Sportfondsen. Optimaal. Jaargang 9. Sportfondsen 3.0. Systeemgericht toezicht. Nationaal Zwemleskompas. Vastgoedbeheer en Ontwikkeling.

Transcriptie

1 Sportfondsen Optimaal Jaargang 9 Sportfondsen 3.0 Systeemgericht toezicht Nationaal Zwemleskompas Vastgoedbeheer en Ontwikkeling Samen sterk

2 Colofon Inhoud Sportfondsen Optimaal De Optimaal is een relatiemagazine van Sportfondsen Nederland voor beleidsbepalers in de sport, welzijns- en recreatiebranche. De Optimaal wordt 2x per jaar uitgebracht. De Optimaal informeert over nieuwe ontwikkelingen binnen de sport, welzijns- en recreatiebranche. Sportfondsen De nieuwe marketing van Sportfondsen Uitgave van Sportfondsen Nederland Postbus AH Amsterdam T: +31(0) E: info@sportfondsen.nl Sportfondsen en verenigingen Samen sterk 8 Redactieraad Han Witvoet Bert Verkoelen Jeroen van den Akker Meike Elskamp Danny Verhoef Systeemgericht toezicht 10 Sportfondsen staat voor kwaliteit, veiligheid en hygiëne Tekst Caroline van Zomeren Beeld Martijn van Dam Vormgeving Erwin Spruit Sportfondsen Voorschoten Accommodatie van het jaar 12 Productie en druk Oranje van Loon Drukkers Publicaties of delen daarvan uit deze uitgave mogen uitsluitend worden overgenomen na toestemming van Sportfondsen Nederland B.V. Sportfondsen Vastgoedbeheer en Ontwikkeling 14 De ondernemende tak van Sportfondsen Bouw en Techniek 2

3 Voorwoord Financiële diensten Uw betrouwbare partner Het Nationaal Zwemleskompas Totaalconcept voor kwalitatief hoogwaardig zwemonderwijs Leerbedrijf Sportfondsen Schagen Maatschappelijk verantwoord ondernemen in de praktijk Samen sterk Ruim een jaar geleden maakten wij kennis met het marketingbureau Marketing Monday. Hun visie op social media gebied sprak ons erg aan. Onze risicodragende ondernemingen zijn samen met hen begonnen met het in beeld brengen van de complexe wereld rondom de accommodaties. Vervolgens leerde Marketing Monday ons verantwoorde keuzes te maken: Welke groepen in de samenleving willen wij bereiken? Waarvoor we een maatschappelijke verplichting voelen of waardoor we de continuïteit van onze bedrijven waarborgen? Of is beide mogelijk? Wij realiseerden ons al snel dat een nog groter effect denkbaar is door krachten te bundelen met onze niet-risicodragende collega s. Het grootste marketingproject in de Sportfondsengeschiedenis samen financieren omdat ieder voor zich dit niet kan. Samen leren van ervaringen om daarmee de nieuwste ondersteunende technieken te ontwikkelen, zoals een geavanceerd leerlingvolgsysteem. ClubAqua Het succesvolle aquafitnessprogramma van Sportfondsen HR-services Uw vertrouwde businesspartner in een nieuw jasje We werken achter de schermen aan onder andere de techniek, bijscholing personeel, werving nieuwe medewerkers, vormgeving en inhoud van sites. Alles voor een succesvolle start van Sportfondsen 3.0. Dit project is alleen mogelijk door best practices vanuit de accommodaties te combineren met de vakkennis van de centrale organisatie én door inzetten van gerenommeerde merken op het gebied van nieuwe mediatechnieken. Voor Sportfondsen 3.0 geldt nog meer dan voor andere projecten dat het alleen mogelijk is door de kracht van ons collectief. Samen sterk gaat hiervoor echt op! Arja Haagsma Manager Exploitatie Risicodragende Ondernemingen 3

4 Sportfondsen 3.0 De nieuwe marketing van Sportfondsen In deze tijd van minder kinderen en meer senioren zoekt Sportfondsen naar een manier om meer mensen enthousiast te maken voor een bezoek aan het zwembad. Zij verdiept zich hiervoor in de zwembadbezoekers. Wie is de zwembadbezoeker? Wat wil de zwembadbezoeker? Hoe bereiken we de zwembadbezoeker en voor welke communicatie is hij of zij gevoelig? 4

5 Ieder zwembad beschikt over een enorme database aan bezoekersgegevens, maar doet daar eigenlijk heel weinig mee. Daar gaat Sportfondsen 3.0 verandering in brengen. Jeroen van den Akker, Marketingmanager voor Sportfondsen Nederland, ziet deze nieuwe marketing als een geweldige uitdaging: Sportfondsen 3.0 betekent dat we aan de slag gaan met onze enorme klantendatabases. We zetten onder meer social media en online campagnes in om zwembadbezoekers te bereiken en om nieuwe bezoekers te werven. Deze moderne manier van marketing bedrijven is nieuw in zwembadland. Marketing is vanaf nu niet langer het ondergeschoven kindje. Alle zwembaden kunnen daar binnenkort van profiteren. Het begint met een goed plan Een werkgroep - bestaande uit medewerkers van Sportfondsen Nederland, regiomanagers en accommodatiemanagers - heeft samen met marketingbureau MarketingMonday een duidelijke marketingstrategie ontwikkeld en vastgelegd in een marketingcommunicatieplan. Bob van Soest, regiomanager, ziet er op toe dat dit plan goed wordt uitgevoerd. Jeroen van den Akker zorgt dat de operationele ondersteuning en begeleiding van de accommodaties goed verloopt. Sportfondsen kiest voor een landelijke aanpak. Ze creëert een online platform om alle zwembadbezoekers in Nederland te bereiken. Dus niet alleen de bezoekers van Sportfondsenbaden. Dit platform krijgt vorm op de nieuwe website: Communiceren met doelgroepen Om de communicatie via de website optimaal af te stemmen op de verschillende zwembadbezoekers heeft de werkgroep vier doelgroepen gedefinieerd. Met deze doelgroepen communiceert Sportfondsen via specifieke webpagina s op zwemmen.nl: 0 tot 3 jaar: De webpagina is gericht op de ouders van de allerjongsten, voor deelname aan bijvoorbeeld babyen peuterzwemmen. 4 tot 7 jaar: Voor de ouders van deze kinderen is de Mijn kind-pagina ontwikkeld op zwemmen.nl, specifiek gericht op het zwemonderwijs. Ouders kunnen via deze pagina en met de zwemleraar. Ook kunnen ze praktische zaken regelen zoals het abonnement verlengen en de vorderingen van hun kind volgen in het leerlingvolgsysteem. 8 tot 12 jaar: Voor deze jonge zwembadbezoekers is er de Evenementenpagina. Daarop staat informatie over bijvoorbeeld Halloweenzwemfeesten of discozwemmen. Senioren: Voor deze groep is er de Seniorenpagina. Op deze pagina vinden de senioren bijvoorbeeld informatie over ClubAquavitaal, maar ook kunnen ze via deze pagina een leeftijdsgenoot vinden om samen mee te zwemmen (een zwemmaatje). Van Soest: Iedere zwembadbezoeker is uiteraard belangrijk en vindt voldoende informatie op de website zwemmen.nl. Maar met de bezoekers uit de genoemde doelgroepen willen we heel doelgericht communiceren. Het overgrote deel van de zwembadbezoekers valt in één van deze vier groepen. Naast de webpagina s voor de doelgroepen heeft zwemmen.nl ook een zwemleraarpagina. Op deze pagina kunnen ouders van zwemleskinderen (die een mijn-kindpagina hebben) een review over de zwemleraar achterlaten en en met de zwemleraar. De zwemleraar kan ook berichten op deze pagina plaatsen. Van Soest: Ouders en zwemleraren kunnen zo berichten lezen en schrijven wanneer dat hen uitkomt. Het hoeft dan niet meer direct na een zwemles of via briefjes. 5

6 Social media versterken campagnes De website zwemmen.nl is helemaal van deze tijd. Alle pagina s zijn gelinkt aan social media. Haalt een kind bijvoorbeeld zijn A-diploma dan kan hij via de mijn kindpagina zijn prestatie delen op Facebook of Twitter. Maar ook evenementen of activiteiten in het zwembad kun je vanuit de verschillende webpagina s delen of liken. Een mooie mogelijkheid om veel mensen te bereiken! Social media kun je heel goed inzetten in combinatie met campagnes, vertelt Van Soest. Een mooi voorbeeld is de verjaardagscampagne. Zwemleskind Bas is over zes weken jarig. De accommodatie heeft de gegevens van Bas in haar database. Zes weken voor zijn verjaardag ontvangt Bas (automatisch) een persoonlijke nieuwsbrief waarin de accommodatiemanager hem uitnodigt om zijn verjaardagsfeestje in het zwembad te vieren. Reageert Bas niet op de uitnodiging dan volgt automatisch een reminder. Gaat Bas in op de uitnodiging dan kan iedereen zijn feestje liken op Facebook. Via de mijn kind-pagina kan Bas de uitnodigingen versturen. Zo komen de gegevens van de vrienden van Bas ook in de database terecht en krijgen zij ook automatisch zes weken voor hun verjaardag een persoonlijke nieuwsbrief met uitnodiging. Meedoen is eenvoudig Ieder zwembad in Nederland kan meedoen en gebruik maken van de mogelijkheden van zwemmen.nl. Dat kan op twee manieren: via een gratis abonnement of via een betaald abonnement. Met een gratis abonnement wordt uw zwembad vermeld op zwemmen.nl en kunt u de faciliteiten of evenementen die u biedt erbij vermelden. Met een betaald abonnement heeft u uiteraard veel meer mogelijkheden. De voordelen voor u op een rijtje: - Uw zwembad krijgt een prominente plaats op zwemmen.nl inclusief een link naar uw eigen website. - U beschikt over alle doelgroeppagina s op zwemmen.nl. - Sportfondsen sluit u aan op Clang, waardoor u kunt meedoen aan campagnes. - U krijgt de verjaardagscampagne en een campagne naar keuze of eigen inzicht (bijvoorbeeld een retentiecampagne, nieuwe cyclus ClubAquacampagne). Dit kost u geen extra tijd of inspanning. Sportfondsen verzorgt de campagnes, en maakt voor u een verslag van de resultaten per campagne. - Ouders kunnen via de mijn kind-pagina en de zwemleraarpagina communiceren met de zwemleraar. De zwemleraar is hierdoor zichtbaarder en gemakkelijker bereikbaar. U krijgt ook de koppeling met het leerlingvolgsysteem en ouders kunnen voortaan online hun abonnement verlengen. - Acties of evenementen die u zelf op uw accommodatiewebsite plaatst verschijnen automatisch ook op zwemmen.nl. 6

7 Ondersteuning en expertise van Sportfondsen Via zwemmen.nl kan Sportfondsen dus veel doen voor uw accommodatie. U krijgt meer bezoekers in uw accommodatie en u krijgt via online campagnes inzicht in uw huidige bezoekers en hun gedrag. Voor de begeleiding en ondersteuning van accommodaties bij Sportfondsen 3.0, hebben we binnenkort content-, community- en campagnemedewerkers op de afdeling Marketing en Communicatie, zegt Van den Akker. We monitoren Facebook en Twitter en kunnen op basis van campagneresultaten per accommodatie zien wat goed werkt. Zo kunnen we voor iedere accommodatie de strategie aanpassen of bijstellen en komen tot een optimale resultaatgerichte marketing. Sportfondsen regelt ook de technische infrastructuur. We koppelen het kassaregistratiesysteem waardoor online betalen voortaan mogelijk is. Mensen kunnen dan vooraf al online een zwemkaartje kopen of hun abonnement verlengen. Hierdoor zijn er geen rijen meer bij de kassa. Bovendien kun je losse bezoekers die online een kaartje kopen vragen om hun gegevens. Je kunt ze dan later benaderen voor een aanbieding of relevante productinformatie. Naast het kassaregistratiesysteem koppelen we ook het digitaal leerlingvolgsysteem. Hierdoor kunnen ouders van zwemleskinderen via de mijn kind pagina op zwemmen.nl de vorderingen van hun kind volgen. Zwemmen.nl Medio 2013 gaat zwemmen.nl van start. Van den Akker: Tot die tijd zijn we druk bezig met het bouwen en testen van de website en het regelen van de technische infrastructuur. Op meerdere bijeenkomsten in het land hebben we presentaties gegeven over Sportfondsen 3.0 en de reacties zijn erg positief. Veel accommodaties staan te popelen om te beginnen. Wij ook! Op deze manier marketing bedrijven is nieuw in zwembadland en dat maakt het extra spannend! 7

8 Sportfondsen en verenigingen Samen sterk Zwembaden en zwemverenigingen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Zwembaden bieden immers het zwemwater en de faciliteiten die zwemverenigingen nodig hebben. Maar de belangen van beide kunnen nogal verschillen. Waar zwembaden streven naar een optimale exploitatie willen verenigingen bij voorkeur op de meest populaire uren en tegen zo laag mogelijke kosten trainen en competitie spelen. Hoe werkt dat? Om eens te horen hoe dat nu werkt tussen een vereniging en een zwembad en of de belangen inderdaad zo verschillend zijn reisden we af naar Rotterdam. In de zwemzaal van het Sportfondsenbad Rotterdam Noord spreken we met Jan Pott (accommodatiemanager), Susanne Willemsen (fanatiek waterpoloër en secretaris van Z&PC Rotterdam: Zwem- en Poloclub Rotterdam) en Ab Vrolijk en Aad Morren (twee trouwe verenigingsleden). Vrolijk komt al sinds 1947 in dit zwembad en Morren sinds Beiden waren fanatieke waterpoloërs en komen - nu ze gepensioneerd zijn nog wekelijks als recreant naar het zwembad. 75 jaar Tijdens het gesprek komen we er al snel achter dat we te maken hebben met een zwembad en een zwemvereniging met historie. Sportfondsenbad Rotterdam Noord is gebouwd in 1937 en in dat jaar is ook Zwemvereniging Rotterdam - in de volksmond de R - opgericht. Het zwembad en de vereniging bestaan dit jaar dus 75 jaar. In die 75 jaar is er wel het nodige veranderd. In 1937 lag het zwembad aan de rand van de stad. Na de oorlog is het gebied rond het zwembad gedempt met puin uit de gebombardeerde binnenstad. Hierop zijn nieuwe woonwijken gebouwd. Het zwembad ligt nu dus midden in een woonwijk. Dat is redelijk uniek voor een binnenen buitenzwembad. Wat niet veranderd is in al die jaren is de gezellige sfeer en het feit dat het zwembad een belangrijke ontmoetingsplek is voor jong en oud. Voeger hadden we geen televisie, vertelt Vrolijk, en waren we de hele zomervakantie in het buitenbad te vinden. 8

9 Goede samenwerking Het zwembad en de vereniging delen dus 75 jaar historie met elkaar, maar hoe gaan ze met elkaar om? Verenigingen zijn voor dit zwembad onmisbaar, vertelt Jan Pott. Dit is geen zwembad met veel toeters en bellen, zoals glijbanen en golfslag. Ons zwembad draait op banenzwemmen, zwemles, schoolzwemmen, groepslessen (zoals ClubAqua) en de verenigingen. De verenigingen zijn goed voor 10-12% van onze omzet. Vroeger gingen zwembaden en ook dit zwembad anders om met verenigingen. Het was uurtje-factuurtje. De laatste tien jaar is dat behoorlijk veranderd. We beseffen steeds meer hoe belangrijk de verenigingen voor het zwembad zijn en werken nu steeds meer en beter met elkaar samen. Susanne Willemsen vindt dat de samenwerking met Jan Pott en Sportfondsen prettig verloopt. We kunnen op afspraak, maar ook ad hoc, zaken bespreken. Onze vereniging heeft dit zwembad als thuisbasis en we organiseren hier dus best wel veel activiteiten. Sportfondsen denkt daarin met ons mee. Belangrijke maatschappelijke functie Volgens Jan Pott heeft het zwembad samen met de verenigingen een belangrijke maatschappelijke functie. Zwembaden en verenigingen voorzien in een sociale en sportieve behoefte. Hier ligt voor ons een duidelijke gemeenschappelijke taak. Om invulling te geven aan deze taak organiseert het Sportfondsenbad samen met de verschillende verenigingen bijvoorbeeld: Het Zwemevent (Swim Together KNZB). Z&PC Rotterdam organiseert dit event en Jan Pott stelt het bad voor één euro beschikbaar. Het doel is om kinderen, vooral ook allochtone kinderen, kennis te laten maken met de verschillende zwemsporten. De instuif van de duikvereniging om kinderen en volwassenen enthousiast te maken voor de duiksport. Pott stelt het bad voor één uur gratis beschikbaar. Sportblokken: schoolkinderen maken kennis met de zwemsport door clinics van meerdere verenigingen. De restauratie Voor het zwembad en ook voor de verenigingen staat een grote verandering op stapel. Het zwembad is niet meer van deze tijd en staat daarom voor een grondige restauratie. Na de restauratie kun je vanaf de Van Maanenstraat door het vele glas rondom het binnenbad het buitenbad weer zien. Net als vroeger. Ieder tegeltje, het plafond, de installaties, we laten alles vervangen met respect voor de monumentale waarde van het pand. Het wordt prachtig, aldus Pott. Naast het Sportfondsenbad Noord wordt ook het Oostelijk zwembad van Sportfondsen gerestaureerd. Het betekent voor beide zwembaden dat ze na elkaar een jaar dicht moeten. Dat is een groot probleem. De zwembaden missen inkomsten en de verenigingen missen hun zwemwater. Samen hebben zij dan ook een oplossing bedacht: het overdekken van het buitenbad van Sportfondsenbad Noord. Sportfondsen en de verenigingen hebben hiervoor gelobbyd bij de gemeente. De gemeente zag in dat er nu precies genoeg zwemwater is in de stad. Als er één bad een jaar sluit komen de verenigingen in de problemen. Na goed overleg heeft de gemeente een tent over het buitenbad geplaatst. Een mooi voorbeeld van de goede samenwerking tussen Sportfondsen en de verenigingen. Clubhuis Levert de restauratie, behalve een prachtig nieuw zwembad, nog extra voordelen op voor Z&PC Rotterdam? Zeker wel! Na de restauratie beschikt het zwembad over twee dameskleedkamers in plaats van één. Dat is voor ons (en de tegenstander) erg prettig, grapt Willemsen. Zeker als de gemoederen tijdens een waterpolowedstrijd hoog zijn opgelopen. Tijdens de restauratie kan mogelijk nog een grote wens van Z&PC Rotterdam in vervulling gaan. Willemsen: We willen heel graag een eigen clubhuis in het pand. Dat is goed voor de clubsamenhang en consumpties leveren het geld op dat de vereniging hard nodig heeft. Er is een werkgroep die de mogelijkheden onderzoekt. Jan Pott denkt mee in de plannen en ziet zeker mogelijkheden. 9

10 Systeemgericht toezicht Sportfondsen staat voor kwaliteit, veiligheid en hygiëne Kwaliteitsdenken is hip en systeemgericht toezicht is de trend! Sportfondsen Nederland, Optisport en Stichting Zwembadkeur hebben het kwaliteitsdenken hoog in het vaandel staan, maar wilden af van de vele controles en de hoge bezoekfrequentie. De drie organisaties hebben de handen ineen geslagen en maken zich hard voor systeemgericht toezicht: een kwaliteitsmanagementsysteem op basis van vertrouwen, waarbij veiligheid en hygiëne optimaal geborgd zijn en toezicht meer op de achtergrond komt. Een kwaliteitssysteem op basis van vertrouwen? Hoe werkt dat dan? Hoe borg je veiligheid en hygiëne met minder toezicht? Zomaar wat vragen die opkomen en die we graag stellen aan mensen die er dagelijks mee bezig zijn: Sandra Linders (kwaliteitsmanager bij Sportfondsen), Henk Meijer (technisch coördinator en intern auditor bij Sportfondsen) en Cees van Dongen (directeur van Sportplaza Moerdijk). Het huidige kwaliteitssysteem Voor zwembaden is het Keurmerk Veilig & Schoon de belangrijkste pijler van het kwaliteitssysteem. Zwembaden met dit keurmerk hebben hun zaken aantoonbaar goed op orde, vertelt Sandra Linders: Deze zwembaden voldoen aan alle relevante wetten en regels op het gebied van veiligheid en hygiëne. Jaarlijks toetst een auditor van Lloyd s of Kiwa of de accommodatie nog steeds voldoet aan de eisen van het keurmerk. Voor accommodaties is het keurmerk een goed visitekaartje richting gemeenten en stakeholders. Gemeenten hechten er veel waarde aan en sommige gemeenten eisen zelfs dat een accommodatie het keurmerk heeft. Het keurmerk werkt, maar in zijn huidige vorm kent het ook zijn beperkingen, zegt Sandra Linders. De jaarlijkse audit is een papieren onderzoek. De accommodatiemanager overlegt een heleboel papierwerk (ontruimingsplan, calamiteitenplan en dergelijke). Voor calamiteiten toont hij per calamiteit een plan van aanpak. Hier stopt het keurmerk, maar Sportfondsen wil meer. Henk Meijer vult aan: Het keurmerk geeft een goed totaalbeeld, maar voor een kwaliteitsmanagementsysteem zijn de processen belangrijk die er voor zorgen dat de veiligheid en hygiëne continu gewaarborgd zijn. Hoe zijn de acties uit het plan van aanpak uitgevoerd? En wie controleert dit? 10

11 Systeemgericht toezicht is de toekomst Voor een blijvende borging van de veiligheid en hygiëne in een accommodatie werkt Sportfondsen toe naar systeemgericht toezicht, vertelt Linders. Sportfondsen trekt de borging naar zich toe door een duidelijk kwaliteitsmanagementsysteem te definiëren en te faciliteren. Werk je volgens het Sportfondsen kwaliteitssysteem, dan voldoe je aan de eisen van het Keurmerk Veilig & Schoon en is het kwaliteitsdenken verankerd in je bedrijfsprocessen. Digitaal logboek Werken volgens het kwaliteitsmanagementsysteem van Sportfondsen betekent werken met het digitaal logboek. Het digitaal logboek is toegankelijk via de Sportfondsenportal en bevat onder andere: het register met alle (up-to-date!) eisen, wetten en regels op het gebied van veiligheid en hygiëne. documenten voor het managen van veiligheid en hygiëne. de tools voor het maken van een jaarplan. het logboek waarin je de uitgevoerde activiteiten afvinkt en de meetwaarden invoert van bijvoorbeeld de waterkwaliteit, temperaturen of legionella. Het digitaal logboek in de praktijk Het digitaal logboek is een uitkomst volgens Cees van Dongen: Sinds we in onze accommodaties werken met het digitaal logboek zijn we van een heleboel papierwerk af. Belangrijke documenten scannen we en voegen we toe aan het digitaal logboek. Bij controles heb ik alle documenten van onze accommodaties digitaal bij de hand en zit ik niet meer te bladeren in een stapel ordners. Voor de accommodatiemanager en bestuurders (regiomanager, directie of gemeentebestuur) is dit signaleringssysteem een goede manier om controle te houden op het tijdig uitvoeren van taken en acties. De bel rinkelt ook bij afwijkingen, bijvoorbeeld als de gemeten legionellawaarden te hoog zijn. Bestuurders kunnen zo gemakkelijker hun statutaire verantwoordelijkheid nemen. Kwaliteitsdenken is een bewustwording en het bevordert echt de veiligheid en hygiëne, zegt Van Dongen. Voorheen kon een medewerker een te hoge chloorwaarde meten, deze noteren in het (papieren) waterlogboek op de zwemzaal en bij wijze van spreken overgaan tot de orde van de dag. Nu voert hij de waarde in het digitaal logboek in en komen er direct vervolgacties uit voort als de waarde te hoog is. De juiste mensen worden direct geïnformeerd en gemobiliseerd. Het belang van aantoonbaarheid Veel mensen doen hun werk eigenlijk al heel goed, maar vergeten dan net het laatste stukje: het papierwerk, vertelt Henk Meijer. Ze missen dan de aantoonbaarheid van hun uitgevoerde acties. In het digitaal logboek voorkomen we dit door deadlines te stellen aan acties. Gaat een actie over de deadline dan gaat er een bel rinkelen bij de betreffende medewerker en later ook bij de leidinggevende. Die bel rinkelt totdat de actie is uitgevoerd en afgevinkt in het digitaal logboek. Mocht er onverhoopt iets voorvallen in een accommodatie, dan kan de accommodatiemanager via het digitaal logboek aantonen dat hij de zaken goed op orde had en niet nalatig is geweest, aldus Meijer. Succesvolle pilot Sportfondsen heeft met tien accommodaties deelgenomen aan het pilotproject Systeemgerichte keuring. Het kwaliteitsmanagementsysteem van Sportfondsen is goedgekeurd voor een Systeemgerichte Keuring van Veilig & Schoon. Sportfondsen toont daarmee aan dat kwaliteit, veiligheid en hygiëne in orde zijn. Dit jaar rolt Sportfondsen de dienst Systeemgericht Toezicht uit bij andere accommodaties. Het betekent ook dat u kunt profiteren van de systeemgerichte keuring: minder controles en hoge kwaliteit! Ga ervoor! Volg de trend: Ga samen met Sportfondsen voor kwaliteit en profiteer mee van onze systeemgerichte keuring van Veilig & Schoon! Neem contact op met Sandra Linders (020) Zij helpt u graag op weg. 11

12 Sportfondsen Voorschoten Accommodatie van het jaar Tijdens de landelijke Sportfondsen Managersdagen is Sportfondsen Voorschoten uitgeroepen tot accommodatie van het jaar. Voorschoten neemt hiermee het stokje over van Sportfondsen Wageningen, de winnaar van het jaar daarvoor. Ieder jaar organiseert Sportfondsen Nederland de landelijke Managersdagen. In 2012 vond het evenement plaats in De Efteling. Het is inmiddels een traditie om tijdens deze dagen de accommodatie van het jaar bekend te maken. Het hele jaar door kunnen accommodatiemanagers en regiomanagers collega s nomineren voor deze eervolle titel. Criteria Accommodatie van het jaar word je niet zomaar. Om hiervoor in aanmerking te komen moet je tenminste voldoen aan de volgende criteria: De accommodatie heeft het Keurmerk Veilig en Schoon. De accommodatie presteert financieel beter dan begroot. De accommodatie boekt omzetgroei door duidelijk aanwijsbare oorzaken. Er is een goede relatie tussen alle betrokkenen van de accommodatie. De accommodatie is gastgericht, maatschappelijk betrokken en biedt service met een glimlach. 12

13 Terechte winnaar Voor George Morssink - al meer dan twintig jaar werkzaam voor de sportaccommodaties in Voorschoten - is Sportfondsen Voorschoten een terechte winnaar. Sportfondsen Voorschoten is een dynamische organisatie die snel inspeelt op veranderingen in de markt. Zij neemt ook heel duidelijk haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. Zo werken er meerdere mensen met een arbeidshandicap in de accommodaties. Verder organiseerde Sportfondsen Voorschoten een spinningmarathon om geld in te zamelen voor wetenschappelijk onderzoek naar de spierziekte ALS en stelde zij het bad kosteloos beschikbaar voor de actie Swim 4 Cancer. Bovendien heeft Sportfondsen twee combinatiemedewerkers voor de gemeente Voorschoten in dienst die de inwoners en de verenigingen van Voorschoten ondersteunen bij sport en bewegen. Toptips Marianne ter Kuile is meerdere keren per week in zwembad Het Wedde in Voorschoten te vinden. Het verbaast haar niet dat Sportfondsen Voorschoten accommodatie van het jaar is geworden: Ik kom hier graag. Er hangt een gemoedelijke, relaxte sfeer. Het personeel is vriendelijk en leuk met de kinderen. Via de Toptips -een soort ideeënbus had ik samen met een paar andere ouders aangegeven dat we een verschoonplek voor baby s misten in het horecagedeelte. Kort daarna had de accommodatiemanager een opklapbare verschoontafel en een verschoonruimte geregeld. Dan voel je je als klant heel serieus genomen! Investeren Sportfondsen Voorschoten draait financieel goed en dat merken de klanten ook. Zo investeert de accommodatie regelmatig in nieuw materiaal, zoals onlangs nog in een opblaasbare glijbaan. Ook komt er een nieuwe waterspeeltuin. Onder het motto young meets old kunnen de kleinkinderen met zand en water spelen, terwijl de opa s en oma s genieten van een kopje koffie. Deze voorbeelden laten zien dat Sportfondsen Voorschoten volop in beweging is. Sportfondsen Nederland feliciteert accommodatiemanager Gerard van Hal en zijn team dan ook van harte met deze prestatie! 13

14 Vastgoedbeheer en Ontwikkeling De ondernemende tak van Sportfondsen Bouw en Techniek Totaalpakket De afdeling Bouw en Techniek van Sportfondsen timmert behoorlijk aan de weg. Onlangs is deze afdeling uitgebreid met de nieuwe dienst Vastgoedbeheer en Ontwikkeling. Deze dienst is ondergebracht in een aparte BV en vormt de ondernemende tak van Bouw en Techniek. Vastgoedbeheer en Ontwikkeling richt zich op projecten en aanbestedingen op het gebied van ontwerp, bouw en onderhoud op risico. Voorheen schreef Sportfondsen zich samen met een aannemer in op dergelijke projecten en aanbestedingen, maar in de toekomst wil Sportfondsen dit op eigen initiatief gaan doen. Nancy Visser, manager van de afdeling Bouw en Techniek, is enthousiast over deze nieuwe dienst: Naast het uitbrengen van deskundige adviezen gaan we nu ook echt ondernemen. We hebben 90 jaar kennis en ervaring in huis, dus het wordt hoog tijd! We richten ons in eerste instantie op de volgende drie gebieden: 14

15 Risicodragend technisch management inclusief dagelijks onderhoud De dienst Vastgoedbeheer en Ontwikkeling levert de technisch manager aan de exploitant. Voor een vast bedrag per jaar neemt deze tak het financiële risico en de verantwoordelijkheid voor het dagelijks onderhoud, het energiebeheer, de procesvoering en de wet- en regelgeving van een of meer accommodaties uit handen. De accommodatie weet zo precies hoeveel het technisch management en het onderhoud jaarlijks kost en kan vertrouwen op de deskundigheid van Sportfondsen. Geen verrassingen achteraf, want Sportfondsen draagt het risico. Risicodragend planmatig onderhoud Sportfondsen verzorgt voor een vast bedrag per jaar het groot onderhoud van een of meerdere accommodaties op basis van een Meerjaren Onderhoud Planning (MOP) volgens NEN (minimaal klasse 2 of 3). De gemeente tekent hiervoor een overeenkomst met een periode van 10 tot 20 jaar. De afdeling Bouw en Techniek maakt voor bijna alle Sportfondsenaccommodaties de MOP en verzorgt vaak ook de voorbereidingen en begeleiding van het planmatig onderhoud. Sportfondsen kan deze dienst op risicobasis aanbieden aan sociaal maatschappelijke voorzieningen, zoals zwembaden, sporthallen, theaters, musea of brede scholen. Risicodragend energiebeheer (energie efficiëntie) Sportfondsen zorgt voor een optimaal energiebeheer in uw accommodatie. Visser: We beschikken over een flinke database aan cijfers over het energieverbruik per m2 wateroppervlak. We hebben alle kennis en ervaring in huis om het energieverbruik in accommodaties te optimaliseren. We gaan actief accommodaties benaderen die meer dan twintig procent afwijken van onze benchmark. Voor deze accommodaties kunnen we een Quickscan uitvoeren (op basis van no cure no pay) en we geven deskundige, concrete adviezen. Geen risico Waarom zou u het technisch management, het planmatig onderhoud, het energiebeheer of een bouwproject in zijn geheel toevertrouwen aan Sportfondsen? Daar weet Visser het antwoord wel op. Wij nemen de exploitant of gemeente graag het werk uit handen en dragen zelf het risico. Als betrouwbaar en deskundig partner in de branche met ons eigen ingenieursbureau, lopen we bovendien voorop als het gaat om nieuwe ontwikkelingen. Wij kennen alle ins en outs van sportaccommodaties. Waarom zou u het ontwerp, de bouw en ook het onderhoud niet aan ons toevertrouwen? 15

16 Financiële diensten Uw betrouwbare partner De afdeling Financiële diensten heeft een nieuw gezicht. Siemon-Jan Boer heeft inmiddels zo n 25 jaar ervaring in diverse financiële functies en is bij Sportfondsen Nederland aan de slag gegaan als manager Financiële diensten. Boer heeft inmiddels helemaal zijn draai gevonden: Het product spreekt me aan en ik vind het leuk dat ik naast het werk op kantoor ook vaak het land in kan om interne en externe klanten te spreken over onze producten en diensten. Sportfondsen is bezig met een verdere automatiseringsslag en de afdeling Financiële diensten heeft meerdere aantrekkelijke producten en diensten ontwikkeld voor accommodaties. Boer heeft met name hard gewerkt aan twee nieuwe diensten. De digitalisering van de inkoopfacturen via Elvy en het rooster- en planningsprogramma Workforce Pro. Uw inkomende facturenstroom centraal en digitaal geregeld via Elvy Op dit moment belanden in veel accommodaties de facturen nog op het bureau en worden deze handmatig verwerkt en opgeslagen. Binnenkort behoort dit tot het verleden. Zodra uw accommodatie werkt met Elvy sturen uw leveranciers hun facturen naar een centraal postbusadres van Sportfondsen Nederland. De cliëntenadministratie scant de facturen en biedt ze digitaal aan uw accommodatie aan. U krijgt de factuur dus niet meer op uw bureau maar op uw scherm. Zodra u de factuur digitaal goedkeurt gaat deze automatisch per vervaldatum mee in het betalingsproces. 16

17 Werken met Elvy heeft veel voordelen. Ten eerste hoeft u binnen uw accommodatie geen facturen meer heen en weer te sturen. Alles gaat digitaal. De kans dat facturen kwijtraken of blijven liggen is hierdoor veel kleiner. Ten tweede kunt u facturen op een later tijdstip altijd nog eens bekijken door ze op te roepen op uw scherm. U hoeft dus geen facturen uit te printen en in ordners te bewaren. Het derde voordeel is dat de uren die u nu nog gebruikt voor de administratie, straks kunt inzetten voor zaken die geld opleveren (in plaats van geld kosten). Ten vierde heeft de afdeling Financiële diensten door de centrale afhandeling van facturen snel zicht op de kosten van uw accommodatie en kan zij sneller haar rapportages maken waardoor u sneller kunt bijsturen. Zorgvuldigheid boven snelheid Meerdere accommodaties staan nu al te trappelen om te beginnen met Elvy, vertelt Boer: Maar ze moeten nog heel even geduld hebben: zorgvuldigheid boven snelheid. Op dit moment testen we de autorisatie van facturen in Elvy, om zo de mogelijke kinderziekten eruit te halen voor de landelijke introductie. Binnenkort gaan we volop van start en kan iedere aangesloten accommodatie profiteren van de vele voordelen van Elvy. WorkForce Pro De tweede nieuwe dienst van Financiële diensten is WorkForce Pro: een rooster- en planningsprogramma. Deze dienst is ook spoedig beschikbaar. Tot voor kort maakte men de roosters en planningen handmatig in Excel. Nu kunt u het volledige jaarrooster, de vakantiedagen en de weekplanningen zetten in WorkForce Pro. Boer merkte tijdens de pilotfase al dat Sportfondsenaccommodaties en externe klanten erg enthousiast waren over deze dienst: Managers kunnen aan het einde van de maand met één druk op de knop de gewerkte uren en verlofuren doorsturen naar de verlofadministratie en de salarisadministratie. Simpel en snel! We gaan WorkForce Pro beschikbaar stellen aan medewerkers via intranet. Ze kunnen dan hun rooster zien en zelf hun verlofaanvragen indienen. Geen verlofbriefjes meer! Managers kunnen verlofaanvragen in het systeem accorderen. Ook competenties en functies zijn zichtbaar in WorkForce Pro. Als een manager op een bepaald tijdstip iemand nodig heeft met een bepaalde competentie of functie, dan ziet hij in het systeem wie er beschikbaar is. De begroting is ook zichtbaar in het systeem, waardoor een manager niet boven zijn begroting inplant. Bovendien kan men de roosters en planningen van accommodaties vergelijken met die van andere accommodaties (benchmarking). Wij verwachten hierdoor optimale planningen. WorkForce Pro zorgt dus voor minder administratie en een optimale inzet van personeel, aldus Boer. Uw betrouwbare partner Financiële diensten is voor vele accommodaties al een vertrouwde en betrouwbare partner. Onlangs heeft Sportfondsen Nederland (als eerste in de branche) met de Belastingdienst een convenant ondertekend voor horizontaal toezicht. Het geeft aan dat het kwaliteitssysteem en de administratieve processen op orde zijn en bevestigt dat Sportfondsen een betrouwbare partner is. Wilt u profiteren van de voordelen van Elvy? Neemt u dan contact op met Gregor Küsters (020) Hij vertelt u graag meer en helpt u op weg. Wilt u aan de slag met WorkForce Pro in uw accommodatie(s), neem dan contact op met Theo Schotanus (020) Wilt u een gesprek over wat Financiële diensten nog meer voor uw accommodatie kan betekenen? Neem dan contact op met Siemon- Jan Boer (020)

18 Op koers met het Nationaal Zwemleskompas! Totaalconcept voor kwalitatief hoogwaardig zwemonderwijs Sportfondsen Nederland heeft recent het Nationaal Zwemleskompas geïntroduceerd. Vele accommodatiemanagers en hoofden Zwemzaken kwamen bij elkaar in Kamerik om hun licht op te steken over deze kwaliteitsslag in het zwemonderwijs. Nu is het tijd voor de praktijk: het zwemonderwijs van Sportfondsen volgt de koers van het Nationaal Zwemleskompas. Per 1 januari 2013 kunnen alle accommodaties aan de slag met het Nationaal Zwemleskompas. Sportfondsen heeft twee deskundigen gevraagd om de accommodaties hierin te begeleiden en te ondersteunen: Henrica Bergsma en Titeke Postma. Henrica Bergsma is manager van N.V. Sportfondsen Achtkarspelen. Daarnaast heeft ze haar eigen training- en adviesbureau (HeBe training en advies) en heeft ze meegewerkt aan de ontwikkeling van het Nationaal Zwemleskompas. Titeke Postma is bewegingswetenschapper en eigenaresse van Propulz.tP, een bedrijf dat zich bezighoudt met bewegen in het water in de breedste zin van het woord (coaching, opleiding, training, onderzoek en meer). Postma heeft voor de Nationale Raad Zwemdipoma s (NRZ) meegewerkt aan de nieuwe zwemdiploma s: het Zwem-ABC. Kwaliteit en herkenbaarheid Het Nationaal Zwemleskompas van Sportfondsen is het totaalconcept voor kwalitatief hoogwaardig zwemonderwijs. Dit betekent goede, plezierige en veilige zwemlessen en herkenbare en heldere communicatie tussen de zwemleraar en de zwemleskinderen en hun ouders. Tijdens de zwemlessen leren de kinderen zwemmen met zo min mogelijk hulpmiddelen: leren door doen. Het plezier van het kind staat altijd voorop. Ouders volgen de vorderingen van hun kind via het online leerlingvolgsysteem. De communicatie tussen de ouders en de zwemleraar verloopt via de mijn kind pagina op zwemmen.nl. Via deze pagina kunnen ouders en met de zwemleraar. Ze hoeven dus niet meer direct na een zwemles naar de zwemleraar toe met hun vragen. 18

19 Veel voordelen Zwemonderwijs volgens het NZK heeft voor de accommodaties veel voordelen. Ten eerste straalt de accommodatie kwaliteit en professionaliteit uit. Dat zien de betrokken instanties. Ten tweede weten ouders en scholen dat ze kwaliteit krijgen. Ten derde is de begeleiding, de communicatie en de informatievoorziening herkenbaar en duidelijk. Ten vierde is het zwemonderwijs iets van het hele team in een accommodatie. Van de receptioniste tot en met het hoofd zwemzaken. Ieder heeft zijn eigen rol en weet wat hij wanneer moet doen. Ten vijfde leveren de zwemlessen meer omzet op voor de accommodatie. Het intakegesprek Het startpunt voor het NZK verschilt per accommodatie. Daarom beginnen Postma en Bergsma met een intakegesprek met de accommodatiemanager en het hoofd zwemzaken. Bergsma: Tijdens dit gesprek brengen we eerst de huidige organisatie van het zwemonderwijs in kaart. We bekijken gezamenlijk welke zaken goed gaan en waar verbetering nodig of gewenst is. Ook kijken we of het hoofd zwemzaken en de zwemleraren beschikken over de juiste competenties. Vervolgens formuleren we gezamenlijk drie (meetbare) speerpunten. Daarmee gaat het hele team van een accommodatie twee jaar aan de slag. Postma vult aan: Bij het formuleren van de speerpunten is het heel belangrijk dat er voldoende draagvlak binnen het team is voor de veranderingen. We kijken daarom waar het team of het zwemonderwijs het meest bij gebaat is. Traject van twee jaar Postma: In de twee jaar dat het team werkt aan de speerpunten kan zij rekenen op ons commitment, ons enthousiasme en onze deskundige begeleiding. Per jaar krijgt het team twee trainingen die te maken hebben met de geformuleerde speerpunten. Daarnaast krijgen ze een training samen met alle accommodaties die meedoen aan het Nationaal Zwemleskompas. Na het eerste jaar maken wij een tussenevaluatie om te zien of het team goed op koers ligt. Na het tweede jaar volgt een eindevaluatie. We kijken dan samen met de accommodatiemanager en het hoofd zwemzaken waar het zwemonderwijs staat en welke verbeteringen zijn gemeten op de speerpunten. Wij streven ernaar dat alle deelnemende accommodaties in twee jaar voldoen aan de richtlijnen van het Nationaal Zwemleskompas. Het is voor ons een leuke uitdaging om met zoveel accommodaties tegelijk aan de slag te gaan, vertelt Bergsma. We leveren maatwerk voor iedere accommodatie. We kijken ernaar uit om onze visie op zwemonderwijs te delen en om het zwemonderwijs te verbeteren. We gaan deze uitdaging graag aan! Congres In aanloop naar de dag waarop het Nationaal Zwemleskompas landelijk van start ging organiseerde Sportfondsen een congresdag in MFC De Kreek in Kerkdriel. Tijdens deze dag stond het Nationaal Zwemleskompas centraal. Postma en Bergsma presenteerden hun plan van aanpak en accommodatiemanagers en hoofden zwemzaken konden verschillende interessante workshops volgen. Deze dag was het vervolg op de introductiedag. We zijn nu dieper op alles ingegaan., aldus Bergsma. Volg ook de koers van het Nationaal zwemleskompas! Wilt u het zwemonderwijs in uw accommodatie ook naar een hoger niveau tillen? Gaat u voor heldere en herkenbare communicatie met zwemleskinderen en hun ouders en wilt u bovendien meer omzet halen uit de zwemlessen? Volg dan de koers van het Nationaal Zwemleskompas. Wilt u meer informatie over het Nationaal Zwemleskompas of wilt u uw accommodatie aanmelden? Neem dan contact op met Jeroen van den Akker (020) Hij helpt u graag verder. 19

20 Leerbedrijf Sportfondsen Schagen Maatschappelijk verantwoord ondernemen in de praktijk Om feeling te houden met trends en toekomstige ontwikkelingen wil Sportfondsen Schagen heel graag leerbedrijf zijn. Als leerbedrijf staat zij midden in de maatschappij: dicht bij studenten en maatschappelijke organisaties. Roel Koops is accommodatiemanager van Sportfondsen Schagen en voelt de verantwoordelijkheid om studenten van verschillende niveaus iets bij te brengen. Je wilt ze kennis laten maken met het bedrijf, maatschappelijk verantwoord ondernemen, met geld verdienen. Een stageperiode zie ik dan ook als de bijzondere overgangsfase tussen studeren en werken. Je wilt de studenten iets meegeven en daarnaast ook van elkaar leren. Studenten kunnen bijvoorbeeld veel beter out of the box denken dan wij. 20