Businessplan. Datum: Versie: 3.1 (definitieve versie)

Transcriptie

1 Datum: Versie: 3.1 (definitieve versie) Drs. T. (Ton) Kallenberg (EUR) C.G. (Cock) Huizer (TUD) Dr. W. (Wietze) van der Aa (WAU)

2 INHOUDSOPGAVE 1. VOORWOORD AANLEIDING EN ACHTERGROND MOTIEVEN VOOR DE VORMING VAN HET CONSORTIUM POSITIONERING E-MERGE MANAGEMENTSAMENVATTING E-MERGE FASE 1: OPBOUW VAN HET CONSORTIUM CONTEXT DOELSTELLING UITGANGSPUNTEN DELIVERABLES ORGANISATIE E-MERGE TOELICHTING BIJ DE ORGANISATIE Totale structuur: gericht op betrokkenheid en effectiviteit Stuurgroep: duidelijke verantwoordelijkheden Programma s en projecten : focus op onderwijskundige innovatie binnen / tussen opleidingen BEDRIJFSCONCEPT JURIDISCHE STRUCTUUR FUNCTIES, TAKEN EN PROFIELEN ONDERSTEUNING (STAF) Inrichting en bemensing Taken Kosten RAPPORTAGES SURF EN OC&W COMMUNICATIEPLAN DOELEN DOELGROEPEN STRATEGIE FASERING COMMUNICATIE BINNEN EN TUSSEN DE INSTELLINGEN ONDERWIJSKUNDIGE SAMENWERKING DOELSTELLING GEDURENDE DE OPSTARTFASE SAMENWERKINGSPROJECTEN Learning Content Management System (LCMS) Digitale Didactiek Beoordelingssystematieken, waaronder E portfolio SAMENWERKING OP GEBIED VAN TECHNISCHE INFRASTRUCTUUR TOEKOMSTVISIE DOELSTELLING GEDURENDE DE OPSTARTFASE UITGANGSPUNTEN EN RANDVOORWAARDEN BASIS INFRASTRUCTUUR Architectuur Uitwisseling van data Gebruikersbeheer en toegang...43 Bplan E-merge 3.1.def..doc 2 van 61

3 7.5. TECHNISCHE SAMENWERKINGSPROJECTEN Gezamenlijke ontwikkeling en onderlinge levering van producten Beveiliging Hosting Gezamenlijk optreden richting marktpartijen TOEKOMSTVISIE EN STRATEGIE PROCEDURES EN AFSPRAKEN ONDERLINGE VERREKENING TOE- EN UITTREDINGSREGELS TARIEVEN IMPLEMENTATIEPLAN OP HOOFDLIJNEN FINANCIËN VERPLICHTINGEN BIJLAGE 1: TOEKOMSTBEELD E-MERGE SYSTEEM BIJLAGE 2: PROFIELSCHETS PROGRAMMALEIDER O BIJLAGE 3: PROFIELSCHETS PROGRAMMALEIDER TI BIJLAGE 4: BETROKKENEN BIJ DE TOTSTANDKOMING BUSINESSPLAN Bplan E-merge 3.1.def..doc 3 van 61

4 1. Voorwoord Het onderhavige businessplan vormt het raamwerk voor de operationalisering van de eerste fase van E- Merge inclusief de organisatorische aspecten. Het concept van het Businessplan is in de periode september 2002 december 2002 geschreven door Drs. T. (Ton) Kallenberg (EUR, onderwijskundige expertise), C.G. (Cock) Huizer (TUD, technische expertise) en Dr. W. (Wietze) van der Aa (WAU, externe deskundige). Met het bestuur van E-Merge is in die periode overeenstemming bereikt over het businessplan. Eind december 2002 besloot de EUR echter om zeer onverwacht- niet te participeren in E-Merge, Dit implicaties van deze uittreding zijn besproken in de vergadering van de stuurgroep en bestuur van E-Merge en verwerkt in onderhavige definitieve versie. De bijstellingen betreffen met name het onderdeel Digitale Didactiek en de begroting. In het Businessplan wordt uitgegaan van een beperkt aantal speerpunten welke aansluiten bij lopende initiatieven en vraagstukken binnen de betrokken instellingen op onderwijskundig en technisch gebied. De uitdaging voor de eerste helft van 2003 is om dit raamwerk op een gemeenschappelijke en flexibele wijze nader vorm te geven op basis van de vraag vanuit de deelnemende instellingen en waarbij samenwerking een duidelijke meerwaarde heeft om redenen van effectiviteit en efficiëntie. De in dit businessplan genoemde programmaleiders zijn inmiddels aangesteld om hier samen met de stuurgroep van E-Merge nader inhoud aan te geven Aanleiding en achtergrond Het consortium E-merge is in juli 2001 geïnitieerd op basis van de reeds lopende samenwerking tussen de betrokken instellingen en de wens om deze verder vorm en inhoud te geven op het gebied van ICT in het Onderwijs (ICTO). De brief van SURF d.d heeft als katalysator gediend voor de vorming van het consortium. De volgende instellingen voor Hoger Onderwijs nemen bij aanvang deel aan het consortium E-merge: Haagse Hogeschool (HHS) (*) Hogeschool Leiden (HL) Universiteit Leiden (LEI) Technische Hogeschool Rijswijk (THR) (*) Technische Universiteit Delft (TUD), penvoerder Universiteit Maastricht (UM) (*) per zijn HHS en THR gefuseerd in de nieuwe stichting hoger beroepsonderwijs Haaglanden- Rijnstreek De voorwaarden van het Ministerie van OC&W zijn: Het consortium ontwikkelt producten m.b.t. ICT en Onderwijs en faciliteert gezamenlijk onderwijs in digitale vorm; De producten zullen het gehele Hoger Onderwijs (HO) ten goede moeten komen tegen een redelijke vergoeding; Instellingen aangesloten bij het consortium van de Digitale Universiteit (DU) zijn uitgesloten van deelname. Bplan E-merge 3.1.def..doc 4 van 61

5 Het oorspronkelijke E-merge voorstel is in december 2001 ingediend bij SURF en vervolgens beoordeeld door de Wetenschappelijk Technische Raad van SURF (WTR). Dat voorstel omvatte vier componenten: onderwijskundige samenwerking, samenwerking op het gebied van techniek, samenwerking op het gebied van content en op het gebied van programmatische samenwerking. In het advies over het voorstel van december 2001 concludeert de WTR dat: De ambities te breed en te open zijn gedefinieerd. De WTR adviseert om de samenwerking vooralsnog te concentreren op onderwijskundige en technische samenwerking. Voor het onderdeel techniek onderstreept de WTR met name het belang van open standaarden (op elkaar afgestemde informatiesystemen) en een goede basisinfrastructuur. Er een businessplan dient te worden geformuleerd waarin aspecten als markt, financiële continuïteit en op te leveren producten (en het belang hiervan voor het gehele HO) voldoende nadruk krijgen. Naar aanleiding van het advies van de WTR is in de periode april mei 2002 het voorstel geherformuleerd. Dit nieuwe voorstel is in juli 2002 goedgekeurd. In de periode september november 2002 is het businessplan opgesteld conform de in het goedgekeurde voorstel genoemde procesgang. Het business plan is door een team van drie personen (2 interne deskundigen, 1 externe deskundige) geschreven en is tot stand gekomen in nauw overleg met het bestuur en de instellingscontactpersonen van het E-merge consortium. Verder is bij het opstellen van het business plan bij diverse deskundigen zowel binnen als buiten de betrokken instellingen advies ingewonnen. Bplan E-merge 3.1.def..doc 5 van 61

6 1.2. Motieven voor de vorming van het consortium Binnen het hoger onderwijs vinden belangrijke veranderingen plaats die gerelateerd zijn aan enkele ontwikkelingen in de maatschappij en de sector: Het veld van aanbieders in het hoger onderwijs is sterk aan het veranderen. Naast traditionele universiteiten bestaan er inmiddels bedrijfsuniversiteiten, commerciële universiteiten, virtuele universiteiten, en combinaties daarvan. Een soortgelijke differentiatie is te vinden in het HBO. De Bachelor / Master structuur leidt tot nieuwe internationale positionering. Er is een sterke groei van wetenschappelijke kennis waardoor de noodzaak van Life Long Learning (LLL) en het leren van nieuwe beroepsvaardigheden steeds belangrijker wordt. Het veld van klanten verandert sterk. Naast de groep reguliere studenten van jaar vormen tweede-kansers, zij-instromers, medewerkers van bedrijven en postacademici nieuwe doelgroepen. Ontwikkelingen zoals just in time learning, duaal leren en LLL hebben als kenmerk een verschuiving van teacher led en supply based onderwijs naar learner led en demand based onderwijs. De stand-alone universiteit evolueert naar een networked university; Iedere instelling van hoger onderwijs moet op deze ontwikkelingen inspelen. Er worden veel initiatieven genomen om het onderwijs te vernieuwen. In veel instellingen wordt gewerkt aan nieuwe vormen van onderwijs en het creëren van rijke leeromgevingen. De pijlers hiervan zijn: actieve onderwijsvormen, individualisering van leerprocessen, flexibilisering van curricula en kwaliteitsverhoging zowel bij initiële als bij postinitiële opleidingen. ICT speelt een belangrijke rol in dit proces omdat ICT veel mogelijkheden biedt om het huidige onderwijs te ondersteunen, om nieuwe vormen van onderwijs op te zetten en om transformatie van onderwijs te bewerkstelligen. ICT wordt nog vaak beschouwd als een hulpmiddel om het huidige onderwijs efficiënter en effectiever te laten lopen. ICT is echter meer dan een hulpmiddel. ICT kan direct ingrijpen op de inhoud, op de wijze waarop het aanbod wordt vormgegeven, op het verloop van het leerproces zelf, op de didactische werkvormen, op de rollen van lerenden en onderwijzenden en op de plaats en tijd van leren. De inbedding van ICT in het onderwijs betekent uiteindelijk een keuze voor transformatie van het onderwijs en de ondersteunende onderwijsprocessen. De transformatie in het hoger onderwijs - met behulp van, en onder invloed van ICT - vindt op drie niveaus plaats: cursus, faculteit (opleiding) en instelling. Door de instellingen wordt veel geïnvesteerd in het moderniseren van het onderwijs (zowel inhoud als onderwijskundige vormgeving) en van de infrastructuur (technische voorzieningen en competenties van docenten). Bij de structurele inbedding van ICT in het hoger onderwijs komt echter een aantal problemen en uitdagingen naar voren: 1. De aansturing van ICTO binnen faculteiten/opleidingen is sterk wisselend; 2. Er zijn veel ICTO-producten en halffabrikaten op de markt (met hoge ontwikkelkosten) waarvan de innovatieve waarde te gering is gebleken of die onvoldoende ingebed kunnen worden in het onderwijs van de betreffende docent. Tegelijkertijd is er ook sprake van veel waardevolle ICTOproducten die tot nu toe maar een beperkte toepassing hebben gekregen door de versnippering in kennis en expertise; 3. De technische infrastructuur is ondanks bovengenoemde investeringen niet optimaal. Veel (software)producten ontwikkeld op instellingsniveau kennen een gevaar van discontinuïteit; Bplan E-merge 3.1.def..doc 6 van 61

7 4. Er is onvoldoende ondersteuning beschikbaar ten behoeve van de docent c.q. opleiding voor professionalisering en ondersteuning van docenten in algemene zin maar met name voor het herontwerp van het onderwijsproces en de hiervoor benodigde danwel waardevolle tools ; 5. Er is sprake van een grote mate van versnippering van kennis en ervaring m.b.t. ICTOinspanningen en voor ICTO-benodigde systemen; 6. Een aantal nieuwe initiatieven, bijv. met betrekking tot de inzet van ICTO voor nieuwe doelgroepen en gezamenlijke contentontwikkeling, komt moeizaam van de grond vanwege bovenstaande problemen en de grote investeringen die hiermee gepaard gaan; 7. De transformatie van het onderwijs vergt een grote tijdsinvestering van docenten terwijl deze maar beperkt op onderwijsvernieuwing worden afgerekend ; 8. Docenten, met name binnen universiteiten, kennen een grote mate van autonomie. In deze context is gezamenlijke ontwikkeling van content op basis van een breed gedragen herontwerp van het onderwijs allesbehalve vanzelfsprekend. Het consortium wil zich richten op deze problemen. Daarbij gaat het in eerste instantie met name om de punten 1 t/m 5. Voor deze aspecten is duurzame samenwerking om redenen van efficiency, continuïteit en kostenbeheersing, maar ook vanwege de noodzaak van professionalisering en synergie op het gebied van ICTO, noodzakelijk. Indirect (door een optimale facilitering, het gebruik maken van best practices etc.) beoogt het consortium daarnaast bij te dragen aan het oplossen van de problemen genoemd onder 6 t/m 8. Integratie in plaats van versnippering van activiteiten is echter allesbehalve een automatisch proces. Het integratieproces vergt veel inspanningen van docenten en studenten en moet zodanig worden vormgegeven dat het aansluit bij hun sterk wisselende wensen. Dit staat dan ook centraal in de activiteiten van het consortium. Voor de samenwerkende partners in het consortium is het een grote uitdaging hieraan vorm en inhoud te geven. De partners zijn zich ervan bewust dat grote inspanningen vereist zijn om het consortium van de grond te krijgen. Belangrijk is echter dat reeds is voldaan aan een aantal essentiële randvoorwaarden: De instellingen werken op onderwijs-deelterreinen al nauw samen of zijn bezig deze samenwerking verder vorm te geven; Er is overeenstemming over de positionering van het consortium gedurende de opstartfase, het ambitieniveau voor de korte en lange termijn en de uitgangspunten t.a.v. de uit te voeren activiteiten Positionering E-merge E-merge is een consortium van op dit moment vijf instellingen voor hoger onderwijs in Nederland dat haar krachten wil bundelen op het gebied van ICTO. Gedurende de eerste fase zal het consortium zich met name richten op het optimaal faciliteren van het proces van innovatie met, en onder invloed van ICT. Dit betekent een nauwe onderwijskundige samenwerking en samenwerking op het gebied van de technische infrastructuur. Deze moet leiden tot efficiencywinsten en een hogere kwaliteit door verbreding en het optimaal inzetten van de wederzijdse expertise en het gezamenlijk uitvoeren. Dit vormt ook de basis voor een verbreding naar een meer programmatische inhoudelijke samenwerking in latere fases. De nu reeds aanwezige gemeenschappelijkheid van systemen, en het verder uitbouwen hiervan binnen E- merge vormen een belangrijke basis voor het consortium. Het consortium kent geen commerciële doelstellingen. Bplan E-merge 3.1.def..doc 7 van 61

8 2. Managementsamenvatting Wat is E-merge? E-merge is een samenwerkingsverband op het gebied van ICT in het hoger onderwijs. E-merge is, naast Apollo en de Digitale Universiteit, één van de drie consortia in Nederland die op dit terrein actief is. In E-merge participeren vijf instellingen voor het hoger onderwijs: Universiteit Leiden (LEI); Stichting hoger beroepsonderwijs Haaglanden Rijnstreek (fusie van de Haagse Hogeschool en de Technische Hogeschool Rijswijk per ); Hogeschool Leiden (HL); Universiteit Maastricht (UM); Technische Universiteit Delft (TUD); tevens penvoerder namens het consortium. In meer brede zin wordt een duidelijke samenwerking met de Stichting Surf nagestreefd. Het totale budget van het consortium bedraagt M 2.5 voor de eerste fase (2003 en 2004) van het consortium inclusief de startsubsidie van de stichting Surf van M 1,134. Wat gaat E-merge de komende jaren doen? De eerste fase geldt als pilotfase. In deze fase zullen de activiteiten van E-merge zich concentreren op onderwijskundige en technische aspecten. Dat betekent dat facilitering van ICTO centraal staat. In essentie richt het project zich op het ontwikkelen van een aantal onderwijskundige en technische componenten die onderdeel zouden moeten uitmaken van de kennisinfrastructuur van elke hogeschool of universiteit. Adequate onderwijskundige en technische ondersteuning en het feilloos functioneren van ICTO-systemen zijn essentieel voor een effectieve en efficiënte brede introductie van ICT in het onderwijs. De betrokken instellingen worstelen voor een groot gedeelte met dezelfde onderwijskundige vragen en technische uitdagingen waaronder de noodzaak om systemen nauwer op elkaar aan te sluiten (werken met open standaarden) en de noodzaak om de efficiëntie van de inspanningen rondom ICTO te vergroten. In de huidige situatie is de verspinnering van kennis en de continuïteit van een aantal investeringen rondom ICTO een zorgpunt. De algemene doelstellingen gedurende de eerste fase van E-Merge zijn daarmee: Het verhogen van de kwaliteit en efficiënte van de inspanningen ten behoeve van ICTO op technisch en onderwijskundig gebied; Het bevorderen van portabiliteit en gemeenschappelijkheid van ICT-systemen ten behoeve van de onderlinge samenwerking. Het feit dat alle instellingen werken met de digitale leeromgeving Blackboard vormt hierbij een belangrijk pluspunt. Omdat het gaat om een pilotfase en om beperkte middelen is door het bestuur van E-Merge op dit moment gekozen voor een beperkt aantal speerpunten welke aansluiten bij lopende initiatieven en vraagstukken binnen de betrokken instellingen op onderwijskundig en technisch gebied. Hiertoe is een businessplan geschreven dat het raamwerk beschrijft voor de samenwerking inclusief de organisatorische aspecten. De uitdaging voor de eerste helft van 2003 is om dit raamwerk op een gemeenschappelijke en flexibele wijze nader vorm te geven op basis van de vraag vanuit de deelnemende instellingen en waarbij samenwerking een duidelijke meerwaarde heeft om redenen van effectiviteit en efficiëntie. Bplan E-merge 3.1.def..doc 8 van 61

9 Bovengenoemde speerpunten hebben enerzijds betrekking op een aantal (pragmatische) zaken rondom de onderwijskundige en technische dienstverlening/infrastructuur waaronder de noodzaak om voor wat betreft de technische infrastructuur steeds meer met open standaarden te werken. Anderzijds zijn ze gerelateerd aan een aantal nieuwe initiatieven (pilots). Ruwweg kan het als volgt worden onderverdeeld: a) Gezamenlijk werken aan nieuwe initiatieven (pilots) binnen de instellingen - Learning Content Management Systemen (LCMS). Binnen de deelnemende instellingen lopen een aantal initiatieven rondom LCMS. De verwachtingen rondom LCMS zijn hoog maar moeten nog bewezen worden. Zinvolle introductie van een LCMS kan alleen geschieden onder een aantal randvoorwaarden. Naar verwachting zal de LCMS-markt de komende maanden sterk veranderen. E-merge richt zich derhalve voor wat betreft LCMS op het: Het opdoen van ervaring (evalueren) met het gebruik van het LCMS, en de meerwaarde hiervan, bij een aantal opleidingen en docenten in combinatie met Blackboard; Het opdoen van ervaring met het organisatorisch inrichten van een LCMS binnen de betrokken instellingen van E-merge; Het opstellen van een advies en kosten-baten analyse voor het operationeel maken van een LCMS binnen de betrokken instellingen van E-merge; Door middel van benchmarking kennis vergaren over verschillende LCMS producten en een advies geven over het te selecteren product; De wenselijkheid inventariseren van onderlinge hosting. De LCMS-pilot zal om pragmatische redenen worden gestart met het product Hive. - Beoordelingssystematieken waaronder E-portfolio Het consortium wil aandacht besteden aan ontwikkelingen die zich voordoen in de beoordelingssystematiek. Allereerst is het interessant om de verschillende gangbare toetssystemen binnen de instellingen van E-merge te inventariseren en te testen op bruikbaarheid door de verschillende geïnteresseerden. Daarnaast gaat in het bijzonder de aandacht uit naar het E-portfolio. Op het gebied van E-portfolio lopen een aantal initiatieven/pilots bij Hogescholen en Universiteiten gericht op een opleidingsbrede uitrol. Daarbij komen met name veel organisatorische en onderwijsinhoudelijke vragen aan de orde. Binnen E-merge zal de samenwerking zich binnen dit thema concentreren op: Het inventariseren en uitwisselen van interessante toetsystemen zoals deze binnen E-merge instellingen hun bruikbaarheid hebben bewezen;. Het opdoen van ervaring met een nieuwe beoordelingsystematiek zoals het E-portfolio; Het opdoen van ervaring met het gebruik het E-portfolio bij een gericht aantal opleidingen en docenten in combinatie met Blackboard; Het opdoen van ervaring met het organisatorisch inrichten van een E-portfolio binnen de betrokken instellingen van E-merge. b). Onderwijskundige ondersteuning van docenten/opleidingen Hierbij gaat het met name om het gemeenschappelijk investeren in de kwaliteit van de onderwijskundige dienstverlening op het gebied van ICTO ten behoeve van docenten/opleidingen (onderlinge afstemming, creëren van een breder en beter aanbod vanuit de vraag vanuit opleidingen, gezamenlijk ontwikkelen van een aantal meer praktische zaken (zoals een handleiding voor nieuwe versies van Blackboard). Een effectieve samenwerking tussen verschillende onderwijskundige centra moet hierbij centraal komen te staan Een belangrijk streven is het geven van ondersteuning op maat, ofwel aansluitend bij de vragen van individuele docenten. Bplan E-merge 3.1.def..doc 9 van 61

10 Het project zal voorbouwen op de initiatieven die bij elke instelling zijn genomen rondom professionalisering van docenten op het terrein van ICTO. Een voorbeeld hiervan is het project Digitale Didactiek dat in het kader van de SURF-Tender 2001 wordt uitgevoerd. c) Technische samenwerking rondom de digitale leeromgeving en de hieraan gerelateerde aspecten. De samenwerking concentreert zich in hoofdlijnen op de volgende drie activiteiten: Afstemming Infrastructuur: de onderlinge afstemming van de technische en informatiekundige infrastructuur om optimale uitwisseling en portabiliteit van student- en leeromgeving gerelateerde data/informatie te realiseren; Kwaliteit- en efficiencywinst: het realiseren van kwaliteit- en efficiencywinst t.a.v. investeringen in ICTO door nauwe samenwerking tussen instellingen bij de ontwikkeling, uitrol, afstemming, beheer en beveiliging van (nieuwe) systemen, gericht op ICTO en het gezamenlijk opereren richting een aantal marktpartijen; (Blackboard, aanbieders ADSL, etc.) Structurele samenwerking: het organisatorisch vormgeven van een structurele samenwerking op technisch gebied. Enerzijds betreft de samenwerking een aantal pragmatische vraagstukken (bijv.gezamenlijk testen van nieuwe versies van Blackboard) en mogelijke onderlinge hosting. Anderzijds is een belangrijk streven om de gemeenschappelijkheid van systemen te vergroten om daarmee de inhoudelijke samenwerking tussen instellingen (docenten, opleidingen) te faciliteren. Dit betekent samenwerking op het gebied van gebruikersbeheer, toegang, beveiliging om op de lange termijn een gedistribueerde digitale leeromgeving.te kunnen realiseren. Hoe ziet de organisatie eruit? Er is gekozen voor een gedecentraliseerde organisatie. De organisatie ziet er op hoofdlijnen als volgt uit: E-merge kent twee programmaleiders (beide 0,5 FTE) voor respectievelijk de onderwijskundige en de technische component. De twee programmaleiders zijn: - Jan Nedermeijer van het ICLON van de Universitet Leiden (telefoon ; Nedermeijer@Iclon.LeidenUniv.nl) - Cock Huizer van de Dienst Technische Ondersteuning van de TU Delft (telefoon: ; C.G.Huizer@DTO.TUDelft.NL). De twee programmaleiders zijn verantwoordelijk voor de uitvoering en aansturing van de verschillende projecten. De programmaleiders leggen verantwoording af aan de stuurgroep van E-Merge. Deze stuurgroep vervult de regierol in het consortium en is verantwoordelijk voor een optimale samenhang, organisatie en synergie van de activiteiten van E-merge met die van de eigen instelling. De stuurgroep komt één keer in de 6-8 weken bij elkaar en bestaat uit de volgende leden: Instelling Contactpersoon adres Telefoon HL Hans Wegkamp, Wegkamp.H@hsleiden.nl HHS (*) Hans van der Burg J.J.vanderBurg@hhs.nl (voorzitter) THR (*) Nico van Beek Ben@thrijswijk.nl of TUD Piet van der Zanden a.h.w.vanderzanden@dto.tudelft.nl UL Marc Dupuis MC.Dupuis@BB.LeidenUniv.nl UM Manon Gorissen Manon.Gorissen@BU.unimaas.nl (*) THR en HHS zijn per gefuseerd. Bplan E-merge 3.1.def..doc 10 van 61

11 De TUD levert de secretaris van de stuurgroep en het bestuur en is verantwoordelijk voor de bewaking van het budget, de rapportages en de afstemming met Surf en OC&W. Deze taken zullen worden uitgevoerd door Joost Groot Kormelink (telefoon: , J.B.J.Groot- Het bestuur van E-Merge bestaat uit leden van het CvB van de deelnemende instellingen. Waar kan ik de website vinden? De website rondom E-merge ( zal vanaf half april 2003 operationeel zijn. Hierin komt alle informatie te staan rondom de programma s/projecten. Bplan E-merge 3.1.def..doc 11 van 61

12 3. E-merge fase 1: Opbouw van het consortium 3.1. Context Het consortium is heterogeen van karakter in termen van grootte en aard van de opleidingen. Binnen de instellingen is er sprake van een breed spectrum van deels overlappende en deels complementaire initiatieven op het gebied van ICTO. Het consortium wil deze breedte gebruiken als kracht om de expertise op technisch en onderwijskundig (en later op inhoudelijk) gebied optimaal te delen en te bundelen. Het consortium kent in principe een open karakter. Een voorwaarde is wel dat nieuwe instellingen zich kunnen vinden in de werkwijze, organisatie en het businessplan van het consortium. De samenwerkende partijen hebben de intentie met elkaar een consortiumverband aan te gaan voor een periode van ca. 10 jaar. Op basis van interne en externe ontwikkelingen zal eind 2003 een herijking plaatsvinden van de focus van het consortium en de eventuele aansluiting bij andere initiatieven. Het consortium zal zich gedurende de opstartfase concentreren op het optimaal faciliteren van het proces van innovatie van het HO met, en onder invloed van, ICT door samenwerking in de voorwaardenscheppende infrastructuur (onderwijskundig, technisch). De opgebouwde samenwerkingsrelaties in de opstartfase vormen in de latere fasen de basis voor de verbreding van de samenwerking, met name waar het gaat om content en programmatische samenwerking. Het consortium zal worden ingericht als een lichte en virtuele organisatie. De basis van het consortium is samenwerking op de werkvloer. Startpunt van de samenwerking vormen bewezen ICTO initiatieven (in dit stadium op onderwijskundig en technisch gebied ) binnen de instellingen met een duidelijke potentie tot verbreding. Het consortium zal geen zelfstandige beheertaak of commerciële functie krijgen. Om duplicatie te voorkomen en de synergie te verhogen zullen de activiteiten waar nodig worden afgestemd met de Digitale Universiteit (DU). Daarbij gaat het met name om de onderwijskundige dienstverlening gericht op innovatie van het onderwijs en het uitwisselen van producten en diensten. De betreffende producten en diensten zullen tegen kostprijs (met verdiscontering van de subsidie) aan andere HO-instellingen in Nederland beschikbaar worden gesteld. Dit zal worden vormgegeven in nauw overleg met SURF Doelstelling Het consortium heeft als algemene doelstelling het voorbereiden en realiseren van ICT-gerelateerde onderwijs-innovaties op het niveau van opleidingen binnen de aangesloten instellingen. Opleidingsdirecteuren en decanen/directeuren van faculteiten vormen daarbij de belangrijkste doelgroep. Zij bepalen uiteindelijk welke innovaties relevant en gewenst zijn. Voor de opstartfase van E-Merge zijn de doelstellingen: Het verhogen van de kwaliteit en efficiënte van de inspanningen ten behoeve van ICTO op technisch en onderwijskundig gebied; Het bevorderen van portabiliteit en gemeenschappelijkheid van ICT-systemen ten behoeve van de onderlinge samenwerking. Het feit dat alle deelnemende instellingen werken met de digitale leeromgeving Blackboard en op een aantal andere terreinen nauw samenwerken vormt hierbij een belangrijk pluspunt. Bplan E-merge 3.1.def..doc 12 van 61

13 3.3. In de definitieve projectplannen zullen hiertoe meetbare doelstellingen worden geformuleerd. Bplan E-merge 3.1.def..doc 13 van 61

14 3.3. Uitgangspunten Algemeen: Een belangrijk uitgangspunt van het consortium is het ontwikkelen van de organisatorische competentie om op het ICTO terrein samen te werken en te leren van good practice in partner organisaties op een doelgerichte manier. Dat gebeurt op verschillende niveaus in de betrokken organisaties. Daarnaast het bevorderen van ondernemerschap en een innovatief klimaat waarin het makkelijker en aantrekkelijker wordt met ICT gerelateerde onderwijsvernieuwingen door te voeren. Scope: Het consortium zal zich gedurende de startfase ( ) concentreren op het faciliteren van het proces van innovatie van het HO met ICT door samenwerking in de voorwaardenscheppende infrastructuur. Deze fase kent twee componenten: onderwijskundige samenwerking en technische samenwerking. Deze componenten worden gezien als basis voor een bredere samenwerking op de middellange termijn. Er zal een nadrukkelijke samenwerking met SURF en de SURF programma s worden nagestreefd. Aansturing: Er wordt (aan)gestuurd op aantoonbare resultaten, waarbij het doel is het een onderwijsproduct of een model ( template ) voor het ontwikkelen en implementeren van onderwijsvernieuwingen die gerelateerd zijn aan ICT. Organisatie: Lichte, adequate project organisatie, gericht op het tot stand brengen van samenwerking; Eén van de projecten wordt het definiëren van de uiteindelijke organisatie van het consortium. Markt: Vooralsnog zijn dit de deelnemende instellingen. Betrokkenheid: Betrokkenheid van alle instellingen, op 3 niveaus: College van Bestuur, Instellingscoördinatoren en opleidingen /docenten (die participeren in projecten) is een voorwaarde voor resultaat, gestuurd vanuit de vraag. Financiën: De fondsen (SURF bijdrage van M en bijdrage instellingen van 1.3 M ), dienen zoveel mogelijk ten behoeve van de projecten ter beschikking te komen. Uitgangspunt bij de financiering is dat pilots, het opzetten van ondersteunende modules en de bijbehorende ondersteuning zelf worden gefinancierd vanuit het consortium. De kosten voor continuering / exploitatie zijn voor rekening van de instellingen zelf Deliverables Aan het eind van fase 1 worden het volgende opgeleverd: Resultaten van de onderwijskundige samenwerking (zowel voor de deelnemende instellingen als voor het hele onderwijsveld) zijn onder meer LCMS scenario's (templates) die in samenspraak met docenten worden ontwikkeld; modellen en skill sheets op het gebied van digitaal didactische onderwerpen en een format voor de opbouw van een E-portfolio dat bruikbaar is binnen de verschillende instellingen van E-merge. Resultaten van de samenwerking op het gebied van Technische Infrastructuur. Deze resultaten kunnen zowel bestaan uit onderwijsproducten of -toepassingen, als ook uit modellen ( templates ) die behulpzaam kunnen zijn bij het verder ontwikkelen en realiseren van ICTonderwijsvernieuwingen. Bplan E-merge 3.1.def..doc 14 van 61

15 Voorstel voor fase 2: Operationalisering van het consortium (Voorstel voor organisatievorm voor het E-merge consortium, mogelijke Product Markt Combinaties, meerjaren exploitatie e.d.). Bplan E-merge 3.1.def..doc 15 van 61

16 4. Organisatie E-merge Organisatie gericht op betrokkenheid en effectiviteit Bestuur E-merge Leden CvB s Taken: Nemen van besluiten Stuurgroep Contactpersonen van de instellingen Taken: Voorbereiden van besluiten Verantwoording naar SURF Voorbereiden tweede fase Beoordelen, goedkeuren en prioriteren van projecten Coördinatie en disseminatie binnen en buiten de instellingen. Makelaars functie tussen instellingen Ontwikkelen strategische visie Programma team Staffunctie, opgehangen aan penvoerderschap Taken: Organisatie Secretariaat Financial control Projectadministratie Rapportages Facturatie Programmaleider Onderwijskundige Samenwerking Projectleiders Onderwijskundige Projecten Uitvoeren van onderwijskundige projecten Programmaleider Technische Infrastructuur Projectleiders Technische projecten Uitvoeren van technische projecten Doelgroep: Opleidingen Bplan E-merge 3.1.def..doc 16 van 61

17 4.1. Toelichting bij de organisatie In het bestuur van E-merge is elke aangesloten instelling vertegenwoordigd door een lid / voorzitter van het College van Bestuur. De stemverhouding tussen bestuursleden is evenredig en besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen. De stuurgroep bestaat uit de contactpersonen van de instellingen. De contactpersonen worden aangewezen door de instelling die zij vertegenwoordigen. Elke instelling wordt vertegenwoordigd door één persoon, waarbij eveneens besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen en waarbij elke instelling een gelijke stem heeft.. De leden van de stuurgroep zijn verantwoordelijk voor een optimale samenhang en synergie van de activiteiten van E-merge met die van de eigen instelling Binnen E-merge zijn twee programmaleiders actief. Een onderwijskundig en een technisch programmaleider welke als taak hebben de projecten op inhoudelijke wijze te coördineren. Zij fungeren als verantwoordelijk manager en leggen verantwoording af aan de stuurgroep. Elk project valt onder de verantwoording van een projectleider. De projectleider is verantwoordelijk voor de inhoudelijke en organisatorische voortgang en afronding van het project. Wanneer een project zowel een technische als een onderwijskundige component heeft, legt de projectleider verantwoording af aan de programmaleider onderwijskundige projecten. Enkele ondersteunende staftaken vallen onder de verantwoordelijkheid van de penvoerder, de TU- Delft en worden verricht vanuit de organisatie van de penvoerder Totale structuur: gericht op betrokkenheid en effectiviteit De opzet van de organisatie van E-merge is zodanig ingericht dat zoveel mogelijk actieve betrokkenheid van de partners bij het consortium wordt bevorderd en mogelijk maakt. Die betrokkenheid komt op verschillende niveaus naar voren. Het accent ligt bij de projecten. Dat betekent dat het consortium een lichte topstructuur heeft. De betrokkenheid van de partners wordt gecombineerd met effectiviteit, blijkend uit een heldere structuur voor de besluitvorming en de verantwoordelijkheid voor resultaten. De stuurgroep speelt een centrale rol bij de ontwikkeling en de implementatie van de projecten. De stuurgroep vervult de regierol in het consortium. De stuurgroep is verantwoordelijk voor de selectie, beoordeling en uitvoering van projecten. De resultaten van het consortium moeten vooral blijken op het niveau van de opleidingen bij de aangesloten instellingen. Dat betekent dat de opleidingsdirecteuren en decanen van faculteiten, maar ook de docenten van de opleidingen intensief betrokken dienen te worden bij de projecten. Zij kunnen uiteindelijk het beste beoordelen welke vernieuwingen relevant en wenselijk zijn. Een team van twee programmaleiders is, in opdracht van de stuurgroep, verantwoordelijk voor het indienen van projectvoorstellen en de realisatie van de projecten. De beide programmaleiders zijn verantwoordelijk voor de twee deelterreinen binnen het consortium, namelijk onderwijskundige en technische samenwerking. Elk project kent een projectleider die direct rapporteert aan één van de programmaleiders (zie verder onder projecten ). Bplan E-merge 3.1.def..doc 17 van 61

18 Stuurgroep: duidelijke verantwoordelijkheden De aangesloten instellingen zijn via hun instellingscontactpersonen vertegenwoordigd in de stuurgroep. De instellingscontactpersonen zorgen voor het betrekken van de geschikte personen en partijen vanuit hun eigen organisatie bij het consortium en de diverse projecten. Verder dragen zij verantwoording voor de procesbewaking en de voorbereiding van de bestuursvergaderingen. Communicatie is een van de succesfactoren in het consortium en is een belangrijke prioriteit voor de stuurgroep. Er wordt daartoe een communicatieplan opgesteld. Binnen de stuurgroep wordt een aantal functies en aandachtsvelden duidelijk benoemd en verdeeld teneinde te komen tot een heldere structuur en actieve inbreng van de partners. Leden van de stuurgroep kunnen zelf geen project- of programmaleider zijn. De voorzitter van de stuurgroep wordt door het bestuur aangewezen. Voorgesteld wordt de voorzitter te benoemen voor de eerste fase van het project Programma s en projecten : focus op onderwijskundige innovatie binnen / tussen opleidingen In de eerste fase van E-merge worden enkele duidelijke prioriteiten aangegeven (zie de uitwerking in de volgende hoofdstukken). Deze prioriteiten hebben het karakter van programma s waaraan individuele projecten zoveel mogelijk gerelateerd dienen te worden. Een criterium voor elk project is de relevantie voor de opleidingen in de betreffende instellingen. Uit het projectplan moet ook blijken hoe de vertegenwoordigers van opleidingen actief worden betrokken bij het project. Technische projecten zijn faciliterend voor onderwijskundige / inhoudelijke projecten. Uit ieder projectplan zal duidelijk moet blijken hoe de technische voorzieningen (netwerken, hardware, software, etc.) bijdragen aan onderwijskundige vernieuwingen op het niveau van opleidingen. Naast de technische projecten is realisatie van basis infrastructuur een solide basis voor de duurzaamheid van het samenwerkingsverband. De voorgestane samenwerking op het niveau van de basisvoorzieningen heeft een grote uitstraling naar de andere instellingen. Bij de verdere uitwerking van de portefeuille met projecten dient serieus aandacht besteed te worden aan fasering, met name waar het gaat om de technische projecten. Eerst zal duidelijk moeten zijn welke onderwijsvernieuwingen nagestreefd worden, voordat definitief besloten kan worden over de technische projecten in het consortium. Om de effectiviteit te vergroten en de beperkte middelen zo goed mogelijk aan te wenden, zal bij de uitwerking van projecten zoveel mogelijk aangesloten moeten worden bij bestaande initiatieven. Er zal maximaal worden samengewerkt met de SURF organisatie. Bplan E-merge 3.1.def..doc 18 van 61

19 4.2. Bedrijfsconcept Bij de wijze van samenwerken wordt een grote mate van openheid en transparantie binnen en tussen de deelnemende instellingen nagestreefd. Binnen dit businessplan worden slechts de randvoorwaarden en de doelstellingen geformuleerd. Hoe de projecten concreet worden uitgewerkt is onderdeel van het takenpakket van de betreffende programmaleider en projectleider onder verantwoordelijkheid van de stuurgroep. De projectleider van elk project is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het project en de implementatie ervan. Om een hoog niveau van inzet in kwalitatieve en kwantitatieve wijze vanuit de betrokken instellingen te garanderen, heeft de projectleider de bevoegdheid om iemand wel of niet te accepteren bij het project. Uitgangspunt bij financiering: pilots en opzetten van ondersteunende modules en de bijbehorende ondersteuning zelf en dergelijke worden gefinancierd vanuit het consortium. Hierna zijn de kosten voor continuering / exploitatie voor rekening van de instellingen zelf Juridische structuur Instellingen zijn middels de aanvraag een samenwerkingsovereenkomst aangegaan. De basis van deze samenwerking is voor de jaren 2003 t/m 2004 het voorliggende businessplan. Bplan E-merge 3.1.def..doc 19 van 61

20 4.4. Functies, taken en profielen Omvang Functie Taken Profiel p.m. Bestuur Nemen van besluiten Lid CvB p.m. Voorzitter stuurgroep 0.2 fte p.p. 1.0fte (totaal) 0.5 fte p.p. Variabel per project aangege ven Lid stuurgroep Staffunctie Programmaleider Projectleider Agenda Voorzitter vergadering stuurgroep Plannen vergaderingen Voorbereiden van besluiten Verantwoording naar OC&W Voorbereiden tweede fase Beoordelen, goedkeuren en prioriteren van projecten Coördinatie en disseminatie binnen en buiten de instellingen. Makelaars functie tussen instellingen Ontwikkelen strategische visie Verantwoordelijk voor de procesbewaking en de voorbereiding van de bestuursvergaderingen. Organisatie Secretariaat Financial control Projectadministratie Rapportages Facturatie Lid van programmateam Verantwoordelijk voor het indienen van projectvoorstellen Monitoren lopende projecten Initiëren van nieuwe projecten Onderlinge afstemming met andere projecten Rapportage aan stuurgroep Budgetverantwoordelijk Verantwoordelijk voor de sturing en uitvoering van projecten Rapportage aan programmaleider Inbreng van kennis en ervaring Kwaliteitsborging Uitdragen van het werk in de vorm van publicaties, bijdragen aan congressen Bestuurlijke ervaring Leiderschap Gericht op samenwerking Kennis van structuren binnen de instellingen Vertegenwoordiger van de instelling Gericht op samenwerking Gericht op samenwerking Resultaatgerichte instelling Communicatieve vaardigheden Inspirerend Gedreven Teamspeler Initiatiefrijk 3-5 jaar ervaring met ICTO projecten Inhoudelijk bekwaam Communicatieve vaardigheden Kostenbewust Flexibel Projectmatige, resultaat- en klantgerichte instelling Bplan E-merge 3.1.def..doc 20 van 61