Oproep voor de Algemene Ledenvergadering van de Vereniging Buurtraad Steenvoorde

Transcriptie

1 Oproep voor de Algemene Ledenvergadering van de Vereniging Buurtraad Steenvoorde Hierbij nodigen wij alle leden van de Vereniging Buurtraad Steenvoorde (VBS) uit tot het bijwonen van de algemene ledenvergadering, die zal worden gehouden op: Donderdag 24 april 2014 om uur in Stervoorde, Dr. H.J. van Mooklaan 1 te Rijswijk Agenda 1. Opening en mededelingen. 2. Verslag van de vergadering, gehouden op 18 april Vaststellen Jaarverslag a. Jaarverslag algemeen b. Financieel jaarverslag c. Verslag kascontrolecommissie 4. Vaststellen begroting Werkplan Benoeming leden kascommissie. 7. Bestuursverkiezing. a. Aftredend: de heer L.C. Vonk, secretaris b. Aftredend en herkiesbaar: de heer H.P. Bloemsaat, penningmeester c. Verkiesbaar: de heer F.F. Ninaber, secretaris d. Verkiesbaar: mevr. L. Altorf, bestuurslid PR/activiteiten Alle leden kunnen schriftelijk of mondeling hun stem uitbrengen. Eventuele tegenkandidaten kunnen zich per vóór de vergadering aanmelden bij secretaris@v-b-s.nl. 8. Gewijzigd Reglement werkwijze gecombineerde vergadering van het met de werkgroepen. 9. W.v.t.t.k. 10. Rondvraag en sluiting De op deze vergadering betrekking hebbende stukken worden per verspreid. Voorts liggen deze vanaf 11 april in de postbakjes in Stervoorde en zijn op 15 en 22 april ( s morgens) voor de leden af te halen in de bestuurskamer van de VBS in het wijkcentrum Stervoorde, Dr. H.J. van Mooklaan 1, Rijswijk. Het bestuur _ALV VBS_Agenda 1/1 C.J. van Vliet, voorzitter

2 Verslag van de Algemene Ledenvergadering van de Vereniging Buurtraad Steenvoorde Donderdag 18 april 201 om uur in Stervoorde, Dr. H.J. van Mooklaan 1; 2286 BA Rijswijk Aanwezige leden: VBS-bestuur: C.J. v. Vliet (voorzitter), H.P. Bloemsaat (penningmeester), L.C. Vonk (secretaris), S. Nelissen (lid), J. Eijkelhof (secr. ondersteuning & ontmoetingsochtend); BO De Strijp: J.G. Schot; BO Steenvoorde Noord: F. Kalse; BO Muziekbuurt: N. v. Geresteijn, A. Timmerman en Th. Warnink; Darten: W. Nijhuis; Schilderclub Stervoorde: S. Kromhout vd. Meer en S. Schuling, SC Muziekbuurt: Th. V. Leeuwen, W. Groeneveld, B. Theunissen, J. Rook; Muziek (SwOt): C. v. Delft; Ontmoetingsochtenden: A. v. Luyk en N. Breedijk; Bingo: W. Fortuin en N. Timan; Bridge: Y. Sloet tot Everlo; Klaverjassen: N. Bloemen; Vrouwendiscussiegroep: E. Gideonse Afwezige leden, met kennisgeving: VBS-bestuur: R. Borghart; G. Koers (Muziek SwOt); A. Bloemsaat (Dansen SCMB); J. Leidelmeijer (Country line dansen Go for It ); T. Bekink (Zo mi dansen); R. Fitz en A. Kooy (BO Steenvoorde Noord); S. Hoogenboom, A. Twilt en J. Vleghert (BO Steenvoorde Zuid); T. Hendriks (SCMB); E. vd Meer en C. Lieshout (bridge); Klaverjassen: H. vd. Wal. Leden vertegenwoordigd bij machtiging: Darten: E. Olgun en P.C. Stam. 1. Opening en mededelingen. a. De voorzitter, Ineke van Vliet, heet de aanwezigen van harte welkom. b. Er zijn 25 leden aanwezig, twee leden zijn per machtiging vertegenwoordigd. 14 leden hebben zich afgemeld. c. Ineke verteld dat de stukken, die tijdens de ALV worde besproken, al zijn voorgelegd aan de gecombineerde vergadering van het VBS-bestuur en de vertegenwoordigers van de werkgroepen (22/03/ 13). d. Bert leest de SMS voor, waarin Rob Borghart ons een goede vergadering wenst en waarin hij het klimaat van zijn vakantieverblijfplaats aangeeft (29 C). 2. Verslag van de vergadering, gehouden op 24 april Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld, onder dank aan de secretaris. 3. Vaststellen Jaarverslag a. Jaarverslag algemeen. Bert heeft de volgende errata aan het verslag toegevoegd: i. Paginanummering op titelblad: - Verwijder paginanummer. ii. Paginanummering op blz. 31: - Wijzig 31/41 in 31/40. iii. Bladzijde 35/40, onder Overzicht Bewonersorganisatie Steenvoorde Noord en Zuid : - Wijzig Straatspeeldag en burendag in Buitenactiviteiten. iv. Bladzijde 36/40, onder Toelichting op Exploitatierekening 2012 : - Wijzig Straatspeeldag in Buitenactiviteiten. v. Bladzijde 36/40, onder Toelichting op Exploitatierekening 2012 : - Voeg Sponsering burendag en Sponsering straatspeeldag samen tot één post Sponsoring buitenactiviteiten à 1600,= vi. vii. Bladzijde 38/40, onder Begroting 2012, boven Vereniging Buurtraad Steenvoorde, begroting 2014 : - Verwijder de gehele tekst (incl. kop) van Toelichting. T.b.v. de verzending naar externe relaties zal een beperkt aantal gecorrigeerde exemplaren van het gehele jaarverslag worden gedrukt _ALV VBS_Verslag 1/3 L.C. Vonk, secretaris

3 viii. Jacob Schot vraagt om een aantal gecorrigeerde exemplaren t.b.v. de rondgang met Burgemeester en Wethouders in Steenvoorde Noord en De Strijp (25/04/ 13). b. Financieel jaarverslag. i. Yvonne Sloet vraagt waarom er in 2012 geen rente is vermeld. Er is pas rente bijgeschreven in ii. Open activiteiten zijn activiteiten zoals bingo of zondagmiddag dansen, waarbij deelnemers gewoon kunnen binnenlopen. Bij clubactiviteiten is er sprake van deelnemers, die p.d. lid van de VBS zijn. iii. Het 40-jarig bestaan van de VBS, waarvoor geld is en wordt gereserveerd, zal plaatsvinden op 24 mei iv. I.v.m. een dreigend begrotingstekort in 2014 wordt besloten om m.i.v. 1 januari 2014 de eigen bijdrage van de deelnemers te verhogen naar 5,95 per maand (resp. 1,50 per keer). Van deze 5,95 is dan 4,10 bestemd voor de activiteit zelf (gelijk aan de huidige situatie) en 1,85 als maandelijkse afdracht aan de VBS (resp. 1,00 en 0,50 per keer). De penningmeesters van de sociaal culturele werkgroepen wordt verzocht dit besluit uit te voeren (m.i.v. 01/01/2014). v. Ineke wijst er op dat de financiële situatie nog kan wijzigen als de huren worden verhoogd (i.v.m. de huurharmonisatie) of als het subsidiebeleid wijzigt. c. Verslag kascontrolecommissie. De kascontrolecommissie heeft de financiële stukken van de penningmeester, Herman Bloemsaat, ontvangen en deze in orde bevonden. De ALV verleent het VBS-bestuur decharge voor het gevoerde financiële beleid. Het financiële jaarverslag 2012 wordt ongewijzigd vastgesteld. 4. Vaststellen begroting De begroting 2013 wordt ongewijzigd vastgesteld. 5. Werkplan Ineke licht kort de wijzigingen van het werkplan t.o.v. de versie 2013 toe. De vergadering heeft geen opmerkingen m.b.t. het Werkplan Benoeming leden kascontrolecommissie. a. Ineke bedankt de kascontrolecommissie voor hun inspanningen. b. Frans Kalse, thans lid van de kascontrolecommissie, wordt herkozen; Wim Nijhuis wordt als nieuw lid aangesteld. Nel Bloemen, thans lid van de kascontrolecommissie, zal reserve lid zijn. 7. Bestuursverkiezing. a. De voorzitter spreekt haar spijt uit over het vertrek van Rob Borghart. Rob kan zijn bestuursfunctie niet meer naar eer en geweten combineren met zijn privéleven. Het bestuur zal hem missen. b. Saskia Nelissen is verkiesbaar als bestuurslid. Saskia vervult de functie bestuurslid PR & coördinatie activiteiten al bijna een jaar; het bestuur is bijzonder blij haar in het midden te hebben. Saskia wordt unaniem en onder applaus gekozen. c. Aftredend (cf. het rooster van aftreden) en herkiesbaar Bert Vonk, secretaris. Bert wordt unaniem en onder applaus herkozen _ALV VBS_Verslag 2/3 L.C. Vonk, secretaris

4 8. Gewijzigd Reglement werkwijze gecombineerde vergadering van het bestuur met de werkgroepen. a. Ineke licht de wijzigingen van het reglement kort toe. b. De werkgroepen Dansen zaterdagavond en Lees club zijn toegevoegd (onder resp. 3.5 en 3.11). c. Voorts is bij de werkgroep Bewonersorganisatie Muziekbuurt (onder 3.15) een zin toegevoegd over het Activiteiten Comité Muziekbuurt. d. Het reglement wordt vastgesteld. 9. Voorstel wijzigen logo s. Jacob Schot heeft voorgesteld om aan de logo s van de BO s en het wijkcentrum MB de tekst Vereniging Buurtraad Steenvoorde toe te voegen (zie voorbeeld BODS). Het bestuur heeft aan de intellectuele eigenaresse, Annemie Nienhuis (Puur Rood), verzocht om deze wijziging in concept uit te voeren. De vergadering stemt in met de wijziging. Het bestuur zal Annemie opdracht geven de wijziging uit te voeren. Bert zal, als de wijzigingen zijn uitgevoerd, de nieuwe logo s aan de besturen van de betrokken werkgroepen sturen. 10. Rondvraag. a. Jacob Schot kondigt het 15-jarig bestaan van de BODS aan. Het zal in en rond PleXat worden gevierd op 28/09/ 13. b. Jacob Schot wijst op de (fiets-)rondgang van (o.a.) burgemeester en wethouders door Steenvoorde Noord en De Strijp op 25/04/ 13.De rondgang start om 19:00 bij wijkcentrum Stervoorde en wordt om 20:00 beëindigd met een borrel in De Schilp (zie ook ). c. De vergadering neemt afscheid van Theo Warnink als secretaris van het bestuur van de BOMB. Ineke spreekt haar waardering uit voor Theo s inspanningen in de afgelopen jaren. Theo dankt de VBS voor de hem toegezonden bloemen. d. Saskia vestigt ieders aandacht op de website van de VBS: en geeft aan dat de website actiever zal worden gebruikt en ingericht. Bert vult dit aan met de mededeling dat de toekomstige uitnodigingen voor VBSvergaderingen niet meer de betreffende stukken als bijlage zullen hebben; deze zijn dan te vinden (en te downloaden) op de website. e. Bert vertelt kort over de problemen, die er (m.n. rond het tijdstip van de Kerstborrel) zijn geweest met de lijst van VBS-vrijwilligers. Deze lijst bevat alle leden van de groep oproepvrijwilligers, alle bestuursleden binnen de VBS en alle leden, die door de resp. besturen als vrijwilliger zijn aangemerkt. Na de ALV wordt een lijst gezonden naar de besturen van alle werkgroepen, waarop het huidige vrijwilligersbestand is vermeld. De besturen wordt verzocht deze lijst zorgvuldig te bezien op actualiteit en wijzigingen en/of aanvullingen door te geven aan het VBS-secretariaat. f. Herman verzoek alle leden de..@v-b-s.nl adressen te gebruiken. 11. Sluiting. Ineke sluit om 20:34 de vergadering en nodigt de leden uit om met het bestuur een drankje te nemen aan de bar van Stervoorde _ALV VBS_Verslag 3/3 L.C. Vonk, secretaris

5 VERENIGING BUURTRAAD STEENVOORDE (VBS) REGLEMENT WERKWIJZE GECOMBINEERDE VERGADERING VAN HET BESTUUR MET DE WERKGROEPEN (Vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering op 24 april 2014) 1. Algemeen Het bestuur is bevoegd werkgroepen in te stellen, die onder verantwoordelijkheid van het bestuur, bepaalde onderdelen van de taken van het bestuur kunnen uitvoeren De werkgroepen worden ingesteld door het bestuur De diverse werkgroepen stellen activiteiten voor en voeren die uit. Het bestuur beslist over de voorstellen, coördineert het jaarprogramma en stemt de diverse data op elkaar af Vertegenwoordigers van de werkgroepen worden benoemd door het bestuur op voorstel van de werkgroepen zelf Er zijn geen beperkingen in duur van het lidmaatschap van de werkgroep. 2. Gecombineerde vergaderingen Het bestuur kan conform artikel 14, lid 12 van de statuten de werkwijze van een gecombineerde vergadering regelen Het bestuur en de werkgroepen vergaderen naar behoefte Ten minste vier keer per jaar is er een gezamenlijke vergadering van het bestuur met één of twee vertegenwoordigers van de diverse werkgroepen. 3. De Werkgroepen. Bepalen zelf hoe vaak zij bij elkaar komen. Kiezen zelf een trekker/voorzitter en melden dit aan het bestuur. Deze trekker/voorzitter, eventueel vergezeld van een tweede vertegenwoordiger van de werkgroep, neemt deel aan een gecombineerde vergadering van bestuur met werkgroepen. Er zijn in principe 18 vaste werkgroepen, te weten: 3.1. Werkgroep Bingo. Taak: het maandelijks organiseren van een bingoavond Werkgroep Bridge. Taak: het tweemaal per week verzorgen van een bridgebijeenkomst Werkgroep Computergebruik op maat Taak: het behandelen van een aantal onderwerpen in 6 geplande lessen 3.4. Werkgroep Country Line Dancing. Taak: het wekelijks organiseren van bijeenkomsten, waar wordt gedanst op originele country, maar ook op eigentijdse muziek Werkgroep Creatieve Ochtenden. Taak: het organiseren van drie bijeenkomsten per maand, waar meerdere handvaardigheden worden geleerd. #VBS Reglement werkwijze gecombineerde vergadering bestuur & werkgroepen /3

6 3.6. Werkgroep Dansen zondagmiddag. Taak: het organiseren van maandelijkse dans- en ontmoetingsmiddagen op zondagmiddag. Tevens het organiseren van het jaarlijkse Koningsnachbal en van voorkomende festiviteiten Werkgroep Darten. Taak: het organiseren van wekelijkse bijeenkomsten, waar wordt gedart Discussie(werk)groep. Taak: het om de twee weken organiseren van een discussiebijeenkomst Werkgroep Klaverjassen. Taak: het wekelijks organiseren van een klaverjasbijeenkomst Werkgroep Kledingbeurs. Taak: het 2 x per jaar organiseren van een 2 e hands kinderkledingbeurs Werkgroep Muziek. Taak: het een maal per week maken van muziek Werkgroep Schilderclub. Taak: het driemaal per week verzorgen van bijeenkomsten, waar onder leiding wordt geschilderd Werkgroep Muziekbuurt Sociaal Cultureel. Taak: het organiseren van sociaal-culturele activiteiten: o bingo o computerlessen o country line dancing o dansles o handvaardigheden o klaverjassen, jokeren o muziek maken o muziek- en dansmiddag o schilderen o tai chi Werkgroep Bewonersorganisatie Muziekbuurt. Doel: Het bevorderen van sociale samenhang, leefbaarheid en veiligheid in de wijk, signaleren van problemen binnen de wijk. Een onderdeel van de bewonersorganisatie is een activiteiten comité met de doelstelling de bewoners meer bij evenementen te betrekken en zo de samenhang in de buurt te bevorderen Werkgroep Bewonersorganisatie Steenvoorde Noord. Doel: Het bevorderen van sociale samenhang, leefbaarheid en veiligheid in de wijk, signaleren van problemen binnen de wijk Werkgroep Bewonersorganisatie Steenvoorde Zuid. Doel: Het bevorderen van sociale samenhang, leefbaarheid en veiligheid in de wijk, signaleren van problemen binnen de wijk Werkgroep Bewonersorganisatie De Strijp. Doel: Het bevorderen van sociale samenhang, leefbaarheid en veiligheid in de wijk, signaleren van problemen binnen de wijk. 4. Inwerkingtreding. Dit reglement treedt in werking op het tijdstip, waarop het door de Algemene Leden Vergadering wordt vastgesteld. #VBS Reglement werkwijze gecombineerde vergadering bestuur & werkgroepen /3

7 C.J. van Vliet, voorzitter S.G.M.J. Nelissen, lid H.P. Bloemsaat, penningmeester L. Altorf, lid L.C. Vonk, secretaris #VBS Reglement werkwijze gecombineerde vergadering bestuur & werkgroepen /3

8 Vereniging Buurtraad Steenvoorde Vereniging Buurtraad Steenvoorde Machtiging tot Stemmen Zoals gesteld in artikel 16.3 van de Statuten van onze vereniging kunt u als stemgerechtigd lid volmacht verlenen om voor u te stemmen. Een dergelijke volmacht dient schriftelijk te worden opgegeven en voor aanvang van de Algemene Vergadering van Leden te worden ingeleverd bij de secretaris of bij de daartoe door de secretaris aangewezen persoon. Stemmachtiging voor de Algemene Vergadering van Leden op Ondergetekende: NAAM:. ADRES: POSTCODE EN PLAATS:. machtigt hierbij: NAAM:... ADRES:. POSTCODE EN PLAATS:. Op de Algemene Vergadering van Leden van de Vereniging Buurtraad Steenvoorde (VBS) namens hem/haar te stemmen. Machtiging tot Stemmen Zoals gesteld in artikel 16.3 van de Statuten van onze vereniging kunt u als stemgerechtigd lid volmacht verlenen om voor u te stemmen. Een dergelijke volmacht dient schriftelijk te worden opgegeven en voor aanvang van de Algemene Vergadering van Leden te worden ingeleverd bij de secretaris of bij de daartoe door de secretaris aangewezen persoon. Stemmachtiging voor de Algemene Vergadering van Leden op Ondergetekende: NAAM:. ADRES: POSTCODE EN PLAATS: machtigt hierbij: NAAM:.. ADRES:. POSTCODE EN PLAATS: Op de Algemene Vergadering van Leden van de Vereniging Buurtraad Steenvoorde (VBS) namens hem/haar te stemmen. Handtekening volmachtgever, Handtekening volmacht nemer, Handtekening volmachtgever, Handtekening volmacht nemer,