Systeemupdate AllUnited van eind september 2011

Transcriptie

1 Systeemupdate AllUnited van eind september 2011 Algemene introductie: De zomer is officieel al weer afgelopen. Voor verenigingen het startsignaal dat het verenigingsleven actiever gaat worden. Afgelopen zomer heeft AllUnited wederom een aantal aanpassingen aan het systeem aangebracht. Van de helpdesk heeft u al een update gekregen. In deze volgen de overige aanpassingen die AllUnited afgelopen zomer heeft doorgezet. In deze editie vindt u de volgende updates: Interessante aanpassingen voor het administratieve traject 1. Gebruikers 1.1. Time-out functie zodat iemand ingelogd blijft zolang de transactie open staat 1.2. Overzicht Menustructuur - Gebruikersprofielen 2. Ledenadministratie 2.1. Geheime relatie 2.2. Geheime foto mogelijk maken 2.2. Langere bedrijfsnaam bij relaties 2.3. Opzegreden toevoegen aan relaties 3. Financiële administratie 3.1. Betalingstermijn: Dag veld breder maken zodat meer termijnen mogelijk zijn 3.2. Bij herafdruk van facturen, verplicht een selectiecriteria mee te geven 4. Activiteiten 4.1. Bij teams kopiëren, oud-leden niet meenemen 5. Communicatie groeperen/niet groeperen van adressen 5.2. Wel / Niet versturen van aanhef in 6. Helpdesk 6.1. Helpdesk als gebruikersprofiel Interessante aanpassingen voor AllUnited Compleet 7. CMS 7.1. Teampagina - team, begeleiding of allemaal 7.2. Besloten pagina/interne groeppagina 7.3. Verwijderteken bij artikelenlijsten 7.4. Extra controle op de naam van Pagina.. Geen spaties en rara tekens Interessante aanpassingen voor het administratieve traject 1. Gebruikers 1.1. Time-out functie Gebruikers werden altijd automatisch uitgelogd als zij na 30 minuten geen verbinding hadden gemaakt met de server. Dit is nu veranderd. Als een AllUnited BackOffice scherm open staat, blijft de gebruiker ingelogd totdat het scherm wordt gesloten. Let op. Als u als gebruiker de computer onbemand laat, sluit dan de browser om te voorkomen dat iemand anders met dezelfde sessie verder gaat Overzicht Menustructuur Gebruikersprofielen

2 De gebruikersprofielen verschillen per vereniging. De basis van elk profiel is hetzelfde, doch groeit elk profiel uit naar ander niveau. De vraag van de verenigingen welk profiel wat precies kan, kon daarom niet vastgelegd worden in instructies. Verenigingen zijn voortaan in staat zelf te kijken wat een profiel precies kan. Dit overzicht is op te roepen via Beheer Gebruikers. In het selectiescherm kan onder het kopje Profielenoverzicht op basis van menustructuur elk aanwezige gebruikersprofiel met bijbehorende transacties (=functionaliteiten) worden bekeken. Dit is een overzicht op basis van de menustructuur van de BackOffice. Het geeft dus niet de autorisatie van alle transacties weer. Als voorbeeld kan er uit deze rapportage niet worden opgemaakt of iemand wel of niet geautoriseerd is om e- mails te versturen. 2. Ledenadministratie 2.1. Geheime relatie Het is mogelijk voor relaties om hun gegevens op de website te beschermen. Er zijn nu 4 mogelijkheden: - Openbaar: De gegevens van de relatie zijn zichtbaar op de pagina zoals een teampagina, wedstrijdschema en/of commissiepagina - Ingelogde bezoekers: Alleen ingelogde personen kunnen de gegevens van de relatie zien - Ingelogde groepsleden: Alleen ingelogde personen binnen de eigen groep (bijvoorbeeld Team) kunnen de gegevens van de relatie zien - Gebruikers: de gegevens van de relatie zijn alleen zichtbaar via de BackOffice Geheime foto mogelijk maken Met de ontwikkeling van Social Club Media van AllUnited, gaan de profielen van relaties van AllUnited ook worden uitgebreid. Zo zal ook het afschermen van gegevens moeten meegroeien. Het was al mogelijk om als relatie aan te geven of er sprake was van een geheim adres, geheim telefoonnummer, geheim of geheim persoon. Hier is de optie geheime foto aan toegevoegd Langere bedrijfsnaam bij relaties Het is nu mogelijk om langere bedrijfsnamen in te vullen in het relatiescherm Opzegreden toevoegen aan relaties Dat leden opzeggen, dat weten verenigingen. Doch waarom leden opzeggen, blijkt voor veel verenigingen een grijs gebied. Op de relatiekaart van een lid staat na het t/m-veld een extra vak, genaamd Reden. Hier kunnen ledenadministrateurs aangeven welke reden leden aangaven om te stoppen bij de vereniging. Deze redenen zijn in te vullen via Instellingen Opzegreden (onder het kopje Relaties). Hier kan tevens worden aangegeven of leden deze reden via een afmeldformulier zelf kunnen aangeven. Dit kan worden gedaan door gebruik te maken van het vinkje Toon in ledenmodule. 3. Financiële administratie 3.1. Betalingstermijn: Dag veld breder maken zodat meer termijnen mogelijk zijn

3 Het veld om het aantal betalingstermijnen aan te geven is breder gemaakt. Het is nu mogelijk om zelfs 12 maandelijkse termijnen in te geven Bij herafdruk van facturen, verplicht een selectiecriteria mee te geven In het verleden gebeurde het wel eens dat per ongeluk alle facturen opnieuw per naar alle gebruikers werden verstuurd. Vanaf heden is de gebruiker verplicht om selectiecriteria mee te geven als deze gebruiker facturen wilt herafdrukken. 4. Activiteiten 4.1. Bij teams kopiëren, oud-leden niet meenemen De functionaliteit Activiteiten Teamleden kopiëren hield geen rekening met de eventuele uitschrijving van leden. De functionaliteit was bedoeld om teams die gedurende het seizoen aan meerdere activiteiten meedoen (maar qua samenstelling niet wijzigen), gemakkelijk over te kunnen zetten door de verantwoordelijke voor de teamindelingen. Het enige wat deze functionaliteit deed, was het kopiëren van alle leden van het ene team naar het andere team. Verenigingen gebruikten deze functionaliteit echter ook voor andere doeleinden. Daarom heeft AllUnited de aanpassing gemaakt om oud-leden (leden met een verstreken t/m-datum) niet meer mee te kopiëren bij deze functionaliteit. 5. Communicatie groeperen/niet groeperen van adressen Via Diversen Communicatie kan de gebruiker selecties creëren en vervolgens een sturen. Voldeden meerdere relaties met hetzelfde adres aan deze selectie werden deze allen g d. Achter het vak staat nu een mogelijkheid adressen groeperen. Deze mogelijkheid staat standaard aangevinkt wat betekent dat relaties met dezelfde adres slechts één bericht ontvangen. Wordt deze mogelijkheid uitgevinkt, krijgt elke relatie een eigen en kunnen er dus meerdere berichten op één adres binnen komen Wel / Niet versturen van aanhef in Wordt een verstuurd, verzorgt AllUnited automatisch een aanhef. Deze aanhef is echter niet geschikt voor elke . Onder het vak Onderwerp staat nu een vak Voeg aanhef toe (Beste,,). Dit vak staat standaard aan wat er voor zorgt dat AllUnited automatisch een aanhef aan de toevoegt. Wordt deze mogelijkheid uitgezet, dan zal er door de gebruiker zelf een aanhef bij het bericht gezet dienen te worden. 6. Helpdesk 6.1. Helpdesk als gebruikersprofiel Als systeemadministrateur heeft u al reeds een ontvangen over de nieuwe functionaliteit van onze helpdesk. Vanuit AllUnited autoriseren wij slechts de systeemadministrateurs voor deze functionaliteit. Binnen de meeste verenigingen is slechts één centraal contactpersoon waar de eventuele problemen en wensen worden neergelegd. In de korte periode dat we de helpdesk nu zijn gestart, merken we dat sommige verenigingen het op prijs zouden stellen om ledenadministrateurs en penningmeesters tevens toegang te verlenen tot dit systeem. Maar met een apart profiel omdat deze functies niet alle autorisaties mogen krijgen. Dit profiel kan als volgt worden gemaakt.

4 In de BackOffice gaat u naar Beheer Gebruikersprofielen en drukt op bovenin op Nieuw. Vervolgens vult u het volgende in: Eenmaal ingevuld, drukt u onderaan op Bewaren. U heeft nu het benodigde profiel aangemaakt, welke u achter de benodigde gebruiker kan plaatsen. Eenmaal achter de gebruiker geplaatst, is deze zelf in staat met de helpdesk van AllUnited te communiceren. Interessante aanpassingen voor AllUnited Compleet 7. CMS 7.1. Teampagina versturen: team, begeleiding of allemaal Op teampagina s was het altijd al mogelijk om via het knopje alle teamleden en teambegeleiding een te sturen. Deze mogelijkheid is uitgebreid. Het is nu ook mogelijk om te kunnen kiezen wie de bezoeker van de teampagina wil e- mailen: - alleen de teamleden - alleen te teambegeleiding - beide groepen Wilt u deze aanpassing binnen uw teampagina s doorvoeren, kunt u via Beheer Helpdesk tickets deze gewenste aanpassing doorgeven aan AllUnited Besloten pagina/interne groeppagina De mogelijkheid tot een openbare of besloten pagina was al aanwezig. Hier is een extra niveau bijgekomen waar ingelogde groepsleden met elkaar kunnen communiceren. Dit leidt tot 3 niveaus: 1. Alle bezoekers (voorheen openbaar) Iedere bezoeker kan de pagina of het artikel lezen; 2. Ingelogde bezoekers (voorheen besloten) iedere bezoeker die is ingelogd, kan deze pagina of dit artikel lezen; 3. Ingelogde groepsleden Iedere bezoeker die is ingelogd en behoort tot deze groep, kan deze pagina of dit artikel lezen Verwijderteken bij artikelenlijsten Het is mogelijk om overzichten van alle artikelen op te roepen. Doch was het niet mogelijk om vanuit die lijst artikelen gelijk al te kunnen verwijderen. De gebruiker moest dan eerst op artikel- of paginaniveau komen alvorens een artikel verwijderd kon worden. Vanaf heden is het mogelijk om vanuit de artikellijsten artikelen direct te kunnen

5 verwijderen. Dit gebeurt op precies dezelfde manier als normaal, de kolom vw. aanvinken en beneden op bewaren klikken. De artikelen zullen vervolgens zijn verwijderd Extra controle op de naam van Pagina.. Geen spaties en rara tekens De filter op de paginanaam is uitgebreid zodat spaties en andere rara tekens worden verwijderd om te voorkomen dat een browser de pagina niet kan aanroepen. Het kan dus zijn dan de paginanaam Team H1&H2 wordt aangepast naar Team_H1H2 omdat een spatie en &-teken geen geldige tekens zijn.