vóór accountants dóór accountants Online klantenportals zijn hot. Maar wat doe je als je als accountantskantoor

Transcriptie

1 C ASEWAREN IEUWS CaseWare Nieuws is een uitgave van CaseWare Nederland bv Jaarrekening nog van deze tijd? Zijn jaarrekeningen nog van deze tijd, of hebben belanghebbenden genoeg aan actuele of realtime informatie? Als dat laatste zo is, verdwijnt dan de jaarrekening, of blijft hij om andere redenen? Als straks de ondernemer voortdurend de informatiebehoefte van verschillende belanghebbende partijen bevredigt, hoe kan de externe accountant dan nog assurance geven? Over deze vraagstukken en vele andere discussieerden onlangs drie hoogleraren in het kantoor van CaseWare directeur Richard Schiphorst. Lees meer op pag 8 XBRL Vliegwiel moet snel draaien Enkele tienduizenden berichten worden er vandaag de dag verzonden via SBR, vooral aangiften omzetbelasting. Structureel veel te laag, stellen SBR rijksregisseur Rob Kuipers en XBRL Nederland voorzitter prof. dr. Hans Verkruijsse. Zij staan te trappelen om het XBRL-vliegwiel te laten draaien. Het zit er dik in dat dit gebeurt, nu de Belastingdienst bereid is om er een zwiep aan te geven door in 2013 voor de VpB en de IB het BAPI-kanaal uit te faseren en Digipoort als enige standaard voor system-to-system aanlevering te handhaven. Lees meer op pag 2 Een communicatieportal Rob Kuipers, SBR rijksregisseur vóór accountants dóór accountants In dit nummer, onder andere: VpB en IB snel over op SBR/XBRL Op tijd wisselen Zeven kantoren ontwikkelen portal vóór accountants dóór accountants Niet op de automatische piloot bij SRA Controle Manager 2010 Experts aan de Ronde Tafel Grote stappen, snel thuis CaseWare staat nooit stil CaseWare Financials Tussentijds Verslag Thijs Lenssen, bestuursvoorzitter Innovista Online klantenportals zijn hot. Maar wat doe je als je als accountantskantoor niet tevreden bent over het bestaande aanbod? Dan bouw je er gewoon zelf één. Twee jaar geleden vonden zeven middelgrote kantoren en Full Finance elkaar in een voor de sector uniek initiatief. Het resultaat, MijnAccountantsPortal, staat inmiddels in de startblokken. Thijs Lenssen en Henk Overbosch, beiden nauw betrokken bij het project, geven alvast een digitale rondleiding. Lees meer op pag 4 SmartSync: altijd overal real-time documenten Kennis verdiepen en uitbreiden in vernieuwd CaseWare Learning Center CASEWARE NIEUWS - MEI

2 Branchenieuws 'Neem die stap en doe het snel' VpB en IB snel over op SBR/XBRL SBR/XBRL staat aan de vooravond van een letterlijke stroomversnelling. 'Het vliegwiel moet snel gaan draaien,' vindt zowel rijksregisseur Standard Business Reporting Rob Kuipers als prof. dr. Hans Verkruijsse, voorzitter van XBRL Nederland. De stand van zaken. Enkele tienduizenden berichten worden er vandaag de dag per kwartaal verzonden via SBR/XBRL, vooral aangiften omzetbelasting. 'Een mooi aantal, maar structureel nog veel te laag,' stelt rijksregisseur Rob Kuipers. De invoering van SBR/XBRL verloopt nog niet in het tempo dat we willen. Mogelijk omdat overheid en marktpartijen bij het uitdragen van de boodschap tot nu teveel de nadruk legden op vermindering van de administratieve lastendruk. Maar kostenreductie en de mogelijkheden tot proces- en productinnovatie wegen minstens zo zwaar, benadrukt Kuipers. Niet alleen de overheid, maar vooral het bedrijfsleven zelf zal de vruchten plukken van SBR/XBRL, is zijn overtuiging: 'Het gaat erom de transactiekosten in Nederland te verlagen en de kwaliteit van het gebruik van mogelijk beschikbare gegevens significant te verhogen. Het optimaliseren van bedrijfsprocessen kortom.' Nut ingezien Het bedrijfsleven erkent inmiddels het nut van de overstap op SBR, beweert Kuipers. 'VNO/NCW en MKB Nederland bijvoorbeeld zien SBR als een principieel goede beweging, maar wilden toch een paar weken respijt om met de achterban te overleggen over ons voorstel om het SBR-kanaal als exclusief kanaal aan te wijzen voor systemto-system aanlevering. Dat kan ik goed XBRL Nederland-voorzitter Verkruijsse: snappen. We introduceren iets nieuws dat Voor accountants en haar cliënten zal SBR toch geassocieerd wordt met een verplichting, en over verplichtingen zijn onderne- leiden tot nieuwe managementconcepten mers meestal niet enthousiast. De stelling onder ondernemers is: we willen er beter van worden op de lange termijn en niet slechter op de korte termijn. Dus zei VNO/NCW: help ons de achterban te overtuigen dat SBR zelfs op kórte termijn geen extra kostenfactor betekent. Dat lijkt te lukken. In mei hopen we op een positief advies vanuit het SBR-Beraad en daarna kunnen de directeur-generaal van de Belastingdienst en de Staatssecretaris de knoop doorhakken.' Hans Verkruijsse, vz XBRL Nederland Verbreding SBR/XBRL is op termijn breder toepasbaar dan voor financieeladministratieve doeleinden, benadrukt Kuipers. 'Hoe breder SBR wordt toegepast, hoe groter het voordeel voor alle betrokkenen.' Analisten, beleggers en toezichthouders kunnen sneller over informatie beschikken. Het internationale handelsverkeer zal baat hebben bij toegankelijkheid en uitwisselbaarheid van informatie. In de boardrooms van grote ondernemingen zullen bestuurders sneller inspelen op markt- of interne ontwikkelingen. Toch zal op die gegevensstromen en omgevingen aanvankelijk niet het accent liggen, zegt Kuipers; primair speerpunt zijn financiële administraties. 'Zo hebben we het binnen het SBR-beraad bepaald: éérst het verkeer binnen bedrijven en van bedrijven naar Belastingdienst, Kamers van Koophandel, banken, CBS. En binnen afzienbare tijd ook naar pensioenfondsen, verzekeraars, arbodiensten, in relatie tot de loongerelateerde gegevens. Want ook laatstgenoemde partijen hebben gegevens nodig die voortkomen Rob Kuipers, SBR rijksregisseur uit financiële administraties. De opdracht is: laat eerst dit slagen, dan krijgen we die verbreding vanzelf.' Rijksregisseur Kuipers: Het is niet Overlegmodel verstandig de zaak De overheid wil het bedrijfsleven niet onder druk zetten en heeft onnodig te forceren. We streven daarom, naar goed Nederlands gebruik, gekozen voor een model van polderen en overleggen. Er is gesproken met de koepel- en beroepsorganisaties, onder meer binnen de accountancy, de banken, geen big bang na. met de softwarebranche en werkgeversorganisaties. Kuipers: 'Het is niet verstandig de zaak onnodig te forceren. We streven ook geen big bang na. Liever dat het iets langer duurt, maar breed gedragen wordt in de markt. Niettemin is het in zijn ogen de hoogste tijd een nieuwe stap te zetten: 'Als je nu niet van de ideeën- naar de implementatiefase gaat, dan valt de geloofwaardigheid van onze aanpak weg en zegt iedereen: het is een mooi theoretisch concept, maar wat moeten we er mee? Overigens is het een internationaal geaccepteerde standaard, dus niemand kan stellen Wat hebben jullie nou bedacht? De overheid en de banken zijn klaar om in grote mate te ontvangen. Inmiddels zitten we op enkele tienduizenden berichten per kwartaal via de Digipoort. Met name bij de Belastingdienst, vooral Omzetbelasting. Maar er komen ook al VpB en IB-aangiften, evenals jaarverslagen. Het viel de banken tegen om op eigen kracht het volume omhoog te krijgen, maar toch zien ook zij inmiddels kredietrapportages in SBR/XBRL komen. Het werkt dus, zij het op een schaal waarvan je kunt zeggen: redelijke aantallen, maar lang niet wat we willen hebben. Daarom moeten we vlot naar SBR als enig system-to-system kanaal. Pas dan realiseren we tientallen miljoenen berichten en niet tientallen duizenden.' Uitfaseren BAPI Intussen heeft de directeur-generaal van de Belastingdienst toe- 2 CASEWARE NIEUWS - MEI 2011

3 gezegd, dat hij voornemens is het vliegwiel op gang te brengen, meldt Kuipers: 'De Belastingdienst wil in 2013 voor de VpB en de IB het BAPI-kanaal uitfaseren en Digipoort als enige standaard voor system-to-system aanlevering handhaven.' Als rijksregisseur is Kuipers daar verguld over: 'Internationaal is gebleken dat áls er volumes op gang komen, die altijd getrokken worden door de Belastingdienst van betreffende landen. Een monopolist met veel macht en volume, die in staat is de kar te trekken.' Waarom de VpB en de IB, en niet de OB, die op dit moment het meeste SBR-verkeer oplevert? Kuipers: 'Met de OB draait het vliegwiel ook, maar minder hard. De OB heeft veel minder verbanden met andere gegevensstromen dan de IB en VpB.' Als alles volgens plan verloopt, is de overheid er volgens Kuipers per 1 januari 2012 klaar voor. 'Dan hebben we een jaar om proef te draaien en moet het wel gek gaan als het daarna niet enorm snel gaat.' De invoering als exclusief kanaal volgt dan een jaar later. Hoge vlucht Hans Verkruijsse, tot voor kort partner bij Ernst & Young en hoogleraar accounting informations systems aan de Universiteit van Tilburg, rekent erop dat SBR/XBRL tussen nu en een jaar een hoge vlucht neemt. 'Vergelijk het met de elektronische belastingaangifte door burgers. Daar had men het eerste jaar op niet meer gerekend dan enkele tienduizenden digitale aangiften. Maar het waren er misschien wel vijfhonderdduizend. Zo snel kan het gaan.' Het snel compleet dichtgooien van de BAPI-poort is volgens Kuipers en Verkruijsse de beste oplossing. Dat zal naar verwachting per 1 januari 2013 gebeuren. Kuipers: 'Iedereen heeft er last van als we langdurig met twee kanalen, dus Digipoort én BAPI, werken. Zowel softwarehuizen als intermediairs als ondernemers als de overheid zelf moeten dan rekening houden met de oude en de nieuwe systematiek. Dat is voor niemand aantrekkelijk, zeker niet in het besef dat het lange termijn perspectief met SBR/XBRL béter is en de mogelijkheden eindeloos veel groter. Dan zeg ik: neem die stap en doe het snel.' Verdienmodellen Aan Hans Verkruijsse de taak om als voorzitter van XBRL Nederland ook zijn eigen beroepsgroep, de accountancy, te overtuigen van het nut van een snelle omschakeling. De huiver die er nu nog is, ligt veelal in het feit dat met name de MKB-praktijk nog geen helder beeld heeft van de verdienmodellen die met SBR/XBRL te realiseren zijn. Verkruijsse: 'Maar ik heb nimmer een business case gezien toen men overging van de postduif naar de brief, en evenmin toen men overstapte van de brief op de . Accountants en hun cliënten moeten beseffen dat SBR zal leiden tot nieuwe managementconcepten, met continuous monitoring en continuous auditing en uiteindelijk just-in-time assurance. Over XBRL moeten we niet zo moeilijk doen. Het is in feite niet meer dan een techniekje, een icttaal. Maar wel één die zal zorgen voor een majeure verandering. In het bedrijfsleven zal het een grotere impact hebben dan het internet op ons privéleven. Het tij is niet te keren. Daarom zeg ik: niet lang talmen. Anders zal Nederland internationaal achterop raken.' Op tijd wisselen De accountancybranche staat aan de vooravond van toch wel een aantal wezenlijke veranderingen. Het ziet ernaar uit dat SBR/XBRL nu daadwerkelijk zijn intrede gaat doen. Het gebruik van moderne communicatiemiddelen in de samenwerking met uw klant lijkt onafwendbaar te zijn. En de breed gedragen verwachting is dat de positie van de accountant, als alleen samensteller van rapporten, steeds meer onder druk komt te staan. Als praatstuk voor de ontwikkelingen die te verwachten zijn en de rol die CaseWare hierin wil spelen, maar ook als meetlat voor toekomstige productontwikkeling, heeft CaseWare in de zomer van 2010 een conceptuele roadmap opgesteld. Deze conceptuele roadmap probeert het antwoord te geven op een aantal toch wel wezenlijke vragen. Wat is de rol van de jaarverslaggeving? In welke vorm verstrekt u verantwoordingsinformatie? Op welke wijze moet dan auditing en monitoring plaatsvinden? En hoe organiseert u de samenwerking met uw klant? Deze vragen hebben er voor gezorgd dat in deze CaseWare Nieuws niet alleen artikelen zijn opgenomen over de producten en oplossingen van CaseWare Nederland, maar wij leggen de horizon ook nadrukkelijk wat verder weg. Dit is met name tot uiting gekomen in het artikel met het verslag van het rondetafelgesprek dat onlangs heeft plaatsgevonden. En zeker met alle huidige ontwikkelingen rondom de mogelijke doorvoer vanaf 1 januari 2013 van het SBR kanaal als exclusief kanaal voor systemto-system aanlevering, mag een update rondom de status hiervan niet ontbreken. Tijdens de CaseWare Open op 8 juni aanstaande staan we ook stil bij deze vragen en krijgt u onze antwoorden. De CaseWare Open vindt plaats in het Spoorwegmuseum te Utrecht en heeft het bijpassende thema op tijd wisselen. Wij informeren u uitgebreid, zodat u zelf de afweging kunt maken of, wanneer en hoe u met uw kantoor gebruik maakt van de nieuwe mogelijkheden. Ik ben daarom blij dat wij een aantal toonaangevende sprekers bereid hebben gevonden om hun kennis en visie met u te delen. En bovenal krijgt u de gelegenheid om persoonlijk met de sprekers van gedachten te wisselen tijdens een tweetal rondetafelgesprekken. Ik hoop u te mogen ontmoeten op onze CaseWare Open. Het belooft weer een inspirerende bijeenkomst te worden. Met vriendelijke groet, Richard H.J. Schiphorst Algemeen directeur CASEWARE NIEUWS - MEI

4 Partner aan het woord Online communicatie is al lang geen nieuwigheid meer in de zakelijke dienstverlening. Zelfs de meer traditionele ondernemers beschouwen het internet tegenwoordig als een interessant afzetgebied en twitteren of hyven er lustig op los. Het mag dus geen verrassing heten dat er ook in het accountantsveld naarstig wordt gezocht naar mogelijkheden om online te communiceren met klantrelaties en om data of zelfs hele dossiers uit te wisselen. 'Dit is veel meer dan alleen Zeven kantoren ontwikkelen portal vóór accountants dóór accountants Haken en ogen Wie op zoek gaat naar online communicatieplatforms komt al snel uit bij de portaloplossingen. Daarvan zijn er inmiddels heel wat. Toch zitten er nogal wat haken en ogen aan de bestaande portals. Tenminste, dat vinden zeven middelgrote accountantskantoren die elkaar hebben gevonden in een voor de sector uniek initiatief. In hun afzonderlijke zoektochten naar geschikte klantenportals kwamen ze tot de conclusie dat er niet één voldeed aan hun eisen. Óf de beveiliging was niet in orde, óf ze hadden te weinig mogelijkheden, óf er was geen keuzevrijheid voor wat betreft de gebruikte software. Met hulp van Full Finance sloegen de kantoren twee jaar geleden de handen ineen. Ze gingen gewoon zelf aan de slag en bouwden een heel nieuwe portal: vóór accountants dóór accountants. Het resulteerde in een oplossing waarbij een kantoor gewoon de eigen softwarepakketten kan blijven gebruiken en waarbij de klant zeker weet dat hij altijd de meest actuele data te zien krijgt. Het kersverse platform, dat de naam MijnAccountantsPortal draagt, is inmiddels klaar om uitgerold te worden. Volgens projecttrekker Thijs Lenssen, bestuursvoorzitter van het deelnemende kantoor Innovista uit Horst, zijn de zeven initiatiefnemers er enthousiast over. Het idee leeft zelfs dat MijnAccountants- Portal een veel grotere groep kantoren kan bedienen. Samen met Henk Overbosch, hoofd Interne Organisatie van het kantoor Van Huffelen & Meenink in Epe, legt Lenssen uit wat de nieuwe portal kan betekenen voor de accountantspraktijk. Dun Thijs Lenssen: 'We hebben bewust gekozen voor de ontwikkeling van een zogenaamde dunne portal.' Het houdt in dat op de portal zelf geen gegevens worden opgeslagen. Slimme koppelingen zorgen ervoor dat de gebruikers rechtstreeks toegang krijgen tot de informatie die beheerd wordt op de kantoren, ongeacht welke softwarepakketten hiervoor worden gebruikt. De klant weet dus zeker dat hij de meest actuele informatie voor zich heeft. Om deze werkwijze mogelijk te maken, moet de gebruikte soft- Henk Overbosch, hoofd Interne Organisatie Van Huffelen & Meenink ware op de kantoren een open structuur hebben. Inmiddels zijn er koppelingen gelegd met alle gangbare pakketten voor o.a. CRM, dossiervorming en digitale aangifte. Volgens Lenssen hebben de kantoren veel medewerking gekregen van hun leveranciers. Enkele hebben zelfs, met het oog op toekomstige ontwikkelingen, meegeïnvesteerd in de portal. Functies De portal kent een grote mate van flexibiliteit. Kantoren kunnen voor een groot deel zelf de inrichting van de verschillende menu s bepalen. Per gebruiker/klant kunnen ze vastleggen welke onderdelen vanuit het klantdossier via de portal opvraagbaar zijn. Naast pagina s met CRM-informatie, contactgegevens en financiële informatie kent de portal de functies Dossier, Dossiermanagement, Dashboard en Aangifte. Onder het tabblad Aangifte zijn alle SBR- en XBRL-functies te vinden. Hier kan de accountant zowel de (niet leesbare) XBRLdocumenten als de (leesbare) presentatiedocumenten klaar zetten. De klant hoeft slechts digitaal akkoord te geven waarna 4 CASEWARE NIEUWS - MEI 2011

5 Thijs Lenssen, bestuursvoorzitter Innovista reren van benchmarkgegevens, liquiditeits- en investeringsprognoses. Of de mogelijkheid voor een klant om rechtstreeks met zijn accountant te chatten via de portal. Lenssen: 'De meeste accountants moeten nog erg wennen aan dat idee. Maar online communicatie wordt steeds gewoner. Niet alleen voor het jonge ICT-bedrijf maar ook voor de ambachtelijke slager op de hoek. En bij dit soort ontwikkelingen geldt: hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt om nog aansluiting te vinden.' een goede SBR-oplossing' ze vanuit de portal direct naar de ontvangende instantie, zoals Kamer van Koophandel en Belastingdienst, worden verzonden. Een handig tabblad is het Dashboard. Dit bevat een groot aantal overzichten en grafieken met bedrijfscijfers en -resultaten. De gegevens worden rechtstreeks ingelezen en vertaald vanuit de financiële administratie. Stormloop Lenssen en Overbosch verwachten niet onmiddellijk een stormloop op de portal. Maar ze zijn ervan overtuigd dat het voor veel kantoren een effectief instrument is om de digitale communicatie en gegevensuitwisseling met klanten op gang te brengen. Thijs Lenssen: 'Het succes zal mede afhangen van hoe SBR en XBRL worden ontvangen door de markt. Maar zelfs zonder rekening te houden met de SBR-functie is deze portal al heel vernieuwend. Gewoon, omdat alle relevante documenten voor de klant bijeen zijn gebracht op één online plek. SBR mag dan de aanjager zijn, uiteindelijk is de toegevoegde waarde van deze portal veel meer dan alleen een goede SBR-oplossing.' Henk Overbosch: 'Het is wel bijzonder om te zien dat er misschien een markt is voor onze oplossing. Dat was namelijk helemaal niet onze insteek. Wij wilden als kantoren gewoon kunnen beschikken over een voor ons op maat gesneden tool.' Ontsluiting CaseWare-software CaseWare-klanten die gebruik willen maken van MijnAccountantsPortal kunnen rekenen op een geruisloze aansluiting van hun applicaties. De belangrijke drie functies wat betreft de CaseWare-applicaties zijn de XBRL Aangifte, het Dashboard (tussentijdse rapportage) en Dossiermanagement. CaseWare-klanten die op MijnAccountantsPortal inloggen, krijgen deze tabbladen te zien, naast uiteraard de tabbladen die door andere leveranciers worden gevoed. Wie zitten er achter MijnAccountantsPortal? MijnAccountantsPortal is een initiatief van zeven middelgrote accountantskantoren: Bent Accountants en Adviseurs InnoVista Accountants en Adviespartners Bilanx Accountantskantoor BV Westerveld en Vossers Van Huffelen & Meenink Accountants en Belastingadviseurs Bloemendaal-Ruigrok Accountants en Adviseurs Stolwijk Kelderman Accountants en Fiscalisten Kantoren die gebruik willen maken van de portal, betalen een fixed fee en daarnaast een licentiebedrag van 2 95,- per jaar per gebruiker. Er zijn kantoren die de portalfaciliteit kosteloos aanbieden aan hun klanten als extra dienstverlening. Henk Overbosch rekent uit dat het bedrag van 2 95,- per jaar snel is terugverdiend. 'Voor zo n acht euro per maand kunnen kantoren via de portal de meeste communicatie met hun klant digitaal afhandelen. Ze besparen daarmee op de handling- en printkosten, postverzendingen en andere administratieve zaken. Zo beschouwd heb je de kosten er snel uit.' Het initatief is ondersteund en begeleid door advies- en implementatiepartner Full Finance. Meerdere softwarebedrijven zijn betrokken geweest bij de ontwikkeling van de portal. CaseWare Nederland heeft o.a. een bijdrage geleverd aan het Dashboard en Dossiermanagement waar eenvoudig overzichten en grafieken kunnen worden gegenereerd aan de hand van de meest actuele bedrijfscijfers. Meer informatie over MijnAccountantsPortal is te vinden op Chatten De initiatiefnemers brainstormen alweer over nieuwe faciliteiten. Zoals het gene- CASEWARE NIEUWS - MEI

6 Voor iedere nieuwe versie van de SRA CaseWare Controle Manager geldt: uit de praktijk én vóór de praktijk. Kantoorprofessionals die met de voeten in het bluswater staan leveren input. Vaktechnici van SRA beoordelen of de software de wet- en regelgeving volgt. CaseWare vertaalt eisen en wensen in werkbare programma s. De SRA CaseWare Controle Manager komt inhoudelijk tot stand dankzij een intensieve samenwerking tussen vaktechnische experts van SRA, de accountantspraktijk en de specialisten van CaseWare Nederland. Dat gebeurt op twee niveaus. Er is een stuurgroep, die deel uitmaakt van de Commissie Vaktechniek van SRA en die zich vooral bezig houdt met strategische zaken. Daarnaast is er een werkgroep, die zich buigt over meer gedetailleerde aanpassingen in nieuwe versies van het pakket. René Rademakers RA is lid van de stuurgroep en voorzitter van de werkgroep. In de dagelijkse praktijk is hij directielid van Van Oers Audit en één dag per week werkzaam voor de Commissie Vaktechniek van SRA. om die filosofie te vertalen in de Controle Manager, om te zorgen dat het theoretisch kader in orde is.' De kritiek van sommige kantoren, vooral het management, is dat pakketten als de SRA CaseWare Controle Manager de assistent-accountant aanzetten tot teveel handelingen. 'Wij pikken die signalen bij het bureau vaktechniek ook op: kan het niet een pondje minder in plaats van een onsje meer? Ik snap dat, maar gebruikers moeten zich realiseren dat je bij het controleren in een sterk gereguleerde omgeving zit. Dat zal niet veranderen.' Sturing geven aan het denkproces aan de voorkant Controleren blijft hersenwerk Niet op de automatische piloot Aanpassingen Doel van de gremia die hij voorzit: de inhoud van de SRA Controle Manager actualiseren en op een hoger plan tillen. Rademakers ziet zichzelf als de 'linking pin' tussen de werkgroep en de stuurgroep. 'De werkgroep gaat echt diep het pakket in', aldus Rademakers. De wensen van kantoren ten aanzien van de inrichting van de SRA Controle Manager worden doorgesproken en waar mogelijk gehonoreerd; een aanpak waar alle betrokkenen beter van worden. Kruisbestuiving Uit de kruisbestuiving rolde volgens Rademakers een pakket, dat voldoet aan de eisen en wensen van een grote groep gebruikers. 'SRA levert mensen De praktijk heeft inspraak in de inrichting die in het algemeen van het dagelijkse gereedschap wat meer technisch onderlegd zijn en vaktechniek ter beschikking stellen. Een aantal SRA kantoren, vaak de wat grotere, steekt belangeloos tijd en energie in een pakket dat per versie evolueert. Dat kan omdat zowel in de stuur- als werkgroep zeer professionele mensen zitten met een kritische maar positieve houding.' Controlefilosofie Het Handboek Controle van SRA draagt er volgens Rademakers in belangrijke mate aan bij, dat kantoren op de juiste wijze worden ontzorgd. 'Dit komt omdat de controlefilosofie op een juiste wijze wordt aangereikt. Het is aan ons als stuur- en werkgroep Verantwoordelijkheid Rademakers erkent het risico dat medewerkers op uitvoeringsniveau 'te veel doen', zoals hun bazen vrezen. 'Maar ik zeg altijd: an audit is a thinking audit. De SRA CaseWare Controle Manager is zo ingericht dat hij alle tools bevat om het controleproces efficiënt te maken en goed te documenteren. Natuurlijk willen we werkzaamheden op een dusdanig geautomatiseerde manier doen, dat we een stuk efficiëntie bereiken. Ik ben evenwel van mening, dat kantoren hier ook zelf een stuk verantwoordelijkheid dragen. Je kunt niet iedereen aan de hand nemen. Ze moeten er voor zorgen dat externe accountants over voldoende kennis beschikken en goed getraind zijn. Inderdaad bevat de SRA Case- Ware Controle Manager een flinke bak werkinstructies.' Voorzichtigheid 'De eerste versie was voor een deel geboren uit voorzichtigheid: álles in het dossier. Vier jaar later is de gereedschapskist nog steeds voldoende gevuld, maar het ziet er heel anders uit. En er zijn ook nog steeds assistenten die de werkprogramma s van A tot Z volgen. Maar er zijn zaken die je niet kunt afdwingen met een pakket. Die vloeien voort uit de professioneel kritische instelling van de externe accountant, de eindverantwoordelijke voor de opdracht. Die moet zijn mensen de goede dingen laten doen.' Sturing Rademakers en Bas Sperling, productmanager van de SRA CaseWare Controle Manager, benadrukken dat de stuur- en 6 CASEWARE NIEUWS - MEI 2011

7 werkgroep beslist niet doof zijn voor geluiden uit het veld. 'Waar we nu druk mee bezig zijn is de SRA Caseware Controle Manager dusdanig in te richten dat het pakket sturing geeft aan het denkproces aan de voorkant. Want als dat niet goed is, schiet je door in het klakkeloos afwerken van checklists. Dus het is van beide één.' Sperling heeft het pakket de afgelopen jaren een hele evolutie door zien maken. 'Bij de eerste versie was het doel dát zaken werden vastgelegd, bij de laatste versie is het streven dat heel duidelijk is waaróm het wordt vastgelegd. De medewerker denkt veel meer na over wat hij doet, met als resultante dát hij het doet.' Sorteren Volgens Sperling is de versie 2011 flexibeler dan de voorganger. 'Gebruikers konden al instructies toevoegen op werkprogrammaniveau. Nu kunnen ze ook sorteren en tegelijk instructies toevoegen. In de vorige versie werden de instructies altijd onderaan het werkprogramma bijgevoegd, terwijl die misschien wel het belangrijkste zijn. De nieuwe opzet betekent dat je effectiever invulling kunt geven aan je werkprogramma s en instructies bij elkaar kunt zetten die bij elkaar horen. Daarnaast is er de mogelijkheid om guidance toe te voegen. Vanuit het werkprogramma kan direct doorgelinkt worden naar het relevante deel van het kantoorhandboek voor een nadere uitleg van de instructies. Ten bij SRA Controle Manager 2011 Voortschrijdend inzicht Rademakers denkt dat het voortschrijdend inzicht nog wel even doorgaat, ook bij volgende versies. 'Ik weet zeker dat, als we slotte voegen we nog een nieuw document toe met betrekking tot de communicatie over controleaangelegenheden met organen belast met governance (COS 260).' straks een nieuwe versie hebben, we bij wijze van spreken de volgende dag weer tien dingen bedenken die beter zijn. Het is een proces dat niet stopt. De wereld verandert en je kijk op de wereld ook. Evenals de toezichthouder en de regelgeving. De SRA CaseWare Controle Manager 2015 zal er compleet anders uitzien dan de nieuwste versie van dit jaar, die in juli beschikbaar is.' Kwaliteitsverbetering Sperling is te spreken over de werkwijze in de werkgroep, waar hij zelf deel van uitmaakt. 'De sfeer is goed en we zijn er allemaal op uit een slag te maken. In de vier jaar dat de werkgroep bestaat, zitten nog steeds de mensen die er aan het begin ook al inzaten. Aangevuld met nieuwe deelnemers en extra expertise. De leden van de werkgroepen weten elkaar ook buiten de gezamenlijke sessies om te vinden. Dat leidt tot een extra stukje kwaliteitsverbetering en nieuwe inzichten. Zonder de werkgroep en de stuurgroep was de SRA CaseWare Controle Manager nooit zo n succes geworden.' Rademakers beaamt Gebruikers moeten zich realiseren dat. 'Ik denk dat iedereen zo positief is gereguleerde omgeving zit dat je bij het controleren in een sterk omdat voorstellen die gedaan worden door CaseWare in het algemeen binnen redelijke termijn worden opgepakt. Zodat de praktijk inspraak heeft in het gereedschap waar ze dagelijks mee werkt. Ondanks het feit dat het een standaardpakket is.' CASEWARE NIEUWS - MEI

8 CaseWare Nieuws is deze keer 'onder professoren'. Drie hoogleraren zaten aan de Ronde Tafel in de werkkamer van CaseWare directeur Richard Schiphorst, om van gedachten te wisselen over de kredietcrisis, XBRL/SBR, de zin en onzin van de jaarrekening en de toekomstige opleiding en rol van de accountant. Als de verslaggeving van Amerikaanse banken goed was geweest, was er dan geen banken- en later kredietcrisis gekomen? Hans Verkruijsse: 'Doordat we niet continue beschikten over informatie, zaten we achteraf pas te bekijken wat er fout ging. Hadden we de informatiestructuur op orde gehad, dan hadden we à tempo kunnen zien wat er fout ging. Als ik bij grote bedrijven en banken vraag naar de knowledgemanager of ik informeer Experts aan de Ronde naar de subject matter expert en de informatie die zij krijgen, dan blijken zij, áls die functies al bestaan in de desbetreffende organisaties, bepaalde informatie helemaal níet te hebben. In organisaties is men onvoldoende op de hoogte van wat er aan informatie voorhanden is. En vooral: wat de waarde van die informatie is.' Dirk Swagerman: 'De informatievoorziening naar de aandeelhouder en naar de maatschappij kan stukken beter. Neem de crisis bij Ajax als voorbeeld. Is de aandeelhouder van Ajax genoeg geïnformeerd over wat daar nu letterlijk en figuurlijk speelt? Ook in deze kwestie gaat het om het geven van disclosure, transparantie en informatievoorziening. Dat blijkt nog steeds een lastige zaak. En het wordt alleen lastiger, want technisch is de jaarrekening moeilijker te doorgronden dan ooit.' Jaap Koelewijn: 'Misschien waren de banken wel té goed in control. De kredietcrisis begon met subprime hypotheken. Daarvoor golden allerlei protocollen: er moet zoveel loan to value zijn, zoveel inkomen, er moet een taxatie liggen van de kwaliteit van de huizen. Je kunt een prachtig protocol executeren, maar als iemand ergens down under manipuleert met de wetenschap dat de loan to value van een bundel hypotheken 70 procent moet zijn als hij hem verhandelbaar wil maken denkt hij: ik kietel die taxateur en dan heb ik het voor elkaar. Of het loopt fout doordat er een kredietverleningsmodel ligt dat stelt: de huizenprijzen blijven doorstijgen, want dat hebben ze de afgelopen 20 jaar ook gedaan. Dan stop je in zo n protocol een moral hazard probleem.' Zal XBRL de kwaliteit van de aangeleverde informatie verbeteren? HV: 'Daar ben ik van overtuigd. Een middelgrote bank in Amerika gebruikt voor de verantwoordingen 6400 spreadsheets. Wetenschappelijk onderzoek bewijst dat 88 procent van die spreadsheets fouten bevat, variërend van 1 dollar tot een miljard. Dat v.l.n.r. Frans Heitling, Jaap Koelewijn, Dirk Swagerman, Hans Verkruijsse, Richard Schiphorst miljard komt er wel uit, maar die dollar? Die onnauwkeurigheid komt doordat iedereen telkens gegevens intikt in een celletje in zijn eigen spreadsheet. XBRL is niet meer dan een techniek, alles wat hetzelfde ís hetzelfde noemen, eenduidigheid. Dus een debiteur is een debiteur. Een debiteur binnenland is een debiteur binnenland en een debiteur buitenland een debiteur buitenland. SBR is een toepassing van die tool, op basis van afspraken tussen de overheid en bedrijfsleven. Die zeggen: we gaan dat voortaan standaardiseren, gebruikmakend van XBRL. Als computers gemakkelijker met elkaar praten, vermindert de foutenkans gigantisch.' JK: 'Ik denk dat technologie helpt, als je goede procedures hebt en toetst of mensen zich daar aan houden. En erop toeziet dat wat in een model wordt gestopt ook deugt. Binnen de banken hadden mensen met gezond verstand moeten zeggen: als je die stijgende grafieklijn ziet van die Amerikaanse huizenprijzen: hier gaat het iets té hard omhoog. Er gaat wat fout, want er wordt een bepaalde relatie tussen huizenprijzen en inkomen doorbroken.' Van het wereldtoneel naar ondernemers in Nederland die van de uitvragende partijen moeten werken met XBRL en naar de accountant die daar wel of niet het nut van inziet. Wat betekenen de XBRL ontwikkelingen op microniveau? JK: 'Voor mij eigenlijk niet meer dan wat vroeger op papier getypt moest worden, nu in een spreadsheetachtige omgeving gezet wordt. Maar uiteindelijk moet ik toch mijn debiteurenportefeuille invullen en waarderen. Daar helpt XBRL niet bij. Het enige wat ik kan zeggen is: door XBRL en andere faciliteiten 8 CASEWARE NIEUWS - MEI 2011

9 kan ik nu razendsnel mijn informatie actualiseren en op dagbasis registreren hoe mijn financiële positie is.' DS: 'Wat wel veranderd is de verlaging van de administratieve last. We praten over de eerste vastlegging, een begrip dat steeds belangrijker wordt. Die eenmalige vastlegging moet op orde zijn. Als dat het geval is dan kan de informatie ook tussen organisaties in netwerkverband goed worden gebruikt.' Loopt de aarzelende acceptatie van XBRL door accountants vast op de vrees onzichtbaar, grotendeels overbodig te worden? JK: 'Wat betreft het werk van de accountantskantoren: wat wegvalt is het bulkwerk van datakloppen. Dat doe je of zelf of je besteedt het uit aan een goedkoop kantoortje. Tafel Of je trekt het uit je bankafschriften.' DS: 'Als ik kijk naar de kleinere accountantskantoren, die niet te veel te maken hebben met problemen zoals die van IFRS, waarderingen en dergelijke, maar met de recht-toe-rechtaan samenstelpraktijk: die zie ik sterk teruglopen als zij niks doen, geen toegevoegde waarde creëren. Veel kleine ondernemers zullen zeggen: moet ik naar een accountant om mijn administratie te laten doen als het ook anders kan? Ik ga s avonds wel zitten en dan tik ik mijn gegevens in, want 2 70,- per maand met een pakketje is goedkoper dan een accountant, waarvoor ik misschien 2 300,- per maand betaal. Daar zie ik veel werk verdwijnen.' HV: 'Er komt iets voor in de plaats en dat is dat de accountant veel meer op basis van de analyse van de gegevens die hij in handen krijgt de mogelijkheid heeft om adviseur te zijn van die ondernemer. Ik kwam een tijd geleden bij een redelijk grote verzekeringstussenpersoon en keek naar zijn cijfers. Mijn indruk: er klopt iets niet. Ik wijs die man op het feit dat er in verzekeringsland een boekje verschijnt met alle statistische gegevens die hij naast zijn eigen gegevens kan leggen. Dan reageert die directeur, ze liggen daar in de kast. Nog keurig in het cellofaantje. Deze ondernemer kon de slag wat zijn dat voor cijfers en hoe verhouden die zich tot mijn eigen cijfers niet maken.' Frans Heitling Zal dankzij XBRL toetsing eerder in het proces kunnen plaatsvinden? HV: 'Ja natuurlijk, in XBRL Global Ledger hang je aan iedere transactie die binnenkomt gelijk een tag en intern controleer je hem meteen: continuous monitoring. Concreet: er komt een factuur binnen en die wordt meteen elektronisch nagerekend. Klopt-ie, dan kan je al een bepaalde level of assurance geven aan dat item. Het geven van continuous assurance is een totaal nieuwe functie voor de accountant, want hij moet dan gaan nadenken hoe hij zijn vertaalslag maakt: heeft die onderneming de interne beheersing op een goede manier geregeld?' DS: 'Dat pleit voor het opnemen van EDP auditing in de controllers- en accountancyopleiding. We spreken over werkzaamheden Wie is wie aan de CaseWare Ronde Tafel? Prof. dr. Dirk Swagerman, doceert aan de Executive Master of Finance & Control (EMFC) van de Rijksuniversiteit Groningen, een opleiding tot register-controller geliëerd aan de vakgroep Management Accounting. Tevens toezichthouder in volkshuisvesting en gezondsheidszorg en bestuurder bij een pensioenfonds. Prof. dr. Jaap Koelewijn, doceert aan de Business University Nyenrode, adviseert op het snijvlak van wet- en regelgeving en financiële en beleggingstechnische vraagstukken. Voorts doet hij kwalitatief onderzoek naar financiële markten en is hij specialist op het gebied van compliance en governance. Prof. dr. Hans Verkruijsse is accountant, hoogleraar Accounting Information Systems aan de Universiteit van Tilburg, EDP-auditor en voorzitter van XBRL Nederland, een platform dat bedrijfsleven, overheid, intermediairs en onderwijswereld adviseert en ondersteunt. Gespreksleider was Frans Heitling, hoofdredacteur van AccountancyNieuws. die voortvloeien uit de mogelijkheden van de technologie. De traditionele controller en accountant, maar ook de huidige, kan te weinig inzicht hebben in EDP en de IT-componenten van het bedrijfsleven.' HV: 'Bij continuous assurance speelt nog iets anders mee. De term suggereert dat je voortdurend assurance geeft. Dat is helemaal niet nodig. Je moet just-in-time assurance hebben! Op het moment dat iemand iets vraagt, moet die zekerheid erbij komen. Helemaal aan het eind van de rit zorg je dat aan ieder gegeven zichtbaar een hoeveelheid assurance zit. Daar zijn we nog lang niet, hoewel dergelijke zaken vaker dan eens bediscussieerd zijn. Sommige landen voelen daar wel wat voor, maar andere, zoals Amerika, absoluut niet. Daar zijn ze als de dood voor litigation! Het staat in het controleverslag en nou word ik er aan opgehangen...' Lees verder op pag 10 CASEWARE NIEUWS - MEI

10 Heeft de jaarrekening dan nog wel zin? HV: 'De jaarrekening is ontworpen in de eerste helft van de vorige eeuw en toen hadden we nog geen ipod of ipad. Zodra in Amerika nu een filing plaatsvindt met XBRL, kunnen wij dat op onze ipad hebben. Stel je voor dat je financieel analist bent en die gegevens lopen met XBRL gelijk je analysesoftware in!' JK: 'Door googelen en wat fussy logic krijg je ook veel boven water. Maar het is handig als informatie in een database zit, omdat je dan dingen kunt vergelijken. De financiële markt zoekt bij voortduring informatie. Die kan je overigens ook op het verkeerde been zetten. Het verbaast me hoe gemakkelijk de kapitaalmarkt zich laat bedotten. Enige weken geleden bijvoorbeeld maakte Philips bekend dat het slecht gaat met de televisies. Net op het moment dat Kleisterlee wegging. Dan denk ik: je wéét dat Kleisterlee bij zijn vertrek nog wat vuiltjes wegwerkt om zijn opvolger vrij baan te geven. Toch zie je de markt reageren.' HV: 'Ja, puur sentiment. Op een bijeenkomst van financieel analisten in Londen vroeg ik: aan wat voor soort informatie hebben jullie nou behoefte? Het antwoord: wij halen informatie voor 99 procent van internet en uit andere publieke bronnen. Wij hebben daarin 0.0 procent zekerheid. Lever ons 10 procent assurance bij deze informatie, dan zijn wij 10 procent beter af dan nu. Dat besef leidt er mede toe dat ik niet meer geloof in de jaarrekening. Al zul je mij nooit horen beweren dat er niet een verantwoordingsstuk moet komen.' JK: 'De jaarrekening zegt me als analist niets. Maar toch zal hij er moeten komen, met enige valorisatie. Een onderneming moet vier keer per jaar met de billen bloot. Het gaat erom dat er im grossen Ganzen klopt wat er op papier staat. Materialiteit dus. Ofwel dat de waardering van onroerend goed, debiteuren, voorzieningen, een redelijke getrouw beeld geeft. Er zal dus een verrijking op gezet moeten worden en een accountant zal dat moeten doen.' DS: 'Als de ontwikkeling met XBRL de komende jaren voortzet, gaan we naar fast close. Ik denk zelf dat in het snel afsluiten van de jaarrekeningen de grote ontwikkelingen zitten. De hele discussie over XBRL leeft in mijn ogen onvoldoende op boardroomniveau. Daar denkt men: die computermensen houden zich daar wel mee bezig. Maar de discussie over fast close leeft wél op boardroomniveau. Je rapporteert meteen, of tussentijds. Als je dat conceptueel goed beschouwt, dan zie je ook de traditionele gedachte van de jaarrekening veranderen. De jaarrekening blijft, want de fiscus wil altijd een meetmoment. Dat fiscale meetmoment hebben we nu vastgepind op 31/12. Je houdt die vraag wanneer je tot de boekhoudkundige winstbepaling komt. En de aandeelhouders willen natuurlijk ook decharge kunnen geven. Daarvoor heb je die jaarrekening ook nodig. Maar het informeren van aandeelhouder, publiek en maatschappij hoeft niet meer via een traditioneel jaarverslag. Je wilt informatie actueel en up-to-date hebben. De fast close ontwikkeling wordt veel belangrijker dan XBRL zelf. Die technologische infrastructuur heb je wel nodig, anders krijg je dat niet voor elkaar. Als die goed is ingericht, heeft dat als logisch gevolg dat organisaties beter in control zijn.' Er is ook nog zoiets als de accountantsverklaring HV: 'Die was interessant toen ik begon met het vak, want toen schreef iedere accountant zijn eigen verklaring: ik heb dit gecontroleerd, dat geconstateerd. Daarna kwam er één standaardverklaring. Vervolgens zei de wetgever: dan moeten we ook een accountantsverslag maken. Ik pleit er voor dat het controleverslag een zwaardere status krijgt. De accountant beschrijft wat-ie heeft aangetroffen en hoe alles is opgelost. Dan spreek je van een onderbouwde verklaring. Die is in mijn visie belangrijker dan het cijfermatige verhaal in de jaarrekening.' Als we een profiel moeten bedenken voor de accountant van bijvoorbeeld de Jaap Koelewijn BV, hoe zou dat er dan uitzien? JK: 'Hij moet in de eerste plaats mensenkennis hebben, want hij moet weten wat mij drijft. De ondernemer is een optimist, wil groeien, neemt risico s. De accountant moet eigenlijk de partij zijn die zegt: alles goed en wel, maar zorg dat je dat je financieel in het pak gestikt blijft. Dus: blijf netjes en financier niet je auto, je keuken et cetera uit de zaak, betaal je rente, los je schulden af en zorg dat je je pensioen betaalt. Die accountant moet bijna een soort huisvader zijn voor die ondernemer. Prof. dr. Hans Verkruijsse, hoogleraar Unive In die zin dat hij z n gegevens goed bijhoudt, belastingen betaalt, zijn zaken naar de Kamer van Koophandel stuurt. Als er dan nog geld over is mag hij een Maserati kopen. De accountant is in mijn visie tevens iemand die de grenzen bewaakt voor de ondernemer. Hij is een soort coach.' Kunnen we deze competenties ook vertalen in opleidingseisen? JK: 'De aankomend accountant wordt nu te veel gestuurd op de harde techniek. Ik zou graag de artsenopleiding als voorbeeld nemen, en hoe die veranderde. Vroeger moest de dokter alles weten van botten, pillen en poeders. Nu moeten artsen technische kennis hebben, maar ook weten hoe ze met de patiënt omgaan. Je kunt vijf jaar met je artsenopleiding bezig zijn en 10 CASEWARE NIEUWS - MEI 2011

11 Prof. dr. Dirk Swagerman, hoogleraar Rijksuniversiteit Groningen rsiteit van Tilburg Prof. dr. Jaap Koelewijn, hoogleraar Business University Nyenrode Richard H.J. Schiphorst, directeur CaseWare Nederland zakken op een examen waarin je bij een patiënt weliswaar de juiste diagnose stelt, maar deze verkeerd benadert. Een goede accountant moet ook die menselijke vaardigheden hebben.' DS: 'Ik geloof niet zo in de rol accountant-dominee. Het werk van de traditionele accountant cumuleert uiteindelijk in de verklaring bij de jaarrekening. Dat is zijn taak en dan is zijn klus klaar. Daarvoor heeft de accountant een groot stuk inhoudelijke technische deskundigheid. Hij begrijpt iets van ondernemingsrecht, belastingrecht, en allerlei andere zaken die hij tijdens zijn studie meekreeg. Maar dat hij of zij nou in de rol van accountant adviseur terecht moet komen Ik blijf geloven dat zijn expertise voornamelijk op het vlak van de administratieve organisatie en externe verslaglegging moet blijven liggen. Daar kan hij of zij kennis toevoegen. Hij snapt iets van automatisering, weet hoe het zit met de Bestuurlijke Informatieverzorging, heeft een lange studie achter de rug en een hoogwaardig profiel. Zijn kennis van corporate finance is niet zo groot, en het toevoegen van waarde in een onderneming is evenmin iets waar een accountant vaak bij betrokken is. De ondernemer op het rechte pad houden is niet zijn specifieke taak. Daarvoor zijn er commissarissen.' HV: 'Je zou naar een opleidingsmodel moeten dat vergelijkbaar is met dat van artsen. Je leidt op tot basisarts. Een basisaccountant mag een heleboel werkzaamheden doen, behalve assurance geven. Vervolgens gaat hij specialiseren, bijvoorbeeld tot sustainability accountant, financieel accountant, bankaccountant, verzekeringsaccountant. De basis is voor iedereen hetzelfde; de specialisatie zit er bovenop. In Tilburg maken we voor het eerst in het laatste studiejaar in capita selecta onderscheid tussen accountants die voor grote of kleine bedrijven gaan werken. De rol van de traditionele all inclusive accountant is niet uitgespeeld, maar ligt voornamelijk in het midden- en kleinbedrijf.' CASEWARE NIEUWS - MEI

12 Klant aan het woord Gedurende twee à drie maanden oriënteerde Geen koudwatervrees WEA Midden Holland zich op nieuwe software. De omschakeling naar CaseWare geschiedde in maart 2010, midden in de productiepiek, bijna van de ene op de andere dag. Zonder overgangsperiode en midden in de productiepiek stapten de medewerkers over op Een tamelijk radicale beslissing, maar vanuit de positie van het management zonder een spoortje koudwatervrees. Tichem: 'Wij CaseWare Samenstelmanager en Financials. zagen er van af een gebruikers- of pilotgroep te vormen of op kantoor een aantal mensen te trainen. In onze visie moest van meet Geen shock and awe. 'Juist omdat iedereen in één klap meeging, konden we snel een stap maken,' zegt partner Erwin Tichem AA over de bijna Juist omdat allen in één klap meegingen, konden we snel een stap af aan iedereen deelnemen in het proces, niemand uitgezonderd. geruisloos verlopen omschakeling. maken. Het was niet de bedoeling dat de medewerkers op de oude voet door bleven gaan met nieuwe software. Als je op een Grote stappen, s In januari 2010 hakte de maatschap in Gouda de knoop door. In februari gingen alle vaktechnische (ook de fiscale) medewerkers op training in het CaseWare Learning Center te Apeldoorn. Tichem: 'We noemden het van meet een nieuwe manier van werken. Dat behelst meer dan nieuwe software. Om dat er in te krijgen zijn meteen een aantal Als je efficiëntie wil, moet je kiezen plenaire bewustwordingsessies georganiseerd, om uit te leggen dat een nieuw pakket tot een andere werkwijze moet leiden. Je zoekt immers efficiencyvoordelen.' Uniformering Na een fusie van drie kantoren met een behoorlijke variëteit aan pakketten zag het nieuw ontstane WEA Midden Holland zich genoodzaakt tot uniformering van de werkprocessen. Tichem, die bij een andere werkgever ervaring opdeed met CaseWare: 'Omdat wij sinds de fusie op één locatie zitten, hebben we alle medewerkers onder handbereik. Dat maakte alles gemakkelijker dan wanneer we verspreid zouden hebben gezeten. Al moet je de omvang van de operatie ook niet onderschatten: we spreken toch van een kleine 50 medewerkers en 600 klanten. Voor ons lag de grootste uitdaging in de samenvoeging van drie verschillende werkwijzen naar één uniforme.' Innoveren 'Bovendien wilden we niet alleen standaardiseren, maar ook innoveren. 70, misschien wel 80 procent van ons werk bestaat uit jaarrekeningen en aangiften. Dus is het logisch dat we juist voor dat deel van onze werkzaamheden een state of the art product aanschaften. CaseWare bood naar ons idee de meest complete oplossing. Een stevig bedrijf, gespecialiseerd in onze branche, met ruime ervaring, waar continuïteit gegarandeerd is en ontwikkeling van het product plaatsvindt.' mr. Hans Peter Poelen FB, fiscalist WEA Midden Holland hoger automatiseringsniveau gaat werken verwacht je ook dat de mensen hun samenstelwerkzaamheden anders inrichten. Meer analytisch bezig zijn en doelgericht werken. Groot voordeel Erwin Tichem AA, accountant WEA Midden Holland was dat ze elkaar konden helpen, onderling konden praten over oplossingen. Aanvullend hebben we vijf key users nog extra training gegeven, om vragen op kantoor te kunnen oplossen en waar nodig te bundelen. Dat vonden we nodig, want een pakket als CaseWare grijpt diep in het dagelijks werkproces in. Ook on the job zijn we daarna door CaseWare goed ondersteund. Je loopt altijd tegen zaken aan die tijdens een training niet aan de orde komen. Vooral in het begin waren er veel vragen. Die hebben we verzameld en uitgezet. Dat werkte, want de vragenstroom nam zienderogen af. Binnen drie maanden stónd de zaak.' 12 CASEWARE NIEUWS - MEI 2011

13 Rekeningschema s Volgens Tichem waren de initiële kosten van de overstap naar CaseWare relatief hoog. 'Dan heb ik het niet zozeer over de aanschaf van de pakketten of over de opleidingen. Maar de nieuwe werkwijze leidde tot indirecte, niet-declarabele uren. Bijvoorbeeld, doordat we meteen overgingen tot standaardisering en beperking van rekeningschema s. Ieder afzonderlijk kantoor van vóór de fusie had z n eigen manier van registreren. De standaardisering betekende dat we alles hebben omgenummerd. Hier troffen we de eerste weerstand aan. Het vertrouwde was opeens weg. En dat, terwijl veel mensen de rekeningschemanummers al nel thuis jaren in hun hoofd hadden zitten.' Ook de overgang van papier naar digitaal vergde flexibiliteit, constateert Poelen terugkijkend. 'Ordners die opeens bestanden werden in je computer. Al tijdens de bewustwordingsfase hadden we veel aandacht voor vraagstukken die daaruit voortvloeien. Waar bergen we zaken op, nu het werkdossier niet meer van papier is? Het hele kantoor moest een slag maken. Het management daarentegen denkt in grote lijnen en heeft het over klanten die een vaktechnisch verantwoorde jaarrekening willen. Gelukkig staan de budgetten van klanten absoluut niet onder druk. De klant zelf merkt er niks van. Hoe hij ook aanlevert, alles kan worden ingelezen met AccountView, waar wij exclusief mee werken. Om uniformiteit te bereiken ondersteunen we andere softwarepakketten niet meer. Als je efficiëntie wilt, moet je kiezen. Niet zes à zeven pakketten, waarvan twee grote namen en vier of vijf exotische pakketjes. Houd je daaraan vast, dan betaal je even zoveel licenties. Binnen drie maanden stond de zaak Mijn overtuiging is dat te weinig accountantskantoren kiezen, waardoor ze niet tot een eigen identiteit komen. Als ze zo n identiteit wel hebben, slagen ze er net zoals wij in die met overtuiging uit te dragen naar de klant.' Dossier Wat was voor de medewerkers van WEA de grootste trendbreuk? 'Dat mensen voor zichzelf gebruik maken van de vragen die in CaseWare zitten. Momenten die ze bewust maken van de vraag: hoe zwaar zet ik mijn dossier aan? Assistent-accountants in Nederland hebben van nature sterk de neiging om te gaan voor juistheid: alles moet kloppen, tot ver achter de komma. Perfectie, maar is dat de vorm van zekerheid die de klant van je vraagt? Is het dan nodig dat je elke balanspost tot in detail uitsplitst? Richt je op de balansposten die van belang zijn, toegesneden op de betreffende situatie. Gebruik de mogelijkheden binnen CaseWare om te beoordelen; als ik deze post oversla, wat houd ik daardoor over aan ruimte voor iets anders? De kleinigheden veranderen het beeld van mijn jaarrekening toch niet. Voor de meesten was dat wennen. Want mensen willen hun werk gewoon nauwkeurig en precies doen. De grootste verschuiving is dat we hen lieten inzien dat je je werk nog steeds met grote verantwoordelijkheid doet, terwijl je bepaalde zaken anders beoordeelt. Ze gaan meer naar analyse van gegevens, ontdekken trends, onderkennen specifieke situaties. Ze leggen de vinger op bepaalde posten, en maken niet meer het budget op aan een dik dossier. Een dik dossier is niet per se het beste product!' Leien dakje De uitwisselbaarheid De invoering ging van van medewerkers is toegenomen een leien dakje: 'Nadat we in maart, april volop aan de slag waren, gingen vanaf mei 2010 alle jaarrekeningen in. Ook de koppeling met het fiscale pakket PrimAccount is eigenlijk één op één doorgezet.' Het resultaat, volgens Poelen: 'Een werkwijze die toegespitst is op wat de markt van ons vraagt. Namelijk: een goed product tegen een scherpe prijs. En een scherpe prijs wil niet zeggen ónder de marktprijs. Maar wel een prijs die tot stand komt vanuit het besef dat een jaarrekening in toenemende mate een commodityproduct is. Daar hoeft de klant niet te veel voor te betalen.' Volgens Tichem is de uitwisselbaarheid van medewerkers toegenomen. 'Ze nemen contacten en informatievoorziening vlot van elkaar over en ronden elkaars werk af. Nu we alles in het elektronisch dossier van CaseWare hangen is de toegankelijkheid vergroot. We zijn op weg naar een volkomen elektronische werkomgeving. Inmiddels merken we dat alles uitstekend functioneert en dat we rap de jaarrekeningcyclus 2010 oppakken. Binnen een jaar is de zaak prima onder controle. Zo simpel moet automatisering voor de gebruiker zijn.' WEA Midden Holland is gevestigd in Gouda en telt een kleine 50 medewerkers en om en nabij 600 klanten. WEA Midden Holland maakt deel uit van een groep van zeven losse maatschappen met 17 kantoren en in totaal 500 medewerkers. Naar de markt toe voeren de kantoren een gezamenlijke identiteit. De kantoren streven naar synergievoordeel op het gebied van marketing, inkoop, personeel en pensioen. Voor het overige zijn het zeven juridisch zelfstandige eenheden, gevestigd van Zeeland tot en met Noord-Holland. De vennoten in Gouda zijn accountant Erwin Tichem AA en fiscalist mr. Hans Peter Poelen FB. CASEWARE NIEUWS - MEI

14 Productnieuws Nieuwe producten, updates en upgrades, toepassingen die het werken met bestaande oplossingen verbeteren of vereenvoudigen: CaseWare staat nooit stil. In deze uitgave van CaseWare Nieuws stellen wij twee producten aan u voor. Allereerst als uitbreiding op Financials: het CaseWare Financials Tussentijds Verslag, vooral geschikt voor de adviespraktijk in het MKB. En als tweede een instrument dat u in staat stelt slim, secuur en real-time te opereren op iedere denkbare plek: SmartSync voor tijd- en plaatsonafhankelijk werken. CaseWare staat nooi Sinds banken meer inzicht en zekerheden verlangen met betrekking tot de stand van zaken in een onderneming, is de behoefte aan op afroep samenstellen, beoordelen en controleren van tussentijdse verslagen en jaarrekeningen groter dan ooit. CaseWare Financials Tussentijds Verslag Kredietverstrekkers, aandeelhouders en investeerders, en niet te vergeten ondernemers zélf willen de ontwikkelingen in de organisatie doorlopend monitoren. Om snel meer zekerheid te verkrijgen of te verschaffen en vlot bij te kunnen sturen is daarom CaseWare Financials Tussentijds Verslag ontwikkeld, een oplossing die de (assisent) accountant ondersteunt bij de advies- en analysepraktijk dat aan belang wint. Doorlopend Geduldig afwachten tot de jaarrekening klaar is om te weten hoe de vlag erbij hangt: veel ondernemers kunnen zich dat niet meer permitteren. Ze willen doorlopend inzicht in de financiële positie en de ontwikkeling van hun bedrijf. Accountantskantoren kunnen hun klanten in een handomdraai van dienst zijn door gebruik te maken van Financials Tussentijds Verslag. Deze uitbreiding maakt het mogelijk eenvoudig en snel een tussentijds rapport te produceren, in een opmaak dat nog het meest lijkt op de gewone jaarrekening. Of het nu gaat om balans, winst- en verliesrekening of waarderingsgrondslagen: Financials Tussentijds Verslag destilleert probleemloos allerlei gegevens uit CaseWare Financials Jaarrekening en CaseWare Working Papers. Als kantoor hebt u de keus of u van deze template gebruik wilt maken. Omdat het gebruik zeer eenvoudig is, vervalt de noodzaak van extra training. Verhelderend Op het gebied van kengetallen en kritische prestatie-indicatoren werkt Financials Tussentijds Verslag zeer verhelderend. Wat doen de personeelslasten en hoe zit het met de huisvestingskosten? Is de omzet op schema met de verwachtingen? Een van de speciale kenmerken van de template is dat er een (facultatieve) budgetkolom is toegevoegd. Die laat in één oogopslag de realisatie ten opzichte van de begroting zien, per post en/of over een bepaalde periode. Uw advies wint aan gewicht, omdat u de ondernemer op ieder gewenst moment bij kunt praten over harde, actuele gegevens over prestaties en rendementen. En, mocht daar aanleiding toe zijn, een eventueel lek snel boven te krijgen en daar op in te grijpen. Bijvoorbeeld, als kosten uit de pas lopen met budgetten. Budgetgestuurd Zeker als u werkt met klanten die sterk budgetgestuurd werken, hebt u met Financials Tussentijds Verslag een plus aan boord. De cijfers over de verlangde verslagperiode kunnen naast het budget gelegd worden, of vergeleken met eenzelfde periode van voorgaande jaren. En, als gedifferentieerde gegevens uit vergelijkbare periodes niet beschikbaar zijn, met het totale saldo van een eerdere verslagperiode. Daarnaast stelt het u in staat op ieder gewenst moment een samenstelverklaring af te geven, die aan alle geldende regels en kwaliteitsnormen voldoet. 14 CASEWARE NIEUWS - MEI 2011

15 Tijd- en plaatsonafhankelijk werken en interactieve samenwerking bij de klant. SmartSync, een voor Nederland nieuwe add-on oplossing voor CaseWare Working Papers, leidt tot meer zekerheid in samenwerking en een betere performance. Uit oogpunt van efficiency is het simultaan werken door een (controle)team in een dossier vaak handig omdat u op locatie bij de t stil klant immers alle ordners met informatie onder handbereik hebt. Evenals personen die u misschien nodig hebt om toelichting te geven. Maar aan deze wijze van buiten de deur werken kleven ook nadelen: Soms moet er offline gewerkt worden, omdat er geen verbinding mogelijk is. Het werken in een centraal dossier is minder flexibel. Slechts één teamlid heeft het dossier beschikbaar. Het vereist bovendien technische ingrepen om het dossier aan meerdere teamleden beschikbaar te stellen. Dit komt vanwege het opzetten van een klein netwerk. Doordat tijdens het gezamenlijk werken in het SmartSync: altijd overal real-time documenten dossier Microsoft Windows het caching mechanisme uitzet, loopt de performance in het dossier terug. De nieuwe SmartSync addon tackelt al deze problemen. laptop verdwijnt of een bestand niet kan worden teruggezet. De verrichtingen van de teamleden worden gesynchroniseerd zodra er online verbinding is met het masterdossier. Deze online verbinding kan zijn binnen het eigen netwerk of bijvoorbeeld via een VPN verbinding. Zodra de dossiers online zijn, worden alle wijzigingen gesynchroniseerd. Blijven de dossiers online, dan wordt ook blijvend gesynchroniseerd. Teamleden zien elkaars wijzigingen, ook al zitten ze wellicht op verschillende locaties. Voor het werken met SmartSync hoeven de gebruikers geen extra handelingen te verrichten. Ze hoeven alleen maar de SmartSync versie op de computer te zetten en CaseWare doet de rest. Het Nieuwe Werken SmartSync komt ook tegemoet aan een hot issue in de accountancy: Het Nieuwe Werken. Bijvoorbeeld, als een van de teamleden s avonds thuis nog wil inprikken en een checklijst wil afwerken. Het maakt in principe niet uit of dat gebeurt in het eigen dossier, waarna bewerkingen later worden gesynchroniseerd, of direct, via een VPN verbinding. Gebruikers kunnen offline werken en pas terug op kantoor synchroniseren. Maar ook real-time eigen wijzigingen doorvoeren. Geen tijdverlies Of u nu op een flexplek zit in een bedrijfsverzamelgebouw, bij de klant bent of thuis werkt: SmartSync zorgt op ieder gewenst moment voor het bijwerken van de laatste gegevens en maakt gezamenlijk werken aan een dossier gemakkelijker dan ooit. Zonder tijdverlies door uit- en inloggen, of wachten op een collega die in hetzelfde dossier aan de slag is. Dat maakt SmartSync uitermate geschikt voor momenten en situaties waarin teamleden tegelijk aan een project of opdracht werken. Of er nu wordt samengewerkt in een tijdelijk netwerkje op locatie bij de klant, in het netwerk op kantoor of een combinatie hiervan, SmartSync biedt in alle gevallen het gemak en de snelheid die gewenst is. Synchronisatie Met CaseWare SmartSync kan ieder teamlid een SmartSync kopie van het dossier op zijn lokale systeem zetten. Het masterdossier blijft altijd binnen de eigen organisatie en in dit masterdossier kan door iedereen gewoon doorgewerkt worden. Dit betekent ook dat er geen gegevens meer kwijt raken doordat bijvoorbeeld een Kantoorbreed Gebruikers van SmartSync zetten een stap op een weg die zal leiden naar een compleet webgebaseerde toekomst, waarin de accountant controlewerkzaamheden verricht vanaf bijvoorbeeld zijn ipad, en online via zijn browser checklists en werkprogramma s doorloopt. Maar voor het zover is, is SmartSync een uitstekende oplossing voor tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Op een wijze die de werkprocessen van de (assistent) accountant stroomlijnt, maar ook vanuit klantperspectief zorgt voor verbeteringen. SmartSync laat zich uitsluitend kantoorbreed installeren. Case- Ware-gebruikers die de toepassing willen implementeren, krijgen daarbij ondersteuning van CaseWare Nederland. Informatie Meer informatie over de nieuwe CaseWare oplossingen CaseWare Financials Tussentijds Verslag en CaseWare SmartSync is verkrijgbaar via uw accountmanager of via de CaseWare klantenportal. CASEWARE NIEUWS - MEI

16 'Om trainingen en demodagen nóg relaxter te laten verlopen is recent het CaseWare Learning Center opnieuw gestyled', zegt Marcel Schurink, verantwoordelijk voor het kenniscentrum. 'Leren gebeurt niet uitsluitend in het klasje, maar ook tussendoor, in één-opéén-situaties. De leeromgeving is nog prettiger toegerust voor informele ontmoetingen. Dat zal naar mijn overtuiging de kennisdeling ten goede komen. CASEWARE TRAININGEN 2011 CaseWare Nederland is met die make over optimaal voorbereid op het nieuwe studieseizoen, dat naast bestaande trainingen ook nieuwe cursussen en modules biedt. Die staan overzichtelijk bij elkaar in de digitale Kennis verdiepen en uitbreiden in vernieuwd CaseWare Learning Center BEYOND THE BALANCE studiegids en het trainingsoverzicht op onze site. Schurink licht er voor deze nieuwsbrief graag een aantal noviteiten uit. Beheertrainingen 'Nieuw zijn onder meer beheertrainingen voor applicatiemanagers en functioneel beheerders, gericht op het beheer van de jaarrekeningtemplates van CaseWare Financials en de werkprogramma s in de Samenstelmanager. Wilden voorheen kantoren hun eigen kleur geven aan bijvoorbeeld een jaarrekening, nu tarieven onder druk staan willen ze aan dat soort werkzaamheden zo weinig mogelijk tijd kwijt zijn. In deze cursus leren de specialisten om tekstmodellen te beheren en optimaal in te richten. Verder komt ook het beheren van rollen en rechten aan de orde.' Spaadjes dieper Startende gebruikers van CaseWare Working Papers beginnen met CaseWare Working Papers Basic. Voor gebruikers die méér willen halen uit het pakket is er CaseWare Working Papers Professional. 'Nieuwe functionaliteiten van CWP 2010 worden in die training uitgebreid behandeld. Vaak betreft het functionaliteiten die bij de doorsnee gebruiker niet of nauwelijks bekend zijn. Zo weten velen niet dat CWP 2010 de mogelijkheid bevat om PDF, mails en Office-documenten op te nemen, met eventuele aantekeningen op of in deze documenten. Een nieuwe functionaliteit is ook Filtering & Placeholders, waarmee je doelgericht kunt zoeken in het dossier, en alvast de ruimte reserveert voor documenten die nog getekend retour moeten komen. Voorheen moest je flink scrollen om die te vinden. Deze geavanceerde training gaat veel spaadjes dieper dan CaseWare Working Papers Basic.' Office Connector 'Dikwijls koppelen klanten hun overzichten in Excel en Word aan het CaseWare dossier, om daar zowel financiële als niet-financiële data aan toe toevoegen. Wij hebben al geruime tijd een applicatie om Office-documenten te koppelen aan het elektronisch klantdossier. Deze Connector maakt het mogelijk gegevens uit de database te halen, die niet direct in de rapportagemodellen worden opgebouwd. Denk aan een overzicht materiële vaste activa. De Office Connector synchroniseert documenten van de CaseWare database naar Excel en bijvoorbeeld notulen uit Word, of wijzigingen in de tenaamstelling van de klant. Zo hoeven mutaties niet op vijf of zes plekken te worden verwerkt. Wij hebben gemerkt dat veel gebruikers nog niet bekend zijn met de mogelijkheden die de connector biedt en deze mogelijkheden dus ook niet gebruiken. En dat is jammer, want dat zijn nu net die dingen waarmee je enorme tijdswinst kunt behalen en vooral ook extra zekerheid kunt geven. Daarom hebben wij een training ontwikkeld die de gebruikers deze benodigde vaardigheden bijbrengt.' Leren consolideren Bij veel gebruikers is volgens Schurink de kennis omtrent consolideren in Financials nog niet optimaal. Daarom kent het nieuwe studieaanbod twee toegespitste trainingen. 'De consolidatiefunctionaliteit van Financials 2010 is geavanceerder dan van voorgaande versies. Daarnaast is er een nieuwe functionaliteit voor dynamisch berekende journaalposten. Samen bieden ze de eindgebruiker de juiste tools om beargumenteerd te consolideren. De training verschaft handigheid om met deze instrumenten om te gaan.' In voorbereiding is volgens Schurink een casustraining. 'Daarin pakken we er een specifiek klantvoorbeeld bij: zo ziet de administratie er in het echt uit, zo gaan we er mee om. Minder theoretisch, nog meer praktijkgericht.' Trainingsoverzicht Wilt u meer weten over het trainingsaanbod? Kijk op voor de online studiegids, het overzicht met actuele trainingsdata en online mogelijkheden tot inschrijving. Informatie CaseWare Nieuws is een uitgave van CaseWare Nederland, verschijnt twee keer per jaar en wordt gratis verspreid onder accountantskantoren en relaties van CaseWare Nederland bv. Voor meer informatie over publicaties in dit blad, aanmelding voor of opzegging van een abonnement kunt u contact met ons opnemen via het adres: info@caseware.nl CaseWare Nederland bv Postbus EM Apeldoorn Tel: (055) CaseWare Nederland 16 CASEWARE NIEUWS - MEI 2011