Voorstel andere opzet Oudervereniging Oda school

Transcriptie

1 Voorstel andere opzet Oudervereniging Oda school Inleiding Al enige tijd komt iedere keer de discussie terug over hoe we enerzijds voldoende belangstellenden voor de Ouderverenging (OV) kunnen vinden en anderzijds kunnen voorkomen dat we enthousiaste mensen moeten teleurstellen wanneer er toevallig al iemand van de betreffende klas klassenouder en lid is van de OV. Na overleg in de OV vergadering, het DB en met de schoolleiding is in dit document een voorstel uitgewerkt voor een nieuwe OV opzet. Tevens is een tijdpad voor invoering en overgangsfase opgenomen. Besluitvorming: Instemming met voorstel en tijdpad tot omvorming OV Alternatieve opzet Kleinere Oudervereniging De Oudervereniging wordt grotendeels losgekoppeld van het klassenouderschap. Er is een kleinere Oudervereniging bestaande uit voorzitter, penningmeester, secretaris en 6 leden, samen vormen zij het OV bestuur. OV bestuursleden hebben een coördinerende rol bij de werkgroep activiteiten. Er is 8 maal per jaar overleg: 4 maal met Directeur en 4 maal met docentenafvaardiging. Hiermee vervalt het oude DB overleg. De Oudervereniging heeft als belangrijkste taak om, samen met docenten, de activiteiten rond de feestelijke momenten te organiseren (Sint Maarten, Sinterklaas, Kerst, Carnaval, Pasen, Sportdag, Schoolreis en laatste schooldag). Tevens levert de OV een bijdrage aan de open dag en de meester/juffen dag en organiseert de OV de jaarlijkse schoolfoto s. De OV heeft een jaarlijks wisselend speerpunt dat terug komt in de wijze waarop activiteiten worden georganiseerd (zoals dat dit jaar ouderbetrokkenheid was en wellicht volgend jaar samenwerking etc.). Aan het begin van het jaar bepalen we samen wat dit speerpunt gaat worden. OV bestuursleden worden benoemd voor 3 jaar. Voorzitter, penningmeester en secretaris wordt na de eerste termijn gevraagd of zij door willen gaan voor nog een termijn. Indien zij akkoord gaan volgen er geen verkiezingen. In hun laatste jaar zal de vraag voor een opvolger bekend gemaakt worden en zullen er verkiezingen plaats vinden. Ieder jaar vindt er aan het eind van het schooljaar een verkiezing plaats voor de vrijgevallen OV bestuur plekken in het komende jaar. De verkiezing vindt op het einde van het oude jaar plaats zodat voorafgaand aan het jaar het OV bestuur bekend is en de OV zich kan voorbereiden op een goede presentatie tijdens informatieavonden, de eerste grote vergadering een week later etc. Nieuwe ouders zullen via de mail worden uitgenodigd zich eventueel beschikbaar te stellen als bestuurslid van de OV.

2 We kennen straks 3 rollen naast de voorzitter penningmeester en secretaris. Deze zijn het OV-bestuurslid, de klassenouder en het werkgroep lid. De rol en taken kunnen als volgt omschreven worden: OV bestuurslid De oudervereniging is het gezicht van de school namens alle ouders. Het is daarom belangrijk dat OV bestuursleden tijdens activiteiten die worden georganiseerd vanuit school aanwezig zijn. De OV heeft als doel het ondersteunen, begeleiden en mede organiseren van activiteiten in samenwerking met de leerkrachten. De oudervereniging heeft in totaal 9 bestuursleden bestaande uit: een voorzitter, penningmeester, secretaris en 6 algemene leden. Elk OV bestuurslid neemt deel aan een werkgroep en is verantwoordelijk voor deze activiteit evenals het beheer van het budget dat wordt vrijgesteld. Tevens is het OV bestuurslid het aanspreekpunt voor school en bekijken ze samen of de gemaakte plannen uitvoerbaar zijn. Het OV bestuurslid is verantwoordelijk voor het werven van nieuwe bestuursleden voor de OV en zal zich actief inzetten voor het zoeken van werkgroep leden. Als bestuurslid neem je deel aan de vergaderingen van het bestuur. Net als ieder andere ouder kan een OV bestuurslid zich tijdens de informatie avond aanmelden om klassenouder te zijn. De Open dag is een goede gelegenheid bekendheid te krijgen bij nieuwe ouders, maar zeker ook een goed moment voor contact met de huidige ouders. Je bent als lid het visitekaartje van de OV en je zal samen met de werkgroep Open dag, die doorgaans wordt geformeerd door stafleden, bekijken welke activiteit er gekoppeld kan worden aan de OV stand. Ook is deze dag een mooie gelegenheid om nieuwe bestuursleden te werven. Klassenouders Naast de bestuursleden van de OV hebben we op school de rol van klassenouder. De klassenouder is de schakel tussen de groepsleerkracht en de ouders/verzorgers van de kinderen bij zaken van organisatorische aard. De klassenouder ondersteunt de leerkracht bij het organiseren van niet-lesinhoudelijke activiteiten. Daarnaast fungeert de klassenouder ook als informatiebron van de leerkracht richting de ouders en andersom. van de klassenouder gaan in overleg met de groepsleerkracht. Naast de taken die afgesproken worden met de leerkracht, neemt de klassenouder tevens deel aan 1 of 2 OVwerkgroepen samen met andere klassenouders en OV bestuursleden. De klassenouder kan andere ouders als extra hulp motiveren om mee te helpen en taken delegeren tijdens de te organiseren activiteiten. Activiteiten kunnen zijn: excursies, uitstapjes, een groepsfeest (kerstviering, sinterklaas, paasviering) verjaardag of afscheid van de leerkracht etc.)

3 De klassenouder is géén OV bestuurslid en neemt geen deel aan de OV vergaderingen. Het OV bestuur en klassenouders hebben twee gezamenlijke overleggen. Een opstartoverleg in de week na de informatieavonden ter kennismaking en toelichting en een afsluitende vergadering om te evalueren. Ten slotte heeft de klassenouder de taak om ouders van nieuwe leerlingen te betrekken bij het schoolgebeuren en is het van belang signalen op te vangen van ouders over zaken die in de groep en/of op school spelen, onduidelijk zijn. Je kunt dit kenbaar maken naar de leerkracht of leden van het bestuur van de OV. Werkgroeplid Voor alle werkgroepen hebben we een minimum aantal deelnemers nodig om de activiteiten die gepland worden goed uit te kunnen voeren. Hiervoor wordt een beroep gedaan op de klassenouders en enthousiaste ouders/verzorgers binnen onze school om mee te doen met de organisatie van de activiteit en om tijdens de activiteiten te helpen. Het werkgroep lid dient aanwezig te zijn bij alle vergaderingen van de werkgroep en zich in te kunnen zetten op de dag van uitvoering. De taken voor de werkgroep zullen tijdens de vergaderingen worden verdeeld en daarbij wordt een beroep gedaan op alle werkgroep leden. Werving Klassenouder en Werkgroeplid Tijdens de informatieavond op school aan het begin van het schooljaar wordt door een OV bestuurslid in de klas promotie gemaakt voor klassenouderschap en werkgroeplidmaatschap en wordt er wat meer uitleg hierover gegeven. Vervolgens wordt geïnventariseerd welke ouders de rol van klassenouder op zich willen nemen of zich in willen zetten voor een werkgroep. Het doel is om aan het eind van de informatieavond een klassenouder aangesteld te hebben, indien er meerdere ouders geïnteresseerd zijn, kan er gestemd worden. Het is mogelijk om meerdere klassenouders per klas te hebben, maar er is maar één aanspreekpunt per klas (voor de juf en voor de OV). Bij onvoldoende werkgroepleden kan op een later moment aan de klassenouder worden gevraagd om nog actief op zoek te gaan naar werkgroepleden.

4 Werkgroepen en benodigde inzet De getallen zijn de mensen die nodig zijn om een werkgroep soepel te draaien daar is het Min getal op gebaseerd. Dit is tot stand gekomen uit ervaring van de afgelopen jaren. Het Max aantal is gebaseerd op wat logisch is gezien het werk wat een werkgroep kost en wat nog handig is in een vergadering. Zijn er nog meer ouders die willen helpen dan sturen we deze vanuit de werkgroep aan en vragen om te helpen met hand en spandiensten. Tijdens de eerste vergadering gebruiken we intekenlijsten om een verdeling te maken.

5 Overgangsfase Om te voorkomen dat we te veel veranderingen in een jaar doorvoeren gaan we werken met het principe van natuurlijk verloop. Hier gaan we er vanuit dat alleen de mensen die 3 jaar bij de OV zitten zullen uitstromen. We creëren nu in de klas duo (bestaande OV bestuursleden samen met een nieuwe klassenouders) plekken om een soepele overgang mogelijk te maken en niet teveel kennis verloren te laten gaan. Onderstaande tabel laat zien hoe we in twee jaar naar het nieuwe systeem gaan. Schooljaar OV bestuursleden OV bestuursleden na verloop 2015/ / (eerst inventariseren secretaris X Penningmeester 2017/ (start 2 e termijn) (start 2 e termijn) 2018/ x X Voorzitter Schooljaar 2016/2017 vragen we twee nieuwe bestuursleden voor de OV het jaar daarna weer twee hierdoor hebben we in schooljaar 2018/2019 een nieuwe OV met 2 leden die 2 jaar ervaring hebben 2 leden die een jaar ervaring hebben en twee nieuwe leden. We laten de nieuwe mensen in duo draaien met de zittende leden. Op deze manier heb je maximale kennis