Vragen raadsleden cie. RR n.a.v. te behandelen raadsvoorstellen (inclusief antwoorden)

Transcriptie

1 Vragen raadsleden cie. RR n.a.v. te behandelen raadsvoorstellen (inclusief antwoorden) Raadsvoorstel : Onderzoek naar aanbesteding project Huis van de Sport Indiener Nr. Vraag en antwoord D66 1. p 5: Zijn er n.a.v. de bespreking met de opdrachtgever nog veranderingen doorgevoerd in het conceptrapport? Zo ja, welke? Op 23 januari heeft Fakton de ambtelijk opdrachtgever (gemeentesecretaris Bekkers) het eerste hoofdstuk van het rapport met daarin 20 conclusies toegezonden. Met dit concept als basis heeft Fakton in de daaropvolgende week een volledig rapport d.d. 3 februari opgesteld. De ambtelijk opdrachtgever heeft het rapport voornamelijk getoetst op leesbaarheid en op de vraag of het rapport een antwoord geeft op de gestelde onderzoeksvragen. Naar aanleiding hiervan heeft de ambtelijk opdrachtgever Fakton het verzoek gedaan het rapport nog eens expliciet te toetsen op het aspect informatievoorziening naar het college van B&W, conclusies en Het rapport is op 6 februari geaccepteerd door de ambtelijk opdrachtgever. Onder andere ten behoeve van bespreking in de begeleidingsgroep van 7 februari. Met de volledige begeleidingsgroep is dit besproken. Naar aanleiding van het overleg met de begeleidingsgroep, zijn er nog enkele kleine wijzigingen (overwegend zaken die de eindredactieslag betreffen) doorgevoerd die geen wezenlijke bijstelling vormde van het rapport d.d. 3 februari. Ten opzichte van het eerste concept bevat het rapport d.d. 3 februari één extra conclusie. Dit betreft conclusie waarvan de onderzoekers bij het voeren van de redactie van mening waren dat die diende te worden toegevoegd. Bij het voeren van de eindredactie is tevens de volgorde van de conclusies gewijzigd. Dit omwille van de leesbaarheid van het rapport. Onafhankelijkheid was voor Fakton een belangrijke randvoorwaarde voor de uitvoering van het onderzoek. Fakton heeft dit van tevoren in onze aanbieding vastgelegd en herhaald in de rapportage in paragraaf (Visie Fakton op het onderzoek). Met de aanpak die Fakton heeft gevolgd voor de uitvoering van het onderzoek (paragraaf ) hebben zij kunnen voldoen aan de door Fakton gehanteerde randvoorwaarden. De begeleidingscommissie en het college hebben pas kennis genomen van het rapport van Fakton, nadat de ambtelijk opdrachtgever deze had geaccepteerd. D66 2. p 5: Wat hield de procesmatige begeleiding door de begeleidingsgroep in? Zijn alle leden van de begeleidingsgroep akkoord gegaan met het rapport en de gevolgde procedure? Zijn de conclusies door alle leden onderschreven? De rol van de begeleidingscommissie (die in de begeleidingscommissie ook zo is besproken) was om eventuele bijstellingen van de vastgestelde opdracht vast te stellen (dit bleek niet nodig), om afspraken te maken over de planning (dit heeft geleid tot een brief aan de Raad met verzoek om uitstel) en om te toetsen of de opdrachtgever het rapport terecht heeft geaccepteerd door te controleren of aan de opdracht is voldaan. Het rapport is zonder nader commentaar door de Begeleidingscommissie aan het College gestuurd. Het rapport is door de volledige begeleidingscommissie geaccepteerd. D66 3. p 9: Ten aanzien van verzwaring voorwaarden voor marktpartijen. Het rapport geeft als voorbeeld hiervan dat in de gemeentelijke uitvraag de voorwaarde was opgenomen om eerst een topsporthal te realiseren alvorens woningbouw gestart mag worden. Dit stond echter ook al in de Financiële kaders van de raad (onder nr. 2 '"Nadat de sporthal is gebouwd worden de kavels voor woningbouw om niet aan de bouwer overgedragen" ) EN in de 1

2 Raamovereenkomst. Deze zijn ook opgestuurd aan geïnteresseerde marktpartijen. Hoe nu is dit een verzwaring i.p.v. bevestiging van de door de raad gestelde kaders? De betreffende passages zijn opgenomen in documenten die zijn opgesteld als uitwerking van het kaderbesluit Huis van de Sport zoals vastgesteld door de gemeenteraad op 18 februari Het gaat dan om de documenten Memo financieel kader en de Raamovereenkomst. Beide documenten hebben deel uitgemaakt van de aanbestedingsdocumenten. D66 4. p 10: U constateert dat bij het Plan van Aanpak ' Aanbesteding Huis van de Sport' (onderdeel van het kaderbesluit) geen financiële onderbouwing is geleverd, o.a. vanwege de "bestuurlijke en politieke ambitie om het project verder te brengen". 1. Was deze financiële onderbouwing wel voorhanden bij de ambtelijke organisatie en is deze niet onder de aandacht van de raad gebracht? 2. Of was deze überhaupt niet voorhanden? 3. Indien wel voorhanden: heeft u deze gezien en hoe zag de business case er hier uit? In november 2008 heeft het college de gemeenteraad per brief geïnformeerd het initiatief Huis van de Sport verder te brengen naar een kaderbesluit (B&W ). Als bijlage bij deze brief is een vertrouwelijk memo gevoegd waarin wordt gereageerd op het externe advies van het adviesbureau More voor You. In dit memo wordt gereageerd op de financiële haalbaarheid van het project die volgens het memo zou resulteren in een tekort tussen de 15 en 25 miljoen netto contante waarde. Dit memo heeft vertrouwelijk ter inzage gelegen in het Huis van de Raad. In de voorbereiding op het kaderbesluit is in het college in september 2009 een presentatie gegeven waarin wordt aangegeven dat ambtelijk een groot tekort wordt voorzien. Er wordt ambtelijk een tekort voorzien van 74 miljoen euro, die met bijstellingen van de ambities mogelijk teruggebracht kan worden naar een tekort van ca. 32 miljoen. Zoals Fakton ook in haar feitenrelaas aangeeft, is vervolgens de keus gemaakt de financiële onderlegger geen rol te laten spelen in de bestuurlijk afweging of de markt benaderd wordt. Uiteindelijk is besloten om de markt te laten reageren op de propositie en de financiële haalbaarheid door de markt te laten toetsen in een aanbestedingsprocedure. D66 5. p 33: 1. Naar nu blijkt is de "onafhankelijk voorzitter" bevriend met dhr. Brandjes van De Raad en met initiatiefnemer Ahsmann. Dit werpt de vraag op hoe de selectieprocedure is verlopen: hoe is hij geselecteerd, wie heeft hem voorgedragen? 2. Wat was de taakomschrijving van de onafhankelijke voorzitter? De onafhankelijk voorzitter is via een selectieprocedure geworven. De selectieprocedure leverde uiteindelijk 2 mogelijke kandidaten op. Vanwege procesoverwegingen heeft de ambtelijk opdrachtgever uiteindelijk gekozen voor de voorkeurskandidaat van de stichting Huis van de Sport. De ambtelijk opdrachtgever was er van overtuigd dat deze kandidaat de rol van onafhankelijk en een kwalitatief goed voorzitter kon vervullen. De taakomschrijving bestond uit het technisch voorzitten van de consultatiegesprekken met de 3 marktpartijen. CDA 6. Wethouder De Wit heeft tijdens de commissievergadering van 1 maart jl. aangegeven dat er een verkenning was gemaakt waaruit in eerste instantie een tekort van 30 miljoen bleek en later zelfs een tekort van 74,- miljoen. Wie heeft deze verkenningen gemaakt? In de antwoorden op de vragen D66 is op 1 maart jl. het volgende geschreven: In november 2008 heeft het college de gemeenteraad per brief geïnformeerd het initiatief Huis van de Sport verder te brengen naar een kaderbesluit (B&W ). Als bijlage bij deze brief is een vertrouwelijk memo gevoegd waarin wordt gereageerd op het externe advies van het adviesbureau More for You. In dit memo wordt gereageerd op de financiële haalbaarheid van het project die volgens het memo zou 2

3 resulteren in een tekort tussen de 15 en 25 miljoen netto contante waarde. Dit memo heeft vertrouwelijk ter inzage gelegen in het Huis van de Raad. In de voorbereiding op het kaderbesluit is in het college in september 2009 een presentatie gegeven waarin wordt aangegeven dat ambtelijk een groot tekort wordt voorzien. Er wordt ambtelijk een tekort voorzien van 74 miljoen euro, die met bijstellingen van de ambities mogelijk teruggebracht kan worden naar een tekort van ca. 32 miljoen. De verkenningen zijn in september 2009 op initiatief van de afdeling Vastgoed en grondzaken (VAG), opgesteld. In de beantwoording van de vragen van D66 is aangegeven dat deze verkenning in de voorbereiding op het kaderbesluit is gepresenteerd aan het college. Zoals ook aangegeven tijdens de bespreking in de commissie, blijkt uit nader onderzoek dat dat niet het geval is geweest. De verkenningen zijn gepresenteerd aan de toenmalige portefeuillehouder en de stuurgroep Huis van de Sport. Dit betekent dat de verkenningen uit september 2009 niet gedeeld zijn met college en raad. De voormalig portefeuillehouder dhr. Witteman zegt in een mail aan de gemeentesecretaris op 10 maart jl. hierover: Het feit dat de ontwikkeling van Huis van de Sport bij een conventionele manier van ontwikkelen financieel onhaalbaar zou worden was een bekend gegeven. Dat heb ik bij de behandeling van de voorstellen ook nooit onder stoelen of banken gestoken. Juist daarom zijn we destijds op zoek gegaan naar een hele andere manier van aanbesteden. Op grond van adviezen van mensen als o.a. Friso de Zeeuw en Peter de Rooij, beide zeer deskundig op het gebied van innovatieve Gebiedsontwikkeling en pps constructies hebben we uiteindelijk gekozen voor de aanbesteding van een gebiedsconsessie door middel van een op concurrentie gerichte dialoog. Het bijzondere aan deze vorm van aanbesteding is dat je de ontwikkelaars in concurrentie een plan laat ontwikkelen waarbij ze op zoek gaan naar creatieve oplossingen om binnen van tevoren vastgestelde financiële kaders te blijven. Op grond hiervan is het dus niet zinvol om vooraf zelf financiële verkenningen te laten maken. Een ambtelijke organisatie kan vooraf immers nooit kan inschatten welke oplossingen marktpartijen zullen aandragen om een financieel tekort te reduceren. Omdat de aanbesteding vervolgens zo in elkaar zat dat bij een tekort geen aanbesteding zou plaatsvinden, liep de gemeente op dat punt slechts een beperkt risico. Het besluit om de berekening niet verder te brengen is dus genomen op grond van het feit dat deze informatie niet relevant was voor het proces. Het was immers logisch dat ze een tekort lieten zien, maar het waren berekeningen van plannen die het nooit zouden worden. Ik heb commissie en raad bij verschillende gelegenheden steeds voorgehouden dat Huis van de Sport bij een conventionele projectontwikkeling onhaalbaar zou zijn. CDA 7. Waarom zijn er in 2009 opnieuw financiële verkenningen gemaakt? In 2008 waren er immers al verkenningen naar de Raad gestuurd? In 2008 zijn er op basis van het ruimtelijke programma, dat door de initiatiefnemers werd ingebracht, berekeningen gemaakt welke zijn doorgerekend samen met de stedenbouwkundige en planeconoom van de initiatiefnemers. De berekeningen waren gebaseerd op marktprijzen en eenheidsprijzen van dat moment en rekening houdend met de beleidsuitgangspunten op het vlak van parkeren. Deze berekeningen vormden een reactie op het rapport van More for you. In 2009 heeft VAG opnieuw berekeningen gemaakt en gepresenteerd aan de portefeuillehouder. VAG wilde duidelijk maken dat het, inmiddels aangepaste programma van de initiatiefnemers met betrekking tot het Huis van de Sport,nog steeds tot een groot tekort zou 3

4 leiden. Ook wilde VAG laten zien dat,als de bedenkbare optimalisaties zouden worden begroot zou, dit nog steeds tot een aanzienlijk tekort zou leiden. Deze presentatie is overhandigd op 9 september 2009 aan de portefeuillehouder met als doel om deze, via de portefeuillehouder, alsnog bekend te laten worden bij het college. De portefeuillehouder heeft dit niet willen doen vanwege zijn overtuiging dat de markt met creatievere oplossingen zou komen dan de gemeente kon bedenken. Volgens VAG heeft de voormalig portefeuillehouder expliciet aan de afdeling VAG aangegeven geen financiële paragraaf, met daarin opgenomen de financiële haalbaarheid van het project, te willen voor het aanbiedingsformulier met betrekking tot het kaderbesluit Huis van de Sport. De portefeuillehouder vond dit, aldus VAG, niet relevant voor het proces. Wel is de aanbeveling van VAG overgenomen dat het in de juridische contracten duidelijk zou moeten zijn, dat realisatie door de gemeente zelf, financieel niet tot de mogelijkheden zou behoren. CDA 8. Welke uitgangspunten zijn gehanteerd bij het opstellen van deze verkenningen uit 2009 (met tekorten van 30,- respectievelijk 74,- miljoen)? De volgende uitgangspunten zijn tijdens de ambtelijke verkenningen van september 2009 gehanteerd: Stedenbouwkundig plan Uitgeefbaar Niet uitgeefbaar Totaal Commercieel/Topsporthal m m2 (gestapeld) Rugbyvelden (2 stuks) m m2 Voetbalvelden (7 stuks) m m2 Woningbouw m m m2 Openbare ruimte m m2 Parkeren woningbouw (ondergronds) Parkeren commercieel/sport (ondergronds) Totaal oppervlak m m m2 Percentage 67% 33% 100% Het meest realistisch scenario kwam uit op een tekort van circa 74,- mln. In dit scenario waren de volgende optimalisatiemogelijkheden nog niet meegenomen: Bovengronds parkeren i.p.v. ondergronds parkeren ten koste van een sportveld, Parkeerregime voor de buurt invoeren waardoor er opbrengsten aan het parkeren konden worden toegerekend, Boekwaarde Steenopslag negeren, Afzien van sociale woningbouw, Kostenneutrale exploitatie van de Topsporthal, Aanbestedingsvoordelen, Als men bovenstaande uitgangspunten veranderd wordt het tekort van circa 74,- mln. verminderd met circa 42,- mln. tot een tekort van circa 32,- mln. CDA 9. Hoe verklaart het college het verschil in uitkomsten tussen het tekort van 15,- tot 20,- miljoen uit de financiële verkenning van 2008 die naar de Raad is gegaan en de tekorten die uit de financiële verkenningen uit 2009 naar voren zijn gekomen? 4

5 De ambtelijke verkenning uit 2008 was een reactie op het rapport van More for You. Dit bureau heeft een aantal andere uitgangspunten gehanteerd dan de gemeente mogelijk achtte op dat moment. De volgende belangrijkste verschillen zijn onder andere geconstateerd: Dit bureau ging uit van maaiveld en/of half verdiepte parkeerplaatsen en de gemeente van half verdiepte en/of volledig verdiepte, Dit bureau ging uit van hoge parkeeropbrengsten en de gemeente niet, Dit bureau hanteerde een lagere parkeernorm dan de gemeente normaliter voorschrijft, Dit bureau ging niet uit van sociale woningbouw in het project, Dit bureau ging uit van circa 700 appartementen in het gebied, waarbij de prijzen van de woningen veel harder stegen dan de kosten van dit product. De gemeente achtte dit niet realistisch met het oog op de ontstane financiële crisis in (verschil circa 7,- mln.) More for You presenteerde hierdoor een rapport waarbij een positief resultaat van 8,- mln. werd getoond. De gemeente heeft dit rapport nagerekend met de hierboven genoemde gewijzigde uitgangspunten en kwam tot de conclusie dat hierdoor het project zou eindigen op een tekort van 15,- tot 25,- mln. Een verslechtering van circa 30,- mln. De ambtelijke verkenning uit 2009 was gebaseerd op een ander programma. Een programma waar meer ambities waren toegevoegd op het vlak van sportvoorzieningen en sportgerelateerde voorzieningen, waardoor er minder fysieke ruimte overbleef voor kostendragers als woningbouw. CDA 10. Wie was opdrachtgever tot het maken van de financiële verkenningen zoals die in 2009 zijn opgesteld (met tekorten van 30,- respectievelijk 74,- miljoen)? De verkenningen zijn op eigen initiatief door de afdeling VAG opgesteld. CDA 11. Waren de verkenningen met tekorten van 30,- miljoen respectievelijk 74,- miljoen gereed voordat het Kaderbesluit Huis van de Sport werd genomen (lijkt er wel op: 2009 waren ze gereed)? Ja, de verkenningen dateren van 7 september Het kaderbesluit is op 15 december 2009 door het college vastgesteld. Overigens maakten de financiële verkenningen van 7 september 2009 geen deel uit van dit kaderbesluit. Alleen de portefeuillehouder was op de hoogte van deze ambtelijke verkenningen. CDA 12. Wethouder De Wit merkt op dat de verkenningen uit 2009 niet naar het college en de Raad zijn gegaan. Waarom zijn deze financiële verkenningen niet in het college besproken en later doorgestuurd naar de Raad? Waarom zijn deze gegevens ook niet in een later stadium alsnog beschikbaar gesteld? De voormalig portefeuillehouder zag geen redenen om de financiële verkenningen van september 2009 te delen met het toenmalige college. Ook het opnemen van de verkenningen in het kaderbesluit paste volgens de voormalig portefeuillehouder niet in de gekozen aanbestedingsprocedure. Hier verschilden VAG en de portefeuillehouder ernstig van mening. Uiteindelijk heeft dit geresulteerd in het niet opnemen van de financiële haalbaarheid in de financiële paragraaf van het kaderbesluit. Met de kennis van nu, en aan de hand van de conclusies van Fakton was het onverstandig dat deze gegevens geen onderdeel hebben gevormd van het kaderbesluit. Tot het rapport van Fakton, waren de financiële verkenningen van september 2009 niet bekend bij het college en de huidige portefeuillehouder. 5

6 CDA 13. De businesscase van Rebel liet een tekort zien van 40,- miljoen. Dat betekent dat er drie financiële verkenningen met een fors tekort lagen en een businesscase met een fors tekort. Over welke aanwijzingen beschikte het toenmalige college dat verondersteld mocht worden dat er vanuit de markt zoveel creativiteit gegenereerd zou worden dat deze tekorten alsnog weggewerkt zouden kunnen worden? Het toenmalige college had geen aanwijzingen anders dan de absolute overtuiging van de initiatiefnemers dat er een haalbaar plan te realiseren zou zijn voor het project Huis van de Sport. De voormalig portefeuillehouder geeft aan dat het doorlopen van een aanbestedingsprocedure gebaseerd op een concurrentiegerichte dialoog de enige mogelijkheid was om het plan mogelijk te maken. CDA 14. Is de wethouder van mening dat de meest gunstige uitkomst destijds aan de Raad is gepresenteerd? Indien hij dit van mening is, hoe verhoudt zich dit naar zijn opvatting tot het rapport Leiden, Stad van Ambities? Ja, destijds is bij het kaderbesluit ten onrechte de informatie over financiële haalbaarheid, zoals weergegeven in een tweetal ambtelijke verkenningen, niet meegenomen. Door het opnemen van informatie over de financiële haalbaarheid, was er wellicht het besluit genomen om geen aanbestedingsprocedure op te starten. Bij het aantreden van de huidige wethouder was de aanbesteding in volle gang. Pas na de (eerste) consultatieronde was het mogelijk om een go/no go beslissing te nemen. Juist in het licht van het rapport, Leiden Stad van ambities heeft het college in oktober 2010 de beslissing genomen het aanbestedingstraject stop te zetten. Een beslissing die door het rapport van Fakton als juist wordt beschouwd. 6