I-FourC Whitepaper. Transitie van papier naar digitaal binnen de Zorg. Obstakels bij de invoering van een EPD

Transcriptie

1 1 I-FourC Whitepaper Transitie van papier naar digitaal binnen de Zorg De afgelopen jaren is door verschillende partijen veel tijd en inspanning gestoken in de ontwikkeling van een EPD en de verwachting is dat in de nabije toekomst nog meer investeringen nodig zijn. Alle ambitieuze plannen over een vierde of vijfde generatie-epd ten spijt: wie niet tijdig nadenkt over de integratie van papieren informatie binnen een EPD loopt het gevaar dat het alleen gebruikt wordt als een elektronisch invulformulier. Obstakels bij de invoering van een EPD In de praktijk zien we vaak dat organisaties pas na de invoering van een EPD gaan nadenken over de manier waarop ze papieren informatie binnen het elektronische patiëntendossier toegankelijk willen maken. Hierdoor ontstaat een hybride situatie waarin een deel van de informatie is terug te vinden in het EPD en een ander deel in het papieren dossier. Dit dwingt mensen om te kiezen en vaak kiezen ze dan toch weer voor het vertrouwde papieren dossier waar ze jarenlang zo prettig mee gewerkt hebben. Het gevolg: ze printen alle EPD-informatie uit en voegen het toe aan het papieren dossier. Het EPD wordt zo gedegradeerd tot een elektronisch invoerformulier. De rol van de eindgebruiker bij de acceptatie van een EPD Bij de introductie van een EPD wordt onvoldoende rekening gehouden met de gebruikers van de patiëntendossiers, de medisch specialisten. Maar al te vaak zien we dat deze gebruikers min of meer gedwongen worden om afscheid te nemen van het vertrouwde papieren patiëntendossier. Het werken met een papieren patiëntendossier is zo ingeburgerd binnen de werkprocessen dat het vervangen hiervan vaak wordt ervaren als een achteruitgang in plaats van een vooruitgang. Helaas wordt dit gevoel van achteruitgang door mensen vanuit de ICT vaak weg gerationaliseerd door te stellen dat het allemaal te maken heeft met emotie en gewenning. Daarbij houdt men totaal geen rekening met de vele voordelen die een papieren patiëntendossier met zich meebrengt. Voordelen die door een elektronische variant volledig verdwijnen en waar geen aanwijsbare nieuwe voordelen voor in de plaats komen. Daar waar men vroeger eenvoudig kon schrijven op papier, moet men nu typen. Het ongestructureerd vastleggen van gedachtes in de vorm van kleine notities of tekeningen is niet meer mogelijk omdat men gedwongen wordt gestructureerd informatie vast te leggen in voorgedefinieerde formulieren. Er is geen ruimte meer voor het vastleggen van het gedachteproces van de medisch specialist, waardoor belangrijke informatie die heeft geleid tot een bepaalde diagnose niet meer te achterhalen is. Het intuïtief bladeren door het papieren dossier wordt vervangen door scrollen, waardoor het niet meer mogelijk is om informatie snel naast elkaar te leggen en te vergelijken. Ook de verbale en non-verbale interactie tussen patiënt en medisch specialist verdwijnt in hoge mate wanneer we mensen wegstoppen achter schermen, daar waar vroeger het papieren dossier gewoon op het bureau lag en geen belemmering vormde in het persoonlijk contact tussen arts en patiënt. Daarnaast zijn aspecten zoals dikte van het dossier, type documenten en chronologische volgorde van documenten, niet meer terug te vinden in de elektronische variant.

2 2 De integratie van informatie op papier binnen het EPD Het belangrijkste gevaar schuilt echter in het feit dat men vaak pas na de invoering van een EPD gaat nadenken over het toegankelijk maken van de papieren informatie binnen het EPD. Zonder deze informatie uit het papieren patiëntendossier is een EPD niet volledig. Dit kan leiden tot medische missers en dat terwijl het voorkomen hiervan juist één van de aanleidingen is voor de invoering van het EPD. Wat men vaak ziet is dat na de invoering van een EPD een hybride situatie ontstaat waarin een gedeelte van de informatie is terug te vinden in het elektronische dossier en een ander gedeelte in het papieren dossier. In principe wordt een situatie gecreëerd die mensen dwingt een keuze te maken: of elektronisch werken, of met papier werken. Aangezien men jarenlang met papier heeft gewerkt en men overtuigd is van de vele voordelen van papier leidt dit vaak tot de keuze om op de oude, vertrouwde manier te blijven werken. Het gevolg: alle informatie uit het EPD wordt afgedrukt en toegevoegd aan het bestaande papieren patiëntendossier. Het is belangrijk dat zorginstellingen zich bewust zijn van het gevaar dat zojuist geschetst is. Veel zorginstellingen zijn inmiddels overtuigd van het nut en het belang van een elektronisch dossier; dat is onomstreden. Men wil graag afscheid nemen van het papieren dossier, omdat vanuit een bedrijfseconomisch oogpunt papieren dossiers veel ruimte en dus kostbare vierkante meters in beslag nemen en voor de distributie van papier een duur en foutgevoelig logistiek proces noodzakelijk is. De complexiteit van dit logistieke proces maakt dat men vaak lang naar informatie moet zoeken, hetgeen hoge kosten met zich mee brengt. In het ergste geval kan het gewenste papieren dossier niet beschikbaar worden gesteld aan de medisch specialist op het moment dat deze het nodig heeft, met als gevolg dat de kwaliteit van de geboden zorg in het geding komt en de kans op missers toeneemt. Het definiëren van een transitiefase De invoering van een EPD brengt twee aspecten met zich mee. Aan de ene kant hebben we te maken met de invoering van een nieuw elektronisch systeem en aan de andere kant met een nieuwe manier van werken; van papier naar digitaal. Het probleem bij veel zorginstellingen is dat ze het tweede aspect niet onderkennen, waardoor bij de invoering van het EPD alleen aandacht wordt geschonken aan het geven van instructies die nodig zijn om te leren werken met het nieuwe elektronische systeem. Hierbij realiseert men zich niet dat veel voordelen die worden toegeschreven aan het EPD eigenlijk worden ingegeven door een nieuwe manier van werken waarbij men afscheid neemt van papier. Dit impliceert dat er een fase kan worden gedefinieerd die vooraf zou moeten gaan aan de invoering van het EPD. Een transitie fase om de overgang te maken van een op papier gebaseerde werkmethode naar een digitale werkmethode. Het resultaat van deze transitie fase vormt het fundament waarop het EPD later kan worden gebouwd. Transitie van papier naar digitaal De transitiefase kent een aantal duidelijke doelstellingen en uitgangspunten: 1. Het huidige werkproces van de medisch specialist moet ongewijzigd blijven in de digitale werkomgeving. 2. Gedurende de transitie moet de continuïteit van de informatievoorziening gewaarborgd blijven. 3. De medische informatie die geraadpleegd wordt vanuit de nieuwe digitale werkomgeving moet volledig en overal toegankelijk zijn. 4. Als laatste moet de situatie die ontstaat na de transitie een fundament zijn voor de verdere uitrol van een EPD. Dat wil zeggen dat de data die ontstaat door het digitaliseren van de papieren patiëntendossiers moeten kunnen worden ontsloten in een toekomstig EPD.

3 3 Het is verstandig in de uitwerking van het transitietraject te kiezen voor een gefaseerde aanpak. Dat wil zeggen dat men niet moet uitgegaan van een big bang scenario, maar van een planning waarbij afdeling na afdeling wordt voorbereid en ingericht om digitaal te gaan werken. Alle papieren patiëntendossiers van één afdeling zullen uit de zorginstelling moeten worden weggehaald en overgebracht naar een externe archieflocatie. Hierdoor voorkomt men dat mensen toch weer teruggrijpen naar het oude vertrouwde papieren dossier. Integratie van speciaal ontwikkelde software binnen het bestaande ZIS moet ervoor zorgen dat de papieren informatie gedurende de hele transitie toegankelijk is en geraadpleegd kan worden. Dossiers die nodig zijn ter ondersteuning van de dagelijkse processen kunnen elektronisch worden aangevraagd en worden met voorrang beschikbaar gesteld aan de medisch specialist. Dit betekent dat men op een afdeling meteen kan beschikken over de digitale dossiers op het moment dat het papier de organisatie verlaat. De voordelen op de afdeling zijn meteen merkbaar. Niet meer zoeken naar informatie en ruimtewinst in het archief. Het belang van een goede viewer De transitiefase mag het werkproces op de afdeling niet veranderen. Daar waar men vroeger een aanvraag voor een papieren patiëntendossier in het ZIS deed, vraagt men nu een digitaal dossier aan. De medisch specialist moet het dossier vervolgens kunnen inzien in een digitale variant van het papieren dossier. De arts moet in het nieuwe digitale dossier nog steeds een eerste blik kunnen werpen op de kaft, chronologisch door het dossier kunnen bladeren en snel documenten met elkaar kunnen vergelijken. Om te voorkomen dat een arts tijdens het contact met de patiënt achter een scherm verdwijnt en om de mobiliteit van de arts te kunnen waarborgen kan men ervoor kiezen om iedere arts uit te rusten met een tablet. Zo krijgt de arts zijn oude vertrouwde dossier, weliswaar in digitale vorm, weer terug. Hij kan met het digitale dossier blijven werken zoals hij altijd al gewend was te werken met het papieren dossier. De tablet geeft hem de mogelijkheid om mobiel te werken met het digitale patiënten dossier, maar hij kan ook weer op de oude vertrouwde manier aantekeningen maken in het digitale dossier door er gewoon in te schrijven. Nieuwe manier van werken De transitiefase moet ervoor zorgen dat een nieuwe manier van werken wordt geïntroduceerd binnen de zorginstellingen. Een manier van werken die niet meer uitgaat van een papieren patiënten dossier, maar van een gedigitaliseerde kopie van dat dossier. In de nieuwe manier van werken moet de zorginstelling geen enkele concessie hoeven doen ten opzichte van de vele voordelen die het papieren dossier met zich meebrengt. Men realiseert als het ware een 1-op-1 kopie van zowel het dossier alsmede van de werkprocessen naar een digitale wereld, met alle voordelen van dien. De digitale dossiers zijn compleet en de informatie is nooit meer zoek, waardoor de kans op missers zal afnemen. Een eigenschap die door velen wordt toegerekend aan een EPD, maar die ook zonder invoering van een EPD bewerkstelligd kan worden. Door de inzet van tablets en goede viewers zijn mensen mobiel en kunnen altijd en overal op een snelle manier over de gewenste medische informatie beschikken. Neveneffecten Bovendien zullen een aantal neveneffecten optreden die de nodige voordelen opleveren. Door het uitfaseren van het gebruik van papier zal op termijn een kostenbesparing worden gerealiseerd die aanzienlijk is. De vierkante meters die eerst nodig waren voor het archief zullen vrijkomen en kunnen worden ingezet voor doeleinden die direct gerelateerd zijn aan het verlenen van zorg. Door het wegvallen van het archief wordt direct bespaard op FTE s. Een

4 4 indirecte kostenbesparing wordt gerealiseerd doordat de beschikbare FTE s veel efficiënter kunnen werken dan voorheen. Het fundament voor een nieuw EPD wordt gelegd door de transitie van papier naar digitaal als voorwaarde te stellen voor het nieuwe EPD. Transitieconcept voor de Zorg I-FourC heeft inmiddels veel ervaring met het integreren van papieren informatie in de digitale werkprocessen van de zorg. Zo hebben we kant-en-klare koppelingen en integratiecomponenten voor vrijwel alle ZIS- en EPD-systemen, waardoor de zorgverlener vanuit één 'cockpit' alle informatie digitaal kan bekijken en bewerken. Ook beheert de software van I-FourC bestaande afsprakensystemen en opnameagenda s. Op die manier heeft de zorgverlener altijd de beschikking over alle relevante informatie. Algemeen Efficiencyverhoging en kostenverlaging zijn belangrijke thema's in de zorg. Het verbeteren van de distributie en de toegankelijkheid van medische informatie is daarom van groot belang. Het unieke concept van I-FourC zorgt daarvoor. Nog steeds worden de meeste medische dossiers fysiek gedistribueerd, maar in ons concept gebeurt dat uitsluitend digitaal. Daardoor heeft de zorgverlener altijd de juiste informatie op de juiste plek en op het juiste behandelmoment bij de hand. De talloze nadelen van fysieke distributie - kwijtraken van dossiers, overvolle archieven en uitputtende aanmaningsprocedures behoren definitief tot het verleden. De medische administratie kan zich nu volledig concentreren op inhoud en informatievoorziening. Een bijkomend voordeel is dat de vrijgekomen ruimte in het archief kan worden gebruikt voor andere doeleinden. Multidisciplinaire aanpak Kwalitatief hoogwaardige zorg met een multidisciplinaire aanpak kan niet zonder een perfect functionerend informatiesysteem met parallelle toegangsmogelijkheden ( One stop shopping ). Met de toepassingen in ons concept krijgt u zo'n systeem. Door scanning on demand en bulk scanning verbeteren we de digitale toegankelijkheid, waarbij u zelfs tijdens de transitie kunt beschikken over de informatie. Door de koppeling tussen I-FourC JIM, het afsprakensysteem en opnameagenda's kunt u bovendien al uw aanvragen snel en adequaat afhandelen. Daarnaast kunt u met ons concept eenvoudig informatie delen met andere instanties in de keten. Zo beschikken huisartsen en eventuele andere zorgpartners direct over alle relevante informatie. Het I-FourC concept voldoet uiteraard aan alle criteria die hiervoor zijn opgesteld: we maken gebruik van proven technology, garanderen een snelle beschikbaarheid en het concept past in de nationale infrastructuurplannen (Nictiz) van het ministerie van VWS. DBC's Financiering gebeurt tegenwoordig op basis van nacalculatie van gedane verrichtingen (DBC s). Dit vergroot het belang van output (productiviteit) en efficiency. Door de digitale distributie van het I-FourC concept is de efficiency van de informatievoorziening in ieder geval uitstekend geregeld. De productiviteit is daardoor nog alleen afhankelijk van de verrichtingen en niet meer van de informatievoorziening.

5 5 Transparantie van het zorgproces Met de toepassingen van I-FourC kunt u nagaan wie op welk moment welke informatie heeft bekeken, zelfs per document. Dit is een belangrijk hulpmiddel om achteraf te beoordelen of bij een behandeling de juiste documenten op het juiste moment door de juiste personen zijn geraadpleegd. Ook in dit opzicht begint kwalitatief goede zorg dus met een adequate informatievoorziening. Managementinformatie Er is steeds meer behoefte aan indicatoren die de resultaten van het zorgproces meten. Zoals gezegd staat of valt de zorgverlening bij de kwaliteit van de informatievoorziening. Metingen en benchmarks van de informatiestromen zijn ideale indicatoren om het zorgproces te monitoren. De uitgebreide statistische mogelijkheden van het I-FourC concept zijn daarbij uitstekende hulpmiddelen. Cultuur Ook in de zorg is er sprake van een cultuuromslag en wordt resultaatgericht werken steeds belangrijker. Uit onze eerdere projecten blijkt dat het geïntegreerde I-FourC concept multidisciplinaire grenzen binnen de organisatie doorbreekt. Door de verbetering van ketenintegratie en het verhogen van de efficiency van het zorgproces neemt de kwaliteit van de zorg zichtbaar toe. Samenwerking Het I-FourC concept biedt perfecte oplossingen voor het communiceren en delen van patiënten informatie. Ook in de samenwerking tussen ziekenhuizen en andere zorginstellingen komen de toepasbaarheid en het rendement van het I-FourC concept dus optimaal tot hun recht. Over I-FourC I-FourC ontwikkelt en exploiteert concepten, diensten en ICT-producten om fysieke informatie te integreren in digitale informatiesystemen. We voeren transities uit ten behoeve van complexe bedrijfsprocessen, met als uitgangspunt dat ook tijdens de transitie alle informatie op elk willekeurig moment digitaal toegankelijk dient te zijn. Op deze manier wordt de continuïteit van het primaire werkproces optimaal gewaarborgd. De unieke combinatie van dienstverlening en softwareontwikkeling I-FourC onderscheidt zich in de markt door een unieke combinatie van dienstverlening en softwareontwikkeling. Door deze twee expertisegebieden te integreren in onze aanpak kunnen we fysieke informatie optimaal digitaliseren: in de juiste context, voor de juiste gebruiker en op het juiste moment.