Startgids 013 Factuur dummyklanten

Transcriptie

1 Startgids 013 Factuur dummyklanten In deze startgids staat aangegeven hoe u een factuur kunt aanmaken met gebruik van dummyklanten in de Safe Concept webapplicatie

2 Inhoud Factuur... 3 Waarom een dummyklant?... 4 Dummyklant Particulier en Algemeen bedrijf

3 Factuur Facturen kunt u aanmaken in de webapplicatie door in de navigatiebalk te kiezen voor het onderdeel Factuur. De enige menukeuze van Factuur is op dit moment Factuur. Indien noodzakelijk zal dit in de toekomst nog worden uitgebreid met extra functionaliteiten. Zoals u kunt zien op het scherm hiernaast zijn er in het onderdeel Factuur een aantal statussen mogelijk. Standaard staat het overzichtscherm zo ingesteld dat u alle facturen ziet. U kunt echter ook een selectie maken op datum. Tevens is het mogelijk aan te geven alleen debet of credit facturen te zien. De status van een factuur kan ook dienen als selectiecriterium. Verdere uitleg over de status van een factuur vindt u in startgids 011- Factuur statussen en sortering. Let op: gemaakte wijzigingen in selectiecriteria blijven onthouden de gehele tijd dat u ingelogd bent in de webapplicatie. Na een uitlog worden zij weer op de standaardwaarde geplaatst. 3

4 Waarom een dummyklant? Het is niet nodig voor elke klant waar u werk voor verricht of gaat verrichten een nieuwe klant aan te maken in de Safe Concept webapplicatie. In de Safe Concept webapplicatie is een mogelijkheid gecreëerd om met behulp van een tweetal dummyklanten te voorzien in de behoefte om snel een factuur te maken voor de juiste klant met de juiste gegevens. De gegevens op deze dummyklanten kunt u zo vaak wijzigen als u wilt en komen terug op de te maken factuur. U kunt op een later moment alsnog beslissen deze klant definitief op te nemen in uw account. Op dat moment maakt u gewoon een volledig nieuw klantnummer aan voor de betreffende klant. Op het tabblad Klantdetails in het hoofdscherm van factuur vindt u de invoervelden Klantnaam, BTW nummer en de adresgegevens van uw klant die terug gaan komen op de aan te maken factuur. In het volgende hoofdstuk zullen wij de verschillen van de twee dummyklanten toelichten en hoe u deze effectief kunt gebruiken bij de aanmaak van een nieuwe factuur voor een eenmalige klant. 4

5 Dummyklant Particulier en Algemeen bedrijf Er zijn twee verschillende dummyklanten te onderscheiden. Dummyklant Particulier met klantnummer 9080 is een klant met BTW Heffing (Nationaal) en zonder een G-Rekening. Dummyklant Algemeen bedrijf met klantnummer 9090 is een dummyklant met BTW Verlegd en met een G-Rekening. De twee dummyklanten zijn reeds beschikbaar in uw account. Ze zijn standaard aangemaakt toen uw account is geactiveerd. Omdat deze dummyklanten niet gewijzigd dienen te worden qua instellingen treft u ze niet aan in uw normale klantenlijst te vinden onder het onderdeel Klanten. De dummyklanten (en uw gewone klanten) komen naar voren indien u in het hoofdscherm van een nieuwe factuur kiest voor de knop achter Klantnaam. Bovenstaand scherm is het selecteer klantscherm. Indien u hier kiest voor één van de twee dummyklanten is het verplicht het tabblad van de Klantdetails in te vullen. In ons voorbeeld is er gekozen voor dummyklant Algemeen bedrijf met klantnummer Indien we nu direct verder gaan naar de factuurregels komt de volgende melding. 5

6 Deze melding komt alleen naar voren bij een selectie van één van de dummyklanten en vervolgens het niet invoeren van de verplichte velden welke aanwezig zijn op het tabblad Klantdetails. In deze startgids hebben wij deze melding laten terugkomen als voorbeeld. Het is van belang de correcte weg van invoer van een factuur te doorlopen bij de selectie van een dummyklant. Na de selectie van de dummyklant is dat direct de invoer van de gegevens op het tabblad Klantdetails te wijzigen en aan te vullen. Op het tabblad Klantdetails zijn een aantal invoervelden verplicht. Deze velden zijn rood omlijnd. De klantnaam Algemeen bedrijf kunt u aanpassen. Deze naam zal altijd weer terug komen als u een volgende keer weer de dummyklant Algemeen bedrijf met nummer 9090 selecteert. De invoervelden welke zichtbaar zijn op het tabblad Klantdetails zijn de invoervelden welke behoren bij onze dummyklant Algemeen bedrijf. Deze gegevens gaan we nu wijzigen in de gegevens van de klant waarvoor we eenmalig deze factuur maken. We passen het veld Klantnaam aan. We vullen alle velden in onder Adres. Nadat de gegevens ingevuld zijn kunt u deze opslaan met de knop Opslaan of u kunt direct verder met het aanmaken en aanvullen van de factuur door te klikken op Dagregistraties of Factuurregels. Dit is nu wel mogelijk zonder foutmelding. 6

7 Indien u een factuur wil maken voor een particulier waar u eenmalig aan factureert kiest u voor dummyklant Particulier met klantnummer Deze dummyklant heeft factuurinstellingen met BTW Heffing (Nationaal) zonder G- Rekening. De aanpassing en invul van de gegevens is gelijk aan zoals hierboven beschreven. Het gevolg van uw wijzigingen op het tabblad Klantdetails is dat op een uitdraai van de factuur de naam en adresgegevens zijn gewijzigd. Let op: bij een gewone klant is het niet noodzakelijk het tabblad Klantdetails te wijzigen. De gegevens die hier staan zijn identiek aan de gegevens uit de klantenkaart NAW-Gegevens. Let op: net zoals op de klantenkaart NAW-Gegevens zijn op het tabblad Klantendetails een aantal invoervelden verplicht. Deze velden worden indien niet ingevuld aangegeven met een rode omlijning. 7