Nieuwsbrief. Privacy en bescherming van persoonsgegevens. -Privacyprotocol behorende bij het Convenant Bestuurlijke en Geïntegreerde aanpak

Transcriptie

1 November 2015 Jaargang 5 Nieuwsbrief Privacy en bescherming van persoonsgegevens Inhoud -Privacyprotocol behorende bij het Convenant Bestuurlijke en Geïntegreerde aanpak - Bronbestanden gemeenten dienen te worden geüpdatet. IN DIT NUMMER -Privacyprotocol gereed Bronbestanden gemeenten updaten Graven Juridisch Advies Bongaertslaan BB Heerlen info@gravenadvies.nl

2 Convenant en Privacyprotocol RIECs-LIEC Vanaf januari 2013 is het nieuwe Convenant ten behoeve van de Bestuurlijke en Geïntegreerde Aanpak Georganiseerde Criminaliteit, Bestrijding Handhavingsknelpunten en Bevordering Integriteitsbeoordelingen (hierna het Convenant) van kracht. Het Convenant vervangt het Regionaal Convenant Geïntegreerde Aanpak Georganiseerde Misdaad voor de provincie Limburg. Tot het Convenant behoort het Privacyprotocol RIECs-LIEC, de werkprocesbeschrijvingen binnen de RIEC s en de bewerkersovereenkomst. Voornoemde documenten zijn aan het College bescherming persoonsgegevens ter beoordeling voorgelegd en akkoord bevonden. In Limburg heeft de Stuurgroep RIEC in september met de stukken ingestemd. Onlangs zijn deze aan de gemeenten toegstuurd. Het Privacyprotocol RIECs-LIEC heeft dwingende werking voor alle convenantpartners en geeft onder andere aan welke verstrekkingsmogelijkheden en -beperkingen voor de convenantpartners gelden. Het Privacyprotocol vormt de basis voor de door convenantpartners uit te voeren wettelijke (privacy) verplichtingen. Het protocol schrijft onder andere voor hoe open normen binnen de Wet bescherming persoonsgegevens dienen te worden ingevuld in het proces van de bestuurlijke en geïntegreerde aanpak. Op deze manier wordt bewerkstelligd dat gemeenten de verstrekkingen conform de Wbp landelijk op eenduidige wijze verrichten. In het kader van het Convenant is het van belang dat de convenantpartners persoonsgegevens met elkaar kunnen delen. Verschillende bestanden met persoonsgegevens, de zogenaamde Bronbestanden, zoals bijvoorbeeld vergunningen, belastingen en handhaving, kunnen worden bevraagd op gegevens zoals benoemd in de gegevenslijst die onderdeel uitmaakt van het Privacyprotocol. Op basis van het Convenant hebben gemeenten zich op bestuurlijk niveau gecommitteerd aan de bestuurlijke en geïntegreerde aanpak van georganiseerde criminaliteit. Implementatie van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) binnen de gemeentelijke organisatie in het kader van het Convenant, maar ook in het algemeen, is daarom van groot belang. Om immers van een rechtmatige gegevensuitwisseling te kunnen spreken, is het noodzakelijk dat de verwerkingen van persoonsgegevens binnen de gemeente waaruit in het kader van de bestuurlijke en geïntegreerde aanpak van de georganiseerde criminaliteit zal worden geput, zijn geconformeerd aan de Wbp. Hierna wordt beschreven welke stappen de gemeenten dienen te nemen om de privacy te actualiseren en welke bestanden het betreft. De lijst met Bronbestanden is opgesteld op basis van de gegevenslijst uit het Privacyprotocol. Het Privacyprotocol heeft dwingende werking voor alle convenantpartners; om van een rechtmatige gegevensuitwisseling te kunnen spreken, is het noodzakelijk dat de verwerkingen van persoonsgegevens binnen de gemeente zijn geconformeerd aan de Wbp. 2

3 a. Aanpassen en actualiseren van de beschrijvingen van de Bronbestanden en bijbehorende CBP-meldingen; Geadviseerd wordt de beschrijvingen van alle Bronbestanden en de bijbehorende CBP-meldingen te checken op actualiteit, juistheid en volledigheid. b. wijziging structuur verder verwerken van persoonsgegevens uit de Bronbestanden conform artikel 9 Wet bescherming persoonsgegevens; Nu de werking van het Convenant in de afgelopen jaren in omvang is toegenomen en vanuit een groot aantal Bronbestanden structureel een aanzienlijk aantal gegevens wordt geput, is bij het opstellen van het Privacyprotocol gekozen voor een werkwijze die een uitbreiding betekent van de doeleinden van de Bronbestanden waaruit wordt geput met een zogenaamd nevendoeleinde. Als uitgangspunt voor integer overheidsoptreden geldt immers dat overheidsorganen bij het uitvoeren van hun wettelijke taken en uitoefening van hun wettelijke bevoegdheden niet bewust, maar ook onbewust maatschappij ondermijnende activiteiten van criminele samenwerkingsverbanden dienen te faciliteren. Soms is dit uitgangspunt in enigerlei vorm geëxpliciteerd in bepaalde voorschriften met betrekking tot bijvoorbeeld het verlenen van een vergunning, in andere gevallen kan aan dit uitgangspunt gevolg worden gegeven binnen de discretionaire ruimte die overheidsorganen bij de uitvoering van hun taken hebben. Dit uitgangspunt impliceert dat overheidsorganen bij het verwerken van persoonsgegevens ten behoeve van de uitvoering van hun wettelijke taken of uitoefening van hun wettelijke bevoegdheden, in beginsel ook persoonsgegevens moeten kunnen verwerken om aan dat uitgangspunt te voldoen. Anders gezegd, gegevensverwerking in het kader van die taken en bevoegdheden kan als gerechtvaardigd nevendoel hebben dat maatschappij ondermijnende activiteiten door criminele samenwerkingsverbanden worden tegengegaan door bijvoorbeeld het weigeren of intrekken van vergunningen of subsidies, als de verlening of voortzetting daarvan dergelijke activiteiten zou faciliteren (bron: Privacyprotocol RIECs-LIEC en werkprocesbeschrijvingen). Geadviseerd wordt de doeleinden van de Bronbestanden uit te breiden met een nevendoeleinde. Op grond van artikel 9 van de Wet bescherming persoonsgegevens dient een nevendoeleinde verenigbaar te zijn met het hoofddoel. Ten aanzien van het geformuleerde nevendoeleinde dient derhalve de verenigbaarheidstoets ex artikel 9 Wet bescherming persoonsgegevens te worden uitgevoerd en vastgelegd. c. Privacy- en informatiebeveiligingsbeleid; De gemeente dient zorg te dragen voor een privacybeleid en een adequate beveiliging van persoonsgegevens. De Eerste Kamer heeft op 26 mei 2015 een wetsvoorstel aangenomen dat een meldplicht datalekken regelt. Updaten Bronbestanden gemeenten 3

4 Bronbestanden Met dit voorstel moet de verantwoordelijke bij een datalek, waarbij kans is op verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens, niet alleen een melding doen bij de toezichthouder, het College bescherming persoonsgegevens, maar ook de betrokkene informeren. Deze meldplicht geldt voor alle verantwoordelijken voor de verwerking van persoonsgegevens, zowel in de private als publieke sector. Als er geen melding wordt gemaakt van een datalek kan dit bestraft worden met een bestuurlijk boete van het Cbp. De datum van inwerkingtreding wordt bepaald bij koninklijk besluit. Het College bescherming persoonsgegevens gaat vooralsnog uit van inwerkingtreding per 1 januari Gemeente dienen met hun informatiebeveiligingsbeleid hierop te anticiperen. Het betreft de navolgende Bronbestanden die dienen te worden geconformeerd aan de Wbp: -Gemeentelijke belastingen; -WOZ-administratie; -Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (omgevingsvergunningen); -Drank- en horecawet vergunningen; -APV vergunningen; -Subsidies; -Bibob; -Pacht, huur, verhuur en ingebruikgeving van objecten en gronden; -Erfpacht, opstalrecht en erfdienstbaarheden; -Grondexploitatie en overige koop en verkoop; -Klachtenmeldpunt (klachten openbare orde en veiligheid) / Bel en Herstellijn; -Personeelsadministratie (en salarisadministratie); -Bezwaarschriften/Juridische Zaken; -Bestuurlijke handhaving. Per gemeente kan de tenaamstelling van de Bronbestanden verschillen; iedere gemeente dient te onderzoeken uit welke bestanden wordt geput ten behoeve van de bestuurlijke en geïntegreerde aanpak. 4

5 Graven Juridisch Advies is een zelfstandig en onafhankelijk adviesbureau op het gebied van privacy en bescherming van persoonsgegevens. Voor meer informatie neem contact op met mr. Charlotte Graven op of stuur een naar Opdrachtgevers privacy gemeenten - Veiligheidshuis Midden Limburg - Maastricht Bereikbaar - Gemeente Sittard-Geleen - Gemeente Valkenburg aan de Geul - Gemeente Maastricht - Gemeente Vaals - Gemeente Venlo - Regionale Sociale Dienst Pentasz Mergelland - Gemeente Eijsden-Margraten - Gemeente Gulpen-Wittem - ISD BOL (Intergemeentelijke Sociale Dienst Brunssum Onderbanken Landgraaf) - Gemeente Beek - Gemeente Roermond - Gemeente Onderbanken - Gemeente Brunssum - Gemeente Stein - Gemeente Maasgouw - Gemeente Weert - Gemeente Nederweert Graven Juridisch Advies Bongaertslaan BB Heerlen Telefoonnummer: of adres: info@gravenadvies.nl 5 Disclaimer: De inhoud van deze Nieuwsbrief is van informatieve aard en kan niet worden beschouwd als een juridisch advies in welke vorm dan ook. Ondanks de zorgvuldige samenstelling van de inhoud van deze nieuwsbrief kan Graven Juridisch Advies geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor schade, direct dan wel indirect, ten gevolge van eventuele fouten of vergissingen. Dit geldt zowel ten aanzien van de eigen content als ten aanzien van de door Graven Juridisch Advies aangeboden content die afkomstig is van derden.