eherkenning aanschaffen en gebruiken

Transcriptie

1 eherkenning aanschaffen en gebruiken overzicht van de stappen om eherkenning te gebruiken bij iburgerzaken DATUM PLAATS AUTEUR FUNCTIE CLASSIFICATIE VERSIE 3 Den Bosch William van Haeff Business Consultant Vertrouwelijk Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden openbaar gemaakt of verveelvoudigd, opgeslagen in een dataverwerkend systeem of uitgezonden in enige vorm door middel van druk, fotokopie of welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directeur van PinkRoccade Local Governmentbv.

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Doel... 3 Wat is eherkenning? Positionering van de dienstverlening De ondernemer De gemeente De softwareleverancier de leverancier van eherkenningsmiddelen en de eherkenningsmakelaar E-herkennings niveau s Niveau 1 (Basis)... 5 Niveau 2 (Midden) Niveau 2+ (Midden Plus) Niveau 3 (Hoog)... 5 Niveau 4 (Zeer hoog) Het niveau voor de overlijdensaangifte van PRLG Aanvragen eherkenningsmiddel Connectie naar de aangifte bij de gemeente Gegevens die nodig zijn voor registratie Handleiding Digitale aangifte De URL naar de applicatie Start de link Authenticatie via eherkenning Verbindingsproblemen De aangifte uitvoeren Aandachtspunten voor de afspraken met de Gemeente Gemaakte afspraken /30

3 1 Inleiding 1.1 Doel Dit document geeft inzicht in de contact van eherkennig voor de dienst Aangifte Overlijden. Deze dienst zal in deze beschrijving steeds als voorbeeld dienen. 1.2 Wat is eherkenning? Bekijk de video op onderstaande website: https://www.eherkenning.nl/overheden/aansluiten-op-eherkenning/stap-2- betrouwbaarheidsniveaus/ De gemeente biedt digitale diensten zoals Overlijdensaangifte. De gemeente moet zorgen dat niet iedereen zo n aangifte kan doen en wil dat de ondernemer uniek geïdentificeerd wordt en dat vastgesteld wordt of de geïdentificeerde ondernemer de betreffende dienst wel mag afnemen. Voor die identificatie moet de ondernemer een zogenaamd eherkennings middel aanschaffen. Welke middel nodig is wordt bepaald door de dienst en de vertrouwelijkheid van de gegevens die de gemeente en ondernemer uitwisselen. De eherkenningsmiddelen kennen 5 niveaus. Voor de overlijdensaangifte is niveau 2+ vereist. De gemeente leidt ondernemers vanaf haar website door naar een zogenaamde eherkenningsmakelaar voor verificatie. Deze dienst is niet gratis en moet door de gemeente worden afgenomen bij een van de aanbieders van deze dienst. 1.3 Positionering van de dienstverlening Bij gemeentelijke digitale diensten voor organisaties zijn 4 partijen betrokken: -de ondernemer (bijvoorbeeld een stichting of bedrijf) -de gemeente -de software leverancier -de leverancier van eherkenningsmiddelen en de eherkenningsmakelaar Ieder heeft een rol in de tot realisatie van de dienstverleningsketen. De gemeente is verantwoordelijk voor het organiseren van de eherkenningsketen en PinkRoccade ondersteunt hierbij met name in de opstartfase en in de technische inrichting. Onderstaand worden de verschillende partijen en hun bijdrage toegelicht De ondernemer De ondernemer moet een eherkenningsmiddel afnemen dat past bij het niveau dat de gemeente vereist. Een eherkenningsmiddel is een middel dat toegang verschaft en dat dient om de gebruiker te identificeren. Verder moet de ondernemer afstemmen met de gemeente over welke diensten afgenomen kunnen worden en welk beveiligingsniveau geldt en dus welk eherkenningsmiddel. In dit geval eherkenning De gemeente De Gemeente is de aanbieder en dus verantwoordelijk voor het tot stand komen en in stand houden van de keten. De taken van de gemeente zijn: aanschaf en implementatie van een webtoepassing die eherkenning ondersteunt; 3/30

4 kiezen van een eherkenningsmakelaar en aanvraagproces doorlopen; implementeren en testen van de technische keten; betrekken en enthousiasmeren van ondernemers voor digitale diensten De softwareleverancier De software leverancier ondersteunt de gemeente bij het inrichten van de webapplicatie die eherkenning ondersteunt. Hierbij vindt de configuratie plaats van de applicatie door de leverancier de leverancier van eherkenningsmiddelen en de eherkenningsmakelaar De leverancier van de eherkenningsmiddelen en de eherkenningsmakelaar zorgt dat zowel aanbieder (gemeente) als afnemer (ondernemer) over de middelen beschikken om te verifiëren of ze samen een dienst kunnen afronden. Er zijn verschillende leveranciers van eherkenningsmiddelen. De uitvaartondernemer is vrij in de keuze hiervan. Op deze site staan de verschillende leveranciers: https://www.eherkenning.nl/inloggen-met-eherkenning/leveranciers/ 4/30

5 2 E-herkennings niveau s 2.1 Niveau 1 (Basis) Beveiliging op basis van gebruikersnaam en wachtwoord. De relatie tussen de aanvrager en het bedrijf wordt alleen gecontroleerd aan de hand van de Kamer van Koophandel-registratie. Geschikt voor bijvoorbeeld gemeentelijke lokale diensten zoals: Melden gebreken in de openbare ruimte Aanvraag afvalcontainer Inloggen Digitaal Loket / Ondernemersloket 2.2 Niveau 2 (Midden) Beveiliging op basis van gebruikersnaam en (sterk) wachtwoord. Een eherkenningsmiddel op niveau 2 is op basis van iets wat je weet (bijvoorbeeld een wachtwoord of een PIN-code). Bevoegdheidscontrole vindt plaats per dienst aan de hand van de Kamer van Koophandelregistratie. De registratie van gebruikers gebeurt op basis van een betrouwbaar brondocument. Geschikt voor bijvoorbeeld diensten als: Omgevingsvergunningen Registreren voor gepersonaliseerde portalen Wijzigingen doorgeven 2.3 Niveau 2+ (Midden Plus) Beveiliging op basis van gebruikersnaam, wachtwoord en eenmalig password via token of sms. Een eherkenningsmiddel op niveau 2+ is op basis van iets wat je weet (bijvoorbeeld een wachtwoord of een PIN-code) én iets wat je hebt of krijgt (SMS op een mobiele telefoon, een pasje of een token). Bevoegdheidscontrole vindt plaats per dienst aan de hand van de Kamer van Koophandelregistratie. De registratie van gebruikers gebeurt op basis van een betrouwbaar brondocument. De middelen worden uitgegeven via bijvoorbeeld aangetekende post. Geschikt voor bijvoorbeeld diensten als: Aanvraag subsidieregelingen Toegang tot (zorg)register 2.4 Niveau 3 (Hoog) 5/30

6 Beveiliging op basis van een gebruikersnaam, wachtwoord en een eenmalig password via token of via sms. Er vindt een bevoegdheidscontrole plaats aan de hand van de Kamer van Koophandel-registratie en een controle van persoonsgegevens via een origineel identiteitsbewijs en fysieke verschijning. De uitgifte aan gebruikers vindt betrouwbaar plaats, bijvoorbeeld via aangetekende post. Geschikt voor bijvoorbeeld diensten als: Aanbestedingsdocumenten PinkRoccade hanteert EH2+ als minimale niveau 2.5 Niveau 4 (Zeer hoog) Beveiliging op basis een PKI-certificaat. De wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming en de beheerder van de machtigingen dienen beiden fysiek te verschijnen en zich te legitimeren met een origineel identiteitsbewijs. Geschikt voor bijvoorbeeld diensten als: Het inzien van rechtbankgegevens Octrooiaanvragen 2.6 Het niveau voor de overlijdensaangifte van PRLG PinkRoccade hanteert niveau 2+ of 3. Zie afbeelding voor het meest uitgebreide proces (niveau 3). 6/30

7 3 Aanvragen eherkenningsmiddel Onderstaand een voorbeeld van een aanvraagformulier. Dit geeft een overzicht van de gegevens die nodig zijn voor de aanvraag en een kosten indicatie: 7/30

8 8/30

9 9/30

10 4 Connectie naar de aangifte bij de gemeente Om de aangifte te kunnen starten moet de volgende link gestart worden: https://gemeentenaam.iburgerzaken.nl/gaas-web/server/start/startoverlijdenzakelijk Vervang in de URL: de tekst gemeentenaam door de juiste gemeentenaam. 10/30

11 5 Gegevens die nodig zijn voor registratie Binnen iburgerzaken moeten de uitvaartondernemers geregistreerd worden die digitaal aangifte mogen doen. Onderstaande de gegevens die opgegeven moeten worden aan de gemeente. BSN Omschrijving kort Omschrijving lang Ingangsdatum Telefoonnummer KVK-nummer Organisatienaam Het BS-nummer van de gemandateerde Korte omschrijving Lange omschrijving Datum waarop de gemandateerde toegang heeft tot de digitale aangifte van de uitvaartondernemer voor de bevestigingsmails Telefoonnummer van de uitvaartondernemer of de gemandateerde. KVK nummer van 8 cijfers Officiële organisatienaam zoals bekend bij de KvK 11/30

12 6 Handleiding Digitale aangifte 6.1 De URL naar de applicatie De link naar de webapplicatie wordt verstrekt door de gemeente. Maak in uw browser een favoriet aan met hierin de juiste link. 6.2 Start de link Ga vanuit de zojuist aangemaakt link naar de webapplicatie. Het volgende scherm wordt dan getoond. Klik op Direct starten met de aangifte. 12/30

13 6.3 Authenticatie via eherkenning Na het starten van de aangifte verschijnt het volgende scherm. Klik dan op EH inloggen. U wordt nu doorgeleid naar de aanmeldpagina van eherkenning. Hou uw inloggegevens voor eherkenning bij de hand en uw mobiele telefoon voor de sms-bevestiging. Selecteer de leverancier waar u het eherkenningsmiddel heeft gekocht en klik op Ga verder>>. 13/30

14 TIP: Om de aanmelding de volgende keer sneller te laten verlopen kunt u de keuze Onthoud deze keuze aanvinken. Bij het volgende scherm moet u het niveau van uw eherkenningsmiddel kiezen: 2+ Het volgende scherm verschijnt: 14/30

15 Vier hier uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op volgende. Hierna wordt een sms verstuurd met een code. Pas als u deze ook heeft ingevuld op het vervolgscherm kunt u naar de volgende stap. Als de aanmelding succesvol was krijgt u een korte bevestiging. 15/30

16 6.4 Verbindingsproblemen Indien er tijdens de aanmelding een verbindingsprobleem optreedt krijgt u de volgende melding: In dit geval kunt u het beste de browser afsluiten en het korte tijd later nogmaals proberen. 16/30

17 6.5 De aangifte uitvoeren Na de authenticatie door eherkenning is uw identiteit vastgesteld en kent de applicatie uw KvK nummer. Als u samenwerkingsafspraken hebt gemaakt met de gemeente zal uw KvK-nummer hier geregistreerd zijn. En komt u op het eerste invoerscherm. Als u nog niet bent ingevoerd in het systeem, dan geeft de applicatie hier een melding van. Neem dan contact op met uw contactpersoon bij de gemeente. Indien uw registratie bij de gemeente correct is uitgevoerd dan verschijnt het volgende scherm (uiteraard met andere organisatie-gegevens). Selecteer bij AANGEVER de bekende gemandateerde persoon uit uw organisatie en ga naar volgende. Ook de gemandateerden worden geregistreerd bij de gemeente. Let op de contactgegevens. Vooral de is belangrijk voor een eventuele digitale bevestigingsmail. Gemeenten kunnen er voor kiezen om deze te versturen. 17/30

18 Na het controleren van de contactgegevens klikt u op Volgende. 18/30

19 U komt nu in de tweede stap van de aangifte. Om te borgen dat er geen foute persoonsgegevens worden opgehaald moeten een aantal kenmerken opgevoerd worden zodat de kans op foute identificatie uitgesloten wordt. Hou hier rekening bij in de contacten met de nabestaanden. Het gaat om de volgende gegevens: BSN Geboortedatum Achternaam Klik op controleren om de persoonsgegevens op te halen. De applicatie zal alleen gegevens ophalen en tonen als alle drie de kenmerken van toepassing zijn op een persoon in de Basisregistratie Personen. Let op de verplichte gegevens. Deze worden met een asterisk (*) gekenmerkt. 19/30

20 Als de getoonde gegevens niet overeenkomen met de gegevens waarover u beschikt kunt u de gegevens nogmaals opgeven door op Ander persoon te klikken. Verder hebt u de mogelijkheid om optionele gegevens op te geven. Het gaat dan om de volgende gegevensgroepen: Basisgegevens Partner Adres U maakt met de gemeente afspraken welke optionele gegevens u wel of niet moet invullen. 20/30

21 Tot slot kunt u een contactpersoon selecteren. 21/30

22 Na de gegevens van de overledene kunt u de gegevens van het overlijden vastleggen. Belangrijk is dat datum, tijdstip en oorzaak worden ingevoerd. Als de tijd niet bekend is moet dat opgemerkt worden. 22/30

23 U heeft de mogelijkheid om de gegevens van de arts op te geven. Dit zijn echter optionele gegevens. De Verklaring van de arts moet u wel uploaden. Zorg dus dat deze in digitale vorm op uw systeem beschikbaar is. Klik op volgende om de opties op te kunnen geven. 23/30

24 Hier selecteert u de opties die van toepassing zijn. Indien hier kosten aan verbonden zijn, dan worden deze ook getoond. In de afspraken met de gemeente wordt vastgelegd of de betaling meteen plaats moet vinden. In dat geval wordt u aan het einde naar ideal geleid voor de betaling. Het proces wordt afgesloten met een bevestiging van alle opgegeven data en opties. 24/30

25 25/30

26 Geeft op het eind van het formulier aan of u akkoord bent. 26/30

27 Na AKKOORD komt een scherm dat aangeeft of u de aangifte zonder meer kunt afronden of dat eerst betaling nodig is. In onderstaand scherm is geen sprake van betalen en gaat u naar de eindpagina waar u een samenvatting van de aangifte kunt downloaden. Hebt u met de gemeente afgesproken dat alle opties meteen afgerekend moeten worden dan klikt u op Aangifte bevestigen en betalen. Aan het einde van de aangifte kunt u een samenvatting downloaden. Dit document ziet er als volgt uit: 27/30

28 28/30

29 7 Aandachtspunten voor de afspraken met de Gemeente De volgende zaken aandachtspunten moeten besproken worden: De overlijdensakte moet nog steeds ondertekend worden (tot juli 2015) met een natte handtekening. Samen met de uitvaartondernemer moet onderzocht worden welke variant hiervoor gekozen wordt. De volgende opties zijn mogelijk o Uitvaartondernemer komt periodiek de akte ondertekenen. Dit kan bijvoorbeeld 1x per week of 1x per maand. o De gemeente ondertekent de akte en de uitvaartondernemer niet. Hoe betaalt de uitvaartondernemer voor de artikelen. De volgende opties zijn mogelijk: o Na elke aangifte wordt een ideal betaling gestart o Verzamelfactuur die de uitvaartondernemer periodiek betaald. Deze optie wordt nog niet ondersteund door iburgerzaken. In eerste instantie moet dit dus door de gemeente bijgehouden worden. Wat wordt de werkwijze met het verlof tot begraven. Hiervoor dienen afspraken gemaakt te worden met de uitvaartondernemer en de begraafplaatsen/crematoriums. De volgende opties zijn mogelijk: o Verlof tot begraven wordt door de gemeente per richting de desbetreffende locatie gestuurd. De uitvaartondernemer krijgt een cc hiervan. Het officiële document wordt vervolgens per post nagestuurd. Dit betekent dat de Begraafplaatsen en crematoriums akkoord gaan dat de gemeente (betrouwbare bron) een kopie van het verlof tot begraven afgeeft. o Verlof tot begraven wordt door de gemeente per richting de desbetreffende uitvaartondernemer gestuurd. De uitvaartondernemer gaat met het kopie van het verlof tot begraven na de locaties. Het officiële document wordt vervolgens per post nagestuurd. Dit betekent dat de Begraafplaatsen en crematoriums akkoord gaan dat de uitvaartondernemer met een kopie van het verlof tot begraven aankomt. 29/30

30 8 Gemaakte afspraken Onderwerp Handtekening Afspraak Betaling Verlof te begraven/cremeren 30/30