BESTEK OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN COMMUNITY CLOUD BUILDING BLOCKS ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG. Versie 2 van het bestek

Transcriptie

1 BESTEK OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN COMMUNITY CLOUD BUILDING BLOCKS ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG Versie 2 van het bestek Wijzigingen aan het bestek op de volgende pagina s : Pagina 73, punt III.10 : toevoeging licentie per target node en tabel van aantal target nodes in scope Pagina 91, Bijlage E ; tabel 1, 2 en 3 : aanpassing prijstabel : toevoeging licentie per target node Datum van de zitting voor de opening van de offertes: 26 september 2011 om 11u. Blz. 1

2 Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN... 6 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT... 6 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER... 6 I.3 GEBRUIK DOOR ANDERE FEDERALE AANBESTEDENDE OVERHEDEN... 6 I.4 VERTROUWELIJKHEIDSCLAUSULE... 6 I.5 WIJZE VAN GUNNEN... 7 I.6 PRIJSOPGAVE... 7 I.7 LOOPTIJD VAN DE OPDRACHT... 7 I.8 INFORMATIESESSIE... 8 I.9 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE... 8 I.10 TIJDELIJKE VERENIGINGEN I.11 VRIJE VARIANTEN I.12 OPTIES I.13 GESTANDDOENINGSTERMIJN I.14 INDIENEN VAN DE OFFERTE I.15 OPENING VAN DE OFFERTES I.16 PROCEDURE VAN GUNNING VAN DE OPDRACHT I.16.1 Kwalitatieve selectiecriteria I.16.2 Regelmatigheid van de offertes I.16.3 Gunningscriteria I.16.4 Demonstratie II. CONTRACTUELE BEPALINGEN II.1 KENNISGEVING VAN DE GUNNING VAN DE OPDRACHT II.2 DE BESTELBON EN HAAR MODALITEITEN II.3 LEIDEND AMBTENAAR II.4 BORGTOCHT II.5 LEVERBAARHEID VAN HET VOORGESTELDE SYSTEEM II.6 UITVOERING VAN DE OPDRACHT II.6.1 Clausule betreffende de technologische evolutie II.6.2 De termijnen II.6.3 Plaats van uitvoering en specifieke bepalingen II.6.4 Personeel van de opdrachtnemer II.6.5 Onderaannemers II.6.6 Middelen die ter beschikking worden gesteld door de FOD Financiën II.6.7 Te respecteren normen en standaarden II.6.8 Veranderingsbeheer ( change management ) II.6.9 Bijzondere verbintenissen betreffende verkregen informatie II.6.10 Aansprakelijkheden II.7 LEVERINGSTERMIJN II.8 OPVOLGING VAN DE UITGEVOERDE DIENSTEN EN CONTROLE DOOR DERDEN II.8.1 Opvolging van de goede uitvoering van de opdracht II.8.2 Controle door derden II.9 BEOORDELING VAN DE UITGEVOERDE DIENSTEN EN CONTROLEWERKZAAMHEDEN II.10 VOORLOPIGE OPLEVERING II.11 GARANTIE II.12 DEFINITIEVE OPLEVERING II.13 OPLEVERINGSMODALITEITEN EN -KOSTEN II.14 EIGENDOM VAN DE ONTWIKKELDE SOFTWARE II.15 DEPONERING BIJ EEN ESCROW AGENT II.16 FACTURATIE, BETALING EN PRIJSHERZIENING II.16.1 Facturatie en betaling II.16.2 Prijsherziening II.16.3 Clausule van meest begunstigde klant II.17 PUBLICITEIT - REFERENTIES II.18 LAATTIJDIGE LEVERINGEN Blz. 2

3 II.19 VERWEERMIDDELEN VAN DE ADMINISTRATIE - GESCHILLEN III. TECHNISCHE BEPALINGEN III.1 DOELSTELLING VAN DE OPDRACHT III.1.1 Algemene context III.1.2 Doelstellingen van de opdracht III.1.3 Evolutie naar een Community Cloud oplossing III.1.4 Onderdelen van de opdracht III.2 PLANNING VAN DE OPDRACHT III.3 BESCHRIJVING VAN DE HUIDIGE SITUATIE III.3.1 Actuele situatie op het vlak van de operationele IT processen III.3.2 Actuele situatie op het vlak van de IT beheersprocessen III.3.3 De ICT Service Portal III.3.4 Service Management III.4 STRUCTUUR VAN DE OFFERTE (TECHNISCH DEEL) III.5 ARCHITECTUUR EN KARAKTERISTIEKEN VAN DE IT PROCESS AUTOMATION OPLOSSING III.5.1 Algemene eisen aan de IT Process Automation tool III.5.2 Architectuur van de gewenste oplossing III.5.3 Karakteristieken van de IT Process Automation tool III.5.4 Gebruikersbeheer III.5.5 Logging en rapportering III.5.6 Geavanceerde mogelijkheden voor Cloud Computing III.6 INTEGRATIES MET TECHNISCHE IT-INFRASTRUCTUUR III.6.1 Integraties met IT management tools van FOD Financiën III.6.2 Integratie met HP ucmdb III.6.3 Integratie met Service Management III.6.4 Integratie met Public Cloud diensten III.7 INTEGRATIE MET IT SELF SERVICE PORTAAL III.8 IMPLEMENTATIE VAN WORKFLOWS EN PROCESSEN III.8.1 Scenario s voor automatisering in het kader van deze opdracht III.8.2 Te realiseren implementaties tijdens de uitvoering van implementatiefase III.9 DOCUMENTATIE III.9.1 Proces analyse en proces documentatie III.9.2 Product-documentatie III.9.3 Creatie/generatie van Runbooks III.9.4 Kennisbeheer en knowledge management tool III.10 LICENTIES III.11 TAAL III.11.1 Taal van de IT Process Automation tool III.11.2 Taal van de ICT Service Portal III.12 KENNISOVERDRACHT III.12.1 Opleidingen III.12.2 Samenwerking en coaching III.13 DIENSTEN III.13.1 Beheer van het project en methodologie III.13.2 Diensten voor inbedrijfstelling van de tools III.13.3 Assistentie voor operationele uitbating III.14 EISEN AAN DE PROFIELEN III.14.1 Algemene eisen gesteld aan de projectmedewerkers III.14.2 Specifieke eisten voor het profiel van java ontwikkelaar III.15 SERVICE LEVEL AGREEMENT (SLA) III.15.1 SLA-niveaus III.15.2 SLA s voor de inproductiestelling III.15.3 SLA s voor de garantie- en maintenanceperiode III.15.4 SLA voor de diensten III.15.5 Periodes waarin de verschillende SLA s gelden III.15.6 Sancties III.15.7 Te behandelen onderdelen van de SLA Blz. 3

4 III.15.8 Opmerkingen BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER BIJLAGE B : CURRICULUM VITAE BIJLAGE C : REFERENTIEMODEL BIJLAGE D : VRAAG EN ANTWOORD FORMULIER BIJLAGE E : INVENTARIS BIJLAGE F : BIJLAGEN SERVICE MANAGEMENT APPLICATION ARCHITECTURE INTEGRATIES MET SERVICE MANAGEMENT APPLICATION ARCHITECTURE ICT SERVICE PORTAL REQUEST CENTER ICT SERVICE PORTAL OVERZICHT AANVRAGEN VOOR SERVICE MSSQL ICT SERVICE PORTAL - FORMULIER AANVRAAG VOOR EEN NIEUWE DATABASE Blz. 4

5 Ontwerper Naam: Stafdienst ICT Adres: Koning Albert II-laan 33 bus 95 te 1030 Brussel Contactpersoon: Mevrouw Nathalie Orban Telefoon: 0257/ Fax: 0257/ Toepasselijke reglementering 1. Wet van 24 december 1993 (BS van ) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 8 januari 1996 (BS van ) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS van ) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de bijlage bij dit koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en latere wijzigingen. Betreffende documenten eigen aan de opdrachtgever: Onderhavig bestek. De berichten inzake de opdracht en de berichten van wijziging, aangekondigd of gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Unie, die in het algemeen betrekking hebben op overheidsopdrachten. De aangebrachte verduidelijkingen naar aanleiding van de infosessie (gestelde vragen en door de aanbestedende overheid verstrekte antwoorden). Deze verduidelijkingen maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden en de inschrijver wordt verondersteld er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij de opstelling van zijn offerte. Documenten waarnaar de aanbestedende overheid binnen het bestek verwijst. Betreffende documenten eigen aan de inschrijver: De offerte van de inschrijver. De verduidelijkingen en verbintenissen die door de FOD Financiën worden aanvaard en die als aanvulling op de offerte gelden (met dezelfde referentie) naar aanleiding van vragen en verzoeken om opheldering. Andere mogelijke documenten: - Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen Geen Blz. 5

6 I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 24 december 1993 en het koninklijk besluit van 8 januari 1996 en latere wijzigingen. I.1 Beschrijving van de opdracht Opdracht van diensten. Voorwerp van deze diensten: Community Cloud Building Blocks. Leverplaats: Stafdienst ICT I.2 Identiteit van de opdrachtgever Federale Overheidsdienst Financiën Stafdienst ICT Koning Albert II-laan 33 bus Brussel I.3 Gebruik door andere federale aanbestedende overheden De FOD Financiën is de aanbestedende overheid die bevoegd is voor de supervisie en de controle over de opdracht. In het kader van deze opdracht en in overeenstemming met artikel 2, 4 van de wet van 15 juni 2006, kunnen andere federale aanbestedende overheden of federale overheidsbedrijven evenwel verwijzen naar de voorwaarden van deze opdracht om tegemoet te komen aan eventuele behoeften, zonder hiertoe te moeten terugvallen op de mededinging. Bijgevolg moet men, telkens er melding wordt gemaakt van de «FOD Financiën» in deze tekst, daadwerkelijk lezen «FOD Financiën» voor alles wat betreft de gunning of eraan voorafgaat, of «FOD Financiën of een andere federale aanbestedende overheid of een federaal overheidsbedrijf» voor alles wat de uitvoering betreft. I.4 Vertrouwelijkheidsclausule Door de offerte in te dienen wordt de inschrijver automatisch gebonden aan volgende clausule: De persoon of personen die optreden als gevolmachtigde(n) en die de offerte elektronisch ondertekend heeft/hebben, garandeert/garanderen de vertrouwelijkheid van de gegevens en van de resultaten van hun verwerking die worden verkregen in het kader van de opdracht beschreven in dit bestek. Er geldt tevens dat deze gegevens en de resultaten van hun verwerking: enkel en alleen gebruikt zullen worden indien zij strikt noodzakelijk zijn voor de realisatie van het voorwerp van de opdracht, niet verspreid noch gekopieerd zullen worden, niet langer bewaard zullen worden dan wat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht. Blz. 6

7 I.5 Wijze van gunnen De opdracht wordt gegund bij wijze van de algemene offerteaanvraag. In toepassing van artikel 18 van de wet van 24 december 1993 met betrekking tot overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten van werken, leveringen en diensten kan de aanbestedende overheid ofwel verzaken aan de toewijzing van de opdracht, ofwel de procedure overdoen, zo nodig volgens een andere methode. In overeenstemming met het artikel 17, 2, 2, b v an de wet van 24 december 1993 betreffende overheidsopdrachten, behoudt de FOD Financiën zich het recht voor om middels een procedure voor onderhandeling zonder bekendmaking gedurende een periode van maximaal drie jaar na het afsluiten van onderhavig contract, aan de aannemer een opdracht van nieuwe diensten toe te wijzen die bestaan uit een herhaling van diensten die gelijkaardig zijn aan de diensten die in onderhavig bestek staan beschreven. I.6 Prijsopgave De opdracht wordt beschouwd als een opdracht volgens prijslijst. De opdracht volgens prijslijst is een opdracht waarvan alleen de eenheidsprijzen voor de prestaties forfaitair zijn; door de eenheidsprijzen op de hoeveelheden van de verrichte prestaties toe te passen, wordt het te betalen bedrag vastgesteld. Alle in het formulier inventaris vermelde prijzen moeten verplicht worden uitgedrukt in euro. De inschrijver zal in zijn offerte de prijzen specificeren van alle onderdelen van de offerte. Daartoe zal hij de inventaris invullen die als bijlage aan het bestek wordt voorzien (bijlage inventaris ). De prijzen worden vermeld met alle kosten inbegrepen maar zonder BTW. De offerte zal tevens het tarief BTW inclusief afzonderlijk vermelden voor elk onderdeel van de offerte. Het gebruik van het model inventaris, zoals is bijgevoegd in het bestek is verplicht. Het niet gebruiken van dit model kan leiden tot uitsluiting van de offerte. Met prijzen die op een andere plaats dan deel 2 van de offerte worden vermeld, zal geen rekening worden gehouden. I.7 Looptijd van de opdracht De opdracht heeft een looptijd van 5 jaar die een aanvang neemt op datum van verzending van de eerste bestelbon. Deze periode kan, op vraag van de aanbestedende overheid en middels goedkeuring van deze beslissing door de stuurgroep, met 2 keer één jaar worden verlengd onder dezelfde voorwaarden en volgens dezelfde modaliteiten als het basiscontract. De maximale looptijd voor de implementatie van het systeem is vastgesteld op twaalf (12) maanden te tellen vanaf de aanvangsdatum van de opdracht. De opdrachtnemer blijft dus contractueel gebonden gedurende de termijn van de initiële looptijd, vermeerderd met de eventuele verlengingen. De aanbestedende overheid reserveert zich het recht om de opdracht jaarlijks op te zeggen middels een opzeggingstermijn van 3 maanden, te betekenen via een aangetekend schrijven. De opzegging van het contract onder deze voorwaarden brengt voor de leverancier geen recht op schadevergoeding met zich mee. Blz. 7

8 I.8 Informatiesessie Gezien de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid besloten om een eenmalige infosessie te organiseren ten behoeve van kandidaat-inschrijvers. Na afloop van deze infosessie zal er op geen enkele van de gestelde vragen meer worden geantwoord, dit om alle kandidaat-inschrijvers op gelijke voet te behandelen. Er zal uitsluitend worden geantwoord op schriftelijke vragen die uiterlijk op 29 augustus 2011 werden ingediend via het vraag en antwoord formulier in bijlage opgenomen in dit bestek (zie bijlage: vraag en antwoord formulier ). Deze vragen mogen uitsluitend via worden ingediend, in een spreadsheetbestand als bijlage, op het adres Deze infosessie zal plaatsvinden op 31 augustus 2011 om 10u. op dit adres: FOD Financiën Koning Albert II laan Brussel. C5. Zaal Mandarijn. Alle vragen moeten verplicht de nodige referenties naar het bijzondere bestek bevatten, zodat een snel antwoord wordt vergemakkelijkt (bijvoorbeeld Deel A, punt 1.1, paragraaf 1, pagina 1). Gelieve tevens de taal van het door u gebruikte bijzondere bestek te vermelden (de paginering kan verschillen naargelang de taal). Tijdens deze infosessie zal er een kort overzicht worden gepresenteerd van het voorwerp van de opdracht. De antwoorden op de tijdig ingediende vragen zullen verbaal worden verstrekt tijdens de infosessie en zullen vervolgens worden gepubliceerd op de internetsite van de FOD Financiën. Aan geïnteresseerde ondernemingen wordt gevraagd om zich voorafgaandelijk bekend te maken via een naar het adres tender.cloud@minfin.fed.be en om de naam en de functie mee te delen van de persoon (personen) die zal (zullen) worden afgevaardigd naar de infosessie. Om organisatorische redenen worden er per geïnteresseerde onderneming maximaal twee personen toegelaten. De FOD Financiën houdt zich het recht voor om personen die niet 24 uur vooraf kenbaar gemaakt zijn te weigeren voor deelname aan de infosessie. Indien de geïnteresseerde ondernemingen onvolkomenheden, onduidelijkheden, enz. opmerken in het bijzondere bestek, worden ze uitgenodigd om dit schriftelijk te laten weten vóór de infosessie, en dit volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van de vragen. De FOD Financiën hecht bijzonder veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers en stelt de specificaties van zijn besteken op in het licht van die bekommernis. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat haar kansen worden verminderd of tot nul worden herleid, door bepaalde specificaties uit onderhavig bestek, wordt ze verzocht om dit schriftelijk mee te delen, uiterlijk tijdens de infosessie. Zo nodig zal de FOD, indien hij dit noodzakelijk acht, het bestek aanpassen om er rekening mee te houden. I.9 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver is gehouden tot het gebruik van het offerteformulier zoals hieronder gespecifieerd. Indien evenwel andere formulieren worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de overeenstemming te bekrachtigen met het offerteformulier dat bij het bestek is gevoegd (Art. 89 van het KB van 8 januari 1996). Blz. 8

9 De offerte en de bijlagen bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of het Frans. De inschrijver moet aangeven welke taal er moet worden gebruikt voor de interpretatie van het contract, met name het Nederlands of het Frans. Met de indiening van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn eigen algemene of bijzondere verkoopvoorwaarden, ook als deze zouden voorkomen op één of meer bijlagen van zijn offerte. De inschrijvers zijn gehouden zich expliciet te verbinden tot het naleven van alle administratieve en contractuele bepalingen van onderhavig bestek. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis inzake één van deze bepalingen kan leiden tot de onregelmatigheid van de offerte. Voor wat betreft de structuur van de offerte: De offerte van de inschrijver zal verplicht voorgesteld worden volgens onderstaand: Deel 1 Administratief gedeelte A. Offerteformulier (model: zie hieronder) B. Volmachten van de mandatarissen C. Kwalitatieve selectie Uitsluitingscriteria Criterium betreffende de economische en financiële middelen van de inschrijver Technische capaciteit D. Informatie betreffende de onderaannemers (indien van toepassing) Deel 2 Financieel gedeelte De prijstabel : de kosten detailleren en samenvatten (model: zie hieronder) Deel 3 Technisch voorstel De offerte volgt de structuur van deel III van het bestek Deel 4 Verplichte bijlagen Bijlage 1: Referenties van recent uitgevoerde projecten zowel in de privé- als in de openbare sector (model: zie hieronder) Bijlage 2: Curriculum Vitae (model: zie hieronder) Deel 5 Specifieke bijlagen Bijlage A, B, C, : Bijlagen die de inschrijver nuttig acht om bij te voegen. Elk voorstel van de inschrijver dat niet de door de aanbestedende overheid opgelegde structuur volgt, kan als onregelmatig worden beschouwd. Het Deel 3 - technisch voorstel mag geen enkele administratieve indicatie en/of prijsaanduiding bevatten. Met welke administratieve indicatie of prijsaanduiding dan ook die voorkomt in een ander gedeelte dan deel 2, wordt geen rekening gehouden. Er wordt gevraagd van het aantal aangeboden files tot een minimum te herleiden. Zo kunnen bv. afzonderlijke files gegroepeerd worden tot grotere documenten. Het is tevens belangrijk dat door middel van een nummering een duidelijke volgorde van de files wordt aangegeven, zodat de structuur van de offerte duidelijk blijft. Tevens wordt er gevraagd dat binnen elke file de pagina s van een ononderbroken nummering voorzien worden. Betreffende de gevolmachtigden: Elke offerte die wordt ingediend door gevolmachtigden, moet vermelden in naam van welke entiteit de gevolmachtigden handelen. Degene die de offerte elektronisch heeft ondertekend, moet op de datum van ondertekening de bevoegdheid hebben om de volmachtgever te verbinden tot het totaalbedrag van de offerte. Blz. 9

10 De gevolmachtigden voegen bij de offerte een elektronische kopie van de authentieke of onderhandse akte die hen de machtiging verleent. Ze moeten eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de bewuste mandaten werden gepubliceerd. Betreffende de onderaannemers: Elk beroep op onderaannemers moet duidelijk vermeld zijn in de offerte van de inschrijver. Hij moet het type contractuele relatie beschrijven dat hem met elk van zijn onderaannemers bindt. De naam en het adres van de onderaannemers worden bij de offerte gevoegd, met vermelding van het deel/de delen van de opdracht die door elke onderaannemer zal/zullen worden uitgevoerd. De onderaannemers moeten bovendien voldoen aan de «uitsluitingscriteria» vermeld in het punt «procedure van gunning van de opdracht». De inschrijver moet bij zijn offerte alle inlichtingen voegen waarmee de situatie van elk van zijn onderaannemers gecontroleerd kan worden. Betreffende documenten van technische inslag De documenten van technische inslag (Geen publicitaire brochures!) die bij de offerte in deel 5 - specifieke bijlagen worden gevoegd, kunnen worden opgemaakt in het Engels indien er geen vertaling van zou bestaan in de taal van de offerte, andere talen zijn niet toegelaten. Te gebruiken formulieren (in bijlage opgenomen in dit bestek): Het offerteformulier: zie bijlage: offerteformulier Het formulier prijstabel: zie bijlage: inventaris Het formulier voor de referenties: zie bijlage: referentiemodel Het formulier curriculum vitae: zie bijlage: curriculum vitae I.10 Tijdelijke verenigingen De overhandiging van een offerte vanwege een tijdelijke vereniging is toegestaan. Het offerteformulier (zie het dat formulier in bijlage is opgenomen in dit bestek: bijlage: offerteformulier ) wordt in dat geval ingevuld en ondertekend door alle leden van de tijdelijke vereniging of door één of meerdere leden die volgens de regels zijn gemachtigd om alle leden van de tijdelijke vereniging te vertegenwoordigen (het bewijs van die volmacht moet in dat geval worden voorgelegd). Elk lid van de tijdelijke vereniging moet voldoen aan de uitsluitingscriteria verder in voorliggend document beschreven. De evaluatie van de economische, financiële en technische capaciteit geschiedt voor de tijdelijke vereniging en niet voor elk van de leden afzonderlijk. Elk lid van de tijdelijke vereniging wordt hoofdelijk verantwoordelijk gehouden voor alle verplichtingen die resulteren uit onderhavige aanbesteding. I.11 Vrije varianten Vrije varianten worden niet toegestaan. Blz. 10

11 I.12 Opties Vrije optie voorstellen zijn niet toegestaan. Indien er opties gevraagd worden, zijn volgende bepalingen van toepassing: De verplichte opties (ontwikkelingen, toebehoren of aanvullende prestaties) waarvan de levering verplicht wordt door het bestek, zullen door de inschrijvers worden aangeboden, op straffe van onregelmatigheid van hun offerte. De aanbestedende overheid houdt zich echter het recht voor om deze opties niet te lichten. Het niet lichten van een optie kan geen aanleiding geven tot enigerlei vorm van schadevergoeding. Wanneer een als verplichte optie gevraagde uitrusting, oorspronkelijk op het standaardmaterieel is voorzien, zal de inschrijver dit uitdrukkelijk in zijn offerte vermelden. I.13 Gestanddoeningstermijn De inschrijvers zijn door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 240 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag die volgt op de datum van de opening van de offertes. I.14 Indienen van de offerte In het kader van deze opdracht verplicht de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen voor het indienen van de offerte. Indien blijkt dat bepaalde documenten niet of uiterst moeilijk via elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, mogen deze documenten op papier worden bezorgd vóór de opening van de offertes. Met het gebruik van documenten op papier moet de aanbestedende overheid zich voorafgaandelijk akkoord verklaren. Dit akkoord moet op het volgende adres worden aangevraagd: FOD Financiën Stafdienst ICT Cel Overheidsopdrachten Koning Albert II-laan 33 bus Brussel Om te verhelpen aan sommige problemen die zich kunnen voordoen bij de overlegging, de ontvangst of de opening van met elektronische middelen ingediende aanvragen om deelneming of offertes geeft de aanbestedende overheid aan de inschrijver de toestemming om zowel een offerte, overgelegd met elektronische middelen, in te dienen als een veiligheidskopie, opgesteld met elektronische middelen of op papier. Deze veiligheidskopie wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop duidelijk veiligheidskopie wordt vermeld en wordt binnen de opgelegde ontvangsttermijn ingediend. Deze kopie mag enkel worden geopend ingeval van een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen overgelegde aanvraag om deelneming of offerte. Ze vervangt in dat geval definitief het met elektronische middelen overgelegd stuk. Blz. 11

12 Voor wat betreft de indiening zelf: Vóór de opening worden elektronische offertes ingediend via de e-tendering internetsite die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 81 ter van het KB van 8 januari Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per niet aan bovenstaande voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. Onafgezien van eventuele toegestane varianten, mag iedere inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht. De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes. Door zijn offerte via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. (Artikel 81 quinquies van het KB van 8 januari 1996). Er wordt op gewezen dat een ondertekening dient te gebeuren via elektronische ondertekening, een gescande handgeschreven handtekening wordt niet aanzien als een aanvaardbare ondertekening. Indien nodig worden de gevraagde attesten gescand om ze bij de offerte te voegen. Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website: Of via de e-procurement helpdesk: NL: Peter Christiaens, , e.proc@publicprocurement.be FR: Liza Torossian, , e.proc@publicprocurement.be Indien een inschrijver een reeds ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken: Dit moet gebeuren conform de bepalingen in artikel 105 van het KB van 8 januari De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 81 ter van het KB van 8 januari Om een reeds ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten, op straffe van nietigheid van de offerte nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telegram of telefax worden medegedeeld voor zover zij bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent. I.15 Opening van de offertes De openbare zitting waarin de elektronische offertes worden geopend zal plaatsvinden op 26 september 2011 om 11u. op het volgende adres: FOD Financiën NORTH GALAXY\Koning Albert II-laan, Brussel. C5. Kleine zaal. Blz. 12

13 I.16 Procedure van gunning van de opdracht I.16.1 Kwalitatieve selectiecriteria Administratieve vereenvoudiging Door eenvoudig deel te nemen aan de procedure tot gunning van een overheidsopdracht verklaart de inschrijver dat hij zich niet in een van de uitsluitingsgevallen bevindt als bedoeld in de artikelen 17, 43 en 69 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de concessies voor openbare werken. De aanbestedende overheid onderzoekt de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord in hoofde van de inschrijver wiens offerte als beste gerangschikt is. Daartoe vraagt zij de betrokken inschrijver via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan, en dat vóór elke beslissing over de toewijzing van de opdracht. Deze inlichtingen zullen echter door de aanbestedende overheid zelf via elektronische middelen bij de gegevensbeheerders worden opgevraagd, indien deze via deze middelen kosteloos toegankelijk zijn. Een inschrijver kan van de deelname aan een opdracht worden uitgesloten indien bij dit nazicht zou blijken dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming bij beperkte procedure of onderhandelingsprocedure met bekendmaking of op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes bij open procedure. Een regularisatie a posteriori is hoe dan ook onmogelijk. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het verloop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke toestand van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord. In deze beide hypothesen maakt de aanbestedende overheid een gecorrigeerde rangschikking op, rekening houdend met de mogelijke weerslag van het verwijderen van de aanvraag tot deelneming of de offerte van de uitgesloten kandidaat of inschrijver, met name ingeval van toepassing van de bepalingen betreffende het natrekken van abnormale prijzen van artikel 110, 4, van het koninklijk besluit van 8 januari De aanbestedende overheid zal de opdracht vervolgens kunnen toewijzen aan de inschrijver wiens offerte onmiddellijk na deze van de uitgesloten inschrijver is gerangschikt, na ten aanzien van hem eveneens deze bepalingen te hebben toegepast. I Uitsluitingscriteria Eerste criterium van uitsluiting..1. De Belgische inschrijver die personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers, moet vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes in regel zijn met met de bijdragen in het kader van de sociale zekerheid. De aanbestedende overheid zal die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. Is in regel met de toepassing van onderhavig artikel, de inschrijver die volgens de stand van zaken uiterlijk op de dag vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1 aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle vereiste aangiften heeft overgemaakt tot en met de aangiften betreffende het voorlaatste trimester dat is verstreken ten opzichte van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes en 2 voor de bedoelde aangiften geen achterstallige bijdragen voor een bedrag van meer dan euro is verschuldigd, tenzij hij voor de bewuste schulden betalingstermijnen heeft verkregen die hij strikt naleeft. Blz. 13

14 Maar ook al ligt het achterstallige bedrag aan bijdragen hoger dan euro, toch zal de inschrijver als zijnde in regel worden beschouwd indien hij vóór de beslissing om de opdracht toe te wijzen, kan aantonen dat hij op de dag waarop het attest zijn situatie vaststelt, tegenover een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, 1 en 2, 1 tot en met 8 en 10 van de wet, of tegenover een publieke ondernemi ng in de zin van artikel 26 van dezelfde wet, één of meer gegarandeerde, invorderbare schuldvorderingen bezit die vrij zijn van elke verbintenis tegenover derden, en dit voor een bedrag dat, op euro na, minstens gelijk is aan het bedrag waarvoor hij te laat is met de betaling van zijn bijdragen. 2. De buitenlandse inschrijver moet volgende zaken bij zijn offerte voegen of aan de aanbestedende overheid overleggen vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1 een attest, afgegeven door de bevoegde overheid, dat bevestigt dat hij volgens de stand van zaken uiterlijk op de dag vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes, op die datum in regel is met zijn verplichtingen aangaande de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Wanneer een dergelijk document niet wordt afgegeven in het betrokken land, kan het worden vervangen door een verklaring onder ede of door een plechtige verklaring die door de geïnteresseerde partij is afgelegd voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een gekwalificeerde professionele instelling van het bewuste land; 2 een attest in overeenstemming met 1, indien hi j personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers..3. De aanbestedende overheid kan in eender welk stadium van de procedure en via alle middelen die ze nuttig acht informeren naar de situatie van elke inschrijver inzake de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid. Tweede criterium van uitsluiting. De inschrijver mag zich niet in een van de volgende situaties bevinden: 1 zich bevinden in een staat van faillissement of vereffening, zijn activiteiten hebben stopgezet of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of zich bevinden in elke andere vergelijkbare situatie die het resultaat is van een soortgelijke procedure die in de nationale wet- en regelgeving voorkomt; 2 een faillissementsverklaring hebben ingediend, een vereffeningsprocedure hebben opgestart of een gerechtelijk akkoord hebben aangevraagd of een soortgelijke procedure hebben lopen die in de nationale wet- en regelgeving voorkomt. Voor de Belgische inschrijvers zal de aanbestedende overheid die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. Voor buitenlandse inschrijvers moet het attest afkomstig zijn van de bevoegde administratieve instelling van het betrokken land; bij gebrek daaraan moet de inschrijver een verklaring op erewoord verstrekken, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit. Derde criterium van uitsluiting. De inschrijver moet zijn verplichtingen inzake de directe belastingen en de BTW zijn nagekomen. De Belgische inschrijver voegt bij zijn offerte een recent attest 276C2 (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de Administratie der Directe Belastingen, en een recent attest (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van Blz. 14

15 de opening van de offertes) van de Administratie van de BTW, waaronder hij valt, dat hij in orde is inzake zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administraties. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte één of meer recente attesten (maximaal zes maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) die afkomstig zijn van de bevoegde administratie(s) van zijn land, betreffende de inning van de directe belastingen en de BTW (of van taksen die in zijn land de BTW vervangen), met de vermelding dat hij in orde is voor wat betreft zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administratie(s). Indien dit attest of deze attesten niet worden afgeleverd in zijn land, is het voldoende dat hij een verklaring op zijn woord van eer toevoegt, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit van zijn land. I Criterium betreffende de economische en financiële middelen van de inschrijver De inschrijver levert het bewijs van zijn economische en financiële draagkracht door middel van zijn omzet betreffende de activiteiten waarop de opdracht betrekking heeft en gerealiseerd in de laatste drie boekjaren. I Criteria betreffende de technische capaciteit van de inschrijver Eerste criterium betreffende de technische capaciteit van de inschrijver. De inschrijver moet de realisatie van ten minste 2 gelijkaardige projecten aantonen, en dit voor een groep van een vergelijkbaar aantal interne gebruikers (projecten die zijn uitgevoerd binnen het bedrijf van de inschrijver of binnen het bedrijf/de bedrijven van de onderaannemer(s), zijn in dit verband uitgesloten). Met gelijkaardige projecten verwijst de FOD Financiën naar projecten voor de implementatie van een IT Process Automation -tool voor een publiek- of privaatrechtelijke opdrachtgever met een omvang die vergelijkbaar is met die van de FOD Financiën. Hiertoe voorziet hij in een lijst van de belangrijkste opdrachten, door de inschrijver uitgevoerd in de loop van de 3 laatste jaren, alsook van de analoge projecten die hij in dezelfde periode heeft gerealiseerd, naast de openbare en privé-instanties voor wie ze waren bestemd. Indien het om diensten aan publieke overheden gaat, wordt het bewijs geleverd door certificaten die zijn uitgeschreven of ondertekend door de bevoegde overheid. Indien het om diensten aan privépersonen gaat, worden de prestaties door de betrokkenen gecertificeerd; bij gebrek daaraan kan de inschrijver zijn prestaties zelf voor uitgevoerd verklaren. De inschrijver zal per referentie ook de datum, het totaalbedrag van de opdracht en de gegevens van een contactpersoon binnen de betrokken onderneming of organisatie vermelden. Het gebruik van het model referentiemodel (zie addenda aan het bestek: referentiemodel) is vereist voor de presentatie van de referenties. Tweede criterium betreffende de technische capaciteit van de inschrijver. De inschrijver zal de ISO- en andere certificaten in zijn bezit vermelden. De aanbestedende overheid wenst dat de inschrijver in het bezit is van een ISO-certificaat van het type 9000 (9001 of 9002) of gelijkaardig. De aanbestedende overheid wenst dat alle onderaannemers eveneens een ISOcertificaat van het type 9000 (9001 of 9002) of gelijkaardig zouden bezitten voor de activiteiten die aan hen worden uitbesteed. Derde criterium betreffende de technische capaciteiten van de inschrijver. De inschrijver zal melding maken van elk beroep op onderaanneming, met aanduiding van het gedeelte van de opdracht dat zal worden uitbesteed, naast de naam van de onderaannemers in kwestie. Blz. 15

16 I.16.2 Regelmatigheid van de offertes De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden gecontroleerd op hun regelmatigheid, in overeenstemming met de artikels 89 en volgende van het koninklijke besluit van 8 januari 1996 en met de beschikkingen in dit bestek, zoals hierboven beschreven. De onregelmatig bevonden offertes worden uitgesloten. Elk voorstel zal worden onderzocht om te verzekeren dat het in overeenstemming is met de gestelde behoeften. Indien wordt vastgesteld dat er aan een bepaalde behoefte niet wordt beantwoord, kan de offerte als zijnde onregelmatig worden beschouwd. De in de offerte van de inschrijver voorgestelde oplossing moet voldoen aan de technische behoeften die kunnen worden teruggevonden in dit bestek. Elk financieel of prijsvoorstel dat niet volledig is, dat contradicties of significante onjuistheden bevat of dat de eisen inzake de voorstelling van de kostprijs zoals die worden geformuleerd in dit bestek, niet respecteert, kan onregelmatig worden bevonden. Enkel regelmatig bevonden offertes worden in overweging genomen voor een toetsing aan de onderstaande criteria van gunning. I.16.3 Gunningscriteria De keuze van de meest voordelige offerte zal door de FOD Financiën gemaakt worden op basis van de gegevens en de inlichtingen die door de inschrijver bij zijn offerte worden gevoegd en op basis van de hierna beschreven criteria. De gunning zal geschieden op basis van de meest interessante reglementaire offerte, rekening houdend met de onderstaande criteria. Alle criteria (en eventuele subcriteria) krijgen een weegcoëfficiënt waarmee de verkregen score zal worden vermenigvuldigd. De hieronder vermelde criteria zijn de enige die kunnen worden gehanteerd voor de keuze tussen de offertes. De inschrijver zal bij zijn offerte alle noodzakelijke inlichtingen voegen voor de evaluatie van zijn offerte in het licht van de toewijzingscriteria en hun eventuele subcriteria, zoals hieronder gedetailleerd. De enige gunningscriteria met de daaraan verbonden wegingen om de regelmatig bevonden offertes te onderscheiden, zijn de volgende: 1. De prijs (35%) 2. Kwaliteit van de offerte (5%) 3. De technische functionaliteiten van de voorgestelde oplossing (35%): a. Functionaliteit van de IT Process Automation -tool en zijn rapporteringsmogelijkheden (50%) b. Integratiemogelijkheden met IT infrastructuur van FOD Financiën (40%) c. Technische architectuur van de oplossing (10%) 4. De voorgestelde diensten (15%) a. Uitbreiding van Self Service Portal functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid (40%) b. Installatie, configuratie en inbedrijfstelling (15 %) c. Opleiding, samenwerking en coaching (15 %) Blz. 16

17 d. Personeel en CV s (15 %) e. SLA (15%) 5. Demonstratie oplossing (10%) Op basis van onderstaande criteria zal de FOD Financiën de inschrijvers al dan niet uitnodigen om een demonstratie te geven (voor verdere bepalingen zie de paragraaf demonstratie ). Volgende offertes komen niet in aanmerking voor demonstratie (en zijn bijgevolg op dit moment al uitgesloten voor toewijzing van de opdracht): De offertes die geen 60 % van de punten behalen voor de som van de punten behalen voor de totaliteit van de subcriteria onder 3. Technische functionaliteiten van de voorgestelde oplossing. De offertes die geen 60% van de punten behalen voor de afzonderlijke subcriteria onder 3. Technische functionaliteiten van de voorgestelde oplossing Tijdens deze demonstratie zal de inschrijver een uiteenzetting geven volgens de vereisten van de paragraaf demonstratie (zie I.16.4). De informatie die verstrekt wordt tijdens deze uiteenzetting zal mee in rekening gebracht worden bij de uiteindelijke beoordeling. Na de demonstratie zullen tevens ook volgende offertes uitgesloten worden: De offertes die geen 60% van de punten behalen voor de afzonderlijke criteria 5. Demonstratie oplossing die verbonden zijn aan de demonstratie. Het is in geen geval de bedoeling om via de demonstratie nieuwe elementen toe te voegen of een nieuwe offerte in te dienen. Het criterium «Prijs» zal als volgt worden afgewogen: algemene berekening waarbij: P = P max Pr min Pr offerte Pr min = laagste prijs van de regelmatig bevonden offertes waarmee rekening gehouden wordt voor de toewijzing van de opdracht Pr offerte = prijs van de offerte P = punten toegekend aan het criterium «Prijs» P max = maximale weging van het criterium «Prijs» Specifieke bepaling: berekening van de prijs met inachtname van de waarde van de co-sourcing De totale kost van het project is gelijk aan de totale kost van het project van de voorgestelde offerte plus de totale kost van het gebruik van interne middelen van de FOD Financiën. Dit kan worden vertaald in de volgende formule: Blz. 17

18 p + n =1 nbvten * nbdagenn ChJ n CT = CF * CT : totale kost project CF : totale kost project firma nbvte : aantal voltijdse equivalenten van een welbepaalde categorie die de FOD Financiën moet leveren. Er bestaat in dit opdracht slechts 1 categorie van middelen, namelijk programmeur. nbjours : aantal dagen dat een voltijds equivalent zal werken over de totale duur van het project. Per jaar presteert een VTE 212 dagen. CHJ : kost van een mandag, hetgeen varieert naar gelang de gevraagde categorie n: volgnummer van de categorieën voor applicatie ontwikkeling. - de architect, - de application designer, - de application analyst - de database designer (voorbeeld: kost 274 per dag) - programmeur (voorbeeld: kost 174 per dag) - tester (voorbeeld: kost 174 per dag). Voorbeeld De FOD Financiën ontvangt 2 offertes voor de levering van een zelfde product. Firma 1 stelt een offerte voor met een CF van en vraagt 4 profielen met een waarde van 274 /dag en 1 profiel met een waarde van 174 /dag, beiden voor 1 jaar. CT = (4*1*212*274) + (1*1*212*174) CT = Firma 2 stelt een offerte voor met een CF van en vraagt een programmeur voor 1 jaar. CT = (1*1*212*174) CT = Uiteindelijk bekomt firma 2 de beste score voor de prijs, omdat de kost van de interne middelen lager is. Het bepalen van de eindscore verloopt als volgt: De nieuw verkregen waarderingscijfers, maar nu met inbegrip van het criterium demonstratie, zullen worden opgeteld met de punten behaald volgens het criterium prijs. De opdracht zal worden toegewezen aan de inschrijver die de hoogste eindscore behaalt. I.16.4 Demonstratie Met het oog op een goede beoordeling van de IT Process Automation -tool en het verkrijgen van de relevante informatie om de offertes te kunnen evalueren, zal FOD Financiën de inschrijvers vragen om aangegeven scenario s uit te werken binnen de aangeboden oplossing tijdens een demonstratiesessie. Deze scenario s zullen op vooraf aangekondigde data gepresenteerd worden aan de aangewezen medewerkers van FOD Financiën. Deze presentatie van de demo bestaat uit: Blz. 18

19 Het definiëren van een aantal workflows binnen de oplossing. FOD Financiën zal 2 weken vooraf het scenario meedelen dat dient gevolgd te worden. De presentatie en demonstratie van de functionaliteiten van de oplossing, zoals gevraagd in het bestek. De FOD Financiën vestigt de aandacht van de inschrijvers op het belang van deze demonstratie, die zeer nuttig is voor de evaluatie van de offertes. De demonstratie van de aangeboden oplossing mag maximaal 2 uur in beslag nemen. Er wordt eveneens overeengekomen dat de kosten voor deelname aan deze demonstratie ten laste van de inschrijver zijn. De demonstratie zal doorgaan in de lokalen van FOD Financiën. De data waarop deze demonstraties zullen plaatsvinden, zal door FOD Financiën worden bepaald. Hieronder worden een aantal scenario s opgesomd die door de inschrijver gepresenteerd dienen te worden tijdens deze demonstratie : Integratie met Active Directory/Internet Information Server/MS SQL Het opstarten van een workflow vanuit een batchbestand. Creatie van een gebruiker binnen Active Directory. Creatie van een gebruiker binnen MS SQL. Het opstarten van een workflow vanaf een webpagina (IIS). Deze lijst is niet limitatief. Blz. 19

20 II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 26 september 1996 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing, alsmede de bepalingen van de bijlage bij dit koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en latere wijzigingen. II.1 Kennisgeving van de gunning van de opdracht Overeenkomstig artikel 65/8 van de Wet d.d. 23 december 2009 (Wet tot invoeging van een nieuw boek betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen in de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten), doet de aanbestedende instantie, onmiddellijk na het nemen van de gunningsbeslissing kennisgeving van : Uittreksel uit 1: 1 aan elke niet-geselecteerde inschrijver, de mo tieven voor zijn niet-selectie, in de vorm van een uittreksel van de gemotiveerde beslissing; 2 aan elke inschrijver van wie de offerte onrege lmatig is bevonden, de motieven voor de wering, in de vorm van een uittreksel van de gemotiveerde beslissing; 3 aan elke inschrijver van wie de offerte niet i s gekozen en aan de gekozen inschrijver, de gemotiveerde beslissing. De in het eerste lid bedoelde kennisgeving omvat in voorkomend geval eveneens : 1 de nauwkeurige vermelding van de exacte duur v an de termijn bedoeld in artikel 65/11, eerste lid; 2 de aanbeveling om de aanbestedende instantie b innen diezelfde termijn per telefax, of een ander elektronisch middel te verwittigen indien de belanghebbende een vordering tot schorsing indient overeenkomstig artikel 65/11; 3 het telefaxnummer of het elektronisch adres wa arnaar de in artikel 65/11, derde lid, bedoelde verwittiging kan worden verzonden. De aanbestedende instantie doet deze kennisgeving onverwijld per telefax of of een ander elektronisch middel, alsook, dezelfde dag, bij aangetekende brief. 2: De in 1 bedoelde kennisgeving doet geen enkele contractuele verbintenis ontstaan ten aanzien van de gekozen inschrijver en schorst de termijn tijdens dewelke de inschrijvers gebonden blijven door hun offerte, voor zover een dergelijke termijn en artikel 65/11 toepasselijk zijn. Voor alle voor die opdracht ingediende offertes eindigt de schorsing van de bedoelde termijn : 1 indien geen vordering tot schorsing is ingeste ld als bedoeld in artikel 65/11, tweede lid, de laatste dag van de termijn bedoeld in artikel 65/11, eerste lid; 2 indien een vordering tot schorsing is ingestel d als bedoeld in artikel 65/11, tweede lid, de dag waarop de in artikel 65/15 bedoelde verhaalinstantie een beslissing heeft genomen; 3 in elk geval ten laatste vijfenveertig dagen n a de in paragraaf 1 bedoelde kennisgeving. Blz. 20

21 Bepaalde inlichtingen mogen niet gecommuniceerd worden wanneer hun verspreiding de toepassing van de wet in de weg staat, ingaat tegen het openbare nut, schade berokkent aan de gewettigde commerciële belangen van openbare of privé-ondernemingen of een eerlijke concurrentie tussen bedrijven onmogelijk maakt. II.2 De bestelbon en haar modaliteiten De bestelbon is geadresseerd aan de opdrachtnemer, en dit ofwel via een aangetekend schrijven, ofwel per fax, ofwel via elk ander medium waarmee de verzendingsdatum absoluut zeker kan worden vastgesteld. De correspondentie naar aanleiding van de bestelbon (en van de uitvoering van de diensten) volgt dezelfde regels als die voor de verzending van de bestelbon, telkens een partij zichzelf een bewijs van haar interventie wenst te bezorgen. Zo de bestelbon na afloop van de termijn van twee werkdagen wordt ontvangen, kan de leveringstermijn worden verlengd pro rata van de vertraging, die werd vastgesteld voor de ontvangst van de bestelbon, en dit na een schriftelijk en gerechtvaardigd verzoek vanwege de opdrachtnemer. Indien de bestellende dienst na een onderzoek van het schriftelijke verzoek van de opdrachtnemer meent dat dit laatste geheel of gedeeltelijk is gegrond, zal hij schriftelijk meedelen welke verlenging van de termijn er wordt aanvaard. In het geval van een duidelijk niet correct of niet volledig opgemaakte bestelbon die elke uitvoering van de bestelling onmogelijk maakt, zal de opdrachtnemer de besteller hiervan onmiddellijk schriftelijk op de hoogte brengen zodat er een oplossing wordt gevonden om een normale uitvoering van de bestelling mogelijk te maken. Indien nodig vraagt de opdrachtnemer om een verlenging van de uitvoeringstermijn van de diensten onder dezelfde voorwaarden als die voorzien in het geval van een laattijdige ontvangst van de bestelbon. In elk geval zijn klachten aangaande de bestelbon niet meer ontvankelijk indien ze niet werden ingediend binnen 15 kalenderdagen te rekenen vanaf de eerste dag die volgt op de dag waarop de opdrachtnemer de bestelbon heeft ontvangen. II.3 Leidend ambtenaar De leiding over de uitvoering van de leveringen zal gebeuren door de leidend ambtenaar: Naam: de heer Louis Collet Adres: Stafdienst ICT, Koning Albert II-laan 33 bus 95 te 1030 Brussel Telefoon: 0257/ Fax: 0257/ Het toezicht op de uitvoering van de leveringen zal gebeuren door: Naam: de heer Frank Baelus Adres: Stafdienst ICT, Koning Albert II-laan 33 bus 95 te 1030 Brussel Telefoon: 0257/ Fax: 0257/ Blz. 21

22 II.4 Borgtocht De borgtocht bedraagt 5% van het totaalbedrag, excl. btw, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hoger gelegen tiental euro. De borgtocht kan overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen hetzij in contanten, hetzij in overheidsfondsen, hetzij in de vorm van een collectieve borgtocht worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld in de vorm van een garantie die wordt verleend door een kredietinstelling die voldoet aan de bepalingen van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de bepalingen van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en erkend voor de tak 15 (borgtocht). Binnen dertig kalenderdagen na de dag waarop de opdracht werd afgesloten, moet de aannemer een bewijs leveren van de samenstelling van een borgtocht door zichzelf of door een derde, op een van de volgende manieren: 1 wanneer het gaat om een borgstelling in speciën, door middel van de overschrijving van het bedrag op de postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PR nr , IBAN: BE , BIC: PCHQBEBB) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is aan die van de genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult. 2 wanneer het openbare fondsen betreft, door het deponeren ervan in handen van de kassier van de staat op de zetel van de Nationale Bank in Brussel of in een van de agentschappen ervan op het platteland, voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3 wanneer het een collectieve borgtocht betreft, d oor het deponeren door een vennootschap die deze activiteit rechtsgeldig vervult van een akte van hoofdelijke borgtocht bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 wanneer het een garantie betreft, door de akte v an verbintenis van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dat bewijs wordt naargelang het geval geleverd door de overlegging aan de aanbestedende overheid: 1 ofwel van het reçu van deponering van de Deposit o- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2 ofwel het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3 ofwel de erkenning van deponering die is uitgere ikt door de kassier van de staat of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 ofwel het origineel van de akte van hoofdelijke borgtocht, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5 ofwel het origineel van de akte van verbintenis, opgesteld door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een garantie verleent. Deze documenten, ondertekend door de bewaargever, geven aan ten bate van wie de borgtocht wordt gesteld, de nauwkeurige bestemming ervan door de beknopte vermelding van het voorwerp van de opdracht en van de referentie van het bijzonder bestek, alsook de naam, voornaam en het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel van de derde die de deponering voor rekening heeft gedaan, met de vermelding van geldschieter of lasthebber, naargelang het geval. Als het bewijs van de borgstelling niet binnen de gestelde termijn is geleverd, wordt er een boete toegepast. De afwezigheid van een borgstelling kan leiden tot de verbreking van het contract. De hierboven genoemde termijn van dertig kalenderdagen wordt geschorst tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de dagen van de betaalde jaarlijkse vakantie en de Blz. 22

23 inhaalrustdagen waarin reglementair of in een algemeen verbindend verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst wordt voorzien. Het bewijs van de borgstelling moet worden verstuurd naar het volgende adres: FOD Financiën Stafdienst B&CG Afdeling Vastleggingen Koning Albert II-laan 33 Bus Brussel De borgstelling wordt op uitdrukkelijk verzoek van de opdrachtnemer vrijgegeven na de definitieve oplevering. II.5 Leverbaarheid van het voorgestelde systeem De eventuele apparatuur, de systeemsoftware (behalve de specifieke onderdelen die worden ontwikkeld in de loop van het project) en de voorgestelde applicatieprogramma's moeten officiëel commercieel beschikbaar en leverbaar zijn bij het indienen van de offerte. Hun eventuele onderhoud moet eveneens beschikbaar zijn (het kan dus niet gaan over β-versies van de software, pre-releases, enz. ). II.6 Uitvoering van de opdracht II.6.1 Clausule betreffende de technologische evolutie Indien er zich voor het verstrijken van de leveringstermijn een meer geavanceerde technologische evolutie zou voordoen op het gebied van software/hardware, hetzij inzake prestatievermogen, hetzij inzake functiemogelijkheden, zonder dat de prijs hierdoor zou worden verhoogd, is de opdrachtnemer verplicht om de aanbestedende overheid hiervan op de hoogte te brengen en een dergelijke vervanging voor te stellen. In dat geval staat het de aanbestedende overheid vrij om het voorstel al dan niet te aanvaarden. II.6.2 De termijnen De maximale looptijd voor de implementatie van het systeem is vastgesteld op twaalf (12) maanden te tellen vanaf de aanvangsdatum van de opdracht. II.6.3 Plaats van uitvoering en specifieke bepalingen II De uitvoering van de diensten De uitvoering van de opdracht zal voornamelijk plaatsvinden bij de Stafdienst ICT. Indien er gedurende bepaalde periodes op andere locaties zou moeten worden gewerkt, worden de verplaatsingskosten in principe niet terugbetaald door de FOD Financiën. Een deel van de opdracht kan ook worden gepresteerd in de lokalen van de opdrachtnemer, indien deze werkzaamheden niet elders kunnen worden gepresteerd of indien de FOD Financiën daar een specifiek voordeel uit haalt. Blz. 23

24 Met het oog op een optimale samenwerking met de personeelsleden van de FOD Financiën, moet het personeel van de opdrachtnemer dat prestaties verzorgt binnen de gebouwen van de FOD Financiën, zoveel mogelijk hetzelfde werkschema aanhouden als de collega s van Financiën. Onder normale kantooruren worden verstaan alle werkdagen van maandag tot vrijdag, van 07u30 tot 18u00, volgens de variabele uurregeling die bij de FOD Financiën van kracht is. De data van 2 november, en de periode tussen kerstdag en Nieuwjaar worden net als de eerste werkdag van het jaar door de FOD Financiën beschouwd als feestdagen. Er worden ook verplichte "bruggen" voorzien die elk jaar zullen worden meegedeeld. II Leveringen Leveringen en installatie De opdrachtnemer moet aan de FOD Financiën alle noodzakelijke inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de controle van de voorbereiding en de uitvoering van de leveringen. Er kan geen enkele levering geschieden zonder dat de geadresseerde dienst minstens vier werkdagen vóór de datum van verzending van de goederen of van installatie van de software schriftelijk op de hoogte werd gebracht, behoudens tegenbericht van de aanbestedende overheid. De uitrusting (software) zal door de opdrachtnemer worden geleverd en geïnstalleerd in overeenstemming met een gedetailleerde kalender die in gezamenlijk overleg te bepalen is na de kennisgeving van de toewijzing van de opdracht. De lokalen voor de installatie zullen door de FOD Financiën worden klaargemaakt in overeenstemming met de voorschriften die staan beschreven in de offerte die door de opdrachtnemer wordt overhandigd. Technische specificaties De leveringen en diensten moeten in alle opzichten overeenstemmen met de plannen, documenten en thema s die van toepassing zijn op deze opdracht. Zelfs bij gebrek aan een contractuele technische specificatie moeten de leveringen en diensten voldoen aan alle vereisten en regels van een goede uitvoering. Verpakkingen Eventuele verpakkingen blijven het eigendom van de opdrachtnemer en moeten binnen tien dagen na de levering door hem worden opgehaald. Na het verstrijken van deze termijn heeft de Administratie het recht deze op kosten van de opdrachtnemer terug te sturen. Het materieel zal van zijn verpakking ontdaan worden in lokalen aangeduid door de aanbestedende overheid en dit volgens haar instructies. Locatie De leveringen zullen gebeuren op: FOD Financiën Stafdienst ICT Koning Albert II, Bruxelles II.6.4 Personeel van de opdrachtnemer Blz. 24

25 Voor deze opdracht zal de opdrachtnemer een projectleider aanduiden (in het kader van PMfin 1 ook omschreven als de "externe projectcoördinator") die hem zal vertegenwoordigen in zijn contacten met de FOD Financiën. Het personeel van de opdrachtnemer dat zal worden ingezet om de opdracht te realiseren, moet: over de nodige ervaring beschikken in het kader van de voorgestelde oplossing of vergelijkbare oplossingen; in staat zijn om alle noodzakelijke teksten, verslagen, samenvattingen, enz. te begrijpen die door beide partijen in het kader van onderhavige opdracht worden gebruikt of geproduceerd, en dit zowel in het Nederlands als in het Frans. Over voldoende mondelinge en schriftelijke kennis beschikken om te kunnen communiceren in het Nederlands of in het Frans, en indien mogelijk in beide talen door elkaar; de projectverantwoordelijke moet bovendien mondeling kunnen communiceren in het Nederlands en in het Frans. De dienst voor assistentie en technische ondersteuning moet bovendien vlot kunnen communiceren in beide talen. Het personeel van de opdrachtnemer moet voldoen aan alle wettelijke bepalingen die in België gelden aangaande immigratie en werkvergunning. De opdrachtnemer staat tegenover de FOD Financiën borg voor elke schade in het algemeen die de FOD Financiën zou kunnen ondervinden ten gevolge van de niet-naleving van de wettelijke bepalingen ter zake door de opdrachtnemer of zijn personeelsleden. De opdrachtnemer moet beschikken over voldoende personeel met de nodige en geschikte kennis voor de uitvoering van de taken. Het betrokken personeel moet eveneens beschikken over voldoende kennis van de instrumenten die in het kader van het project worden gebruikt. De opdrachtnemers moeten in staat zijn om onmiddellijk tegemoet te komen aan de behoeften die ingevolge de gunning van de opdracht zullen ontstaan. Het projectteam dat door de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld, moet voldoende zijn met het oog op een goede uitvoering van de opdrachten die hem worden toevertrouwd. Het personeel dat wordt ingezet voor de uitvoering van de opdracht moet hetzelfde zijn als het in de offerte voorgestelde personeel. Desgevallend zal het personeel dat ter beschikking wordt gesteld voor de uitvoering een gelijkwaardig niveau en gelijkwaardige ervaring bezitten. De FOD Financiën moet akkoord gaan met de samenstelling van het team dat wordt voorgesteld voor het project. De opdrachtnemer garandeert voor de volledige duur van de opdracht de stabiliteit van de personen die worden belast met de uitvoering van onderhavige opdracht. In de loop van de uitvoering zal de opdrachtnemer geen wijzigingen aanbrengen in de samenstelling van het projectteam zonder voorafgaande toestemming van de FOD Financiën. De FOD Financiën kan de onmiddellijke vervanging eisen van een of meer personen van het projectteam van de opdrachtnemer indien hij meent dat hun kwalificaties of hun prestaties de goede uitvoering van de opdracht in het gedrang brengen. De wijziging dient plaats te vinden binnen 20 werkdagen na het verzoek vanwege de FOD Financiën en dient kosteloos te geschieden, te rekenen vanaf de kennisgeving van het incident aan de inschrijver. De inschrijvers voegen bij hun offerte de curricula vitae (volgens het curriculum vitae -model) van de medewerkers die worden belast met de uitvoering van de opdracht. De offerte moet een duidelijk voorstel bevatten voor de daadwerkelijke samenstelling van het projectteam en het type van de profielen die zullen meewerken aan de uitvoering van de opdracht. 1 unieke projectmethodologie van de FOD Financiën gebaseerd op de internationaal erkende methodologie Prince2 Blz. 25

26 Een bepaald aantal personen kan worden voorgesteld volgens profiel, maar de inschrijver moet aangeven hoeveel en welke personeelsleden deel zullen uitmaken van het daadwerkelijke projectteam. De lijst met voorgestelde personeelsleden (effectieve en eventuele plaatsvervangers) zal worden beschouwd als een exhaustieve lijst van alle personeelsleden die in aanmerking komen om deel uit te maken van het projectteam. II.6.5 Onderaannemers De opdrachtnemer zal de volledige verantwoordelijkheid op zich nemen inzake de levering van alle producten en diensten in het kader van deze opdracht. Het beroep op onderaannemers ontslaat de opdrachtnemer niet van zijn verantwoordelijkheden inzake het leveren van de prestaties die verwacht worden in het kader van de opdracht. Bij een wijziging van onderaannemer voor de offerte zal de opdrachtnemer de FOD Financiën op de hoogte brengen, die zijn akkoord moet geven alvorens de opdrachtnemer tot deze wijziging kan overgaan. Het feit dat de opdrachtnemer het geheel of een gedeelte van zijn verbintenissen aan derden toevertrouwt, ontslaat hem niet van zijn verantwoordelijkheid tegenover de FOD Financiën. Deze laatste erkent geen enkele contractuele band met die derden. II.6.6 Middelen die ter beschikking worden gesteld door de FOD Financiën II Technische middelen De opdrachtnemer stelt aan zijn personeelsleden al het nodige materiaal ter beschikking met het oog op de uitvoering van hun opdracht (draagbare computer, enz.). Er geldt dat de FOD Financiën aan de personeelsleden van de opdrachtnemer tijdens hun opdracht maximaal 2 kantoorplaatsen tegelijk ter beschikking stelt van het type «shared desk», zonder kasten. Het personeel van de opdrachtnemer krijgt indien nodig een beperkte toegang tot het netwerk van de FOD Financiën, naast een e- mailadres. De FOD Financiën beschikt niet over parkeerplaatsen voor het personeel van de opdrachtnemer. De FOD Financiën zal geen enkele aanpassing verrichten aan de werkposten van de personeelsleden van de opdrachtnemer met het oog op hun goede werking binnen de infrastructuur van de FOD Financiën. De opdrachtnemer kan in geen geval overgaan tot een wijziging, verstoring of overbelasting van de infrastructuur van de FOD via de toevoeging van werkposten voor zijn personeel in deze infrastructuur, behalve voor wat rechtstreeks is gekoppeld aan de ontwikkeling van de betrokken toepassing. De opdrachtnemer is geheel verantwoordelijk voor de bescherming van de bewuste werkposten tegen virussen en voor het beheer van de posten. Hij zal prioritair gebruik maken van de tools die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld. In het geval dat er andere softwareprogramma s zouden moeten worden gebruikt in het kader van het project, zal dat gebruik, na aanvaarding door de stuurgroep, onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer vallen en zal de kostprijs van dat gebruik vervat liggen in de prijs van de diensten. Het personeel van de opdrachtnemer moet de interne procedures en de reglementen betreffende het gebruik van en de toegang tot de ter beschikking gestelde middelen naleven, en kan geen toevoeging of wijziging vragen voor wat betreft de werkomgeving van de aanbestedende overheid. Als bepaalde gebreken in de logistieke ondersteuning de dienstverlening in het gedrang zouden brengen, moet er een beroep worden gedaan op de arbitragemogelijkheden die beschreven staan in punt Verweermiddelen van de administratie Geschillen vooraleer men zijn toevlucht neemt tot een rechtsgeding. Blz. 26

27 II Taken van de medewerkers van de FOD Financiën Binnen de taken die de medewerkers van de FOD financiën op zich zullen nemen, dienen 2 blokken onderscheiden te worden, namelijk de generieke taken en de taken in co-sourcing. De generieke taken zijn die taken die de FOD Financiën op zich neemt als opdrachtgever van de opdrachtnemer, om deze laatste in de mogelijkheid te stellen van het project optimaal uit te voeren. De taken in cosourcing zijn een aantal taken die in principe autonoom door personeel van de opdrachtnemer kunnen uitgevoerd worden, maar waarvan de FOD Financiën vraagt dat die door haar eigen personeelsleden zouden worden uitgevoerd. Generieke taken De medewerkers van de FOD Financiën nemen deel aan het/de project(en) wat betreft: het definiëren van de inhoud van het/elk project; het participeren in de keuze van oplossingen: architectuur, enz.; het valideren van documenten in het kader van de uitvoering: specificatiedossiers, realisatiedossiers, aanvaardingsdossier, testdossier, gebruikershandleidingen, handleidingen voor maintenance, enz.; de relatieve kwaliteitscontroles, onder meer controle van de overeenstemming van documentatie met realisatie, van respect voor normen inzake documentatie en programmering, enz.; in voorkomend geval, de verplichte deelname aan testen voor technische en functionele oplevering, of het nu gaat om functioneringstesten, om integratietesten of om testen inzake de algemene werking; de logistieke ondersteuning van de realisatieteams, wat betreft het ter beschikking stellen van de noodzakelijke technische middelen met het oog op de realisatie, naargelang wat er in gezamenlijk overleg is/wordt bepaald. De realisatie zal stap na stap van zeer nabij worden opgevolgd door medewerkers van de FOD Financiën, die, met de nodige hulp van de opdrachtnemer, zullen worden belast met het het bewaken (en indien nodig definiëren) van de normen en standaarden op het vlak van (waar van toepassing) architectuur, implementeringsregels, werkprocedures, documentatie, programmering, enz. Ze dienen er ook op toe te zien dat de normen strikt worden nageleefd, zodat kan worden gegarandeerd dat de geïmplementeerde oplossingen nadien integraal en zonder specifieke problemen kunnen worden overgenomen door de FOD Financiën. Taken in co-sourcing De FOD Financiën zet een co-sourcing structuur op met de volgende doelstellingen: de kennisoverdracht tussen het personeel van de opdrachtnemer en de interne medewerkers van de FOD Financiën bevorderen de kosten voor de ontwikkeling en onderhoud van de projecten verlagen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de modaliteiten ervan te respecteren en enkel de FOD Financiën is gemachtigd om tijdens het verloop van de opdracht te beslissen er geen beroep (meer) op te doen, of het nu om de gehele opdracht dan wel om delen ervan gaat. De FOD Financiën geeft geen enkele garantie betreffende de vaardigheid van junior- of seniormedewerkers voor de verschillende profielen. Het is waarschijnlijk dat een aantal medewerkers, zeker voor het technische niveau, in het begin van het project moeten beschouwd worden als junior. Het gebruikmaken van co-sourcing ontheft de contractant, die moet waken over een voldoende omkadering van het te integreren personeel, geenszins van zijn aansprakelijkheid en vermindert die evenmin. Wanneer er zich een ernstig probleem voordoet dat de goede afwikkeling van het project in gevaar brengt, is de opdrachtnemer ertoe gehouden om de aanbestedende overheid daarvan onverwijld op Blz. 27

28 de hoogte te brengen. De aanbestedende overheid treft de passende maatregelen om het probleem op te lossen (bijkomende opleiding, vervanging van de persoon die in het kader van de co-sourcing ter beschikking werd gesteld, enz.). Blz. 28

29 II.6.7 Te respecteren normen en standaarden De realisatieteams die door de opdrachtnemer aan de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld, zullen de methodes en de standaarden toepassen die door de FOD Financiën worden gespecificeerd of die met zijn akkoord worden gekozen. Deze standaarden hebben minimaal betrekking op: technische standaarden voor software; de methode van projectbeheer (PMFin, unieke projectmethodologie van de FOD Financiën gebaseerd op de internationaal erkende methodologie Prince2); het verzorgen van de documentatie; de regels voor de programmering (opmaak, codestructuren, commentaren, afspraken inzake naamgeving, ontwikkelingsstandaarden conform ICT-fundamenten, inbegrepen Open Standaarden, enz.); de beheersregels, ingesteld door de beheersdiensten van de besturingsomgevingen; de procedures voor de kwaliteitsgarantie. Alle door de FOD Financiën gehanteerde standaarden zijn terug te vinden in een verklarend document, beschikbaar op (onder ICT en informaticaplan ) en (onder ICT et plans informatiques ). Elke verwijzing die wordt gemaakt naar om het even welke standaard of methodologie in dit bestek, is afhankelijk van de exacte beschrijving in het officiële document op deze site. Alleen het tactisch comité is binnen de FOD Financiën bevoegd om standaarden en methodologieën te wijzigen of toe te voegen. Als de opdrachtnemer nood heeft aan goedkeuring van een nieuwe standaard, zal hij een verzoek moeten indienen bij het tactisch comité en zich geheel moeten onderwerpen aan diens beslissing. II.6.8 Veranderingsbeheer ( change management ) Algemeen Op elk ogenblik, tijdens de uitvoering van de overeenkomst, kan de FOD Financiën aan de opdrachtnemer voorstellen om het even welk aspect van de uitvoering van de opdracht, onder andere de inhoud van de diensten, te wijzigen, uit te breiden of te beperken ( wijzigingsvoorstel, in PMFin request for change). Activiteiten of aspecten die de opdrachtnemer bij het indienen van zijn offerte geanticipeerd of voorzien kon hebben of die er redelijkerwijze deel van uitmaken, zijn in de uitvoering van de overeenkomst inbegrepen en zullen dan ook niet het voorwerp kunnen zijn van een wijzigingsvoorstel. De opdrachtnemer zal zijn goedkeuring van een wijzigingsvoorstel van de FOD Financiën niet weigeren indien de beoogde wijziging een vermindering van de kosten of volumes met zich meebrengt. Totdat een wijzigingsvoorstel door de partijen formeel goedgekeurd (ook in de stuurgroep) is en tenzij de partijen schriftelijk anders overeengekomen zijn, zal de opdrachtnemer de opdracht blijven uitvoeren alsof er geen wijzigingsvoorstel voorligt. De opdrachtnemer zal als enige aansprakelijk zijn voor om het even welke schade of verlies die voortvloeien uit de uitvoering van een wijziging waartoe de FOD Financiën niet zijn voorafgaande schriftelijke toestemming heeft gegeven. Modaliteiten De opdrachtnemer verzekert dat hij steeds over de nodige mensen en middelen zal beschikken om wijzigingen uit te voeren. Een wijziging kan enkel aanleiding geven tot een prijsaanpassing indien deze een materiële en bewezen meerkost voor de opdrachtnemer inhoudt. Blz. 29

30 De opdrachtnemer zal geen bijkomende kosten aanrekenen voor zijn studie of voorbereiding van rapportering over een wijzigingsvoorstel. Procedure Onverminderd de artikelen 7 en 8 van het Koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, zal een wijziging van de overeenkomst slechts bindend zijn indien zij voorgesteld, behandeld en goedgekeurd wordt in overeenstemming met deze bepaling. Indien een partij wijzigingen wenst aan te brengen aan de overeenkomst, zal het de andere partij schriftelijk de details van deze wijziging overmaken. Indien FOD Financiën een wijziging voorstelt, zal de opdrachtnemer binnen een redelijke termijn, maar zonder bijkomende kosten, een schatting overmaken aan FOD Financiën van de verwachte tijd die nodig is voor de implementatie van de wijziging en het verwachte effect van deze wijziging op de opdracht. Indien FOD Financiën beslist om deze wijziging niet door te voeren, zal er geen wijziging aangebracht worden aan de overeenkomst. Indien FOD Financiën deze wijziging wenst door te voeren, en indien beide partijen het wijzigingsvoorstel aanvaarden, zullen zij gezamenlijk de wijziging en de gevolgen en aanvaardingsmodaliteiten van deze wijziging omschrijven in een door hen ondertekende bijlage aan het contract. De opdrachtnemer zal de overeengekomen wijziging onmiddellijk uitvoeren in overeenstemming met de wat in deze bijlage overeengekomen is. Indien de opdrachtnemer een wijziging aanvraagt, zal FOD Financiën haar toestemming niet onredelijk weigeren of uitstellen. Indien de twee partijen het wijzigingsvoorstel goedkeuren, zullen zij gezamenlijk de wijziging en de gevolgen en aanvaardingsmodaliteiten van deze wijziging omschrijven in een door hen ondertekende aanhangsel aan het contract. De opdrachtnemer zal de overeengekomen wijziging onmiddellijk uitvoeren in overeenstemming met de wat in deze bijlage overeengekomen is. II.6.9 Bijzondere verbintenissen betreffende verkregen informatie Alle resultaten en verslagen die door de opdrachtnemer worden geproduceerd tijdens de uitvoering van deze opdracht, vormen de eigendom van de aanbestedende overheid en mogen niet worden gepubliceerd of gecommuniceerd aan derden, tenzij na de schriftelijke toelating vanwege de aanbestedende overheid. De uitvoerder van de diensten en zijn medewerkers zijn gebonden aan een zwijgplicht betreffende de informatie waarvan ze bij de uitvoering van deze opdracht kennis zullen nemen. Deze informatie kan in geen geval worden gecommuniceerd aan derden zonder de schriftelijke toelating van de aanbestedende overheid. De opdrachtnemer mag deze opdracht evenwel als referentie vermelden. Alle inlichtingen waarvan de personeelsleden van de opdrachtnemer kennis zullen nemen in het kader van de opdracht, alle documenten die hen worden toevertrouwd, alle vergaderingen waaraan ze deelnemen, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. De informatie in kwestie: kan worden vastgelegd op eender welke informatiedrager, zoals papier, film, magneetband, schijf, diskette, geïntegreerde montage, enz.; kan mondeling aan de opdrachtnemer worden verstrekt, via een demonstratie en/of via overdracht van een informatiedrager met de gewenste informatie; de informatie kan ook aan de opdrachtnemer ter kennis worden gebracht ter gelegenheid van de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem in het kader van onderhavige opdracht door de FOD Financiën wordt toevertrouwd; kan bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk bestaan uit studies, handleidingen, ontwerpplannen, fabricageplannen, technische beschrijvingen, detailplannen, functionele specificaties, procedures, computerprogramma s, uitvoerbare codes, berekeningen, enz. Blz. 30

31 De opdrachtnemer verbindt zich tot geheimhouding, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, van alle vertrouwelijke gegevens, van welke aard ook, die hem zullen worden meegedeeld of waarvan hij in de loop van zijn opdracht kennis zal nemen. De opdrachtnemer garandeert dat zijn personeel en zijn onderaannemers de vertrouwelijkheid van de gegevens zullen respecteren. Hij verbindt zich ertoe geen vertrouwelijke gegevens te verstrekken aan derden, inbegrepen eventuele filialen en andere ondernemingen die met de opdrachtnemer zijn geassocieerd. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van zijn onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht zijn betrokken, enkel de gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken in het kader van onderhavige opdracht. De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de FOD Financiën: waarvan de opdrachtnemer op een voor de FOD Financiën aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het moment dat ze hem voor het eerst door de FOD Financiën werd meegedeeld; die, op het moment dat ze bekend was bij de FOD Financiën, reeds openbaar was; die, nadat ze bekend was bij de FOD Financiën, openbaar werd gemaakt op een andere wijze dan door toedoen van de opdrachtnemer; of die de opdrachtnemer van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte over de informatie van de FOD Financiën en die was gemachtigd om deze mee te delen aan de opdrachtnemer. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe: om het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet te kopiëren, indien deze zich bevindt op een drager die hem door de FOD Financiën ter beschikking werd gesteld; om anderzijds het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet vast te leggen op een informatiedrager, behalve voor de uitvoering van taken die hem door de FOD Financiën werden opgelegd en voor zover dit noodzakelijk is. Alle informatie die door de FOD Financiën aan de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld, en elke informatiedrager met informatie van de FOD Financiën, die aan de opdrachtnemer door de FOD Financiën wordt toevertrouwd, blijven de integrale eigendom van de FOD Financiën. Ook indien de opdrachtnemer deze informatie, of een deel ervan, heeft gekopieerd of vastgelegd, blijft deze informatie de integrale eigendom is van de FOD Financiën. De FOD Financiën behoudt op elk moment het recht om de opdrachtnemer te verzoeken om het geheel of een gedeelte van de informatiedragers waarop de opdrachtnemer de informatie van de FOD Financiën heeft opgeslagen, terug te bezorgen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de gevraagde dragers onmiddellijk terug te bezorgen zonder ze te kopiëren. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om na afloop van de uitvoering van de opdracht zonder verwijl aan de FOD Financiën alle informatiedragers terug te bezorgen die informatie van de FOD Financiën bevatten en die aan de opdrachtnemer ter beschikking werden gesteld met het oog op de uitvoering van de opdracht, voor zover deze informatiedragers nog niet eerder werden terugbezorgd aan de FOD Financiën. Alle informatie van de FOD Financiën blijft de eigendom van de FOD Financiën. Door informatie ter beschikking te stellen verleent de FOD Financiën aan de opdrachtnemer geen enkel licentierecht, expliciet noch impliciet, op patenten, auteursrechten of andere intellectuele rechten. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om zich te onthouden van alle industriële toepassingen van de informatie van de FOD Financiën en om die informatie voor geen andere doeleinden te gebruiken dan voor de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem door de FOD Financiën werd toevertrouwd in het kader van onderhavige opdracht. Blz. 31

32 De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor alle schade waarvan de FOD Financiën het slachtoffer zou zijn ten gevolge van het niet respecteren door de opdrachtnemer zelf of door leden van zijn personeel van de verplichtingen die hem worden opgelegd krachtens onderhavig artikel. II.6.10 Aansprakelijkheden Aansprakelijkheid Leveringen De leverancier is aansprakelijk voor zijn leveringen tot op het ogenblik dat de levering gecontroleerd is, behalve wanneer het verlies of de beschadiging in de magazijnen van de bestemmeling te wijten zijn aan feiten of omstandigheden die zijn bedoeld in artikel 16 van het Algemeen Bestek. Aansprakelijkheid Diensten De opdrachtnemer draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, inzonderheid in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere ter uitvoering van de opdracht door hem voorgelegde stukken. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van zijn vertraging of in gebreke blijven. De opdrachtnemer verzekert dat alle diensten die dienen te worden uitgevoerd in het kader van de overeenkomst, worden uitgevoerd conform de beste professionele normen, met inachtneming van de voorziene termijnen, en door voldoende onderlegde en kundig personeel. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het kwaliteitsniveau van de uitgevoerde prestaties en verbindt zich ertoe alles in het werk te stellen om de doelstellingen van zijn taak in het kader van de uitvoering van de opdracht te verwezenlijken. De opdrachtnemer is in alle gevallen verantwoordelijk, op basis van artikel 1384 van het Burgerlijk Wetboek, voor feiten, gepleegd door leden van zijn personeel die een band hebben met de activiteiten die worden uitgeoefend voor de FOD Financiën. Blz. 32

33 II.7 Leveringstermijn De maximale looptijd voor de implementatie van het systeem is vastgesteld op twaalf (12) maanden te tellen vanaf de aanvangsdatum van de opdracht. II.8 Opvolging van de uitgevoerde diensten en controle door derden II.8.1 Opvolging van de goede uitvoering van de opdracht De FOD Financiën heeft het recht om permanent toezicht te houden op de leveringen en de diensten die worden uitgevoerd door het team dat bij de uitvoering van de opdracht betrokken is. Het uitvoerende team moet aan de vertegenwoordigers van de FOD Financiën alle nodige inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de vervulling van deze taak. De plannen, specificaties, dossiers, enz. worden in het kader van deze opdracht opgesteld door het personeel van de opdrachtnemer. Ze moeten door de FOD Financiën worden goedgekeurd vóór de uitvoering. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 30 kalenderdagen om deze documenten goed te keuren of om opmerkingen te formuleren. Indien er opmerkingen zijn, moeten de betrokken documenten voldoende worden gecorrigeerd vóór de uitvoering, zonder dat deze verbeteringen een herziening van de geplande uitvoeringstermijn tot gevolg hebben, tenzij de opmerkingen het gevolg zouden zijn van nieuwe eisen vanwege de FOD Financiën. Elke overschrijding van de geplande termijn voor de aanvaarding van een document leidt, op verzoek van de betrokken opdrachtnemer, tot een verlenging van de uitvoeringstermijn. Het feit dat een vertraging kan worden toegeschreven aan de FOD Financiën ontslaat de opdrachtnemer niet van de verplichting om toe te zien op de beperking van de gevolgen. De opdrachtnemer kan zich niet beroepen op het feit dat deze controle wordt uitgevoerd, met de bedoeling zich te onttrekken van zijn verantwoordelijkheid wanneer de leveringen of prestaties worden geweigerd omwille van gebreken van welke aard ook en wanneer daaruit een verlenging van de uitvoeringstermijn voortvloeit. II.8.2 Controle door derden Met het oog op de evaluatie van de uitgevoerde diensten en de opvolging van het project kan de aanbestedende overheid een beroep doen op een derde partij. De opdrachtnemer is verplicht samen te werken met de derde partij en haar alle nodige informatie te verstrekken met het oog op een goed verloop van deze controleactiviteiten. In dit kader wenst de FOD Financiën de offerte van de opdrachtnemer ter beschikking te stellen van interne en externe medewerkers van de FOD Financiën die belast zijn met de evaluatie en de controle. De inschrijvers moeten duidelijk aangeven welke gedeelten van hun offerte niet ter beschikking gesteld kunnen worden van personen buiten de FOD Financiën die belast zijn met de evaluatie en de controle. Als de inschrijver geen enkele beslissing dienaangaande neemt in zijn offerte zal dit worden geïnterpreteerd als een afwezigheid van beperkingen van zijnentwege in het kader van de controle door derden, waarbij zijn offerte integraal ter beschikking kan worden gesteld van personen van buitenaf die belast zijn met de evaluatie en de controle. Blz. 33

34 II.9 Beoordeling van de uitgevoerde diensten en controlewerkzaamheden De FOD Financiën zal overgaan tot een volledige controle van de constitutieve voorzieningen binnen elk van de realisatiefases zoals die werden bepaald in de kalender voor de realisatie van het project, en dit binnen 30 kalenderdagen volgend op de bekendmaking door de opdrachtnemer van hun voltooiing. De controles hebben betrekking op de geschiktheid en de goede werking van de uitrustingen. De controle van de geschiktheid heeft tot doel vast te stellen of de uitrustingen beantwoorden aan de hoeveelheden en de specificaties die door de FOD Financiën werden opgelegd. De controle van de goede werking heeft tot doel vast te stellen of de installaties een goede werking kunnen garanderen onder normale bedrijfsomstandigheden (met andere woorden, of de installaties voldoen op het vlak van de vooraf bepaalde diensten). De controlewerkzaamheden omvatten (waar van toepassing) met name: het vaststellen dat de leveringen en de bijbehorende diensten wel degelijk werden uitgevoerd; het nagaan of alle functievoorzieningen operationeel zijn en alle parameters daarbij werden ingesteld; het controleren van de capaciteiten op het vlak van prestatievermogen, veiligheid, stevigheid, belasting, ; het eventueel installeren van testtools om de eerder vermelde controlewerkzaamheden te kunnen uitvoeren; het controleren van de levering van de documentatie. Wanneer de uitrustingen binnen de gestelde termijnen blijken te voldoen aan de hiertoe voorziene controles worden ze aanzien als geschikt en goed werkend. Het tijdsschema van de controlewerkzaamheden worden in gezamenlijk overleg bepaald. Indien tijdens de controlewerkzaamheden niet of slechts gedeeltelijk wordt tegemoetgekomen aan het prestatievermogen en/of de functiemogelijkheden die in het bestek worden gevraagd en/of die in de offerte en in eventuele aanvullende documenten worden aangekondigd, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe om voor eigen rekening de nodige verbeteringen of wijzigingen aan te brengen, of om het geheel of een gedeelte van de softwarevoorzieningen te vervangen door de levering van een conforme voorziening, en dit binnen 30 kalenderdagen volgend op de datum van het proces-verbaal dat de vaststelling doet van de onmogelijkheid om de voorlopige oplevering af te kondigen. Na die termijn behoudt de FOD Financiën zich het recht voor om de boetes voor vertraging toe te passen. In deze veronderstelling moeten alle opleveringstesten opnieuw worden uitgevoerd, nadat de opdrachtnemer de nodige wijzigingen, aanvullingen of vervangingen heeft doorgevoerd. Indien de uitrustingen niet geschikt en goed werkend worden bevonden zijn binnen de vooropgestelde termijnen, kan de FOD Financiën: ofwel de ambtshalve opgelegde maatregelen toepassen die voorzien worden in artikel 66 van het algemeen bestek, als bijlage voorzien bij het K.B. van 26 september 1996, dat de algemene regels bepaalt voor de uitvoering van overheidsopdrachten en voor concessies van openbare werken; ofwel bijzondere schikkingen treffen met de opdrachtnemer. II.10 Voorlopige oplevering Na afloop van de met succes verrichte controlewerkzaamheden zal de FOD Financiën een proces verbaal opstellen van voorlopige oplevering van de uitrustingen die in de bewuste controle aan bod komen. Het proces-verbaal van voorlopige oplevering zal door beide partijen worden ondertekend. Blz. 34

35 In het geval dat de diensten die het voorwerp van de opdracht uitmaken, bestaan uit louter intellectuele prestaties, zoals studies, analyses, consultancy-verslagen, enz., wordt de voorlopige oplevering beschouwd als de definitieve oplevering. De voorlopige oplevering vindt plaats op verzoek van de opdrachtnemer en heeft betrekking op de realisatie van de diensten met betrekking tot de leveringen van de licenties voor installatie en gebruik van de softwarecomponenten, de implementatie van het systeem, de correcte uitwerking van de usecases/workflows binnen de geselecteerde oplossingen en de realisatie van de gewenste functionaliteiten binnen de webportaal ICT Service Portal. In het geval dat de gedeeltelijke voorlopige oplevering van een onderdeel een impact heeft op een onderdeel die voordien werd opgeleverd, zullen de wijzigingen eraan moeten worden aangebracht op kosten van de opdrachtnemer voor de FOD Financiën instemt met de gedeeltelijke voorlopige oplevering van dit onderdeel. Na elke gedeeltelijke voorlopige oplevering begint de garantieperiode van dit onderdeel voor een periode van één jaar. II.11 Garantie In dit gedeelte verwijst het begrip element naar elke methodologie, uitrusting of software, en in uitbreiding alles waar garantie en/of onderhoud op toepasbaar is, en, die ontwikkeld/geleverd werd door de opdrachtnemer en deel uitmaakt van deze opdracht. De garantietermijn van elk element is bepaald op minstens één jaar, te rekenen vanaf de datum van de voorlopige oplevering. Als elementen defect zijn, als functies en/of prestaties en/of het respect voor de SLA (Service Level Agreement afspraak over het niveau van de services), voorgeschreven in het bestek of aangekondigd in de offerte van de opdrachtnemer, niet of slechts gedeeltelijk bevredigend zijn, in de mate dat de gebreken niet het gevolg zijn van een abnormaal gebruik van de elementen, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe voor eigen rekening de noodzakelijke herstellingen of correcties uit te voeren of om zo nodig de defecte elementen te vervangen binnen de termijnen, vermeld in de specificaties van de SLA. De volledige garantietermijn is van toepassing op de te vervangen elementen. Tijdens de garantieperiodes zijn de sancties met betrekking tot de SLA van toepassing. Bij een niet-beschikbaarheid van de oplossing tijdens de garantieperiode, zal deze laatste worden verlengd met een termijn die gelijk is aan die van de onbeschikbaarheid. De garantie dekt met name : de herstelling of de vervanging ter plaatse van defecte elementen de correctie van parameters de versterking van het systeem als dit niet voldoet aan de vooraf gerealiseerde SLA de duur van de gepresteerde werkzaamheden de verplaatsingen van het personeel van de opdrachtnemer. De inschrijver moet erop toezien de elementen te actualiseren tijdens de garantieperiode. Deze actualisering heeft zowel betrekking op eventuele correcties als op de evoluties van het geïnstalleerde element. II.12 Definitieve oplevering Blz. 35

36 De definitieve oplevering zal worden afgekondigd op verzoek van de opdrachtnemer na het verstrijken van de garantieperiode en minstens één jaar na de voorlopige oplevering van het laatste onderdeel, voor zover de FOD Financiën tijdens deze periode geen klachten heeft geformuleerd aangaande de goede werking. In dit laatste geval zal de definitieve oplevering worden uitgesteld tot het moment waarop het systeem op correcte wijze zal hebben gefunctioneerd gedurende een ononderbroken periode van één jaar. De definitieve oplevering zal worden vastgelegd in een proces-verbaal dat wordt ondertekend door de opdrachtnemer en door de FOD Financiën. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 15 kalenderdagen, te rekenen vanaf het verzoek van de opdrachtnemer, om het proces-verbaal van aanvaarding op te stellen dat de toestemming voor de oplevering verleent. Geen enkele betaling is voorzien bij definitieve oplevering. II.13 Opleveringsmodaliteiten en -kosten Opleveringsmodaliteiten De diensten zullen nauwlettend worden opgevolgd in de loop van hun uitvoering en dit door één of meer vertegenwoordigers van de aanbestedende overheid. De identiteit van deze vertegenwoordiger(s) zal aan de opdrachtnemer worden meegedeeld op het moment dat de uitvoering van de diensten een aanvang neemt. Opleveringskosten Alle kosten die te maken hebben met de levering en met de voorlopige en/of definitieve oplevering(en), zijn ten laste van de opdrachtnemer. II.14 Eigendom van de ontwikkelde software De opdrachtnemer erkent en aanvaardt dat alle intellectuele en industriële eigendomsrechten (met name, maar niet beperkt tot, de auteursrechten, de rechten op de databanken en de rechten op de modellen), evenals alle eigendomsrechten en alle andere rechten betreffende de diensten of producten in het kader van de uit te voeren opdracht, met name, maar niet beperkt tot, de studies, de schema s, de analyses, de plannen, de rapporten, de onderzoeksresultaten, de documentatie, de methodes, de databanken, de concepten en elke andere ontwikkeling, die al dan niet zijn beschermd door een intellectueel eigendomsrecht, vanaf hun creatie exclusief eigendom worden van FOD Financiën. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om FOD Financiën alle nodige bijstand te verlenen, de nodige formaliteiten te vervullen en alle nodige stappen te ondernemen om de geldigheid van de overdracht van de voornoemde rechten te garanderen en aan te tonen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe en verklaart bij machte te zijn om deze verplichting te doen naleven door zijn werknemers, aangestelden en eventuele aannemers. Onverminderd de verplichting voor de opdrachtnemer om de informatie over onderhavige opdracht en de vertrouwelijke informatie niet te onthullen, heeft de opdrachtnemer het recht om de knowhow of de ervaring die hij heeft verworven in het kader van de uitvoering van de opdracht opnieuw te gebruiken voor andere doeleinden dan voor de uitvoering van de opdracht. II.15 Deponering bij een Escrow agent Blz. 36

37 In het kader van de uitvoering van deze opdracht en de transitiemaatregelen zal de opdrachtnemer uiterlijk 30 dagen na ondertekening van de overeenkomst de broncode van de specifieke ontwikkelingen, alsook nadien elke wijziging of update daarvan en de bijhorende technische documentatie (het gedeponeerd materiaal genoemd) in de vorm van een bruikbare ontwikkelingsomgeving ten behoeve van De FOD Financiën deponeren bij een escrow agent. Na de ondertekening van de overeenkomst zal de opdrachtnemer, zo vlug als redelijkerwijze mogelijk is, de FOD Financiën informeren omtrent de specifieke ontwikkelingen afkomstig van derden die worden gebruikt om de diensten te leveren. In onderling overleg met de FOD Financiën zal alsdan worden bepaald welke maatregelen genomen moeten worden en welke bijkomende garanties desgevallend van deze derden gevraagd moeten worden om zich van de continuïteit van het gebruiksrecht van deze specifieke ontwikkelingen als een onderdeel van de diensten te verzekeren en dit zowel tijdens de uitvoering van deze opdracht als met het oog op een eventuele transitie. Voor zover de noodzaak daartoe redelijkerwijze zou blijken, zal de opdrachtnemer zijn samenwerking verlenen om van deze derden te bekomen dat zij de broncode van de specifieke ontwikkelingen die voor de levering van de diensten gebruikt worden, deponeren bij de escrow agent onder dezelfde voorwaarden als beschreven in dit artikel. De opdrachtnemer is volledig verantwoordelijk voor het neerleggen van het gedeponeerd materiaal. De opdrachtnemer ziet erop toe dat de versie van het gedeponeerd materiaal die de escrow agent bij zich houdt, steeds volledig en up-to-date is en in de vorm van een bruikbare ontwikkelingsomgeving. De FOD Financiën heeft het recht om steeds de inhoud van het gedeponeerd materiaal te laten verifiëren. De vergoeding die de overheid betaalt voor de levering van de diensten omvat de diensten van de escrow agent en de kosten verbonden aan de creatie en het neerleggen van het gedeponeerd materiaal. II.16 Facturatie, betaling en prijsherziening II.16.1 Facturatie en betaling Voor zover de aanbestedende overheid in het bezit is van een geldig en correct opgestelde factuur (met vermelding van de BTW en van het nummer van de overeenkomstige bestelbon), samen met de notulen van voorlopige oplevering, verloopt de procedure als volgt: voor leveringen en diensten wordt elk verschuldigd bedrag gefactureerd bij de voorlopige oplevering. Voorschotten zijn niet mogelijk; betalingen voor reeds geleverde en aanvaarde leveringen en diensten mogen slechts achteraf worden uitgevoerd; periodieke betalingen met betrekking tot het onderhoud worden gefactureerd op jaarbasis. Licentierechten worden jaarlijks gefactureerd in het begin van de termijn; de facturaties dienen uitdrukkelijk de geleverde licenties te vermelden kosten met betrekking tot (aanvullende/ondersteunende) diensten gepresteerd na de voorlopige oplevering kunnen worden gefactureerd zodra ze zijn voltooid en aanvaard. De factuur dient te worden opgesteld in euro. De opdrachtnemer stuurt zijn facturen (in twee exemplaren) naar het volgende adres: FOD Financiën Centrale facturatiedienst Koning Albert II-laan 33 Bus Brussel De betaling vindt plaats binnen 50 kalenderdagen te rekenen vanaf de ontvangst van de factuur. De verwijlinteresten zullen worden berekend in overeenstemming met artikel 15, 4 van de algemene aannemingsvoorwaarden. Blz. 37

38 II.16.2 Prijsherziening Voor leveringen wordt geen prijsherziening toegestaan. Voor diensten is een prijsherziening mogelijk. De regels voor herziening zijn als volgt: De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien. De opdrachtnemer vraagt elk jaar de prijsherziening aan door middel van een aangetekend schrijven gericht aan de Aanbestedende Overheid, Stafdienst B&CG, Afdeling Wervingen, Koning Albert II-laan bus 785, 1030 Brussel. De prijsherziening gaat in op: o o de jaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de opdrachtnemer de aanvraag tot herziening vóór deze datum heeft verzonden. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de jaardag van de gunning van de opdracht gepresteerd zijn; de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de opdrachtnemer een of meer jaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na voormelde eerste dag van de maand gepresteerd zijn (opgelet: de opdrachtnemer moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prijzen van de diensten die na de eerstvolgende jaardag zullen worden gepresteerd). De prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule: S P = P * 0,8* S0 waarbij: P = herziene prijs P 0 = initiële prijs S 0 = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, voor contracten vanaf 11/07/1981, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat. S= zoals S 0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat Voor de indexen, zie: De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien bij dalende index. In dat geval volgt de herziening de bovenstaande regels, behalve dat het aangetekend schrijven uitgaat van de aanbestedende overheid. II.16.3 Clausule van meest begunstigde klant De opdrachtnemer zal de FOD Financiën beschouwen als zijn meest begunstigde klant. Indien de opdracht loopt over meerdere jaren, zal de opdrachtnemer vanaf het tweede jaar van de uitvoering van de overeenkomst, jaarlijks de prijzen aanpassen voor deze opdracht, door de laagste Blz. 38

39 prijzen toe te passen die hij voor soortgelijke prestaties aanbiedt aan andere klanten in België, voor zover deze laagste prijzen lager zijn dan de eenheidsprijzen geldend bij het begin van de opdracht. De verklaringen hierover door de opdrachtnemer die bepalend zijn voor het nakomen van deze verplichting, zullen kunnen geverifieerd worden in de boeken van de opdrachtnemer door een auditor, betaald door de FOD Financiën, tijdens de kantooruren en zonder verplaatsing van de relevante documenten. De auditor zal zich beperken tot het certifiëren of niet certifiëren van de relevante gegevens. Indien de auditor besluit tot niet certificatie zal de opdrachtnemer over 30 kalenderdagen beschikken om de prijzen aan te passen. Deze aanpassing van de prijzen kan één keer per jaar gebeuren. II.17 Publiciteit - referenties Door de opdrachtnemer noch door zijn onderaannemers mag geen enkele mededeling, persbericht, informatief onderzoeksrapport en/of gelijkaardige publieke mededeling betreffende het project worden gepubliceerd zonder de voorafgaandelijke schriftelijke toelating van een bevoegde vertegenwoordiger van de FOD Financiën. II.18 Laattijdige leveringen De opdrachtnemer kan zich beroepen op nalatigheden, vertragingen of welke feiten dan ook die hij aan de aanbestedende overheid of haar personeel ten laste legt en die voor hem oorzaak zouden zijn van een vertraging en/of een nadeel, met het oog op het verkrijgen van een verlenging van de uitvoeringstermijnen, herziening of verbreking van de opdracht en/of schadevergoeding. De aanbestedende overheid kan zich beroepen op nalatigheden, vertragingen of welke feiten dan ook die hij aan de opdrachtnemer of zijn personeel ten laste legt en die voor hem oorzaak zouden zijn van een vertraging en/of een nadeel, met het oog op het verkrijgen van een herziening of verbreking van de opdracht en/of schadevergoeding. Onder voorbehoud van de bepalingen betreffende de ambtshalve voorziene maatregelen in de artikelen 20, 66 en 75 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden, en indien de levering van een bepaalde fase drie maanden na de overeengekomen datum van uitvoering niet heeft plaatsgevonden, en indien de opdrachtnemer in de tussentijd geen verlenging van de leveringstermijn heeft verkregen, behoudt de administratie zich het recht voor om te verzaken aan de opdracht (zie art. 9, KB van 26 september 1996). In deze context moet de levering worden beschouwd als een levering van goederen en diensten. II.19 Verweermiddelen van de administratie - Geschillen De verweermiddelen van de FOD Financiën zijn die welke zijn voorzien in de artikelen 20 en 75 van het Algemene Bestek (in bijlage van het koninklijk besluit van 26 september 1996). De opdracht moet worden uitgewerkt, opgevat en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgisch recht. De partijen verbinden zich ertoe om hun verplichtingen te goeder trouw na te komen en om samen te werken met het oog op het welslagen van de operatie. De geschillen inzake de verplichtingen die resulteren uit de beschikkingen die de opdracht bepalen, moeten in overleg worden geregeld. Blz. 39

40 De partijen moeten proberen, vooraleer hun toevlucht te nemen tot andere middelen, de zaak in der minne te regelen. Daartoe zal de meest gerede partij de andere partij per eenvoudig aangetekend schrijven de slechte uitvoering van het contract betekenen. Indien mogelijk zal er een oplossing bij deze kennisgeving worden gevoegd. De andere partij beschikt dan over een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf de verzending van de aangetekende brief, om de ontvangst ervan te bevestigen en akkoord te gaan met de voorgestelde oplossing. Bij gebrek aan een akkoord en alvorens een rechtszaak aan te spannen, zullen de partijen proberen om een compromis te vinden middels onderhandelingen die worden aangevat zodra is gebleken dat de zaak niet in der minne kan worden geregeld. De onderhandelingen zullen plaatsvinden op het adres vermeld in het punt «leidend ambtenaar» van deel B in aanwezigheid van de personen die daartoe door beide partijen zijn aangeduid. Behoudens andere afspraken zullen de onderhandelingen de duur van 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf de eerste aangetekende brief, niet mogen overschrijden. Alle geschillen aangaande de uitvoering van deze opdracht zullen exclusief worden beslecht door de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement van Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval verantwoordelijk voor schade, toegebracht aan personen of goederen, die het rechtstreekse of onrechtstreekse gevolg is van de activiteiten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De uitvoerder van de diensten stelt zich garant tegenover de aanbestedende overheid voor alle claims van schadevergoedingen en interesten die door derden tegenover haar in dit kader worden geuit. Blz. 40

41 III. Technische bepalingen Belangrijke opmerking: De structuur van het deel III bestaat uit 5 delen: - een beschrijving van de doelstelling en de planning van de opdracht (paragraaf III.1 tot III.2) - een algemene toelichting op de actuele situatie (paragraaf III.3) - een richtlijn voor de structuur van de offerte (paragraaf III.4) - een beschrijving van de technische specificaties en karakteristieken van de gevraagde oplossing (paragrafen III.5 tot III.7) - een beschrijving van de gevraagde diensten (vanaf paragraaf III.8) De inschrijvers worden verzocht in hun offerte de structuur van de paragrafen III.5 en volgende van dit bestek te volgen. De inschrijver dient rekening te houden met de standaarden en ICT-beginselen van de FOD Financiën evenals van het document waarin de bedrijfsarchitectuur van de FOD Financiën wordt beschreven : Architecture Building Blocks. Dit document is terug te vinden op volgend webadres : ICT-beginselen: III.1 Doelstelling van de opdracht III.1.1 Algemene context Sinds geruime tijd is Federale Overheids Dienst (FOD) Financiën bezig, in de het kader van de Copernicus moderniseringen van de publieke sector, met een grondige vernieuwing van de business processen en de applicaties die deze processen ondersteunen. De FOD Financiën ontwikkelt hiertoe grootschalige en innovatieve IT projecten die de basis vormen van haar informatica infrastructuur en waarbij een groot aantal nieuwe business applicaties ontwikkeld worden (of die reeds ontwikkeld zijn) die gebruik maken van state-of-the-art ICT componenten. In parallel met de vernieuwing van de business applicaties is er een ingrijpende modernisering van de ICT infrastructuur uitgevoerd geweest en, er wordt permanent geïnvesteerd om de infrastructuur op peil te houden. Dit betekent dat er gestreefd wordt naar een applicatie- en technische architectuur die gebaseerd is op gestandaardiseerde elementen zoals: Geconsolideerde storage en netwerksystemen Standaard (gevirtualiseerde) operating systems Standaard basissoftware voor authentificatie en toegangscontrole, voor database management, voor mail en collaboratie, voor application- en webservers, voor enterprise content beheer, enz Een standaard ontwikkelingsomgeving gebaseerd op de taal JAVA met ondersteunende ontwikkelings- en testing tools Geconsolideerde (of geïntegreerde) beheerssoftware Om het geheel efficiënt en doelmatig te beheren werden belangrijke inspanningen geleverd om de uitbatingsomgeving (monitoring, jobplanning) te consolideren en de dienstverlening te verbeteren via de implementatie van ITIL (Information Technology Infrastructure Library) processen gedreven door volgende doelstellingen: Bereiken van een gepland, consistent en meetbaar niveau van dienstverlening Blz. 41

42 Verbeteren van het beheer van ICT componenten Het rechtvaardigen van de kosten voor alle IT diensten Verhogen van risico beheersing zowel via proactieve acties als via het nemen van de gepaste tegenmaatregelen indien de omstandigheden dit vereisen III.1.2 Doelstellingen van de opdracht De ICT stafdienst van FOD Financiën wenst in het kader van deze opdracht te investeren in de automatisering van operationele IT taken met volgende doelstellingen: Een beheersomgeving te scheppen die toelaat om ICT diensten op een herhaalbare en geautomatiseerde manier aan te bieden waarbij gebruik gemaakt kan worden van interne middelen van FOD Financiën (on-premisse) en/of externe middelen (public cloud) Self service voor ICT-gebruikers van FOD Financiën (of andere organisaties in de publieke sector die gebruik wensen te maken van de dienstverlening van FOD Financiën) te introduceren via automatische uitvoering van wijzigingen die beschreven zijn volgens het ITIL v3 support request fullfilment process De efficiëntie en kwaliteit van de IT dienstverlening te verbeteren door IT-taken te automatiseren in de vorm van workflows die cross-technologie uitgevoerd kunnen worden Versnellen van IT dienstverlening door de uitvoeringstijd drastisch te verminderen Verminderen van de manueel uitvoering van operationele taken om menselijke fouten zoveel mogelijk te vermijden en efficiëntie verhogen Bereiken van een grotere operationele en financiële transparantie in het gebruik van de datacenter middelen De basis te leggen voor dynamische provisionering van resources zodat middelen kunnen aangepast worden aan de effectieve of te verwachten belasting zonder dat systeemadministrators moeten ingrijpen bij piek belastingen De basis te leggen voor samenwerking met andere organisaties in de publieke sector door uitbouw van een private cloud infrastructuur die in een community model kan ingebracht worden Efficiëntieverbeteringen via automatisering te realiseren in volgende domeinen: Event resolution en event handling Change orchestration Automatisatie van repetitieve taken Concreet wenst FOD Financiën hiervoor een IT Process Automation applicatie (ook vaak orchestration of run-book automation tool genoemd) aan te schaffen, self-service via een dienstencatalogus uit te bouwen, een aantal integraties van deze IT process automation applicatie met een aantal beheerssystemen te realiseren en een aantal voorgedefinieerde run-books daadwerkelijk te implementeren. De IT process automation applicatie moet de ICT organisatie in staat stellen om verschillende IT operationele taken te automatiseren om de werklast (tgv. stijgend aantal IT-service aanvragen) voor het technisch, ondersteunend IT-personeel te verminderen en de operationele efficiëntie binnen een complexe, technische en organisatorische omgeving te verhogen. De architectuur van de gebruikte tools dient hiervoor het Self-Service Model van dienstverlening te ondersteunen. Hierbij wordt gewerkt via een web portaal-oplossing die de eindgebruiker toelaat de aanvragen verwerkt via de IT Process Automation tool te selecteren en dus op te starten. Prioritair hierbij is het automatiseren van duidelijk afgelijnde run-books, bestaande uit meerdere atomaire acties (subprocessen), binnen het IT-datacenter en hierbij wordt veel belang gehecht aan de integratie-mogelijkheden met de bestaande, heterogene IT-infrastructuur binnen FOD Financiën. Blz. 42

43 III.1.3 Evolutie naar een Community Cloud oplossing Het is uitdrukkelijk de bedoeling om verder te bouwen op de realisaties op het vlak van consolidatie, virtualisatie, implementatie van ITIL processen en de implementatie van managementtools die in het verleden al gerealiseerd werden. FOD Financiën wenst met deze opdracht een aantal bouwstenen ( building blocks ) te realiseren die moeten toelaten om stapsgewijs een Community Cloud -aanbod uit te bouwen die efficiënte IT dienstverlening toelaat voor zowel de interne ambtenaren van FOD Financiën als, in een middellange toekomst, mogelijk personeelsleden van andere organisaties in de publieke sector. III.1.4 Onderdelen van de opdracht De opdracht die beschreven is in dit bestek Community Cloud Building Blocks omvat volgende onderdelen : De hoofdopdrachten (met resultaatsverbintenis): De levering van de nodige licenties voor een IT Proces Automation software en de licenties die nodig zijn voor de adaptors/connectoren De installatie en configuratie van de aangeboden software De technische analyse van de in het bestek opgesomde workflows De implementatie van de workflows in de tool en, indien noodzakelijk, de aanpassing van de service beschrijvingen op de ICT Service Portal Het uitwerken en aanpassen van de functionaliteit van de ICT Service Portal De nevenopdrachten: Het onderhoud en de support voor de volledige duurtijd van de opdracht De opleidingen voor de beheerders en gebruikers van de tool De abonnementen op de bijwerking van de bibliotheek van voorgedefinieerde workflows en adaptors/connectoren Het projectbeheer. Het leveren van operationele assistentie na de uitvoering van de voorlopige oplevering III.2 Planning van de opdracht Hieronder wordt een indeling gegeven van de fases in de uitvoering van het project zoals dit voorzien is door FOD Financiën: a) een kennismakingsfase waarin de aanbieder in detail kennis kan nemen van de reeds aanwezige systemen ucmdb, portaal, backend systemen,... b) een analyse-fase waarin de procesbeschrijvingen in BPMN (met Visio en/of ARIS(express)) gevalideerd en/of opgesteld worden c) een eerste implementatie-fase (realisatie basis architectuur) installatie automation tool integraties met ucmdb en HP SM integraties met backend systemen integratie met ICT User-portaal d) een tweede implementatie-fase (realisatie workflows) aanpassingen webportaal ICT Service Portal Blz. 43

44 implementatie workflows testing migratie naar productie e) een uitbreidingsfase (die niet behoort tot de scope van de opdracht in het huidige bestek) bare-metal provisioning van servers storage automation (in het huidige project is enkel gebruik van storage pools op niveau van hypervisors in scope) netwerk automation (in het huidige project is enkel gebruik van voorgedefinieerde netwerkresources op het niveau van de hypervisors in scope) integratie multi-tier application deployements integratie public-cloud resources (indien van toepassing) De huidige opdracht heeft enkel betrekking op de fases a tot d in de hierboven opgenomen opsomming. De uitbreidingsfase e zal via latere opdrachten gerealiseerd worden. De fases in het project hoeven niet achtereenvolgens uitgevoerd te worden. De aanbieder wordt verzocht een gedetailleerde planning van het project toe te voegen aan de offerte. Er wordt verwacht dat de implementatie van de fases a tot d in 12 maanden kan afgerond worden. Tabel : Indicatief tijdsverloop van de opdracht Periode Milestone 1 (juli 2011) Publicatie van het bestek Community Cloud Building Blocks 2 (oktober 2011) Demo van de voorgestelde oplossing in het kader van de evaluatieprocedure 3 (december 2011) Toewijzing van de opdracht 4 (februari 2012) Start van het project en de kennismakingsfase 5 (feb-maart 2012) Uitvoering analysefase 6 (mrt-april 2012) Uitvoering implementatiefase 1 7 (mei-dec 2012) Uitvoering implementatiefase 2 8 (december 2012) Voorlopige oplevering 9 (jan 2013 en later) Uitbreidingsfase (behoort niet tot de scope van dit project) 10 kalenderjaar 2013 Operationele assistentie 11 kalenderjaar 2014 Operationele assistentie 12 kalenderjaar 2015 Operationele assistentie 13 tot december 2016 Operationele assistentie 14 kalenderjaar 2017 Eventuele verlenging opdracht 15 kalenderjaar 2018 Eventuele verlenging opdracht De verantwoordelijkheden voor de uitvoering van de opdracht zijn weergegeven in de onderstaande RACI matrix: Steering Aanbieder FOD Financiën Kennismakingsfase I C A/R Resources FOD Financiën Analysefase I C A/R Implementatiefase 1 I A/R C Implementatiefase 2 I A/R R 1 full-time java-ontwikelaar gedurende de looptijd van implementatiefase 2 die vastgelegd is op 8 maanden RACI : I=informed; C=consulted; R=responsible; A=Accountable Blz. 44

45 III.3 Beschrijving van de huidige situatie Voor de beschrijvingen in deze opdracht wordt er door FOD Financiën onderscheid gemaakt tussen 2 soorten processen, namelijk: De operationele IT processen die leiden tot aanpassingen van de infrastructuur of de configuraties van de infrastructuur en die, idealiter, beheerd worden onder change-, releaseof request fullfilment management. Hierbij moet, als voorbeeld, gedacht worden aan het configureren van gebruikers op systemen, het aanpassen van resources van systemen, de creatie, wijziging of decommisionering van instances van bepaalde componenten (servers, databases, ), enz De IT beheersprocessen die gebaseerd zijn op de ITIL best-practices, en waaronder incident management, configuration management, change management en service level management de belangrijkste zijn in de scope van dit bestek. In de paragrafen hieronder wordt een overzicht gegeven van de huidige stand van zaken op het vlak van beide soorten processen waarbij de nadruk in deze opdracht ligt op de automatisering van de operationele processen. III.3.1 Actuele situatie op het vlak van de operationele IT processen Voor het operationele beheer van de technologieën die door FOD Financiën gebruikt worden in het datacenter is een organisatie ontwikkeld die gebaseerd is op competentiecentra per technologie. Zo bestaan er onder meer competentiecentra voor: Netwerkbeheer Storage en SAN beheer Meerdere groepen voor systeembeheer van servers, namelijk: o GCOS8 o BS2000 o VM/VSE o Unix-solaris o Unix-aix o Windows servers (inclusief VMWare, MS-SQLserver en sharepoint) Meerdere groepen voor beheer van basistechnologieën o DB2 databasemanagement o Filenet P8 enterprise content management o Lotus Domino collaboration o Centrale batch Job-scheduling o Monitoring o Java Middleware en application deployement o Enz Elke groep is verantwoordelijk voor het correcte beheer en evolutie van de technologieën in zijn domein. Een beperkte mate van automatisering van repetitieve taken is vaak reeds aanwezig, meestal op basis van scripts die uitgewerkt zijn in de scripting talen die eigen zijn aan het platform. De communicatie tussen de competentiecentra voor realisatie van operationele taken gebeurt bij voorkeur door middel van support request-tickets die opgemaakt kunnen worden via de ICT Service Portal en verwerkt kunnen worden in de Service Management tool. Indien er voor één support request-ticket meerdere competentiecentra dienen acties te ondernemen, ligt de coördinatie bij een coördinator (vaak een projectleider voor een development team) en is er ruime mogelijkheid om de efficiëntie van het geheel te verbeteren en om via automatisering de tijd die nodig is voor realisatie van IT wijzigingen (zoals bijvoorbeeld het aanmaken en ter beschikking stellen Blz. 45

46 van virtuele servers) aanzienlijk in te korten. Hierbij kan zonder twijfel gedeeltelijk voortgebouwd worden op de partiële automatisering die via scripting al in de verschillende teams uitgevoerd is. III.3.2 Actuele situatie op het vlak van de IT beheersprocessen Voor het beheer van de IT processen heeft de stafdienst ICT van FOD Financiën een infrastructuur van processen, services en tools opgebouwd die gebaseerd zijn op de ITIL best practices. Alle Service Support en Delivery processen zijn geïmplementeerd volgens het alignability best-practices proces model. Sinds 2005 wordt hiervoor binnen FOD Financiën gebruik gemaakt van HP OpenView -suite als Service Management oplossing. Hierin monitort de centrale module HP OpenView Operations de verschillende IT-infrastructuur componenten (Netwerk, WebLogic/JBoss application-servers ; Storage omgeving ; Hardware ; Operating systemen ; ) van de ICT afdeling. HP OpenView Operations (Windows) verzorgt de centrale event correlatie waardoor verschillende events, waaronder eveneens end-to-end monitoring events, worden gefilterd vooraleer deze doorgestuurd worden (zie ook de schema s van de IT Service Management architectuur in bijlage). In geval van een incident wordt op een automatische manier een support request aangemaakt binnen HP Service Desk. Anderzijds kunnen de eindgebruikers en andere IT-medewerkers via een webbased Portal (FOD Financiën ICT Service Portal ) aanvragen indienen die betrekking hebben op de IT-services. De eindgebruiker logt hiervoor in via IAM ( Identity and Access Management platform binnen FOD Financiën). Deze applicatie bepaalt i.s.m. HP Service Desk de verschillende IT-services waarop deze gebruiker aanvragen kan aanmaken. De gebruiker selecteert de gewenste IT-service (vb. UNIX) met de bijhorende aanvraag (vb. Aanvraag voor de creatie van een Solaris user). Vervolgens geeft hij de nodige parameters op waarna hij het web-formulier valideert. Deze stappen resulteren in de creatie van een Service Request (SR of aanvraag) binnen de HP Service Desk-applicatie. In beide vernoemde gevallen wordt een Support Request toegewezen aan het technische team (werkgroep gedefinieerd op de IT-service) die vervolgens de nodige acties uitvoert om tot een oplossing te komen. Deze aanvragen worden op een manuele manier verwerkt door elk team. Zie bijlage H (figuren 1 en 2) voor een schematische weergave. De IT-services werden binnen de Service Catalog onderverdeeld in 4 groepen : Business Services (vb. Service KBO) e-services (vb. Tax-on-Web) General Services (vb. IP Telefonie) Infrastructure Services (vb. Active Directory) III.3.3 De ICT Service Portal De IT-services van de Service Catalog zijn tevens terug te vinden binnen ICT Service Portal. Deze portal werd binnen FOD Financiën ontwikkeld en biedt aan de gebruikers van de ICT Service Portal de mogelijkheid om : Een nieuwe service request aan te maken voor een service in de Service Catalog. Te zoeken in een gepubliceerde lijst van frequently asked questions De status op te vragen van zijn openstaande service requesten. Een onbeschikbaarheid aan te geven voor een bepaalde service. De ICT Service Portal bezit volgende functionaliteiten : Blz. 46

47 Een welkomstpagina waarin de voornaamste informatie is samengebracht voor de eindgebruiker Een statuspagina waarin de toestand van de applicaties meer in detail kan bekeken worden. Indien een applicatie onbeschikbaar is, of indien er voor een applicatie een onderhoud gepland is, dan wordt dit aangegeven op de portal. De informatie komt rechtstreeks uit de monitoringtools. De portal leest de informatie over alarmen in HP Openview Servicedesk Een request center met de service catalog waar de gebruikers aanvragen kunnen doen via gestructureerde aanvraagformulieren Een pagina over de gekende gegevens van de gebruiker die aangelogd is. Concreet worden volgende elementen getoond: - de gegevens in de centrale LDAP - de gegevens van Configuration Items (CIs) die geregistreerd staan voor deze persoon - de gegevens van openstaande en gesloten support requests Een pagina waarin medewerkers van de technische werkgroepen van de ICT afdelingen een gepland onderhoud kunnen signaleren. Deze geplande outages worden: - via een tweetalige verstuurd naar de personen die verantwoordelijk zijn voor een service - op de ICT user portal gepubliceerd Een Knowledge base pagina waarin de gebruikers kunnen zoeken in een lijst van FAQ s (Frequently asked questions) moet doel om de gebruikers hulp te bieden bij het gebruiken van IT diensten III Architectuur ICT-Service Portal De ICT Service Portal is een web portaal applicatie en is opgebouwd uit verschillende deelapplicaties (portlets). Eén van de voornaamste functionaliteiten is de ondersteuning van service aanvragen. Via de portaal kan ook de status (niet beschikbaarheden, al of niet gepland) van de verschillende services (applicaties, infrastructuur, ) geraadpleegd worden. De architectuur (logische view) van de applicatie kan als volgt voorgesteld worden : Blz. 47

48 De applicatie maakt gebruik van de portaal technologie, JBoss Portal. De portaal bestaat uit een aantal portlets die als afzonderlijke deelapplicaties beschouwd kunnen worden. De portaal technologie zorgt voor de juiste schikking van de verschillende portlets. Voor de presentatie wordt er gebruik gemaakt van JSP-pagina s. De controlelaag maakt gebruik van de open source technologie Struts Bridges. De business layer van de portaal kan in twee taken opgesplitst worden : Enerzijds is er de schermgenerator. De layout van de schermen - voor het ingeven van de verschillende type service-aanvragen - wordt dynamisch opgebouwd aan de hand van de layoutdefinities opgeslagen in database tabellen. Aanpassing van de schermen kan dan ook gebeuren zonder dat de code aangepast moet worden. Er zijn op dit ogenblik ongeveer 820 verschillende schermlayouts gedefinieerd. Bovendien kunnen de validatieregels voor de verschillende schermvelden via deze database geconfigureerd worden. Anderzijds dient de business layer als interface naar HP OpenView Servicedesk waar uiteindelijk de service-aanvragen beheerd worden. Alle ITIL gerelateerde informatie (Service requests, service categorie, CI s, ) zijn centraal in de CMDB/uCMDB opgeslagen. De communicatie met HP OpenView Servicedesk verloopt via de door de tool geleverde API libraries voor read/write access. Voor read-only toegang is er een rechtstreekse toegang tot de HP Openview Servicedesk database. De communicatie met de HP Universal CMDB applicatie verloopt via webservices of via API (afhankelijk van de uitgewisselde informatie). Voor de beveiliging van de applicatie wordt er gebruik gemaakt van de JBoss Agent. Autorisatie en authenticatie verlopen via FOD/SPF IAM. De portaal stuurt het authenticatie verzoek door naar een standalone JBoss Agent. Deze communiceert met de IAM Access Manager, die gebruik maakt van de LDAP om de beveiliging te bewaken. Na ontvangst van het antwoord door de portaal, wordt de JAAS security van de portaal gemapped met de ontvangen gegevens. Belangrijke opmerking: Blz. 48

49 De beschrijving van de technische architectuur van de portaal geeft de toestand weer op datum van de publicatie van dit bestek. FOD Financiën verwacht echter dat er nog belangrijke evoluties zullen plaatsvinden tussen de datum van publicatie en de start van de implementaties zoals deze voorzien zijn in de opdracht die in dit bestek beschreven zijn. De voornaamste evoluties zijn: De migratie van HP Openview Servicedesk 4.5 naar HP Openview ServiceManager versie 9.21 (of later) De migratie van de portaal techologie naar de open-source portaal Liferay op WebLogic 10 application server. Verdere functionele evoluties zoals een betere integratie met HP ucmdb en de verdere uitbouw van de integratie met de webportaal ICT Service Portal III Beschikbare portlets De voornaamste functionaliteiten via de verschillende portlets zijn : Een service catalog met Service aanvragen. Status services (alarmen, onderhoud). Gepersonaliseerde gegevens in verband met geregistreerde hardware, persoonlijke gegevens, de aangevraagde servicerequests. Aankondiging voorziene onderhoudswerkzaamheden, onbeschikbaarheid services. III Technologische componenten Java 1.5 JBoss GA Application server (evolutie naar WebLogic Application server v10.3 is voorzien) JBoss Portal (evolutie naar LifeRay Portal server v6 is voorzien) JBoss Agent v4.2 (evolutie is voorzien) Maven StarTeam (version control system) HP OpenView ServiceDesk 4.5 (evolutie naar HP Service Manager v9.21 of later is voorzien) HP Universal CMDB Blz. 49

50 III.3.4 Service Management Binnen de ICT afdelingen van FOD Financiën werkt men volgens de ITIL-processen (v2). 1 Service Support (IT Dienstverlening ondersteunende processen) 1.1 Configuration Management (Configuratie beheer) 1.2 Incident Management (Incident beheer) 1.3 Problem Management (Probleem beheer) 1.4 Change Management (Beheer van de wijzigingen) 1.5 Release Management (Beheer van de software vrijgaves) 2 Service Delivery (Beheer IT dienstverlening) 2.1 Service Level Management (Beheer van de afgesproken dienstverleningsniveaus) 2.2 Capacity Management (Capaciteitsbeheer) 2.3 Availability Management (Beschikbaarheidsbeheer) In de praktijk worden op dit moment volgende processen intensief gebruikt : Configuration Management, Incident management, Problem Management, Change Management en Service Level Management (oa. de uitbouw van een service catalog). Andere processen zijn nog in opstartfase. Alle processen zijn geïmplementeerd volgens het alignability best-practices process model. De ondersteunende tool is HP Openview Service Desk 4.5 servicepack 28 (op datum 17/06/2011). Er kan verwacht worden dat bij de toekenning van de opdracht HP Service Manager v9.21 (of een latere versie) in productie zal zijn. III Woordenlijst In het kader van dit bestek wordt voornamelijk gebruik gemaakt van de terminologie horend bij HP Service Desk. Daar deze terminologie binnen HP Service Manager hiervan afwijkt, wordt hieronder een verklaring gegeven van de gebruikte termen : Terminologie HP Service Desk Support Request De registratie van de vraag van een gebruiker om assistentie te verlenen in geval van probleem met een service. Na oplossing van het probleem wordt dit item ge-update met de nodige informatie en afgesloten. Alarm Een automatisch gegenereerde melding (vb. monitoring) als indicatie van een mogelijke verstoring van de service. Terminologie HP Service Manager Interactie en incident Interactie : de registratie van de vraag van de gebruiker door het Service Desk-team Incident : op basis van het interactie -ticket kan de Service Desk-agent beslissen een incident -ticket aan te maken en dit vervolgens verder te escaleren. Verschillende interacties kunnen verbonden worden met één incident. Incident Een incident kan op verschillende manieren worden getriggerd : Service Desk ; monitoring-tool ; registratie op website ;. Op basis van deze informatie kan een incident -ticket worden aangemaakt en kan men dit vervolgens verder escaleren. III Configuration management Blz. 50

51 HP OpenView Service Desk maakt gebruik van MS SQL DB. Binnen deze DB vinden we de gegevens terug ivm. Support Requests ; SLA gedefinieerd op IT-services ; templates gebruikt in ICT Service Portal. Een aantal tabellen uit deze DB vormen samen de CMDB (Configuration Management Database) en bevatten o.a. gegevens voor Service Management : services ; organisatie ; personen en configuration items (CI) en de relaties tussen deze CI. Sinds 2007 maakt FOD Financiën ook gebruik van HP Universal CMDB (ucmdb). Deze inventarisatie DB wordt voor de datacenter IT componenten in hoofdzaak (naast een reeks andere data-sources) gevoed via een autodiscovery tool ( VMWare vcenter Application Discovery Manager ) en bevat zodoende alle Configuration Item s van hardware en software items. Door gebruik te maken van ucmdb wordt het mogelijk om relaties te leggen tussen de verschillende CIs. Beide inventarisatie-databanken (CMDB en ucmdb) worden gesynchroniseerd. De ICT afdeling heeft zich als objectief gesteld om dit logisch model van alle componenten van de volledige IT infrastructuur (het high level configuration management plan ) constant actueel te houden. De bedoeling is alle IT componenten en hun eventuele versies te identificeren en te documenteren in de tool. Dit model dient als basis bij het beheer van incidenten, problemen, configuratieaanpassingen en software releases. III Incident Management Het incident management proces wordt gebruikt voor de registratie, het beheer en de afhandeling van incidenten op alle componenten uit de ICT infrastructuur. Ditzelfde proces wordt eveneens gebruikt voor de registratie, het beheer en de afhandeling van aanvragen gericht aan de ICT afdeling zowel van eindgebruikers als van ICT medewerkers. Zoals voor alle ITIL processen wordt de tool HP OpenView Servicedesk gebruikt om het proces te ondersteunen. III Change Management De nieuwe ICT projecten produceren nieuwe applicaties, die bij hun ingebruikname een belangrijke impact hebben op de dagdagelijkse business activiteiten in de fiscale administraties van FOD Financiën. Het objectief van Change Management is ervoor te zorgen via gestandaardiseerde methodes en procedures voor de uitvoering van deze wijzigingen om het impact ervan op het bestaande zoveel mogelijk te minimaliseren. Op deze wijze kunnen mogelijke incidenten vermeden worden en kan er garant gestaan worden voor het maximaal ter beschikking staan van de bestaande applicaties en diensten voor de eindgebruikers. III Architectuur en infrastructuur voor automatisering van IT-processen reeds aanwezig binnen de ICT-dienst FOD Financiën Binnen de ICT Service Portal worden per IT-service de verschillende aanvragen weergegeven. Het merendeel van deze aanvragen worden manueel door de technische team verwerkt. Een aantal aanvragen kunnen op een vol-automatische manier worden uitgevoerd via de jobscheduler VTOM. Na de selectie van een dergelijke aanvraag wordt in HP Service Desk een Support Request aangemaakt. Via HP Service Desk zal de IT teamverantwoordelijke de uitvoering ervan dienen te bevestigen (approval-stap). Dit resulteert in het opstarten van de correcte jobketting binnen de jobscheduler. Na uitvoering van de jobketting (dus IT process flow) wordt de bijhorende support request ge-update met de correcte status en bijhorende informatie. Binnen de webformulieren voor de automatische aanvragen voorzien we selectievelden met voorgedefinieerde waarden (CIs). Deze CIs zijn afkomstig uit ucmdb en zo bekomen we correcte data voor de scripts die binnen de jobscheduler gedefinieerd zijn. Blz. 51

52 Blz. 52

53 III.4 Structuur van de offerte (Technisch deel) Het bestek Community Cloud Building Blocks beslaat meerdere onderdelen oa. de selectie van een IT Process Automation -tool (met zijn integraties naar de IT-infrastructuur), de uitbreiding van de functionaliteit van de webportaal ICT Service Portal van FOD Financiën en de realisatie van concrete automatiseringsscenario s. De aanbieder wordt verzocht zijn offerte op te maken overeenkomstig de structuur van dit bestek: Architectuur van de oplossing (paragraaf III.5) Technische eisen aan de IT process Automation tool (paragraaf III.5) Integraties met technische IT-infrastructuur (paragraaf III.6) Integratie met ICT Service Portal (paragraaf III.7) Implementatie van workflows en processen tijdens het project (paragraaf III.8) Documentatie (paragraaf III.9) Licenties (paragraaf III.10) Gebruik van talen (paragraaf III.11) Opleidingen, samenwerking en coaching (paragraaf III.12) Diensten voor project en de operationele uitbating (paragraaf III.13) Eisen aan de profielen van de medewerkers (paragraaf III.14) SLA (paragraaf III.15) III.5 Architectuur en karakteristieken van de IT Process automation oplossing III.5.1 Algemene eisen aan de IT Process Automation tool De FOD Financiën wenst een IT Process Automation -applicatie aan te schaffen in het kader van dit bestek. Deze tool moet het mogelijk maken om de verschillende administratieve, business en IT-operationele processen te automatiseren binnen de ICT afdeling van FOD Financiën. Volgende karakteristieken van deze applicatie zijn van belang : Workflow Via een workflow kan een visuele weergave aangemaakt worden van de processen binnen de ITomgeving. Om complexe workflows te ondersteunen dient de applicatie te kunnen omgaan met bepaalde condities (afhandeling van foutsituaties/cascade aan fouten/ ) ; branching en dit gebeurt op basis van run-time informatie. Orchestratie De IT Process Automation voert een coördinerende rol uit om acties op IT-systemen van verschillende leveranciers vanaf één centrale plaats op te starten. Op basis van de resultaten van deze acties neemt de applicatie de correcte logische beslissingen om het proces verder uit te voeren of te stoppen. Dit laat toe om de doorlooptijd tussen de verschillende acties in te korten. Integratie met IT-infrastructuur tools De applicatie voorziet de mogelijkheid om informatie te ondervragen, analyseren, wijzigen en te verplaatsen tussen de verschillende produkten en platformen binnen een heterogene IT-omgeving. Hiervoor voorziet de tool integraties met diverse netwerk-, database-, monitoring-, ticketingsystemen. De inschrijver dient één automatiserings oplossing aan te bieden bestaande uit software en diensten voor implementatie, integratie en java-ontwikkeling welke voldoet aan de volgende principes: Integreerbaar in de architectuur en infrastructuur van FOD Financiën Open architectuur Blz. 53

54 Schaalbaar Efficiënt Met centraal beheer van alle geautomatiseerde processen Met beveiliging van toegang tot de gegevens en de uitvoering van de workflows Met garantie van kwaliteit en performantie Lange termijn-oplossing met een duidelijke technische roadmap en een voorspelbaar financieel model De gevraagde oplossing maakt het mogelijk om de IT-operationele processen (workflows) binnen de IT-infrastructuur van FOD Financiën visueel te moduleren in een IT Process Automation -applicatie. De tool start deze processen op en volgt de uitvoering ervan op. Zodoende kunnen de IT- en de bijhorende ITIL management-processen geautomatiseerd worden uitgevoerd. Meerdere triggers moeten mogelijk zijn om een workflow op te starten, zo ondermeer: - de events afkomstig van de monitoringgegevens van de IT-infrastructuur - de aanvragen afkomstig van de huidige webportaal ICT Service Portal van FOD Financiën. - inkomende mail - time-based triggers die workflows opstarten volgens een voorgedefinieerde kalender - manuele uitvoering van workflows De functionaliteit binnen de bestaande webportaal van FOD Financiën dient verder uitgebreid te worden om deze processen efficiënt te ondersteunen. De betreffende tool ondersteunt tijdens de uitvoering van een procesflow de verschillende ITIL processen die werden bepaald binnen FOD Financiën en is dus nauw gelinkt met de bestaande Service Management oplossingen. Alle creaties, wijzigingen, aan de verschillende Configuratie Items - door deze automatisatie doorgevoerd dienen correct bijgehouden te worden binnen de centrale inventarisatie-db nl. ucmdb (ook CMDB). III.5.2 Architectuur van de gewenste oplossing Voor de uitwerking van de architectuur wordt gewerkt met een conceptueel schema waarin de voornaamste elementen en de relatie ertussen weergegeven is. In onderstaande figuur worden de verschillende bouwstenen ( building blocks en hun onderlinge relaties) weergegeven die van belang zijn voor het bestek Community Cloud Building Blocks. De blokken aan de rechterkant van het schema (AD/DNS, WebLogic, enz ) zijn enkel illustratief en deze voorbeelden zijn geen beperking voor de integraties opgenomen in de scope van de opdracht. Blz. 54

55 De inschrijver wordt gevraagd: de architectuur van de aangeboden oplossing in detail te beschrijven de toekomstgerichtheid van de aangeboden oplossing toe te lichten duidelijk te schetsen wat de verschillende architectuur-componenten (servers ; database ; agents ; fat clients ; webclient ; ) van de voorgestelde oplossing zijn. te verduidelijken of de oplossing met agents of agentless werkt de mogelijke protocols weer te geven van berichten die tussen de elementen kunnen uitgewisseld worden (Webservices, REST, http, smtp, ftp, ) aan te geven hoe de aangeboden IT Process Automation -tool dient geïntegreerd te worden binnen IT-infrastructuur van FOD Financiën. Hierbij dient bijzondere aandacht besteed te worden aan de gegevensflows tussen de elementen die in het conceptueel schema voorzien zijn: o De ICT Service portal o De IT Process Automation tool o De configuration management database(s) o De monitoring tools en de event resolution op een conceptuele manier aan te geven hoe de interactie tussen deze componenten verloopt in volgende gevallen o Event/Incident resolution (Incident Management) Via de monitoring detecteert men een incident (vb. server outage). Met behulp van de IT Process Automation -tool wordt een Incident resolution- en recoveryworkflow opgestart. o Self Service (Change Management) Via de webportaal ICT Service Portal selecteert de gebruiker een serviceaanvraag die resulteert in een uit te voeren change-workflow (vb. creatie van een nieuwe MS SQL-database) via de IT Process Automation -applicatie. Hierbij Blz. 55

56 o besteed men ook aandacht aan de relatie mbt. Configuration Management (HP ucmdb). Automatisatie van repetitieve taken Binnen de IT Process Automation -tool wordt op regelmatige tijdstippen een workflow automatisch opgestart die een backup van een database opstart. Blz. 56

57 III.5.3 Karakteristieken van de IT Process Automation tool III Technische karakteristieken Er zijn 2 installaties van de software voorzien: Er zal voorzien dienen te worden in een ontwikkeling-omgeving (of test-omgeving) waarbinnen de IT-workflows kunnen aangemaakt en getest kunnen worden. Daarnaast zal er gebruik gemaakt worden van een produktie-omgeving. Deze omgeving zal de produktie ICT-infrastructuur aansturen van FOD Financiën en dient voorzien te zijn op alle eisen op het vlak van hoge beschikbaarheid en disaster recovery zoals beschreven in paragraaf III De inschrijver dient: Aan te geven op welke platformen de aangeboden software ondersteund wordt; overeenkomstig de ICT fundamenten die gedocumenteerd zijn door FOD Financiën moet de software kunnen draaien op Solaris 10 (sparc en/of x86) of Windows 2008 R2 server. Aan te geven welk platform de voorkeur van de aanbieder geniet De specificaties te geven van de middelen (servers, storage) die moeten voorzien worden De procedures te beschrijven om een migratie van workflows van de ontwikkelings-omgeving naar de produktie-omgeving uit te voeren. De interne medewerkers van FOD Financiën zullen deze migraties uitvoeren. III High-availability, Disaster recovery, backup-en restore Binnen FOD Financiën werd een Disaster Recovery Plan opgezet waarbinnen twee sites (North Galaxy Brussel en Diamond Board-Anderlecht) elkaars backup vormen en de meeste ITinfrastructuur componenten ontdubbelt voorkomen. De IT Process Automation oplossing zal ook opgenomen worden in dit DRP-plan. Daarnaast zal de tool verschillende DRP-procedures dienen uit te voeren. De tool dient over backup en restore mogelijkheden te beschikken van de data (zowel bestanden eigen aan de tool als de database). De inschrijver dient aan te tonen: Hoe de voorgestelde oplossing kan voldoen aan de hoge beschikbaarheidseisen. Dit veronderstelt o.a. dat de oplossing kan functioneren binnen een geclusterde omgeving. Bovendien dient de oplossing efficiënt piekbelasting te kunnen ondervangen. De inschrijver geeft aan in welke mate de oplossing schaalbaar is. Hoe de oplossing op technisch gebied kan ingezet worden om disaster recovery scenario s te ondersteunen. Hoe de backups kunnen genomen worden en restores kunnen uitgevoerd worden. De inschrijver zal duidelijk aantonen hoe dit kan gebeuren en over welke mogelijkheden de voorgestelde oplossing hiertoe beschikt. Bovendien dient er aangegeven te worden welke mogelijkheden er bestaan voor on-line backups en de compatibiliteit van de oplossing met de EMC Networker backupsoftware dient beschreven te worden. Blz. 57

58 III Evolutie van het softwareplatform De inschrijver wordt verzocht om: De product-lifecycle van de geleverde oplossing te beschrijven (o.a. release cycle mbt. nieuwe versies ; automatische updates van integraties ; ). De evolutie van bibliotheken van workflows te beschrijven Evolutie van connectoren/adaptors met geïntegreerde IT-platformen te beschrijven III Workflow- en Orchestratie- functionaliteit Het creëren en aanpassen van de proces workflows dient te kunnen gebeuren op een visuele, intuïtieve en gebruiksvriendelijke manier vanaf één centrale grafische interface. De tool laat toe om zonder kennis van scripting of technische details een volledige workflow op te stellen. De inschrijver dient te beschrijven op welke manier process workflows kunnen aangemaakt worden III Definitie van een workflow Een IT-proces workflow kan op verschillende manieren (URL, monitoring events, kalender, webservice, API, ) worden opgestart. De inschrijver dient aan te geven : Welke methodes de tool ondersteunt om een workflow op te starten. De nodige inputparameters om een IT-workflow op te starten moeten via deze methodes kunnen meegegeven worden. Welke informatie een proces-stap als output kan genereren. Welke data (userinput, omgevingsvariabele, XML, ) die kan gebruikt worden om een proces-stap op te starten. Welke de verschillende manieren (variabele, file, XML, ) zijn waarmee er gegevens tussen de verschillende stappen in een proces-flow worden doorgegeven. De inschrijver toont aan hoe de tool volgende situaties ondersteunt: Een synchronisatie tussen verschillende, parallel uitgevoerde workflows Status rapportering in verband met de uitvoering van unitaire jobs (goed/fout-situatie/ ) Een real-time integratie van foutsituaties met het bestaande event handling process dat gebaseerd is op HP OpenView Operations (event handling). Uitvoeren van alternatieve workflow in geval van foutsituatie (branching) Voorzien van standaard templates om een stap in de workflow te beschrijven (vb. opstarten van wizard om nodige gegevens te verzamelen) Een procesflow moet verschillende malen tegelijk kunnen opgestart worden. Als voorbeeld zien we compliancy checks (vb. versie van geïnstalleerde clients controleren) die dienen te gebeuren op een lijst van servers. Eén stap in de workflow dient op zijn beurt een bestaande sub-workfow te vertegenwoordigen. Welke mogelijkheden bestaan er voor de hiërarchische indeling van workflows? Afhandeling van een goedkeuring binnen een procesflow. Afhandeling van een wachtsituatie (vb. wachten op een event/goedkeuring/niet ontvangen van goedkeuring binnen bepaalde tijd/ ) Afhandeling van een manuele stap binnen een procesflow Afhandeling van compliancy checks ; hieronder verstaan we een vergelijking van technische policies met de werkelijke situatie en de afhandeling van de afwijkingen. Blz. 58

59 Verwerking van s (creatie ; versturen ; interpretatie antwoord ; ). Ondersteuning van uitvoering volgens een voorgedefinieerde kalender (vb. dagelijks/wekelijks/uitvoering binnen bepaalde periode/ ) De tool biedt een aantal standaard proces-flows aan die veel voorkomende workflows (vb. systeem health check ; ) afdekken. Deze kunnen onder meer dienen als uitgangspunt bij de creatie van nieuwe workflows. De inschrijver beschrijft: De lijst met de voorgedefinieerde workflows en beschrijft in welk domein deze bruikbaar zijn. De manier waarop de bibliotheken met voorgedefinieerde workflows up-to-date kunnen gehouden worden Welke abonnementen er nodig zijn om gebruik te kunnen maken van voorgedefinieerde workflows III Debugging van een workflow Na het ontwerp van een workflow kan binnen de grafische interface een debugging-sessie worden opgestart. Dit betekent dat de workflow kan worden uitgevoerd waarbij de verschillende management systemen al dan niet worden aangestuurd. Het laat toe om de correcte logische werking van de volledige flow (of een gedeelte van de workflow dmv. breakpoints) stap voor stap te valideren. Men kan de uitvoering van bepaalde paden in de workflow forceren door het vooraf instellen van variabelen/statussen. De inschrijver wordt verzocht om aan te geven in welke mate deze debugging-functionaliteiten wordt ondersteund. III Grafische User interface Binnen de voorgestelde oplossing maakt men een onderscheid tussen : Een grafische interface voor het ontwerp van workflows. Een grafische interface voor administratie van de tool. Deze interface laat toe dat de applicatie efficiënt beheerd wordt (beheer gebruikers, definitie rapporten, parametrisering, ). Een grafische interface voor operationele monitoring van deze workflows. Deze interface laat toe dat de operatoren de uitvoering van de processen stap voor stap kunnen opvolgen. Een zicht op de toekomstige uitvoering van geplande processen wordt verwacht naast een rapportage van uitvoeringen van processen in het verleden. Een grafische interface voor eindgebruikers Deze interface laat toe om: o de workflows te visualiseren die kunnen gestart worden voor een welbepaalde CI type en CI o de status te kennen van een specifieke actie die gestart werd o workflows te starten vanuit een specifieke context o FAQ s te visualiseren die toelaten om te kiezen welke workflow van toepassing is op een bestaande situatie (met eventueel de mogelijkheid om een workflow te starten vanuit een knowledge item) Een portlet/widget/webparts interface die toelaat om elementen van de IT Process Automation oplossing te tonen in externe portals. Hier wordt in het bijzonder gedacht aan de HP BSM (Business Service Management) oplossing en de IT Service Portal. De toegang tot de functionaliteiten van de verschillende interfaces dient via authorisatie bepaald te worden. Er dient aangegeven te worden welke mapping mogelijk is van Active Directory en/of LDAP groepen op gebruiksrechten in de tool. (zie ook paragraaf III.5.4 over gebruikersbeheer). Blz. 59

60 Er dient door de inschrijver aangegeven te worden: Welk type interface (client- of webbased) voorzien wordt per aangegeven onderdeel Welke functionaliteiten per type interface worden aangeboden. Indien er een overlap is qua functionaliteit binnen de grafische interfaces dient dit te worden aangegeven. III Versiebeheer De voorgestelde oplossing biedt de mogelijkheid om in groepsverband aan een automatiseringsproject te kunnen werken. Hiertoe dient de tool te beschikken over een geïntegreerd versiebeheertool met een centrale repository. In dit kader wordt volgende functionaliteiten verwacht : Wijzigingen worden aangeduid met een code, het "revisienummer". Elke wijziging wordt gekoppeld aan een tijdstip en aan de persoon die de wijziging maakte. Aan elke wijziging kan er commentaar ivm. de uitgevoerde wijziging meegegeven worden bij opladen naar het versiebeheersysteem (check-in). Het dient mogelijk te zijn vorige versies op te laden uit het versiebeheersysteem (check-out). Wijzigingen kunnen vergeleken worden, hersteld en soms samengevoegd. Een bestand wordt exclusief toegewezen aan een bepaalde gebruiker, andere gebruikers kunnen niet tegelijkertijd aan dezelfde processflow werken. Als de gebruiker klaar is met het aanbrengen van wijzigingen wordt de broncode weer vrijgegeven voor anderen. Dit lockmechanisme is visueel zichtbaar voor de andere gebruikers. Nieuwe versies kunnen gepromoveerd worden van de ontwikkelingsomgeving naar de productieomgeving. De inschrijver dient aan te tonen hoe de aangeboden oplossing beantwoordt aan deze gevraagde functionaliteiten. III.5.4 Gebruikersbeheer De voorgestelde oplossing maakt gebruik van authenticatie op basis van gebruikersnaam en paswoord. Een integratie met de bestaande LDAP of Active Directory-infrastructuur binnen FOD Financiën is vereist. De rechten van de gebruikers van de tool worden beheerd via een grafische interface. Dit gebeurt door één of meerdere gebruikers die de rol van administrator hebben. Binnen de tool kan gebruik gemaakt worden van verschillende rollen (vb. administrator, release administrator, gebruiker, ). Afhankelijk van het type rol kunnen rechten aan meerdere gebruikers/groepen worden toegekend. De inschrijver zal aantonen hoe hieraan voldaan wordt. De inschrijver zal eveneens toelichten: Op welke manier de authenticatie van de gebruikers via accounts in de tools, via Active Directory en/of LDAP kan uitgevoerd worden Welk type rechten aan gebruikers/groepen kunnen gegeven worden (lees, consultatie, creatie workflow, ) Beschrijven via welke interface dit kan gebeuren Op welke manier de rechten van de gebruiker kunnen bepaald worden aan de hand van LDAP of Active Directory groepen Op welke manier de gebruiksrechten beheerd worden voor de geïntegreerde componenten Aan te geven op welke manier een SSO (single sign-on) kan gerealiseerd worden met de tools die gezamenlijk gebruikt worden : ServiceDesk/Service Manager, de Business Service Management tool, de ICT Service portal en de IT Process Automation tool Blz. 60

61 III.5.5 Logging en rapportering III Logging Een gedetailleerde logging van de uitgevoerde activiteiten (wie; wanneer ; wat ; ) moet beschikbaar zijn en verschillende niveaus van logging moet instelbaar zijn. De aanbieder wordt verzocht om volgende zaken te beschrijven: Op welke manier wordt de error- en execution logging uitgevoerd? Welke type logs zijn er beschikbaar en hoe kan de informatie in de logs geëxploiteerd worden? III Rapportering Aangezien de informatie die zich in een tool bevindt enkel nuttig is in die mate dat ze makkelijk ter beschikking kan gesteld worden, dient de tool te beschikken over uitgebreide rapporteringsmogelijkheden (verschillende views van zelfde data mogelijk, ). Binnen de applicatie voorziet de tool in een aantal out-of-the-box rapporten. Deze rapporten stellen de beheerders van de applicatie onder meer in staat om : Uitvoeringstijden van procesflows (of deel ervan) op te volgen Meest voorkomende incidenten op te sporen Overzicht te krijgen van foutief uitgevoerde proces-stappen Een overzicht te krijgen welke gebruikers welke processen hebben opgestart De aangeboden oplossing moet toelaten om rapporten op maat aan te maken op basis van de informatie aanwezig in de tool. De beheerders van de tool dienen in staat te zijn om zowel bestaande rapporten aan te passen als nieuwe rapporten aan te maken. De inschrijver wordt gevraagd een duidelijk antwoord te formuleren op de volgende vragen : Welk type rapporten zijn beschikbaar in de tool? Welke zoekmogelijkheden zijn er om via querying data te verzamelen? Op welke manier rapporten op maat kunnen aangemaakt worden? Welke exportmogelijkheden zijn er voor de zoekresultaten en de rapporten? III.5.6 Geavanceerde mogelijkheden voor Cloud Computing De aangeboden oplossing dient toekomstige evoluties en geavanceerde mogelijkheden binnen de Cloud Computing-wereld te kunnen ondersteunen. De inschrijver geeft aan in welke mate de tool onderstaande functionaliteiten ondersteunt : Multi-tenancy Op middellange termijn wenst FOD Financiën dat andere organisaties in de publieke sector ook gebruik kunnen maken van de functionaliteiten aangeboden door de Community Cloud - oplossing. In welke mate (meerdere databases ; applicatie-instanties ; security ; ) ondersteunt de aangeboden tool deze werkwijze? Operationele en financiële transparantie Welke mogelijkheden voorziet de tool om de kostprijs van aangeboden services te bepalen? Om operationeel efficiënt te functioneren is een correct zicht noodzakelijk op de werkelijke toestand van de uitvoering van IT- en business-processen ; volumes ; slaagpercentages ; incidenten ; Blz. 61

62 Welke mogelijkheden voorziet de oplossing op dit gebied? Dynamic resource provisioning Welke mogelijkheden voorziet de tool om het gebruik van resource-pools (storage ; memory; CPU ; netwerk ; ) van de IT-infrastructuur dynamisch te beheren (provisioning/deprovisioning)? Blz. 62

63 III.6 Integraties met technische IT-infrastructuur III.6.1 Integraties met IT management tools van FOD Financiën FOD Financiën benadrukt dat de aangeboden oplossing toelaat om toekomstige evoluties binnen zijn IT-infrastructuur te kunnen ondervangen. Hiertoe beschrijft de opdrachtnemer hoe de oplossing openstaat voor deze toekomstige evoluties in geïntegreerde systemen. Omwille van de heterogene technische infrastructuur binnen FOD Financiën dient de inschrijver standaard een aantal bibliotheken (ook adapters ; connectoren) beschikbaar te stellen ten einde de integratie met FOD Fin s IT-infrastructuur te vereenvoudigen. Hieronder verstaan we onder andere de bibliotheken met betrekking tot de Service Management- ; Event Management- ; Virtualisatie- ; Directory Services- ; Storage- ; Database- en Middlewareoplossingen. Deze opsomming is niet limitatief. De aanbieder dient duidelijk aan te geven: Welke integraties standaard ondersteund worden en op welke wijze (technologie) deze integratie gebeurt. De inschrijver somt per integratie de aangeboden functionaliteiten op. Indien de aangeboden oplossing beschikt over specifieke integratie-modules (vb. module voor provisioning ; disaster recovery ; ) dienen deze ook beschreven te worden. De inschrijver geeft aan hoe de uitrol van nieuwe updates gebeurt. Hierbij wordt specifiek aandacht besteed aan de nieuwe versies van de aangeboden oplossing die worden uitgebracht. Daarnaast beschrijft men hoe nieuwe versies van bestaande integraties met de IT-componenten binnen de oplossing worden opgenomen. Tevens wordt beschreven hoe men upgrades van IT-componenten integreert binnen de versies van de aangeboden integraties. In onderstaande tabel geven we de IT-management systemen weer waarvoor FOD Financiën binnen de IT Process Automation -tool een integratie wenst. Deze opsomming is niet limitatief. Indien voor de aangegeven integratie geen ondersteuning wordt geboden, geeft men aan hoe deze zou kunnen gerealiseerd worden. In het kader van de implementatie fase 2 (uitwerking workflows) zijn een aantal integraties noodzakelijk en een verplicht onderdeel van de uitvoering van de opdracht die beschreven is in dit bestek. Deze integraties worden aangeduid in onderstaande tabel (laatste kolom). Blz. 63

64 Tabel : Groep Applicatie Versie Use case Service Management HP Service Desk 4.5 HP Service Manager 9.0 X Event Management HP OpenView Operations 8.1 X HP Business Service Management 9.0 X HP Network Node Manager 7.53 Microsoft System Center Configuration 2007R3-SP2 Manager Microsof System Center Operations Virtualization Manager Solaris Zones VMWare vcenter 4.1 X VMWare vsphere 4.1 X CMDB HP Universal CMDB 9.0 X Besturingssysteem Microsoft Windows 2008R2 X Oracle Solaris 10 X Directory Services LDAP 7.0 X Microsoft Active Directory 2008R2 X DNS 2008R2 X Storage Symmetrix Command Line Interface 7.2 (SYMCLI) Clariion Navisphere naviseccli 6.29 Data Domain 4.9 SAN switch brocade Fabric 6.2 Celerra Manager 5.6 EMC Ionix Controlcenter 6.1 NetWorker nsradmin 7.5 Middleware BEA Weblogic Server 10.3 IBM WebSphere 6.1 JBoss 4.2 Database Oracle 11g IBM DB2 9.7 Microsoft SQL Server 2008R2 Applicaties IBM Lotus Domino 8.5 X Windows Sharepoint Services 3.0 X IBM Filenet P8 4.5 ; 5.0 Development en Borland Starteam 2006 deployment XebiaLabs DeployIT 3 Divers XML Command line/scripts op remote servers (SSH) Jobschedular VTOM (API) 5.0 X In hierboven weergegeven tabel worden de versienummers van de verschillende IT-tools binnen IT Operations weergegeven. De lijst is niet limitatief en het is mogelijk dat tijdens de analysefase zal blijken dat er nog andere integraties nodig zijn dan de elementen die opgenomen zijn in de tabel. De aangeboden integraties dienen minimaal de aangegeven versie te ondersteunen. FOD Financiën evolueert mee met de versies aangegeven door de leverancier van de gebruikte tool(s). X Blz. 64

65 III.6.2 Integratie met HP ucmdb De HP Universal CMDB (ucmdb) speelt een cruciale rol binnen de Service Management-oplossing van FOD Financiën daar deze up-to-date informatie over zijn IT-infrastructuur verschaft aan alle applicaties en de ITIL management processen. Deze inventarisatie databank van alle Configuratie Items (of CIs) wordt ondermeer, naast een reeks andere bronnen, gevoed vanuit de auto-discovery tool VMWare vcenter Application Discovery Manager en kan hierdoor steeds de actuele status van de IT-infrastructuur weergeven. Wijzigingen en/of creaties van nieuwe infrastructuur-elementen (met bijhorende attributen) door de voorgestelde oplossing dienen zo vlug mogelijk aan de ucmdb beschikbaar gesteld te worden. Deze integratie dient rekening te houden met het bestaande CI-model binnen ucmdb. Om de integratie met de ucmdb te realiseren, zien we onderstaande mogelijkheden : 1. Mogelijkheid 1 Een standaardconnector is voorzien voor integratie met ucmdb die real-time communicatie in beide richtingen ondersteunt. Dit wil zeggen dat er een data-uitwisseling vanuit ucmdb naar DB automation-tool dient ondersteund te worden (vb. load van data ; ) en anderzijds datauitwisseling van DB automation-tool naar ucmdb voor o.a. update, creatie van nieuwe CIs. 2. Mogelijkheid 2 Indien er standaard geen connector voorzien is, kan er eventueel geopteerd worden om hiervoor een component (gebaseerd op REST, SOAP Webservices of programmatorische API) te ontwikkelen zodat in real-time gegevens kunnen uitgewisseld worden. 3. Mogelijkheid 3 Er kan eventueel geopteerd worden om te werken volgens het replicatie-concept. Dit wil zeggen dat een selectie van gegevens uit de database van de IT Process Automation -tool een aantal keer per dag wordt gesynchroniseerd met de database van ucmdb. Een afstemming van de CI-modellen (CI types, attributen en relaties) in de beide tools is hiervoor noodzakelijk. De inschrijver dient aan te geven Voor welke oplossing zal geopteerd worden om gebruik van de gegevens van de centrale ucmdb mogelijk te maken. De inschrijver geeft één geïntegreerde oplossing aan die eventueel een combinatie is van mogelijkheden 1 ; 2 en/of 3. Real-time oplossingen hebben de voorkeur. Men dient in detail te beschrijven hoe de integratie met HP ucmdb zal uitgewerkt worden binnen de voorgestelde oplossing. Op welke manier de gegevens (CI en relaties) in de ucmdb kunnen aangepast worden tijdens de uitvoering van een workflow. III.6.3 Integratie met Service Management Via de IT Process Automation applicatie wensen we de IT operationele taken te automatiseren. Naast de technische IT-processen zullen ook de verschillende administratieve ITIL-processtappen (voornamelijk Incident- ; Change- ; Configuration- en Problem Management) binnen de algemene flow moeten worden opgenomen. Hierbij speelt de IT Process Automation de centrale coördineerde rol tussen enerzijds het aansturen van de Service Management oplossing (HP Service Manager) en anderzijds de processen op de technische IT-infrastructuur. FOD Financiën hecht veel belang aan een nauwe integratie van de IT Process Automation -tool met de IT Service Management applicatie. De aanbieder dient te beschrijven hoe vanuit de vooropgestelde oplossing volgende ITILprocesstappen ondersteund worden : Blz. 65

66 Creatie van een support request binnen HP Service Manager Update van een support request Afsluiten van een support request Creatie of registratie van een Change Request (vb. creatie van een virtuele machine) Approval van een Change Request Identiek aan de integratie met HP Universal CMDB dient de aanbieder aan te geven hoe de integratie met HP Service Manager technisch zal uitgewerkt worden. III.6.4 Integratie met Public Cloud diensten Alhoewel FOD Financiën niet op korte termijn beroep wil gaan doen op publieke cloud infrastructuur service providers, kan dit op langere termijn zeker niet uitgesloten worden. Hiertoe dient de aangeboden oplossing toe te laten om publieke cloud diensten op te nemen in de geautomatiseerde workflows. De aanbieder wordt gevraagd aan te geven: Op welke manier operaties op public cloud diensten kunnen geïntegreerd worden in de processen die via de oplossing geautomatiseerd worden Voor welke public cloud diensten er reeds ondersteuning in de tool voorzien is III.7 Integratie met IT Self Service Portaal De IT Self Service Portaal vormt een belangrijk onderdeel binnen het Community Cloud -concept dat binnen FOD Financiën zal opgezet worden. De webportaal laat de aanvrager van de service toe om op een gebruiksvriendelijke manier alle nodige informatie over de service-aanvraag op te geven. Vooraf ingevulde gegevens (bvb. vanuit de ucmdb) zijn een belangrijk element om de gebruiksvriendelijkheid van de oplossing te verhogen en de kans op foutieve gegevens te verminderen. Anderzijds dient de correctheid van de ingegeven data vooraf gecontroleerd te worden opdat de automatiseringsprocessen correct kunnen gestart worden. Het doel is de bestaande webportaal oplossing van FOD Financiën ICT Service Portal verder uit te bouwen met functionaliteiten noodzakelijk om deze IT-automatiseringsprocessen efficiënt te ondersteunen. Deze extra functionaliteiten worden hieronder opgesomd. Validatieregels uitbreiden Binnen de ServicePortal DB zijn reeds een aantal validatieregels opgesteld. Deze dienen nog binnen de Business Layer (ScreenGenerator Validator) worden geïmplementeerd. Validatieregels over verschillende afhankelijke velden ; aanpassing DB-model noodzakelijk en implementatie in Business Layer. Binnen het webrequest-formulier worden de selectiemogelijkheden voor de gebruiker beperkt ten gevolge van het gebruik van listboxen (oa. data afkomstig van ucmdb). Er dient extra functionaliteit te worden toegevoegd opdat het mogelijk wordt om de selectiemogelijkheden van velden afhankelijk te maken van vorige selecties door de gebruiker. Validatieregels voor data afkomstig van externe bronnen (vb. ucmdb) dienen nog geïmplementeerd te worden. Verfijnen van de security Blz. 66

67 Na het inloggen in de webportaal ICT Service Portal worden alle services weergegeven waarvoor de gebruiker geautoriseerd is om service-aanvragen in te brengen. Deze toegang wordt bepaald door de organisaties (waartoe de gebruiker behoort) die gedefinieerd zijn op de SLA voor deze service. Voor één geselecteerde service worden steeds alle service-aanvragen getoond. Deze aanpak dient verder verfijnd te worden tot op het niveau van de service-aanvraag. Dit wil zeggen dat indien de gebruiker een service (vb. MSSQL) selecteert enkel die service-aanvragen mogen getoond worden waarvoor hij geautoriseerd is. De implementatie van deze functionaliteit maakt gebruik van de huidige authenticatie oplossing in de webportaal. Dynamische sequentie van formulieren Voor de afhandeling van één service-aanvraag wordt momenteel één template (formulier of scherm) voorzien die de nodige inputvelden voorziet. Om de gebruiksvriendelijkheid te verhogen die noodzakelijk is om de inputgegevens te verzamelen voor het gebruik van de IT Process Automation -tool dient het mogelijk te worden om te werken met een dynamische opvolging van schermen (templates). Dit laat toe om binnen de webportaal een sequentie van schermen op te bouwen die het proces van de informatieverstrekking vereenvoudigen. Hierbij dient rekening te worden met de afhankelijkheden die kunnen bestaan tussen verschillende templates; dit wil zeggen dat afhankelijk van voorgaande selecties op vorige template een andere template zal dienen weergegeven te worden. Afhankelijkheden tussen templates zijn gebaseerd op de inhoud van een veld of een combinatie van velden. Inputvalidatie dient uitgevoerd te worden na ieder formulier. Weergave van een samenvatting van de request Indien een gebruiker alle velden heeft ingevuld voor de service-aanvraag, dient voor het doorsturen van deze informatie naar HP Service Desk, HP Service Manager en/of de IT Process Automation - tool nog een samenvatting van de volledige aanvraag te worden weergegeven. Een webpagina met de samenvatting wordt als laatste formulier/scherm binnen de informatieworkflow opgenomen. Afhandeling van goedkeuring Nadat de gebruiker het volledige request-formulier voor de specifieke service-aanvraag heeft ingevuld en gevalideerd, wordt er binnen HP Service Desk een support request aangemaakt. Deze support request wordt automatisch doorgestuurd naar de correcte werkgroep binnen HP Service Desk. Op basis van de gegevens van de support request kan het noodzakelijk zijn om een goedkeuring te verkrijgen vooraleer het support request wordt toegewezen aan het technische team (verantwoordelijk voor de effectieve uitvoering van de gevraagde service). De inschrijver beschrijft: Hoe dit goedkeuringsproces afgehandeld wordt ism. de IT Process Automation -tool. Hierbij dient duidelijk te worden aangegeven hoe dit proces verloopt in samenwerking met de HP Service Manager en IT Process Automation -tool. Indien het goedkeuringsproces wijzigingen aan de webportaal vereist, dienen deze wijzigingen beschreven te worden en werklast ervan ingeschat. Integratie met orchestration tool Nadat de gebruiker het volledige request-formulier voor de specifieke service-aanvraag heeft ingevuld en gevalideerd, wordt er binnen HP Service Desk een support request aangemaakt. Indien het een aanvraag betreft die door de IT Process Automation -tool verwerkt zal worden dan zal op basis van de verzamelde inputgegevens het veld External Command van het support request dienen ingevuld te worden. Dit veld bevat het commando (met nodige parameters) om één specifieke workflow binnen de automation-tool op te starten. In het kader van dit onderdeel (paragraaf III.7) van het bestek wordt verwacht van de inschrijver dat hij een analyse opstelt van elke beschreven functionaliteit. Bij de analyse houdt men rekening met de huidige technische architectuur (zie III.3.3 en bijlage Bijkomende technische informatie ). Blz. 67

68 III.8 Implementatie van workflows en processen In de implementatiefase 2 (zie paragraaf III.2) dienen onderstaande functionaliteiten in detail te worden uitgewerkt en effectief geïmplementeerd te zijn. Er wordt benadrukt dat één generieke oplossing binnen de aangegeven use cases/scenario s dient voorzien te worden. III.8.1 Scenario s voor automatisering in het kader van deze opdracht De scenario s/workflows die in scope van de implementatie van de het project zijn: Automatisering van repetitieve operationele taken Automatisering van creatie en beheer van Virtuele machines op VMWare ESX omgeving Automatisering van vragen afkomstig van de eindgebruiker Automatisering van event resolution en event recovery-workflows De scenario s/workflows die niet scope van de implementatie zijn: bare-metal provisioning van servers storage automation (in het huidige project is enkel gebruik van storage pools op niveau van hypervisors in scope) netwerk automation (in het huidige project is enkel gebruik van voorgedefinieerde netwerkresources op het niveau van de hypervisors in scope) multi-tier application deployements integratie public-cloud resources (indien van toepassing) De voorgestelde oplossing dient echter wel voorzien te zijn op deze toekomstige uitbreidingen. De aanbieder wordt verzocht om alle uitbreidingen van de architectuur toe te lichten die nodig zijn om deze toekomstige ontwikkelingen te kunnen ondersteunen III.8.2 Te realiseren implementaties tijdens de uitvoering van implementatiefase 2. Tijdens het implementatiefase 2 van het project dienen er 4 soorten processen geïmplementeerd te worden: 1. De kern van het project ligt op de automatisering van repetitieve, atomaire, operationele taken die frequent moeten uitgevoerd worden bij het dagdagelijkse beheer van het datacenter (zie paragraaf III.8.2.1) 2. Een meer ambitieus scenario is gericht op de geautomatiseerde aanmaak van een virtuele machine op de VMWare ESX omgeving en de daarbij behorende administratie die nodig is om de virtuele machine correct te kunnen doen werken (zie paragraaf III.8.2.2) 3. De automatisering van frequent voorkomende aanvragen voor eindgebruikers ondersteuning (zie paragraaf III.8.2.3) 4. De automatisering van diagnostische en correctieve acties die moeten uitgevoerd worden op basis van (door HP Openview Operations) gecorreleerde events die gedetecteerd zijn door de monitoringsystemen (zie paragraaf III.8.2.4) Deze 4 deelopdrachten worden meer in detail beschreven in de hiernavolgende paragrafen. Naast de analyse van deze use-cases dienen voor elk scenario de volgende implementaties gerealiseerd te worden Validatie en (indien nodig) aanpassing van de BPMN procesbeschrijvingen Realisatie van de nodige integraties met de IT-infrastructuur componenten voor de elementen die noodzakelijk zijn bij de implementatie van de use-case (zie tabel III.6.1) Integratie van de use-case met de IT Service managementtool van FOD Financiën. Bijzondere aandacht dient hierbij gegeven te worden aan de registratie van gegevens die Blz. 68

69 toelaten om de totale life-cycle van de IT component te beheren. Hierbij moet gedacht worden aan: o Registratie van gedetailleerde gegevens over het doel van de aanvraag o Registratie van waarschijnlijke datum van de aangevraagde IT componenten uit dienst kunnen genomen worden o Realisatie van de gewenste functionaliteit binnen de ICT user portal, binnen de IT Process Automation tool en terugkoppeling naar CMDB zodat de use-cases succesvol kunnen uitgevoerd worden (aanpassing van de formulieren, validatie van de input-data, validatie van overige data, opbouw van workflows, enz ) De aanbieder wordt verzocht in zijn offerte: voor elk van de onderstaande gevraagde implementaties aan te geven of de automatisering van de taken mogelijk is met de in de offerte voorgestelde oplossing aan te geven welke aanpak gevolgd zal worden voor elk van de gevraagde implementaties III Automatisering van repetitieve taken Via de ICT Service Portal kunnen er een groot aantal aanvragen voor dienstverlening uitgevoerd worden via formulieren waarin de gegevens kunnen geregistreerd worden die nodig zijn om de aanvraag correct te kunnen verwerken. De meeste portaalformulieren hebben betrekking op repetitieve taken waarvoor op dit ogenblik de manuele tussenkomst van één of meerdere technische teams nodig is. Een voorbeeld van een portaalformulier is opgenomen in bijlage Bijkomende technische informatie. In de tabel hieronder zijn een aantal praktijkvoorbeelden van de aanvragen op de portal opgenomen. De lijst geeft enkel voorbeelden en is niet limitatief. Niet alle formulieren zijn in de tabel opgenomen. Blz. 69

70 Groep Services Service Naam van formulier Infrastructure Services MSSQL Aanvraag voor wijziging Infrastructure Services MSSQL Aanvraag voor een nieuwe database Infrastructure Services MSSQL Aanvraag voor een nieuwe database-gebruiker Infrastructure Services MSSQL Aanvraag om een script uit te voeren NWS PATCH Infrastructure Services MANAGEMENT Remove Patch NWS PATCH Infrastructure Services MANAGEMENT Request Patch Information NWS PATCH Infrastructure Services MANAGEMENT Server Patch Infrastructure Services ORACLE DATABASE Aanvraag voor interventie als de dienst Oracle Database niet toegankelijk is Infrastructure Services ORACLE DATABASE Aanvraag voor een backup van een databank Oracle Infrastructure Services ORACLE DATABASE Aanvraag voor een job scheduling in relatie tot een databank Oracle Infrastructure Services ORACLE DATABASE Aanvraag voor een restore van een databank Oracle Infrastructure Services ScanFin Aanvraag voor toegang Infrastructure Services ScanFin Aanvraag voor wijziging Infrastructure Services Sharepoint Een sharepoint site aanvragen of wijzigen. Aanvraag om gegevensbescherming door een backup : - locaal - Infrastructure Services STORAGE op andere locatie Infrastructure Services SupDev Aanvraag voor het creëren van een project Infrastructure Services SupDev Aanvraag voor de installatie van een software Infrastructure Services SupDev Aanvraag voor toegangrechten Infrastructure Services UNIX Installatie van een applicatie sur Solaris Infrastructure Services UNIX Aanpassen van een applicatie op Solaris Aanvraag tot creatie van een BCV van een database in produktie Infrastructure Services UNIX op Solaris Infrastructure Services UNIX Aanvraag voor het aanmaken van een AIX File system Infrastructure Services UNIX Aanvraag voor het aanmaken van een Solaris File system Infrastructure Services UNIX Aanvraag voor de creatie van een Solaris groep Infrastructure Services UNIX Aanvraag voor het verwijderen van een AIX groep Infrastructure Services UNIX Aanvraag voor het verwijderen van een Solaris groep Infrastructure Services UNIX Aanvraag om een AIX user te verwijderen Infrastructure Services UNIX Aanvraag om een Solaris user te verwijderen Infrastructure Services UNIX Aanvraag voor de aanmaak van een FTP Box op AIX Infrastructure Services UNIX Aanvraag om IE931 - IE932 op te laden Infrastructure Services UNIX Aanvraag voor het veranderen van het niveau van Logging voor applicaties en systemen op AIX Infrastructure Services UNIX Aanvraag voor het veranderen van het niveau van Logging voor applicaties en systemen op Solaris Infrastructure Services UNIX Aanvraag voor een nieuwe AIX omgeving Aanvraag voor de wijziging van rechten op een file of directory Infrastructure Services UNIX op Solaris Infrastructure Services UNIX Anvraag tot remove van a file system on Solaris Blz. 70

71 Infrastructure Services UNIX Aanvraag om de grootte van een AIX file system aan te passen Aanvraag om de grootte van een Solaris file system aan te Infrastructure Services UNIX passen Infrastructure Services UNIX Aanvraag voor een restore van Log files op Solaris Infrastructure Services UNIX Aanvraag om een commando uit te voeren met Root rechten op AIX Infrastructure Services UNIX Aanvraag om een commando uit te voeren met Root rechten op Solaris Infrastructure Services UNIX Aanvraag voor SUDO rechten voor Solaris user Aanvraag voor de aanpassing van de parameters van een Solaris Infrastructure Services UNIX user Infrastructure Services Webservices Aanvraag voor configuratie van IAM-authenticatie Infrastructure Services WINDOWS Aanvraag voor een nieuwe server. Infrastructure Services WINDOWS Aanvraag om een server te wijzigen De aanbieder zal een analyse uitvoeren van de verwerkingsprocessen die uitgevoerd moeten worden om elke atomaire taak uit te voeren. In samenspraak met FOD Financiën zal, na de uitvoering van de technische analyse, een selectie van deze atomaire taken gemaakt worden die effectief door de aanbieder dienen geïmplementeerd te worden. Deze selectie wordt bekrachtigd in het steering-comité van het project en legt de voorwaarden van de acceptatie van de project-deliverables vast. III Deployment van een virtuele machine op het VMWare vcenter platform Binnen de Windows-omgeving dient de aanmaak van een virtuele machine ge-automatiseerd te worden op de VMWare ESX-omgeving. Hierbij zijn minimaal de volgende te automatiseren subprocessen van belang : Controle van opgegeven specificaties. Controle van nodige resources (op basis van gegevens aanvraag Service Portal) Hierbij kan desgewenst gebruik gemaakt worden van een database met vrije resources (zoals IP adressen). Deze database dient nog gecreëerd te worden ; ook het inladen van de informatie van vrije resources en de aanpassing van deze informatie tijdens de uitvoering van de workflow dient te gebeuren. Uiteraard kan ook de CMDB gebruikt worden voor deze functionaliteit. De inschrijver doet de nodige voorstellen over zijn aanpak. Approval door verantwoordelijke werkgroep Deploy van virtuele machine op basis van een voorgedefinieerde template Installatie management-software o.a. monitoring-, backup- en antivirus-client Registratie van server in DNS/AD Creatie documentatie en publiceren op Sharepoint-site Creatie CI voor virtuele machine in ucmdb Verwittig aanvrager in verband met de beschikbaarheid virtuele machine III Realisatie van end-user scenario s Binnen de webportaal ICT Service Portal vult de eindgebruiker de nodige webformulieren in voor volgende aanvragen : pincode reset voor IP telefoons Deze self-service mogelijkheid is reeds aanwezig op de huidige ICT Service Portal. Er wordt gevraagd deze functionaliteit te integreren in de IT Process Automation tool. aanvraag en beheer van functionele mailbox In de praktijk worden er vaak mailboxen aangevraagd voor specifieke doeleinden die door een aantal personen samen gebruikt worden (voorbeeld: help.intervat@minfin.fed.be ). De inschrijver zal de aanmaak van deze mailboxen automatiseren en hierbij bijzondere aandacht hebben voor de administratieve verwerking (registratie van de persoon die de Blz. 71

72 mailbox aangevraagd heeft; contactgegevens voor de aanvraag, vermoedelijke datum waarop de mailbox niet meer nodig zal zijn). Op basis van de vermoedelijke einddatum dient bovendien een workflow geïmplementeerd te worden die nagaat of een mailbox nog effectief gebruikt wordt. Indien dit niet meer het geval is, wordt de ongebruikte mailbox gedesactiveerd. III Implementatie van workflows ter afhandeling van monitoring events In HP Openview Operations zijn een aantal scripts geïmplementeerd die moeten toelaten dat een operator diagnostische of correctieve acties uitvoert. Aan de inschrijver wordt gevraagd een aantal van deze scripts te vervangen door workflows in de IT Process automation tool met doel de complexiteit en de beheersbaarheid van deze scripts voor deze taken te vergroten. III.9 Documentatie III.9.1 Proces analyse en proces documentatie Vooraleer de processen te automatiseren dient er een gedetailleerde analyse gemaakt te worden van het proces, de verschillende actoren in het proces bepaald te worden en de activiteiten gedefinieerd. Voor de process-analyse wenst FOD Financiën gebruik te maken van de BPMN (Business Process Modelling Notation). Een aantal analyses in BPMN formaat van operationele en beheers processen zijn beschikbaar. Bij voorkeur wordt de procesmodellering uitgevoerd in ARIS modeling tool. De inschrijver verstrekt de nodige details over: De analyse aanpak die zal gevolgd worden en de methodologische aspecten De hiërarchie van BPMN diagrammen die de inschrijver noodzakelijk acht voor een succesvolle implementatie De wijze waarop de overeenkomst tussen de BPMN modelleringen en de gedefinieerde workflows zal vastgelegd worden III.9.2 Product-documentatie De FOD Financiën zal een complete documentatie ontvangen over de voorgestelde oplossing, zowel voor de procesbeschrijvingen als voor de voorgestelde software (elektronische versie toegelaten). De IT Process Automation -tool dient te beschikken over een in de tool geïntegreerde productdocumentatie. Deze documentatie dient op een eenvoudige wijze beschikbaar gesteld te worden aan de gebruiker. De inschrijver dient aan te geven hoe deze integratie voorzien wordt. De documenten met een wettelijk bindend karakter moeten beschikbaar zijn in het Frans en/of in het Nederlands. Engels wordt eveneens aanvaard voor de technische administratieve documentatie. Alle documentatie moet gratis up-to-date gehouden worden tijdens de periode van maintenance. De inschrijver wordt verzocht om Aan te geven welke documentatie er geleverd wordt bij de tools De methode waarmee de documentatie geactualiseerd zal worden te beschrijven. De FOD Financiën mag de handleidingen kopiëren om intern te verspreiden. Blz. 72

73 III.9.3 Creatie/generatie van Runbooks Op basis van de aangemaakte procesflow dient op éénvoudige wijze documentatie gegenereerd te kunnen worden. De bevoegde personen kunnen aan deze gegenereerde documentatie zelf nog bijkomende informatie toevoegen. Deze documentatie resulteert in een IT Process Runbook die in de centrale databank van de tool wordt bewaard en op elk ogenblik kan afgedrukt worden. De inschrijver toont hoe hieraan wordt voldaan. III.9.4 Kennisbeheer en knowledge management tool De workflows zullen binnen de IT Automation Tool worden aangemaakt door technische specialisten om specifieke foutsituaties op te lossen. Anderzijds dient het team van de operationele monitoring in staat te zijn om de correcte workflow te selecteren om deze foutsituaties op te lossen (op basis van instructies, ). Op basis van informatie aanwezig in de tool dient dit te kunnen gebeuren. De inschrijver dient aan te geven op welke wijze : Kennis over de workflows kan gedocumenteerd worden binnen de tool Kennis benaderbaar wordt vanuit de zoekfunctionaliteit III.10 Licenties De inschrijver garandeert dat alle nodige licenties, die de FOD Financiën voor eigen uitbatingsvereisten nodig heeft, inbegrepen zijn. De facturaties dienen uitdrukkelijk de geleverde licenties te vermelden. De leverancier kan geen beperking in het gebruik van licenties binnen de FOD Financiën opleggen. Overdracht van licenties tussen vergelijkbare systemen dient mogelijk te zijn. De voorgestelde oplossing moet volgende licenties bevatten: Server licenties voor de serverinstallatie van de applicatie. De licentie moet toelaten het geheel van de workflows te beheren binnen de voorgestelde oplossing. Licenties dienen daarom voorzien te zijn om: o de high-availability en disaster recovery eisen te kunnen realiseren voor de productieomgeving o zowel een testomgeving als een productie-omgeving te kunnen realiseren Alle licenties voor connectoren of adapters die nodig zijn voor de realisatie van scenario s die opgenomen zijn in deze opdracht (zie III.8) Licenties voor target nodes De licenties voor de doelsystemen waarop managementsoftware draait en waarmee een welbepaalde functionaliteit gerealiseerd wordt. Bijvoorbeeld: de active directory servers voor het beheer van alle accounts voor alle Windows servers. Het aantal target nodes binnen de scope van deze opdracht wordt als volgt vastgelegd: Operating system Totaal aantal nodes Target nodes in scope Windows 2003/2008R Windows XP virtuele desktops ESX hosts 78 0 HP-UX 2 0 AIX en Linux 23 0 Solaris Andere systemen Out of scope 0 Blz. 73

74 (mainframes en regionele servers) Netwerkdevices Out of scope 0 Client licenties voor het gebruik van de tool door de beheerders, door de ontwikkelaars van workflows en door de operators. Er dient een onderscheid gemaakt te worden tussen named users (voor administrators) en concurrent/floating users (voor operatoren en andere gebruikers). Onderscheid dient gemaakt te worden tussen de aanschaffingsprijs van de licenties en de support op de licenties. Het licentiemodel voor alle elementen dient omstandig toegelicht te worden. Zie hiervoor ook de toelichtingen in de prijstabel. III.11 Taal III.11.1 Taal van de IT Process Automation tool De tool dient aan volgende voorwaarden te voldoen: Beschikbaar in beide landstalen (Nederlands en Frans) ofwel Beschikbaar in het Engels De tool mag uiteraard ook aan beide voorwaarden tegelijk voldoen. III.11.2 Taal van de ICT Service Portal Alle teksten en labels op de ICT Service Portal dienen verplicht getoond te worden in de taal van de gebruiker (Nederlands of Frans). De taal van de gebruiker wordt bepaald tijdens de authenticatie van de gebruiker. Eventuele vertalingen vallen volledig ten laste van de inschrijver. III.12 Kennisoverdracht III.12.1 Opleidingen FOD Financiën wenst zijn medewerkers de nodige opleidingen te verstrekken die moeten toelaten om alle aspecten van de geïmplementeerde tools en de gerealiseerde integraties zelfstandig te kunnen beheren en te doen evolueren. Voor elk van de gevraagde opleidingen dient een opleiding voorgesteld te worden zowel in het Frans als in het Nederlands. Opleiding in de Engelse taal is eveneens toegelaten voor zover het opleidingen zijn gericht op systeembeheerders. Aan een sessie zullen maximaal 10 personen deelnemen. De opleiding dienen plaats te vinden in de kantoren van de FOD Financiën. Tijdens de opleiding dient een overzicht gegeven te worden van de functionaliteiten, de verschillende interfaces (client- en webinterface). Er wordt een training verwacht met sterke nadruk op het praktische gebruik van de aangekochte tools. De inschrijver dient te voorzien in het nodige cursusmateriaal (slides, syllabus, ) voor de deelnemers van de opleiding. Er dienen op 4 niveaus opleiding voorzien te worden: Blz. 74

75 Systeembeheerders van de IT Process Automation tool: de inschrijver stelt een opleiding voor beheerders van het systeem voor. Deze opleiding moet de beheerders een beeld geven over de totaliteit van de omgeving en hen in staat stellen om de volledige omgeving, in al zijn aspecten te beheren. De opleidingen voor de systeembeheerders van de IT Process Automation tool dient alle aspecten te omvatten die betrekking hebben op de design, de implementatie en de uitvoering van de workflows en run-books. Eveneens inbegrepen zijn alle aspecten van integratie (eventueel via replicatie) met de configuration management database. De systeembeheerders van de technische systemen: de inschrijver stelt een opleiding voor voor de beheerders van de technische systemen (windows, unix, storage, netwerken, DBA, middleware, collaboration, ) die gebruik zullen maken van de nieuwe automation oplossing. Deze opleiding moet de beheerders uit de competence centers in staat stellen de wijzigingen op hun systemen te begrijpen en de noodzakelijke wijzigingen van configuraties en clientsoftware installaties uit te voeren. De ontwikkelaars van de ICT Service Portal: de inschrijver stelt een opleiding voor die toelaat om alle aspecten van integratie met de IT Process Automation tool te beheersen, de aanpassingen aan de ICT Service Portal te begrijpen en alle API te beheersen die nodig zijn om de integratie tussen de ICT User Portal en de IT Process Automation tool Service desk en het Operations Center (opmerking: zowel de servicedesk als het Operations Center werken ITIL compliant): hier wordt verwacht dat de inschrijver een korte opleiding voorstelt, twee maal in het Nederlands en twee maal in het Frans, voor groepen van maximaal 10 personen. Deze opleiding dient zo opgesteld te zijn dat de aanwezige leden van de servicedesk en het Operations Center een voldoende inzicht verkrijgen om hun functie uit te voeren, alsook de nodige bagage verkrijgen om de kennis over te dragen aan hun medewerkers (train-the-trainer) Voor de bovenstaande opleidingen geeft de inschrijver de doelstellingen, inhoud en vormgeving van de opleiding weer. III.12.2 Samenwerking en coaching De FOD Financiën voorziet een nauwe samenwerking tussen zijn personeel en dat van de leverancier met als doel de objectieven van dit project te bereiken. Het contract voorziet bovenop de vereisten naar opleiding een assistentie voor coaching zodat het personeel van de FOD Financiën voldoende kennis en competenties kan verwerven om te assisteren bij het project en het systeem te onderhouden, met inbegrip van de toekomstige implementaties. De inschrijver dient zijn benadering te beschrijven waarmee de overdracht van kennis doorheen alle fases van het project verzekerd wordt. Hij dient eveneens de manier te beschrijven waarop de samenwerking tussen zijn personeel en dat van de FOD Financiën gepland zal zijn. De inschrijver dient in zijn offerte weer te geven welke de competenties zijn die deze personen dienen te bezitten om uiteindelijk het project te kunnen overnemen. Het is evident dat deze coaching gebeurt binnen de lokalen van de FOD Financiën. Er wordt verwacht dat de medewerkers van de leverancier tijdens hun taken gebruik maken van de instrumenten voor IT Service beheer die door FOD Financiën geïmplementeerd zijn. Het betreft essentieel de tools HP Openview Servicedesk/HP Service Manager, de bijbehorende web-applicaties en de HP Openview tools van de monitoringsystemen. FOD Financiën zal de nodige opleiding in het gebruik van deze instrumenten voorzien voor de medewerkers van de leverancier. III.13 Diensten Er wordt aan herinnerd dat de inschrijver, zoals vermeld in deel II van onderhavig bestek, wordt verzocht om een curriculum vitae op naam toe te voegen voor alle medewerkers van het project, in overeenstemming met het model in bijlage C. Blz. 75

76 Belangrijke opmerking: De inschrijver stelt zich garant dat, tenzij in geval van overmacht, de personen waarvoor het curriculum vitae toegevoegd is aan de offerte effectief beschikbaar zullen zijn voor de uitvoering van het project, en dit voor de volledige looptijd van het project. III.13.1 Beheer van het project en methodologie De inschrijver past PMFin, onze methodologie en werkwijze voor projecten toe. PMFin is dé unieke projectmethodologie, de standaard binnen de FODFIN, gebaseerd op de internationale standaard Prince 2. Deze methodologie wordt ondersteund door een projecttool ProjectMaster. PID Blz. 76

77 De inschrijver wordt uitgenodigd om ons een Project initiation document (PID) te bezorgen, waarin de belangrijkste taken om dit project te realiseren, opgesomd worden. Dit document wordt voor ons een product, werkpakket binnen onze eigen PID. Het Project Initiation document voldoet aan een aantal minimum verwachtingen : Beschrijving van de achtergrond van het project, de definiëring van het project, projectdoelstellingen, scope Een deugdelijke en volledig opgebouwde PBS (product breakdown structure) : producten, beschrijving, kwaliteits- en acceptatieverwachtingen. Een volledige WBS (work breakdown structure), een gedetailleerde en realistische projectplanning met mijlpalen (GANTT) met vermelding van duur van de verschillende fasen, subfasen activiteiten en taken, de in te zetten middelen, benodigde middelen, gespecificeerd per fase (financieel, personeel, andere) Die planning wordt up-to-date gehouden. Een omvattende risicoanalyse met definiëring van beheersmaatregelen. Voorstel van projectstructuur (rekeninghoudend met de rollen beschreven binnen dit hoofdstuk) Afhankelijkheden met andere projecten Kwaliteitsplan Communicatieplan (met aspecten change management) Rapportering, opvolging van de utvoering (status en voortgang) Naar aanleiding van de kick-off wordt deze PID gefinaliseerd, aangevuld en uiteindelijk ter validatie voorgelegd aan de stuurgroep met in begrip van de sponsor. De inschrijver moet zijn structuur en zijn capaciteiten inzake organisatie van professionele diensten beschrijven, met name de aangeboden diensten, het geografische bereik, de niveaus en de kwaliteiten van het personeel. Die PID moet de taken, de duur en het aantal betrokken personen weergeven, en dit per onderscheiden (deel)fase. Het dient eveneens details te verschaffen over de vereiste medewerking van personeel van de FOD Financiën. Na de toewijzing van het project zal door de inschrijver een volledig en gedetailleerd PID en projectplanning verder worden uitgewerkt en voorgelegd aan de projectbeheersstructuur van de FOD Financiën Een formele goedkeuring van voormelde PID, met inbegrip van projectplanning, door de Stuurgroep van het project is noodzakelijk alvorens de volgende fase kan worden aangevat. Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver om deze PID up-to-date te houden tijdens de duur van het project. Elke wijziging aan de PID moet formeel worden goedgekeurd door de Stuurgroep van het project. De opgemaakte PID zal voor ons dienen als informatiebron voor onze eigen PID, bestaande uit producten en werkpakketten waarvoor de inschrijver verantwoordelijk zal zijn. Governance structuren Alle projecten worden aangestuurd en beheerd binnen de projectbeheerstructuren van de FOD Financiën. Deze worden binnen onderstaand schema gesitueerd: Blz. 77

78 Projectleider Ieder project wordt binnen de FOD Financiën geleid door een eigen (business) Projectleider. Deze wordt aangesteld door de Sponsor, in samenspraak met de Stuurgroep. De inschrijver zal een eigen externe projectcoördinator (externe projectleider) aanduiden. Deze draagt samen met de Projectleider de volle verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering van het project. De stuurgroep De Stuurgroep heeft een ruime bevoegdheid: zij waakt over de scope en de doelstellingen van het project, keurt de PID. met inbegrip van gedetailleerde planning en alle wijzigingen daarvan, goed, bewaakt de voortgang van het project, bevestigt de aanvaarding van deliverables (producten, deelopleveringen), beoordeelt de kwaliteit van de eind- en deelproducten, spreekt zich uit over alle betwistingen en/of problemen die door de Projectleider worden geagendeerd. Verder behandelt ze alle contractuele, administratieve en technische aspecten m.b.t. de uitvoering van de opdracht (garantie, respecteren van de SLA, kwaliteit van de uitvoeringen, enz.). Daartoe zal de projectleider en de externe projectcoördinator ook dan op regelde tijdstippen rapporteren aan de stuurgroep over status, voortgang, risico s en problemen.. In de stuurgroep zetelt de sponsor, een senior profiel van de inschrijver, projectleider en externe projectcoördinator, een vertegenwoordiger van de gebruikers. Anderen kunnen worden uitgenodigd, zoals de operationele PMO, de ICT projectcoördinator, de workpackage verantwoordelijke en specifieke pprojectmedewerkers Projectteam Het projectteam bestaat uit verschillende profielen (interne en externen), die rapporteren aan respectievelijk hun workpackage verantwoordelijke, projectleider. De volgende rollen maken idealiter deel uit van het team : ICT Project coördinator (verzekert de link met Stafdienst ICT), Change coördinator (verzekert het veranderbeheer (P&O en communicatie),externe coördinator (Contractant) Blz. 78

79 Operationeel PMO Het operationele PMO kan de projectleider bijstaan in het beheren en beheersen van zijn project, in het toepassen van PMFin en het gebruik van de projecttool ProjectMaster, ondersteunen in het rapportering voor stuurgroep en dircom. De Kick-off meeting Binnen een periode van maximaal 1 maand gerekend vanaf de toewijzing van de opdracht, zullen de opdrachtnemer en de FOD Financiën verplicht een eerste stuurgroepvergadering houden, kick-off meeting genoemd. Tijdens de Kick-off wordt akte genomen van de officiële start van het project. In deze eerste vergadering kunnen, indien toepasbaar binnen het kader van het bestek, de PID wordt besproken, de samenstellingen en de vakkennis van de respectievelijke teams worden voorgesteld, de agenda voor de rapporteringen en de vergaderingen van de stuurgroep worden vastgelegd, afspraken rond projectmanagement, de planning voor de realisatie van de opdracht worden bepaald, de principes van de SLA worden uitgelegd, enz. Een document opgemaakt in twee exemplaren door de aannemer, en gevalideerd door de aanbestedende overheid, bekrachtigt officieel de aanvang van het project zodra de kick-offmeeting heeft plaatsgevonden. Stuurgroepvergadering Van bij de kick-off vergadering, de eerste stuurgroep, worden de data voor de stuurgroepvergadering vastgelegd, in principe maandelijks. De sponsor of projectleider kan altijd een extra stuurgroep bijeen roepen. Andere vergadermomenten Wekelijks zal de projectleider samen met het projectteam vergaderen en een verslag opstellen rond de projectstatus. Dit verslag wordt verspreid naar een aantal belangrijke betrokkenen (te bepalen bij de kick-off) Kwaliteit In de PID wordt een belangrijk deel besteed aan de kwaliteit. De inschrijver geeft in zijn PID aan hoe hij de kwaliteit zal bewaken. Daarenboven kan de FODFIN een extra kwaliteitscontrole door de QUAC (Quality Assurance Control Comité) ivm. het respecteren van de standaarden en normen organiseren, of een kwalititeitscontrole door derden. Rapporteringen Tijdens de hoger vermelde vergadermomenten en op afgesproken tijdstippen zal de inschrijver de nodige rapporteringen doen de ingezette middelen (personeel, methodes, hardware, software), voortgang, status Periodiek, zijnde maandelijks volgens een kalender die in gezamenlijk overleg wordt bepaald tijdens de kick-off vergadering, zal de opdrachtnemer een compleet verslag opmaken voor de stuurgroep over de vooruitgang van het project (status van elke realisatiefase) en over eventuele problemen met voorgestelde oplossingen. Er zullen door de opdrachtnemer ook coördinatie- en werkverslagen worden opgemaakt over de vooruitgang van het project (status van elke realisatiefase) en over eventuele problemen met de voorgestelde oplossingen. Deze vergaderingen zullen punctueel plaatsvinden op verzoek van de partijen. Het ritme van deze ontmoetingen zal worden bepaald door de vooruitgang van de projectfases. De plaats van deze vergaderingen zal samen met de data worden gepreciseerd door de FOD Financiën. Blz. 79

80 De inschrijver en de door hem aangestelde projectcoördinator zullen de Projectleider alle informatie ter beschikking stellen die noodzakelijk is om zicht te houden op het reële verloop van de werkzaamheden uit hoofde van de inschrijver en de situatie t.o.v. de vooropgestelde planning. Deze rapportering t.a.v. de Projectleider gebeurt op wekelijkse basis aan de hand van een status die is weergegeven op de Gantt Chart van het project en aangevuld met een korte schriftelijke toelichting m.b.t. headlines en eventuele problemen, inclusief hun remediëring. Alle details m.b.t. de wijze waarop deze rapportering dient te gebeuren zal bij de aanvang van het project worden meegedeeld. Alle inhoudelijke aspecten (planning, risico s, kwaliteit, oplevering, resources, ) zullen vooreerst besproken worden binnen het Projectteam. Wanneer de Projectleider het noodzakelijk acht zullen problemen ter bespreking en deliberatie worden voorgelegd aan de Stuurgroep. De Projectleider rapporteert maandelijks over de voortgang van het project ten overstaan van de Stuurgroep. Voorkomend kan de Projectleider de externe projectcoördinator uitnodigen op de vergadering van de Stuurgroep ter ondersteuning en om bepaalde aspecten meer in detail toe te lichten. Het wijzigingsbeheer Iedere wijziging (de scope, de vooropgestelde resultaten/producten, de planning, de budgetten, ) binnen het project moeten deel uitmaken van een wijzigingsaanvraag waarbinnen de reden tot wijziging en de impact ervan omstandig worden beschreven. De Stuurgroep beslist over de gegrondheid en de opportuniteit van de voorgestelde wijziging. Zij kan zich hiertoe laten bijstaan door de (operationele) PMO en/of een (externe) expert ter zake. De formele goedkeuring van de Stuurgroep is noodzakelijk alvorens de vooropgestelde wijzigingen ten uitvoer te brengen. In voorkomend geval zal de inschrijver instaan voor de actualisering van de PID. III.13.2 Diensten voor inbedrijfstelling van de tools Deze dienstverlening dekt alle noodzakelijke activiteiten voor de inbedrijfstelling en het opstarten van de tool en dient onder andere de volgende zaken te bevatten : Installatie en configuratie op maat van alle componenten van de tool. Ondersteuning bij het opstarten en de inbedrijfsstelling van het programma Leveren van documentatie voor gebruikers en beheerders van het programma Het uitvoeren van deze diensten dient te gebeuren in nauwe samenwerking met de betrokken teams van de opdrachtgever, in het bijzonder het team verantwoordelijk voor automatisatie-projecten. De installatie van de software dient te gebeuren in samenwerking met de systeembeheerders van FOD Financiën. De inschrijver dient de nodige documentatie te voorzien voor de installatie van de software zodat het personeel van de opdrachtgever nadien zelf de installatie kan uitvoeren. De inschrijver beschrijft in zijn offerte een goed doordacht installatie- en configuratieplan voor het opstarten van de inbedrijfsstelling. De inschrijver dient het plan op te stellen en bij te houden. De inschrijver zal de eisen aan de hardware en specificaties aan software voor de installatie van de oplossing omschrijven. Hierbij dient uitdrukkelijk rekening gehouden te worden met de specificaties van de standaardplatformen zoals deze voorzien zijn in de ICT Fundamenten van FOD Financiën. De levering van hardware vormt geen onderdeel van deze opdracht. Blz. 80

81 III.13.3 Assistentie voor operationele uitbating De inschrijver voorziet voor de FOD Financiën na de voorlopige oplevering een technische assistentie die een maximale werklast van 90 mandagen per jaar (en dit gedurende 4 jaar) vertegenwoordigt. De inschrijver wordt verzocht om een eenheidsprijs te voorzien. De FOD Financiën kan een beroep doen op deze assistentie via minimale eenheden van ½ dag. De FOD Financiën behoudt zich het recht voor om alle niet-voorziene dagen te gebruiken, alsook om deze dagen te gebruiken volgens een niet-proportionele verdeling. De technische assistentie omvat met name een regelmatig onderzoek van de goede staat van de softwarepakketten, de installatie van updates en de latere vereenvoudiging van het beheer. Uitzonderlijk kunnen prestaties in het weekend (of buiten de normale kantooruren) noodzakelijk zijn voor systeemonderhoud/upgrades van de geleverde systemen. III.14 Eisen aan de profielen III.14.1 Algemene eisen gesteld aan de projectmedewerkers De door de aanbieder voorgestelde profielen voor deze opdracht dienen een bewezen vermogen te hebben op het vlak van: autonomie, initiatief, flexibiliteit, het werken in team, gesproken en geschreven vaardigheden kennis van het Frans en/of het Nederlands Daarnaast is een goede kennis van ITIL en een ervaring met procesmatig werken een pluspunt. De inschrijver wordt er op gewezen dat voor de projectleider en alle andere medewerkers gevraagd wordt een nominatieve CV bij te voegen volgens het model in bijlage addenda aan het bestek: curriculum vitae. Er wordt tevens een overzicht gegeven van de functie en verantwoordelijkheden die elke persoon, waarvan de CV wordt voorgesteld, draagt. Er wordt ook een schematisch overzicht gegeven in de offerte van het in plaats gestelde team. De opdrachtnemer voorziet de nodige CVs die beantwoorden aan de gestelde voorwaarden. III.14.2 Specifieke eisten voor het profiel van java ontwikkelaar Naast de algemene eisen gesteld aan alle projectmedewerkers gelden voor de java ontwikkelaar(s), zowel voor de profielen voorgesteld door de aanbieder als de voor de medewerkers van FOD Financiën, nog volgende aanvullende eisen: Programmeertaal JAVA J2EE Kennis en praktijkervaring met JBoss Portal en applicatieserver JBoss Kennis en praktijkervaring met Webservices en REST protocollen Kennis van Maven ; Struts ; XML en webtechnologieën Kennis van HP Service Manager is een pluspunt Kennis van HP Universal CMDB is een pluspunt Alle vaardigheden die toelaten volgende ontwikkelingsstappen te doorlopen: Blz. 81

82 Analyse van het ontwerp Programmatie De integriteit van de componenten van een applicatie controleren De programma s testen Documentatie en publicatie van de programma s Onderhoud van de programma s De programma s documenteren De packages parametreren Een diagnose stellen en een oplossingsmethode bepalen Bouwen, evaluatieen en integreren van de oplossing Interactie met de databanken Bevestigen van de oplossing De uitwerking van de co-sourcing die op de java ontwikkelingen van toepassing is, moet, naast wat er reeds in deel B van dit bestek beschreven is, tot doel hebben van een coherent team te maken, dit zowel tijdens het verloop het project, als na voorlopige oplevering, concreet betekent dit dat: Tijdens het verloop van project de medewerkers van de FOD Financiën geïntegreerd dienen te worden in het projectteam Na de voorlopige oplevering dienen diezelfde medewerkers voldoende kennis te bezitten, en voldoende op elkaar te kunnen steunen om taken in uitbating op zich te nemen. Van de inschrijver wordt verwacht dat hij in zijn offerte duidelijk beschrijft op welke manier hij dit wil bereiken: er wordt hier o.a. gedacht aan de samenwerkingsmethodes, het (eventuele) verband met de opleidingen, de taakverdeling, de opvolging en evaluatie van competenties, enz. Het aantal voltijds equivalenten van FOD Financiën voor java ontwikkeling voor voorliggende opdracht bedraagt 1 VTE voor de duur van de implementatiefase 2 (= 8 maanden), dit aantal is bindend en er kan hier in de offerte niet van afgeweken worden. Een VTE wordt gedefinieerd als 212 mandagen (van 7u36 minuten) per jaar. De inschrijver zal gebruik maken van de profielen hierna opgenomen. De inschrijver bezit volgende vrijheden, maar beargumenteert in zijn offerte zijn keuzes: Hij mag van een bepaald profiel nul, één of meerdere medewerkers vragen De werkbelasting mag variabel zijn, maar de inschrijver zorgt ervoor er nooit meer dan 1 FOD Fin co-sourcing medewerker tegelijkertijd worden ingezet. In zijn offerte geeft de inschrijver weer hoe de gevraagde medewerkers zich verdelen over het totaal aantal toegewezen VTE s en hoe hun takenpakket er uitziet. Hij beschrijft tevens wat de vereiste kennis is die deze personen moeten bezitten, wel wetend dat er geen kennisdomeinen mogen gevraagd worden die buiten de ICT standaarden liggen. III.15 Service level agreement (SLA) Vanaf de datum van de uitspraak van een voorlopige oplevering tot bij verstrijken van de periode voor maintenance, verbindt de leverancier zich ertoe het door de SLA s vastgestelde dienstverleningsniveau te respecteren voor de systemen. De FOD Financiën zal geen schikkingen treffen over eisen inzake dienstverlening. III.15.1 SLA-niveaus De FOD Financiën wenst drie SLA-niveaus te definiëren, aangepast aan deze verschillende fases/diensten: a) SLA s betreffende de inproductiestelling van de onderdelen b) SLA s betreffende de garantieperiode en maintenanceperiode c) SLA s betreffende de diensten die door het ter beschikking gestelde personeel worden verleend Blz. 82

83 III.15.2 SLA s voor de inproductiestelling Tijdens de inproductiestelling van de verschillende onderdelen zal de FOD deze SLA s valideren (deliverables en componenten) door ze te toetsen aan de doelstellingen die bij het begin van het project tijdens de analysefases werden gedefinieerd en geconsolideerd. De opdrachtnemer moet een validatiemethode voorstellen om die samenhang met de gedefinieerde doelstellingen te verzekeren, in termen van de functionaliteiten die beschikbaar moeten zijn, de prestaties die moeten worden geleverd, de gegevens die moeten worden behandeld, enz. en de resultaten die tijdens de roll-outfases worden bereikt. Belangrijke opmerking: Voor de inproductiestelling en de kwaliteit van de productie wordt een resultaatsverbintenis gevraagd onder de voorwaarden die beschreven zijn in het huidige bestek. Er moeten correctieve maatregelen worden voorgesteld in geval van discrepanties tussen de doelstellingen en de resultaten, met opnieuw een toepassing van de SLA die de opdrachtnemer voor dit soort situaties moet voorstellen. Deze sancties moeten complementair zijn met de sancties die voor de realisatiefasen van de modules zijn vastgelegd. Van belang is verder dat in deze SLA ook omschreven wordt hoe er omgegaan wordt met gestelde deadlines: met name aan overschrijdingen van deadlines voor het in productie stellen van de verschillende onderdelen wordt door de FOD Financiën veel belang gehecht. III.15.3 SLA s voor de garantie- en maintenanceperiode Vanaf de datum van in productiestelling tot het einde van de opdracht ziet de opdrachtnemer erop toe dat het dienstverleningsniveau zoals dat in de SLA s is gedefinieerd, wordt gerespecteerd. Deze SLA zal onder meer betrekking hebben op: de betrouwbaarheid of een weergave van de gemiddelde tijd tussen pannes; beschikbaarheid van het personeel van de opdrachtnemer; de prestaties (waaronder de maximum responssnelheid (in 90 % van de gevallen) voor raadpleging, updates) met een precieze beschrijving van de omgeving voor de prestatiemetingen; veiligheid en integriteit van de gegevens; maintenance en bijstand: maximale interventietermijn ingeval van panne, waarborg van de beschikbaarheid van de toepassing de maximale termijn voor herstelling en/of oplossing van het (de) proble(e)m(en) Het staat de inschrijver vrij deze lijst volgens eigen inzicht al dan niet uit te breiden. III.15.4 SLA voor de diensten De inschrijver wordt uitgenodigd om in zijn offerte de maatregelen te beschrijven die hij zal treffen om de kwaliteit en het dienstverleningsniveau te waarborgen, alsook de kwaliteit van de ontwikkeling, van de follow-up van de begeleiding van het project, van de follow-up en de naleving van de planningen, van de deliverables, enz. III.15.5 Periodes waarin de verschillende SLA s gelden Volgende periodes worden onderscheiden Inproductiestelling: vanaf de het eerste onderdeel tot het einde van de inproductiestelling van de laatste onderdeel. Blz. 83

84 Garantie en maintenance: vanaf de start van de eerste garantieperiode tot het einde van de opdracht Diensten: de totale duur van de opdracht. III.15.6 Sancties Als een bepaald element van de SLA niet wordt nageleefd, wordt dit met een boete bestraft. Het is geenszins de bedoeling van de FOD om de kosten door middel van boetes te drukken, maar om de opdrachtnemer aan te sporen alle afspraken te eerbiedigen zodat de gebruikers niet de dupe worden. De boetes voor het niet naleven van een element van de SLA moeten door de inschrijver worden voorgesteld, uitgedrukt in een percentage van het voorgestelde bedrag voor de tenuitvoerlegging van de verschillende onderdelen. Dit basisbedrag voor de berekening blijft gedurende de hele garantieperiode van toepassing. III.15.7 Te behandelen onderdelen van de SLA Opmerking: ALLE sla dienen verder verfijnd te worden tijdens de uitvoering van het project. Voor elk van de SLA s dient beschreven te worden: Objectief van de SLA Scope Startdatum en voorwaarden voor wijziging Rollen en verantwoordelijkheden o FOD Financiën o Leverancier Aangeboden diensten Procedure voor klachtenbehandeling o Van FOD Financiën naar leverancier o Van leverancier naar FOD Financiën Rapportering Overleg Contactinformatie SLA-normen en boetes (met inbegrip van meting, normering) Voor garantie en maintenance en beschikbaarheid en performantie dient verder uitgewerkt te worden: Processen en procedures o Incident management o Problem management o Change management o Configuration management III.15.8 Opmerkingen Waar toepasbaar worden de SLA s verplicht gemeten per periode van 3 maand. De FOD Financiën kan, indien gewenst, de metingen van de SLA laten controleren en uitvoeren, op eigen kosten, door een onafhankelijk studiebureau. Blz. 84

85 BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER Voorwerp van de inschrijving : Community Cloud Building Blocks Bestek : Community Cloud Building Blocks Identificatie van de inschrijver: Onderneming Firmanaam of benaming : Juridische vorm : Nationaliteit : Maatschappelijke zetel Straat : Nr : Bus : Plaats : Postcode : Land : Telefoonnummer : Faxnummer : BTW-nummer : Ondernemingsnummer : en voor dewelke DeHeer/Mevrouw (*) (naam) (functie) gedomicilieerd op het adres : (straat) (postcode en gemeente) Bij goedkeuring van deze offerte zal de borgstelling worden gevormd volgens de voorwaarden en termijnen, beschreven in dit bijzonder bestek. De betalingsinstelling van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen voldoen via storting of overschrijving Op het rekeningnummer : IBAN-code BIC-code (land) Voor de interpretatie van het contract wordt als taal het Nederlands/Frans (*) gekozen. Alle briefwisseling betreffende de gunning en de uitvoering van de opdracht dient naar het volgende adres te worden verzonden: Contactpersoon : Blz. 85

86 Telefoon : Fax : Postadres : Bij deze aanvaard ik/aanvaard ik niet (schrappen wat niet past) het gebruik van elektronische communicatiemiddelen ( ) voor de correspondentie met de aanbestedende overheid in het kader van onderhavige opdracht. Geldigheidsduur van de inschrijving Deze inschrijving blijft geldig tot:. (minimaal 240 dagen) Verbind ik mij om in overeenstemming met de bepalingen van onderhavig bestek, de prestaties/leveringen uit te voeren die gedetailleerd worden opgesomd in de prijstabellen die bij onderhavige inschrijving zijn gevoegd, en dit in overeenstemming met de tarieven die erin worden vermeld. Gedaan: te op De inschrijver of de gevolmachtigde: (naam) (functie) Blz. 86

87 Bijlage B : curriculum vitae NB : het gebruik van dit model is verplicht. De inschrijver moet bij het invullen van de CV s erop toezien dat de namen van de personen voluit worden geschreven en ook de behaalde diploma s en onderwijsinstellingen waar deze behaald werden, duidelijk moeten worden beschreven. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe deze gegevens met uiterste discretie te zullen behandelen en ze enkel te gebruiken voor het beoordelen van de offerte. De aanbestedende overheid houdt zich het recht voor om CV s, die niet op deze manier werden ingevuld als onvoldoende te beschouwen, en bijgevolg niet in rekening te nemen bij de evaluatie van de offerte. Indien de vermelde diploma s niet in overeenstemming zijn met de behaalde diploma s, houdt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte uit te sluiten. Naam Functie in onderhavig project Beschrijving van de relevantie van de voorgestelde persoon binnen deze opdracht: De inschrijver dient hierbij in zo gedetailleerd mogelijk aan te tonen dat het voorgestelde profiel zijn nut zal hebben bij deze opdracht. Opleidingen: Humaniora of gelijkwaardig: diploma behaald op (datum) Niet universitair hoger onderwijs (eventueel meerdere malen te herhalen): Titel Diploma behaald op (datum) Aan de instelling Universitair hoger onderwijs (eventueel meerdere malen te herhalen): Titel Diploma behaald op (datum) Aan de instelling Professionele ervaring: Bij de inschrijver: Huidige functie o Titel o Functieomschrijving o Sinds Voorgaande functie (eventueel meerdere malen te herhalen) o Titel o Functieomschrijving Van... tot... Betrokken bij volgende projecten, opgenomen in addendum «referentiemodel» (project en functie) Betrokken bij andere grote projecten (naam, klant en vervulde functie) Blz. 87

88 Bij maximaal 3 andere bedrijven: functie (maximaal 3x te herhalen) Van... tot... Technische vaardigheden: Hardware Software - Besturingssystemen - Databases - Programmeertalen - Kantoortoepassingen - Andere (specifiëren) Andere vaardigheden: Op het vlak van management Op het vlak van consultancy Andere (enkel indien relevant) Talenkennis: Frans begrijpend - actief - passief (schrappen wat niet past) commentaar Nederlands begrijpend - actief - passief (schrappen wat niet past) commentaar Engels begrijpend - actief - passief (schrappen wat niet past) commentaar Andere (enkel indien relevant) Blz. 88

89 Bijlage C : Referentiemodel 1. Naam van het project. 2. Naam van de 3. Bedrijfssector onderneming. 4. Naam van een 5. Contactgegevens contactpersoon. 6. Toepassingsgebied van 7. Beoogde doelstellingen de ontwikkeling of het project. 8. Aanvangsdatum (fase 9. Einddatum per fase) Budget (EUR) A. Hardware B. Software C. Services 11. Lijst en korte beschrijving van rol en aandeel van eventuele A.Naam onderneming(en) B. Aandeel in opdracht C. Vakkennis onderaannemers 12. Complexiteit << Aantal gebruikers, aantal IT-systemen zonder pc s (aantal mainframes, mini s en servers) / >> 13. Lijst en korte beschrijving van de bronsystemen 14. Lijst en korte beschrijving van de systemen voor de realisatie van het project. A. Hardware B. Software C.Ontwikkelingsomgeving A. Hardware 15. Projectbeheer Tool / methode B. Software C.Ontwikkelingsomgeving. 16. Lijst van aan project toegewezen profielen; (TOTAAL) aantal personen en mandagen voor integrale project Profiel 1 Profiel 4 Profiel 2 Profiel 5 Profiel 3 Profiel Blz. 89

90 Bijlage D : Vraag en antwoord formulier Opmerking: Indien de vraag niet aan een paragraaf kan gekoppeld worden, wordt in de eerste kolom algemeen vermeld. paragraaf paginanr. taal Vraag Blz. 90

91 BIJLAGE E : INVENTARIS COMMUNITY CLOUD BUILDING BLOCKS De voorstelling van de in de offerte vermelde prijzen moet op straffe van nietigverklaring worden ingedeeld volgens de onderstaande tabellen. Met prijzen die op een andere plaats worden vermeld, wordt geen rekening gehouden. In geval van afwijkingen tussen onderhavige inventaris en een gedetailleerde inventaris van de inschrijver, zullen uitsluitend de prijzen van de inventaris, die in bijlage van dit bijzonder bestek worden voorzien, in aanmerking worden genomen. 1. Prijs van de geleverde tools in het kader van het project (zie III.10) Inventaris Aantal Eenheidsprijs (excl BTW) Server licenties voor PRODUCTIE en DR 2 Server licenties voor DEVELOPPEMENT / TEST 1 Gebruikerslicenties voor named users PRODUCTIE en DR 5 Gebruikerslicenties voor named users DEV / TEST 5 Gebruikerslicenties voor concurrent/floating users PROD en DR 50 Gebruikerslicenties voor concurrent/floating users DEV / TEST 50 Licenties voor connectors/adaptors voor PRODUCTIE en DR (*) Licenties voor connectors/adaptors voor DEV / TEST (*) Licenties voor target nodes 150 Abonnement op bibliotheek met standaard workflows (prijs per jaar) Totaal (excl. btw) 4 jaar Totale prijs (excl BTW) BTW tarief Totale prijs (incl BTW) (*) De details van de prijzen van de aangeboden connectoren dienen toegevoegd te worden in bijlage van de prijstabel. Men voorziet de connectoren noodzakelijk voor de implementatie fase 2. Deze worden aangeduid in tabel (zie III.6.1). Blz. 91

92 2. Prijs voor de aankoop van bijkomende licenties (zie III.10) Omgeving Beschrijving Prijs (BTW excl) BTW tarief Prijs (BTW incl) DEV PRODUCTIE en DR Licentie voor een bijkomende server Licentie voor een Named user Licentie voor een concurrent/floating user Licentie voor een connector/adaptor (prijs te specificeren per connector/adapter) (*) Licentie voor een bijkomende target node Licentie voor een bijkomende server Licentie voor een Named user Licentie voor een concurrent/floating user Licentie voor een connector/adaptor (prijs te specificeren per connector/adapter) (*) Licentie voor een bijkomende target node (*) De details van de prijzen van de aangeboden connectoren dienen toegevoegd te worden in bijlage van de prijstabel. 3. Prijs voor de jaarlijkse onderhoud op de licenties Omgeving Beschrijving Prijs (BTW excl) BTW tarief Prijs (BTW incl) DEV PRODUCTIE en DR Jaarlijks onderhoud voor een serverlicentie Jaarlijks onderhoud voor een Named user Jaarlijks onderhoud voor een concurrent/floating user Jaarlijks onderhoud voor de connectors/adapters (jaarlijkse prijs te specificeren per connector) (*) Jaarlijks onderhoud voor een target node Jaarlijks onderhoud voor een serverlicentie Jaarlijks onderhoud voor een Named user Blz. 92

93 Jaarlijks onderhoud voor een concurrent/floating user Jaarlijks onderhoud voor de connectors/adapters (jaarlijkse prijs te specificeren per connector) (*) Jaarlijks onderhoud voor een target node (*) De details van de prijzen van de aangeboden connectoren dienen toegevoegd te worden in bijlage van de prijstabel. 4. Prijs voor de diensten Omgeving Beschrijving Geschat aantal mandagen (*) Prijs (BTW excl) per mandag BTW tarief Prijs (BTW incl) per mandag 1 Diensten voor kennismaking en analyse-activiteiten III Diensten voor installatie en configuratie van de tools III Diensten voor ingebruikstelling en testen (met inbegrip van highavailability en disaster recovery testen) III Diensten voor configuratiedossier en documentatie III.9 5 Diensten voor implementatie workflows III.8 6 Diensten voor integratie met HP ucmdb (**) III Diensten voor integratie met Service Management (**) III Diensten voor operationele uitbating (maximaal 90 mandagen/jaar) eenheidsprijs per dag te vermelden III Bijstand buiten de normale kantooruren tijdens de operationele uitbating III.13.3 eenheidsprijs per dag te vermelden 10 Diensten voor java-ontwikkeling voor de integratie met de user portal (240 mandagen) III.7 Eenheidsprijs per dag te vermelden (*) 1 mandag is gelijk aan 8 uren (**) Niet van toepassing indien connector/adapter voorzien Blz. 93

94 5. Prijs voor de opleidingen (zie III.12.1) Beschrijving Aantal sessies Prijs (BTW excl) (per sessie) Totale prijs (excl BTW) BTW tarief Totale Prijs (BTW incl) 1 Opleiding (per sessie) voor de systeembeheerders van de IT Process Automation tool 2 2 Opleiding (per sessie) voor de systeembeheerders van de technische systemen 2 3 Opleiding (per sessie) voor de ontwikkelaars van de ICT Service Portal 2 4 Opleiding (per sessie) voor de medewerkers van Servicedesk en het Operations Center 4 De inschrijver vermeldt het toepasselijke btw-tarief. Opgemaakt op: Datum: Naam: Blz. 94

95 BIJLAGE F : BIJLAGEN 1.1 Service Management Application Architecture De samenhang van tools, processen, werkgroepen in het algemeen model voor de ITIL implementatie bij de ICT organisatie van FOD Financiën wordt weergegeven door het volgende schema : Gebruiker stelt incident vast vraagt wijziging ALARMS Netwerk Hardware Software Applicaties - real time - end-to-end integr Compuware agentless ITIL cyclus detectie diagnose verwerking DETECTIE DIAGNOSE OPLOSSINGEN klachten (incidents & problems) Tel, Mail Web HP-NNM HP-OVOw BAC/BPM Service desk agent Operator Operator AlarmPoint HP Openview servicedesk CMDB discovery CSSC NETWORK STORAGE Enz ucmdb firma firma firma firma firma management tools Batch (+backup) VTOM Operator WIJZIGINGEN (change & release) Blz. 95

96 1.2 Integraties met Service Management Application Architecture Gegevensflows en integraties met (u)cmdb, NNM, OVOW en SD/SM Integraties: - FSC Serverview - DELL OpenManage - HP SIM - VMWare ESX - EMC Controlcenter - EMC Networker - Centricstor - Nagios - CPMS8 (GCOS8) IAM integratie - persons - FODFIN organizations - access control portal Supplier integration: - Econocom (MyPC) - BULL (TMA) - BladeFrame PanOS - SCOM (AD, SQLserver) - Filenet - IBM Domino via SNMP of via agent Monitor info: - NNM(i) - BPM - OVOw - VTOM Inventaris informatie (complementair aan auto-discovery) Project management Starteam Blz. 96

97 1.3 ICT Service Portal Request Center 1.4 ICT Service Portal Overzicht aanvragen voor service MSSQL Blz. 97

98 1.5 ICT Service Portal - Formulier Aanvraag voor een nieuwe database Blz. 98