MEMO. Inleiding. Achtergrond. Agendapunt 6.2 commissie Bestuur en Middelen 29 maart 2012

Transcriptie

1 Agendapunt 6.2 commissie Bestuur en Middelen 29 maart 2012 Aan : Commissie Bestuur en Middelen Van : Werkgroep Kerntaken Discussie Onderwerp : voortgang kerntakendiscussie Datum : 14 maart 2012 MEMO Inleiding In de afgelopen jaren heeft de gemeenteraad herhaaldelijk aangegeven een discussie te willen voeren over de taken van de gemeente en de wijze waarop invulling aan deze taken gegeven zou kunnen worden. Kortom de vraag: Waar zijn we als gemeente van en dus ook niet van en als we er van zijn hoe (rol) zijn we er dan van/ Dit heeft er uiteindelijk toe geleid dat in de vergadering van 10 november 2011 is besloten deze discussie in 2012 te gaan voeren. In de raadsvergadering van 2 februari is een plan van aanpak door de gemeenteraad vastgesteld. Voor de voorbereidingen van deze discussie is een werkgroep gevormd. Inmiddels zijn de voorbereidingen zover gevorderd dat we een begin kunnen maken. In deze notitie zal aandacht geschonken worden aan de invulling van het verdere proces. Het kiezen van een geschikte datum was erg moeilijk. Gelet op de termijn waarbinnen we deze eerste fase willen afronden en de hiervoor beschikbare data. Uiteindelijk is de werkgroep tot de slotsom gekomen dat er slechts één datum beschikbaar is om de plenaire discussie met de raad binnen de gekozen termijn te laten plaatsvinden; te weten maandag 16 april Achtergrond Het voorstel van de werkgroep is om in de eerste fase een viertal thema's te behandelen. Deze thema's zijn afkomstig uit de strategische visie van de gemeente Moerdijk. Besloten is de volgende thema's te behandelen: leefbaarheid in de kleine kernen, sociale cohesie, zorg en voorzieningen. De andere thema s uit de strategische visie (vergrijzing en ontgroening, rust en ruimte, hoogwaardige industrie en bedrijvigheid, mobiliteit, recreatie en toerisme, onderwijs, duurzaamheid, organisatie en bestuur en rol in de regio) komen in de tweede fase aan de orde. Het ligt in de bedoeling van de werkgroep om in de 2 e fase ook of juist het maatschappelijk middenveld en inwoners bij de discussie te betrekken. Aan de hand van de begroting en de stukken die vorig jaar en in 2010 in de voorbereiding naar de begrotingsbehandeling door het college beschikbaar zijn gesteld, heeft de werkgroep de onderwerpen naar de vier thema s verdeeld. Bij het indelen van deze taken van de gemeente naar deze onderwerpen kwamen we er achter dat het thema leefbaarheid in de kleine kernen niet zo zeer een apart thema is binnen de kerntakendiscussie. Dit thema loopt echter als een 'rode draad' door de gehele discussie over de verschillende onderwerpen heen. Zowel in de eerste als in de tweede fase. De structuur van de strategisch visie is als kapsok gebruikt om juist gebruik te kunnen maken van reeds geproduceerde documenten. Ander indelingen die ook mogelijk zouden zijn zouden ongetwijfeld leiden tot nieuwe lijstjes overzichten en accenten, zonder wezenlijk iets nieuws toe te voegen Verder is er een grote samenhang tussen de verschillende onderwerpen, zowel in de eerste als in de tweede fase. Bijvoorbeeld in hoeverre kan het onderwerp sport los worden gezien van discussies over de aanleg en exploitatie van sportaccommodaties. Daarnaast loopt dwars door deze discussie heen, de

2 vraag waar de aandacht van de gemeente rond dit onderwerp naar uit zou moeten gaan; topsport breedtesport, alle sporten of bepaalde sporten etc. De werkgroep constateert verder dat bijvoorbeeld de WMO uiteenvalt in componenten die onder sociale cohesie vallen en componenten die onder het thema zorg vallen. De werkgroep kiest er dan voor deze te splitsen. Het kan heel goed zijn dat de kerntakendiscussie dwars door andere lopende discussies heen gaat. De werkgroep onderkent dit weliswaar. Wij zijn echter van mening dat we dat als een gegeven moeten beschouwen en dus moeten accepteren, maar dat we daar de kerntakendiscussie niet te zeer mee moeten belasten. Sociale cohesie Zorg voorzieningen Bijstandsverlening WMO thuiszorg Begraafplaatsen en mortuarium Bijzondere bijstand Gemeentelijke gezondheidszorg Brandweerkazernes schuldhulpverlening Jeugd(gezondheids)zorg Binnensportaccommodaties (incl gymnastieklokalen Sociale Werkvoorziening Maatschappelijk werk Buitensportaccommodaties WMO - dagbesteding WMO individuele verstrekkingen * vervoersvoorzieningen * rolstoelen etc. * woningaanpassingen Basiseducatie Inburgering Sport (exclusief accommodaties) Kunst en cultuur Sociaal cultureel werk Evenementen, volksfeesten en kermissen Gebiedsplannen Zwembaden Gemeenschapshuizen Weekmarkten, in relatie tot detailhandel in de meest brede zin van het woord Bibliotheek Muziekschool Heemkundekringen jeugdaccommodaties Ouderenvoorzieningen Kinderopvang en peuterspeelzalen Speeltuinen, speelplaatsen, dierenparkjes en kinderboerderij Buurtbus en kleinschalig collectief vervoer In de bijlage bij dit document treft u een nadere beschrijving van de bovenstaande onderwerpen aan. Bij deze beschrijving is geput uit o.a. de strategische visie en de documenten die vorig jaar voor de bezuinigingen zijn opgesteld en die per programma aan alle raadsleden beschikbaar zijn gesteld. Deelnemers De kerntakendiscussie is een discussie die in eerste instantie door de raad wordt gevoerd. Ook burgerleden worden uitgenodigd een actieve rol in deze discussie te spelen. Voor de plenaire bijeenkomst worden alle raadsleden uitgenodigd om actief deel te nemen. De burgerleden worden uitgenodigd, zodat zij hun fractie kunnen ondersteunen. We willen komen tot een uitkomst die recht doet aan de afspiegeling van de verhoudingen binnen de raad. Tijdens de plenaire bijeenkomst, die op maandag 16 april zal worden gehouden, zal gebruik worden gemaakt van laptops, deze worden verdeeld naar rato van het aantal zetels. We laten de fracties vrij om meerdere mensen achter een computer te plaatsen en bijvoorbeeld burgerleden te betrekken. Op deze manier willen we de goede balans conform de krachtsverhoudingen binnen de gemeenteraad en er voor zorgen dat iedereen mee kan doen.

3 Externe ondersteuning Al in een eerder stadium is vastgesteld dat externe ondersteuning in dit project wenselijk is. De werkgroep heeft deze externe ondersteuning gevonden bij het bureau GroupSupport. Dit bureau heeft brede ervaring met besluitvormingsprocessen waarbij in korte tijd veel verschillende meningen over een veelheid van onderwerpen gepeild en geïnventariseerd moeten worden. GroupSupport zal hierbij nauw samenwerken met de griffie. De kosten worden vooralsnog begroot op plm ,00 en kunnen worden bestreden uit het budget voor het inschakelen van externe deskundigen. Werkvorm Om de discussie zo optimaal en efficiënt mogelijk te kunnen voeren willen we gebruik gaan maken van een softwaresysteem van de door ons geselecteerde partij GroupSupport. Het software systeem, Think Tank, maakt gestructureerde brainstormsessies mogelijk. Voorafgaand aan de plenaire discussie zal er on-line een inventarisatie plaatsvinden van de te bespreken onderwerpen. Hiervoor zullen alle raadsleden en burgerleden worden benaderd met het verzoek een vragenlijst in te vullen. De antwoorden worden vervolgens door GroupSupport, in samenwerking met de griffie, geordend en geanalyseerd, om te komen tot het bepalen van de te bespreken onderwerpen. In onderstaand schema is weergegeven hoe de ordening van de totale kerntakendiscussie er uit komt te zien. > 30 onderwerpen op basis van de 3 thema s in de eerste fase Online brainstorm ( eventueel bereiden fracties dit voor ) 1. Onderwerpen waarin er veel verschillende meningen zijn zonder samenhang 2. Onderwerpen waar weinig input is uit de brainstorm 3. Onderwerpen waar de raadsleden redelijk op één lijn liggen 4. Onderwerpen waar verschillende opvattingen over bestaan en die aanleiding geven voor discussie Discussie met raadsleden op 16 april rapportage en evaluatie eerste fase De uitkomst van deze raadpleging zal vooraf aan alle deelnemers worden voorgelegd, zodat iedereen de gelegenheid heeft te beoordelen of hetgeen de uitkomst van de analyse is strookt met ieders verwachtingen. Tijdens de plenaire bijeenkomst op maandag 16 april zal een en ander verder verfijnd worden. De deelnemers nemen elk plaats achter een laptop die via een netwerk met de andere laptops verbonden is. De gespreksleider, de heer Danny van den Boom van GroupSupport, kan gebruik maken van meerdere

4 functionaliteiten om op verschillende manieren informatie uit de groep te genereren die ter plekke wordt vastgelegd in een rapportage. Meer informatie over deze werkvorm is te vinden op: Opzet kerntakendiscussie De kerntakendiscussie is onder te verdelen in een aantal stappen. De planning van één en ander is als volgt: 22 maart vragen uitgezet naar raads- en burgerleden 29 maart bespreking notitie in commissie Bestuur en Middelen 30 maart 3 april on-line invullen vragenlijst door raads- en burgerleden 3 april 10 april ordenen en analyseren antwoorden 11 april 13 april toetsing analyse 16 april plenaire discussieavond mei juni evaluatie eerste fase De verschillende stappen worden hieronder verder uitgewerkt. 1e stap: vooroverleg in de fracties Iedere fractie zal zich op zijn eigen manier op de discussie voor willen bereiden. Deze notitie kan daartoe een aanzet geven. Hierbij kan men zich ook reeds over de vragen buigen. De discussie over deze notitie zal nog in de commissie plaatsvinden. De werkgroep vindt het niet netjes om voor die tijd reeds onomkeerbare acties in te zetten. Daarom zal de vragenlijst pas na de commissiebehandeling worden vrijgegeven om in te vullen. Stap 2: online invullen van de vragenlijst Verspreid over de drie thema's zijn er ruim 30 onderwerpen waarover we kunnen discussiëren. Echter het is vrijwel ondoenlijk om bij elk individueel onderwerpen stil te staan. De tijd is hiervoor te kort. We moeten proberen de onderwerpen te reduceren tot 10 tot 15 onderwerpen die we als gemeenteraad goed kunnen bespreken. Om deze keuze te maken zal er een online brainstorm onder de raadsleden en burgerleden worden gehouden. De bedoeling is dat ieder raadslid en burgerlid wordt gevraagd via de computer een vragenlijst in te vullen. Op welke wijze een ieder dat doet is minder relevant. Niets staat de verschillende fracties in de weg hierover nadere afspraken te maken. De vragen zullen een relatie hebben met de drie thema s en de daarbij behorende onderwerpen. Resultaat: er is een overzicht van gespreksonderwerpen op basis van prioriteit en relevantie voor de kerntakendiscussie. 3e stap: ordenen en analyseren uitkomsten online brainstorm De griffie zorgt samen met GroupSupport voor het ordenen en analyseren van de uitkomsten van de online brainstorm. Het resultaat is een notitie voor de discussieavond. De onderwerpen waar een grote mate van overeenstemming (plm. 80 % overeenstemming) over is worden niet meer in discussie gebracht. De onderwerpen waarover in mindere mate overeenstemming is zullen ter discussie worden gesteld. De uitkomst van deze discussie kan zijn dat er alsnog een grote mate van overeenstemming is. Het kan ook zijn dat een nadere verdieping over het onderwerp wenselijk is, omdat er blijkbaar onvoldoende gegevens zijn om een definitieve uitspraak te doen. Resultaat: Ideeën over kerntaken en de rollen zijn geordend. 4e stap: valideren ordening De door de griffie, in samenwerking met GroupSupport, opgestelde notitie uit de vorige stap wordt aan alle raadsleden en burgerleden toegezonden met het verzoek na te gaan of men zich in de gemaakte ordening kan vinden. De reacties worden door de griffie verzameld. Indien daartoe aanleiding is, zal deze

5 ordening worden aangepast. Tijdens de plenaire discussieavond zal deze ordening niet meer ter discussie staan. Resultaat: Ordening uit stap 3 is door iedereen akkoord bevonden 5e stap: discussie over de onderwerpen De resultaten uit de brainstorm worden per onderwerp in max. 10 minuten per onderwerp bediscussieerd. De gespreksleider zal de tijd hier strak in acht nemen. Resultaat: De ideeën zijn verder verduidelijkt en bediscussieerd. Er kan of een uitspraak worden gedaan of er sprake is van een kerntaak, dan wel er wordt geconcludeerd dat een onderwerp nader moet worden uitgediept. 6e stap: weging van de kerntaken en de rollen In deze stap mag iedere deelnemer een weging geven aan de kerntaken en wat de rol van de gemeente hierin zou moeten zijn Resultaat: Mening van de raadsleden over de kerntaken en rol van de gemeente over de kerntaak. 7e stap: presentatie van de eindresultaten De uitkomst van de stemming zal ter afsluiting van deze avond worden gepresenteerd. Tenslotte zal één en ander door de griffie in een notitie voor de raad worden uitgewerkt. Deze notitie kan, voor zover het om de in deze fase behandelde onderwerpen, gaat worden gebruikt bij de discussie over de kadernota. Resultaat: Het resultaat van de stemming wordt gepresenteerd (uiteindelijk wordt dit nog uitgewerkt in een bondige rapportage door de griffie) Discussieavond op maandag 16 april In deze fase van de kerntakendiscussie vormt de discussieavond het voorlopige sluitstuk. Alle voorbereidingen zijn er op gericht om de discussieavond goed te laten verlopen. De discussieavond zal onder leiding staan van Danny van der Boom van GroupSupport. Het programma zal er in grote lijnen als volgt uitzien: Opening met een broodje vaststellen definitief programma voor de avond Discussie onderwerpen (2 maal pauze tussendoor) Stemming over de eindresultaten Presentatie eindresultaten Sluiting Ten slotte Na afloop van deze fase gaan we het doorlopen proces evalueren. De opgedane ervaringen zullen we meenemen naar het vervolg traject. Hierbij zal de werkgroep zich ook buigen over de vraag in hoeverre onderwerpen onderbelicht zijn gebleven. Dit zou er toe kunnen leiden dat deze onderwerpen in de vervolgfase alsnog aan de orde gesteld worden.