiek)? nee ja, wat kan de vrijwilliger daarin verwachten Is er sprake van Pica? nee ja Is cliënt angstig voor honden/poezen of angstig in bepaalde situaties. nee ja Heeft de cliënt slikproblemen? nee ja Rookt de cliënt? nee ja Activiteit (aangeven om welke activiteit(en ) het gaat en wat precies de bedoeling is wat de vrijwilliger moet doen) Wandelen: (gebruik van rolstoel elektrisch/duwen, rollator, aan de arm lopen) Zwemmen: (gebruik maken van tillift helpen met aan en uit kleden, zwemt cliënt zelf of moet vrijwilliger cliënt lijfelijk begeleiden) Fietsen: (kan cliënt zelf fietsen, fietsen op tandem of side by side fiets, kent cliënt verkeersregels) Paardrijden: (alleen begeleiden tijdens auto/taxirit, meelopen naast paard) Meegaan kerkdienst stad/terrein De Twentse Zorgcentra: Vissen, (kan cliënt zwemmen, welke veiligheidsmaatregelen moet de vrijwilliger nemen?) Auto rijden: (moet cliënt voor of achterin, moet er een rolstoel/rollator mee) Muziekavond: Instuifavond: Café avond: Snoezelen: Boerderij: Voorlezen: Huisbezoek bij vrijwilliger thuis: (eigen auto of taxi? Kan cliënt alleen reizen) Op bezoek komen bij cliënt: Bioscoop/uit eten/stad in: (eigen auto of taxi? Kan cliënt alleen reizen) Anders: Mag vrijwilliger met cliënt buiten terrein gaan? Wanneer? Dag (en): Tijd(en): Frequentie: De Vrijwilliger/gastfamilie Wat moet de vrijwilliger kunnen/ welke eigenschappen moet de vrijwilliger hebben en waarom? (ervaring hebben, vriendelijk zijn, duidelijkheid/structuur kunnen geven, verzorgend, humor, anders) Moet de vrijwilliger zelfstandig iets met cliënt ondernemen of is er altijd begeleiding bij? Is het belangrijk dat de vrijwilliger een opleiding heeft, zo ja welke? Is het belangrijk dat de vrijwilliger ervaring heeft met mensen met een verstandelijke beperking? Is er een leeftijdsgrens voor de vrijwilliger? Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

41 Voorkeur voor man of vrouw? Mag de vrijwilliger ook voor een bepaalde periode komen? zo ja, hoe kort mag die periode dan zijn? Mag het ook een Student-vrijwilliger of Maatschappelijke Stagiaire zijn? Overig Bijlage 2. Aanvraagformulier vrijwilliger groep Algemeen Datum aanvraag: Groep en telefoonnummer: Regio Taakhouder: Korte groepsomschrijving: Zorgintensief Agogisch begeleidend Gedragscomplex Cliënten Kalenderleeftijd cliënten: Ontwikkelingsleeftijd cliënten: Wat is de reden om een vrijwilliger aan te vragen? Staat aanvraag voor een vrijwilliger in het GOP? nee ja zo nee waarom niet? Voor dagbesteding: Is de woongroep op de hoogte van de inzet van vrijwilligers? (pop-c cliënt) Moet de vrijwilliger zelfstandig iets met cliënten ondernemen of is er altijd begeleiding bij? Korte omschrijving van de groep, wat is specifiek en wat is leuk aan de groep, wat is minder leuk. (neem daarin onderstaande punten mee, en geef daarbij aan wat er van de vrijwilliger in zo n situatie wordt verwacht.) Is er sprake van Epilepsie: nee ja Zitten cliënten in rolstoel, elektrische of een duwrolstoel? nee ja Kennen cliënten gesproken taal? nee ja zo nee welke manier van communiceren is er dan? Is er sprake van Autisme / PDD NOS? nee ja Komt er agressie (verbaal/fysiek)voor? nee ja Risicovolle handeling: Wordt er gebruik gemaakt van een tillift? nee ja Risicovolle handeling: Zijn er cliënten met slikproblemen? nee ja Risicovolle handeling: Moet de vrijwilliger iemand lichamelijk fixeren of in een Zweedse band zetten? nee ja Activiteit Wandelen: (Gebruik van rolstoel elektrisch/duwen Rollator Aan de arm lopen) Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

42 Zwemmen: (gebruik maken van tillift helpen met aan en uit kleden Zwem cliënt zelf of moet vrijwilliger cliënt lijfelijk begeleiden) Fietsen: (Kan cliënt zelf fietsen, Kent cliënt verkeersregels, Fietsen op tandem of side by side fiets) Clubjes: (welk clubje) Anders: De Vrijwilliger Wat moet de vrijwilliger kunnen/ welke eigenschappen moet de vrijwilliger hebben (Vriendelijk zijn, duidelijkheid/structuur kunnen geven, verzorgend, humor, anders) Is het belangrijk dat de vrijwilliger een opleiding heeft, zo ja welke? Is het belangrijk dat vrijwilliger ervaring hebben met mensen met een verstandelijke beperking? Is er een leeftijdsgrens voor de vrijwilliger? Voorkeur voor man of vrouw? Mag de vrijwilliger ook voor een bepaalde periode komen? (zo ja, hoe kort mag die periode dan zijn?) Mag het ook een Student-vrijwilliger of Maatschappelijke Stagiaire zijn? Overig Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

43 Bijlage 3. Aanvraagformulier vrijwilliger ondersteunende activiteiten Algemeen Datum aanvraag: Groep en telefoonnummer: Regio: Taakhouder: Wat is de reden om een vrijwilliger aan te vragen? Korte groepsomschrijving; Cliënten Zijn er ook activiteiten waarin vrijwilliger rechtstreeks activiteiten met cliënten onderneemt, zo ja is de woongroep daarvan op de hoogte (POP-C cliënt/gop woning) Komt de vrijwilliger daarbij dan in aanraking met: (epilepsie, autisme, rolstoelen, agressie verbaal/fysiek en geef aan wat er daarin van de vrijwilliger wordt verwacht) Activiteit Tuinwerkzaamheden: welke Boerderijwerkzaamheden: welke Kluswerkzaamheden: welke Horecawerkzaamheden: welke Welness: welke Administratieve werkzaamheden: Welke en is er een eigen werkruimte, computer enz. Anders: Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

44 Wanneer? Dag(en) Tijd(en) Frequentie De Vrijwilliger Wat moet de vrijwilliger kunnen/ welke eigenschappen moet de vrijwilliger hebben? (Vriendelijk zijn, duidelijkheid/structuur kunnen geven, humor, technisch zijn, anders..) Moet de vrijwilliger met gereedschap werken. Welke veiligheidsvoorschriften/beschermende kleding zijn daar voor van toepassing? Is het belangrijk dat de vrijwilliger een opleiding/cursus heeft gevolgd? zo ja welke? Moet de vrijwilliger met dieren werken. Welke veiligheidsvoorschriften zijn daar voor van toepassing en welke kleding is nodig? Is er een leeftijdsgrens voor de vrijwilliger? Voorkeur voor man of vrouw? Mag de vrijwilliger ook voor een bepaalde periode komen? zo ja, hoe kort mag die periode dan zijn? Mag het ook een student-vrijwilliger zijn? Overig Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

45 Bijlage 4. Aanvraagformulier klusvrijwilliger Regio: Groep: Telefoonnummer: Contactpersoon: Gewenste datum van klussen: Bij de klus die ik wil melden gaat het om de volgende activiteiten/werkzaamheden Schoonmaken Wat moet er worden schoongemaakt. Welke ruimte(s), hoe groot zijn deze ruimtes Schilderen Wat moet er worden geschilderd of gesausd worden, hoeveel ruimtes en hoe groot zijn deze ruimtes. Moet er ook geschuurd worden. Gaat het om lege ruimtes of moeten de vrijwilligers de ruimte leegmaken en weer inruimen? Behangen, welke ruimtes moeten er worden behangen, Worden de ruimtes vooraf leeggemaakt of moeten de vrijwilligers dat doen? Tuinieren, wat moet er in de tuin gebeuren, wat is de afmeting van de tuin? Waar kan het afval blijven. Anders nl.: De klus is: Binnen Buiten Binnen en buiten Wat verwacht je van de vrijwilliger(s)? Aantal vrijwilligers die je denkt nodig te hebben. Aantal: Of minimaal: Of maximaal: In hoeveel tijd kan de klus gedaan worden met de gevraagde hoeveelheid vrijwilligers 2uur Dagdeel Hele dag Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

46 Als de klus buiten plaats vindt, is er dan een alternatief aan klussen bij slecht weer. Nee. Ja, Vraagt de klus nog expertise van de vrijwilligers? (Welke vaardigheden, vind je een voorwaarde of wenselijk?) Bijzonderheden m.b.t. de activiteit/aanvraag (wanneer worden de werkzaamheden bij voorkeur uitgevoerd, bv weekend, door de week, tijd.) Met welk gereedschap of machines moeten de vrijwilligers werken? Ladder/steiger Nee. Ja Graafmachine Nee. Ja Elektrisch gereedschap, Nee. Ja, welk gereedschap Moeten de vrijwilligers zware dingen verslepen, tegels leggen? Nee. Ja Is de klus Arbo veilig? Wie zorgt voor deze maatregelen/beschermende kleding? Wie ontvangt, instrueert en begeleid de vrijwilligers op die dag? Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

47 Bijlage 5. Vacature vrijwilligerswerk De Twentse Zorgcentra zijn met 40 locaties de grootste aanbieder van zorg en dienstverlening aan mensen met een verstandelijke beperking in Twente. Wij bieden op een professionele, respectvolle en cliëntgerichte wijze zorg. We hebben de ambitie ons te ontwikkelen tot het expertise centrum van Oost Nederland. Ruim cliënten maken gebruik van uiteenlopende vormen van zorg en dienstverlening, die direct of indirect geboden wordt door medewerkers en meer dan 500 vrijwilligers. Binnen de sector wonen is bij de afdeling van de locatie in Enschede een vraag ontstaan voor een: M/V Voor uur per week Dag.., Tijd.. Functie-informatie: Wat wij vragen: U U U U Om in aanmerking te komen voor vrijwilligerswerk binnen De Twentse Zorgcentra, is het noodzakelijk een Verklaring Omtrent het Gedrag te overhandigen. De aanvraagformulieren hiervoor ontvangt u van de coördinator vrijwilligerswerken worden vergoed door De Twentse Zorgcentra. Wat wij bieden: Een afwisselende vrijwilligersplek van uur per week. Volop waardering en een onbetaalbare ervaring Een WA en ongevallen verzekering. Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

48 Een tegemoetkoming in de reiskosten van 0,30 cent de kilometer. Mogelijkheid tot deelname aan een collectieve ziektekostenverzekering Gratis lidmaatschap van de Personeelsvereniging Informatie en sollicitatie: Voor meer informatie over deze functie kunt u bellen met Ada Weelink, coördinator vrijwilligerswerk regio Enschede en regio Losser, telefoonnummer ada.weelink@detwentsezorgcentra.nl Handboek vrijwillige inzet voor medewerkers, juni

49 Bijlage 6. Functieprofiel vrijwilliger.. Vrijwilliger Locatie Werkplek, telefoonnummer, adres Taakhouder/contactpersoon Werkplekomschrijving Functieomschrijving Taken vrijwilliger Dag en Tijd Vaardigheden vrijwilliger Relatie met cliënt, andere vrijwilligers en medewerkers Afspraken en aandachtspunten Afspraken m.b.t. verrichten van risicovolle handelingen en risico s 49

50 Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend te, datum. Namens de werkgever, Vrijwilliger, De heer Naam Regiomanager De Twentse Zorgcentra 50

51 Bijlage 7. Aanmeldingsformulier vrijwilligers Datum gesprek: :... Gegevens vrijwilliger/gastfamilie/ student/stagiaire Personeelsnummer... Naam en voorletters Voorna(a)m(en) voluit Roepnaam :. :. :. Geslacht : O man O vrouw Adres Postcode Telefoonnummer adres Geboortedatum BSN nummer Nationaliteit Bankrekeningnummer :. : Woonplaats :. :.. Mobiel : :.. : Geboorteplaats :. : : : t.n.v... Verklaring Omtrent het Gedrag (VoG) : form. Meegegeven O ja O nee Ingeleverd:.. Hepatitis B : form. Meegegeven O ja O nee Ingeleverd:.. Gemaakte afspraken READER MEEGEGEVEN Soort vrijwilliger Soort opleiding Regio Vrijwilligersplek Taakhouder Activiteit Naam cliënt Startdatum Dag Tijd Hoe binnen gekomen? : ja / nee (later toesturen ja / nee) O Vaste vrijwilliger O Gastfamilie O Tijdelijke vrijwilliger O student-vrijwilliger O MAS : O Enschede O Losser O Almelo O Hengelo O Nijverdal O Tubbergen O Rijssen : :... : : :.. : Frequentie :.. : Uren per maand:.. :. Nieuws ontvangen : O ja O nee Lid Personeelsvereniging : O ja O nee Opmerkingen : 51

52 Bijlage 8. Intakeformulier vrijwilligers Opleidingen: LBO MBO HBO Universitair Hebt u bepaalde cursussen gevolgd: Wat is uw beroep en evt. huidige werkplek? Hebt u eerder vrijwilligerswerk gedaan?. nee Zo ja, waar en waarom daar gestopt? ja Regio voorkeur: Almelo Enschede Losser Hengelo Tubbergen Nijverdal Rijssen Type groep/cliënt: Zorgintensief Agogisch begeleidend Gedragscomplex Niveau: hoog midden laag Discipline: Dagbesteding Recreatie Wonen Facilitair DBZ Overig Hebt u ervaring in het (vrijwilligers)werk met mensen met een verstandelijke beperking? Welke activiteiten/werkzaamheden/talenten/hobby s hebt u (meerdere mogelijkheden): Waarin bent u goed minder goed? Wanneer (dag en tijden, meerdere mogelijkheden): Welke verwachtingen hebt u van het vrijwilligerswerk bij De Twentse Zorgcentra? Wat is voor u belangrijk in het vrijwilligerswerk? Hoe kijkt u aan tegen een cliënt die: Gebruik maakt van een rolstoel/rollator: Epilepsie heeft: Autisme heeft: Moeilijk verstaanbaar gedrag heeft: Niet kan praten: Doof en/of blind is: Duur: bepaalde tijd, tot onbepaalde tijd Wilt u samenwerken met anderen of alleen werken: samen alleen 52

53 Hoe bent u bij De Twentse Zorgcentra terechtgekomen krant via andere vrijwilliger wijkblad vrijwilligersmarkt/beurs zelf familie cliënt opleiding folder via (ex) werknemer Via re-integratiebureau, huisblad Nieuws zelf (ex) werknemer vrijwillige vacaturebank intranet via familie/bekende stage cliënt website De Twentse UWV Mediant/RIBW Zorgcentra Anders, nl Hebt u te maken met een uitkerende instantie? Zo ja, Is deze instantie op de hoogte van het vrijwilligerswerk verrichten? Krijgt u hulp van een instantie-opvang-justitiële organisatie? Waaruit bestaat deze hulp? Is er sprake van een coach, trajectbegeleider enz. Hebt u beperkingen die van invloed kunnen zijn op het vrijwilligerswerk: Welke? Zijn er aanpassingen of hulpmiddelen nodig: Vraagt dit speciale begeleiding? Hebt u bezwaar tegen roken? nee ja Overige: Geschikt ja nee Ongeschikt, reden Acties: Datum: 53

54 Bijlage 9. Vrijwilligersovereenkomst VRIJWILLIGERSOVEREENKOMST Ondergetekenden, De stichting De Twentse Zorgcentra statutair gevestigd te Hengelo, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door, regiomanager, hierna te noemen werkgever, en Mevrouw naam, (personeelsnummer nummer) geboren op datum te plaatsnaam, wonende aan de adres te plaatsnaam, hierna te noemen vrijwilliger, Verklaren hierbij een vrijwilligersovereenkomst onder de volgende voorwaarden te hebben aangegaan: 1. De werkzaamheden 1.1 De vrijwilliger zal ten behoeve van De Twentse Zorgcentra locatie werkplek naam groep met ingang van datum de volgende werkzaamheden verrichten: functiebenaming en evt met naam client. 1.2 De gemaakte afspraken m.b.t. tot de werkzaamheden staan vermeld in het bijgesloten functieprofiel. 1.3 De partijen kunnen de werkzaamheden in onderling overleg wijzigen en vastleggen in het jaarlijkse evaluatieverslag. 1.4 De vrijwilliger heeft tijdens de duur en na het einde van deze overeenkomst een geheimhoudingsplicht ten aanzien van alle informatie van persoonlijke en/of medische aard betreffende cliënten, collega-vrijwilligers of andere medewerkers van De Twentse Zorgcentra. 2. Onkostenvergoeding 2.1 De vrijwilliger ontvangt geen beloning voor de door hem verrichte werkzaamheden. 2.2 De vrijwilliger ontvangt een vergoeding voor werkelijk gemaakte kosten als de kosten gemaakt zijn in opdracht van De Twentse Zorgcentra. Vergoeding vindt alleen plaats na overlegging van een betalingsbewijs. 2.3 De vrijwilliger ontvangt een reiskostenvergoeding à 0,30 cent de kilometer, berekend van postcode naar postcode 3. Verzekering tegen aansprakelijkheid en ongevallen 3.1 De Twentse Zorgcentra hebben ten behoeve van de vrijwilliger een ongevallen aansprakelijkheidsverzekering afgesloten. Deze garandeert een uitkering in geval van ernstig lichamelijk letsel of dood ten gevolge van een ongeval dat de vrijwilliger tijdens de werkzaamheden is overkomen. 3.2 De Twentse Zorgcentra hebben ten behoeve van de vrijwilliger een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten. Deze dekt de schade die de vrijwilliger tijdens de uitoefening van de overeengekomen werkzaamheden veroorzaakte. 3.3 De Twentse Zorgcentra hebben een Werkgeversaansprakelijkheidsverzekering voor bestuurders van motorrijtuigen afgesloten. Deze verzekering dekt de schade die ontstaat door een ongeval tijdens deelname aan het verkeer, in opdracht van en in het kader van werkzaamheden voor en onder verantwoordelijkheid van De Twentse Zorgcentra. 4. Veiligheidsregels 4.1 De vrijwilliger zal de in het belang van orde, veiligheid en gezondheid gegeven gedragsregels voorschriften en aanwijzingen, zoals deze van toepassing zijn voor het personeel van de organisatie in acht nemen. 54

55 5. Deelname collectieve ziekteverzekering 5.1 De vrijwilliger is in de gelegenheid deel te nemen aan de collectieve ziektekostenregeling zoals omschreven in het informatieboekje voor vrijwilligers. 6. Protocollen 6.1 De vrijwilliger dient zich te houden aan de geldende protocollen binnen De Twentse Zorgcentra zoals de gedragscode, melding van incidenten en het VR Beleid. (beleid voorbehouden en risicovolle handelingen.) 7. Faciliteiten 7.1 De vrijwilliger heeft recht op de overige geldende regelingen binnen De Twentse Zorgcentra, waaronder gebruikmaking van het Bedrijfs Opvang Team (BOT) in het geval van een schokkende gebeurtenis. Informatie hierover is te vinden in het informatieboekje voor vrijwilligers. 8. Verhindering 8.1 In geval van verhindering wegens ziekte, vakantie of anderszins, zal de vrijwilliger de werkplek hiervan tijdig op de hoogte stellen. 9. Aard van de overeenkomst 9.1 Deze overeenkomst is geen arbeidsovereenkomst in de zin van het Burgerlijk Wetboek. 9.2 Deze overeenkomst is geen dienstbetrekking in de zin van de Ziektewet. De vrijwilliger is bekend met het feit dat hij op basis van deze overeenkomst niet verzekerd is voor de gevolgen van ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid. 9.3 De relatie tussen De Twentse Zorgcentra en de vrijwilliger is geen arbeidsverhouding in de zin van het Buitengewoon Besluit Arbeidsverhoudingen. 10. Duur en einde van de overeenkomst 10.1 De overeenkomst is voor bepaalde tijd aangegaan Een proeftijd van twee maanden is van toepassing Indien de vrijwilliger tijdens de proefperiode geen geldende originele Verklaring Omtrent het Gedrag inlevert eindigt de overeenkomst per direct. Wanneer het Ministerie van Justitie geen Verklaring Omtrent het Gedrag afgeeft eindigt eveneens de overeenkomst De partijen kunnen de overeenkomst in onderling overleg beëindigen Zowel de vrijwilliger als De Twentse Zorgcentra kan de overeenkomst door schriftelijke opzegging beëindigen, met een opzegtermijn van vier weken Op verzoek van de vrijwilliger zal De Twentse Zorgcentra bij het einde van de overeenkomst een getuigschrift opstellen. Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend te, datum. Namens de werkgever, Vrijwilliger, Mevrouw Regiomanager De Twentse Zorgcentra 55

56 Bijlage 10. Evaluatieformulier vrijwilligers Datum gesprek: Naam vrijwilliger: Naam coördinator vrijwilligerswerk: Naam taakhouder: Werkplek vrijwilliger: Regio : Almelo Enschede Losser Startdatum: Reden evaluatiegesprek: einde proeftijd jaarlijks evaluatiegesprek anders Hoe bevalt het vrijwilligerswerk wat u doet Is het duidelijk wat u kunt doen, wat de taken zijn? Bent u tevreden over het aantal uren en de frequentie? Hoe vindt u de samenwerking met medewerkers en/of andere vrijwilligers? Hebt u het idee dat u voldoende ingewerkt bent? Voelt u zich welkom? Is er tijd en ruimte voor vragen, onduidelijkheden? Wordt u voldoende geïnformeerd over alles wat betrekking heeft op uw werkzaamheden? Zijn er problemen die u in uw werkzaamheden ervaart en kunt u eventueel voorstellen tot verbetering geven? Hoe vindt de groep de samenwerking met de vrijwilliger? Zijn er aandachtspunten? 56

57 Zijn er wijzigingen in afspraken/aandachtspunten (zie functieprofiel) Zijn er veranderingen in werktijden, dagen, of taakhouder/contactpersoon? Worden er andere vaardigheden van de vrijwilliger gevraagd? (zie functieprofiel) Is er scholing of een cursus nodig om taken goed uit te kunnen voeren? Zo ja welke scholing: Bijstelling bijlage vrijwilligersovereenkomst (m.b.t. risico s en risicovolle handelingen): Handtekening vrijwilligerscoördinator Handtekening vrijwilliger: en/of taakhouder/contactpersoon:

58 Bijlage 11. Inwerkschema vrijwilligers cliëntgebonden Naam vrijwilliger: Start: Naam taakhouder: Werkplek: Datum gesprek: Regio : Aanvinken wat van toepassing is. Ingevuld formulier bewaren in klapper vrijwilligerswerk. Onderwerp datum Besproken en mogelijke acties kennismaking -Kennismaken met de taakhouder, collega s en teamleider -Rondleiding werkplek/locatie -Wat zijn de verwachtingen van de vrijwilliger? -Wat zijn de verwachtingen van de taakhouder? -Wat zijn de huisregels van de groep -uitwisselen adresgegevens vrijwilliger groep -Welke tijden is de groep bereikbaar? -Op welke wijze vindt de overdracht plaats met de vrijwilliger? Team functioneren -Wat zijn de taken en verantwoordelijkheden taakhouder en het team? -Wat zijn de taken en verantwoordelijkheden van de vrijwilliger? Calamiteiten -Welke calamiteiten kunnen zich voordoen? -Wat wel of niet te doen in nood? Informatie formulieren, protocollen( is dit van toepassing voor de vrijwilliger? Zo ja uitleg Niet van toepassing Waar nodig formulieren /protocollen meegeven als vrijwilliger geen toegang heeft tot kwaliteitshandboek 58

59 geven) -Uitleg gedragscode De Twentse Zorgcentra -Uitleg Fobo-meldingen -Uitleg protocol middelen en maatregelen -Uitleg protocol epileptisch insult -Uitleg hygiëneprotocol -Ondertekenen verklaring meerijden met auto -Uitleg protocol fixeren van cliënten -Uitleg toezichtplan zwembaden -Uitleg BHV-plan -Uitleg reglement privégebruik communicatiemiddelen -Uitleg rookbeleid -Uitleg protocol baden en douchen Eigendommen van de cliënt en De Twentse Zorgcentra -Welke afspraken zijn er m.b.t. omgang met gelden en eigendommen van de cliënt en De Twentse Zorgcentra? Communicatie -Welke tijden is de groep bereikbaar en kan de vrijwilliger zich afmelden bij ziekte en herstel? -Op welke wijze vindt de overdracht plaats met de vrijwilliger? -Wanneer vinden de evaluaties plaats? Materialen en hulpmiddelen (waar nodig) -Uitleg rolstoelgebruik Waar afgesproken: Bekwaam maken m.b.t. Risicovolle handelingen Aan de hand van bekwaamheidsformulier vrijwilligers -Tillift -MofM -Aanreiken medicatie 59

60 -Overige risicovolle handelingen Afspraken m.b.t. de cliënt (Wat relevant is voor het uit kunnen voeren van het vrijwilligerswerk) -Hoe gaat de kennismaking met de cliënt plaatsvinden -Wanneer vindt de kennismaking met de ouders/wettelijk vertegenwoordigers plaats? -Welke kennis over de individuele zorgvragen, gedrag, achtergrond, levensgeschiedenis, hobby s en contacten, van de cliënt is relevant? -Welke informatie is relevant over de rest van de groep, waar de cliënt deel van uitmaakt? -Wat wordt er verwacht van de vrijwilliger m.b.t. andere cliënten van de groep? -Hoe om te gaan met de privacy van de cliënt? -Op welke wijze communiceert de cliënt? -Welke ziektebeelden heeft de cliënt? -Welk gedrag kan de cliënt vertonen? -Welke medicatie krijgt de cliënt als hij/zij mee gaat naar huis/stad/uitjes? -Rookt de cliënt? -Heeft de cliënt hulpnodig bij toiletbezoek? -Heeft de cliënt hulp nodig bij aan- en uitkleden? -Heeft de cliënt hulp nodig bij eten en drinken -Met cliënt buiten terrein, meegeven naam adres en telefoonnummer van de cliënt. De Vrijwilliger: -Bewaken eigen grenzen van de vrijwilliger in contact met cliënt, -Bij wie kan de vrijwilliger terecht om eigen ervaringen kwijt te kunnen en met vragen en problemen. 60

61 -Aan wie kan de vrijwilliger na de activiteit mogelijke signalen over het welbevinden van de cliënt kwijt? Bijlage 12. Inwerkschema niet cliëntgebonden vrijwilligerswerk Naam vrijwilliger: Start: Naam taakhouder: 61

62 Werkplek: Datum gesprek: Regio : Aanvinken wat van toepassing is. Ingevuld formulier bewaren in klapper vrijwilligerswerk. Onderwerp datum Besproken en mogelijke acties Kennismaking -Kennismaken met de taakhouder collega s en teamleider -Rondleiding werkplek/locatie -Wat zijn de verwachtingen van de vrijwilliger? -Wat zijn de verwachtingen van de taakhouder -Wat zijn de huisregels van de werkplek -Uitwisselen adresgegevens vrijwilliger werkplek -Welke tijden is de groep bereikbaar? -Op welke wijze vindt de overdracht plaats met de vrijwilliger? Team functioneren -Wat zijn de taken en verantwoordelijkheden taakhouder en het team? -Wat zijn de taken en verantwoordelijkheden van de vrijwilliger? Calamiteiten -Welke calamiteiten kunnen zich voordoen en wat te doen in nood? Informatie formulieren, protocollen( is dit van toepassing voor de vrijwilliger? Zo ja uitleg geven) -Uitleg gedragscode De Twentse Zorgcentra -Uitleg Fobo-meldingen Niet van toepassing Waar nodig formulieren /protocollen meegeven als vrijwilliger geen toegang heeft tot kwaliteits handboek 62

63 -Uitleg hygiëneprotocol -Uitleg BHV-plan -Uitleg reglement privégebruik communicatiemiddelen - Uitleg rookbeleid Eigendommen van de cliënt en De Twentse Zorgcentra -Welke afspraken zijn er m.b.t. omgang met gelden en eigendommen van de cliënt en De Twentse Zorgcentra? Communicatie -Welke tijden is de groep bereikbaar en kan de vrijwilliger zich afmelden bij ziekte en herstel? -Op welke wijze vindt de overdracht plaats met de vrijwilliger? -Wanneer vinden de evaluaties plaats? Materialen en hulpmiddelen (waar nodig) -Uitleg gebruik (elektrisch)gereedschap -Uitleg gebruik beschermende middelen/kleding -Uitleg omgaan met dieren -Uitleg gebruik apparatuur Afspraken m.b.t. cliënten (Wat relevant is voor het uit kunnen voeren van het vrijwilligerswerk) -Wat wordt er verwacht van de vrijwilliger m.b.t. cliënten? En welke informatie moet de vrijwilliger daarvoor hebben De Vrijwilliger -Bewaken eigen grenzen van de vrijwilliger(nabijheid, afstand enz.) -Bij wie kan de vrijwilliger terecht om eigen ervaringen kwijt te kunnen, of in geval van vragen of problemen? 63

64 Waar afgesproken: -Bekwaam maken m.b.t. Risicovolle handelingen Aan de hand van bekwaamheidsformulier vrijwilligers -Tillift -MofM -Aanreiken medicatie -Overige risicovolle handelingen Bijlage 13. Eindevaluatieformulier vrijwilligers Datum: Naam vrijwilliger: Naam coördinator vrijwilligerswerk: Naam taakhouder: Werkplek vrijwilliger: 64

65 Regio : Almelo Enschede Losser Start vrijwilligerswerk: Wat is de datum van het vertrek? Wat is de reden van uw vertrek? betaald werk gekregen gezondheidsredenen privé omstandigheden geen uitdaging meer vrijwilligersplek is opgeheven geen tijd meer einde afgesproken uren studie gaan volgen verhuizing overlijden cliënt overplaatsing cliënt overig, nl Beviel het werken als vrijwilliger op de werkplek? Voelde u zich welkom? Was er tijd en ruimte voor vragen, onduidelijkheden? Hoe vond u de begeleiding/samenwerking door/met de groepsbegeleiding? Werd u voldoende geïnformeerd over alles wat betrekking had op uw werkzaamheden? Hebt u problemen ervaren u in uw werkzaamheden en kunt u eventueel voorstellen tot verbetering geven? Wat had De Twentse Zorgcentra kunnen doen om uw vertrek te voorkomen? Zou u andere mensen aanraden vrijwilligerswerk bij De Twentse Zorgcentra te gaan doen? Waarom wel/niet: Hebt u nog sleutels in uw bezit van De Twentse Zorgcentra? ja nee Zo ja, deze graag inleveren. Wilt u een getuigschrift? ja nee 65

66 Stelt u prijs op een afrondend gesprek met de coördinator vrijwilligerswerk? ja nee Overig: Handtekening vrijwilliger Bijlage 14. Getuigschrift vrijwilligers 66

67 naam geboren op geb.datum is vanaf datum in dienst geweest van De Twentse Zorgcentra, locatie regio te plaats. dhr/mevr/ naam is in deze periode binnen de sector wonen,dagbetstedng etc alsvrijwilliger werkzaam geweest, en heeft zijn/haar werkzaamheden naar volle tevredenheid verricht. Wij wensen Dhr/mevr/naam veel succes in zijn/haar verdere loopbaan. plaats, datum naam Coördinator vrijwilligerswerk De Twentse Zorgcentra Bijlage 15. Aanvraagformulier Student-vrijwilligers en Maatschappelijke Stagiaires Datum aanvraag: Groep en telefoonnummer: Regio Taakhouder: Korte groepsomschrijving: 67

68 Zorgintensief Agogisch begeleidend Gedragscomplex Client(en) Zo nodig naam cliënt: Kalenderleeftijd cliënt(en): Ontwikkelingsleeftijd cliënt(en): Korte omschrijving van de cliënt(en), wat is specifiek en wat is leuk aan de cliënten, wat is minder leuk. (neem daarin onderstaande punten mee, en geef daarbij aan hoe dat bij cliënt zich uit en wat er van de student/stagiaire in zo n situatie wordt verwacht.) Is er sprake van epilepsie: nee ja, Zit cliënt(en) in een elektrische of een duwrolstoel. Kent cliënt(en) gesproken taal? nee ja zo nee welke manier van communiceren is er dan? Is er sprake van autisme / PDD NOS? nee ja Is er sprake van agressie (verbaal/fysiek)? nee ja, wat kan de student/stagiaire daarin verwachten Is er sprake van Pica? nee ja Rookt de cliënt? nee ja Activiteit (aangeven om welke activiteit(en )het gaat en wat precies de bedoeling is wat de student/stagiaire moet doen) Wandelen: (gebruik van rolstoel elektrisch/duwen, rollator, aan de arm lopen) Zwemmen: (gebruik maken van tillift helpen met aan en uit kleden, zwemt cliënt zelf of moet de student/stagiaire cliënt lijfelijk begeleiden) Fietsen: (kan cliënt zelf fietsen, fietsen op tandem of side by side fiets, kent cliënt verkeersregels) Paardrijden: (meelopen naast paard) Meegaan kerkdienst stad/terrein De Twentse Zorgcentra: Muziekavond: Instuifavond: Café avond: Snoezelen: Boerderijwerkzaamheden: welke? Voorlezen: Op bezoek komen bij cliënt(en): Anders: Wanneer? Dag (en): Tijd(en): Frequentie: De student/stagiaire 68

69 Wat moet de student/stagiaire kunnen/welke eigenschappen moet de student/stagiaire hebben en waarom? (vriendelijk zijn, duidelijkheid/structuur kunnen geven, verzorgend, humor, anders) Moet de student/stagiaire zelfstandig iets met cliënt ondernemen of is er altijd begeleiding bij? Is het belangrijk dat de student/stagiaire ervaring heeft met mensen met een verstandelijke beperking? Is er een leeftijdsgrens voor de student/stagiaire? Voorkeur voor jongen of meisje? Overig Bijlage 16. Eindevaluatie Student-vrijwilligers en Maatschappelijke Stagiaires Datum: Naam student/stagiaire: Naam coördinator vrijwilligerswerk: Naam taakhouder: Stageplek student/stagiaire: Regio : Almelo Enschede Losser Start vrijwilligerswerk: Stopdatum: Hoe beviel de stage als student/stagiaire op de werkplek? 69

70 Voelde je je welkom en was er tijd en ruimte voor vragen? Heb je voldoende uitleg gehad wat je kon gaan doen? Wat heb je geleerd? Heb je dingen moeilijk gevonden? Zou je in de toekomst met mensen met een verstandelijke beperking willen werken? Zou je vrijwilligerswerk bij De Twentse Zorgcentra willen doen? Overig: Handtekening student/stagiaire Bijlage 17. Certificaat Maatschappelijke Stage 70

71 Bewijs van deelname Maatschappelijke Stage Ondergetekende Mevr. P. Oude Hengel of Mevr. Ada Weelink Coördinator Vrijwilligerswerk Verklaart dat.. zich vrijwillig heeft ingezet bij.. De Twentse Zorgcentra, voor mensen met een verstandelijke beperking. In het kader van Maatschappelijke Stage heeft de leerling. uur meegeholpen. De activiteiten zijn door de leerling naar tevredenheid uitgevoerd. Namens De Twentse Zorgcentra: Datum: Plaats: Bijlage 18. Evaluatieformulier MBO Beste Vrijwilliger(s) 71

72 We zijn blij met uw inzet bij De Twentse Zorgcentra. Omdat we graag willen weten of u tevreden bent over zowel het verloop als de resultaten van het project, vragen we u deze vragenlijst in te vullen. Daarmee geeft u ons noodzakelijke en waardevolle feedback. Naam vrijwilligersgroep/bedrijf/organisatie: Datum project: Werkzaamheden: Werkplek project: Regio : Almelo Enschede Losser Wat hebt u doen besluiten om mee te doen met dit project? Hoe vond u de Twentse Zorgcentra en voorbereiding van het project waar u aan hebt deelgenomen (informatie vooraf, tijdsplanning)? Hoe vond u communicatie voorafgaand en tijdens het project? Hoe hebt u de samenwerking met mensen van De Twentse Zorgcentra ervaren? Hoe hebt u het persoonlijk ervaren om aan dit project mee te doen en heeft het voldaan aan uw verwachtingen? Hebt u verder nog opmerkingen met betrekking tot het project waar u aan heeft deelgenomen? Als er weer een dergelijk project georganiseerd zou worden bij De Twentse Zorgcentra, zou u het dan leuk vinden om weer deel te nemen? Hebt u interesse om vaker vrijwilligerswerk te verrichten voor De Twentse Zorgcentra? Zo ja, mogen wij u daarvoor benaderen? (graag telefoonnummer invullen) Hebt u zelf nog ideeën voor andere projecten? Overig: 72

73 Bijlage 19. Aanvraagformulier Klussen NLdoet NLdoet dag maart en dag maart jaartal Naam groep: Adres/Postcode: Contactpersoon: Telefoonnummer: Voorkeur voor vrijdag /zaterdag (doorhalen wat niet van toepassing is.) (alle velden volledig invullen!) Activiteit / klus Wat moet er gebeuren? Zo concreet mogelijk invullen! bv. aantal m2 vermelden, wat moet er geverfd worden, hoe groot is de tuin Aantal vrijwilligers per klus Aanwezig gereedschap op de groep Onkosten materiaal Totaal Moet er gebruik worden gemaakt van: Een graafkraan? Ladders/steigers? Boren in de muur? Ja/nee Ja/nee Ja/nee Elektrisch gereedschap? Nee/ ja nl 73

74 Bijlage 20. Evaluatieformulier NLdoet Beste Vrijwilliger(s) We zijn blij met uw inzet bij De Twentse Zorgcentra. Omdat we graag willen weten of u tevreden bent over zowel het verloop als de resultaten van het NLdoet, vragen we u deze vragenlijst in te vullen. Daarmee geeft u ons noodzakelijke en waardevolle feedback. Naam vrijwilligersgroep/bedrijf/organisatie: Datum NLdoet: Werkzaamheden: Werkplek project: Regio : Almelo Enschede Losser Wat hebt u doen besluiten om mee te doen aan NLdoet? Hoe vond u de Twentse Zorgcentra en voorbereiding van NLdoet waar u aan hebt deelgenomen (informatie vooraf, tijdsplanning)? Hoe vond u communicatie voorafgaand en tijdens NLdoet? Hoe hebt u de samenwerking met mensen van De Twentse Zorgcentra ervaren? Hoe hebt u het persoonlijk ervaren om hieraan mee te doen en heeft het voldaan aan uw verwachtingen? Hebt u verder nog opmerkingen met betrekking tot de werkzaamheden waar u aan heeft deelgenomen? Als er weer NLdoet dagen zijn bij De Twentse Zorgcentra, zou u het dan leuk vinden om weer deel te nemen? Zouden we u daar voor mogen benaderen? (Graag telefoonnummer invullen) Hebt u zelf nog ideeën voor andere werkzaamheden? Overig: 74

75 Bijlage 21. Formulier bekwaamheid voor vrijwilligers FORMULIER BEKWAAMHEID voor Vrijwilligers Naam vrijwilliger : Klik hier als u tekst wilt invoeren. Personeelsnummer : Klik hier als u tekst wilt invoeren. Werkzaam op woongroep/afdeling : Klik hier als u tekst wilt invoeren. Naam cliënt : Klik hier als u tekst wilt invoeren. Naam vaardigheid : Klik hier als u tekst wilt invoeren. INSTRUCTIE / UITLEG VAN DE RISICOVOLLE HANDELING Naam risicovolle handeling : Klik hier als u tekst wilt invoeren. Datum van instructie/uitleg : Klik hier als u een datum wilt invoeren. Naam verpleegkundige/verzorgende IG-er die instructie heeft gegeven : Klik hier als u tekst wilt invoeren. AFRONDING PRAKTIJKGEDEELTE Beoordeling 3x onder toezicht in de praktijk Datum 1 : Klik hier als u een datum wilt invoeren. Datum 2 : Klik hier als u een datum wilt invoeren. Datum 3 : Klik hier als u een datum wilt invoeren. Naam beoordelaar : Klik hier als u tekst wilt invoeren. Naam beoordelaar : Klik hier als u tekst wilt invoeren. Naam beoordelaar : Klik hier als u tekst wilt invoeren. Akkoordverklaring Proeve van bekwaamheid door teamleider Naam Teamleider : Klik hier als u tekst wilt invoeren. AFRONDING REGISTRATIE DOOR COÖRDINATOREN VRIJWILLIGERSWERK Verwerkt de bekwaamheidsregistratie in Beaufort en stuurt het afgetekende bekwaamheidsformulier naar de teamleider Naam coördinator vrijwilligerswerk : Klik hier als u tekst wilt invoeren. Datum : Klik hier als u een datum wilt invoeren. 75

76 Bijlage 22. Procedure van onbekwaam naar bekwaam voor vrijwilligers (instructie/uitleg, Registratie, Archivering) Afgifte en registratie van Bekwaamheid bij risicovolle handelingen voor één cliënt Voor de risicovolle handelingen die op individueel niveau (medicatie, MofM en tillift) worden uitgevoerd wordt onderstaand stappenplan gevolgd. Vrijwilligers met een afgeronde agogische, verzorgende of verpleegkundige opleiding op minimaal niveau 4 mogen, na bekwaam maken, ook de overige risicovolle handelingen uitvoeren. Stap Actie Formulieren/documenten 1 Teamleider wijst bekwame verpleegkundige (niveau 4/5) of verzorgende IG aan die de vrijwilliger instrueert en de Proeve van bekwaamheid afneemt. 2 Bekwaamheidsformulier wordt uit kwaliteitshandboek geprint door verpleegkundige/verzorgende IG-er die uitleg of instructie geeft 3 Vrijwilliger krijgt uitleg/instructie over de uit te voeren risicovolle handeling op de werkplek. De uitleg/instructie wordt gegeven door een bekwame verpleegkundige of verzorgende IG. 4 Na uitleg en instructie van de risicovolle handeling tekent de verpleegkundige/verzorgende IG het gedeelte instructie/uitleg af op het bekwaamheidsformulier. 5 Vrijwilliger voert proeve van bekwaamheid uit onder toezicht van de bekwame verpleegkundige niveau 4/5; verzorgende IG 6 Deze gediplomeerde verpleegkundige/verzorgde IG tekent op bekwaamheidsformulier af dat vrijwilliger 3x handeling onder toezicht goed heeft uitgevoerd. 7 De verpleegkundige/verzorgende IG geeft het afgetekende bekwaamheidsformulier aan teamleider. 8 De teamleider tekent het bekwaamheidsformulier af en mailt dit naar de vrijwilligersadministratie vrijwilligerswerk@detwentsezorgcentra.nl en stuurt de vrijwilliger een kopie van de bekwaamheidsverklaring. De status van het bekwaamheidsformulier verandert in bekwaamheidsverklaring. 9 De vrijwilligersadministratie registreert bekwaamheid in Beaufort en archiveert bekwaamheidsverklaring digitaal. Bekwaamheidsformulier Uitleg a.d.h.v. protocol specifiek gericht op de cliënt Bekwaamheidsformulier Bekwaamheidsformulier Bekwaamheidsformulier Bekwaamheidsformulier Bekwaamheidsformulier/ Bekwaamheidsverklaring Bekwaamheidsverklaring 76

77 Naam vrijwilliger Bijlage 23. Declaratie reis-en onkosten vrijwilligers Locatie Adres Postcode Woonplaats Bank/girorekeningnummer Vrijwilligersplek Vrijwilligerscoördinator Reiskosten woning - instelling Vul in de data waarop tussen woning en de instelling werd gereisd. Datum (dd-mm-jj) Totaal Van (locatie of adres en woonplaats) Via Naar (locatie of adres en woonplaats) Omschrijf de gemaakte kosten en voeg bewijsstukken bij (rekeningen, bonnen e.d.) In te vullen door de boekhouding Aantal kilometers woning - standplaats Overige kosten Aantal km totale reis Eigen vervoer/ Openbaar vervoer/ Anders, nl Bedrag TOTAAL - Totaal te vergoeden 0, Handtekening vrijwilliger Handtekening Vrijwilligerscoördinator voor akkoord Handtekening Contactpersoon Naam contactpersoon Datum Datum 77

78 Bijlage 24. Inventarisatieformulier Hepatitis B - Vrijwilligers Naam vrijwilliger : Geboortedatum : Personeelsnr. : 1. Bent u eerder gevaccineerd tegen hepatitis B? Ja, en ik sluit een kopie van mijn vaccinatiebewijs bij Ja, maar ik heb geen kopie van mijn vaccinatiebewijs Nee, ga verder met vraag 2 2. Indien u niet bent gevaccineerd, wilt u dan deelnemen aan het vaccinatietraject tegen hepatitis B? Ja Nee, ik wens niet deel te nemen en ben door De Twentse Zorgcentra voldoende geïnformeerd en mij bewust van de eventuele risico s met betrekking tot hepatitis B. Ondertekening Datum:.. Plaats:.. Handtekening:... 78

79 Bijlage 25. Schadeformulier De Twentse Zorgcentra, Betreft polisnummer: Postbus 2112, 7500 CC ENSCHEDE SCHADEFORMULIER Schade aan eigendommen van personeelsleden en derden, aangebracht door cliënten of personeel (en daarmee gelijkgestelden) van De Twentse Zorgcentra Benadeelde Veroorzaker Naam Naam: Adres Postcode Woonplaats indien cliënt, tevens aangeven: Bank-/gironummer intern verblijf / dagopvang * Zijn er getuigen van het gebeurde? JA / NEE * Zo ja, wie? Naam: Werd de politie ingeschakeld? JA / NEE * Zo ja, PROCES VERBAAL bijvoegen. Indien schade aan auto/motor, waar verzekerd? Naam verzekeringsmaatschappij: Polisnummer: Hoe verzekerd? WA / ALL RISKS * Waaraan werd schade toegebracht? (indien van toepassing: merk, type, kenteken, chassisnummer vermelden) Aard van de schade: Op welk bedrag wordt de schade geschat? door wie? Waar werd de schade veroorzaakt? Wanneer werd de schade veroorzaakt? Is benadeelde tevens eigenaar van het beschadigde? JA / NEE * Zo nee, wie is de eigenaar? Naam Adres Postcode Plaats Toedrachtsomschrijving (eventueel vervolgen + situatieschets ommezijde) Alleen invullen indien de schade is veroorzaakt door een cliënt van De Twentse Zorgcentra: Ouders / familie / wettelijk vertegenwoordiger geïnformeerd over de schade op (datum) door (naam/functie) 79

80 Bijlage 26. Jubileumcertificaat 80