MEMO Aansluiten op wat er leeft

Transcriptie

1 MEMO Aansluiten op wat er leeft CONCEPT 1. Achtergrond Vorig jaar is een eerste poging gedaan om inwoners, maatschappelijke organisatie, verenigingen, en ondernemers te betrekken bij de totstandkoming van de kadernota. Er zijn hiervoor werktafels georganiseerd over de thema s Duurzaamheid en Wijkbeheer. Via gemeenteberichten, sociale media, mondeling en via de mail zijn mensen uitgenodigd om mee te praten over deze thema s. Daarnaast was een ideeënbus ingericht waar inwoners gebruik van konden maken. Alhoewel de discussies over duurzaamheid en wijken inhoudelijk heel interessant waren en ook zeker iets opleverde, was het een beperkt gezelschap dat hieraan deelnam of gebruik maakte van de ideeënbus. Daarnaast wordt in verschillende vergaderingen en gesprekken binnen de gemeente (bestuur en organisatie) de vraag gesteld of de gemeente wel goed is aangesloten op wat leeft in de samenleving. En de vraag of de dilemma s van de gemeente dezelfde zijn als de dilemma s van de Teylingse samenleving? Conform wat in de Kadernota is besloten en gebaseerd op de behoefte die is uitgesproken door de raadsleden om aan te sluiten op wat leeft, doen we hierbij een voorstel om dit jaar een volgende stap te zetten als raad en opnieuw een gesprek te faciliteren. Dit keer eerder in het jaar en ook georganiseerd vanuit de raad. 2. Aanleiding en ambitie Een duidelijke ambitie in het raads- collegeprogramma Zorgzaam regisseren dichtbij mensen en in de onlangs vastgestelde Kadernota Communicatie is om meer aan te sluiten op wat leeft in de samenleving. Een doel voor de lange termijn is de ontwikkeling naar een netwerkorganisatie waarbij samenwerken het uitgangspunt is. Samenwerken tussen gemeente (organisatie, bestuur en raad) en samenleving / stakeholders. Tijdens de participatiebijeenkomst 2 november jl. werd door de aanwezige raadsleden ook aangegeven dat er een sterke behoefte is om dilemma s te delen met de samenleving. Vraag die hierbij gesteld werd: sluiten we als gemeentelijke bestuur en organisatie wel voldoende aan op de dilemma s en zorgen die spelen in de samenleving? De wens is om als gemeente steeds meer als meewerkkracht op te treden en de samenleving te faciliteren in plaats van op voorhand taken naar zichzelf toe te trekken en het voortouw te nemen op thema s die soms beter door samenleving zelf kunnen worden opgepakt. Kortom, meer verbinding met de samenleving waarvoor de plannen worden bedacht en ook meer initiatief bij de samenleving leggen. Het vraagstuk van samenleving betrekken speelt al langer in Teylingen en de ontwikkeling van burgerparticipatie (waarin wij initiëren) naar overheidsparticipatie (waarin de samenleving initieert) is een belangrijke rode draad en zo ook de ambitie om dit in zijn totaliteit te bezien. De kadernota kan men als momentum benutten om hier een nieuwe impuls aan te geven. Tegelijkertijd ligt er een bredere ambitie: meer aangesloten zijn bij de netwerken in de samenleving en de samenleving letterlijk in beweging krijgen voor vraagstukken die er toe doen. 3. Concrete vragen 1. Raad heeft wens en ambitie uitgesproken om het moment van het tot stand komen van de kadernota te benutten en mensen te vragen wat hen bezig houdt om zo meer aan te sluiten bij wat leeft in de samenleving. De grootste problemen en kansen in de samenleving met inwoners scherp te krijgen.

2 Hebben Teylingen (raad, bestuur en organisatie) en de gemeenschap dezelfde vraagstukken en dilemma s voor ogen? 2. Daarbij het momentum van de kadernota benutten om een impuls te geven aan een eensluidend beeld bij burger- en overheidsparticipatie. Hoe krijgt Teylingen de gemeenschap in beweging voor vraagstukken die er toe doen? Kent Teylingen de netwerken en de issues en sluit zij daar voldoende bij aan? Zo nee, hoe kan dit krachtiger, effectiever en duurzamer? 4.Visie op de opdracht gebaseerd op 5 pijlers: 1 De kracht van samen De vraag van Teylingen past in de tijdgeest waarin inwoners in toenemende mate een rol krijgen bij beleidsvorming en uitvoering. In de afgelopen twee decennia is een forse ontwikkeling doorgemaakt. Van een overheid die alles voor de burgers regelt, is de stap gemaakt naar passieve inspraak (reactie) en vervolgens naar actieve inspraak (actieve participatie bij uitvoering en beleidsvorming). Op veel plaatsen in Nederland wordt nu de volgende stap gezet. Inwoners wachten niet meer tot de overheid ook zo ver is ; zij gaan alvast zelf aan de slag. De gemeente neemt steeds vaker de rol in van gelijkwaardige samenwerkingspartner. Op deze manier kunnen taken die voorheen bij de gemeente lagen, worden uitgevoerd in samenwerking met een heleboel extra handen. 2 Potentieel in de samenleving gaan zien en benutten Tevens is het goed je als gemeente (zoals raad, college als organisatie) bewust te zijn wat deze ambitie van je vraagt. Dit in termen van een goede antenne hebben, het potentieel in je samenleving zien en dit weten te verbinden maar ook in termen van loslaten en initiatieven faciliteren in plaats van perse zelf initiëren en uitvoeren. Door met de samenleving in gesprek te gaan, schep je verwachtingen. Goed om vooraf te weten wat de mogelijkheden zijn om deze verwachtingen goed te managen. 3 Leerproces; verhouding tussen loslaten en regisseren In ruil voor de tijd en moeite die inwoners hierin steken, verwachten zij van de gemeente wel commitment, in de vorm van belangstelling, meedenken om hindernissen te overwinnen, af en toe een steuntje in de rug en een bescheiden maar realistisch budget voor het uitvoeren van de geformuleerde projecten. Dat vraagt van de gemeente een andere houding. Het een leerproces waarin we moeten zoeken naar de juiste verhouding tussen loslaten en regisseren/stimuleren. Dit is gezamenlijk leerproces van bestuur en organisatie. 4 Interne energie genereren Het is van belang hier als gemeente in gezamenlijkheid bestuur en organisatie in te acteren. Onder het motto binnen beginnen om het buiten te winnen is het raadzaam om ook intern energie te genereren voor dit onderwerp. Niet alleen omdat de organisatie op haar eigen manier verbonden is met de samenleving, maar ook omdat de organisatie uiteindelijk met de inbreng van de samenleving aan de slag moet gaan. 5 Investeren in elkaars denkbeelden Kortom, als je dit onderwerp als gemeente serieus op wilt pakken vraagt dat om meer dan een avond organiseren en een paar afspraken maken. Dit vraagt om investeren in elkaars denkbeelden hierover, investeren in elkaars netwerk en dit ook in te durven zetten, het potentieel in je samenleving zien en dit weten te verbinden. 5. Aanpak In onderstaande worden de belangrijkste bouwstenen van de aanpak toegelicht. Gezien de korte en lange termijn ambities die de gemeenteraad Teylingen hieromtrent heeft, is gekozen voor een

3 pragmatische aanpak die in hoofdlijnen weergeeft wat de haalbare stappen voor de korte termijn kunnen zijn met daarbij een doorkijkje naar de langere termijn. 5.1 welke partijen worden betrokken Ieder vanuit hun eigen rol en belang: medewerkers (binnen beginnen om het buiten te winnen + bron van kennis): te beginnen met een pool van interne frisdenkers collegeleden (goed dat zij deze ambitie kennen, delen en ook hun netwerk in kunnen zetten en verbinden) raadsleden (visie op dit thema en belangrijkste uitgangspunten met elkaar benoemen (zie 5.2) stakeholders in Teylingen (maatschappelijke vertegenwoordigers van burgers, bedrijven, onderwijs, netwerk van maatschappelijke instellingen): bij voorkeur door zoveel mogelijk bestaande (interactieve) netwerken van reeds bestaande samenwerkingsverbanden te benutten 5.2 Mentaal contracteren: investeren in elkaars denkbeelden Dit door middel van een: Raads- en collegeconferentie (benen op tafel-sessie)begin januari Hier staat het thema: gemeenschap in beweging centraal. Wat zijn gedeelde wensen en ambities? Vanuit welk gedeeld doel? Welke kansen ziet men en welke eventuele bedreigingen? Welk krachtenveld kan men nu al in de gemeenschap onderscheiden en waar ziet men op dit moment het potentieel en hoe denkt men dit te kunnen verbinden? MT-conferentie (benen op tafel-sessie) eind januari Hier staat het thema centraal: wat betekent het in beweging krijgen en betrekken van samenleving voor ons als organisatie?. Welke kansen ziet men en welke eventuele bedreigingen? Welk krachtenveld kan men nu al in de gemeenschap onderscheiden en waar ziet men op dit moment het potentieel en hoe denkt men dit te kunnen verbinden? Wat vraagt dit randvoorwaardelijk van de organisatie? In hoeverre kan dit meegenomen worden in bestaande processen / (cultuur)trajecten? Wat leveren deze conferenties op? Investering in elkaars denkbeelden en een eenduidig beeld ten aanzien van het onderwerp gemeenschap in beweging, kansrijke thema s om de verbinding met groepen uit de samenleving te versterken. Krachtenveld samenleving in beeld: welke stakeholders zijn belangrijk vooor Teylingen? Waar zitten al waardevolle netwerken en waar kan dat nog verder uitgebreid worden? In beeld wat dit van de organisatie vraagt om hier invulling aan te geven. 5.3 Voorstel: korte termijn Raads- en collegeconferentie (benen op tafel-sessie)begin januari Zie voorgaand. MT-conferentie (benen op tafel-sessie) eind januari Zie voorgaand.

4 Interne frisdenkers januari Medewerkers die van nature zeer samenwerkingsgericht zijn, energiek en verbindend. Werf een pool van interne frisdenkers en bespreek met elkaar dit onderwerp en de kansen (en eventuele bedreigingen). Wat levert dit op? Energie, ideeen, input en betrokkenheid voor dit ondewerp van binnenuit en onderaf. Benoemen van kansrijke thema s, een krachtenveld analyse (op basis van krachten en potentieel) op deze thema s. Het instellen en consulteren van een expertgroep / frisdenkers februari Elke gemeente kent dergelijke mensen: visionair, origineel, buiten de lijntjes denken; van hoogleraar tot vrij geestige journalist, van raad van bestuur lid tot de vrijwilliger van het jaar die de regio door en door kent of er juist met een frisse blik naar kan kijken. Benut nu al voor dit thema dit potentieel en verbindt hen rond de vraagstukken: 1) Hoe kan Teylingen nog meer haar samenleving verbinden en in beweging krijgen voor thema s die er toe doen in de domeinen sociaal, ruimte en economie? 2) waar ziet u, kijkend naar de speerpunten uit het college-programma nu al thema s / vraagstukken / wensen die u de raad mee zou willen geven ten behoeve van de komende kadernota? Wat levert dit op? Verbindingen in de gemeenschap (fris en vrij) Ideeen, draagvlak en betrokkenheid en idealiter: ambassadeurschap ten aanzien van dit onderwerp. Thema s onderwerpen, ideeen om mee te geven aan het college bij de tot stand koming van de Kadernota Voorstel: langere termijn Raads- en collegeconferentie ER-doelen ontleedt uit het college-programma en uit de toekomstvisie van Teylingen welke hogere doelen en ambities ontleden raads-en collegeleden hier voor Teylingen uit. Intergemeentelijke werkgroepen Wat zijn activiteiten en inspanningen die we moeten verrichten om dat te realiseren? Hoe kunnen we op de diverse thema s de gemeenschap betrekken? Regionale expertgroep / regionale frisdenkers Herkennen zij de geformuleerde ER-doelen en hogere ambities? Welke ambities zouden zij daar graag aan toegevoegd zien op de langere termijn? Waar zien zij mogelijkheden voor de

5 samenleving om hierin samen op te trekken? Groepsconferenties inclusief werksessies (1 conferentie inwoners + verenigingen, 1 conferentie bedrijfsleven en maatschappelijke instellingen) Herkent men de ER doelen? Waar denkt men een bijdrage te kunnen leveren? Potentie:vorming dorpslab (?? Nu al benoemen? Ik denk te vroeg) 5.5 Randvoorwaarden Mensen zowel intern als extern betrekken geeft energie, betrokkenheid, begrip en draagvlak. Ze worden ambassadeurs voor de plannen die gezamenlijk zijn bedacht. Andere voordelen zijn inbreng van andere, nieuwe ideeën, creatieve oplossingen, out of the box-denken, integraal denken. Mensen werkelijk met elkaar in gesprek laten gaan en verbinden rondom bepaalde thema s. Samen de schouders er onder, niet naar elkaar wijzen maar samen de kar trekken. Belangrijke voorwaarden daarvoor zijn transparantheid, kwetsbaar opstellen, vertrouwen geven en dat dan ook terug krijgen. 5.5 Externe begeleiding Een dergelijk traject waarbij je werkelijk beweging wil realiseren is in de regel veelomvattend en heeft een belangrijk cultuur- en organisatieaspect. Gezien de fase waarin de organisatie zich bevindt (ambtelijke fusie, herplaatsing van medewerkers) en het feit dat dit participatie-vraagstuk idealiter bezien moet worden in relatie tot de organisatie en de cultuur, is het raadzaam voor de uitwerking van een en ander professionele externe begeleiding in te huren. De expertise van de externe begeleider zit vooral op het snijvlak organisatie en cultuur. Deze persoon beschikt over de vaardigheid om (groepen) mensen met elkaar in verbinding te krijgen. Stuurt daarbij aan op een concreet eindresultaat. Esther Peters heeft hier veel ervaring mee. Zowel in interactieve toekomstvisie-trajecten die hebben uitgemond in de oprichting van een dorpslab, als in het begeleiden van organisaties in verander-opgaven. Altijd met een open vizier, oog voor onderlinge verschillen en zij weet deze verschillen op een natuurlijke manier te overbruggen en verbinden. Met oog voor en het vizier op het resultaat. Gezien het feit dat 1 van de belangrijkste rode draden uit de aanpak potentieel verbinden is, is de insteek de externe begeleiding tot een minimum te beperken. Het eigen potentieel van de organisatie wordt benut (door middel van o.a. de pool van interne frisdenkers en de inzet van Suzanne de Jong), waarbij de extrene begeleiding met name ziet op het uitdenken en begeleiden van de diverse bijeenkomsten. Planning Vanaf 2 dec 2015 Uitwerken plan inclusief budget 10 dec 2015 Opdrachtverlening 10 dec 2015 Start interne frisdenkers Jan/feb Uitvoering Januari raads- en collegeconferentie Januari start frisdenkgroep intern Februari frisdenkwerkgroep extern

6 maart Verwerken resultaten en geschikt maken voor kadernota 15 maart 2015 Resultaat beschikbaar voor uitwerking in kadernota Datum kadernota beschikbaar voor raad (Frans ter Hofstede) 2 juni 2016 Eventueel inplannen voorbereidende avond met raad/cie s voor nieuwe werkwijze kadernota 23 juni 2016 Behandeling kadernota in raad