BIJLAGE 1: PRIVACY BIJSLUITER QL-Online

Transcriptie

1 BIJLAGE 1: PRIVACY BIJSLUITER QL-Online A. Algemene informatie Naam product en/of dienst Naam Bewerker en vestigingsgegevens : QL-Online Beknopte uitleg en werking product en dienst : : De Rolf groep, Ochten QL-Online verschaft op basis van Single Sign On (SSO) gebruikers toegang tot leermiddelen die middels de Basispoort dienst worden ontsloten. Verder kan o.a. middels een takensysteem een combinatie gemaakt worden van klassikale opdrachten, projectopdrachten in groepen en individuele opdrachten. De gebruikers hebben de mogelijkheid om een eigen digitaal portfolio bij te houden. Link naar uitgever en/of productpagina : Doelgroep (zoals PO/VO, onderbouw/bovenbouw) : Primair onderwijs Gebruikers : leerlingen/leerkrachten/ict coördinatoren B. De specifieke diensten Omschrijving van de specifiek verleende diensten en bijbehorende Verwerkingen 1. Verwerkingen die een onlosmakelijk onderdeel vormen van de aangeboden dienst. a. het ontvangen en importeren van Gegevens; b. het aanmaken en muteren van Accountgegevens per Gebruiker; c. het verlenen van toegang aan Gebruikers tot Leermiddelen door een single-logon; d. het verzorgen van backups van de Accountgegevens; e. het verlenen van inzage aan de School in de Accountgegevens; f. het verlenen van inzage aan Gebruikers in de Accountgegevens op verzoek van de School; g. het op eerste verzoek van de School verwijderen van gegevens van Gebruikers. h. het verlenen van een overzicht van door de rechten die een gebruiker binnen het systeem heeft via het beheerscherm i. N.B. Door Bewerker worden geen leer- of toetsresultaten opgeslagen en/of uitgewisseld. 2. Omschrijving van de optionele Verwerkingen die de bewerker aanbiedt C. Categorieën en soorten persoonsgegevens Omschrijving en opsomming categorieën Persoonsgegevens die gebruikt worden: De volgende gegevens worden door de Rolf groep in haar QL-Online dienst verwerkt: Van leerlingen: Basispoort ID (uniek kenmerk verstrekt door Basispoort) Voornaam Achternaam Tussenvoegsel Geboortedatum Leerlingkey Pagina 1 van 5

2 Groepskey (minimaal 1) Groepsnaam (minimaal 1) Jaargroep Geslacht BRIN Van leerkrachten/beheerders/ict coördinatoren: Basispoort ID (uniek kenmerk verstrekt door Basispoort) Voornaam Achternaam Tussenvoegsel Geboortedatum Leerkrachtkey Groepskey (minimaal 1) Groepsnaam (minimaal 1) Jaargroep (minimaal 1) Geslacht BRIN adres Eventuele optionele Persoonsgegevens (die worden niet standaard gevraagd en opgeslagen): Soorten van gegevens (zoals bijzondere gegevens, of financiële gegevens): E. Algemene informatie over getroffen beveiligingsmaatregelen: Specifieke beveiligingsmaatregelen voor deze dienst/product [indien van toepassing]: Zie bijlage Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen Eventuele certificeringen: Audits/derden-verklaringen: Plaats/Land van opslag en Verwerking van de Persoonsgegevens: Enschede, Nederland Pagina 2 van 5

3 F. Subbewerkers Bewerker maakt voor dienst/product gebruik van de volgende Subbewerkers: Expro IT, Demmersweg 66 (Westermaat Zuidoost) 7556 BN Hengelo, Hostingprovider en beheerder van het platform. Plaats/Land van opslag en Verwerking van de Persoonsgegevens (indien de Persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt wordt apart opgave gedaan van de landen waar de Persoonsgegevens worden verwerkt). Enschede, Nederland G. Contactgegevens Voor vragen of opmerkingen over deze bijsluiter of de werking van dit product of deze dienst, kunt u terecht bij: [contactgegevens]. H. Versie V Pagina 3 van 5

4 BIJLAGE 2: Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen De Bewerker is overeenkomstig de Wbp en artikel 7 Bewerkersovereenkomst verplicht technische en organisatorische maatregelen te nemen ter beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens. Omschrijving van de maatregelen zoals bedoeld in artikel 7.2 Bewerkersovereenkomst I. Omschrijving van de maatregelen om te waarborgen dat enkel bevoegd personeel toegang heeft tot de Verwerking van Persoonsgegevens. Meer in het bijzonder de uitwerking welke (groepen) medewerkers van de Bewerker toegang hebben tot welke Persoonsgegevens, inclusief een omschrijving van handelingen die deze medewerkers uit mogen voeren met de persoonsgegevens. a. (groepen van) medewerkers die toegang hebben tot welke Persoonsgegevens: Medewerkers van de InfoDesk hebben toegang tot de interne beheer en rapportagesoftware van QL- Online. Databasebeheerders hebben toegang tot de database van QL-Online. b. handelingen die deze medewerkers uitvoeren met de Persoonsgegevens: De handelingen van InfoDesk medewerkers bestaan uit het ondersteunen van individuele gebruikers in het kader van het gebruik van de aangeboden dienstverlening. De handelingen van databasebeheerders bestaan uit maatregelen om de continuïteit van de dienstverlening te garanderen of optimalisatie van de technische werking van het platform te kunnen bewerkstelligen. II. Omschrijving van de maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, onopzettelijk verlies of wijziging, onbevoegde of onrechtmatige opslag, Verwerking, toegang of openbaarmaking. In het kader van de QL-Online dienst wordt gebruik gemaakt van versleutelde verbindingen om gegevens die worden verwerkt bij het inloggen en de uitwisseling van gegevens te beveiligen. De Rolf groep voorziet haar servers van de meest recente beveiligingsupdates, mede op basis van de beveiligingsadviezen van het NCSC. De Rolf groep hanteert een autorisatiesystematiek om te bepalen wie toegang moet hebben tot welke gegevens. Regel is dat medewerkers geen toegang hebben tot meer data dan strikt noodzakelijk is voor hun functie. De ingeschakelde hostingprovider van QL-Online is ISO 27001:2013 en NEN7510:2011 gecertificeerd. De gegevens die door QL-online worden verwerkt zijn daarom opgeslagen in een fysiek beveiligde omgeving. De Rolf groep beschikt over incident- continuïteitsmanagement om de continuïteit van de dienstverlening te kunnen garanderen. III. Omschrijving van de maatregelen om zwakke plekken te identificeren ten aanzien van de Verwerking van Persoonsgegevens in de systemen die worden ingezet voor het verlenen van diensten aan de Onderwijsinstelling. De Rolfgroep zal bij een nieuwe major release van de QL-Online dienst een onafhankelijke beveiligingsaudit laten uitvoeren en hieromtrent een mededeling doen op de website De Rolf groep laat deze dienstverlening uitvoeren door Pine Digital Security. Rapportage (artikel 7.4 van de Bewerkersovereenkomst Bewerker rapporteert aan Verantwoordelijke over de door Bewerker genomen maatregelen aangaande de getroffen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en eventuele aandachtspunten daarin via haar Pagina 4 van 5

5 website. In het geval zich Beveiligingsincidenten voordoen worden Afgevaardigden daarover op zo kort mogelijke termijn per geïnformeerd. De InfoDesk van de Rolf groep is in het geval van incidenten bereikbaar via telefoon: Versie V Pagina 5 van 5