Praktijkinstructie Werkveldoriëntatie 3 (ICT05.3/CREBO:53272)

Transcriptie

1 instructie Werkveldoriëntatie 3 (ICT05.3/CREBO:53272)

2 pi.ict05.3.v1 ECABO, 1 april 2002 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus BE AMERSFOORT

3 Inhoud Inleiding 3 Taak 1 ICT en organisatie (eindterm 1, 2, 3 en 5) 5 Taak 2 Een digitale presentatie over werken met Arbo- en milieuvoorschriften realiseren (eindterm 6, 7, 9, 12 en 13) 7 Taak 3 Een elektronische schakeling en een CAD-ontwerp realiseren (eindterm 8 en 11) 11 Taak 4 Mutaties verwerken in administratieve toepassingen (eindterm 4 en 10) 14 Werkveldoriëntatie 3

4 Werkveldoriëntatie 3 Praktijk

5 Inleiding Bedrijfsprocessen binnen organisaties worden steeds meer geautomatiseerd met behulp van computers. Zo wordt er gewerkt met digitale bestanden in plaats van papieren documenten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de salarisadministratie en een relatiebeheersysteem. Maar ook op andere niveaus binnen een organisatie is de computer niet meer weg te denken. Zo worden bijvoorbeeld digitale slideshows gebruikt bij presentaties, simulatieprogramma s bij het bouwen van schakelingen, ontwerpprogramma s als CAD bij het maken van ontwerpen en zo heeft ook bijna elk bedrijf wel een website of intranet om klanten of het eigen personeel te informeren. Ook de werkplekken zelf hebben veranderingen ondergaan door de opmars van ICT. In de Arbo-wetgeving wordt hierop ingespeeld en derhalve zijn ook eisen opgenomen met betrekking tot het werken met computers (bijvoorbeeld regelingen voor de hoogte en afstand tot het beeldscherm etc.). Taak 1 van deze praktijkinstructie gaat over de rol die ICT binnen uw organisatie speelt. In taak 2 wordt ingegaan op het werken volgens de voorschriften van de Arbowet. Tevens komt hier het maken van een multimediale presentatie en website aan bod. In taak 3 gaat u werken met simulatiesoftware om digitale en analoge schakelingen te bouwen. Ook komt hier het maken van een CAD-ontwerp aan bod. En in taak 4 tenslotte voert u gegevens in een administratiepakket in en controleert u de invoer. Werkveldoriëntatie 3 3

6 Werkveldoriëntatie 3 4

7 Taak 1 ICT en organisatie Door de snelle ontwikkelingen binnen het ICT-vakgebied is het wel van belang dat u en uw organisatie deze goed volgen. Daarom zult u altijd veel tijd moeten besteden aan het bijhouden van deze ontwikkelingen. Daarbij moet u zich realiseren dat het implementeren van nieuwe ontwikkelingen binnen een organisatie vaak vele gevolgen heeft (in het vakjargon: impact). Het besluit om nieuwe ontwikkelingen te implementeren moet daarom weloverwogen genomen worden. Daarom moet u zich breed oriënteren voordat u met een voorstel tot aanpassing van het systeem komt. In de activiteitenlijst staat hoe u de nieuwe ontwikkelingen binnen uw vakgebied bijhoudt. Doel Aan het eind van deze taak kunt u: op hoofdlijnen beschrijven hoe organisaties in hun informatiebehoefte kunnen voorzien (eindterm 1) de ontwikkelingen op het gebied van ICT binnen industriële, grafimedia en administratieve omgevingen beschrijven (eindterm 2) de rol van computersystemen binnen industriële, grafimedia en administratieve bedrijfsprocessen toelichten (eindterm 3) de praktische gevolgen van ICT voor de werkplek toelichten (eindterm 5) Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. Activiteitenlijst Bijhouden van nieuwe ontwikkelingen - Lees regelmatig tijdschriften en nieuwsbrieven en bezoek regelmatig diverse internet sites om zo op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen op uw vakgebied - Zoek over relevante nieuwe ontwikkelingen meer informatie op. Dit kan op het internet, maar het kan bijvoorbeeld ook door het lezen van een boek over het speciale onderwerp. - Probeer uit de nieuwe ontwikkelingen die u tegenkomt de zaken te filteren die nu of in de toekomst nuttig kunnen zijn voor de organisatie waarin u werkzaam bent. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met uw praktijkopleider. 1. Hoe volgt u nieuwe ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Geef dit kort aan en beschrijf tevens welke concrete bronnen u hiervoor gebruikt. 2. Binnen sommige omgevingen wordt gebruik gemaakt van onderstaande systemen. Wat is op hoofdlijnen de rol van deze systemen? a. PLC b. embedded systeem c. SCADA. 3. Binnen veel organisaties wordt gebruik gemaakt van grafimedia toepassingen. Welke systemen worden er binnen uw organisatie gebruikt m.b.t.: a. voorbereiding/prepress. scannen?. controle aangeleverde bestanden? b. drukken/printen/aanleveren? Taak 1 Werkveldoriëntatie 3 5

8 c. nabewerking? 4. a. Wat voor soort applicatie is: a. EIS? b. MIS? c. DIS? b. Worden EIS, MIS en DIS binnen uw organisatie gebruikt? c. Zo ja, in welke vorm? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat u de opdrachten gaat uitvoeren dient u na te gaan of het werk in uw bedrijf/organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst, in overleg met uw praktijkopleider, zo nodig aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Onderzoek enkele ontwikkelingen die zich afspelen binnen de volgende drie omgevingen. a. industriële omgeving b. grafimedia omgeving c. administratieve omgeving. Geef tevens van iedere ontwikkeling een voorbeeld uit de praktijk en geef aan welke bronnen u hiervoor gebruikt heeft. Maak hierbij gebruik van de activ i- teitenlijst. 2. De toenemende mate van automatisering heeft verandering gebracht binnen organisaties. Nu zijn die veranderingen niet alleen te zien in de organisatie en haar strategie, maar ook op de werkplek. Beschrijf voor de organisatie waar u nu werkzaam bent de gevolgen van de automatisering. Baseer uw verslag op onder andere de volgende punten: - Werkgelegenheid: heeft de invoering van automatisering geleid tot nieuwe werkgelegenheid of is dit ten koste gegaan van mensen binnen de organisatie. Zijn er nieuwe functies gecreëerd? - Opslag van de gegevens: gebeurt dit in de geautomatiseerde omgeving centraal of decentraal, en wat zijn eventuele veranderingen hie rin? - Afstemming: mogen gebruikers zelf bepalen van welke geautomatiseerde systemen zij gebruik maken? Denk hierbij aan versies van tekstverwerkingsprogramma s. - Procedures: liggen er procedures vast met betrekking tot opslag van gegevens en omgang met automatiseringsmiddelen? - Programmatuurbeveiliging: wordt er binnen het netwerk gebruik gemaakt van toegangsbeveiliging? Wordt er ook nog een aparte toegangsbeveiliging toegepast per applicatie waarin gewerkt wordt? Zo ja, is er in de applicatie ook weer een toegangsbeveiliging per onderdeel van de applicatie? - Copyrights: hoe wordt er omgegaan met de geldende copyrights voor de applicaties? - Computerfraude: hoe wordt er omgegaan met eventueel onrechtmatige mutaties? - Arbo: hoe worden de werkplekken ingericht? Voldoen deze aan de in de Arbo-wetgeving voorgeschreven eisen? Denk aan verstelbaarheid van stoelen, tafels, lichtinval, enz. - Kennisniveau: hoe worden de werknemers op de hoogte gehouden van de applicaties waarmee gewerkt wordt? Bespreek uw verslag met uw praktijkopleider. Taak 1 Werkveldoriëntatie 3 6

9 Taak 2 Een digitale presentatie over werken met Arbo- en milieuvoorschriften realiseren De ontwikkelingen binnen het ICT vakgebied richten zich tegenwoordig niet meer alleen op het verwerken van gegevens of het maken van grote berekeningen; de presentatie van gegevens, informatie, etc. wordt steeds belangrijker. Een goed voorbeeld hiervan is het internet. Dit internationale netwerk bestaat al enkele decennia, maar is sinds een aantal jaren erg populair geworden. Deze populariteit is vooral te danken aan het World Wide Web, dat gebruik maakt van een grafische user-interface in plaats van de ouderwets ogende command-prompt. In deze taak gaat u zelf aan de slag met het maken van multimedia producten. Organisaties zijn vanuit de overheid gebonden aan eisen waaraan o.a. werkplekken moeten voldoen. Deze eisen zijn samengevat in de zogenaamde Arbo-wetgeving. Het is voor u als ICT-er van belang om kennis te hebben van de Arbo-wetgeving en de toepassing daarvan binnen uw organisatie. Om het geheel nog wat complexer te maken heeft u niet alleen te maken met Arbo-wetgeving, maar ook met wetgeving rondom milieu. Binnen deze taak wordt er daarom ingegaan op het werken met de voorschriften uit de Arbo-wet en de milieuwetgeving. In werkplan 1 leert u hoe u een multimedia product kunt realiseren. Het kan een presentatie, running demo of (onderdeel van een) website zijn. Omdat websites tegenwoordig zo belangrijk zijn, richt werkplan 2 zich op de voorbereidingen die getroffen moeten worden om een website op het internet te publiceren. Doel Aan het eind van deze taak kunt u: de milieuregelgeving met betrekking tot hardware en computersupplies toelichten (eindterm 6) de relevante Arbo-regelgeving toelichten (eindterm 7) m.b.v. een specifieke toepassing een eenvoudig multimedia product realiseren (eindterm 9) de wijze van opslag en de publicatie van een webpagina toelichten (eindterm 12) een eenvoudige webpagina maken (eindterm 13) Lees de werkplannen door om een beeld van de taak te krijgen. Werkplan 1 Een eenvoudig multimedia product of een website realiseren Stap 1 Ga na wat de doelstelling van het door u te maken product is en in welke omgeving het gebruikt moet worden. Leg de (systeem-)eisen en randvoorwaarden vast. Stap 2 Maak een ontwerp van het product en houd rekening met: - Vormgeving: kleurgebruik, lay-out, tekst en compositie. Vaak zijn deze keuzes al vastgelegd in een huisstijl. - Media: tekst, animatie, beeld of geluid. Houd er bij de keuze van het medium rekening mee dat de toeschouwer/gebruiker niet te veel mag worden afgeleid van de boodschap. Aankleden met toeters en bellen is wel leuk, maar het vertroebelt vaak de boodschap. Taak 2 Werkveldoriëntatie 3 7

10 - Interactie: bepaal hoeveel invloed de gebruikers moeten en mogen hebben op de inhoud en het verloop van de boodschap. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheid om een intro over te slaan. Stap 3 Selecteer de applicatie die u gaat gebruiken om het product te realiseren Stap 4 Zet het ontwerp om in een daadwerkelijk product. Laat eventuele tussentijdse producten beoordelen voordat u verder gaat. Voeg voor een website extra functionaliteit/interactie toe, eventueel gebruikmakend van bijvoorbeeld Javascript (bijvoorbeeld een klok of bezoekersteller) of een plug-in (bijvoorbeeld een Flash-animatie of Real-audio). Stap 5 Laat het product goed controleren op taal- en andere fouten, want een fout in dit soort producten komt erg slordig over. Stap 6 Draag het product over aan de opdrachtgever en leg uit hoe het werkt. Werkplan 2 De publicatie van een website voorbereiden Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5 Bepaal waar de site moet worden geplaatst. Dit kan een server bij een internet service provider zijn, maar ook een eigen server die zowel bij uw organisatie in huis kan staan als bij een provider. Bepaal of er al een domeinnaam gekoppeld is aan de server waar de site op moet worden gepubliceerd. Zo niet neem dan in overleg met uw praktijkople ider contact op met de internet service provider. Bepaal of de site gebruik maakt van de juiste bestandsformaten. Voorkom bijvoorbeeld dat er bestanden tussen staan die alleen maar door een tekstverwerker kunnen worden gelezen. Bepaal hoe de site gepubliceerd dient te worden (FTP, HTTP, of anders). Maak naar aanleiding van stap 1 t/m 4 een rapport en bespreek dit met uw leidinggevende. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met uw praktijkopleider. 1. Hoe ziet de huisstijl van de organisatie waar u werkzaam bent er uit? 2. Welke eisen worden er vanuit de huisstijl gesteld aan multimedia producten? 3. Hoe kunt u schermafdrukken gebruiken in een multimedia presentatie? 4. Wat is Javascript? 5. Wat is een Plug-in? 6. Welke verschillende plug-ins worden gebruikt binnen websites? Geef van ten minste vier plug-ins aan welke eisen deze stellen aan de configuratie van de gebruiker van de site en geef tevens aan waarom deze plug-in wordt toegepast. 7. Wat is de functie van de volgende bestandsformaten: a. GIF? b. JPG? c. JPEG? d. HTML? e. CSS? f. PDF? 8. Hoe moet u een website aanmelden bij een zoekmachine? 9. Wat is het verschil tussen een zoekmachine en een directory? 10. Hieronder worden drie methoden voor hosting genoemd. Wat zijn de voor- en nadelen van elke manier? a. ruimte huren bij provider b. eigen server bij provider c. server in eigen beheer. Taak 2 Werkveldoriëntatie 3 8

11 11. Welke standaard tags worden er gebruikt binnen HTML m.b.t.: a. pagina opbouw? b. gebruik grafische afbeeldingen? c. kleur? d. lettertype? e. hyperlinks (www en )? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de werkplannen. Voordat u de opdrachten gaat uitvoeren dient u na te gaan of het werk in uw bedrijf/organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat de werkplannen moeten worden aangepast. Pas de werkplannen, in overleg met uw praktijkopleider, zo nodig aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. De overheid stelt steeds zwaardere eisen aan het terugdringen van bijvoorbeeld energiegebruik door machines. Dit komt doordat er soms kwistig wordt omgesprongen met energie. Daarom dient er alles aan gedaan te worden om verdere milieuvervuiling te voorkomen dan wel te beperken. Ook bij het gebruik van computersupplies kan men aan het milieu denken. Beschrijf van onderstaande punten hoe er mee om moet worden gegaan in verband met een beperking van de belasting voor het milieu: - energieverbruik - straling - technische levensduur - afvalstoffen. 2. Organisaties zorgen bij elkaar voor een hoop afvalstoffen. Deze kunnen nogal verschillen van aard en de ene stof is schadelijker voor het milieu dan de andere. Zoek uit welke afvalstoffen de afdeling ICT produceert en hoe deze verwerkt moeten worden (bijv. hergebruik, storten, verbranden, recycling). Maak een kort verslag van uw bevindingen. 3. Een goede werkhouding en werkomgeving zijn belangrijk voor de werknemer, daarom is hiervoor wetgeving opgesteld (de arbeidsomstandighedenwet). Deze regelgeving is opgesteld om werkgevers en werknemers te dwingen om te zorgen voor een goede werkomgeving en werkhouding. Onderzoek welke Arbo-wetgeving voor u en uw organisatie van belang is. Beschrijf vervolgens op hoofdlijnen de wettelijke normen. 4. Maak een multimedia product, zoals bijvoorbeeld een presentatie of een running demo, waarin u relevante Arbo-regelgeving beschrijft. Gebruik hierbij werkplan 1. Laat de producten tussentijds controleren door uw opdrachtgever. Let erop dat u de juiste toepassing gebruikt voor het maken van dit product. Behandel onderwerpen en regelingen binnen uw organisatie die te maken hebben met verzuim en ongevalmelding, zoals bijvoorbeeld: a. Hoe en bij wie meldt u zich ziek? b. Hoe en bij wie meldt u zich beter? c. Welke regels zijn er omtrent preventie van (langdurige) ziekte? d. Wat te doen bij brand? e. Wat is vanuit uw eigen werkplek de snelste vluchtweg? f. Waar bevindt zich de bedrijfshulpverlening binnen de organisatie? g. Wat te doen bij inbraak? h. Wat te doen bij een ongeluk? i. Hoe weet u waar u een EHBO-er binnen de organisatie kunt bereiken? Taak 2 Werkveldoriëntatie 3 9

12 j. Welke regels zijn er omtrent preventie van ongevallen? k. Wat zijn de drie grootste oorzaken van ongevallen binnen uw organisatie? l. Zijn er veiligheidsfunctionarissen binnen het bedrijf aangesteld en wordt er een veiligheidscursus binnen de organisatie gegeven? m. Welke persoonlijke beschermingsmiddelen worden binnen de organisatie gebruikt? Hoe vaak moeten deze worden gecontroleerd, en wanneer zijn ze niet meer bruikbaar? Bespreek zowel de inhoud van de presentatie als de presentatie zelf (vormgeving, interactie etc) met uw praktijkopleider. 5. Bouw aan de hand van werkplan 1 een website voor uw eigen afdeling. Deze website hoeft niet per se op het internet te worden gepubliceerd, maar mag ook worden gebruikt voor een intranet. U kunt bijvoorbeeld een intranetpagina maken met hierop de FAQ s die horen bij regelingen binnen uw organisatie die te maken hebben met verzuim en ongevalmelding. Laat de website, als deze gereed is, controleren en bereid de publicatie van de website voor volgens werkplan 2. Taak 2 Werkveldoriëntatie 3 10

13 Taak 3 Een elektronische schakeling en een CAD-ontwerp realiseren Als we ons afvragen hoe het komt dat een motor draait of een beeldscherm oplicht, dan krijgen we als antwoord: door de elektriciteit. Wat is echter elektriciteit? Elektriciteit is een potentiaal verschil tussen twee punten. Als we praten over elektriciteit dan hebben we het over begrippen als spanning, stroom en weerstand. Als een schakeling niet werkt, dan moeten we allereerst weten hoe de schakeling functioneert. We moeten aan de schakeling kunnen meten om de oorzaak van het niet werken vast te kunnen stellen. In deze taak leert u een eenvoudige analoge en digitale schakeling met behulp van simulatiesoftware op te bouwen en de werking ervan te verklaren. Analoge en digitale schakelingen hebben beide hun eigen toepassingsgebied en verschillende manieren van werking. Werken we bij analoge schakelingen met begrippen als spanning, stroom en weerstand, bij digitale schakelingen werken we over het algemeen met toestanden zoals, wel of niet, 1 of 0 en ja of nee. Binnen de diverse schakelingen worden verschillende componenten gebruikt zoals: weerstanden, condensatoren en IC s en connectoren. Om de werking van een schakeling te kunnen begrijpen is het noodzakelijk dat u de functies van de verschillende componenten begrijpt en kan verklaren. Om de componenten op juiste wijze te kunnen monteren is het nodig om de juiste montagevoorschriften te kennen en om de juiste gereedschappen op de juiste wijze te gebruiken. Aangezien u niet alleen werkt met kleine componenten, maar ook te maken krijgt met complexere systemen en installaties zult u ook regelmatig gebruik moeten maken van installatie- en montagetekeningen. Omdat u ook veranderingen aanbrengt aan de systemen en installaties moet u de bijbehorende installatie- en montagetekeningen ook aanpassen. Daarom gaat u in deze taak tevens aan de slag met een CAD-applicatie om installatietekeningen te maken en te modificeren. De tekeningen die u gaat maken moeten natuurlijk voldoen aan de eisen die de organisatie stelt. Verder dient u ook rekening te houden met de specifieke wettelijke voorschiften die gelden voor de installaties. Doel Aan het eind van deze taak kunt u: een eenvoudige elektronische schakeling realiseren (eindterm 8) een eenvoudig ontwerp m.b.v. CAD realiseren (eindterm 11) Lees de activiteitenlijsten door om een beeld van de taak te krijgen. Activiteitenlijst 1Schakelingen bouwen (met simulatiesoftware) - Bekijk hoe de simulatiesoftware werkt en hoe u een analoge schakeling kunt opbouwen. - Bekijk hoe de simulatiesoftware werkt en hoe u een digitale schakeling kunt opbouwen. - Onderzoek de functies van and-, or- en not poorten. - Bekijk de werking van led s en hun toepassingen. - Onderzoek de verschillen tussen analoog en digitaal. - Bekijk verschillende analoge en digitale schakelingen. - Onderzoek de verschillende functies van de componenten die men in eenvoudige schakelingen tegenkomt. Taak 3 Werkveldoriëntatie 3 11

14 - Bouw met de simulatiesoftware een schakeling, waaraan uw organisatie behoefte heeft. Activiteitenlijst 2Een ontwerp m.b.v. CAD realiseren - Maak naar aanleiding van een verzoek vanuit de organisatie een nieuwe tekening aan en sla deze op. - Open een bestaande tekening uit de tekeningenbibliotheek, en voer de door uw organisatie gewenste aanpassingen door. - Maak de benodigde nieuwe symbolen aan en sla deze op in de bibliotheek. - Teken de benodigde lijnen, cirkels en lijntypes in de tekening. - Voeg de benodigde teksten en maten toe aan de tekening. - Archiveer de bestanden in een overzichtelijke structuur. - Maak de benodigde afdrukken. Zorg ervoor dat ze overzichtelijk zijn. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met uw praktijkopleider. 1. Hoeveel toestanden kennen we binnen de digitale techniek en is dit bij analoge techniek ook zo? 2. Wat geeft de kleurcode op weerstanden aan behalve de waarde van de weerstand? 3. Wat is de functie van condensatoren? 4. Wat is de naam van een gelijkstroom condensator? 5. Wat is een IC en wat betekent de afkorting? 6. Waar moet men bij de montage van een IC heel goed rekening mee houden, wil deze tijdens montage niet defect raken? 7. Welke verschillende typen connectoren worden binnen uw organisatie gebruikt? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijsten. Voordat u de opdrachten gaat uitvoeren dient u na te gaan of het werk in uw bedrijf/organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat de activiteitenlijsten moeten worden aangepast. Pas de activiteitenlijsten, in overleg met uw praktijkopleider, zo nodig aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Bepaal in overleg met uw praktijkopleider voor welke situatie u een elektronische schakeling moet monteren. Bijvoorbeeld voor relaiskasten, plc s of schakelkasten. Neem eerst goed het aansluitschema en de werkinstructie door. Als er geen werkinstructie is, vraag uw praktijkopleider ernaar of stel er samen een op. Monteer de schakeling en controleer de werking. Mocht de schakeling niet werken, zoek dan naar de oorzaak en verhelp het probleem. 2. Maak m.b.v. een CAD-applicatie een plattegrond van de ruimte waarin u werkzaam bent. Geef hierin duidelijk de volgende onderdelen weer: a. muren b. deuren en ramen c. meubels d. wandcontactdozen e. netwerkaansluitingen f. overige vaste voorzieningen. Taak 3 Werkveldoriëntatie 3 12

15 Gebruik hierbij activiteitenlijst 2 en bespreek de plattegrond met uw praktijkopleider. 3. Maak in een CAD-applicatie een zogenaamd vluchtrouteplan voor uw organisatie. Dit moet worden gebruikt om medewerkers op de hoogte te stellen van de mogelijke vluchtroutes bij eventuele calamiteiten, zoals brand. Geef de volgende onderdelen aan: a. deuren/ramen b. blusapparatuur. Maak het plan zo concreet mogelijk voor de verschillende afdelingen en verdiepingen. Iedere kamer/afdeling/verdieping heeft vaak zijn eigen vluchtroute. U zult dus meerdere vluchtplannen moeten maken. Bespreek de resultaten met uw praktijkopleider. Taak 3 Werkveldoriëntatie 3 13

16 Taak 4 Mutaties verwerken in administratieve toepassingen Binnen organisaties worden ICT-hulpmiddelen voor veel verschillende doeleinden ingezet. Deze hulpmiddelen hebben een ding gemeenschappelijk; als de gegevens niet correct worden ingevoerd, dan komen deze er ook niet correct uit. Daarom wordt in deze taak aandacht besteed aan het invoeren en controleren van data en het werken met administratieve toepassingen. Als de informatie eenmaal goed in het systeem zit, dan kan deze gebruikt worden voor de meest uiteenlopende doelen. Als de verschillende systemen binnen een organisatie ook nog eens aan elkaar worden gekoppeld, dan gaat er een wereld open op het gebied van gegevensuitwisseling, integratie en het verkrijgen van goede managementinformatie. Werkplan 1 helpt u bij het invoeren van gegevens binnen een administratiepakket. Met behulp van werkplan 2 controleert u systematisch de ingevoerde gegevens. Doel Aan het eind van deze taak kunt u: de aspecten beschrijven die een rol spelen bij het onderhoud en beheer van informatiesystemen (eindterm 4) m.b.v. een administratieve toepassing mutaties verwerken (eindterm 10) Lees de werkplannen door om een beeld van de taak te krijgen. Werkplan 1 Gegevens in een administratiepakket invoeren Stap 1 Log in het administratiepakket in. Stap 2 Rangschik de gegevens die moeten worden ingevoerd op een dusdanige manier, dat u zo min mogelijk tussen de verschillende onderdelen van de applicatie hoeft te switchen. Stap 3 Ga naar de plaats binnen de applicatie waar de gegevens moeten worden ingevoerd. Stap 4 Voer de gegevens correct, volledig en zorgvuldig in. Let ook op het gebruik van hoofdletters en kleine letters. Stap 5 Controleer of de gegevens correct zijn ingevoerd. Stap 6 Als in het administratiepakket wordt verwezen naar een papieren document, bijvoorbeeld een nota, geef dan na invoer een uniek kenmerk op het papieren document aan. Werkplan 2 Gegevens controleren Stap 1 Log in het administratiepakket in. Stap 2 Sorteer de papieren gegevens op zo n wijze, dat u zo efficiënt mogelijk te werk kunt gaan met het controleren van de gegevens. Stap 3 Controleer de gegevens die in het systeem ingevoerd zijn zorgvuldig met behulp van de papieren documenten. Belangrijke punten waar u op moet letten zijn onder andere: - het rekeningnummer - het bedrag - de debiteur - de crediteur - de omschrijving Taak 4 Werkveldoriëntatie 3 14

17 - de datum - de OB-code. Stap 4 Geef op het document aan dat de invoer ervan gecontroleerd is. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met uw praktijkopleider. 1. Wat is de functie van de volgende onderdelen van een administratiepakket: a. grootboek? b. facturering? c. debiteurenadministratie? d. crediteurenadministratie? e. loon- en salarisadministratie? f. projectadministratie? 2. Welke weg volgen onderstaande documenten als deze bij uw organisatie binnenkomen: a. facturen? b. opdrachtbevestigingen/orders? c. klachten? 3. Wordt er binnen uw organisatie gebruik gemaakt van een relatiebeheersysteem of CRM-pakket? Zo ja beschrijf waarvoor dit gebruikt wordt. 4. In welk administratiesysteem dienen onderstaande documenten ingevoerd te worden: a. een binnenkomende factuur? b. een uitgaande factuur? c. een vrachtbrief van binnengekomen bestelling? d. een inkooporder? e. een uitgifte uit de kas? f. een visitekaartje van een nieuwe klant? 5. Welke gegevens moeten ingevoerd worden bij: a. een binnenkomende factuur? b. een uitgaande factuur? c. een vrachtbrief van binnengekomen bestelling? d. een inkooporder? e. een uitgifte uit de kas? f. een visitekaartje van een nieuwe klant? 6. a. Welke verschillende informatiesystemen worden binnen uw organisatie gebruikt? b. Geef van ieder informatiesysteem de volgende punten aan: - waarvoor het systeem gebruikt wordt - of het informatiesysteem gebruikt wordt voor de ondersteuning van primaire of secundaire processen - welk proces het systeem ondersteunt - wie van het systeem gebruik maakt - toepassingsgebied (administratieve organisatie, productie- en voorraadbesturing, communicatie technologie, etc.) - wie verantwoordelijk is voor het technische en het functionele beheer. 7. Hoe verlopen de volgende stromen binnen uw organisatie: a. goederenstroom? b. geldstroom? c. informatiestroom? Taak 4 Werkveldoriëntatie 3 15

18 8. Wat zijn de voordelen van het toepassen van ICT hulpmiddelen voor de gebruiker? Betrek in uw antwoord de volgende punten: - toegang tot informatie - snelheid van verkrijgen van informatie - betrouwbaarheid van de informatie - interne/externe communicatie - inrichting van de werkplek - thuiswerken. 9. Welke rol spelen onderstaande aspecten bij het onderhouden van een informatiesysteem? Beschrijf kort de volgende aspecten en geef bij ieder aspect een voorbeeld: - beschikbaarheid - betrouwbaarheid - performance - flexibiliteit - kosten - integriteit - acceptatie - beveiliging. Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de werkplannen. Voordat u de opdrachten gaat uitvoeren dient u na te gaan of het werk in uw bedrijf/organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat de werkplannen moeten worden aangepast. Pas de werkplannen, in overleg met uw praktijkopleider, zo nodig aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Voer in overleg met uw collega s van de financiële administratie aan de hand van duidelijke instructies enkele mutaties in een financieel administratiepakket door. Controleer de ingevoerde mutaties op invoerfouten m.b.t. rekeningnummer, bedrag, debiteur, crediteur, omschrijving, datum, OB-code. Let er op dat u de door u ingevoerde gegevens laat controleren door uw praktijkopleider of verantwoordelijke voordat deze gegevens definitief worden verwerkt in het systeem. 2. Voer aan de hand van duidelijke instructies enkele mutaties in een administratiesysteem door. Let er op dat u de door u ingevoerde gegevens laat controleren door uw praktijkopleider of verantwoordelijke voordat deze gegevens definitief worden verwerkt in het systeem. Bij het uitvoeren van deze opdracht is het van groot belang dat u zorgvuldig te werk gaat. Zo dient u goed te letten op de schrijfwijze, het gebruik van hoofdletters en kleine letters, en de volledigheid van de informatie die u invoert in het systeem. Denk er hierbij aan dat bijvoorbeeld de adresgegevens die u ingeeft, compleet moeten zijn met straat, huisnummer, postcode, woonplaats en eventueel land als het gaat om een buitenlands adres. 3. Voer aan de hand van duidelijke instructies een aantal controleopdrachten uit. Bij het uitvoeren van deze taak is het belangrijk dat u zeer zorgvuldig te werk gaat. Niet alle en bij de eerste twee documenten die u controleert, maar ook als u al een uurtje bezig bent. Leg vast welke gegevens u gecontroleerd heeft, en wat uw bevindingen waren. Bespreek uw bevindingen met uw praktijkople i- der. Taak 4 Werkveldoriëntatie 3 16