UPI-024 Melden, registreren en opvolgen van incidenten en risicovolle situaties en risicovol gedrag

Transcriptie

1 Documentornummer: /"-'! > UPI-024 Melden, registreren en opvolgen van incidenten en risicovolle situaties en risicovol gedrag Uniforme Productie Instructie Opmerkingen: - 31 maart 2010: Aanpassing van omschrijving melden incidenten; Bijlage 2 namen aangepast. - 1 juni 2010: Hoofdstuk 9: Melding aan Arbeidsinspectie herzien en in nieuw hoofdstuk Hoofdstuk 7.4/ : QA/QC medewerker verwijderd. Hoofdstuk 8.2 vervallen 20 september 2011: Review document n.a.v. interne audits en aanpassing aan HSE Meldpunt als centraal registratie- en opvolgingssysteem. 19 dec 2011: Bijlage 2 namen aangepast bijlage 3 namen vervangen door functie 16apr2012: Hoofdstuk uitgebreid met defensie oefeningen versiedatum 1 juni sept dec april 2012 Opsteller HSE HSE HSE HSE check proceseigenaar - HSE-officer - QA-officer Autorisatie (MTverantwoordelijke) R. Kamst B. Cramer n.v.t. R Kamst R. Kamst R. Kamst R. Kamst R Kamst P. Meulenbroeks R. Kamst P. MeulenbroekS stp n - i l s^ /', R. Kamst 'A ^ w ^ ^

2 Titel UPI 024 Melden, registreren en opvolgen van incidenten, risicovolle situaties en risicovol gedrag Nummer Datum 1 oktober 2008 Inhoud Pagina 1 Doel 3 2 Doelgroep 3 3 Toepassingsgebied 3 4 Definities 3 5 Indeling Typen ongevallen: Typen overige incidenten en situaties (buiten OSHA): Classificaties: Werkgerelateerd Nieuwe gebeurtenis: ( ter voorkoming van dubbele meldingen) Dodelijk ongeval (D) Incident met verzuim (OV): Incident met aangepast werk (OAW): Incident met medische behandeling (OMB): Incident met eerste hulp / EHBO (EHBO) Ernstig incident (EI): Incident (I): Risicovol gedrag / risicovolle handeling (RG): 6 6 Afkortingen 8 7 Taken Sectorverantwoordelijke Proceseigenaar Materiedeskundige Probleemeigenaar Arbo-coördinator 9 8 Werkwijze Eisen Werkstroom bij risicovol gedrag (Zie ook UPI 019) Werkstroom bij incidenten en risicovolle situaties 10 Uitgangspunten en randvoorwaarden 10 Werkstroom Melding Arbeidsinspectie (AI) Communicatie 12

3 Bladnummer Rapportage ongevallen, incidenten,risicovolle situaties en risicovol gedrag 12 9 Aanvullende bepalingen bij inschakelen BHVorganisatie Afwijkingen/Aanvullingen Formulieren/Hulpmiddelen Referenties Ingangsdatum Bijlagen Bijlage 1: Communicatiematrix bij incidenten Bijlage 2: HSE contactpersonen, Arbo-coördinatoren HSE contactpersonen Arbo-coördinatoren Bijlage 3: Overzicht sectorverantwoordelijken Vestiging Geertruidenberg Vestiging Maasbracht Vestiging Moerdijk Vestiging Middel Grote Eenheden 16

4 Bladnummer 3 1 Doel Lering trekken uit incidenten, risicovolle situaties en risicovol gedrag in: - de installaties, de productieprocessen, in gebouwen of op het terrein van de vestigingen - de toepassing van bedrijfsprocedures en instructies om zodoende gerichte preventieve maatregelen te kunnen treffen teneinde incidenten, risicovolle situaties en risicovol gedrag in de toekomst te voorkomen. 2 Doelgroep Alle personen die werkzaamheden verrichten of om andere redenen op een van de locaties van Essent Productie aanwezig zijn, exclusief Inesco. 3 Toepassingsgebied Alle vestigingen van Essent Productie 4 Definities Uittreksel van de registratie en classificatiestandaard (OSHA 29 CFR 1904) 5 Indeling 5.1 Typen ongevallen: Dodelijk ongeval (Death, voorheen fatality) Incident met verzuim (DA: Days Away from work, voorheen Lost Workday Case) Incident met aangepast c.q. ander werk (RT: Restricted work and job Transfers, voorheen Restricted Workday Case) Incident met medische behandeling (MT: Medical Treatment beyond first aid, voorheen Medical Treatment Case) Incident met eerste hulp/ehbo (FA: First Aid treatment, voorheen Fist Aid Case) 5.2 Typen overige incidenten en situaties (buiten OSHA): Ernstige incidenten (SI: Serious Incidents) Overige incidenten (Incidents) Risicovolle situatie Risicovol gedrag / risicovolle handeling

5 Bladnummer 4 Dodelijk ongeval/ Death Recordable injury Non-recordable injury 5.3 Classificaties: Figuur 1 Ongeval met Verzuim (OV)/ Days Away from Work (DA) Ongeval met Aangepast cq. Ander Werk (OAW)/ Restricted work and job Transfers (RT) Ongeval met Medische Behandeling (OMB)/ Medical Treatment beyond first aid (MT) Ongeval met Eerste Hulp (EHBO)/ First Aid treatment (FA) Ernstig Incident/ Serious Incident (SI) Incident Risicovolle situatie/ Unsafe situation Risicovol gedrag/ Unsafe act Werkgerelateerd Een incident (of ziekte) dat in de werkomgeving is opgelopen, is een werkgerelateerd incident. Onder de volgende omstandigheden is er GEEN sprake van een werkgerelateerd incident op hoofdlijnen: Tijdens werk openbaart (of verergert) een ziekte of verwonding die buiten werk is opgelopen. Het incident of ziekte is een gevolg van vrijwillige deelname aan een gezondheidsprogramma (al dan niet bij of vanuit de werkgever), zoals bloeddonatie, fitness, sport & ontspanning, enz. Het incident of ziekte is een gevolg van persoonlijke verzorging, zelfmedicatie voor een niet-werkgerelateerde aandoening, is opzettelijk zelf veroorzaakt, of is een gevolg van het eten, drinken of voedselbereiding voor persoonlijke consumptie (bijv: ernstige verslikking en de gevolgen hiervan), Medewerker voert, buiten werktijden, en niet-gerelateerd aan zijn/haar beroepsuitoefening privé activiteiten uit op bedrijfsterrein. Medewerker loopt gebruikelijke verkoudheid of griep op. Veel bijzondere bepalingen rondom thuiswerken, incident tijdens dienstreizen (wel/niet in overnachting), enz. Verkeersincidentlen tijdens woonwerkverkeer. Tijdens militaire oefeningen, t.b.v. defensie op het terrein, waaraan Essent niet deelneemt. (denk o.a. aan abseilen koeltoren)

6 Bladnummer Nieuwe gebeurtenis: ( ter voorkoming van dubbele meldingen) Een incident is een nieuwe gebeurtenis indien: medewerker niet eerder een incident of ongeval ondervond voor de betreffende getroffen lichaamsdelen; na volledig hersteld te zijn wederom een incident ondervindt, zelfs als de aard en letsel gelijk is aan het vorige incident (waarvan hersteld). Een incident is GEEN nieuwe gebeurtenis: indien tekenen of symptomen van een chronisch(e) werk gerelateerd incident of ziekte zich voordoet. Dan slechts één registratie; bijv. asbest of werkgerelateerde allergieën Dodelijk ongeval (D) Een ongeval dat onmiddellijk of als gevolg van tot de dood heeft geleid Incident met verzuim (OV): Een incident dat tot minimaal een hele werkdag of dienst verzuim leidt. De dag of dienst tijdens welke het incident gebeurde wordt hierbij NIET meegeteld. Nb: Het is aan te bevelen om met de werknemer een afspraak te maken om bijv. een bijdrage te leveren aan het incidentonderzoek of om direct afspraken te kunnen maken over evt. aangepast werk. Dit bevordert tevens de betrokkenheid van de leidinggevende met de medewerker en verlaagt de drempel om zo snel mogelijk weer aan het werk te gaan Incident met aangepast werk (OAW): Een incident dat resulteert in maximaal een hele werkdag of dienst verzuim, waarna de betrokkene tijdelijk aangepaste werkzaamheden toegewezen krijgt. Met 'aangepast werk' wordt ander (nuttig / zinvol) werk, (duidelijke) beperking van de oorspronkelijke taken bedoeld of beperking van de werktijden Incident met medische behandeling (OMB): Behandeling alleen door professioneel medisch personeel (arts, specialist) te verrichten, ter bestrijding of genezing. In feite: Zodra specifieke medicatie is voorgeschreven (niet zijnde zelfmedicatie) is er altijd sprake van een OMB. Het volgende is GEEN OMB: Bezoek aan arts/specialist voor observatie Diagnostische behandeling (bijv. röntgen, bloedonderzoek, zelfs als hier ziekenhuisopname voor nodig is) Incident met eerste hulp / EHBO (EHBO) Behandeling met zelfmedicatie. Tetanus behandeling (andere vaccinaties zoals Hepatitis B of rabies vaccinatie zijn OMB) Het verbinden van wonden, inclusief gebruik van Steri-Strips en het sluiten van de wond middels lijmen; Nb: Het gebruik van alle andere technieken om de wond te sluiten, zoals hechtingen is medische behandeling (OMB).

7 Bladnummer 6 Schoonmaken en ontsmetten van wonden, aanbrengen van bandages, warme of koude kompressen, elastische ondersteuning (nb: spalken is OMB), tijdelijk gebruik van steunende hulpconstructies bij het vervoer van slachtoffers (neksteun, brancard), doorboren van vinder of voetnagel voor drukontlasting, afplakken van oog, verwijderen van vreemd materiaal uit oog (alléén m.b.v. vloeistof of katoenen gaasje), verwijderen van splinters of ander vreemd materiaal anders dan het oog met simpele middelen (splintertang e.d.) Ongeacht of een professionele arts, dan wel een EHBO-er bovenomschreven handelingen uitvoert Ernstig incident (EI): Een ongewenste gebeurtenis die (net) niet heeft geleid tot OMB of ernstiger maar wel zo had kunnen resulteren ('geluk'); bijv: - hijsjuk valt van grote hoogte uit hijshaak (omdat de veiligheidspal defect was), in de nabijheid van een medewerker; - een grote brand of explosie. Nb: In een later stadium kan altijd 'ter verfijning' een risicoclassificatie worden ingevoerd, om de ernst van een incident te kunnen classificeren Incident (I): Elke andere ongewenste gebeurtenis die niet heeft geleid tot EHBO of ernstiger Risicovol gedrag / risicovolle handeling (RG): Een handeling of gedraging die conform de geldende regels, normen of principes niet acceptabele gevonden kan worden en waarop een ongewenste gebeurtenis of incident zou kunnen volgen. Bijv.: Er wordt gehesen met een hijshaak waarvan de veiligheidspal defect is; en/of: Het terugleggen van defecte veiligheidshaak bij hijsgereedschap 'geschikt voor gebruik'.

8 Bladnummer 7

9 Bladnummer 8 6 Afkortingen HSE Meldpunt: Incident Registratie Systeem en applicatie op Intranet voor de registratie van incidenten en risicovolle situaties. D: Dodelijk ongeval OV: Incident met verzuim DA: Days Away From Work OAW: Incident met Aangepast Werk, cq ander werk RT: Restricted work and job Transfers OMB: Incident met Medische Behandeling MT: Medical Treatment beyond First aid EHBO: Incident met eerste hulp FA: First Aid treatment SI: Serious Incident I: Incident RS: Risicovolle situatie RG: Risicovol Gedrag TRCF: Total Recordable Cases Frequency: = OV+OAW+OMB DART: Days Away, Restricted or Transferred = OV+OAW LTIF: Lost Time Incidents Frequency = OV 7 Taken 7.1 Sectorverantwoordelijke Een aangewezen Essent medewerker die verantwoordelijk is voor de handhaving van de veiligheid van het productieproces, de arbeidsomstandigheden en de milieuprestaties in een bepaalde sector op een vestiging. De sectorverantwoordelijken van de diverse vestigingen zijn vastgelegd in bijlage Proceseigenaar Een aangewezen Essent medewerker die verantwoordelijk is voor de inrichting van het proces en de kennisoverdracht met betrekking tot het proces over de vestigingen en afdelingen heen. De proceseigenaar formuleert de procesdoelstellingen, bewaakt de kwaliteit van het proces, stemt af met collega proceseigenaren met betrekking tot procesoverschrijdende kwesties en initieert werkgroepen in het kader van procesverbetering. De proceseigenaar betreft altijd iemand uit de lijn. 7.3 Materiedeskundige Een aangewezen Essent medewerker die verantwoordelijk is voor de classificatie van een incident of ongeval en een probleemeigenaar aanwijst. 7.4 Probleemeigenaar Een door de materiedeskundige aangewezen medewerker die het incident of ongeval afhandelt.

10 Bladnummer Arbo-coördinator Een Essent medewerker die per vestiging verantwoordelijk is voor de administratieve afwikkeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden. (zie bijlage 2) 8 Werkwijze 8.1 Eisen De werkwijze is gebaseerd op de volgende eisen: o Alle aanwezigen moeten de gelegenheid hebben incidenten en risicovolle situaties te melden. o Incidenten en risicovolle situaties moeten altijd worden gemeld. o Alle aanwezigen op de vestiging moeten bij voortduring alert zijn op het waarnemen van risicovol gedrag en risicovolle situaties. Daarnaast dienen de productielocaties te beschikken over een werkwijze om gericht risicovol gedrag en risicovolle situaties proactief waar te nemen en continu te verbeteren. o Bij risicovol gedrag moeten de betrokkenen direct te worden aangesproken opdat de werkzaamheden veilig kunnen worden voortgezet. o Zodra een incident of risicovolle situatie wordt waargenomen, dienen door de waarnemer en de sectorverantwoordelijke direct de nodige maatregelen te worden getroffen om deze op te heffen dan wel de gevolgen hiervan te beperken. o De gemelde incidenten en risicovolle situaties moeten in een centraal register (HSEmeldpunt) worden geregistreerd, inclusief de te treffen maatregelen om deze op te heffen, de gevolgen ervan te beperken dan wel deze in de toekomst te voorkomen. o Incidenten en gevaarlijke situaties met een risicoscore Rood of Zwart volgens de Risicomatrix van Essent Productie dienen te worden onderzocht en geanalyseerd om inzicht te verkrijgen in het ontstaan van incidenten en risicovolle situaties. o De effectiviteit van de genomen maatregelen om incidenten en risicovolle situaties op te heffen, de gevolgen ervan te beperken en deze in de toekomst te voorkomen dient te worden getoetst. o De verantwoordelijke afdelingen moeten via de reguliere communicatiekanalen worden geïnformeerd over de te treffen maatregelen.

11 Bladnummer Werkstroom bij risicovol gedrag (Zie ook UPI 019) Iedere aanwezige op een productielocatie moet, zodra risicovol gedrag wordt waargenomen, de betrokkenen daarop direct aanspreken. De betrokkenen dienen hun gedrag aan de geldende regels aan te passen. Risicovol gedrag op het gebied van Veiligheid, Gezondheid en Welzijn moet met behulp van HSE Meldpunt, indien niet beschikbaar m.b.v. het formulier Rapportage HSE-Rondgang, worden gemeld. Medewerkers van derden leveren het formulier in bij hun contactpersoon van Essent die dat doorstuurt naar zijn leidinggevende. Personen die de training Veiligheidsobservatie hebben doorlopen voeren als onderdeel van hun dagelijkse werkzaamheden gerichte veiligheidsobservaties. De leidinggevende bespreekt de observaties in het werkoverleg. De Arbo-coördinator evalueert de meldingen en rapporteert hierover in het lokale HSEQ-overleg van het cluster. De gegevens hiertoe worden uit het HSE Meldpunt gedestilleerd. 8.3 Werkstroom bij incidenten en risicovolle situaties Uitgangspunten en randvoorwaarden Er is sprake van een incident of een risicovolle situatie ingeval van dan wel de kans op: - (Werkgerelateerde) Ziekte/Gezondheidsklachten - Ongeval/Veiligheidsincident/Risicovolle situatie of handeling - Ongewenste belasting milieu naar lucht - Bodemverontreiniging - Ongewenste belasting milieu naar oppervlaktewater - Overlast geluid/trillingen - Productiebeperking (kwantitatief/kwalitatief) Zie UPI Materiaalverlies - Financiële schade/claims/boete - Schade aan installaties/gebouwen/terreinen - Ontevreden klant/externe belanghebbende/reputatieschade - Bedreiging personen/agressie/geweld - Ongewenste toegang tot informatie/verlies informatie - Ongewenste toegang gebouwen/terreinen Werkstroom Het melden, registreren en opvolgen van incidenten en risicovolle situaties vindt plaats volgens de in Tabel 1 gepresenteerde werkstroom.

12 Bladnummer 11 Tabel 1 Werkproces opvolging incidenten en risicovolle situaties Waarnemen incident/risicovolle situatie Incidenten en risicovolle situaties kunnen worden waargenomen als: Toevallige waarneming / Bevinding tijdens arborondgang of interne of externe audit / Resultaat onderzoek klanttevredenheid / Bevinding handhaver / Externe klacht 1 Treffen directe maatregelen De waarnemer moet direct de nodige correctieve maatregelen ter bestrijding of beperking van het incident of de risicovolle situatie treffen en vervolgens onmiddellijk contact opnemen met de sectorverantwoordelijke dan wel de proceseigenaar in geval van een incident of risicovolle situatie in een installatie of een productieproces dan wel in een gebouw of op het terrein van een vestiging respectievelijk het niet goed functioneren van een in het managementsysteem Productie beschreven bedrijfsproces. De sectorverantwoordelijke en de proceseigenaar kunnen zonodig aanvullende directe correctieve maatregelen ter bestrijding of beperking van het incident of de risicovolle situatie nemen. 2 Melden (schriftelijk) Nadat de noodzakelijke directe maatregelen zijn geïnitieerd, meldt de waarnemer het incident of de risicovolle situatie in HSE-MELDPUNT. Niet alle medewerkers van derden hebben toegang tot HSE-MELDPUNT en dienen derhalve een melding via hun contactpersoon te doen. De wijze waarop en melding in HSE-MELDPUNT moet worden gedaan, is vastgelegd in een korte instructie, zie paragraaf 11. In het bedrijf is nog het Meldformulier Incidenten / Risicovolle situaties beschikbaar om, ingeval de medewerker niet beschikt over een PC, het incident schriftelijk te melden bij zijn of haar leidinggevende; de leidinggevende verzorg de melding vervolgens in HSE-MELDPUNT. Indien nodig dient er een melding aan de Arbeidsinspectie te geschieden zie hfdst 8.4. In HSE-meldpunt wordt dit aangegeven met melding aan bevoegd gezag. Nee 3 Registreren Risicoscore rood of zwart Ja Alle meldingen worden door een HSE-MELDPUNT-materiedeskundige verder geregistreerd in HSE-MELDPUNT. De HSE-MELDPUNT-materiedeskundige is verantwoordelijk voor: - De volledigheid van de beschrijving van het incident of de risicovolle situatie; - De vastlegging van de directe (potentiële) gevolgen en indirecte gevolgen van het incident of de risicovolle situatie; - De potentiële kans en gevolgen volgens de Essent risicomatrix; HSE-MELDPUNT berekent op basis van deze gegevens conform de risicomatrix de risicoscore. Daarnaast doet de materiedeskundige voorstel voor een probleemeigenaar voor de verdere opvolging van het incident of de risicovolle situatie. Bij een risicoscore Groen of Geel is dat de arbocoördinator; bij een risicoscore Rood of Zwart zal een probleemeigenaar conform de communicatiematrix, zie bijlage 14.1 worden voorgesteld. De materiedeskundige geeft in de melding de prioriteit en daarmee de deadline voor de afhandeling van het incident. In geval van een risicoscore Groen zal de opvolging van het incident of de risicovolle situatie zich beperken tot het nemen van directe maatregelen. De melding kan derhalve worden gearchiveerd. In geval van een risicoscore Geel zal door de veiligheidskundige een quick scan worden uitgevoerd. In geval van een risicoscore Rood of Zwart zal een nader onderzoek moeten worden gedaan naar de latente faalmechanismen die uiteindelijk geleid hebben tot het incident of de risicovolle situatie. 4 Onderzoeken 5 Uitvoeren verbetermaatregelen Onder verantwoordelijkheid van de probleemeigenaar wordt een nader onderzoek en analyse van het ontstaan van het incident of de risicovolle situatie uitgevoerd. In de handleiding Onderzoek incidenten risicovolle situaties, zie paragraaf 11 zijn richtlijnen voor de uitvoering en de analyse vastgelegd. De probleemeigenaar doet op basis van de analyseresultaten verbetervoorstellen aan het managementteam Productie of het managementteam van de vestiging. De voorstellen dienen in het bijzonder gericht te zijn op het wegnemen van latente faalmechanismen, met andere woorden bestrijding aan de bron. De genoemde managementteams besluiten welke voorstellen als verbetermaatregel worden uitgevoerd. De verbetervoorstellen worden in HSE-MELDPUNT als acties opgenomen in de betreffende melding. De probleemeigenaar is verantwoordelijk voor de voortgangsbewaking van de verbetermaatregelen op hun vestiging. De probleemeigenaren rapporteren inhoudelijk de voortgang aan het managementteam Productie of het managementteam van de vestiging. De managementteams bepalen wie de uitvoeringsverantwoordelijken van de verbetermaatregelen zijn, die op hun beurt de verplichting hebben de voortgang te rapporteren aan de probleemeigenaar. Incidentopvolging gereed Zodra alle directe maatregelen zijn uitgevoerd, het onderzoeksrapport gereed is en alle preventieve verbetervoorstellen zijn gemeld in HSE-MELDPUNT en de probleemeigenaar een planning van de uitvoering heeft opgesteld, kan de incidentmelding in HSE-MELDPUNT worden gemeld als afhandeling op termijn. Zijn de verbetervoorstellen gereed dan is de melding afgehandeld. De melder ontvangt een terugkoppeling van het resultaat van de incidentopvolging. Eventuele bewijsstukken voor de afhandeling van het HSE-MELDPUNTticket moeten door de probleemeigenaar aan het ticket worden gekoppeld.

13 Bladnummer Melding Arbeidsinspectie (AI) Arbeidsongevallen die leiden tot de dood, een blijvend letsel of een ziekenhuisopname, moeten door de betrokken werkgever zo spoedig mogelijk worden gemeld aan de Arbeidsinspectie (tel ), gevolgd door een schriftelijke rapportage aan de Arbeidsinspectie. Indien er twijfel bestaat over mogelijk blijvend letsel, altijd de Arbeidsinspectie informeren na overleg met de afd. HSE. 8.5 Communicatie Incidenten moeten aan de eigen lijnorganisatie en de operationeel verantwoordelijken worden gecommuniceerd via de communicatiematrix, zie Bijlage 1: Communicatiematrix bij incidenten. 8.6 Rapportage ongevallen, incidenten,risicovolle situaties en risicovol gedrag Alle ongevallen, incidenten etc. worden vastgelegd in HSE Meldpunt. Hieruit zijn deze te rapporteren en is de opvolging van de acties voortvloeiend uit de analyses te vervolgen. 9 Aanvullende bepalingen bij inschakelen BHV-organisatie Ingeval de BHV-organisatie wordt gealarmeerd bij een incident dan treft de ploegleider BHV de directe maatregelen om volgens de geldende locale vestigingsinstructies het incident te bestrijden. De melding in HSE-meldpunt van het incident blijft de verantwoordelijkheid van de sectorverantwoordelijke. In geval van een medische behandeling dient de betrokkene door een Essent medewerker naar en van de arts te worden begeleid. Na de behandeling dient er altijd contact te zijn tussen de leidinggevende en de betrokkene en de contactpersoon in het geval de betrokkene een medewerker van derden is om de status van het moment te vernemen en afspraken te maken over werkhervatting, voor zover dan al mogelijk. Indien de betrokkene een Essent medewerker is, dient zijn leidinggevende direct contact op te nemen met de bedrijfsarts als het werk niet hervat kan worden. De bedrijfsarts is te bereikbaar (tijdens kantooruren) via het algemene telefoonnummer van ArboNed De bedrijfsarts zorgt dat er een (spoed)afspraak wordt gemaakt met de betrokkene. Deze afspraak vindt nog dezelfde dag plaats, afhankelijk van situatie/letsel, dan wel uiterlijk de werkdag daaropvolgend. De bedrijfsarts stelt een diagnose en maakt een advies over: werkhervatting;

14 Bladnummer 13 eventuele beperkte werkhervatting (beperking van aard en duur); eventuele vervangende arbeid. Dit advies brengt de bedrijfsarts terstond uit aan de leidinggevende. De lijn draagt zorg voor eventuele vervangende werkzaamheden. In eerste instantie zal gekeken worden naar werkzaamheden binnen de eigen afdeling. Indien dit niet mogelijk is, zal er gekeken worden naar vervangende werkzaamheden in een andere afdeling, in overleg met de leidinggevende van deze afdeling. Bovenstaande is ook van toepassing voor medewerkers van derden, echter dit dient door zijn werkgever geregeld te worden. 10 Afwijkingen/Aanvullingen n.v.t. 11 Formulieren/Hulpmiddelen o het formulier Rapportage HSE-Rondgang. De kaart is verkrijgbaar via de Arbo-coördinator op de vestiging en via het Management Systeem. o HSE Meldpunt, bereikbaar via Startpagina Intranet Essent (tevens staan hier de handleidingen). o Risicomatrix Essent Productie. De matrix is beschikbaar via de hyperlink: o Handleiding Melden en opvolgen incidenten en risicovolle situaties De handleiding is beschikbaar via de hyperlink: o Meldformulier Incidenten / Risicovolle situaties Het formulier is beschikbaar via de hyperlink: 12 Referenties o Managementsysteem Essent Productie o Arbo-wet; o AI-bladen; o OSHA-standard 29 CFR, Standard 1904 o UPI 019 HSE rondgangen o Risicomatrix Essent Productie o UPI 025 ONB Incidenten 13 Ingangsdatum 1 juni 2010

15 Bladnummer Bijlagen 14.1 Bijlage 1: Communicatiematrix bij incidenten OSHA Melden aan sectorverantwoordelijke Doormelden (mondeling) aan: 1. verantwoordelijke manager en/of clustermanager 2. operationeel verantwoordelijke van betrokkene 3. HSE contactpersoon door sectorverantwoordelijke Schriftelijke melding aan directeur Productie door verantwoordelijke manager Schriftelijke melding aan Raad van Bestuur door directeur Productie alle leidinggevenden Onderzoek en rapportage Dodelijk direct direct binnen binnen Binnen de binnen ongeval dienst dienst dienst: 1 week (D) HSE minimaal een melding naar concept alle leiding- rapport; gevenden binnen 3 Incident met direct direct; uiterlijk binnen binnen 1 binnen 2 Binnen 2 weken een Verzuim dienst werkdag werkdagen werkdagen: definitief (OMV) HSE rapport; melding naar binnen 1 week alle leiding- een voorlopige gevenden lezen en Incident met direct direct; uiterlijk binnen binnen binnen Binnen 2 leren flyer aangepast dienst 1 werkdag 2 werkdagen werkdagen: publiceren en werk HSE rondsturen (OAW) melding naar naar toolbox alle leiding- gevers. Na gevenden definitieve Incident met direct direct; uiterlijk binnen binnen rapportage medische dienst 1 werkdag L&L flyer behandeling aanpassen (OMB) Incident met direct via incident rapport incident eerste hulp rapport (EHBO)

16 Bladnummer Bijlage 2: HSE contactpersonen, Arbo-coördinatoren HSE contactpersonen Vestiging Geertruidenberg: Roel Henskens Vestiging Maasbracht en Linne: Ruurd Henstra i.s.m. Rob Zelis Vestiging Moerdijk en Inesco: Bas Cramer Vestiging MGE: Simon Potter Arbo-coördinatoren Vestiging Geertruidenberg: Huub Helmus Vestiging Maasbracht: Ruurd Henstra Vestiging Moerdijk: Corné v.d. Westen Vestiging MGE.: Tamara de Bock

17 Bladnummer Bijlage 3: Overzicht sectorverantwoordelijken Vestiging Geertruidenberg Amer 8 Amer 9 Productie-eenheid Functie Teamleider Bedrijfsvoering Teamleider Bedrijfsvoering Vestiging Maasbracht Sector Productie-installaties Claus A + Demi-installatie + Hulpketel Productie-installaties Claus B Werkplaatsen + Gebouwen en terreinen (m.u.v. Kantoorgebouw) Kantoorgebouw Functie Teamleider Bedrijfsvoering Teamleider Bedrijfsvoering Manager Onderhoud Plant Manager Vestiging Moerdijk WKC 1-2 Productie-eenheid Functie Manager Proces & Techniek Vestiging Middel Grote Eenheden Productie-eenheid BEC Cuijk, Helmond 1/2, Eindhoven WKC Bergen op Zoom, WKC Heineken, Amerwarmtesysteem WKC Erica, WKC Klazinaveen en WKC Enschede Functie Teamleider Operations & Maintenance, Oost Teamleider Operations & Maintenance, West Teamleider Operations & Maintenance, Noord