awvn REORGANISEREN

Transcriptie

1 awvn REORGANISEREN

2 Inhoud Reorganiseren: een gevoelige zaak 2 Een goede voorbereiding 4 Het belang van communicatie 5 Het traject 6 fase 1 Analyse en besluitvorming 7 fase 2 Voorbereiding 7 fase 3 Overleg met werknemersvertegenwoordigers 8 fase 4 Implementatie 9 fase 5 Evaluatie 9 Re wat k Ontslag van werknemers 10 Drie manieren om een arbeidsovereenkomst te beëindigen 12 Opzegging met toestemming van uwv 12 Beëindiging via de kantonrechter 13 Beëindiging met wederzijds goedvinden 13 Voor- en nadelen van manieren beëindigen arbeidsovereenkomst 14 De uwv-procedure 15 De weg via de kantonrechter 15 Beëindiging met wederzijds goedvinden 15 Meer dan ontslag alleen 16 Hoe verder 18 Dienstverlening van awvn 18 Tekst Fotografie Eindredactie Ontwerp Druk Eelco Beukers Duncan de Fey (p. 15), Jan Lankveld (p. 17), Martin Waalboer (p. 4, 9, 20), Shutterstock Jacqueline Kooi Studio 4 Amsterdam (Madzy Dekema bno, Ancel Riesener bno) awvn Den Haag awvn, 2009

3 organiseren: omt er allemaal bij kijken? 1

4 Reorganiseren: een ing. Als ondernemer leeft u in een dynamische omg che omgeving. Constant dienen zich nieuwe kansen uwe kansen en bedreigingen aan. U wilt daar zo goe aar zo goed mogelijk op inspelen. Vaak lukt dat uits lukt dat uitstekend met de bestaande structuur, ma uur, maar soms is reorganiseren de beste optie of ptie of het nu gaat om afslanking van de onderne n de onderneming, herstructurering van de bedrijfsa van de bedrijfsactiviteiten, verhuizing of (gedeelteli g of (gedeeltelijke) sluiting van de onderneming. Als o 2

5 gevoelige zaak Al deze ingrepen hebben sociale gevolgen: werk nemers krijgen andere functieomschrijvingen, moeten een andere (lagere) functie accepteren of verhuizen; en als herplaatsing niet mogelijk is, verliezen zij hun baan. Stuk voor stuk zijn dat gevoelige zaken, die u zorgvuldig met de betrokkenen zult moeten af stemmen. En dat zijn er nogal wat: werk nemers, de onder nemingsraad, de raad van commissarissen, aandeelhouders, bonden en uwv. In Nederland is rond bedrijfsreorganisaties een groot aantal wetten, regels en afspraken ontstaan. Ze staan borg voor een zorgvuldige gang van zaken, maar kunnen een reorganisatie ook complex maken. Daarom biedt awvn ondernemers brede en inten sieve ondersteuning bij reorganisaties. De adviseurs en advocaten van awvn helpen u bij de inrichting van het reorganisatieproces, bij het opstellen van de benodigde plannen en bij de uitvoering daarvan. Zodat u zich kunt concentreren op de kern van de reorganisatie: het versterken van uw onderneming. Deze brochure geeft u een eerste overzicht van hoe een reorganisatieproces eruitziet. 3

6 Een goede voorbereiding Het succes van een reorganisatie staat of valt met de kwaliteit van de voorbereiding. In zeer korte tijd zult u een groot aantal partijen moeten overtuigen van de onvermijdelijkheid van uw reorganisatie. Dat kan alleen als u vooraf alle benodigde gegevens en argumenten heeft verzameld. Bovendien mag tijdens de voorbereidingsfase geen onduidelijkheid ontstaan over allerlei praktische zaken. Wie draagt welke verantwoordelijkheid? Wanneer brengen we welke informatie naar buiten? Een wezenlijk onderdeel van de voorbereiding is daarom het aanwijzen van een projectleider bij voorkeur een lid van de directie. In veel gevallen wordt hij ondersteund door een projectteam met economische, sociale en communicatieve expertise. Daarnaast is de samenstelling van een uitvoerig draaiboek onontbeerlijk. 4

7 Het belang van communicatie Reorganisaties kunnen krachtige emoties oproepen, van ongeloof en onbegrip tot regelrechte woede. Daarom is goede communicatie cruciaal. Duidelijkheid, eerlijkheid en openheid gaan voor alles. Wantrouwen of misverstanden kunnen een goed verloop van de reorganisatie in de weg staan. Maar ook een ongelukkige timing kan fnuikend zijn. Het is daarom van belang dat u een communicatieplan opstelt. Dit communicatieplan bevat een overzicht van wie wanneer waarover wordt geïnformeerd. Bij voorkeur stelt het management ook een woordvoerder aan die verantwoordelijk is voor de gehele communicatie rond de reorganisatie. De woordvoerder is de enige die officiële standpunten uitdraagt, zowel binnen de organisatie als daarbuiten. Hij ziet erop toe dat de informatie over het waarom en het hoe van de reorganisatie helder en eenduidig is. Steeds staan de gevolgen voor de betrokken werknemers centraal. Wat betekent dit voor mij? is voor velen toch de voornaamste vraag. 5

8 Het traject: vijf fasen in het schema FASEN REORGANISATIETRAJECT fase 1 analyse en besluitvorming analyse business case opties verkennen besluitvorming fase 2 voorbereiding plan van aanpak selectie bij ontslag communicatieplan or adviesaanvraag reorganisatieplan sociaal plan fase 3 overlegfase or traject onderhandelen vakbond sociaal plan definitief reorganisatiebesluit fase 4 implementatiefase ontslagprocedures invoering nieuwe structuur fase 5 evaluatiefase interne analyse consequenties algemeen beleid 6

9 reorganisatietraject Op basis van haar ervaring onderscheidt awvn in een reorganisatietraject vijf fasen. Fase 1 Analyse en besluitvorming Fase 2 Voorbereiding Het management constateert dat voor een gezonde bedrijfsvoering een reorganisatie noodzakelijk is. In deze fase weegt de directie alternatieven af en komt zij tot een (voorlopig) reorganisatiebesluit. In deze fase stelt het management een aantal plannen op: plan van aanpak (draaiboek) In dit document is vastgelegd uit welke stappen het reorganisatie - proces bestaat en wie voor de verschillende stappen verantwoordelijk is. reorganisatieplan In dit basisdocument omschrijft u wat het reorganisatiebesluit inhoudt, hoe de nieuwe organisatie eruit zal zien en vooral waarom dit het enige juiste besluit is. Een gedegen (finan ciële) onderbouwing is hierbij cruciaal. Ook beschrijft u welke gevolgen het voorgenomen reorganisatiebesluit heeft voor de werknemers. Het reorganisatieplan moet geschikt zijn voor alle betrokken partijen, zoals de or, vakbonden, uwv en de kantonrechter. or-adviesaanvraag Hiermee vraagt u de or advies uit te brengen over het reorgani - satieplan. sociaal plan Het sociaal plan geeft aan welke maatregelen u neemt om de sociale gevolgen van de reorganisatie voor werknemers zo veel mogelijk te ondervangen. communicatieplan In dit plan staat wanneer de woordvoerder informatie verstrekt aan specifiek omschreven betrokkenen. Fase 2 eindigt op het moment dat al deze plannen gereed zijn en u de adviesaanvraag bij de or indient. 7

10 Fase 3 Overleg met werknemersvertegenwoordigers Voordat de directie een definitief reorganisatie besluit neemt, moet de or daarover advies kunnen uit - brengen. Dit advies moet op het reorganisatiebesluit van wezenlijke invloed kunnen zijn. U moet de or een redelijke termijn gunnen om zo nodig deskundigen te raadplegen en tot een advies te komen. Behalve met de or moet u in veel gevallen ook in overleg treden met de vakbonden. Vaak is die verplichting vastgelegd in de cao, en sowieso bent u er wettelijk toe verplicht als u (binnen drie maanden) twintig of meer mensen moet ontslaan. Met de bonden hoeft u niet altijd te onderhandelen of tot overeenstemming te komen. Maar een akkoord van de bonden voorkomt wel dat er sociale onrust ontstaat. Vaak ook zal de or pas een advies willen geven als u eerst met vakbonden een adequaat sociaal plan bent overeengekomen. De ervaring leert dat het traject met or en vak bonden al snel zo n acht tot tien weken in beslag neemt. Als de or een positief advies geeft over het voorgenomen reorganisatiebesluit, kunt u dit besluit definitief vaststellen. Vervolgens kunt u onmiddellijk beginnen met de volgende fase, die van de implementatie. Komt de or tot een negatief advies, dan zult u (na de vaststelling van het definitieve besluit) een maand moeten wachten met de uitvoering daarvan. Gedurende die maand kan de or beroep tegen het besluit instellen bij de Ondernemingskamer van het Gerechtshof in Amsterdam. De maand wachttijd geldt niet als de or u toestemming geeft eerder met de uitvoering van het besluit te beginnen. Ten slotte meldt u in deze fase de voorgenomen reorganisatie aan bij uwv. Deze verplichting geldt alleen als er sprake is van een collectief ontslag, dus als u binnen drie maanden twintig of meer medewerkers moet ontslaan. Pas een maand nadat u het collectief ontslag heeft gemeld, zal uwv individuele ontslagaanvragen in behandeling nemen tenzij de bonden u toestemming geven eerder met de uitvoering te beginnen. 8 8

11 Fase 4 Implementatie Fase 5 Evaluatie De uitvoering van het reorganisatiebesluit kent twee deelaspecten: de invoering van de nieuwe structuur Als er in de nieuwe situatie nieuwe functies zijn ontstaan, zult u eerst een interne (her)- plaat singsprocedure in gang moeten zetten. Het invullen van nieuwe functies heeft gevolgen voor de ontslaglijst en ligt dus gevoelig. Wees daarom zo transparant mogelijk. Eventueel kunt u in het sociaal plan al aangeven welke randvoorwaarden van toepassing zijn op herplaatsing. de ontslagprocedure Pas als duidelijk is welke werk - nemers in de nieuwe organisatie zijn herplaatst, kunt u een definitieve ontslaglijst opstellen. In de ontslagvergunningsaanvragen of ontbindingsverzoeken moet u elk ontslag apart onderbouwen, rekening houdend met de regels van het Ontslagbesluit. Het is zinvol na afronding van de reorganisatie de procedure te evalueren. De opgedane ervaring kan van belang zijn voor een eventuele volgende reorganisatie. 9

12 Ontslag van werknemers: t is. Om te bepalen wie bij een reorganisatie in aan ie in aanmerking komen voor ontslag, hanteert UW eert UWV de regels van het Ontslagbesluit. Ook de luit. Ook de kantonrechter volgt deze regels meesta gels meestal, hoewel hij er niet toe verplicht is. Om 10

13 beëindiging arbeidsovereenkomst Als om bedrijfseconomische redenen arbeids plaatsen moeten vervallen, geldt het afspiegelingsbeginsel. Per bedrijfsvestiging wordt op een peil datum vastgesteld hoe de leeftijdsopbouw is binnen elke categorie uitwisselbare functies waar ontslagen moeten vallen. Bij vaststelling van de boventalligen moet deze leeftijdsopbouw zo veel mogelijk intact blijven. Vervolgens wordt per leeftijdscategorie gekeken naar de lengte van het dienstverband: de werknemers met het kortste dienstverband komen als eersten voor ontslag in aanmerking. In een aantal gevallen mag uwv van het afspiegelingsbeginsel afwijken, bijvoorbeeld als een specifieke werknemer bezwaarlijk kan worden gemist of als hij een duidelijk zwakkere arbeidsmarkt positie heeft dan zijn collega s. Als de werknemer een unieke functie bekleedt, of als een categorie uitwisselbare functies geheel komt te vervallen, is het afspiegelingsbeginsel niet van toepassing. Voor een goede toepassing van het afspiegelings beginsel is het cruciaal te weten wat een bedrijfsvestiging is en welke functies uitwisselbaar zijn. Bij twijfel hierover is het raadzaam hierover vooraf met uwv te overleggen. Op sommige werknemers is een opzegverbod van toepassing. Dat geldt bijvoorbeeld als werknemers minder dan twee jaar arbeidsongeschikt zijn, met zwangerschaps- of bevallingsverlof zijn, of lid zijn van de or. In die gevallen kunt u de arbeidsovereenkomst niet opzeggen. Wel kan er een ontbindingsprocedure of (in sommige gevallen) een beëindiging met wederzijds goedvinden plaatsvinden. Drie manieren om een arbeidsovereenkomst te beëindigen U kunt arbeidsovereenkomsten op drie manieren beëindigen: via de ontslagvergunningsprocedure bij uwv werkbedrijf via de ontbindingsprocedure bij de kanton rechter met wederzijds goedvinden. 11

14 Drie manieren om een arbeids Opzegging met toestemming van uwv Het verzoek om een ontslagvergunning te verlenen dient u in bij de afdeling Arbeidsjuridische Dienst - verlening van uwv werkbedrijf. uwv beoordeelt de bedrijfseconomische noodzaak van de reorganisatie en controleert de juiste toepassing van het afspiegelingsbeginsel. U zult uw aanvraag dus zeer grondig moeten onderbouwen. Als de vakbonden evenwel bereid zijn te verklaren dat u de bedrijfseconomische noodzaak voor het vervallen van arbeidsplaatsen voldoende heeft onderbouwd, toetst uwv alleen nog de juiste toepassing van het afspiegelingsbeginsel en de (on)mogelijkheid om de werknemers te herplaatsen. Een werknemer kan tegen de ontslagaanvraag bij uwv verweer voeren en krijgt daarvoor in beginsel tien dagen de tijd. Als uwv meer informatie wil hebben, dan krijgt u de gelegenheid op het verweer te reageren. De werknemer mag dan weer op uw reactie reageren. Daarna legt uwv uw aanvraag voor aan een ontslag adviescommissie. Afhankelijk van het advies van deze commissie stemt uwv wel of niet met de ontslag aanvraag in. In de regel duurt de totale procedure bij uwv maximaal zes tot acht weken. Als uwv de ontslagvergunning heeft afgegeven (en er geen opzegverbod geldt), kunt u de arbeidsovereenkomst opzeggen. U moet daarbij wel de geldende opzegtermijn in acht nemen. Tegen een beslissing van uwv kan geen beroep worden aangetekend. U doet er daarom verstandig aan vóór indiening van de ontslagaanvraag een verkennend gesprek te hebben met uwv. Een ontslagen werknemer kan nog wel naar de rechter als hij het ontslag kennelijk onredelijk vindt. Meestal gebeurt dit als een werknemer het niet eens is met de hoogte van de beëindigingsvergoeding. uwv mag de hoogte daarvan namelijk niet betrekken in de besluitvorming over de ontslagvergunning. 12

15 overeenkomst te beëindigen Beëindiging via de kantonrechter Beëindiging met wederzijds goedvinden U kunt ook de kantonrechter vragen de arbeidsovereenkomst te ontbinden. Als de rechter besluit tot ontbinding, kan hij u veroordelen tot het betalen van een vergoeding aan de werknemer. Bij het vaststellen van de hoogte daarvan zal de kantonrechter in de regel niet af wijken van het sociaal plan, mits dat de instemming heeft van de vakbonden. Dit is anders bij een sociaal plan dat met de or is overeengekomen of dat eenzijdig is vastgesteld. In die gevallen zal de kantonrechter meestal de zogeheten kantonrechtersformule toepassen. Dat is een vaste formule waarin het aantal dienstjaren en het bruto maandloon de twee voornaamste componenten zijn. Daarnaast kan de rechter besluiten een correctiefactor toe te passen, bijvoorbeeld als hij een van de partijen het ontslag verwijt. Tegen een uitspraak van de kantonrechter kunnen partijen geen beroep aantekenen, behalve in zeer uitzonderlijke gevallen. U kunt de arbeidsovereenkomst ook beëindigen in onderlinge overeenstemming met de werknemer. In dat geval is tussenkomst van uwv of de kantonrechter niet nodig. Het recht op een ww-uitkering van de werknemer loopt geen gevaar als duidelijk is dat het initiatief tot de beëindiging van de werkgever is uitgegaan. Bij bedrijfseconomische redenen wordt daarvan uitgegaan. Wel moet u de geldende opzeg - termijn in acht nemen. Doet u dat niet, dan krijgt de werknemer over deze termijn geen ww-uitkering. De afspraken tussen werkgever en werknemer worden vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. Een belangrijk aandachtspunt is dat de werknemer zich hierbij juridisch laat bijstaan. Dit voorkomt dat hij de overeenkomst later alsnog kan aanvechten. 13

16 Voor- en nadelen van manieren ijn: Elk van deze drie manieren om de arbeids-overe eidsovereenkomst te beëindigen heeft voor- en nad oor- en nadelen. De voornaamste daarvan zijn: Elk v 14

17 beëindigen arbeidsovereenkomst De uwv-procedure is tamelijk laagdrempelig en hoeft niet veel langer te duren dan de procedure bij de kantonrechter. Wel moet u, nadat de vergunning is verleend, de opzegtermijn in acht nemen. U kunt niet opzeggen als er een opzegverbod geldt. Ook kan de werknemer na de uwv-procedure een procedure instellen wegens kennelijk onredelijk ontslag. Daartegen is weer hoger beroep mogelijk en cassatie bij de Hoge Raad. De weg via de kantonrechter is doorgaans korter dan via uwv. U moet de rechter in elk geval kunnen overtuigen van de bedrijfseconomische noodzaak en een correcte toepassing van het afspiegelingsbeginsel. Dat de werknemer niet in hoger beroep kan gaan (zodat u dus snel duidelijkheid heeft), kan een voordeel zijn. Beëindiging met wederzijds goedvinden is de snelste en meest efficiënte weg, maar is natuurlijk alleen mogelijk als de werknemer ook daadwerkelijk instemt met het ontslag. De kans daarop neemt toe als de or positief over de reorganisatie heeft geadviseerd en de bonden met het sociaal plan hebben ingestemd. Welke afweging u maakt, is sterk afhankelijk van specifieke omstandigheden, die u het beste met uw awvn-adviseur kunt bespreken, de advocaten van awvn kunnen u ondersteunen. 15

18 Meer dan ontslag alleen: fen. Bij reorganisaties richt de aandacht zich in ster h in sterke mate op de werknemers die u moet onts oet ontslaan. Dat is begrijpelijk, maar ontslag is sle g is slechts één aspect van een reorganisatie. Ook voo Ook voor de werknemers die in de onderneming bli ing blijven, verandert er veel. En ook daarvoor moe oor moet u in het sociaal plan regelingen treffen. B 16

19 werknemers en sociaal plan Een sociaal plan bevat daarom naast financiële afscheidsregelingen nog de volgende instrumenten: begeleidingsregelingen naar een nieuwe functie Dit kan betrekking hebben op functies binnen én buiten het bedrijf. Denk aan het inrichten van een intern mobiliteitscentrum en het inschakelen van een professioneel outplacementbureau. arbeidsvoorwaardelijke regelingen De herplaatsing van werknemers in een functie met een lagere salarisschaal leidt doorgaans tot de toekenning van een persoonlijke toeslag. Over deze toeslag moet u duidelijke afspraken maken. verhuis- en reiskostenregelingen Deze zijn bijvoorbeeld van toepassing als het bedrijf een andere vestigingsplaats kiest of als een medewerker op een andere locatie aan de slag kan. Als werkgever zult u ook aan deze regelingen de nodige aandacht moeten schenken. Hoe groter de tevredenheid van de mensen die blijven, des te groter de kans dat zij bijdragen aan het succes van de nieuwe organisatie. 17

20 Dienstverlening van awvn: Hoe verder... Vanzelfsprekend is het onmogelijk om in kort bestek aandacht te schenken aan alle bedrijfs matige, organisatorische, communicatieve, juridische én menselijke aspecten die bij een reorganisatie komen kijken. Deze brochure is zeker geen handleiding. Daarvoor is de werkelijkheid te complex. Als u reorganisatie overweegt, doet u er verstandig aan advies in te winnen bij mensen die vaker voor deze opgave hebben gestaan. awvn heeft op dit gebied bijzondere expertise in huis. De adviseurs en advocaten weten waar de bonden, uwv of de kantonrechter op letten, en hoe u hen kunt overtuigen. Ze hebben ruime ervaring met het schrijven van een sociaal plan. En ze kunnen u adviseren bij de communicatie, met al zijn voetangels en klemmen. Tegelijkertijd begrijpen onze adviseurs dat een reorganisatie allereerst bedoeld is om uw onder neming voor te bereiden op de toekomst. Daarbij is een zorgvuldige omgang met de sociale gevolgen uiteraard een vereiste. Maar de essentie van een reorga ni - satie is toch dat er een nieuwe organisatie ontstaat, waarmee u nieuwe marktmogelijkheden optimaal kunt benutten. Als u awvn inschakelt, creëert u voor uzelf de rust en de ruimte om dat te doen. awvn onderscheidt zich doordat zij door haar verschillende expertisegebieden, bedrijven breed kan adviseren over de sociale aspecten van reorganisaties. Te denken valt hierbij onder meer aan het proces, onderhandelingen met vakbonden en or, vormgeving en kostenconsequenties van sociale plannen, advisering rondom uitwisselbaarheid van functies en het voeren van ontslagprocedures. Neemt u daarom in geval van een voorgenomen reorganisatie vroegtijdig contact op met uw awvnarbeidsvoorwaardenadviseur. 18

21 advies op het gebied van reorganisaties Overzicht dienstverlening awvn op het gebied van reorganisaties Voorbereiding opstellen van een draaiboek en een tijdpad advies over het opstellen van een reorganisatieplan advies over het opstellen van een communicatieplan adviseren over inrichting nieuwe organisatie opstellen van de ontslaglijst adviseren over de adviesaanvraag aan de or opstellen van een sociaal plan adviseren over uitwisselbaar zijn van functies Overleg adviestraject met de or begeleiding van het onderhandelingstraject met vakbonden Implementatie ontslagprocedures bij uwv werkbedrijf en de kantonrechter of beëindiging met wederzijds goedvinden uitvoering van het sociaal plan invoering van een interne evaluatie van de organisatiestructuur evaluatie (waaronder motivatieonderzoek en risicoanalyse) 19

22

23

24 awvn-hoofdkantoor Bezuidenhoutseweg 12 Postbus ab Den Haag awvn-werkgeverslijn Telefoon (070) Telefoon (070) Fax (070) Internet Werkgeversvereniging awvn: voorsprong door goed werkgeverschap. Toonaangevend op het gebied van arbeidsvoorwaardenvorming, functieonderzoek en beloningsmanagement. awvn heeft regiokantoren in Haarlem, Rotterdam, Apeldoorn en Groningen.