De fiets van de zaak verdwijnt; of toch niet? Bijeenkomst InEen 28 oktober de CAO. Chris-Jan van Leeuwen (senior) adviseur

Transcriptie

1 De fiets van de zaak verdwijnt; of toch niet? Bijeenkomst InEen 28 oktober 2014 de PGGM HR CAO Advies Chris-Jan van Leeuwen (senior) adviseur

2 Agenda 1. De Werkkostenregeling een korte uitleg over de werking, actualiteiten en tips bij de invoering en hantering van de regeling 2. Aandachtspunten 3. Optimaal invullen van de vrije ruimte Hoe vullen we de vrije ruimte en wat kunnen we met het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden? 2

3 WKR 3

4 1. Invoering werkkostenregeling Invoering werkkostenregeling: Vanaf 1 januari 2011 tot 1 januari 2015 = Vrijwillig N.B. Overgangsregeling personele evenementen Vanaf 1 januari 2015 = Verplicht De werkkostenregeling brengt: Vereenvoudiging en administratieve lastenverlichting Vervallen regelgeving Eenvoudige administratieve procedure Systematiek van belastingheffing over vergoedingen en verstrekkingen wijzigt 4

5 1. Systeem 1) Belastingheffing via bruto loon 2) Eindheffing 80% - over door de werkgever aangewezen eindheffingsbestanddelen 3) Geen belastingheffing over eindheffingsbestanddelen in forfaitaire ruimte 4) Forfaitaire ruimte 1) 1,5% loonsom (2014)/ 2015:1,2% loonsom 2) Minus gerichte vrijstellingen 3) Toepassing waarderingsregelingen 5) Per inhoudingsplichtige 2015 concerntoepassing 5

6 1. De trechter van de werkkostenregeling Vergoeding of verstrekking in de trechter Valt onder een gerichte vrijstelling, dus wordt niet tot het loon gerekend N.B. Incl. BTW Valt in het forfait Valt onder een 0-waardering, of Valt onder een forfaitaire waardering overschrijding forfaitaire ruimte: belast met 80% eindheffing forfaitaire ruimte: 1,5% (1,2)% van de loonsom vrijgesteld Verschuldigdheid van loonheffing verschuift van werknemer naar werkgever als de werkgever kiest voor eindheffing in plaats van voor individueel loon 6

7 1. Prinsjesdag 2014 / Belastingplan 2015 Definitieve invoering per 1 januari 2015 Forfait naar 1,2% Concernregeling voor vennootschappen! Jaarlijkse afrekensystematiek Beperkte invoering noodzakelijkheidscriterium voor communicatie- en digitale hulpmiddelen Wegnemen van onderscheid tussen vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen voor een aantal werkplek-gerelateerde voorzieningen Personeelskortingenregeling komt terug Belastingplan 2015: Tweede en Eerste Kamer Er volgen nog aanvullende ministeriële regelingen 7

8 1. Concernregeling Collectieve generieke vrijstelling (vrije ruimte) Voorwaarde: gedurende het hele kalenderjaar is sprake van vrijwel volledig eigendom (95%-eis) van de moedermaatschappij in de (klein)dochtermaatschappij(en) Eindheffing wordt in de concernregeling afgedragen door de inhoudingsplichtige met het grootste bedrag aan loon waarover in het kalenderjaar bij de werknemer belasting is geheven (kolom 14 loonstaat) Uitwerking in ministeriële regeling volgt met betrekking tot administratieve vereisten 8

9 1. Jaarlijkse afrekensystematiek Doelstelling: vereenvoudiging Eén keer per jaar vast stellen wat verschuldigde belasting in het kader van de WKR is Eventueel verschuldigde belasting wordt tegelijk met de aangifte over het eerste tijdvak van het volgende kalenderjaar aangeven en afdragen N.B. Het blijft mogelijk om, indien een werkgever dat wenst, de belasting al eerder in gedeelten af te dragen 9

10 1. Noodzakelijkheidscriterium Introductie van het noodzakelijkheidscriterium voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur Gereedschappen: Een gereedschap wordt gebruikt om iets te maken, te meten of te controleren en kan naar zijn aard meerdere keren worden gebruikt. Daarbij gaat het om de gezamenlijke voorwerpen die voor het verrichten van een werkzaamheid nodig zijn, met name de werktuigen van een ambachtsman. Voorbeelden van gereedschap zijn: de hamer of de duimstok van een timmerman, het fototoestel van een fotograaf, een muziekinstrument van een muzikant, de kwast van een schilder en de naaimachine van een kledingmaker. De verf waar een schilder mee schildert en de stof waar de kleding van wordt gemaakt, zijn geen gereedschap, net zomin als werkkleding of kantoormeubilair. Met computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur wordt gedoeld op ICTmiddelen zoals desktops, laptops, tablets en mobiele telefoons (waaronder smartphones). Ook printers kunnen onder omstandigheden als noodzakelijk gereedschap gezien worden. Het gaat niet alleen gaat om het vergoeden of verstrekken van deze gereedschappen en ICT-middelen, maar ook om alle vergoedingen en verstrekkingen die daarmee direct verband houden. Het kan ook gaan om het bij deze voorzieningen behorende gebruik van datatransport zoals een zogenoemde dongel of een abonnement via een 4G-kaartje en de voor het gebruik in het kader van de dienstbetrekking benodigde programmatuur en dergelijke. 10

11 1. Noodzakelijkheidscriterium Uitgangspunt: Als de werkgever een voorziening in het kader van zijn bedrijfsvoering redelijkerwijs noodzakelijk acht, mag deze onbelast aan de werknemer vergoed of verstrekt worden. De voorziening moet zonder meer nodig zijn; zonder de voorziening kan de dienstbetrekking niet goed worden uitgeoefend en impliceert dat de voorziening in ieder geval daadwerkelijk bij de uitoefening van de dienstbetrekking gebruikt wordt. 11

12 1. Noodzakelijkheidscriterium Relevante aspecten: De werknemer is verplicht tot teruggaaf van de voorziening of tot vergoeding van de restwaarde indien niet langer noodzakelijk voor de vervulling van de dienstbetrekking Initiatief ligt bij de werkgever Vaste kostenvergoedingen voor door de werknemer aangeschafte en betaalde noodzakelijke voorzieningen is mogelijk, zolang de inhoudingsplichtige maar expliciet de vereisten bepaalt, waaraan de uit de vergoeding te bekostigen voorziening moet voldoen Geen ruil in het Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden! 12

13 1. Wegvallen onderscheid vergoeding/verstrekkingen Voorzieningen in redelijkheid die op de werkplek gebruikt of verbruikt worden: nihil a.genot van voorzieningen op de werkplek (inrichting werkplek in brede zin) Computer, kopieerapparaat, telefoon, fietsenstalling, parkeergelegenheid, fitness ruimte, inclusief het genot van het gebruik van deze ruimten en het gebruik van materialen in deze ruimte (schrijfgerei e.d) b.arbo-voorzieningen niet-vergoed Geneeskundige keuringen, inentingen, veiligheidsbril, stoelmassage, ergo-inrichting werkplek Niet: verstrekken van een fiets in het kader van gezondheidsbevordering c.consumpties Hoeft niet meer tijdens werktijd d.werkkleding en reinigingskosten, ter beschikking gesteld - Uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt (uniform of logo > 70cm 2 ); of - die achterblijft Wordt kleding die normaal achterblijft, mee naar huis genomen om te wassen, dan geldt de nihil waardering niet (noch voor de kleding, noch voor de reinigingskosten) e.gereedschappen en andere hulpmiddelen, ter beschikking gesteld, >90% zakelijk gebruik Computers, notebooks, gereedschapskist N.B. standpunt 2/2013 inzake tablets e.d. f.mobiele telefoons, ter beschikking gesteld, >10% zakelijk gebruik En overige ter beschikking gestelde communicatiemiddelen G.V. Oplossen asymmetrie vergoeding verstrekking -t.b.s. Noodzake lijkheids criterium 13

14 1. Vrijstelling branche-eigen producten Gerichte Vrijstelling voor vergoedingen en verstrekkingen ter zake van branche-eigen producten van de inhoudingsplichtige of van het bedrijf van een met de inhoudingsplichtige verbonden vennootschap Voordeel mag niet meer mag bedragen dan 20% van de w.e.v. van deze producten en niet meer dan 500 per werknemer per jaar Niet-gebruikte deel van de personeelskorting mag niet worden doorgeschoven naar volgende kalenderjaren 14

15 Aandachtspunten 15

16 2. Stappenplan voor wkr-traject 1. Inventariseren 2. Analyseren van de uitkomsten 3. Etiketteren voorzieningen 4. Beoordelen/aanpassen regelingen en documenten 5. Beoordelen/aanpassen processen 6. Inrichting FA en codering grootboek en SA 7. Inrichting monitoring 8. Besluitvorming 16

17 2. Stappenplan voor wkr-traject 1 Inventarisering uitdiepen Kassen, Facturen, Declaraties Attentieregeling, Declaratiereglement, ARBO-plan Combinatierekeningen Analyseren van de uitkomsten aanscherpen Voorstellen voor beëindiging of aanpassing regelingen? Noodzaak om te maximeren! Aanwijzing eindheffingsbestanddelen Beoordelen/aanpassen regelingen en documenten Declaratieregeling ARBO-plan Attentieregeling Kasinstructie 17

18 2. Stappenplan voor wkr-traject 2 Beoordelen/aanpassen processen Bekijk declaratieprocedure Bekijk inkoopprocedure Bekijk factuurverwerking Boekingsinstructie / training medewerkers administratie Boekingsinstructie / training budgethouders Reglement instructie hulpmiddelen Inrichting FA en codering / SA en loonuitvoercodes Inrichting monitoring Besluitvorming Betrekken directie en OR/PVT Combineren met digitalisering? 18

19 2. Tien aandachtspunten 1. Inventariseer uw voorzieningen 2. Beoordeel uw grootboek 3. Stel vast welke posten uw wilt kunnen herkennen 4. Wijs posten als eindheffingsbestanddeel aan en pas de daarvoor geldende waardering toe 5. Houd uw arbo-plan onder de loep 6. Richt uw attentieregeling in 7. Controleer uw declaratiereglement 8. Wees alert bij het ter beschikking stellen van laptops, tablets en telefoons 9. Let op bij producten uit uw eigen bedrijf 10.Ken het onderscheid tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen 19

20 Optimalisatie arbeidsvoorwaarden 20

21 3. Analyseren Situatie oud Situatie nieuw Personeelsfeesten Vrijgestelde kosten Loonsom Feitelijke kosten ò Voor loonheffing - Totaal forfaitaire vergoedingen Forfaitaire ruimte Onderschrijding forfait ò Kosten belastingheffing Kosten belastingheffing Loonheffing personeelsfeesten - Eindheffing forfait - Eindheffing overig* Kosten brutering - Totaal belastingheffing Totaal belastingheffing - * artikel 31 Wet LB Verschil

22 3. Analyseren: een voorbeeld van een uitkomst Vergoeding/verstrekking Basis Kerstpakketten en andere kleine geschenken Fiets Personeelsfeesten en -reizen e.d Werkkleding vergoed of kan mee naar huis Vakbondscontributie Verklaring Omtrent Gedrag Parkeer-, veer- en tolgelden Cadeaubonnen & geschenken in geld (aan werknemers) Onkostenvergoeding, niet onderbouwd Geschenken met een waarde > 25, of niet gebruikelijk Parkeervergunningen 927 IZZ vergoeding 0 Jubileumvergoeding - niet vrijgesteld 0 Reiskosten bovenmatig, nu belaste vergoeding 0 Tablets, 40 stuks, niet achterblijven op de werkplek, zakelijk gebruik 0 Doel extra MKS: ruilregeling pc-prive 0 Totaal Eindheffingsbestanddelen Forfaitaire ruimte op basis van Beschikbare forfaitaire ruimte

23 3. Stappen optimalisering arbeidsvoorwaarden Stap 1. Bepaal de vergoedingen en verstrekkingen die als eindheffingsbestanddelen worden aangewezen 1. Toewijzen brutoloon van die vergoedingen, voor verwerking in het bruto/netto traject, die al van oudsher worden verloond 2. Aanwijzen van voorzieningen die als gerichte vrijstelling onbelast kunnen worden toegekend en eventueel optimaliseren van ruilregeling voor gerichte vrijstellingen 3. Toedelen forfait van die regelingen die op grond van de wet of bedrijfsvoering strikt noodzakelijk zijn/ worden geacht 4. Toedelen aan het forfait van die regelingen waarvoor de werkgever onder het oude regime de kosten voor brutering of eindheffing droeg waardoor belastingbesparing kan worden gecreëerd 5. Toedelen van het forfait van voorzieningen die nu plaatsvinden in het kader van een uitruil van arbeidsvoorwaarden 6. Reserveren ruimte onvoorzien 7. Optimalisering restant forfait 23

24 3. Stappen optimalisering arbeidsvoorwaarden vervolg Stap 2. Bepaal waar ruimte kan worden gecreëerd Stap 3. Bepaal welke ruimte overblijft voor alternatieve regelingen en of die ruimte wordt benut Stap 4 Regelingen kiezen, beschrijven, afstemmen en implementeren 24

25 3. Een alternatief Vergoeding/verstrekking Basis Alternatief 1 Opmerking Kerstpakketten en andere kleine geschenken Fiets Budget verhogen, spelregels versoepelen? Personeelsfeesten en -reizen e.d Werkkleding vergoed of kan mee naar huis Vakbondscontributie Verklaring Omtrent Gedrag Parkeer-, veer- en tolgelden Cadeaubonnen & geschenken in geld (aan werknemers) Opnemen in attentieregeling Onkostenvergoeding, niet onderbouwd Geschenken met een waarde > 25, of niet gebruikelijk Parkeervergunningen IZZ vergoeding 0 0 Jubileumvergoeding - niet vrijgesteld Beperkte doelgroep Reiskosten bovenmatig, nu belaste vergoeding 0 0 Beperkte doelgroep Tablets, 40 stuks, niet achterblijven op de werkplek, zakelijk gebruik 0 0 Noodzakelijkheidscriterium Doel extra MKS: ruilregeling pc-prive Totaal Eindheffingsbestanddelen Forfaitaire ruimte op basis van Beschikbare forfaitaire ruimte Buffer Restant forfaitaire ruimte

26 3. Schematisch Korte termijn: Wel voorstellen, maar jaarlijks ruimte bepalen Lange termijn: CAO-; handboek arbeidsvoorwaarden e.d. Kan niet (eenvoudig) van worden afgeweken 26

27 meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden 27

28 3. Arbeidsvoorwaarden/Meerkeuzesystemen Wat zijn aandachtspunten? Het gebruik van sommige onderdelen van een meerkeuzesysteem arbeidvoorwaarden beïnvloedt de forfaitaire ruimte: Doelen: 1) De waarde van de vergoeding/verstrekking zal in principe volledig binnen de forfaitaire ruimte vallen, indien geen sprake is van een gerichte vrijstelling of belastingvrije vergoeding. Bronnen: 2) Inzet van geldbronnen beïnvloedt de forfaitaire ruimte, doordat dit een verlagend effect heeft op kolom 14 van de cumulatieve loonstaat. 3) Verkoop van tijdbronnen kan een opwaarts effect hebben op kolom 14 van de cumulatieve loonstaat. 28

29 3. Arbeidsvoorwaarden/Meerkeuzesystemen Wat zijn aandachtspunten? 4) Inzet van netto loon leidt ertoe dat het ingezette bedrag in mindering mag worden gebracht op de factuurwaarde (er gaat een lager bedrag in de vrije ruimte ). Maar: dit leidt niet tot fiscaal voordeel. CAO en instellingsregelingen geven de uitgangspositie aan voor de vormgeving van een nieuw meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden Schrappen van regelingen Toevoegen van regelingen Budgetteren /maximeren van het gebruik van regelingen Vergoedingen aanpassen.. 29

30 3. Arbeidsvoorwaarden/Meerkeuzesystemen Een voorbeeld Aanpassing doel Fiets deelname fietsregeling wordt beperkt tot een maximumbudget van x voor alle werknemers op jaarbasis (is het budget op, dan kan de eerstvolgende werknemer volgend jaar als eerste deelnemen) fietsvergoeding wordt gemaximeerd op 550,- en deelname 1 x per 5 jaar Onder fiets worden alle soorten fietsen verstaan inclusief trapondersteuning Fiets moet ook worden gebruikt voor woon-werkverkeer de deelname uit bruto geldbronnen wordt beperkt (beperkt verlaging kolom 14) verkoop van tijdbronnen wordt gestimuleerd (verhoging loonsom kolom 14, dit effect is overigens beperkt) 30

31 De fiets van de zaak verdwijnt; of toch niet?! 31