Energiezorg in relatie tot uw zorgsysteem

Transcriptie

1 Energiezorg in relatie tot uw zorgsysteem Linkinglists tussen de Referentie Energiezorg en ISO 9001, 2000 Versie december 2002 Zowel voor de industrie als voor profit- en non-profitorganisaties

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 Energiezorg invoeren 3 De Referentie Energiezorg en het ISO 9001, 2000-systeem 4 Linkinglist voor het ISO 9001, 2000-systeem 6 Colofon Energiezorg in relatie tot uw zorgsysteem is een uitgave van Novem en hoort bij de Referentie Energiezorg met Leidraad en de Checklist Energiezorg. De linkinglist in deze brochure is in opdracht van Novem opgesteld door LLOYD S REGISTER MANAGEMENT SERVICES, Rotterdam. Eindredactie: Videm Communicatie, Utrecht Ontwerp en drukwerk: Drost, creatief in communicatie, De Meern 2

3 Energiezorg invoeren Als u energiezorg integreert in de dagelijkse praktijk van uw organisatie, beschikt u over een instrument voor voortdurende verbetering van de energie-efficiency. De integratie van dit instrument in de dagelijkse praktijk verloopt het best als u daarbij uitgaat van de Referentie Energiezorg met Leidraad en de Checklist Energiezorg. Dit energiezorgsysteem is de invulling van het aspect energie in het ISO milieuzorgsysteem. Voor bedrijven en organisaties die meedoen aan de tweede ronde meerjarenafspraken (MJA s) is ingebruikname van een dergelijk energiezorgsysteem verplicht. Na twee jaar moeten zij bovendien aan enkele minimale eisen voldoen. Andere zorgsystemen Bij instellingen en bedrijven zijn diverse zorgsystemen in gebruik. Het is zinvol om energiezorg - waar mogelijk - in een dergelijk bestaand systeem op te nemen. Meerdere zorgsystemen naast elkaar in stand houden is minder efficiënt dan de systemen integreren tot één systeem. Novem heeft daarom voor haar Referentie Energiezorg de link laten uitwerken naar drie van de meest vóórkomende systemen: milieuzorg volgens ISO 14001, het kwaliteitszorgsysteem ISO 9001, 2000 en het voedselveiligheidssysteem HACCP (Hazard Analysis Critical Control Points). Hieruit zijn drie tabellen voortgekomen, die aangeven welke verbanden er zijn tussen elk van deze zorgsystemen en de Referentie Energiezorg en hoe u energiezorg kunt integreren in elk van deze systemen. Deze tabellen worden aangeduid als linkinglists en u kunt ze gebruiken als hulpmiddel bij het integreren van energiezorg in uw eigen zorgsysteem. Gebruik van linkinglists Kies de linkinglist van de norm waarin u energiezorg wilt integreren. Indien u reeds een zorgsysteem heeft geïntegreerd, kies dan de linkinglist van de norm die als basis is gebruikt voor dat zorg- of managementsysteem. In veel gevallen zal dit de ISO of de ISO 9001, 2000 zijn, maar het is ook mogelijk vanuit HACCP te werken. U vindt een van de drie bijbehorende linkinglists in de volgende hoofdstukken. Hanteer voor eventuele onderdelen die niet zijn ingevuld door uw basisnorm steeds de Referentie Energiezorg met Leidraad. Als u nog geen zorg- of managementsysteem heeft, kunt u het best rechtstreeks volgens de Referentie Energiezorg werken. EEI in % geen energiezorg = verlies energiezorg = winst Jaren 3

4 De Referentie Energiezorg en het ISO 9001, 2000-systeem In dit hoofdstuk vindt u de linking list tussen de Referentie en het ISO 9001, 2000-kwaliteitssysteem. De linking list geeft aan welke verbanden er zijn tussen de Referentie Energiezorg en het ISO 9001, 2000-systeem en dient als hulpmiddel bij het inpassen van energiezorg in het ISO 9001, 2000-systeem. Voor de tweede-generatie-mja-bedrijven geldt nadrukkelijk dat hun energiezorgsysteem moet voldoen aan de Referentie Energiezorg van Novem. De basisdocumenten voor de invoering van energiezorg blijven daarom te allen tijde de Referentie Energiezorg met Leidraad en de Checklist Energiezorg. Houdt deze documenten (op papier of elektronisch) tijdens het gebruik van deze linking list daarom steeds bij de hand! U kunt ze bestellen bij het publicatiecentrum van Novem ( publicatiecentrum@novem.nl, tel. (046) ). U kunt ze ook als PDF downloaden van de Novem-internetsite Indeling van de tabel In de eerste kolom van de lijst ( Referentie Energiezorg ) vindt u steeds de letterlijke tekst van de Referentie Energiezorg weergegeven, die de basis moet vormen van uw energiezorgsysteem. Er is een onderscheid gemaakt tussen voor het systeem noodzakelijke ( verplichte ) onderdelen en voor het systeem wenselijke ( vrijwillige ) onderdelen. De wenselijke elementen zijn facultatief en hier cursief weergegeven. Kolom twee ( Overeenkomstige paragraaf ISO 9001, 2000 ) geeft aan welke paragraaf van ISO 9001, 2000 een vergelijkbare eis behandelt of het beste bij de Referentie aansluit. Tussen haakjes vindt u steeds een verwijzing naar het resultaat dat u krijgt als u voldoet aan deze ISO 9001, 2000-paragraaf. Kolom drie ( Minimale eisen na twee jaar (Checklist Energiezorg) ) beschrijft de minimale eisen (niveau C) waaraan uw organisatie volgens de meerjarenafspraken uiterlijk twee jaar na toetreding moet voldoen. De lijst vermeldt letterlijk de vragen in de Checklist waarvoor op dat tijdstip minstens één punt moet worden gescoord. Voldoen aan deze minimale eisen is overigens niet genoeg om 4

5 van een volledig operationeel energiezorgsysteem te kunnen spreken en profiteren! Een goed energiezorgsysteem scoort punten bij elk onderdeel van de Checklist. De minimale eisen van niveau C zijn slechts vastgelegd als een meetbare tussenstap richting een goed (compleet) energiezorgsysteem. Voor meer informatie verwijzen wij naar de Checklist. In de vierde en laatste kolom ( Aanpassingsadvies ISO 9001, 2000 ) staat een advies hoe u uw ISO 9001, 2000-zorgsysteem kunt aanpassen zodat het voldoet aan de Referentie Energiezorg. Let wel: Indien u zich beperkt tot de verplichte elementen, heeft u daarmee nog geen volledig energiezorgsysteem ingevoerd. U voldoet dan slechts aan de minimale eisen die gelden twee jaar na toetreding tot de MJA2! Voor een volledig en goed werkend energiezorgsysteem moet u alle onderdelen van de Referentie Energiezorg doorvoeren. Gebruik van de linkinglist: - Loop de tabel punt voor punt door. - In de eerste kolom vindt u wat de Referentie Energiezorg van u vraagt. Raadpleeg zo nodig de Referentie Energiezorg met Leidraad voor verduidelijking. - Lees de tweede kolom en zoek het daar genoemde betrokken document in uw eigen managementsysteem erbij. - Lees de derde kolom met de minimale eisen voor energiezorg na twee jaar. Treft u hier geen beschrijving aan, dan is dat element voor het energiezorgsysteem niet verplicht. - Wijzig uw systeem volgens de aanwijzingen in de vierde kolom en integreer deze aanpassing in uw bedrijfsvoering. Het is sterk aan te bevelen niet alleen de aanwijzingen voor de verplichte elementen door te voeren, maar ook de niet-verplichte. 5

6 6 Linking list voor het ISO 9001, 2000-systeem Referentie Energiezorg Overeenkomstige paragraaf ISO 9001, 2000 Minimale eisen na twee jaar (Checklist Energiezorg) Aanpassingsadvies ISO 9001, Energiebeleid 1.1 Energiebeleidsverklaring De organisatie heeft energie expliciet genoemd als belangrijk onderdeel van het (milieu)beleid. Het energiebeleid past bij de milieueffecten van het bedrijf. 5.1 Betrokkenheid directie 5.3 Kwaliteitsbeleid (beleidsverklaring) Heeft de onderneming energiebeleid dat wordt onderschreven door het hoogste leidinggevende niveau? Het energiebeleid kan opgenomen worden in de beleidsverklaring of - indien aanwezig - in het arbo- of milieubeleid De organisatie heeft expliciet vastgelegd dat wet- en regelgeving, een eventuele MJA of de energieaspecten van een milieuconvenant zullen worden nagekomen. geen referentie (beleidsverklaring) Wordt in dit beleid verklaard dat de onderneming/organisatie voldoet aan de relevante wetten, regels en andere onderschreven eisen? Leg in de beleidsverklaring vast dat weten regelgeving, een eventuele MJA of de energieaspecten van een milieuconvenant zullen worden nagekomen De organisatie heeft haar commitment tot continue verbetering van de energieefficiency en preventie van onnodig energiegebruik vastgelegd. 5.3 Kwaliteitsbeleid (beleidsverklaring) Wordt in dit beleid verklaard dat de onderneming/organisatie continue verbetering en preventie van onnodig energiegebruik nastreeft? Zorg ervoor dat commitment tot continue verbetering van de energie-efficiency en preventie van onnodig energiegebruik in het energiebeleid worden vastgelegd Het energiebeleid is bekend gemaakt bij alle medewerkers. 5.3.d Kwaliteitsbeleid Communiceer over het energiebeleid op vergelijkbare wijze als over het kwaliteitsbeleid Het energiebeleid is beschikbaar voor het publiek. geen referentie Indien niet gewenst is dat het gehele beleid beschikbaar is voor het publiek, zorg er dan voor dat het energiebeleid als apart onderdeel kan worden gepubliceerd. 2 Planning 2.1 Energieaspecten Een energieaspect is een aspect dat betrekking heeft op een element van een activiteit, product of dienst van een organisatie dat een voor- of nadelig effect kan hebben op het energieverbruik.

7 2.1.1 De belangrijkste energieaspecten van de organisatie zijn geïnventariseerd en worden regelmatig geactualiseerd a+b Algemene eisen 7.1 Planning van het realiseren van het product (inleiding) Planning van ontwerp en ontwikkeling Heeft de onderneming de belangrijke energieaspecten van de bedrijfsprocessen geïdentificeerd? Wordt het overzicht van energieaspecten regelmatig geactualiseerd? Zijn in deze identificatie betrokken: Alle bedrijfsprocessen? Een energieconsumptieanalyse? De relatie meter/energieverbruikers/ processen? Alle belangrijke energiedragers? Beschrijf hoe identificatie van processen en energieaspecten plaatsvindt. Breid de doorlichting van producten en diensten, inclusief ontwerp en ontwikkeling, uit met doorlichting op energieaspecten Er is een duidelijke relatie tussen de geïnventariseerde energieaspecten en de energiedoelstellingen Kwaliteitsdoelstellingen Zorg dat informatie over reductie van energieverbruik wordt bijgehouden in lijn met de eisen uit de Checklist Energiezorg. 2.2 Wettelijke en andere eisen Relevante wettelijke en overige eisen die betrekking hebben op de processen, producten en diensten van de organisatie zijn geïdentificeerd (o.a. Wm en MJA/milieuconvenanten). 7.2 Contracteisen 7.5 Producteisen Input voor ontwerp en ontwikkeling Heeft de onderneming gedocumenteerd aan welke wettelijke en andere eisen (MJA) ze moet voldoen? De methodiek ten aanzien van het identificeren van klanteisen is vergelijkbaar met die voor identificatie van wettelijke en overige eisen. In praktijk is het echter beter hiervoor een aparte methodiek vast te stellen (zie Leidraad Energiezorg). 2.3 Doel- en taakstellingen De organisatie heeft energiedoelstellingen geformuleerd voor de middellange termijn (bijv. 4 jaar of de duur van een vergunning of MJA) en energietaakstellingen voor de korte termijn (kleiner of gelijk aan 1 jaar) Kwaliteitsdoelstellingen (doelstellingen) Stelt de organisatie een EBP (EnergieBesparingsPlan) op, in het kader van afgesloten convenanten? Het beleid zoals opgenomen in de beleidsverklaring (MJA s etc.) dient te worden vertaald naar meetbare doelstellingen die zijn gekoppeld aan relevante functies en niveaus binnen de organisatie. 7

8 8 Vervolg Linking list voor het ISO 9001, 2000-systeem Referentie Energiezorg Overeenkomstige paragraaf ISO 9001, 2000 Minimale eisen na twee jaar (Checklist Energiezorg) Aanpassingsadvies ISO 9001, De organisatie heeft bij het vaststellen van de doelstellingen rekening gehouden met: wettelijke en overige regelgeving; Significante energieaspecten; stand der techniek; financiële, zakelijke en operationele vereisten; visie van belanghebbende derden b Output van de beoordeling (doelstellingen) Worden bij het vaststellen en beoordelen van de doelstellingen de volgende zaken in acht genomen: De wettelijke eisen? De belangrijkste energieaspecten? De stand der techniek (volgens b.v. Novem)? De financiële, operationele en zakelijke behoeften? Wensen van belanghebbende derden (externe partijen)? De hiernaast genoemde punten moeten - als dat relevant is - worden opgenomen in de doelstellingen. Dit moet via registratie aantoonbaar zijn De doelstellingen van de organisatie zijn in overeenstemming met het geformuleerde energiebeleid (o.a. continue verbetering) Kwaliteitsdoelstellingen (doelstellingen) Zijn de doel- en taakstellingen in overeenstemming met energiebeleid, inclusief de preventie van onnodig energieverbruik? Zorg dat er een aantoonbare relatie is tussen doelstellingen en beleid. 2.4 Energiezorgprogramma De verantwoordelijkheden inzake het bereiken van de energiedoelstellingen en energietaakstellingen zijn vastgelegd Kwaliteitsdoelstellingen a Planning van het kwaliteitsmanagementsysteem (vastgelegde verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van het bereiken van de doelstellingen) Zijn er programma s om de doelen te bereiken en omvatten deze: De verantwoordelijkheden voor het bereiken van de energiedoel- en taakstellingen? Werk de energiedoelstellingen uit, bijvoorbeeld in een projectplan met daarin aangegeven wie wat doet en wanneer elke taak gereed moet zijn. Leg daarin ook vast welke middelen daarvoor moeten worden ingezet De organisatie beschikt over een overzicht van activiteiten uitgezet in de tijd om de energiedoelstellingen en energietaakstellingen te verwezenlijken De planning van het kwaliteitsmanagementsysteem wordt uitgevoerd om te voldoen aan de algemene eisen die gesteld worden aan het managementsysteem als ook aan de kwaliteitsdoelstellingen. (projectplan) Zijn er programma s om de doelen te bereiken en omvatten deze ook: Het tijdspad waarbinnen een en ander gerealiseerd moet worden? Werk de energiedoelstellingen uit, bijvoorbeeld in een projectplan met daarin aangegeven wie wat doet en wanneer elke taak gereed moet zijn. Leg daarin ook vast welke middelen daarvoor moeten worden ingezet Energieaspecten worden bij belangrijke beslissingen zoals investeringen en productontwikkeling meegenomen Input voor ontwerp en ontwikkeling 5.4.2b Planning van het kwaliteitsmanagementsysteem Wordt het programma waar nodig aangepast, zodat bij een nieuwe beslissing m.b.t. nieuwe of aangepaste ontwikkelingen, activiteiten, producten of diensten wordt voldaan aan het energiezorgsysteem? Zorg dat is vastgelegd dat energieaspecten worden meegenomen in investeringsplannen.

9 2.4.4 De voortgang van activiteiten wordt bewaakt Planning van het kwaliteitsmanagementsysteem 8.1 Algemeen Wordt de voortgang van de activiteiten aantoonbaar bewaakt? Bewaak de voortgang van het activiteitenplan middels bijvoorbeeld opvolging in vergaderingen, actielijsten, werkgroepen etc. Hierover dienen afspraken te worden gemaakt Bewaking en meting van processen 3 Implementatie en uitvoering 3.1 Structuur en verantwoordelijkheid Op verschillende niveaus in de organisatie zijn de taken en verantwoordelijkheden zodanig vastgelegd dat de doel- en taakstellingen op het terrein van energie kunnen worden gerealiseerd. Een directievertegenwoordiger is aangewezen als eindverantwoordelijke Verantwoordelijkheid en bevoegdheid Directievertegenwoordiger (vastgelegde verantwoordelijkheden en bevoegdheden) Zijn taakverdeling, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB) op verschillende niveaus gedefinieerd en vastgelegd? Is er een directievertegenwoordiger benoemd? Wordt regelmatig aan het management gerapporteerd over de voortgang en de presentaties van het (energiezorg)systeem? Leg de verantwoordelijkheden en bevoegdheden vast conform de structuur van het bestaande kwaliteitszorgsysteem. Voeg de verantwoordelijkheden ten aanzien van energie toe aan de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de directievertegenwoordiger. Het is ook mogelijk voor het gebied van energie een andere directievertegenwoordiger aan te wijzen dan voor kwaliteit Er zijn voldoende middelen beschikbaar gesteld voor invoering en onderhoud van het energiezorgsysteem (zoals competent personeel, technische en financiële middelen) Middelen Worden afdoende middelen ter beschikking gesteld, zoals specifieke opleidingen, financiële middelen en investeringen in technologie? Zorg ervoor dat de hiernaast genoemde middelen voldoende ter beschikking van energiezorg staan. 3.2 Opleiding en bewustwording De opleidingsbehoefte is geïnventariseerd van de werknemers waarvan de werkzaamheden een belangrijk effect op het energieverbruik kunnen hebben Bekwaamheid, bewustzijn en training Heeft de onderneming opleidings-, scholingsen/of voorlichtingsbehoeften bepaald? Zijn hierbij in het bijzonder die functionarissen meegenomen waarvan de werkzaamheden een effect kunnen hebben op het energieverbruik? Leg de opleidingsbehoeften vast voor personeelsleden die het energieverbruik kunnen beïnvloeden. 9

10 10 Vervolg Linking list voor het ISO 9001, 2000-systeem Referentie Energiezorg Overeenkomstige paragraaf ISO 9001, 2000 Minimale eisen na twee jaar (Checklist Energiezorg) Aanpassingsadvies ISO 9001, Er is een overzicht van de relevante kennis en ervaring van individuele werknemers Bekwaamheid, bewustzijn en training Zorg ervoor dat aan het bestaande overzicht van bekwaamheid, bewustzijn en training een overzicht van relevante kennis en ervaring op het gebied van energie wordt toegevoegd Er wordt regelmatig aandacht besteed aan de bewustwording van de werknemers Bekwaamheid, bewustzijn en training Neem ook energieaspecten op bij bijvoorbeeld inwerkprogramma's, functioneringsgesprekken en interne communicatie. 3.3 Communicatie Intern wordt regelmatig over de voortgang van het energiezorg-programma gecommuniceerd Interne communicatie (gedocumenteerde overlegstructuur) Is vastgelegd en wordt bijgehouden hoe de interne communicatie plaatsvindt binnen de verschillende niveaus en functies? Documenteer in welk overleg energiezorg aan de orde dient te komen Extern wordt, indien gewenst of verplicht, regelmatig over de voortgang van het energiebeleid en/of het energiezorgprogramma gecommuniceerd Communicatie met de klant Beoordeel of voortgang van energiebeleid via deze processen kan verlopen. 3.4 Documentatie energiezorgsysteem De elementen van het energiezorgsysteem zijn beschreven evenals de relatie met andere documentatie Eisen aan de documentatie van het kwaliteitsmanagementsysteem Kwaliteitshandboek Liggen de belangrijkste elementen van het energiezorgsysteem schriftelijk of elektronisch vast? (Te weten de energiebeleidsverklaring, het overzicht energieaspecten, het overzicht wettelijke en andere eisen, het energieprogramma, het documentbeheer, het meet- en registratieprogramma, de energieregistraties, de rapportages energiezorgaudits en de directiebeoordeling). Neem de hiernaast genoemde elementen van het energiezorgsysteem op in het kwaliteitsmanagementsysteem. 3.5 Documentenbeheer De gebruikte wijze van documentenbeheer ligt procedureel vast Beheersing documentatie (procedure documentbeheer) Is er een procedure voor de beheersing van documenten? De procedure documentbeheer kan tevens gebruikt worden voor het beheer van de energiezorgdocumenten.

11 3.5.2 Alle aan het zorgsysteem verbonden documenten worden ordelijk en toegankelijk bewaard Beheersing documentatie (procedure documentbeheer) Gebruik de bestaande procedure documentbeheer Alle aan het zorgsysteem verbonden documenten worden periodiek beoordeeld, eventueel herzien en goedgekeurd door bevoegde medewerkers Beheersing documentatie (procedure documentbeheer) Heeft deze procedure ook betrekking op periodieke beoordeling, wijziging en goedkeuring, of bevat een andere procedure dit? Gebruik de bestaande procedure documentbeheer. 3.6 Beheersing van de werkzaamheden Er bestaat aantoonbaar inzicht in het energieverbruik van de belangrijkste energieverbruikers alsmede de mechanismen, organisatie, gedrag en/of techniek met welke zij worden beheerst Planning realisatieprocessen Bestaat er aantoonbaar inzicht in de uitvoering van activiteiten die samenhangen met de belangrijkste energieverbruikers (energieaspecten), alsmede de mechanismen (organisatie, gedrag en/of techniek) met welke ze worden beheerst? Activiteiten die een relatie hebben met energieverbruik moeten planmatig worden uitgevoerd. Van het energieverbruik dienen registraties te worden bijgehouden Significante energieaspecten van ingekochte diensten en goederen worden beoordeeld Inkoop Is aantoonbaar dat energieaspecten van ingekochte diensten en goederen worden beheerst? Neem de eisen ten aanzien van energieaspecten op als inkoopspecificaties en neem deze eisen mee in de beoordeling Derden worden geïnstrueerd en voorgelicht (o.a. toeleveranciers en aannemers) Inkoop 4.1 Algemene eisen (opmerking) Zorg dat waar dat relevant is, derden worden geïnstrueerd over energieaspecten. 4 Controle en corrigerende maatregelen 4.1 Controle en meting Het energiegebruik van relevante bedrijfsactiviteiten wordt regelmatig gemeten, geregistreerd, geanalyseerd en gerapporteerd Monitoring en meten van producten Wordt het energieverbruik van relevante bedrijfsactiviteiten regelmatig gemeten, geregistreerd, geanalyseerd en gerapporteerd? Worden metingen en registraties vergeleken met en getoetst aan branche/proceskengetallen en/of ratio s (benchmarking)? Verklaar de bestaande werkwijze rond monitoring van toepassing op energiegebruik. Zorg dat getallen worden gerelateerd aan branchegegevens of andere informatie. 11

12 12 Vervolg Linking list voor het ISO 9001, 2000-systeem Referentie Energiezorg Overeenkomstige paragraaf ISO 9001, 2000 Minimale eisen na twee jaar (Checklist Energiezorg) Aanpassingsadvies ISO 9001, De organisatie beschikt over een voortgangsrapportage en evaluatie met betrekking tot de energiedoel- en taakstellingen Planning van het kwaliteitsmanagementsysteem 8.1 Algemeen Bewaking en meting van processen Worden de resultaten van de metingen minimaal eens per jaar geëvalueerd om de performance te beoordelen in relatie tot de beheersingsmechanismen en de energiedoel- en -taakstellingen? De voortgang van het activiteitenplan dient te worden bewaakt middels bijvoorbeeld opvolging in vergaderingen, actielijsten, werkgroepen etc. Hierover dienen afspraken te worden gemaakt Periodiek wordt geëvalueerd of eisen met betrekking tot energie in wettelijke en overige regelgeving worden nageleefd Bewaking en meting van producten 5.6 Directiebeoordeling Wordt minimaal één keer per jaar geëvalueerd of wettelijke en andere eisen (MJA) met betrekking tot energie worden nageleefd? Leg het uitvoeren van een evaluatie van de naleving van wet- en regelgeving vast in de directiebeoordeling Meet- en registratieapparatuur worden regelmatig onderhouden en gekalibreerd. 7.6 Beheersing van bewakings- en meetapparatuur. Neem energiemeters op in het onderhoudsplan en bij de kalibratie. 4.2 Afwijkingen corrigerende en preventieve maatregelen De verantwoordelijkheid voor het onderzoeken en behandelen van afwijkingen en het nemen van maatregelen om afwijkingen in het gebruik van energie te corrigeren en te voorkomen is vastgelegd. 8.3 Beheersingen van afwijkingen Corrigerende maatregelen Preventieve maatregelen (procedure preventieve en corrigerende maatregelen) Zijn de verantwoordelijkheden en bevoegdheden aantoonbaar geregeld voor het behandelen en beoordelen van afwijkingen en het nemen van correctieve en preventieve maatregelen? Wordt bij afwijkingen: De oorzaak onderzocht en correctieve actie ondernomen? Hanteer de bestaande werkwijze ook bij behandeling van afwijkingen met betrekking tot energiegebruik De uitvoering, juistheid en effectiviteit van de getroffen maatregelen wordt regelmatig gecontroleerd. 8.3 Beheersingen van afwijkingen Corrigerende maatregelen Preventieve maatregelen Wordt bij afwijkingen: Beoordeeld of passende corrigerende en/of preventieve maatregelen zijn ingevoerd om herhaling te voorkomen? Controleer of corrigerende en preventieve maatregelen met betrekking tot energie zijn opgenomen in de procedure. (procedure preventieve en corrigerende maatregelen) 4.3 Registraties

13 4.3.1 Registraties van het energiezorgsysteem worden geïdentificeerd, vastgelegd, opgeslagen en indien nodig verwijderd uit een (energie)register Kwaliteitsregistraties (gedocumenteerde procedure voor de beheersing van kwaliteitsregistraties) Heeft de organisatie aantoonbaar de identificatie, het onderhoud en de verwijdering van relevante registraties van het energiezorgsysteem geregeld? Zijn de betreffende bewaartermijnen bepaald? Neem de registraties van het energiezorgsysteem op in de bestaande werkwijze De registraties zijn leesbaar, identificeer- en herleidbaar tot de betrokken activiteit, product of dienst Kwaliteitsregistraties (gedocumenteerde procedure voor de beheersing van kwaliteitsregistraties) Zijn de registraties herleidbaar, leesbaar en identificeerbaar in relatie tot object, activiteit, product of dienst? Zie procedure beheer van kwaliteitsregistraties. 4.4 Energiezorgaudits Er worden regelmatig, maar minimaal eens per jaar, interne audits uitgevoerd met betrekking tot het aspect energie zoals verwoord in deze specificatie, (kan onderdeel zijn van andere zorgsystemen) om de werking van het systeem te controleren Interne audits (procedure voor interne audits) Vindt minimaal één keer per jaar een interne audit op het gebied van energiezorg plaats? Wordt hierin aandacht besteed aan: Doeltreffende uitvoering van het energiezorgsysteem (programma, procedures en instructies)? Het volgen van vastgestelde werkwijzen en verantwoordelijkheden in verband met energieaspecten voor de beheersing van de werkzaamheden en de werking van registratie- en beoordelingsmechanismen? Informatievoorziening over audits aan het management? De vraag of de activiteiten op het gebied van beheersing van energieverbruik voldoen aan het energiezorgprogramma van de onderneming? Neem de energieaspecten op als onderdeel van de interne (kwaliteits)audits en zorg dat deze audits minimaal één keer per jaar plaatsvinden De resultaten van de audit worden gerapporteerd aan het management Interne audits (auditrapport) Rapporteer over het functioneren van het energiezorgsysteem. 5 Betrokkenheid directie 5.1 Evaluatie Het energiezorgsysteem of het energieaspect binnen een ander zorgsysteem wordt periodiek, maar minimaal jaarlijks, beoordeeld door de directie op toepasselijkheid, adequaatheid en effectiviteit Managementreview Inputeisen voor de managementreviews Wordt minimaal eens per jaar het energiezorgsysteem beoordeeld door het management? Wordt hierin aandacht besteed aan de doeltreffendheid van het systeem en het beleid? Neem het energiezorgsysteem op als onderwerp voor de managementreview. Wordt er voldoende informatie verzameld om het energiezorgsysteem te kunnen beoordelen?

14 Meer weten over energiezorg? Deze brochure maakt onderdeel uit van een serie brochures over energiezorg: 1. Referentie Energiezorg (met Leidraad) 2. Checklist Energiezorg 3. Energiezorg in relatie tot uw energiezorgsysteem (Linkinglists) 4. Energiezorg: de weg naar continue verbetering van de energie-efficiency 5. Energiezorg: blijvende winst! De brochures zijn te bestellen bij het Novempublicatiecentrum, tel. (046) of MJA2 en energiezorg U kunt ze ook downloaden van de Novem-internetsite: Meer informatie over energiezorg en de verschillende instrumenten is te verkrijgen bij Novem, tel. (030) (MJA helpdesk), of op internet: Hier vindt u ook een instrumentendatabase. Ministerie van Economische Zaken Energiezorg is een garantie voor een blijvende verlaging van het energiegebruik, en daarmee voor een beperking van de CO 2 -uitstoot. Een beperking die noodzakelijk is voor het behalen van de klimaatdoelstellingen. De geschiedenis leert dat zonder structurele aandacht voor energiegebruik, de effecten van besparingsmaatregelen na verloop van tijd wegebben. Dat is de reden dat energiezorg een verplicht onderdeel is van de tweede generatie meerjarenafspraken. Voor bedrijven en organisaties is energiezorg een geschikt instrument om invulling te geven aan hun maatschappelijke verantwoordelijkheid. Naast kostenbesparing en een verhoging van de doelmatigheid, draagt energiezorg als vorm van maatschappelijk ondernemen bij aan een beter imago. Daarmee vergroten bedrijven en organisaties de continuïteit en zekerheid van hun bedrijfsvoering. L V N Voor vragen en advies over MJA2 kunt u terecht bij Novem: Internet: info@novem.nl MJA-infolijn: Deze brochure is geproduceerd in het kader van het programma MJA-facilitering 2001, dat Novem uitvoert in opdracht van de ministeries van Economische Zaken en Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. Swentiboldstraat 21 Postbus AA Sittard Tel.: Fax: Catharijnesingel 59 Postbus RE Utrecht Tel.: Fax: Novem op internet: 3MJAF04.04 Aan deze brochure kunnen geen rechten worden ontleend. Ofschoon deze brochure met de grootst mogelijke zorg is samengesteld, kan Novem geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele fouten.